Employer of Record in Deutschland

Wie ein Employer of Record in Deutschland funktioniert

Die Suche nach der richtigen Person ist nur der Anfang des Einstellungsprozesses in Deutschland. Der schwierigere Teil besteht darin, eine lokale rechtliche Einheit zu etablieren, um deutsches Talent einzustellen. Hier kann ein Employer of Record (EOR) für ausländische Unternehmen von Vorteil sein. Als rechtlicher Arbeitgeber stellt der EOR die ordnungsgemäße Anstellung deutscher Mitarbeitender sicher und verwaltet die globale Gehaltsabrechnung sowie Sozialleistungen gemäß deutschem Arbeitsrecht.

Rivermates EOR-Dienstleistungen basieren auf drei Säulen:

• HR-Experten, die den lokalen Markt und das Arbeitsrecht verstehen.
• Ein Netzwerk deutscher Partner, das es uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Benefits anzubieten.
• Die Rivermate Plattform, die jeden Aspekt des Beschäftigungsverhältnisses vereinfacht.

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Deutscher Arbeitsmarkt: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Höchste Einstellungsaktivität:	Berlin, München, Hamburg, Frankfurt
Einstellungszeiten:	Lokale Junior- oder Supportrollen: 2-3 Wochen Lokale Senior-Positionen: bis zu 6 Wochen Ausländer: bis zu 12 Wochen
Nachgefragte Branchen:	Ingenieurwesen, Produktion, Pharma, erneuerbare Energien, IT
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Medizin, Lebensmittelwissenschaften, Bildung und professionelle Dienstleistungen
Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberbeiträge:	Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen zwischen 20% und 23% des Bruttogehalts des Mitarbeiters, bis zu den gesetzlichen Einkommensobergrenzen.
	Rentenversicherung: 9,3% Arbeitslosenversicherung: 1,3% Krankenversicherung: 7,3% + 1,45% Langzeitpflegeversicherung: 1,8% Berufsunfallversicherung: 1-1,6% Insolvenzbeitrag: 0,15%
Gesetzlicher Mindestlohn:	€13,90/Stunde ab Januar 2026.
Durchschnittliches Bruttojahresgehalt für Deutschland:	€53.900
Einkommensteuer des Mitarbeiters:	Bis €12.348 zahlen Mitarbeitende 0%. Danach 14%-45%, abhängig vom Jahresgehalt.

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Was kostet die Einstellung in Deutschland?

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland beeinflussen die Gesamtkosten für die Vergütung erheblich und sind höher als manche Arbeitgeber erwarten. Vergütungspakete setzen sich zusammen aus Grundgehalt, Sozialversicherungsbeiträgen, gesetzlichen Leistungen und weiteren Benefits, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden.

Grundgehalt

Gehälter in Deutschland variieren stark nach Stadt und Branche. Die medianen Bruttogehälter unterscheiden sich auch zwischen West- und Ostdeutschland. Zur Veranschaulichung:

• Westdeutschland: €56.250 pro Jahr.
• Ostdeutschland: €48.750 pro Jahr (ohne Berlin).
• München (West): €64.750 pro Jahr.
• Dresden (Ost): €51.000 pro Jahr.

Branchen mit den höchsten medianen Gehältern sind Bankwesen, Luft- und Raumfahrt sowie Versicherungen, während Gastgewerbe, Tourismus und handwerkliche Berufe oft unter dem jährlichen Bruttomedian in Deutschland von €53.900 verdienen.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Arbeitgeberbeiträge in Deutschland belaufen sich auf etwa 21 bis 23% des Gehalts. Diese setzen sich derzeit aus:

Beitrag	Arbeitgeberanteil
Rentenversicherung	9,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich
Arbeitslosenversicherung	1,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich
Gesetzliche Krankenversicherung	7,3% + 1,3% bis zu einer Einkommensobergrenze von €69.750 jährlich
Langzeitpflegeversicherung	1,8% bis zu einer Einkommensobergrenze von €69.750 jährlich
Insolvenzbeitrag	0,15%, bis zu einer Einkommensobergrenze von €101.400 jährlich

Für bestimmte Branchen oder Unfallrisiken wird zudem eine betriebliche Unfallversicherung vom Arbeitgeber gezahlt.

