Navigieren durch Arbeitsvorschriften ist entscheidend für Unternehmen, die in Japan tätig sind oder japanische Einwohner beschäftigen. Das Gesetz über Arbeitsnormen setzt klare Richtlinien bezüglich Arbeitszeiten, Überstunden, Ruhezeiten und Arbeitgeberpflichten, die darauf ausgelegt sind, faire Behandlung zu gewährleisten und übermäßige Arbeitsbelastungen der Mitarbeiter zu verhindern. Das Verständnis und die Einhaltung dieser Regeln sind wesentlich für die Compliance und die Förderung eines gesunden Arbeitsumfelds.

Die Einhaltung der japanischen Arbeitszeitgesetze erfordert mehr als nur die Erfassung der Arbeitsstunden; es erfordert die Implementierung geeigneter Systeme zur genauen Aufzeichnung, Berechnung von Überstundenvergütungen und Sicherstellung, dass Mitarbeitende ihre gesetzlichen Pausen und freien Tage erhalten. Das Informiertsein über die spezifischen Anforderungen hilft Unternehmen, ihre Belegschaft effektiv zu verwalten und gleichzeitig rechtliche Vorgaben zu erfüllen.

Standardarbeitszeit und Arbeitswochengestaltung

Unter dem Gesetz über Arbeitsnormen sind die gesetzlichen Standardarbeitszeiten auf 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche begrenzt. Arbeitgeber ist es im Allgemeinen untersagt, von den Mitarbeitenden die Arbeit über diese Grenzen hinaus zu verlangen, es sei denn, es liegen spezielle Bedingungen vor.

Die Standardarbeitswoche besteht typischerweise aus fünf 8-Stunden-Tagen, was zu einer 40-Stunden-Woche führt. Es gibt jedoch Variationen, wie eine sechstägige Arbeitswoche mit kürzeren täglichen Stunden, sofern die insgesamt wöchentlichen Stunden 40 nicht übersteigen. Eine besondere Ausnahme nach den Durchführungsverordnungen des Gesetzes über Arbeitsnormen erlaubt eine gesetzliche Arbeitswoche von 44 Stunden für bestimmte Kategorien von Arbeitsplätzen, die weniger als 10 Mitarbeitende beschäftigen – insbesondere im Handel/Einzelhandel, Kino und Theater (ausgenommen Filmproduktion), Gesundheits- und Hygieneservices sowie Unterhaltung/Gastgewerbe – nicht als allgemeine Ausnahme für alle kleinen Unternehmen.

Flexible Arbeitszeitmodelle, wie Gleitzeit oder variable Arbeitszeitmodelle, die über einen längeren Zeitraum als eine Woche (z. B. einen Monat oder ein Jahr) berechnet werden, erlauben tägliche oder wöchentliche Fluktuationen in den Stunden, vorausgesetzt, die durchschnittlichen wöchentlichen Stunden über den Berechnungszeitraum überschreiten nicht das gesetzliche Limit (in der Regel 40 Stunden).

Überstundenregelungen und Vergütung

Arbeitszeiten, die die gesetzlichen Grenzen (8 Stunden pro Tag oder 40 Stunden pro Woche) übersteigen, gelten als Überstunden. Arbeitgeber können nur dann verlangen, dass Mitarbeitende Überstunden leisten, wenn sie eine Arbeitsmanagement-Vereinbarung, bekannt als „36-Abkommen“ (Artikel 36-Abkommen), mit dem Vertreter der Mitarbeitenden abgeschlossen und bei der zuständigen Arbeitsnormkontrollstelle eingereicht haben.

Das 36-Abkommen muss den Umfang der Überstundenarbeit, die Anzahl der beteiligten Mitarbeitenden und die maximalen Überstundenlimits festlegen. Gesetzliche Überstundenlimits gelten grundsätzlich:

• Standardgrenze: 45 Stunden pro Monat und 360 Stunden pro Jahr.

• Sonderausnahmeregelung: Unter bestimmten, vorübergehenden Umständen, die im 36-Abkommen beschrieben sind, können diese Limits überschritten werden, jedoch gelten strikte Obergrenzen:

  • Nicht mehr als 100 Überstunden (einschließlich Feiertagsarbeit) in einem Monat.

  • Durchschnittlich nicht mehr als 80 Überstunden (einschließlich Feiertagsarbeit) pro Monat über einen Zeitraum von zwei, drei, vier, fünf oder sechs Monaten.

  • Insgesamt nicht mehr als 720 Überstunden pro Jahr.

