Employer of Record in Japan

Japan verfügt über einen der weltweit einzigartigsten Arbeitsmärkte, da die erwerbsfähige Bevölkerung rückläufig ist, und prognostiziert wird, dass dieser Trend in den kommenden Jahrzehnten anhält. Aus diesem Grund können ausländische Unternehmen, die den ostasiatischen Markt betreten möchten, Arbeitskräfte nach Japan umziehen lassen, da Japan ausländische Unternehmen ermutigt, die Wirtschaft zu stärken.

Japanische Arbeitnehmer sind hoch qualifiziert und gut ausgebildet, was internationale Rekrutierungen attraktiv macht. Die Arbeitslosigkeit in Japan liegt derzeit bei etwa 2,6 %, und Japan besitzt eine hohe Arbeitsplatzsicherheit, was bedeutet, dass Mitarbeiter keine anderen Jobmöglichkeiten suchen. All diese Faktoren erschweren es, lokales Talente anzuziehen.

Bedeutet dies, dass Japans Arbeitsmarkt für ausländische Firmen unerreichbar ist? Absolut nicht, denn diese Herausforderungen schaffen auch Raum, um seltene Perlen unter japanischen Arbeitnehmern zu finden oder einen Ihrer Top-Mitarbeiter umzuziehen. Japan bietet eine sehr hohe Lebensqualität, was ein großer Anziehungspunkt für Mitarbeiter ist, die an einen Umzug interessiert sind.

Japan ist ein employee-first Arbeitsmarkt. Sie üben strenge Kontrolle über Arbeitsgesetze und Arbeitsbedingungen aus. Tatsächlich legt die gesamte Kultur großen Wert auf die Einhaltung der Gesetze. Aus diesem Grund bietet ein Employer of Record (EOR) in Japan Ihnen mehr Flexibilität, als wenn Sie versuchen, diesen Markt eigenständig zu erschließen. Sie stellen die rechtliche Grundlage sowie Payroll, Steuern, Mitarbeitervorteile und die vollständige Einhaltung der japanischen Arbeitsvertragsbestimmungen sicher und übernehmen die Herausforderungen bei der Navigation durch die lokalen Arbeitsgesetze.

Für eine vollständige Beziehungsverwaltung können Sie Dienstleistungen wie Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) in Anspruch nehmen. Sie helfen Ihnen dabei, einen Mitarbeiter einzustellen, sodass Sie sich um die täglichen Aktivitäten des Expansionsprozesses kümmern können.

Wie funktioniert ein Employer of Record (EOR) in Japan

Der Einsatz eines EOR in Japan vereinfacht die Einstellung erheblich. So funktioniert es:

1. Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren die Talente, die Sie in Japan einstellen möchten.

2. Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein. Der EOR beschäftigt den Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Auftrag durch einen lokalen, rechtskonformen Arbeitsvertrag.

3. Onboarding beginnt. Der EOR verwaltet den gesamten Onboarding-Prozess. Dazu gehört die Bearbeitung aller erforderlichen Unterlagen für den neuen Mitarbeiter. Als operationaler Richtwert (nicht als festgelegter gesetzlicher Zeitrahmen) dauert dieser Prozess in der Regel 1-3 Wochen für japanische Mitarbeiter und bis zu 3 Monate für ausländische Mitarbeiter — die tatsächliche Dauer hängt von der Dokumentenbereitschaft, Visum-/Aufenthaltsstatus-Kategorie, Bearbeitung des Zertifikats der Anspruchsberechtigung und konsularischer Abwicklung ab.

4. Tägliches Management liegt bei Ihnen. Der Mitarbeiter arbeitet für Ihr Unternehmen. Sie verwalten seine täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

5. Der EOR kümmert sich um HR und Payroll. Der EOR übernimmt alle administrativen Aufgaben im HR-Bereich. Er verarbeitet die Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge gemäß den japanischen Vorschriften. Sie erhalten eine monatliche Gesamtrechnung.

Warum einen Employer of Record in Japan nutzen

Der Einsatz eines EOR in Japan macht die globale Expansion einfacher und schneller. Er beseitigt die größte Hürde der Gründung einer rechtlichen Einheit im Land, was ein langwieriger und kostspieliger Prozess sein kann. Statt direkt als Arbeitgeber aufzutreten, kann das einstellende Unternehmen schnell ein Team aufbauen und dabei sicherstellen, dass die vollständige Beschäftigungskonformität gewahrt bleibt.