Gesetzliche Leistungen

In Deutschland müssen Arbeitgeber bei der Berechnung der Beschäftigungskosten verschiedene gesetzliche Benefits berücksichtigen. Diese sind:

• Gesetzlicher bezahlter Jahresurlaub: Mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
• Gesetzlicher Krankheitsurlaub: Sechs Wochen pro Krankheit nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Arbeitgeber zahlen 100% des Gehalts für die vollen sechs Wochen.
• Mutterschutz: Vierzehn Wochen bezahlter Mutterschutz. Dieser ist in sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt aufgeteilt.
• Vaterschaftsurlaub: Anspruch auf bis zu 3 Jahre jobgeschützte Freistellung pro Kind.

Das Fazit

Deutschland ist vor allem als ein moderater bis hoher Beschäftigungskosten-Markt einzustufen. Im Jahr 2025 lagen die durchschnittlichen Arbeitskosten etwa 29% über dem EU-Durchschnitt. Arbeitgeber sollten hohe Gehälter zusammen mit weiteren erheblichen Beschäftigungskosten einplanen.

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Berechnen Sie die Kosten für die Einstellung in Deutschland

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Wie die Einstellung in Deutschland wirklich aussieht

Gesamt: 🟡 Moderat herausfordernd

Einfacher zu navigieren	Herausfordernder zu navigieren
🟢 Gesamte Talentverfügbarkeit	🔴 Spezialisten finden
🟡 Einstellungsaktivität in wichtigen Zentren	🔴 Kandidatenerwartungen
🟡 Gehaltsdruck	🔴 Hochreguliertes Arbeitsrecht

Ausländische Arbeitgeber, die erstmals auf den Markt treten, finden eine stark strukturierte und regulierte Beschäftigungsumgebung vor, in der die Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts Priorität hat.

Deutschland verfügt über einen großen Talentpool an qualifizierten Fachkräften, die in spezialisierten Branchen wie erneuerbaren Energien, Präzisionsfertigung und Pharma arbeiten. Ausländische Arbeitgeber stellen in Deutschland ein, wenn sie Führungskräfte, Ingenieure, regionale Vertriebsleiter, Projektmanager und Berater suchen.

Derzeit ist der deutsche Arbeitsmarkt unter Druck, die Arbeitslosigkeit steigt. Gleichzeitig gibt es in Schlüsselindustrien Fachkräftemangel. In diesen Branchen ist es nicht ungewöhnlich, dass Kandidaten Vergütungspakete erhalten, die deutlich über dem deutschen Durchschnitts-Bruttogehalt von €53.900 liegen.

Arbeitgeber können erwarten, für die gleichen Positionen in München, Berlin, Hamburg und Frankfurt deutlich mehr zu zahlen. Das liegt teilweise an den hohen Lebenshaltungskosten in diesen Städten, aber auch daran, dass dort viele hochqualifizierte Kandidaten leben.

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Was Sie wissen sollten, wenn Sie Expats in Deutschland einstellen

Der Einwanderungsprozess in Deutschland unterscheidet sich, je nachdem ob ein Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb des Landes einen Arbeitsvisum beantragt.

Wenn eine Person bereits in Deutschland lebt und berechtigt ist, einen Arbeitsvisum zu beantragen, bearbeitet die lokale Ausländerbehörde (Ausländeramt) deren Antrag, anstatt eine deutsche Botschaft im Ausland. Die Bearbeitungszeit für diese Art von Antrag liegt zwischen 4 und 12 Wochen.
Das Leben in Deutschland ermöglicht es Ausländern nicht automatisch, das Recht auf Arbeit zu erhalten. In diesem Fall kann der Kandidat möglicherweise erst mit der Arbeit beginnen, wenn die entsprechende Genehmigung vorliegt.

Personen, die aus dem Ausland ein Arbeitsvisum beantragen, müssen dies bei ihrer örtlichen deutschen Botschaft oder Konsulat tun. Dieser Prozess kann 6 bis 12 Wochen dauern, vorausgesetzt alle Dokumente liegen vor und das Interview ist erfolgreich.

Häufige Visumwege in Deutschland sind:

Fachkraft / EU Blue Card: Antragsteller müssen ein konkretes Jobangebot oder einen Arbeitsvertrag in Deutschland haben, der ihrer beruflichen Qualifikation entspricht, wobei die Position an einen anerkannten Hochschulabschluss (deutscher oder gleichwertiger ausländischer Abschluss) gekoppelt ist.

