Employer of Record in Japan

Ein Employer of Record (EOR) in Japan hilft Ihnen, dort Mitarbeiter einzustellen, ohne eine lokale Einheit zu gründen. Das bedeutet, dass Sie den japanischen Markt betreten und Talente schnell einstellen können. Der EOR übernimmt die rechtlichen Verantwortlichkeiten eines Arbeitgebers. Er kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der japanischen Arbeitsgesetze. So können Sie sich auf die Führung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren. Für eine Komplettlösung können Sie Dienstleistungen wie Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) erkunden.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Japan funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Japan vereinfacht die Einstellung. So funktioniert es:

1. Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren die Talente, die Sie in Japan einstellen möchten.
2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein. Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Auftrag durch einen lokalen, rechtskonformen Arbeitsvertrag ein.
3. Das Onboarding beginnt. Der EOR übernimmt den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Bearbeitung aller notwendigen Unterlagen für den neuen Mitarbeiter.
4. Tägliche Verwaltung liegt bei Ihnen. Der Mitarbeiter arbeitet für Ihr Unternehmen. Sie verwalten seine täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
5. Der EOR kümmert sich um HR und Gehaltsabrechnung. Der EOR übernimmt alle administrativen HR-Aufgaben. Er verarbeitet Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge gemäß den japanischen Vorschriften. Sie erhalten eine einzige monatliche Rechnung.

Warum einen Employer of Record in Japan nutzen

Die Nutzung eines EOR in Japan macht die globale Expansion einfacher und schneller. Es entfernt die große Hürde, eine rechtliche Einheit im Land zu gründen, was ein langer und teurer Prozess sein kann. Ein EOR bietet Ihnen eine schnelle und rechtskonforme Möglichkeit, ein Team in Japan aufzubauen.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten. Stellen Sie Mitarbeiter ein und starten Sie den Betrieb in Tagen, nicht in Monaten.
• Vollständige Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. EORs sind Experten im japanischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Ihre Einstellungspraktiken alle gesetzlichen Anforderungen für Verträge, Leistungen und Schutzmaßnahmen erfüllen. Dazu gehört die Navigation durch die Systeme der Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung, über die Sie mehr vom Ministry of Health, Labour and Welfare (https://www.mhlw.go.jp/english/) erfahren können.
• Kosten senken. Vermeiden Sie die hohen Kosten, die mit der Gründung und dem Betrieb einer rechtlichen Einheit in Japan verbunden sind.
• HR und Verwaltung vereinfachen. Der EOR kümmert sich um alle Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Leistungsadministration. So gewinnen Sie Zeit für Ihre Geschäftsziele.
• Wettbewerbsfähige Leistungen anbieten. Gewinnen und binden Sie Top-Talente, indem Sie ihnen wettbewerbsfähige und lokal konforme Leistungspakete anbieten.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Japan umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Japan sicherstellt.

Die Einstellung in Japan kann komplex erscheinen, aber wir erklären es Ihnen Schritt für Schritt. Die Arbeitskräfte sind hochqualifiziert und die Regierung fördert ausländische Unternehmen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Aspekte der Einstellung in Japan, von Verträgen bis hin zu Contractors.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Obwohl Sie eine mündliche Vereinbarung treffen können, ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag in Japan Standard. Er schafft Klarheit und hilft Ihnen und Ihrem Mitarbeiter, die Beschäftigungsbedingungen zu verstehen. Sie müssen bestimmte wichtige Beschäftigungsbedingungen schriftlich festhalten.

Hier sind die wesentlichen Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Vertragslaufzeit: Geben Sie an, ob der Vertrag befristet oder unbefristet ist.
• Arbeitsplatz und Aufgaben: Beschreiben Sie klar die Jobverantwortlichkeiten und den Arbeitsort.
• Arbeitszeiten: Details zu Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen und etwaigen Überstunden.
• Gehalt: Erklären Sie, wie Sie das Gehalt berechnen und zahlen, inklusive Auszahlungstermine.
• Beendigung: Umreißen Sie die Gründe und Verfahren für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Verlängerungen: Bei befristeten Verträgen, die Kriterien für eine Verlängerung angeben.

