Employer of Record in Deutschland

Wie ein Employer of Record in Deutschland funktioniert

Die Suche nach der richtigen Person ist nur der Anfang des Einstellungsprozesses in Deutschland. Der schwierigere Teil besteht darin, eine lokale Gesellschaft zu gründen, um deutsche Fachkräfte einzustellen. Hier kann ein Employer of Record (EOR) ausländischen Unternehmen Vorteile bieten. Als rechtlicher Arbeitgeber stellt der EOR deutsche Mitarbeitende rechtskonform ein und verwaltet die globale Lohnabrechnung und Arbeitnehmerleistungen im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht.

Die EOR-Dienstleistungen von Rivermate basieren auf drei Säulen:

• HR-Experten, die den lokalen Markt und die Arbeitsgesetze verstehen
• Ein Netzwerk deutscher Partner, das es uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Arbeitnehmerleistungen anzubieten
• Die Rivermate-Plattform, die jeden Aspekt des Beschäftigungsverhältnisses vereinfacht

Der deutsche Arbeitsmarkt auf einen Blick

Der Arbeitsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Berlin, München, Hamburg, Frankfurt
Einstellungsfristen:	Lokale Junior- oder Support-Rollen: 2–3 Wochen Lokale Führungspositionen: Bis zu 6 Wochen Ausländische Staatsangehörige: Bis zu 12 Wochen
Gefragte Branchen:	Ingenieurwesen, Fertigung, Pharmazie, erneuerbare Energien, IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Medizin, Lebensmittelwissenschaften, Bildung und professionelle Dienstleistungen
Das Gehaltsniveau
Arbeitgeberbeiträge:	Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen zwischen 20% und 23% des Bruttogehalts des Mitarbeitenden, bis zu den gesetzlichen Einkommensobergrenzen.
	Rentenversicherung: 9,3 % Arbeitslosenversicherung: 1,3 % Krankenversicherung: 7,3 % + 1,45 % Pflegeversicherung: 1,8 % Unfallversicherung: 1–1,6 % Insolvenzgeldumlage: 0,15 %
Gesetzlicher Mindestlohn:	13,90 €/Stunde ab Januar 2026.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt in Deutschland:	53.900 €
Einkommensteuer:	Bis zu 12.348 € zahlen Arbeitnehmer 0 %. Bei höheren Gehältern beträgt die Einkommensteuer 14 %–45 %, abhängig vom Jahresgehalt.

Was kostet die Einstellung in Deutschland?

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland beeinflussen die Gesamtkosten der Beschäftigung erheblich und sind höher als manche Arbeitgeber möglicherweise erwarten. Vergütungspakete setzen sich aus Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträgen, gesetzlichen Arbeitnehmerleistungen und weiteren vom Arbeitgeber angebotenen Zusatzleistungen zusammen.

Grundgehalt

Die Gehälter in Deutschland variieren stark nach Stadt und Branche. Auch zwischen West- und Ostdeutschland unterscheiden sich die Bruttogehälter. Zur Veranschaulichung haben wir eine kurze Übersicht für Sie zusammengestellt:

• Westdeutschland: 56.250 € pro Jahr
• Ostdeutschland (ohne Berlin): 48.750 € pro Jahr
• München (Westdeutschland): 64.750 € pro Jahr.
• Dresden (Ostdeutschland): 51.000 € pro Jahr.

Die Branchen mit den höchsten Mediangehältern sind Bankwesen, Luft- und Raumfahrt und die Versicherungsbranche, während Gastgewerbe, Tourismus und Handwerk oft unter dem jährlichen Bruttomediangehalt in Deutschland von €53.900 liegen.

Arbeitgeberabgaben und -beiträge

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland belaufen sich auf etwa 21 % bis 23 % des Gehalts. Derzeit setzen sie sich zusammen aus:

Beitrag	Arbeitgeberanteil
Rentenversicherung	9,3 % bis zu einer Einkommensobergrenze von 101.400 € jährlich
Arbeitslosenversicherung	1,3 % bis zu einer Einkommensobergrenze von 101.400 € jährlich
Gesetzliche Krankenversicherung	7,3 % + 1,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von 69.750 € jährlich
Pflegeversicherung	1,8 % bis zu einer Einkommensobergrenze von 69.750 € jährlich
Insolvenzgeldumlage	0,15 %, bis zu einer Einkommensobergrenze von 101.400 € jährlich

Für bestimmte Branchen oder Unfallrisiken zahlt der Arbeitgeber zudem eine Unfallversicherung.

