Employer of Record in Deutschland

Ein Employer of Record (EOR) in Deutschland ist ein Unternehmen, das rechtlich Arbeitnehmer in Ihrem Namen beschäftigt. Das bedeutet, dass sie alle deutschen rechtlichen und HR-Verantwortlichkeiten der Beschäftigung übernehmen. Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Ein EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihnen, Talente in Deutschland zu rekrutieren, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Das spart Ihnen Zeit und Geld.

Wie ein Employer of Record (EOR) in Deutschland funktioniert

Die Nutzung eines EOR in Deutschland vereinfacht die Einstellung. So funktioniert es:

• Sie finden den Kandidaten. Sie rekrutieren die Person, die Sie in Deutschland einstellen möchten.
• Der EOR stellt den Mitarbeiter ein. Der EOR wird der rechtliche Arbeitgeber. Er erstellt einen deutschen-konformen Arbeitsvertrag.
• Der EOR übernimmt HR- und Rechtsaufgaben. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Sozialversicherungsbeiträge. Er stellt sicher, dass alles den deutschen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Sie verwalten die Arbeit des Mitarbeiters. Sie leiten dessen tägliche Aufgaben und Projekte. Der EOR kümmert sich um die administrative Seite der Beschäftigung.

Warum einen Employer of Record in Deutschland nutzen

Die Nutzung eines EOR in Deutschland hilft Ihnen, Ihr Geschäft schnell und konform zu erweitern. Es erspart Ihnen die Notwendigkeit, komplexe deutsche Arbeitsgesetze eigenständig zu navigieren.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Schneller in den Markt eintreten. Sie können Mitarbeitende in Deutschland einstellen, ohne den langwierigen Prozess der Gründung einer rechtlichen Einheit durchlaufen zu müssen.
• Rechtssicherheit gewährleisten. Das deutsche Arbeitsrecht ist komplex. Ein EOR kennt die Vorschriften und stellt sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören Regelungen zu Arbeitszeiten, Urlaub und Kündigung.
• Gehaltsabrechnung und Benefits vereinfachen. Der EOR verwaltet alle Aspekte der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuern und Sozialversicherung. Er kann Ihren Mitarbeitenden auch wettbewerbsfähige Benefits-Pakete anbieten.
• Risiken minimieren. Ein EOR übernimmt die rechtlichen Risiken der Beschäftigung. Das gibt Ihnen Sicherheit und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Deutschland umfassende HR-Unterstützung, Leistungsverwaltung, Compliance-Management und den Zugang zu unserem firmeneigenen Dashboard für Belegschaftsanalyse in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfaches Preismodell, das sich an den Bedarf Ihres Unternehmens anpasst und gleichzeitig die vollständige Rechtskonformität in Deutschland sicherstellt.

Einstellung in Deutschland ist ein Prozess mit klaren Regeln und starken Schutzmaßnahmen für Arbeitnehmer. Der deutsche Arbeitsmarkt ist bekannt für seine qualifizierte Belegschaft und den Schwerpunkt auf Work-Life-Balance. Wenn Sie hier einstellen, werden Sie feststellen, dass Arbeitsverhältnisse gesetzlich stark geregelt sind. Das bedeutet, dass Sie von Anfang an auf die gesetzlichen Anforderungen achten müssen.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

In Deutschland ist es bewährte Praxis, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu haben. Während mündliche Vereinbarungen gültig sein können, vermeidet ein schriftlicher Vertrag Missverständnisse. Gesetzlich müssen Sie die wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich festlegen.

Ihre Arbeitsverträge sollten detailliert und klar formuliert sein. Es ist ratsam, sie von einem deutschen Anwalt prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie den lokalen Gesetzen entsprechen.

