Beschäftigungssteuern in Japan

Japan verfügt über ein umfassendes Steuersystem, das nationale und lokale Steuern umfasst und sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen betrifft. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind die wichtigsten Komponenten die Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und verschiedene lokale Steuern. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für eine gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsverwaltung im Land. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge von den Gehältern der Arbeitnehmer einzubehalten und an die entsprechenden Behörden abzuführen, zusammen mit ihren eigenen Arbeitgeberbeiträgen.

Die Navigation durch die Feinheiten der japanischen Steuerregelungen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details, insbesondere bezüglich der Berechnung der Quellensteuer, der Sozialversicherungsbeiträge und der Meldepflichten. Die Einhaltung der Vorschriften sichert einen reibungslosen Ablauf und vermeidet potenzielle Strafen. Die folgenden Abschnitte skizzieren die primären Steuerpflichten für Arbeitgeber und die verfügbaren Abzüge für Arbeitnehmer in Japan, basierend auf den aktuellen Regelungen, die voraussichtlich 2025 gelten werden.

Arbeitgeber Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten

Arbeitgeber in Japan sind verpflichtet, Beiträge zu mehreren Sozialversicherungs- und Arbeitsversicherungsprogrammen für ihre Mitarbeitenden zu leisten. Diese Beiträge werden typischerweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei der Arbeitgeber verantwortlich ist, den Anteil des Arbeitnehmers einzubehalten und den Gesamtbetrag abzuführen.

Die wichtigsten Programme umfassen:

Krankenversicherung (Kenko Hoken): Bietet Deckung für medizinische Ausgaben. Die Beiträge variieren erheblich je nach Krankenkasse, der der Arbeitgeber angehört (oft basierend auf Branche oder Region). Die Beiträge werden typischerweise als Prozentsatz der standardmäßigen monatlichen Vergütung des Mitarbeiters (hyojun報酬月額 - hyojun hoshu getsugaku) berechnet. Die Kosten werden im Allgemeinen gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Arbeitnehmerpension (Kosei Nenkin Hoken): Bietet Renten-, Invaliden- und Hinterbliebenenleistungen. Der Satz ist ein fester Prozentsatz der standardmäßigen monatlichen Vergütung des Mitarbeiters und des Standardbonus. Diese Kosten werden ebenfalls im Allgemeinen gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
Arbeitslosenversicherung (Koyo Hoken): Bietet Arbeitslosengeld und Unterstützung für Beschäftigungssicherung. Die Beiträge werden auf das Bruttogehalt und den Bonus des Mitarbeiters angewendet. Die Kosten werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei der Arbeitgeber in der Regel einen größeren Anteil zahlt. Die Sätze variieren leicht nach Branche (z.B. Allgemeinwirtschaft, Landwirtschaft/Forstwirtschaft/Fischerei, Baugewerbe).
Unfallversicherung (Rosai Hoken): Bietet Schutz bei Verletzungen oder Krankheiten während der Arbeit oder beim Arbeitsweg. Der Beitragssatz wird auf das Bruttogehalt und den Bonus des Mitarbeiters angewendet und variiert erheblich je nach Risikostufe der Branche. Dieser Beitrag wird ausschließlich vom Arbeitgeber getragen.
Kinderzulagenbeitrag (Jido Teate Kyoshutsu): Ein kleiner Beitrag, den der Arbeitgeber zur Finanzierung von Kinderzulagen leistet. Der Satz ist ein fester Prozentsatz der standardmäßigen monatlichen Vergütung des Mitarbeiters und des Bonus. Dieser Beitrag wird ausschließlich vom Arbeitgeber getragen.

Spezifische Tarife für Krankenversicherung und Arbeitnehmerpension unterliegen jährlichen Änderungen, meist wirksam im März oder September. Die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung werden ebenfalls jährlich überprüft. Während die genauen Tarife für 2025 näher am Jahresende festgelegt werden, basieren sie im Allgemeinen auf den Tarifen des Vorjahres.

Nachfolgend eine Beispielstabelle mit ungefähren Beitragssätzen basierend auf aktuellen Zahlen (die tatsächlichen Tarife für 2025 können variieren):

Versicherungstyp	Gesamtsatz (ca.)	Anteil Arbeitgeber (ca.)	Anteil Arbeitnehmer (ca.)	Berechnungsgrundlage
Krankenversicherung	9,84 % - 10,5 %	4,92 % - 5,25 %	4,92 % - 5,25 %	Standardmonatsvergütung
Arbeitnehmerpension (Kosei Nenkin)	18,3 %	9,15 %	9,15 %	Monatliche Vergütung & Bonus
Arbeitslosenversicherung (Allgemein)	1,55 %	0,95 %	0,6 %	Bruttogehalt & Bonus
Unfallversicherung	0,25 % - 8,8 %	0,25 % - 8,8 %	0 %	Bruttogehalt & Bonus
Kinderzulagenbeitrag	0,35 %	0,35 %	0 %	Standardmonatsvergütung & Bonus

Hinweis: Die Beiträge für Krankenversicherung variieren stark je nach Krankenkasse und Präfektur.

