Employer of Record in Japan

Warum nutzen ausländische Unternehmen in Japan ein EOR?

Gründe für die Nutzung eines Employer of Record (EOR) in Japan variieren. Die häufigste Motivation ist die internationale Einstellung, ohne eine lokale Einheit zu gründen, gefolgt von Arbeitsmarkttests und der Umsiedlung wichtiger Mitarbeiter. Ein EOR-Unternehmen, wie Rivermate, wird zum rechtlichen Arbeitgeber und stellt Ihre Mitarbeiter durch seine eigene juristische Einheit ein. Wir sind verantwortlich für:

• Bereitstellung eines lokal-konformen Arbeitsvertrags.
• Globale Gehaltsabrechnung, Steuerabzug und Mitarbeitervorteilsverwaltung.
• Laufende HR-Administration.
• Einhaltung des japanischen Arbeitsrechts, wie dem Arbeitsstandardgesetz und dem Arbeitsvertragsgesetz.

Dies gibt Ihnen die Freiheit, die tägliche Arbeit mit dem Mitarbeiter zu verwalten, während wir uns um die HR-Aspekte vor Ort kümmern.

Japanischer Arbeitsmarkt: Eine Momentaufnahme

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Tokyo führt in der Anzahl der Stellenangebote, Hauptsitz, internationalen Unternehmen und spezialisierten Rollen in Finanzen, IT und Banking.
Onboarding-Zeiten:	Lokale: <1 Woche Ausländer: 8 Wochen+
Nachgefragte Branchen:	IT und Softwareentwicklung, Gesundheitswesen, Finanzen, Fintech, Bau, Gastgewerbe, Fertigung und industrielle Automatisierung.
Branchen mit Fachkräftemangel:	Bau, Transport, Logistik, Gesundheitswesen, Pflege

Der Gehaltsmarkt
Gesetzliche Kosten:	Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge: Krankenversicherung (Kenko Hoken): entsprechen dem Arbeitnehmeranteil, die Sätze variieren je nach Präfektur und Krankenversicherungsgesellschaft. Boni sind in den Berechnungen enthalten. Zusätzliche Pflegeversicherung (Kaigo Hoken): gilt nur für Angestellte im Alter von 40 bis 64 Jahren inkl. Einheitlicher Beitrag landesweit von 1,62%. Boni sind in die Berechnung eingeschlossen. Rentenversicherung (Kosei Nenkin): entspricht dem Arbeitnehmeranteil. Nationaler Satz von 18,3%. Boni sind in die Berechnung eingeschlossen. Arbeitslosenversicherung (Koyo Hoken): Beitrag ist industriebasiert. Boni sind in die Berechnung eingeschlossen. Kind- und Betreuungssupportbeitrag: neuer kombinierter Beitrag von 0,23% ab April 2026. Boni sind in die Berechnung eingeschlossen. Arbeitgeberbeiträge: Unfallversicherung (Rousai Hoken): branchenspezifisch. Beitrag für Kinder- und Betreuung: Landesweiter Beitrag von 0,36%. Boni sind in die Berechnung eingeschlossen. Leitlinie zur Asbestgesundheitsschadenentschädigung: 0,002%
Stundenminimallohn:	Der minimale Stundenlohn variiert nach Präfektur. Nationale gewichtete Durchschnitt: ¥1.177 Tokyo: ¥1.280 (höchster Satz, ab 1. Okt 2026) Miyazaki: ¥1.085 (niedrigster Satz, ab 24. Okt 2026)
Nationale Einkommensteuersätze:	Progressiver Steuersatz von 5% bis 45%. Bis ¥1.950.000: 5%, Über ¥40.000.000: 45%

Personalkosten in Japan: Was Arbeitgeber beachten sollten

Die Gesamtkosten für Beschäftigung in Japan hängen von mehreren Faktoren ab, die vor Abschluss des Einstellungsbudgets berücksichtigt werden sollten. Eine einfache Formel dafür lautet:

Festgehalt (Basisgehalt) + variable Vergütung + gesetzliche Kosten + optionale Leistungen + zukünftige finanzielle Verpflichtungen = Gesamtkosten der Beschäftigung