Gesetzliche Arbeitnehmerleistungen

In Deutschland müssen Arbeitgeber bei der Berechnung der Beschäftigungskosten mehrere gesetzlich vorgeschriebene Leistungen berücksichtigen. Dazu gehören:

• Gesetzlicher Mindesturlaub: Mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
• Gesetzliche Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Sechs Wochen pro Erkrankung gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz. Arbeitgeber müssen für die vollen sechs Wochen 100% des Gehalts zahlen.
• Mutterschutz: Vierzehn Wochen bezahlter Mutterschutz. Dieser ist in sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung aufgeteilt.
• Elternzeit: Berechtigte Arbeitnehmer können bis zu drei Jahre arbeitsplatzgeschützte Freistellung pro Kind in Anspruch nehmen.

Das Fazit

Deutschland ist am besten als Arbeitsmarkt mit moderaten bis hohen Beschäftigungskosten einzustufen. Im Jahr 2025 lagen die durchschnittlichen Arbeitskosten etwa 29 % über dem EU-Durchschnitt. Arbeitgeber müssen neben hohen Gehältern auch erhebliche zusätzliche Beschäftigungskosten einkalkulieren.

Berechnung der Einstellungskosten in Deutschland

Wie die Einstellung in Deutschland in der Praxis aussieht

Insgesamt: 🟡 Mäßig anspruchsvoll

Einfacher zu bewältigen	Schwieriger zu bewältigen
🟢 Verfügbarkeit von Fachkräften insgesamt	🔴 Fachkräftemangel bei Spezialisten
🟡 Einstellungsaktivität in großen Zentren	🔴 Erwartungen der Bewerber
🟡 Gehaltsdruck	🔴 Hochreguliertes Arbeitsrecht

Ausländische Arbeitgeber, die erstmals den Markt betreten, finden ein hochstrukturiertes und reguliertes Arbeitsumfeld vor, in dem die Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts oberste Priorität hat.

Deutschland verfügt über einen großen Talentpool an qualifizierten Fachkräften, die in spezialisierten Bereichen wie erneuerbare Energien, Präzisionsfertigung und Pharmazie tätig sind. Ausländische Arbeitgeber stellen in Deutschland ein, wenn sie nach Führungskräften, Ingenieuren, Gebietsverkaufsleitern, Projektmanagern und Beratern suchen.

Derzeit steht der deutsche Arbeitsmarkt unter Druck und die Arbeitslosigkeit steigt. Gleichzeitig gibt es in Schlüsselindustrien Fachkräftemangel. In diesen Branchen ist es nicht ungewöhnlich, dass Bewerbern Vergütungspakete angeboten werden, die deutlich über dem deutschen durchschnittlichen Bruttojahresgehalt von 53.900 € liegen.

In München, Berlin, Hamburg und Frankfurt müssen Arbeitgeber für die gleichen Stellen mit deutlich höheren Kosten rechnen. Dies liegt zum Teil an den hohen Lebenshaltungskosten in diesen Städten, aber auch daran, dass dort viele hochqualifizierte Kandidaten leben.

Was Sie wissen sollten, wenn Sie Expatriates in Deutschland einstellen

Das deutsche Einwanderungsverfahren unterscheidet sich je nachdem, ob ein Mitarbeitender ein Arbeitsvisum innerhalb oder außerhalb des Landes beantragt.

Wenn eine Person bereits in Deutschland lebt und berechtigt ist, ein Arbeitsvisum zu beantragen, wird der Antrag von der örtlichen Ausländerbehörde bearbeitet und nicht von einer deutschen Auslandsvertretung. Die Bearbeitungszeit für diese Art von Antrag beträgt zwischen vier und zwölf Wochen.
Der Aufenthalt in Deutschland gewährt ausländischen Staatsangehörigen nicht automatisch das Recht, im Land zu arbeiten. In diesem Fall kann Ihr Kandidat möglicherweise nicht mit der Arbeit beginnen, bis die entsprechende Genehmigung vorliegt.

Wer ein Arbeitsvisum aus dem Ausland beantragen möchte, muss dies bei der örtlichen deutschen Botschaft oder dem Konsulat tun. Dieser Prozess kann sechs bis zwölf Wochen dauern, vorausgesetzt, alle Dokumente liegen vor und das Interview verläuft erfolgreich.

Gängige Wege zur Visumerteilung in Deutschland sind:

Fachkräfte / Blaue Karte EU (EU Blue Card): Bewerber müssen ein konkretes Stellenangebot oder einen Arbeitsvertrag in Deutschland haben, das ihrer Berufsausbildung entspricht, wobei die Position mit einem anerkannten Universitätsabschluss (deutscher oder gleichwertiger ausländischer Abschluss) übereinstimmen muss.

Die Mindestgehaltsgrenze für die Blaue Karte EU beträgt 50.700 € jährlich für Standardberufe oder 45.934,20 € jährlich für Mangelberufe.

Wichtige Compliance-Aspekte für ausländische Arbeitgeber in Deutschland

Das Arbeitsrecht in Deutschland ist sehr klar strukturiert und enthält detaillierte Vorschriften, die alle Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses regeln. Arbeitgeber, die erstmals in Deutschland einstellen, sollten mehrere wichtige Compliance-Aspekte beachten.

