Employer of Record in Japan

Die Einstellung von Mitarbeitern in Japan erfordert die Navigation durch eine eigene Reihe von Arbeitsgesetzen, Sozialversicherungsbeiträgen und Steuerregelungen. Für ausländische Unternehmen ist das Verständnis dieser Komplexitäten entscheidend, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und einen reibungslosen Onboarding-Prozess zu gewährleisten. Die Etablierung einer lokalen Präsenz kann eine zeitaufwändige und ressourcenintensive Aufgabe sein, die oft den Markteintritt verzögert.

Unternehmen, die in den japanischen Markt expandieren oder dort Remote-Talente einstellen möchten, haben im Allgemeinen einige Hauptoptionen für das Onboarding ihrer Belegschaft. Jeder Ansatz bringt unterschiedliche Grade an Komplexität und Compliance-Verantwortlichkeiten mit sich.

• Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle, ein Prozess, der erhebliche Zeit, Kapital und ein tiefgehendes Verständnis des japanischen Gesellschaftsrechts erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in Japan einzustellen, ohne eine eigene Rechtspersönlichkeit zu gründen, und übernimmt Compliance- und Gehaltsabrechnungsverantwortlichkeiten.
• Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern: Obwohl dies scheinbar einfacher ist, kann die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer schwerwiegende Strafen nach japanischem Arbeitsrecht nach sich ziehen.

Wie ein EOR in Japan funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft in Japan, übernimmt alle lokalen Komplexitäten, während Sie die volle Kontrolle über das Tagesgeschäft und die Geschäftsabläufe behalten. Dieses Modell stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter von Anfang an alle japanischen Beschäftigungsvorschriften einhalten. Ein EOR in Japan kümmert sich typischerweise um:

• Gehaltsabrechnung und Steuerabzug: Die korrekte Berechnung und Abführung der lokalen Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und anderer gesetzlicher Abzüge.
• Einhaltung der Arbeitsgesetze: Sicherstellung, dass Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und Kündigungsverfahren den Japanischen Arbeitsstandards und anderen relevanten Vorschriften entsprechen.
• Sozialversicherung und Leistungsverwaltung: Anmeldung der Mitarbeiter bei der nationalen Krankenversicherung und Rentenversicherung sowie Verwaltung aller anderen obligatorischen Leistungen.
• Lokale HR-Unterstützung: Beratung zu lokalen Beschäftigungspraktiken und Unterstützung bei HR-bezogenen Fragen oder Problemen.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Japan

Die Entscheidung für einen EOR-Dienst bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die in Japan einstellen möchten, ohne die Last der Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit zu tragen.

• Schneller Markteintritt: Schnelles Einstellen von Mitarbeitern, oft innerhalb von Tagen oder Wochen, ohne die umfangreiche Vorbereitungszeit für die Gründung einer Rechtspersönlichkeit.
• Reduziertes Compliance-Risiko: Minimierung des Risikos von Verstößen gegen Japans komplexe Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnungsregelungen und Steueranforderungen.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Anfangsinvestitionen und laufenden Verwaltungskosten, die mit der Einrichtung und Pflege einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Leichtes Erweitern oder Reduzieren Ihrer Belegschaft in Japan, während sich die Geschäftsanforderungen entwickeln, ohne an eine feste lokale Infrastruktur gebunden zu sein.
• Zugang zu Top-Talenten: Einstellung der besten Kandidaten in Japan, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens, und Angebot wettbewerbsfähiger, konformer Beschäftigungsbedingungen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Japan umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Japan gewährleistet.

Das Steuersystem in Japan verlangt von Arbeitgebern, Beiträge zu sozialen Sicherungsprogrammen zu leisten, einschließlich Krankenversicherung (~5%), Rentenversicherung (~9,15%), Arbeitslosenversicherung (variiert, überwiegend vom Arbeitgeber bezahlt) und Unfallversicherung (volle Arbeitgeberkosten). Arbeitgeber müssen außerdem die Einkommensteuer von den Mitarbeitern basierend auf dem monatlichen Einkommen und den Zulagen einbehalten und Jahresendabrechnungen durchführen, um die tatsächlichen Verbindlichkeiten auszugleichen.

Wichtige Datenpunkte für Arbeitgeber umfassen:

Die Steuerkonformität umfasst die Überweisung der Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats, die Durchführung der Jahresendabrechnungen bis Ende Januar und die Einreichung der individuellen Steuererklärungen zwischen dem 16. Februar und dem 15. März. Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.