Probezeit

In Japan können Sie in Ihren Arbeitsverträgen eine Probezeit vereinbaren. Diese Probezeit ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten und die Passung eines neuen Mitarbeiters zu beurteilen.

• Typische Dauer: Probezeiten dauern in der Regel drei bis sechs Monate.
• Beendigung: Sie haben während der Probezeit mehr Ermessensspielraum, einen Arbeitsvertrag zu kündigen.
• Kündigungsfrist: Wenn der Mitarbeiter länger als 14 Tage gearbeitet hat, müssen Sie eine Kündigungsfrist von 30 Tagen einhalten.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Japan beträgt 40 Stunden, mit maximal acht Stunden pro Tag.

• Überstunden: Jede Arbeit über diese Stunden hinaus gilt als Überstunden.
• Überstundenvergütung: Für Überstunden müssen Sie einen Zuschlag zahlen.
• Nachtarbeit: Arbeit zwischen 22 Uhr und 5 Uhr erfordert ebenfalls zusätzliche Bezahlung.

Hier eine einfache Übersicht der Überstundenvergütungsraten:

Öffentliche & regionale Feiertage

Japan hat 16 nationale Feiertage. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, wird der folgende Montag zum Feiertag.

Hier ist eine Liste der Feiertage in Japan für 2025:

Einstellung von Contractors in Japan

Sie können in Japan auch unabhängige Contractors einstellen. Dies kann eine flexible Möglichkeit sein, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen. Allerdings müssen Sie vorsichtig bei der Klassifizierung der Arbeiter sein.

Ein unabhängiger Contractor:

• Arbeitet ohne direkte Überwachung.
• Kann Projekte annehmen oder ablehnen.
• Bestimmt seine eigenen Arbeitsmethoden und -zeiten.
• Ist verantwortlich für die Meldung seines eigenen Einkommens.

Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann schwerwiegende Folgen haben, einschließlich Bußgeldern und Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, dieses Risiko zu minimieren. Ein EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Worker in Japan. Das bedeutet, dass er alle rechtlichen und administrativen Aufgaben übernimmt, einschließlich:

• Erstellung konformer Arbeitsverträge.
• Verwaltung von Gehaltsabrechnung und Steuern.
• Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.

Der Einsatz eines EOR ermöglicht es Ihnen, in Japan zu rekrutieren, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen, was Zeit spart und Ihre rechtlichen Risiken reduziert.

In Japan bedeutet die Handhabung von Vergütung und Gehaltsabrechnung, ein strukturiertes System mit spezifischen Regeln zu verstehen. Sie werden feststellen, dass Dinge wie Zahlungspläne, Steuern und Sozialabgaben ziemlich festgelegt sind. Dieses System stellt sicher, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeitenden wissen, was zu erwarten ist. Es ist ein wichtiger Bestandteil eines konformen und zufriedenen Teams im Land.

Gehaltszyklen & Lohnstruktur

In Japan zahlen Sie Ihren Mitarbeitenden in der Regel einmal im Monat. Der gängigste Zahltag ist der 25. des Monats. Wenn dieser Tag ein Feiertag ist, zahlen Sie am vorhergehenden Werktag. Während monatliche Zahlungen Standard sind, können Sie auch wählen, wöchentlich oder alle zwei Wochen zu zahlen, wenn das besser für Ihr Unternehmen passt.

Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden werden eine klare Aufschlüsselung ihres Bruttogehalts und aller Abzüge enthalten. Viele Unternehmen in Japan bieten auch eine Pendlerpauschale an, um die Transportkosten zu decken. Das ist eine gängige Praxis, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Boni sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Lohnstruktur und werden oft zweimal im Jahr im Sommer und Winter ausgezahlt.