Hier sind einige wesentliche Klauseln, die enthalten sein sollten:

• Parteien des Vertrags Name und Adresse sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.
• Beginn und Dauer Das Startdatum des Arbeitsverhältnisses und, falls es sich um einen befristeten Vertrag handelt, das Enddatum.
• Stellenbeschreibung Eine kurze Zusammenfassung der Aufgaben des Mitarbeiters.
• Arbeitsort Der Ort, an dem der Mitarbeiter tätig sein wird.
• Arbeitszeit Die vereinbarten täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden.
• Vergütung Die Höhe des Gehalts, etwaige Boni oder Zulagen und der Zeitpunkt der Zahlung.
• Urlaub Die jährliche bezahlte Urlaubsdauer.
• Kündigungsfristen Die Frist für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Probezeit Falls zutreffend, die Dauer der Probezeit.

Probezeiten

In Deutschland können Sie eine Probezeit im Arbeitsvertrag vereinbaren. Dies gibt sowohl Ihnen als auch dem Mitarbeiter Zeit zu sehen, ob die Stelle passt.

• Dauer Die maximale Probezeit beträgt sechs Monate. Bei befristeten Verträgen sollte die Probezeit proportional zur Vertragslaufzeit sein.
• Kündigungsfrist Während der Probezeit ist die Kündigungsfrist kürzer, in der Regel zwei Wochen.
• Nicht verpflichtend Probezeiten sind gesetzlich für die meisten Arbeitnehmer nicht vorgeschrieben, sie sind jedoch gängige Praxis.

Arbeitszeit & Überstunden

Deutschland hat klare Gesetze zu den Arbeitszeiten, um eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

• Standardstunden Der normale Arbeitstag beträgt acht Stunden, und die reguläre Arbeitswoche ist von Montag bis Samstag, was eine 48-Stunden-Woche ergibt. Die meisten Büroarbeitsplätze arbeiten jedoch eine 40-Stunden-Woche, Montag bis Freitag.
• Erweiterung Sie können den Arbeitstag auf 10 Stunden verlängern, aber die durchschnittlichen täglichen Stunden über sechs Monate dürfen acht Stunden nicht überschreiten.
• Ruhezeiten Arbeitnehmer müssen zwischen Arbeitstagen eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden haben.
• Überstunden Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zu Überstundenvergütung. Die Vergütung für Überstunden wird in der Regel durch den Arbeitsvertrag oder einen Tarifvertrag geregelt. Sie kann in Form von Freizeit oder einem höheren Stundensatz erfolgen.

Öffentliche & regionale Feiertage

Deutschland hat sowohl nationale als auch regionale Feiertage. Der einzige nationale Feiertag ist der Tag der Deutschen Einheit. Alle anderen Feiertage werden von den einzelnen Bundesländern festgelegt.

Hier eine Liste der wichtigsten Feiertage:

Einige wichtige regionale Feiertage sind Epiphanias, Fronleichnam und Reformationstag. Die Anzahl der Feiertage, die ein Arbeitnehmer erhält, hängt vom Bundesland ab, in dem er arbeitet.

Contractors in Deutschland einstellen

Wenn Sie unabhängige Contractors in Deutschland einstellen, müssen Sie vorsichtig sein bei der Klassifizierung der Arbeiter. Das Gesetz macht eine klare Unterscheidung zwischen Contractors und Arbeitnehmern. Eine falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Contractor kann zu erheblichen Strafen führen.

Ein independent Contractor ist selbstständig tätig und hat die Freiheit zu entscheiden, wie und wann er arbeitet. Er ist nicht in das Unternehmen des Arbeitgebers integriert und arbeitet häufig für mehrere Kunden.

Das Risiko der Falschklassifizierung ist hoch. Wenn ein Gericht feststellt, dass ein Contractor tatsächlich ein Arbeitnehmer ist, könnten Sie für rückständige Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und Bußgelder haftbar gemacht werden. In schweren Fällen können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, dieses Risiko zu minimieren. Ein EOR beschäftigt rechtlich Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag und übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Dazu gehört die Abwicklung von Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Durch die Nutzung eines EOR können Sie Talente in Deutschland einstellen, ohne Gefahr der Falschklassifizierung.

Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in Deutschland erfordert das Verständnis seines strukturierten Systems. Sie werden feststellen, dass Gehälter oft zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden ausgehandelt werden, aber sie müssen den deutschen Arbeitsgesetzen entsprechen. Ihre Arbeitsverträge müssen das gesamte Vergütungspaket klar umreißen, einschließlich Leistungen, Steuern und sonstiger Beiträge.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In Deutschland erfolgt die Gehaltsabrechnung typischerweise monatlich, wobei Zahlungen oft am 25. des Monats erfolgen. Es ist auch üblich, ein 13. Monatsgehalt zu gewähren, das häufig in Tarifverträgen geregelt ist.

Eine typische deutsche Lohnstruktur umfasst:

• Monatliches Grundgehalt: Dieses wird durch Faktoren wie Seniorität, Branche und Ausbildung bestimmt.
• Sachleistungen: Diese sind nicht-monetäre Leistungen, die Teil des Vergütungspakets sein können.
• Boni: Leistungsabhängige Boni und Weihnachtsgeld sind üblich.
• Urlaubsgeld: Mitarbeitende haben Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Überstunden & Mindestlöhne

Der nationale Mindestlohn in Deutschland beträgt ab 2025 €12,82 pro Stunde. Beachten Sie, dass einige Branchen aufgrund von Tarifverträgen andere Mindestlöhne haben können.

Die reguläre Arbeitswoche umfasst typischerweise 40 Stunden, mit einem gesetzlichen Maximum von 48 Stunden pro Woche. Die tägliche Arbeitszeit ist auf acht Stunden begrenzt, kann aber auf zehn Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bei acht Stunden pro Tag bleibt. Es gibt keine einheitlichen Regeln für Überstundenvergütung; diese Bedingungen werden meist durch Betriebsräte und Tarifverträge geregelt.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in Deutschland sind Sie verantwortlich für die Einbehaltung von Steuern vom Bruttogehalt Ihrer Mitarbeitenden und deren Abführung an das Finanzamt bis zum 10. des Folgemonats. Außerdem leisten Sie mehrere Sozialversicherungsbeiträge.

Quelle: CloudPay

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Mitarbeitende leisten ebenfalls Beiträge zur Sozialversicherung und zahlen Einkommensteuer. Der Einkommensteuersatz ist progressiv und reicht von 0% bis 45%.

Quelle: CloudPay, Ravio

Deutschland hat eine starke Kultur des Mitarbeiterwohls. Das bedeutet, dass Sie umfassende Leistungen und großzügige Urlaubsregelungen finden werden. Das Verständnis dieser Vorteile ist entscheidend, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Viele Unternehmen bieten mehr als das gesetzliche Minimum, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gesetzlicher Urlaub

Das deutsche Recht sieht mehrere Arten von verpflichtendem Urlaub vor.

• Jahresurlaub: Sie müssen mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr für Mitarbeitende gewähren, die eine Fünf-Tage-Woche arbeiten. Dies erhöht sich auf 24 Tage für Mitarbeitende mit einer Sechs-Tage-Woche. Allerdings bieten die meisten Unternehmen 25 bis 30 Tage an, um qualifizierte Arbeitskräfte anzuziehen.
• Krankheitstage: Mitarbeitende haben Anspruch auf sechs Wochen bezahlten Krankheitsurlaub für jede Erkrankung. Um diesen Anspruch geltend zu machen, benötigt ein Mitarbeitender in der Regel eine ärztliche Bescheinigung für jede Abwesenheit, die länger als drei Tage dauert.
• Mutterschutz: Schwangere Mitarbeitende erhalten 14 Wochen bezahlten Mutterschutz. Dieser ist typischerweise in sechs Wochen vor dem Geburtstermin und acht Wochen nach der Geburt aufgeteilt. Der Urlaub verlängert sich auf 12 Wochen nach der Geburt bei Frühgeburten oder Mehrlingsgeburten.
• Elternzeit: Nach der Geburt eines Kindes können beide Elternteile bis zu drei Jahre Elternzeit pro Kind nehmen. Während eines Teils dieser Zeit stellt die Regierung ein Elterngeld bereit.

Feiertage & Regionale Feiertage

Deutschland hat nationale Feiertage sowie Feiertage, die spezifisch für bestimmte Bundesländer sind. Der Tag der Deutschen Einheit ist der einzige Feiertag, der durch Bundesgesetz festgelegt wurde.