Finanzielle Kosten	Erklärung
Festgehalt	Monatliches festgelegtes Gehalt, das nicht von den gearbeiteten Stunden oder individueller Leistung abhängt.
Variable Vergütung	Ad-hoc-Zahlungen, die schwanken je nach gearbeiteten Stunden, individueller Leistung, Unternehmenserfolg, Verkaufszahlen und Branchenanforderungen.
Gesetzliche Kosten	Vom Gesetz vorgeschriebene Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge.
Optionale Leistungen	Nicht-gesetzliche Zahlungen, die der Arbeitgeber anbietet.
Zukünftige finanzielle Verpflichtungen	Kosten, die ein Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei aufgelaufenen Ansprüchen tragen muss.

Möchten Sie wissen, was die Einstellung in Japan wirklich kostet? Nutzen Sie unseren Arbeitskostenkalkulator für eine klarere Übersicht der Zahlen.

Arbeitskostenkalkulator

Gesetzliche Rechte und Leistungen

Die Festlegung einer Vergütungsstruktur ist ein großer Schritt im Einstellungsprozess, doch bevor Sie den Arbeitsvertrag abschließen, müssen Sie auch die gesetzlichen Rechte Ihrer Mitarbeiter verstehen. Diese gesetzlichen Rechte prägen im Wesentlichen das Arbeitsverhältnis, von der Arbeitszeit bis zu Kündigungsprozessen.

Gesetzliche Leistung	Gesetzliche Vorschrift
Mindestlöhne	Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens den Stundenminimallohn, der von der jeweiligen Präfektur festgelegt wird.
Gesetzliche Feiertage	Die meisten sind landesweit. Einige Arbeitgeber fügen Firmenfeiertage hinzu. Lokale Brauchtümer können existieren, sind aber keine allgemein gesetzlichen Feiertage.
Arbeitszeiten	Arbeitsstandardgesetz, Artikel 32: Nicht mehr als 40 Stunden pro Woche, ohne Pausen.
Nicht mehr als 8 Stunden pro Tag an jedem Tag der Woche, ohne Pausen.
Nur bestimmte Arbeitnehmerkategorien sind von den Standardarbeitszeitregelungen ausgenommen, gemäß Artikel 41 des Arbeitsstandardgesetzes.
Überstunden	Überstunden erfordern einen geeigneten rechtlichen Rahmen (Arbeitsstandardgesetz, Artikel 36) und die Nachweisführung. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit, inklusive Überstunden und Nachtschichten, dokumentieren können, um korrekte Zuschläge und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die allgemeinen Grenzen sind 45 Stunden pro Monat und 360 Stunden pro Jahr.
Überstundenzuschläge-,Artikel 37,-(1) Sind verpflichtend und können nicht ausgeschlossen werden. Das Zuschlagsniveau hängt von der Kategorie der Überstunden ab. Überstunden müssen mit einer ‘36 Vereinbarung’ dokumentiert und bei der Arbeitsaufsicht eingereicht werden, bevor ein Mitarbeiter die gesetzlichen Grenzen überschreitet.
Jahresurlaub	Der bezahlte Jahresurlaub beginnt nach 6 Monaten ununterbrochener Dienstzeit mit ≥80 % Anwesenheit bei 10 Tagen.
Er steigt mit der Dauer der Beschäftigung auf bis zu 20 Tage pro Jahr ab 6,5 Jahren+. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter mit mindestens 10 Tagen Jahresurlaub innerhalb eines relevanten Jahres mindestens 5 Tage nehmen.
Krankheitsurlaub	Es gibt keinen allgemein gesetzlich vorgeschriebenen vom Arbeitgeber gezahlten Krankenstand.
In vielen Fällen können Mitarbeiter einen Krankengeld-Anspruch durch die Krankenversicherung geltend machen (häufig etwa zwei Drittel des normalen Gehalts nach Wartezeit, unter Bedingungen).
Arbeitgeber verwalten kurze Abwesenheiten häufig durch Policy, nicht durch Gesetz.
Mutterschaftsurlaub	Arbeitsstandardgesetz, Artikel 65-,Artikel 65,-(1): 14 Wochen, aufgeteilt in:
6 Wochen vor der erwarteten Geburt (bzw. 14 Wochen bei Mehrfachfetuses)
8 Wochen nach der Geburt
Ein Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, während des Mutterschaftsurlaubs das Gehalt zu zahlen. Die Mitarbeiter werden durch die staatliche Sozialversicherung entschädigt.
Artikel 19-,des Arbeitsstandardgesetzes verbietet die Entlassung einer Frau während des Mutterschaftsurlaubs und auch für 30 Tage danach.
Vaterschaftsurlaub nach Geburt	Maximal 4 Wochen (28 Tage), innerhalb von 8 Wochen nach der Geburt des Kindes. Anspruchsberechtigte Mitarbeiter müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, wie vom Gesundheits-, Arbeits- und Wohlfahrtsministerium vorgeschrieben. Die Leistung wird durch die Arbeitslosenversicherung gezahlt.
Zusätzlicher Betreuungsurlaub	Für beide Elternteile. Bis das Kind ein Jahr alt ist, kann er verlängert werden auf 18 Monate oder zwei Jahre bei entsprechenden Umständen. Anspruchsberechtigte Mitarbeiter können eine Entschädigung durch die Arbeitslosenversicherung erhalten.
Abfindung	Nach japanischem Arbeitsrecht ist der Arbeitgeber gesetzlich nicht verpflichtet, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Abfindung zu zahlen.