Überstunden & Mindestlöhne

Die Standardarbeitszeit in Japan beträgt acht Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche. Wenn Ihre Mitarbeitenden mehr arbeiten, müssen Sie ihnen Überstunden vergüten. Der genaue Überstundensatz wird in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt.

Der Mindestlohn in Japan variiert je nach Präfektur, daher ist es wichtig, den spezifischen Satz für Ihren Standort zu kennen. Zum Beispiel hat Tokio einen höheren Mindestlohn als andere Gebiete. Diese Mindestlöhne werden von der Regierung festgelegt und regelmäßig aktualisiert.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Japan sind Sie für mehrere Beitragszahlungen im Rahmen der Gehaltsabrechnung verantwortlich. Diese sind für die sozialen und Arbeitsversicherungen, die Ihren Mitarbeitenden zugutekommen.

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Ihre Mitarbeitenden werden auf ihren Gehaltsabrechnungen ebenfalls mehrere Abzüge sehen. Sie sind verpflichtet, diese von ihren Gehältern einzubehalten und an die Regierung abzuführen.

In Japan finden Sie eine solide Grundlage an Urlaub und Leistungen für Mitarbeitende. Das System stellt sicher, dass die Menschen Freizeit zur Erholung und zur Beobachtung kultureller Traditionen erhalten. Es bietet auch ein Sicherheitsnetz durch verpflichtende Sozialversicherung. Dieser Ansatz trägt dazu bei, eine stabile und gesunde Belegschaft zu schaffen.

Gesetzlicher Urlaub

Das japanische Recht sieht verschiedene Arten von Urlaub für Mitarbeitende vor.

• Jahresurlaub: Sie erhalten bezahlte Freizeit basierend auf Ihrer Beschäftigungsdauer. Er beginnt bei 10 Tagen nach sechs Monaten ununterbrochener Beschäftigung. Dieser erhöht sich jedes Jahr und erreicht nach 6,5 Jahren eine Höchstzahl von 20 Tagen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Sie mindestens fünf Ihrer Anspruchs-Urlaubstage pro Jahr nehmen.
• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub: Neue Mütter erhalten 14 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub. Väter können innerhalb von acht Wochen nach der Geburt ihres Kindes bis zu vier Wochen bezahlten Urlaub nehmen.
• Kinderbetreuungsurlaub: Nach Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub kann entweder ein Elternteil bis zum Alter von einem Jahr Kinderbetreuungsurlaub nehmen. Dieser kann verlängert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
• Pflegeurlaub: Sie können sich freinehmen, um einen Familienangehörigen mit einer langfristigen Gesundheitsstörung zu pflegen.
• Krankheitsurlaub: Japan hat keine nationale gesetzliche Regelung für Krankheitsurlaub. Wenn Sie krank sind, wird allgemein erwartet, dass Sie Ihren Jahresurlaub nutzen. Viele Unternehmen bieten jedoch zusätzlichen Krankheitsurlaub als Benefit an.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Japan hat 16 nationale Feiertage. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, wird der folgende Montag zum Feiertag.

Japan hat außerdem einige wichtige Feiertagsperioden:

• Goldene Woche: Eine Reihe von vier nationalen Feiertagen Ende April und Anfang Mai.
• Silberne Woche: Eine Feiertagsserie im September.
• Obon: Obwohl kein offizieller Feiertag, schließen viele Unternehmen für dieses Mitte August stattfindende Festival zu Ehren der Ahnen.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Unternehmen in Japan bieten über die gesetzlichen Vorgaben hinaus Benefits an, um Talente zu gewinnen und zu halten.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen und rechtskonformen Leistungspakets in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in Japan. Das bedeutet, sie können Mitarbeitende in Ihrem Auftrag einstellen und alle lokalen HR-Aufgaben übernehmen.