Hier einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten. Mitarbeiter einstellen und den Betrieb innerhalb von Tagen, nicht Monaten, aufnehmen.

• Vollständige Konformität sicherstellen. EORs sind Experten im japanischen Arbeitsrecht. Sie stellen sicher, dass Ihre Einstellungspraktiken alle gesetzlichen Anforderungen für Verträge, Vorteile und Schutzmaßnahmen erfüllen. Dazu gehört auch das Navigieren durch Systeme der Krankenversicherung, Pensionsversicherung und Arbeitslosenversicherung, über die Sie mehr vom Ministry of Health, Labour and Welfare (https://www.mhlw.go.jp/english/) erfahren können.

• Kosten senken. Vermeiden Sie die hohen Kosten, die mit der Gründung und dem Unterhalt einer rechtlichen Einheit in Japan verbunden sind.

• HR und Verwaltung vereinfachen. Der EOR übernimmt Ihr gesamtes Gehalts- und Steuersystem sowie die Verwaltung der Leistungen. So haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren.

• Wettbewerbsfähige Leistungen anbieten. Ziehen Sie Top-Talente an und binden Sie sie, indem Sie ihnen wettbewerbsfähige und lokal konforme Leistungspakete anbieten.

Der japanische Arbeitsmarkt ist hoch wettbewerbsfähig und stark durch Japans Beschäftigungsverordnungen geschützt. Von Anfang bis Ende sollten ausländische Unternehmen wissen, dass diese Verordnungen strikt durchgesetzt werden, insbesondere bei Kündigungen. Zum Beispiel kann das Nichtbefolgen der Kündigungsverfahren ausländischen Unternehmen mehrere Monate Entschädigung kosten.

Arbeitsverträge sind um bestimmte Must-Have-Klauseln aufgebaut, und das Weglassen dieser Klauseln kann ebenfalls Probleme mit den lokalen Behörden verursachen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter nach Japan versetzen, werden die Einwanderungsgesetze angewendet und durchgesetzt. Sie sind bei diesen Prozessen streng. Während sie ausländischen Unternehmen den Einstieg in den Markt erleichtern, tun sie dies nicht auf Kosten der Einwanderungskonformität. Diese Regeln können viel komplexer sein, als Sie denken, daher benötigen Sie Unterstützung bei ihrer Navigation.

Wenn Sie zum ersten Mal in Japan einstellen, sollten Sie die Herausforderungen im Blick behalten, da sie Ihre internationale Einstellstrategie für Japan entweder fördern oder scheitern lassen können.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Obwohl Sie auch eine mündliche Vereinbarung treffen können, ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag in Japan Standard. Er schafft Klarheit und hilft Ihnen und Ihrem Mitarbeiter, die Beschäftigungsbedingungen zu verstehen. Sie müssen bestimmte zentrale Beschäftigungsbedingungen schriftlich festhalten.

Hier sind die wichtigsten Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Vertragsdauer: Legen Sie fest, ob der Vertrag für eine bestimmte Zeit gilt oder unbefristet ist.

• Arbeitsplatz und Aufgaben: Beschreiben Sie die Arbeitsaufgaben und den Arbeitsort klar.

• Arbeitszeiten: Geben Sie die Beginn- und Endzeiten, Pausen und etwaige Überstundenregelungen an.

• Gehälter: Erklären Sie, wie Sie das Gehalt berechnen und auszahlen, inklusive Auszahlungstermine.

• Kündigung: Skizzieren Sie die Gründe und Verfahren für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

• Verlängerungen: Bei befristeten Verträgen legen Sie die Kriterien für eine Verlängerung fest.

• **Pausen, Feiertage und Urlaub**: Geben Sie die täglichen Erholungs- und Pausenzeiten, Feiertage und Urlaubsansprüche an (unterscheidbar von Arbeitszeiten).

• **Bedingungen für Gehaltserhöhungen**: Nennen Sie die Kriterien oder das Verfahren zur Festlegung von Gehaltserhöhungen.

• **Änderungen des Arbeitsorts oder der Aufgaben**: Klären Sie den möglichen Spielraum für Änderungen des Arbeitsortes und der Tätigkeiten.