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) betrifft Arbeitgeber, die die Dienstleistungen eines Personaldienstleisters oder eines Employer of Record (EOR) nutzen. Dies erfordert, dass der Personaldienstleister oder das EOR-Unternehmen eine gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung (ausgestellt von der Bundesagentur für Arbeit) besitzt und eine Überlassung auf 18 aufeinanderfolgende Monate beschränkt ist. Ein Personaldienstleister oder EOR-Anbieter muss den Prozess und die Vorgaben des AÜG sorgfältig handhaben, da Verstöße zu Strafen führen können.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge müssen so formuliert sein, dass sie dem deutschen Recht entsprechen, nicht dem Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber tätig ist. Ein Aspekt des deutschen Arbeitsrechts, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind Tarifverträge. Diese regeln die Mindestarbeitsbedingungen für bestimmte Branchen. Falls sie Anwendung finden, müssen Arbeitsverträge entsprechend gestaltet werden.

Arbeitnehmerfehlklassifikation

Nach deutschem Recht stellt die Arbeitnehmerfehlklassifikation einen schwerwiegenden Verstoß dar. Dies geschieht am häufigsten, wenn ein unabhängiger Auftragnehmer engagiert, aber dann als festangestellter Arbeitnehmer behandelt wird. Dies wird auch als Scheinselbstständigkeit bezeichnet. Behörden unterscheiden klar zwischen Vollzeitbeschäftigten mit festem Gehalt und unabhängigen Auftragnehmern bzw. Selbstständigen. Diese Unterscheidung basiert darauf, wie viel Autonomie der Auftragnehmer bei der Festlegung seiner eigenen Aufträge und der Annahme anderer Kunden hat. Auch die Kontrolle über Arbeitszeiten und Freizeit kann herangezogen werden, um zu bestimmen, ob der Auftragnehmer in Wirklichkeit als Arbeitnehmer tätig ist.

Wurde ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängiger Auftragnehmer klassifiziert, können Behörden den Arbeitgeber auffordern, Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern zu leisten. Der Arbeitgeber kann zudem zur Leistung von Strafzahlungen oder Bußgeldern verpflichtet werden.

Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland unterliegt strengen Kündigungsschutzbestimmungen, insbesondere für Arbeitnehmer, die unter das Kündigungsschutzgesetz fallen. Zu den wichtigsten Aspekten zählen das Vorliegen eines triftigen Kündigungsgrundes, die Einhaltung der Kündigungsfristen sowie die Zahlung einer Abfindung an berechtigte Mitarbeitende.

Wenn Arbeitgeber die Mindestanforderungen an Kündigungsfristen und Abfindungen nicht einhalten, kann der Kündigungsfall beim zuständigen Arbeitsgericht angezeigt werden.

Wie ein Employer of Record Sie bei der Einstellung in Deutschland unterstützen kann

An dieser Stelle sind Sie bereits mit den Herausforderungen vertraut, die mit der Einstellung in Deutschland einhergehen. Nachdem Sie die richtige Kandidatin oder den richtigen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie noch die rechtlichen Anforderungen für die Anstellung erfüllen. Dazu ist es notwendig, eine lokale Gesellschaft zu gründen und sich mit den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen, der Lohnabrechnung, Steuern, gesetzlichen Sozialleistungen und Einwanderungsvorschriften auseinanderzusetzen. All dies muss ohne Compliance-Fehler erfolgen.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, bietet Ihnen eine weitere Option. Wir können Ihren Mitarbeitenden oder ein kleines Team mithilfe unserer bestehenden Infrastruktur und Expertise einstellen. Als rechtlicher Arbeitgeber kümmern wir uns um alles vom Onboarding bis zum Abschluss des Arbeitsverhältnisses und gewährleisten dabei die Einhaltung der deutschen Gesetze.

Für Sie als ausländischer Arbeitgeber verändert dies die Art und Weise, wie die Personalbeschaffung in Deutschland abläuft. Sie können sich auf den Ausbau Ihres Geschäfts konzentrieren, in dem Wissen, dass wir jede Facette des Beschäftigungsverhältnisses regeln.

Sind Sie bereit, in Deutschland einzustellen?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Deutschland einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem deutschen Rekrutierungsexperten über Ihre Einstellungsanforderungen.

Quellen:

Beschäftigung und Sozialversicherung in Deutschland
Deutschland - Privatpersonen - Sonstige Steuern
Deutschland Bruttomindestlöhne
Durchschnittliches Bruttomonatsgehalt - Statistisches Bundesamt
Was Deutschland 2026 verdient: Stepstone veröffentlicht neuen Gehaltsreport basierend auf 1,3 Millionen Datenpunkten