So unterstützt ein EOR bei Benefits:

• Compliance: Wir stellen sicher, dass Ihr Leistungspaket alle gesetzlichen Anforderungen Japans erfüllt.
• Lokale Expertise: Wir kennen den lokalen Markt und welche Benefits Kandidaten erwarten. Das hilft Ihnen, ein wettbewerbsfähiges Paket anzubieten, das Top-Talente anzieht.
• Verwaltung: Wir übernehmen die gesamte Verwaltung der Benefits. Dazu gehört die Anmeldung der Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung und die Verwaltung aller zusätzlichen Leistungen, die Sie anbieten möchten.
• Einfachheit: Sie erhalten eine einzige einfache Rechnung für alle Beschäftigungskosten, inklusive Gehälter und Benefits. Wir kümmern uns um den Rest.

Der Einsatz eines EOR spart Ihnen Zeit und minimiert Risiken. Sie können sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren, während wir die Komplexitäten der lokalen Beschäftigung übernehmen.

Lassen Sie uns über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Japan sprechen. Es ist ein Prozess, der Sorgfalt und Verständnis der lokalen Gesetze und Gepflogenheiten erfordert. Das japanische Arbeitsrecht schützt die Arbeitnehmer, sodass Sie jemanden nicht ohne triftigen Grund kündigen können. Der Prozess ist strukturiert, und Sie müssen bestimmte Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft.

Kündigungsfristen

Wenn Sie entscheiden, einen Arbeitnehmer zu kündigen, müssen Sie mindestens 30 Tage vorher kündigen. Dies ist eine gesetzliche Anforderung gemäß dem japanischen Arbeitsgesetz.

Alternativ können Sie dem Arbeitnehmer sein durchschnittliches Gehalt für 30 Tage zahlen, anstatt ihn während dieses Zeitraums arbeiten zu lassen. Dies wird oft als Zahlung anstelle der Kündigungsfrist bezeichnet. Wenn Sie beispielsweise eine Kündigungsfrist von 10 Tagen einhalten, müssen Sie die verbleibenden 20 Tage bezahlen.

Es gibt einige Ausnahmen von der 30-Tage-Kündigungsfrist. Eine ist bei schwerwiegendem Fehlverhalten des Arbeitnehmers. Eine andere besteht, wenn eine Naturkatastrophe oder ein unvermeidbares Ereignis das Fortbestehen des Geschäfts unmöglich macht.

Abfindung

Das japanische Recht schreibt nicht vor, dass Sie einem gekündigten Arbeitnehmer eine Abfindung zahlen müssen. Es ist jedoch eine gängige Praxis. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein Abfindungspaket anzubieten.

Warum? Das Angebot einer Abfindung kann den Austritt reibungsloser gestalten. Es wird oft genutzt, um einen Arbeitnehmer zu ermutigen, freiwillig zu kündigen, was eine einvernehmlichere Lösung als eine Kündigung sein kann. Die Höhe der Abfindung kann variieren, ist aber oft vergleichbar mit mehreren Monatsgehältern.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Bei Rivermate stellen wir sicher, dass jede Kündigung vollständig im Einklang mit dem japanischen Recht erfolgt. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess, Schritt für Schritt.

So unterstützen wir Sie:

• Dokumentation: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um alle Gründe für die Kündigung gut zu dokumentieren. Dies ist entscheidend, wenn die Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt, wie z.B. bei schlechter Leistung.
• Kündigung und Zahlung: Wir kümmern uns um die Anforderungen an die Kündigungsfrist, sei es durch die Bereitstellung der vollen 30 Tage Kündigungsfrist oder durch die Organisation der Zahlung anstelle der Kündigungsfrist.
• Reibungsloser Übergang: Wir übernehmen die letzte Gehaltsabrechnung und alle notwendigen Offboarding-Dokumente.
• Klare Kommunikation: Wir helfen Ihnen, die Entscheidung respektvoll und klar zu kommunizieren, was in der japanischen Geschäftskultur wichtig ist.