Ausländische Unternehmen und Arbeitnehmer stehen vor zusätzlichen Überlegungen, wie der Besteuerung nach Wohnsitz, anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen und Regeln für Expatriates. Unternehmen mit einer ständigen Niederlassung in Japan können für die Körperschaftsteuer auf den Gewinn, der dieser PE zurechenbar ist, haftbar gemacht werden. Ausländische Unternehmen, die in Japan verkaufen, müssen möglicherweise auch eine Registrierung für die Verbrauchssteuer vornehmen.

Japans Gehaltsstruktur variiert erheblich nach Branche, Rolle und Standort, mit typischen Jahresgehältern von ¥4 Millionen für Positionen wie Pflegekräfte bis über ¥25 Millionen für medizinische Ärzte. Zum Beispiel verdienen Softwareingenieure zwischen ¥6 Millionen und ¥12 Millionen, während Data Scientists ¥7 Millionen bis ¥14 Millionen verdienen können. Finanzprofis wie Investmentbanker haben höhere Gehaltsstufen und erreichen ¥20 Millionen oder mehr. Die Gehaltsbenchmarks werden durch regionale Faktoren beeinflusst, wobei Tokio höhere Löhne bietet (z.B. ¥1.150/Stunde Mindestlohn) im Vergleich zu anderen Präfekturen wie Okinawa (¥896/Stunde).

Boni, die in der Regel zweimal jährlich ausgezahlt werden, können mehrere Monatsgehälter betragen, ergänzt durch Zulagen wie Pendler-, Wohn-, Familien- und positionsabhängige Benefits. Der Standard-Gehaltsabrechnungszyklus ist monatlich, mit Gehaltszahlungen um den 25. des Monats per Banküberweisung, und detaillierte Gehaltsabrechnungen sind verpflichtend. Neue Trends umfassen eine Verschiebung hin zu leistungsbezogener Bezahlung, eine erhöhte Nachfrage nach spezialisierten Fähigkeiten, mehr Transparenz, Einflüsse durch Remote-Arbeit und erweiterte Mitarbeiterwohlfahrtsleistungen. Insgesamt bleibt das Gehaltswachstum moderat, wobei wettbewerbsfähige Pakete und berufliche Weiterentwicklung im Vordergrund stehen, um Talente zu gewinnen.

Japans Urlaubs- und Freistellungspolitik, geregelt durch das Arbeitsgesetz, umfasst jährlichen bezahlten Urlaub, gesetzliche Feiertage und Familienpflegeurlaub. Mitarbeitende erwerben bezahlten Urlaub basierend auf der Dauer ihrer Beschäftigung, beginnend mit 10 Tagen nach 6 Monaten und steigend bis zu 20 Tagen bei 6,5 Jahren oder mehr. Arbeitgeber müssen beantragten Urlaub gewähren, mit einem Minimum von 5 Tagen pro Jahr; ungenutzter Urlaub verfällt nach zwei Jahren. Gesetzliche Feiertage im Jahr 2025 umfassen nationale Gedenktage wie Neujahr, Goldene Woche und Tag der Hochachtung älterer Menschen, mit Ausgleichstagen, falls Feiertage auf Sonntage fallen.

Obwohl es keinen gesetzlichen Krankheitsurlaub gibt, bieten viele Unternehmen diesen als Teil der Benefits an, wobei die Richtlinien variieren. Elternzeit ist gut geschützt: Mutterschaftsurlaub dauert sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt, und Vaterschaftsurlaub erlaubt bis zu acht Wochen nach der Geburt. Beide Elternteile können außerdem bis zum Alter eines Jahres (oder in einigen Fällen zwei Jahre) Kinderbetreuungsgeld in Anspruch nehmen, mit Leistungen aus dem Employment Insurance-System. Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Studienurlaub, Sabbatical und Familienpflegeurlaub, oft nach Ermessen des Arbeitgebers.

Japans Mitarbeitervorteilssystem kombiniert gesetzlich vorgeschriebene Bestimmungen mit üblichen Angeboten, wobei der Schwerpunkt auf Arbeitsplatzsicherheit und umfassenden Paketen liegt, um Talente anzuziehen. Obligatorische Vorteile umfassen Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung für Arbeiter und Kinderbetreuungsgeldversicherung, die die Kernsozialschutzleistungen bilden. Arbeitgeber müssen zu diesen Vorteilen beitragen, wobei die Kosten je nach Gehalt und Art des Vorteils variieren.