• **Grenzen bei Vertragsverlängerungen**: Legen Sie fest, ob eine Begrenzung der Verlängerungen oder der Gesamtdauer des Vertrags besteht, falls zutreffend.

• **Umwandlung in unbefristete Verträge**: Hinweise auf die Möglichkeit (falls vorhanden), in einen unbefristeten Vertrag zu wechseln und die Bedingungen nach dem Wechsel.

Probezeit

In Japan können Sie eine Probezeit in Ihren Arbeitsverträgen vorsehen. Diese Probephase erlaubt es Ihnen, die Fähigkeiten und die Passung eines neuen Mitarbeiters zu bewerten.

• Typische Dauer: Probezeiten dauern in der Regel drei bis sechs Monate.

• Kündigung: Während der Probezeit haben Sie mehr Spielraum, einen Arbeitsvertrag zu beenden.

• Kündigungsfrist: Wenn der Mitarbeiter länger als 14 Tage beschäftigt war, müssen Sie eine Kündigungsfrist von 30 Tagen einhalten.

Arbeitszeiten & Überstunden

Die Standardarbeitswoche in Japan beträgt 40 Stunden, maximal acht Stunden pro Tag.

• Überstunden: Jede Arbeit außerhalb dieser Stunden gilt als Überstunden.

• Überstundenvergütung: Für Überstunden müssen Sie einen Zuschlag zahlen.

• Nachtarbeit: Arbeit zwischen 22:00 Uhr und 5:00 Uhr erfordert ebenfalls einen Zuschlag.

Hier eine einfache Übersicht der Überstundenvergütungsraten:

Überstunden	Zahlungssatz
Bis zu 60 Stunden pro Monat	Mindestens 125 % des normalen Stundenlohns
Über 60 Stunden pro Monat	Mindestens 150 % des normalen Stundenlohns
Arbeit an gesetzlichen Feiertagen	Mindestens 135 % des normalen Stundenlohns

Öffentliche & regionale Feiertage

Japan hat 16 festgelegte nationale Feiertage und 18 offizielle Feiertage im Jahr 2026 — zwei zusätzliche Termine ergeben sich durch gesetzliche Feiertagsregeln (Ersatzfeiertag und "Silver Week"–Feiertag für Bürger). Fällt ein nationaler Feiertag auf einen Sonntag, wird der folgende Montag zum offiziellen Feiertag.

Hier die Liste der gesetzlichen Feiertage 2026 in Japan:

Datum	Feiertag
1. Januar	Neujahrstag
12. Januar	Coming of Age Day
11. Februar	National Foundation Day
23. Februar	Geburtstag des Kaisers
20. März	Tag der Frühlingstagundnachtgleiche
29. April	Showa-Tag
3. Mai	Verfassungsabschluss-Tag
4. Mai	Tag der grünen Natur
5. Mai	Kindertag
6. Mai	Verfassungsabschluss-Tag (beobachtet)
20. Juli	Meeres-Tag
11. August	Mountain Day
21. September	Respekt für die Älteren Tag
22. September	Extra-Feiertag für Silver Week
23. September	Tag der Herbst-Tagundnachtgleiche
12. Oktober	Sport Day
3. November	Kultur-Tag
23. November	Tag des Arbeitsfriedens

Einstellung von Auftragnehmern in Japan

Sie können in Japan auch unabhängige Auftragnehmer einstellen. Dies kann eine flexible Möglichkeit sein, spezielle Fähigkeiten zu nutzen. Allerdings müssen Sie auf die Klassifizierung der Arbeiter achten.

Ein unabhängiger Auftragnehmer:

• Arbeitet ohne direkte Aufsicht durch Sie.

• Kann Projekte annehmen oder ablehnen.

• Bestimmt seine eigenen Arbeitsmethoden und Arbeitszeiten.

• Ist verantwortlich für die Steuer- und Einkommensmeldung seines eigenen Geschäfts.

Eine falsche Einordnung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer kann schwerwiegende Folgen haben, inklusive Bußgeldern und Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, dieses Risiko zu minimieren. Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Arbeiter in Japan. Das bedeutet, er kümmert sich um alle rechtlichen und administrativen Aufgaben, einschließlich:

• Erstellung konformer Arbeitsverträge.

• Verwaltung von Lohn- und Steuerzahlungen.

• Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze.

Der Einsatz eines EOR ermöglicht es Ihnen, in Japan zu rekrutieren, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen, was Zeit spart und Ihre rechtlichen Risiken reduziert.

In Japan bedeutet die Handhabung von Vergütung und Gehaltsabrechnung, ein strukturiertes System mit spezifischen Regeln zu verstehen. Sie werden feststellen, dass Dinge wie Zahlungspläne, Steuern und Sozialbeiträge ziemlich eindeutig definiert sind. Dieses System stellt sicher, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter wissen, was Sie erwarten können. Es ist ein wichtiger Bestandteil eines regelkonformen und zufriedenen Teams im Land.

Gehaltszyklen & Lohnstruktur

In Japan zahlen Sie Ihre Mitarbeiter in der Regel einmal im Monat. Der gängigste Zahltag ist der 25. des Monats. Wenn dieser Tag ein Feiertag ist, zahlen Sie am vorhergehenden Arbeitstag. Während die monatliche Bezahlung Standard ist, können Sie auch wählen, wöchentlich oder alle zwei Wochen zu zahlen, wenn das besser für Ihr Unternehmen passt.

Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter werden eine klare Aufschlüsselung ihres Bruttogehalts und etwaiger Abzüge enthalten. Viele Unternehmen in Japan bieten auch eine Pendlerpauschale an, um die Transportkosten abzudecken. Dies ist eine gängige Praxis, aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. Boni sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Lohnstruktur und werden oft zweimal im Jahr im Sommer und Winter ausgezahlt.

Überstunden & Mindestanforderungen

Die Standardarbeitszeit in Japan beträgt acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich. Wenn Ihre Mitarbeiter mehr arbeiten, müssen Sie ihnen Überstunden vergüten. Der genaue Überstundenlohn wird in ihrem Arbeitsvertrag geregelt.

Der Mindestlohn in Japan variiert je nach Präfektur, daher ist es wichtig, den spezifischen Satz für Ihren Standort zu kennen. Zum Beispiel hat Tokio einen höheren Mindestlohn als andere Gebiete. Diese Mindestlöhne werden von der Regierung festgelegt und regelmäßig aktualisiert.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Japan sind Sie für mehrere Sozialversicherungsabgaben verantwortlich. Diese sind für die sozialen und arbeitsrechtlichen Versicherungssysteme, die Ihren Mitarbeitern zugutekommen.

Beitrag	Was es abdeckt
Krankenversicherung	Medizinische Versorgung für Mitarbeiter.
Rentenversicherung	Altersvorsorgeleistungen.
Arbeitslosenversicherung	Unterstützung für Mitarbeiter bei Arbeitsplatzverlust.
Arbeiterunfallversicherung	Entschädigung bei Arbeitsunfällen oder -krankheiten.
Beitrag für Kinder- und Kinderbetreuung	Gelder für Familienunterstützungsprogramme.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Ihre Mitarbeiter werden auf ihren Gehaltsabrechnungen ebenfalls mehrere Abzüge sehen. Sie sind verpflichtet, diese von ihren Gehältern einzubehalten und an die Regierung abzuführen.

Abzug	Was es ist
Krankenversicherung	Der Anteil des Mitarbeiters an der medizinischen Versorgung.
Rentenversicherung	Der Beitrag des Mitarbeiters zu seiner Altersvorsorge.
Beitrag für Kinder- und Kinderbetreuung	Der Anteil des Mitarbeiters am Beitrag für Kinder- und Kinderbetreuung (0,115%).
Arbeitslosenversicherung	Der Anteil des Mitarbeiters an der Arbeitslosenversicherung.
Quellensteuer	Nationale Einkommenssteuer, die monatlich abgezogen wird.
Einwohnersteuer	Lokale Steuer basierend auf dem Einkommen des Vorjahres.

In Japan finden Sie eine solide Grundlage an Urlaubs- und Sozialleistungen für Mitarbeitende. Das System stellt sicher, dass die Menschen Freizeit zum Ausruhen haben und kulturelle Traditionen beobachten können. Es bietet außerdem ein Sicherheitsnetz durch obligatorische Sozialversicherung. Dieser Ansatz trägt dazu bei, eine stabile und gesunde Belegschaft zu schaffen.