Unser Ziel ist es, den Prozess so klar und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Wir helfen Ihnen, die Komplexität des japanischen Arbeitsrechts zu navigieren, um einen rechtskonformen und fairen Austritt Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.

Das Erlangen eines Visums zur Arbeit in Japan umfasst einige wichtige Schritte. Der Prozess ist klar, erfordert jedoch sorgfältige Vorbereitung. Ihr Arbeitgeber in Japan beginnt damit, eine Certificate of Eligibility (COE) für Sie zu beantragen. Dieses Dokument ist unerlässlich. Es zeigt, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen, um in das Land einzureisen und dort zu arbeiten. Sobald die COE ausgestellt ist, können Sie bei der japanischen Botschaft oder dem Konsulat in Ihrem Land Ihren Arbeitsvisumantrag stellen. Japan bietet fast 30 Arten von Arbeitserlaubnissen und langfristigen Visa an, die jeweils an bestimmte Berufsgruppen gebunden sind.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Japan sein und sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und Personalwesen kümmern. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Ihr Unternehmen keine rechtliche Einheit in Japan hat. Der EOR wird Ihr work visa sponsern, was bedeutet, dass er sich um die Beantragung Ihrer Certificate of Eligibility kümmert.

Was ein EOR typischerweise sponsern kann:

• Allgemeine Arbeitserlaubnisse: Diese gelten für Fachkräfte in Bereichen wie Ingenieurwesen, Geisteswissenschaften und internationale Dienstleistungen. Dies ist eine der häufigsten Optionen.
• Fachkräfte-Visum: Für Personen mit speziellen Fähigkeiten in bestimmten Branchen.
• Intra-Unternehmen-Transfer-Visum: Wenn Sie von einem ausländischen Büro in eine japanische Niederlassung desselben Unternehmens versetzt werden, kann ein EOR dies erleichtern.

Was ein EOR möglicherweise nicht sponsern kann:

• Highly Skilled Professional Visa: Dieses Visum basiert auf einem Punktesystem und ist für Personen mit fortgeschrittenen Qualifikationen. Während ein EOR bei der Antragstellung helfen kann, hängt die Eignung stark von Ihren persönlichen Qualifikationen ab, wie z.B. Ihrem akademischen Hintergrund, Ihrer Berufserfahrung und Ihrem Gehalt.
• Start-up Visa: Dieses Visum ist für Unternehmer, die ein Unternehmen in Japan gründen möchten, und fällt in der Regel außerhalb des Leistungsumfangs eines EOR.

Die Realität ist, dass ein EOR den Prozess für viele gängige Arbeitserlaubniskategorien vereinfacht. Sie verfügen über die lokale Expertise, um die Bürokratie und rechtlichen Anforderungen zu navigieren, was Ihren Umzug nach Japan reibungsloser macht.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen benötigen Sie möglicherweise kein Visum. Japan hat Abkommen mit über 60 Ländern, die eine visumfreie Einreise für bis zu 90 Tage erlauben. Dazu gehören Länder wie die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Kanada und Australien.

Was Sie bei einem kurzfristigen Geschäftsbesuch tun können:

• Teilnahme an Meetings und Konferenzen
• Durchführung von Marktforschung
• Teilnahme an nicht bezahlten Geschäftstätigkeiten

Wichtige Einschränkungen:

• Sie dürfen keine bezahlte Arbeit für ein japanisches Unternehmen ausüben.
• Sie müssen ein Rück- oder Weiterflugticket besitzen.

Wenn Ihre Staatsangehörigkeit ein Visum für Kurzaufenthalte erfordert, müssen Sie vor Ihrer Reise bei einer japanischen Botschaft oder einem Konsulat einen Antrag stellen. Die erforderlichen Dokumente umfassen in der Regel:

• Einen gültigen Reisepass
• Ein ausgefülltes Visumantragsformular
• Ein aktuelles Passfoto
• Ein Einladungsschreiben eines japanischen Unternehmens
• Ihre Reiseroute