Typische Zusatzleistungen

Sie müssen gesetzliche Leistungen bereitstellen. Viele Arbeitgeber bieten zusätzliche Vorteile an, um ein attraktiveres Paket zu schnüren.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines konformen und wettbewerbsfähigen Leistungspakets in Deutschland ist komplex. Sie müssen nationale Gesetze, Tarifverträge und lokale Erwartungen berücksichtigen.

Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen gesamten Prozess. Wir übernehmen die Verwaltung aller gesetzlichen Leistungen für Ihre deutschen Mitarbeitenden. Wir stellen sicher, dass Sie vollständig mit dem deutschen Arbeitsrecht konform sind. Ein EOR kann Sie auch bei der Auswahl zusätzlicher Leistungen beraten, die die richtigen Talente in Ihrer Branche anziehen. So können Sie sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir uns um die Details kümmern.

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland hat klare Regeln. Der Prozess, bekannt als Kündigung und Offboarding, ist darauf ausgelegt, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber fair zu sein. Das deutsche Recht legt großen Wert auf den Schutz der Arbeitnehmer, daher müssen bestimmte Schritte befolgt werden. Das bedeutet, dass Sie einen triftigen Grund für die Beendigung des Vertrags haben, eine ordnungsgemäße Kündigungsfrist einhalten und alle richtigen Verfahren befolgen müssen.

Kündigungsfristen

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag in Deutschland kündigen, müssen Sie eine Kündigungsfrist einhalten. Dies ist die Zeit zwischen der Mitteilung an den Arbeitnehmer über die Kündigung und seinem letzten Arbeitstag. Die Dauer dieser Frist hängt in der Regel davon ab, wie lange der Arbeitnehmer bereits für Ihr Unternehmen tätig ist.

Während der Probezeit, die typischerweise die ersten sechs Monate umfasst, ist die Kündigungsfrist kürzer, in der Regel zwei Wochen. Nach der Probezeit verlängert sich die Kündigungsfrist mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Zum Beispiel hat ein Mitarbeiter, der seit zwei Jahren im Unternehmen ist, Anspruch auf eine einmonatige Kündigungsfrist. Diese kann bei sehr langjährigen Mitarbeitern bis zu sieben Monate betragen.

Hier eine allgemeine Übersicht, wie sich die Kündigungsfristen im Laufe der Zeit verlängern:

Es ist wichtig zu beachten, dass die Kündigungsfrist schriftlich und physisch unterschrieben sein muss. Eine E-Mail oder eine Kopie ist nicht ausreichend.

Abfindung

In Deutschland ist eine Abfindung in den meisten Fällen keine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist jedoch in bestimmten Situationen üblich, insbesondere bei betriebsbedingten Kündigungen oder wenn beide Parteien einer einvernehmlichen Beendigung zustimmen.

Eine gängige Praxis bei der Berechnung der Abfindung ist die "Halbmonatregel". Das bedeutet, dass für jedes Jahr, das der Arbeitnehmer im Unternehmen gearbeitet hat, eine halbe Monatsvergütung gezahlt wird. Wenn ein Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist dieser oft in die Verhandlungen über Abfindungsvereinbarungen eingebunden, insbesondere bei Massenentlassungen. In solchen Fällen kann ein "Sozialplan" erstellt werden, um den betroffenen Mitarbeitern Abfindungen und weitere Unterstützung zu gewähren.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Die Regeln für Kündigung und Offboarding in Deutschland können komplex sein. Bei Rivermate vereinfachen wir das für Sie. Wir stellen sicher, dass jeder Schritt des Prozesses vollständig mit den deutschen Arbeitsgesetzen konform ist.

So unterstützen wir Sie:

• Rechtliche Konformität: Wir stellen sicher, dass alle Kündigungen einen rechtlich fundierten Grund haben und die richtigen Verfahren eingehalten werden.
• Kündigungsfristen: Wir verwalten die Kündigungsfristen und sorgen dafür, dass sie korrekt anhand der Betriebszugehörigkeit berechnet werden.
• Abfindungsverhandlungen: Wir können Sie bei Verhandlungen über Abfindungen begleiten, um sicherzustellen, dass sie fair sind und den üblichen Praktiken entsprechen.
• Betriebsrat: Falls Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, übernehmen wir die notwendigen Konsultationen.
• Dokumentation: Wir bereiten alle erforderlichen schriftlichen Unterlagen vor, um einen reibungslosen Austrittsprozess zu gewährleisten.