Gesetzlicher Urlaub

Das japanische Recht sieht verschiedene Arten von Urlaub für Mitarbeitende vor.

• Jahresurlaub: Sie erhalten bezahlte Freizeit basierend auf Ihrer Beschäftigungsdauer. Er beginnt bei 10 Tagen nach sechs Monaten ununterbrochener Beschäftigung. Dieser erhöht sich jährlich und erreicht nach 6,5 Jahren eine Höchstzahl von 20 Tagen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Sie mindestens fünf Ihrer Anspruchstage an bezahltem Urlaub jedes Jahr nehmen.

• Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub: Neue Mütter haben Anspruch auf 14 Wochen mutterschutzrechtlichen Urlaub. Dieser Urlaub wird nicht direkt vom Arbeitgeber bezahlt; stattdessen wird das Einkommen während dieser Zeit durch den Mutterschaftsgeld (出産手当金), das über die Krankenversicherung gezahlt wird, in Höhe von etwa zwei Dritteln des regulären Gehalts, übernommen. Väter haben innerhalb von acht Wochen nach der Geburt ihres Kindes Anspruch auf bis zu vier Wochen mutterschutz- und betreuungsrechtlichen Urlaub ("Patakyu"); dieser wird nicht vom Arbeitgeber bezahlt, aber berechtigte Mitarbeitende können während dieses Zeitraums Leistungen des Arbeitslosenversicherung für Betreuungsgeld erhalten.

• Betreuungsurlaub: Nach Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub kann ein Elternteil bis zum Alter von einem Jahr Betreuungsurlaub nehmen. Dies kann verlängert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

• Pflegeurlaub: Sie können sich freistellen lassen, um einen Familienangehörigen mit einer langfristigen Erkrankung zu pflegen.

• Krankheitstage: Japan hat keine nationale gesetzliche Regelung für Krankenstand. Bei Krankheit wird in der Regel erwartet, dass Sie Ihren Jahresurlaub in Anspruch nehmen. Viele Unternehmen bieten jedoch auch zusätzlichen Krankheitsurlaub als Benefit an.

Feiertage & regionale Feiertage

Japan hat 16 offizielle nationale Feiertage und 18 offizielle Feiertage im Jahr 2026. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, wird der folgende Montag zum Feiertag.

Datum	Feiertag
1. Januar	Neujahrstag
Zweiter Montag im Januar	Coming of Age Day
11. Februar	Tag der Nationalen Gründung
23. Februar	Geburtstag des Kaisers
20. März	Tag der Frühlings-Tagundnachtgleiche
29. April	Shōwa-Tag
3. Mai	Verfassungs-Gedenktag
4. Mai	Tag der Grünen Natur
5. Mai	Kindertag
6. Mai	Verfassungs-Gedenktag (Ersatzfeiertag)
Dritter Montag im Juli	Meeresferientag
11. August	Bergtag
Dritter Montag im September	Respekt für die Alten Tag
22. September	Extra-Feiertag für Silver Week
23. September	Herbst-Tagundnachtgleiche
Zweiter Montag im Oktober	Sporttag
3. November	Kulturtag
23. November	Tag des arbeitsamenden Volkes

Japan hat außerdem einige wichtige Feiertagsperioden:

• Golden Week: Eine Reihe von vier nationalen Feiertagen Ende April und Anfang Mai.

• Silver Week: Eine Feiertagsserie im September.

• Obon: Obwohl kein offizieller Feiertag, schließen viele Unternehmen für dieses Festival Mitte August, das den Ahnen gewidmet ist.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Firmen in Japan bieten über die gesetzlichen Vorgaben hinaus Benefits an, um Talente zu gewinnen und zu halten.

Gesetzliche Leistungen	Nichtgesetzliche (ergänzende) Leistungen
Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung)	Fahrkostenvergütung
Jahresurlaub	Wohnungszuschuss oder subventionierte Unterkunft
Mutterschafts-, Vaterschafts- und Betreuungsurlaub	Zusätzlich bezahlter Urlaub (z.B. Krankentage, Sommerferien)
Pflegeurlaub	Private Kranken- und Lebensversicherung
Jährliche Gesundheitschecks	Essenszuschüsse oder subventionierte Kantinen
	Altersvorsorgebonus

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen und rechtskonformen Leistungspakets im neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR hat bereits eine rechtliche Gesellschaft in Japan. Das bedeutet, dass sie Mitarbeitende in Ihrem Auftrag einstellen und alle lokalen HR-Aufgaben übernehmen können.