Neben den obligatorischen Vorteilen bieten Unternehmen häufig optionale Vergünstigungen wie Wohn- und Fahrtkostenzuschüsse, Firmendormitories, Gesundheitschecks, Lebensversicherungen, Aktienbeteiligungspläne und Freizeiteinrichtungen an. Das Leistungsniveau variiert je nach Unternehmensgröße und Branche, wobei große Firmen umfangreichere Pakete anbieten, einschließlich Wohnungszuschüsse und Altersvorsorgepläne, während Start-ups sich auf Aktienoptionen und flexible Arbeitsmodelle konzentrieren.

Wichtige Datenpunkte umfassen:

Arbeitgeber müssen die Einhaltung der japanischen Arbeitsgesetze sicherstellen und die Kosten für Vorteile effektiv verwalten, wobei sie häufig Beratungsdienste für Programmdesign und rechtliche Konformität in Anspruch nehmen. Insgesamt sind Vorteile ein strategisches Instrument zur Bindung von Talenten, wobei größere Unternehmen umfassendere Pakete anbieten und Start-ups Flexibilität und Aktienoptionen betonen.

Arbeitsverträge in Japan sind entscheidend für die Festlegung der Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Schriftliche Verträge sind Standard und gewährleisten Klarheit und Stabilität im Arbeitsverhältnis. Japan erkennt zwei Haupttypen an: befristete und unbefristete Verträge, die jeweils unterschiedliche rechtliche Implikationen haben.

Wichtige Klauseln umfassen typischerweise Arbeitszeiten, Löhne, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote, Probezeiten und Kündigungsverfahren. Probezeiten dauern in der Regel bis zu sechs Monate, während derer jede Partei mit minimaler Frist kündigen kann. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln sind üblich, um Geschäftsinteressen zu schützen, insbesondere in sensiblen Branchen.

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie diese Standards einhalten, um ein stabiles Arbeitsumfeld zu fördern und rechtliche Probleme zu vermeiden. Richtig formulierte Vereinbarungen helfen, Erwartungen zu klären und die Interessen beider Parteien während des gesamten Beschäftigungsprozesses zu schützen.

Remote work in Japan ist zunehmend von Unternehmen übernommen worden, um die Work-Life-Balance zu verbessern, Talente zu gewinnen und die Produktivität zu steigern, trotz traditioneller Normen, die die Präsenz im Büro bevorzugen. Japans Arbeitsgesetze, einschließlich des Arbeitsgesetzes und verwandter Vorschriften, behandeln Remote workers ähnlich wie vor Ort Beschäftigte und betonen die Verpflichtungen des Arbeitgebers hinsichtlich Gesundheit, Sicherheit und fairer Vergütung. Mitarbeitende haben im Allgemeinen kein ausdrückliches Recht, Remote work zu verlangen, aber Arbeitgeber werden ermutigt, solche Anfragen zu prüfen, insbesondere aus persönlichen oder Pflegegründen. Arbeitgeber müssen auch die Arbeitszeiten verwalten, den Datenschutz gewährleisten und eine Workers' Compensation-Versicherung für Remote injuries bereitstellen.

Flexible Vereinbarungen umfassen Vollzeit-Remote, Hybrid- und begrenzte Remote-Optionen, wobei bewährte Praktiken klare Richtlinien, effektive Kommunikation und Unterstützung betonen. Der Datenschutz wird durch das Act on the Protection of Personal Information (APPI) geregelt, das eine sichere Datenverarbeitung, Mitarbeiterschulungen und sichere Remote-Zugriffsverfahren wie VPNs erfordert. Geräte- und Ausgabenrichtlinien variieren, wobei Unternehmen Geräte bereitstellen oder Bring Your Own Device (BYOD) erlauben und Kosten wie Internet und Nebenkosten innerhalb festgelegter Grenzen erstatten. Eine robuste technologische Infrastruktur – bestehend aus Kommunikations-Tools, Cloud-Speicher, Hochgeschwindigkeitsinternet und Sicherheitsmaßnahmen – ist unerlässlich für reibungslose Remote-Operationen.