Einkommenssteuerabzugspflichten

Arbeitgeber sind verantwortlich für das Einbehalten der nationalen und lokalen Einkommenssteuer von den Gehältern, Boni und anderen Vergütungen der Mitarbeitenden bei jedem Zahlungszeitraum. Dieses Pay-As-You-Earn (PAYE)-System ist bekannt als Gensen Choshu. Der einzubehaltende Betrag hängt vom monatlichen Einkommen des Mitarbeiters, den deklarierten Angehörigen und anderen Freibeträgen ab, wie in der Freiwilliger für Angehörigenfreibeträge (扶養控除等申告書 - Fuyo Kozyo To Shinkokusho) angegeben.

Die nationale Einkommenssteuer ist progressiv, das heißt, höheres Einkommen wird mit höheren Sätzen besteuert. Die lokale Einwohnersteuer (bestehend aus Präfektur- und Gemeindesteuer) wird im Allgemeinen auf Basis des Einkommens des Vorjahres berechnet und über eine spezielle Erhebungsmethode (Tokubetsu Choshu - 特別徴収) durch den Arbeitgeber eingezogen, typischerweise von Juni bis Mai.

Brackets für die nationale Einkommenssteuer (ca. für 2025, Änderungen vorbehalten):

Zu versteuerndes Einkommen (JPY)	Steuersatz
Bis 1.950.000	5 %
1.950.001 – 3.300.000	10 %
3.300.001 – 6.950.000	20 %
6.950.001 – 9.000.000	23 %
9.000.001 – 18.000.000	33 %
18.000.001 – 40.000.000	40 %
Über 40.000.000	45 %

Hinweis: Bis 2037 wird auf den Betrag der nationalen Einkommenssteuer zusätzlich eine Sonderreconstruction-Last (2,1 %) angewandt.

Die Quellensteuer tabellarisch (源泉徴収税額表 - Gensen Choshu Zeigaku Hyo) werden vom Nationalen Steueramt bereitgestellt und von den Arbeitgebern genutzt, um den korrekten Betrag der nationalen Einkommenssteuer anhand des monatlichen Gehalts und der Anzahl der Angehörigen zu ermitteln.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Mitarbeitende

Arbeitnehmer in Japan können von verschiedenen Abzügen und Freibeträgen profitieren, die ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren und somit die Steuerlast senken. Diese werden meist im Rahmen der Jahresendabrechnung oder durch Steuererklärung berücksichtigt.

Häufige Abzüge und Freibeträge sind:

Grundfreibetrag (Kiso Kozyo): Ein Standardabzug für alle Steuerzahler, die Höhe variiert je nach Gesamteinkommen.
Arbeitsentgeltabzug (Kyuyo Shotoku Kozyo): Ein gesetzlicher Abzug basierend auf dem Arbeitsentgelt, um notwendige Ausgaben der Arbeitnehmer abzubilden. Der Betrag sinkt bei steigendem Einkommen.
Sozialversicherungsbeiträge (Shakai Hokenryo Kozyo): Die vollen Beiträge für Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung sind abziehbar.
Ehegattenfreibetrag (Haigusha Kozyo) und Sonderfreibetrag für Ehegatten (Haigusha Tokubetsu Kozyo): Wenn der Arbeitnehmer einen Partner mit geringem Einkommen unterstützt. Die Beträge variieren je nach Einkommen von beiden.
Dependants/Freibeträge (Fuyo Kozyo): Für Angehörige (Kinder, Eltern etc.), die bestimmte Alters- und Einkommenskriterien erfüllen. Für ältere oder schwerbehinderte Angehörige gelten höhere Freibeträge.
Lebensversicherungsprämien (Seimei Hokenryo Kozyo): Abzüge für Beiträge zu Lebens-, Kranken- und Rentenversicherungen bis zu bestimmten Grenzen.
Medizinische Ausgaben (Iryohi Kozyo): Abzugsfähig sind erhebliche medizinische Ausgaben, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten (z.B. 100.000 JPY oder 5 % des Gesamteinkommens, je nachdem, was geringer ist, bis zu 2 Mio. JPY).
Haushaltskredit-Steuervergünstigung (Jutaku Loan Kozyo): Steuerermäßigung (Direktreduktion der Steuer, nicht nur des zu versteuernden Einkommens) für Personen, die einen Hauskredit für Kauf oder Bau eines Hauses aufgenommen haben, unter bestimmten Bedingungen.

Arbeitgeber verwalten in der Regel die Anwendung der meisten gängigen Abzüge (Grundfrei-, Arbeitsentgelt-, Sozialversicherungs-, Ehegatten-, Dependants-, Lebensversicherung) im Rahmen der Jahresendabrechnung für Arbeitnehmer mit ausschließlich Einkünften aus unselbständiger Arbeit.

Steuerliche Einhaltung und Meldefristen

Arbeitgeber haben bestimmte Fristen für die Abführung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie für die Meldung des Einkommens der Mitarbeitenden.