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Einstellung in Japan: Wie es wirklich ist

Für einen ausländischen Arbeitgeber, der erstmals in Japan einstellt, kann das Arbeitsumfeld ungewohnt sein, und kulturelle Unterschiede eine Herausforderung. Hier kann das Ersthandwissen und die Erfahrung lokaler Experten den entscheidenden Unterschied machen. Diese Einblicke helfen Ihnen, den Markt besser zu verstehen und erfolgreich dort zu rekrutieren.

Infrastrukturstabilität

Es gibt viele attraktive Jurisdiktionen für ausländische Investitionen in APAC, aber Japan sticht hervor, weil es eine hochentwickelte Infrastruktur bietet, wie ausgereifte Verkehrsnetze, Telekommunikation und öffentliche Dienste. Das macht Japan zu einer praktischen Wahl für Unternehmen, die operative Kontinuität und zuverlässigen Service benötigen.

Wichtige Einstellungszentren

In anderen Ländern gibt es möglicherweise mehrere Städte mit spezifischen Fachkenntnissen oder etablierten Branchenschwerpunkten, doch in Japan ist die Konzentration geografisch hoch. Das bedeutet, die Einstellungen finden hauptsächlich in Tokyo und den umliegenden Gebieten wie Chiba und Kanagawa statt, mit Osaka als nächstgrößter Standort. Unweigerlich ist Tokyo teurer als andere Regionen, aber dort befinden sich die meisten ausländischen Unternehmen. Es ist auch der einfachste Ort, um zweisprachige Arbeitskräfte mit Erfahrung in internationalen Firmen zu finden.

Kosten-effizienter Arbeitsmarkt

Es besteht die allgemeine Annahme, dass Japan ein teurer Arbeitsmarkt ist, doch in Wahrheit ist er äußerst kosten-effizient. Der aktuelle Stundenminimallohn von ¥1.280 für Tokyo entspricht rund $8. Obwohl die meisten Angestellten im weißen-collar-Bereich mehr verdienen, liegt der Stundenlohn deutlich unter den Erwartungen internationaler Arbeitgeber für Japan.

Rekrutierungspraxis

Japanische Kandidaten nutzen in der Regel kein LinkedIn, daher ist eine Personalagentur oder lokale Werbung notwendig. Recruiter berechnen üblicherweise 30 bis 35 %, was je nach Position sehr teuer sein kann.