Die Beendigung von Mitarbeitern in Japan erfordert die strikte Einhaltung der Arbeitsgesetze, die die Rechte der Arbeitnehmer schützen. Arbeitgeber müssen gerechtfertigte Gründe haben und die Verfahrensschritte einhalten, einschließlich der Bereitstellung angemessener Kündigungsfristen und ordnungsgemäßer Dokumentation. Die Mindestkündigungsfrist beträgt in der Regel 30 Tage, wobei anstelle der Kündigungsfrist eine Abfindung gezahlt werden kann. Für reguläre Mitarbeiter und langfristige befristete Mitarbeiter (>3 Jahre) ist diese Frist verpflichtend, während Probezeitmitarbeiter mit weniger Vorankündigung gekündigt werden können, wenn dies gerechtfertigt ist.

Abfindungen, obwohl nicht in allen Fällen gesetzlich vorgeschrieben, sind eine gängige Praxis, die durch Unternehmenspolitik, Dauer der Betriebszugehörigkeit und Kündigungsgrund beeinflusst wird. Sie werden anhand von Faktoren wie Grundgehalt, Dienstjahre und Kündigungsgrund berechnet, oft unter Verwendung von Formeln wie (Grundgehalt x Dienstjahre x Multiplikator). Arbeitgeber sollten diese Faktoren sorgfältig berücksichtigen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Das japanische Recht unterscheidet zwischen Kündigungen aus Gründen (z.B. Fehlverhalten) und ohne Gründe (Redundanz). Kündigungen aus Gründen erfordern schwerwiegendes Fehlverhalten, während Redundanzkündigungen die "Vier Anforderungen für Redundanzkündigungen" erfüllen müssen, darunter Notwendigkeit, Bemühungen zur Vermeidung der Kündigung, Fairness bei der Mitarbeiterauswahl und gute-faithliche Konsultation. Die richtigen Verfahrensschritte—wie Dokumentation, Erklärung, Mitarbeiterrückmeldung und Ausstellung eines Kündigungszertifikats—sind wesentlich, um die Rechtmäßigkeit zu gewährleisten und Risiken unrechtmäßiger Kündigungen zu minimieren.

Der Arbeitsmarkt in Japan setzt zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle, mit einem bemerkenswerten Anstieg von Fachkräften, die als unabhängige Contractors und Freelancer tätig sind. Dieser Trend ermöglicht es Unternehmen, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen, ohne die Komplexitäten traditioneller Beschäftigung. Die Beschäftigung von independent Contractors in Japan erfordert jedoch eine sorgfältige Navigation durch rechtliche, steuerliche und vertragliche Rahmenbedingungen, um die Einhaltung aller Vorschriften sicherzustellen. Wichtige Überlegungen umfassen die korrekte Klassifizierung der Worker, die Vertragsgestaltung, das Management des geistigen Eigentums sowie die Erfüllung von Steuer- und Versicherungsverpflichtungen. Eine falsche Einstufung kann zu Haftungen wie Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern führen.

Verträge mit independent Contractors sind in der Regel als Service Agreements strukturiert, wobei der Fokus auf dem Umfang der Arbeit, den Zahlungsbedingungen, den Rechten am geistigen Eigentum und den Kündigungsbedingungen liegt. Das vom Contractor geschaffene geistige Eigentum gehört in der Regel ihm, sofern im Vertrag nichts anderes vereinbart ist. Die steuerlichen Verpflichtungen der Contractors umfassen Einkommensteuer, Verbrauchssteuer, Kommunalsteuer und Gewerbesteuer, wobei die Contractors für ihre eigenen Steuererklärungen und Versicherungsbeiträge verantwortlich sind. Häufige Branchen, die independent Contractors nutzen, sind IT, kreative Branchen, Beratung, Bildung und professionelle Dienstleistungen, was die Nachfrage nach spezifischer Expertise und flexibler Personalplanung widerspiegelt.

Japans Arbeitserlaubnissystem umfasst verschiedene Visa-Kategorien, die auf unterschiedliche berufliche Fähigkeiten zugeschnitten sind und für eine legale Beschäftigung entscheidend sind. Zu den wichtigsten Kategorien gehören:

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Antragsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt werden, einschließlich Arbeitgeber-Sponsoring, Dokumentation der Fähigkeiten und Einhaltung der Einwanderungsgesetze. Der Prozess umfasst die erste Antragstellung, Verifizierung und die Einhaltung der Aufenthaltsdauer, mit Optionen zur Verlängerung oder Daueraufenthalt für berechtigte Arbeitskräfte. Das Verständnis dieser Kategorien und Anforderungen erleichtert die legale Beschäftigung und den langfristigen Aufenthalt in Japan.