Wichtige Fristen sind:

Monatliche Abführung der Quellensteuer: Die einbehaltene nationale Einkommenssteuer ist in der Regel bis zum 10. Tag des Folgemonats an die Steuerbehörde zu zahlen. Arbeitgeber mit weniger als 10 Mitarbeitenden können eine Sonderregelung für halbjährliche Zahlungen (bis zum 10. Juli für Januar-Juni und bis zum 20. Januar für Juli-Dezember) beantragen.
Monatliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Krankenversicherung, Renten-, Arbeitslosen- und Kinderzulagenbeiträge sind bis zum letzten Tag des Folge Monates zu zahlen.
Jahresendabrechnung (Nenmatsu Chosei): Diese erfolgt im Dezember für die meisten Arbeitnehmer, um die während des Jahres einbehaltene Einkommenssteuer mit der tatsächlichen Jahressteuerschuld abzugleichen, unter Berücksichtigung von Abzügen und Freibeträgen. Überzahlungen werden zurückerstattet, Unterzahlungen eingezogen.
Abgabe der Lohn- oder Gehaltsnachweise (Gensen Choshu Hyo): Arbeitgeber müssen den Mitarbeitenden bis zum 31. Januar des Folgejahres (bzw. innerhalb eines Monats bei Kündigung) die Quellensteuerbescheinigungen ausstellen. Kopien sind auch an die Steuerbehörde und die Gemeinde zu senden.
Jährliche Steuererklärung (Kakutei Shinkoku): Die meisten Arbeitnehmer, deren Steuern durch die Jahresendabrechnung abgegolten sind, müssen keine eigene Erklärung abgeben. Personen mit bestimmten Einkommensarten (z.B. Vermietung, Kapitalgewinne), hohem Einkommen oder Abzügen, die nicht durch die Jahresendabrechnung abgedeckt sind (z.B. medizinische Ausgaben, Hauskredit), müssen zwischen dem 16. Februar und 15. März des Folgejahres eine Steuererklärung einreichen.

Benachrichtigungen über die Erhebung der lokalen Einwohnersteuer werden von den Gemeinden in der Regel im Mai verschickt und enthalten die monatlich zu erhebenden Beträge von Juni bis Mai.

Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Mitarbeitende und Unternehmen

Steuerpflichten für ausländische Mitarbeitende und Unternehmen in Japan hängen erheblich vom Aufenthaltsstatus und den Steuerabkommen zwischen Japan und dem Heimatland ab.

Aufenthaltsstatus:
- Ansässiger: Personen, die einen ständigen Wohnsitz in Japan haben oder seit einem Jahr oder mehr dort wohnen, werden grundsätzlich als ansässig für Steuerzwecke betrachtet. Ansässige werden auf weltweites Einkommen besteuert.
- Nicht-Ansässiger: Personen, die die Kriterien für den Aufenthaltsstatus nicht erfüllen. Nicht-Ansässige werden grundsätzlich nur auf in Japan erzieltes Einkommen besteuert. Arbeitslohn für Nicht-Ansässige unterliegt in der Regel einem pauschalen Quellensteuersatz (derzeit 20,42 %, inklusive der Reconstruction Surtax), ohne dass Abzüge oder Freibeträge bei der Quellensteuer anwendbar sind.
Steuerabkommen: Japan hat mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen. Diese können eine Doppelbesteuerung vermeiden helfen und verringerten Steuersätze oder Befreiungen für bestimmte Einkommensarten, einschließlich Arbeitslohn, für Angehörige des Abkommenstaates vorsehen. Zum Beispiel bieten einige Abkommen eine „183-Tage-Regel“, die kurzfristige Geschäftsreisende unter bestimmten Bedingungen von der Einkommenssteuer in Japan befreien kann.
Meldepflichten: Arbeitgeber, die ausländische Mitarbeitende einstellen, müssen die korrekte Aufenthaltsstatusbestimmung gewährleisten und die entsprechenden Quellensteuerregeln anwenden. Für Nicht-Ansässige ist der Einziehprozess einfacher (fester Satz), sie sind aber nicht berechtigt, die bei Ansässigen verfügbaren Abzüge und Jahresendabrechnung zu nutzen.
Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen mit einer ständigen Niederlassung (PE) in Japan unterliegen der Körperschaftssteuer auf die der PE zurechenbaren Einkünfte. Ohne PE sind die Steuerpflichten in der Regel auf Quellensteuer auf bestimmte in Japan erzielte Einkünfte beschränkt. Mitarbeitende in Japan beschäftigen kann möglicherweise eine PE erzeugen, die die Körperschaftsteuerpflicht auslöst.

Das Verständnis der spezifischen Umstände ausländischer Mitarbeitender und der steuerlichen Abkommen ist wesentlich, um die korrekte Quellensteuer und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Arbeitgeber sollten den Aufenthaltsstatus prüfen und die anwendbaren steuerlichen Abkommensbestimmungen für ihre ausländischen Mitarbeitenden kontrollieren.