Bei Vorstellungsgesprächen ist es wichtig, dass das Unternehmen als finanziell stabil und marktverantwortlich wahrgenommen wird. Ausländische Unternehmen müssen auch die lokalen Management- und Karriererwartungen verstehen, sonst wird der Kandidat keinen stabilen Arbeitgeber verlassen, um eine neue Chance wahrzunehmen. Außerdem gelten befristete Verträge in Japan als weniger stabil und ziehen wahrscheinlich nicht das gleiche Interesse wie ein unbefristeter Vertrag an.

Arbeitsplatzkultur

Die japanische Belegschaft ist gut ausgebildet und sehr kompetent. Die Arbeitsplatzkultur legt großen Wert auf berufliche Verantwortung und Zuverlässigkeit. Wenn Sie um die Erledigung einer Aufgabe bitten, wird diese ernst genommen. Dieser Ansatz ist vorteilhaft für Qualitätssicherung und hervorragenden Kundenservice.

Japanische Arbeitsplätze sind konservativ im Hinblick auf die proaktive Einführung neuer Ideen und Veränderungen. Hier wird auf Hierarchien und Konsensentscheidung gesetzt. Wenn ein ausländisches Unternehmen Innovation und schnelle technologische Entwicklung fördern möchte, muss es die Mitarbeiter in diese Kultur einführen.

Japanische Sicht auf Beschäftigung

In der japanischen Kultur werden Zusagen sehr ernst genommen, und das Angebot oder die Annahme eines Arbeitsverhältnisses bildet da keine Ausnahme. Besonders wenn der Arbeitgeber neu auf dem japanischen Markt ist und noch keinen festen Ruf hat, kann es einige Zeit dauern, die besten Talente zu gewinnen, und diese müssen bereit sein, den Erwartungen zu entsprechen.

Es ist essenziell, dass der Arbeitgeber die Erwartungen seiner Mitarbeiter versteht, ebenso wie seine eigenen Verpflichtungen. Es ist auch wichtig zu wissen, dass das Arbeitsrecht die Arbeitnehmer sehr favorisiert, sodass bei disziplinarischen Maßnahmen oder Kündigungen tiefgehendes Wissen und kulturell sensibles Handeln notwendig sind. Chris Alderson, Gründer der Eos Gruppe in APAC, die heute Teil von Rivermate ist, hat in diesem Bereich viele Regierungsbehörden und globale multinationale Unternehmen beraten.

“Bevor Sie den japanischen Markt betreten, ist es wichtig, die Beschäftigungsstrukturen, die Erwartungen der lokalen Mitarbeiterschaft und das Management des Teams richtig zu verstehen. Fehlende Strategien und unzureichende Unterstützung für neue Mitarbeiter können den Marktzugang eines Unternehmens erheblich schädigen. In der japanischen Kultur streben die Menschen nach Perfektion und sind stolz darauf, ihre Arbeit bestmöglich und sehr organisiert auszuführen.

Wenn Sie zu einer Tankstelle fahren, rennen die Mitarbeiter trotz Mindestlohns mit freundlicher Begrüßung und Begeisterung zum Auto. Wird eine Aufgabe übernommen, erfolgt diese stets mit 100 %. Mitarbeiter erwarten, dass das Unternehmen dies durch eine gut organisierte Beschäftigungsstruktur und eine verantwortungsvolle Haltung gegenüber ihrer langfristigen Beschäftigungssicherheit und ihrem Wohlbefinden widerspiegelt. Unzureichende Vorbereitung kann sehr schädlich für die Unternehmenskultur und den Erfolg Ihres Geschäfts sein.”**

International mit Zuversicht expandieren. Rivermates globale Berater bieten praktische, praxisorientierte Unterstützung, um Ihnen den Einstieg in neue Märkte zu erleichtern, compliant-Betriebe aufzubauen und internationale Teams effektiv zu managen.

Wo die Beendigung eines Arbeitsvertrags in Japan schwierig sein kann

Da das Arbeitsverhältnis in Japan als ernsthafter Bindungsvertrag gilt, kann die Beendigung einige Herausforderungen mit sich bringen. Hier besprechen wir häufige Risiken und bewährte Praktiken bei Kündigungen, die Arbeitgeber im Voraus kennen sollten, da diese Ihre Sicht auf Einstellungsentscheidungen und Leistungsmanagement verändern können.