Durch die Übernahme dieser Details helfen wir Ihnen, potenzielle rechtliche Probleme zu vermeiden und einen respektvollen sowie konformen Offboarding-Prozess für Ihre Mitarbeiter sicherzustellen. So können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, während wir uns um die Komplexitäten des deutschen Arbeitsrechts kümmern.

Die Navigation durch das Visa- und Arbeitserlaubnissystem in Deutschland kann komplex erscheinen. Es ist eine häufige Hürde für Unternehmen, die Talente im Land einstellen möchten. Der Schlüssel liegt darin zu verstehen, dass für Nicht-EU-Bürger ein Jobangebot nur der erste Schritt ist. Sie benötigen die richtigen Dokumente, um legal in Deutschland arbeiten und leben zu können. Dies umfasst in der Regel ein Arbeitserlaubnis, um das Land zu betreten, gefolgt von einer Aufenthaltserlaubnis, die eine langfristige Beschäftigung ermöglicht.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen dabei helfen, Mitarbeiter in Deutschland einzustellen, und einige können Arbeitserlaubnisse sponsern. Dies ist eine praktische Option, wenn Sie keine rechtliche Einheit im Land haben. Es gibt jedoch einige Realitäten, die Sie beachten sollten.

Ein EOR in Deutschland arbeitet unter den Gesetzen des Landes zum Arbeitsleasing. Das bedeutet, dass es eine Begrenzung geben kann, wie lange ein Mitarbeiter über einen EOR beschäftigt werden kann, oft bis zu 18 Monate. Nach diesem Zeitraum müssen Sie den Mitarbeiter möglicherweise über Ihre eigene deutsche Einheit einstellen.

Hier sind einige der gängigen Visa-Routen:

• EU Blue Card: Diese ist für hochqualifizierte Fachkräfte mit einem Hochschulabschluss und einem Jobangebot, das eine Mindestgehaltsgrenze erfüllt.
• Arbeitserlaubnis für qualifizierte Fachkräfte: Diese ist für Personen mit einer anerkannten beruflichen oder akademischen Qualifikation.

Ein EOR kann Sie durch die Komplexität dieser Visa-Typen führen und dabei helfen, den besten Weg für Ihren Mitarbeiter zu bestimmen.

Geschäftsreise-Compliance

Für kurzfristige Geschäftsreisen sind die Regeln einfacher. Deutschland ist Teil des Schengen-Raums, der freien Bewegung zwischen den Mitgliedsländern ermöglicht.

Viele Nicht-EU-Nationals, einschließlich Bürger der Vereinigten Staaten, Kanadas und Australiens, können für bis zu 90 Tage innerhalb eines 180-Tage-Zeitraums ohne Visum nach Deutschland einreisen. Diese Reisen sind in der Regel für Aktivitäten wie Meetings, Verhandlungen oder die Teilnahme an Konferenzen.

Beachten Sie:

• Erlaubte Aktivitäten: Geschäftsreisen sollten kein tatsächliches Beschäftigungsverhältnis beinhalten. Die Grenze kann schmal sein, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die Aktivitäten des Mitarbeiters im Rahmen eines Geschäftsbetriebs liegen.
• Schengen-Visum: Wenn Ihr Mitarbeiter nicht aus einem visumfreien Land kommt, muss er ein Schengen-Kurzaufenthaltsvisum (Typ C) beantragen.
• ETIAS: Ab 2026 müssen visumfreie Reisende eine ETIAS (European Travel Information and Authorization System) Genehmigung einholen, bevor sie den Schengen-Raum betreten.

Für jeden Aufenthalt länger als 90 Tage oder wenn der Mitarbeiter arbeiten wird, sind ein entsprechendes Arbeitserlaubnis und eine Aufenthaltserlaubnis erforderlich.