So unterstützt ein EOR bei Benefits:

• Compliance: Wir stellen sicher, dass Ihr Leistungspaket alle gesetzlichen Anforderungen in Japan erfüllt.

• Lokale Expertise: Wir kennen den lokalen Markt und welche Benefits Kandidaten erwarten. Dies hilft Ihnen, ein wettbewerbsfähiges Paket zu schnüren, das Top-Talente anzieht.

• Verwaltung: Wir übernehmen die gesamte Verwaltung der Benefits. Das beinhaltet die Anmeldung der Mitarbeitenden bei der Sozialversicherung und die Verwaltung zusätzlicher Benefits, die Sie anbieten möchten.

• Einfachheit: Sie erhalten eine einzige, einfache Rechnung für alle Beschäftigungskosten, einschließlich Gehälter und Benefits. Wir kümmern uns um den Rest.

Der Einsatz eines EOR spart Ihnen Zeit und minimiert Risiken. Sie können sich auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren, während wir die Komplexitäten der lokalen Beschäftigung für Sie managen.

Lass uns über die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Japan sprechen. Es ist ein Prozess, der Sorgfalt und Verständnis der örtlichen Gesetze und Bräuche erfordert. Das japanische Arbeitsrecht schützt die Mitarbeitenden, sodass Sie jemanden nicht ohne triftigen Grund entlassen können. Der Prozess ist strukturiert, und Sie müssen bestimmte Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft.

Kündigungsfristen

Wenn Sie sich entscheiden, einen Mitarbeitenden zu kündigen, müssen Sie mindestens 30 Tage vorher kündigen. Dies ist eine gesetzliche Vorgabe nach dem Japanese Labor Standards Act.

Alternativ können Sie dem Mitarbeitenden sein durchschnittliches Gehalt für 30 Tage zahlen, anstatt ihn während dieses Zeitraums arbeiten zu lassen. Dies wird oft als Zahlung an Stelle der Kündigungsfrist bezeichnet. Wenn Sie beispielsweise eine Kündigungsfrist von 10 Tagen einhalten, müssen Sie die restlichen 20 Tage bezahlt werden.

Es gibt einige Ausnahmen von der 30-tägigen Kündigungsfrist. Eine davon ist bei schwerwiegendem Fehlverhalten des Mitarbeitenden. Eine andere besteht, wenn eine Naturkatastrophe oder ein unvermeidliches Ereignis es unmöglich macht, das Geschäft fortzuführen.

Abfindung

Das japanische Recht schreibt nicht vor, dass Sie einem gekündigten Mitarbeitenden eine Abfindung zahlen müssen. Es ist jedoch eine gängige Praxis. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein Abfindungspaket anzubieten.

Warum? Das Angebot einer Abfindung kann den Austritt reibungsloser gestalten. Es wird oft genutzt, um einen Mitarbeitenden zu ermutigen, freiwillig zu kündigen, was eine freundlichere Lösung als eine Entlassung sein kann. Die Höhe der Abfindung kann variieren, beträgt aber meist mehrere Monatsgehälter.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Bei Rivermate stellen wir sicher, dass jede Beendigung im vollständigen Einklang mit dem japanischen Recht erfolgt. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess, Schritt für Schritt.

So unterstützen wir Sie:

• Dokumentation: Wir arbeiten mit Ihnen zusammen, um alle Gründe für die Beendigung gut zu dokumentieren. Dies ist entscheidend, wenn die Kündigung aus einem triftigen Grund erfolgt, z.B. bei mangelhafter Leistung.

• Kündigung und Zahlung: Wir kümmern uns um die Anforderungen an die Kündigungsfrist, sei es durch die Einhaltung der vollen 30 Tage oder durch die Organisation der Zahlung an Stelle der Kündigungsfrist.

• Reibungsloser Übergang: Wir übernehmen die letzte Gehaltsabrechnung und alle notwendigen Offboarding-Dokumente.

• Klare Kommunikation: Wir helfen Ihnen dabei, die Entscheidung respektvoll und deutlich zu kommunizieren, was in der japanischen Geschäftskultur besonders wichtig ist.