Compliance-Verpflichtung	Herausforderung
Kündigungen	Das japanische Arbeitsrecht schützt die Arbeitnehmer sehr stark. Sie können nicht „willkürlich“ entlassen werden. Entlassungen erfordern objektiv nachvollziehbare Gründe.
Bei Arbeitgeberkündigungen muss mindestens 30 Tage vorher angekündigt werden oder es ist eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist (mindestens 30 Tage Durchschnittslohn) zu leisten.
Abrechnungen müssen ausstehende Löhne und aufgelaufene Ansprüche berücksichtigen.
Abfindungen sind gesetzlich nicht automatisch vorgeschrieben.
Kündigung bei schlechter Leistung	Schlechte Leistung gilt nicht als einseitiger Grund zur Beendigung eines Vertrags. In der Praxis muss, wenn ein Arbeitgeber einen Performance Improvement Plan (PIP) umsetzt, dieser fair sein und lange genug laufen, um Ergebnisse zu sehen (erfahrungsbedingt zwischen 2-3 Monate). Der PIP muss durch Beispiele früherer Leistungsmängel, KPI-spezifische Vorgaben, regelmäßiges Feedback und Verbesserungsmöglichkeiten untermauert werden. Auch wenn der PIP scheitert, bedeutet das nicht automatisch, dass eine Kündigung rechtmäßig ist. Der Mitarbeiter kann dann noch um Versetzung in eine andere Position (falls verfügbar) bitten.
Probezeiten	Probezeiten in Japan gelten als Bewertungszeiträume, nicht als automatisches Recht auf Kündigung. Üblich sind 3 bis 6 Monate. Arbeitgeber müssen dennoch bei einer Kündigung während der Probezeit ein entsprechendes Verfahren einhalten.
Gegenseitige Aufhebungsvereinbarungen (MTA)	Eine gegenseitige Aufhebungsvereinbarung ist mit Vorsicht zu behandeln. Sie sollte ein Gespräch über Auflösungsbedingungen sein und ohne Druck auf den Mitarbeiter abgeschlossen werden. Der vereinbarte Vergleich sollte fair sein, wenn Arbeitgeber eine Arbeitsrechtsstreitigkeit vermeiden möchten.

Wie Rivermate Ihnen bei der rechtskonformen Einstellung in Japan helfen kann

EOR-Dienstleistungen, wie Rivermate, haben in Japan in den letzten zehn Jahren an Bedeutung gewonnen, weil sie einen schnellen Markteintritt erleichtern. Sie helfen auch dabei, die Komplexität bei ausländischer Gehaltsabrechnung, Steuern, gesetzlichen Kosten und Leistungsverwaltung zu bewältigen. Mit internationalen HR-Experten in Japan, die die lokalen Gesetze kennen, sind wir ideal positioniert, um die Beschäftigungskonformität in Ihrem Auftrag sicherzustellen.

Bereit, in Japan zu rekrutieren?

Rivermate übernimmt die Komplexität, damit Sie mit Vertrauen und Leichtigkeit in Japan einstellen können.

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Quellen:

Labor Standards Act - English - Japanese Law Translation
Arbeitsverträge-Gesetz - Japanisch/Englisch
Krankenversicherungs-Gesetz - Japanisch/Englisch
Gesetz über industrielle Sicherheit und Gesundheit - Englisch - Japanischer Gesetzestext
Gesetz zur umfassenden Förderung von Arbeitsmaßnahmen, zur Stabilisierung der Beschäftigung der Arbeiter und zur Bereicherung der beruflichen Laufbahn der Arbeiter - Englisch - Japanischer Gesetzestext
Gesetz über Arbeitskammern - Englisch - Japanischer Gesetzestext
Gesetz über Gleichstellung bei Beschäftigung von Männern und Frauen - Japanisch/Englisch
Gesetz über die Verbesserung des Personalmanagements und die Umwandlung des Beschäftigungsstatus für Teilzeit- und befristete Arbeitnehmer - Englisch - Japanischer Gesetzestext
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