Überstunden müssen mit einem Zuschlag entsprechend dem regulären Stundenlohn des Mitarbeiters vergütet werden. Die gesetzlichen Mindestzuschläge sind:

Art der Arbeit	Min. Zuschlagsrate (Multiplikator)	Gesamtrate (Multiplikator)
Standardüberstunden (über 8/40 Stunden)	25%	1.25
Überstunden über 60 Stunden pro Monat	50%	1.50
Nachtschichtarbeit (22:00 - 05:00)	25%	1.25
Feiertagsarbeit (an gesetzlichen Feiertagen)	35%	1.35
Überstunden + Nachtschicht	25% + 25%	1.50
Überstunden (> 60 Std./Monat) + Nachtschicht	50% + 25%	1.75
Feiertagsarbeit + Nachtschicht	35% + 25%	1.60

Beachten Sie, dass die 50%-ige Zuschlag für Überstunden, die 60 Stunden pro Monat übersteigen, seit dem 1. April 2023 für kleine und mittelständische Unternehmen verpflichtend ist, um sie mit großen Unternehmen gleichzustellen. Arbeitgeber können anstelle des 50%-Zuschlags bezahlten Urlaub anbieten, sofern eine separate Vereinbarung besteht.

Ruhezeiten und Pausenansprüche

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Mitarbeitenden während des Arbeitstags angemessene Ruhezeiten zu gewähren. Diese Pausen sind unbezahlt und müssen während der Arbeitszeit gewährt werden. Die Mindestpausenansprüche basieren auf den insgesamt geleisteten Stunden pro Tag:

Gearbeitete Stunden pro Tag	Mindestpausenanspruch
Mehr als 6 Stunden	Mindestens 45 Minuten
Mehr als 8 Stunden	Mindestens 60 Minuten

Mitarbeitende haben außerdem Anspruch auf gesetzliche Feiertage. Das Gesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber den Mitarbeitenden mindestens einen freien Tag pro Woche oder vier Tage innerhalb eines Vier-Wochen-Zeitraums gewähren müssen. Diese gelten als gesetzliche Feiertage, und Arbeiten an diesen Tagen unterliegt dem Feiertagszuschlag.

Nachtschicht- und Wochenendarbeitregelungen

Arbeit, die in den späten Nachtstunden zwischen 22:00 Uhr (10:00 PM) und 05:00 Uhr (5:00 AM) geleistet wird, unterliegt einem verpflichtenden Zuschlag von 25 %, zusätzlich zu etwaigen Überstundenzuschlägen oder Feiertagszuschlägen.

Arbeiten an Wochenenden löst nicht automatisch einen Zuschlag aus, außer der Wochenende-Tag ist als gesetzlicher Feiertag des Mitarbeiters festgelegt. Falls ein gesetzlicher Feiertag auf einen Wochentag fällt und der Mitarbeitende an diesem Tag arbeitet, gilt der Feiertagszuschlag. Arbeiten sie an einem Wochenende, das kein gesetzlicher Feiertag ist, aber ihre täglichen oder wöchentlichen Standardstunden überschreitet, gelten die üblichen Überstundenzuschläge. Wenn die Wochenendarbeit an einem gesetzlichen Feiertag erfolgt, gilt der 35%-ige Feiertagszuschlag.

Verpflichtungen zur Arbeitszeitaufzeichnung

Arbeitgeber in Japan haben die strenge gesetzliche Verpflichtung, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen. Dies ist entscheidend für die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen, die korrekte Berechnung von Löhnen und Überstundenvergütungen sowie die Nachweisführung der Einhaltung der Arbeitsgesetze.

Arbeitsstunden müssen objektiv dokumentiert werden. Akzeptable Methoden umfassen:

• Zeiterfassungsuhren oder Stempelkarten

• IC-Karten oder andere elektronische Identifikationssysteme

• PC-Login- und Logout-Aufzeichnungen

• Andere objektive Methoden, die Start- und Endzeiten genau erfassen

Obwohl Selbstberichte der Stunden teilweise genutzt werden, müssen Arbeitgeber notwendige Maßnahmen ergreifen, um die Genauigkeit dieser Berichte zu überprüfen und Manipulationen zu verhindern. Allein das Vertrauen auf Selbstdeklarationen ohne objektive Überprüfung gilt im Allgemeinen nicht als ausreichend für die Compliance.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Löhne und andere wichtige Arbeitsbedingungen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die aktuelle gesetzliche Vorschrift sieht vor, diese Unterlagen fünf Jahre lang aufzubewahren, derzeit besteht jedoch die Verpflichtung, sie drei Jahre lang zu speichern.