Unser Ziel ist es, den Prozess so klar und einfach wie möglich zu gestalten. Wir helfen Ihnen, die Komplexität des japanischen Arbeitsrechts zu navigieren, um einen rechtskonformen und fairen Austritt Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Das Erlangen eines Visums zum Arbeiten in Japan umfasst einige wichtige Schritte. Der Prozess ist klar, erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung. Ihr Arbeitgeber in Japan beginnt damit, ein Certificate of Eligibility (COE) für Sie zu beantragen. Dieses Dokument ist essenziell. Es zeigt, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen, um in das Land einzureisen und dort zu arbeiten. Sobald das COE ausgestellt wurde, können Sie bei der japanischen Botschaft oder Konsulat in Ihrem Land Ihren Arbeitsvisum beantragen. Japan bietet nahezu 30 Arten von Arbeitserlaubnissen und Langzeitvisa an, die jeweils an bestimmte Jobkategorien gebunden sind.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihr rechtlicher Arbeitgeber in Japan sein und sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und HR kümmern. Dies ist eine praktische Lösung, wenn Ihr Unternehmen keine juristische Person in Japan hat. Der EOR wird Ihr work visa sponsern, was bedeutet, dass er die Antragstellung für Ihr Certificate of Eligibility übernimmt.

Was ein EOR typischerweise sponsert:

• Allgemeine Arbeitserlaubnisse: Diese gelten für Fachkräfte in Bereichen wie Ingenieurwesen, Geisteswissenschaften und internationale Dienste. Dies ist einer der häufigsten Wege.

• Qualifizierte Arbeitserlaubnisse: Für Personen mit spezifischen Fähigkeiten in bestimmten Branchen.

• Intra-Company Transferee Visa: Wenn Sie von einem ausländischen Büro in eine japanische Filiale derselben Firma versetzt werden, kann ein EOR dies erleichtern.

Was ein EOR möglicherweise nicht sponsert:

• Highly Skilled Professional Visa: Dieses Visum basiert auf einem Punktesystem und ist für Personen mit fortgeschrittenen Qualifikationen. Während ein EOR bei der Antragstellung assistieren kann, hängt die Berechtigung stark von Ihren persönlichen Qualifikationen ab, wie etwa Ihrer akademischen Ausbildung, Berufserfahrung und Gehalt.

• Start-up Visa: Dieses Visum ist für Unternehmer, die ein Unternehmen in Japan gründen möchten, und fällt grundsätzlich außerhalb des Leistungsumfangs eines EOR.

Die Realität ist, dass ein EOR den Prozess für viele gängige Arbeitserlaubniskategorien vereinfacht. Sie verfügen über die lokale Expertise, um die Papierarbeit und rechtlichen Anforderungen zu bewältigen, was Ihren Umzug nach Japan erleichtert.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Geschäftsreisen ist möglicherweise kein Visum erforderlich. Ab 2026 hat Japan reciproka Visa-Erleichterungsvereinbarungen mit 74 Ländern und Regionen. Die meisten können bis zu 90 Tage visumfrei bleiben, aber der erlaubte Aufenthalt ist länderspezifisch — einige (z.B. Indonesien, Thailand) nur 15 Tage, andere (z.B. Brunei, Katar) 30 Tage. Dazu zählen Länder wie die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich, Kanada und Australien, die den vollen Zeitraum von 90 Tagen gewähren.

Was Sie bei einer kurzfristigen Geschäftsreise tun können:

• Teilnahme an Meetings und Konferenzen

• Marktforschung betreiben

• An unbezahlten Geschäftstätigkeiten teilnehmen

Wichtige Einschränkungen:

• Sie dürfen keine bezahlte Arbeit für ein japanisches Unternehmen ausüben.

• Sie müssen ein Rück- oder Weiterflugticket besitzen.

Wenn Ihre Staatsangehörigkeit ein Visum für Kurzbesuche erfordert, müssen Sie vor Ihrer Reise bei einer japanischen Botschaft oder einem Konsulat eine Visum beantragen. Zu den erforderlichen Dokumenten gehören in der Regel:

• Ein gültiger Reisepass

• Ein ausgefülltes Visumantragsformular

• Ein aktuelles Passfoto

• Ein Einladungsschreiben eines japanischen Unternehmens

• Ihr Reiseplan