Der Mindestgehaltschwelle für die EU Blue Card beträgt €50.700 jährlich für Standardberufe oder €45.934,20 jährlich für Mangelberufe.

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Wichtige Compliance-Aspekte für ausländische Arbeitgeber in Deutschland

Die Beschäftigungsregelungen in Deutschland sind sehr strukturiert, mit detaillierten Vorschriften, die alle Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses regeln. Arbeitgeber, die erstmals in Deutschland einstellen, sollten auf mehrere wichtige Compliance-Themen achten.

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) betrifft Arbeitgeber, die die Dienste einer Zeitarbeitsfirma oder eines Employer of Record nutzen. Dies erfordert, dass die Agentur oder der EOR-Anbieter eine gültige Überlassungslizenz (ausgestellt durch die Bundesagentur für Arbeit) besitzt und einen Einsatz auf 18 aufeinanderfolgende Monate beschränkt. Eine Agentur oder ein EOR-Dienstleister muss den Prozess und die Bestimmungen des AÜG sorgfältig steuern, da Verstöße zu Strafen führen können.

Arbeitsverträge

Arbeitsverträge müssen so gestaltet sein, dass sie deutschem Recht entsprechen, nicht dem Recht des Landes, in dem der Arbeitgeber tätig ist. Ein Aspekt des deutschen Arbeitsrechts, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, sind Tarifverträge. Diese regeln die Mindestarbeitsbedingungen für bestimmte Branchen. Wo sie Anwendung finden, müssen Arbeitsverträge entsprechend formuliert werden.

Scheinselbstständigkeit

Nach deutschem Recht gilt die Scheinselbstständigkeit als schwerwiegendes Vergehen. Diese tritt häufig auf, wenn ein Auftragnehmer eingestellt, aber wie ein Arbeitnehmer behandelt wird. Behörden stellen eine klare Unterscheidung zwischen Vollzeitangestellten mit Festgehalt und Auftragnehmern. Diese Unterscheidung basiert auf dem Autonomiestatus des Auftragnehmers bei der Entscheidung eigener Einsätze und bei der Annahme weiterer Kunden. Auch die Kontrolle der Arbeitszeiten und Freizeit kann herangezogen werden, um festzustellen, ob der Auftragnehmer tatsächlich als Arbeitnehmer tätig ist.

Wird ein Arbeitnehmer fälschlicherweise als Auftragnehmer klassifiziert, können Behörden vom Arbeitgeber die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern verlangen. Der Arbeitgeber kann auch haftbar gemacht werden, wenn Bußgelder oder Strafen verhängt werden.

Kündigungen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland ist an strengen Mitarbeiterschutz gebunden, insbesondere bei Mitarbeitenden, die durch das Kündigungsschutzgesetz geschützt sind. Wichtig ist hierbei, einen vernünftigen Kündigungsgrund, die Einhaltung der Kündigungsfristen und die Zahlung von Abfindungen an berechtigte Mitarbeitende.

Wenn Arbeitgeber die Mindestanforderungen an Kündigungsfristen und Abfindungszahlungen nicht einhalten, kann der Kündigungsfall beim örtlichen Arbeitsgericht angezeigt werden.

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Wie ein Employer of Record Ihnen beim Einstellen in Deutschland helfen kann

Bis hierhin sind die Herausforderungen bei der Einstellung in Deutschland klar. Nachdem Sie den richtigen Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihn rechtlich beschäftigen. Das erfordert die Gründung einer rechtlichen Einheit und die Navigation durch lokale Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnung, Steuern, gesetzliche Benefits und Einwanderungsregeln. All dies muss fehlerfrei erfolgen.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, bietet Ihnen eine weitere Option. Wir können Ihren Mitarbeitenden oder kleinen Teams mit unserer bestehenden Infrastruktur und Expertise einstellen. Als rechtlicher Arbeitgeber übernehmen wir alles vom Onboarding bis zum Austritt und gewährleisten die Einhaltung deutscher Gesetze.

Für Sie als ausländischer Arbeitgeber ändert sich dadurch die Art des Einstellens in Deutschland. Sie können sich auf den Aufbau Ihres Geschäfts konzentrieren, während wir jeden Aspekt des Beschäftigungsverhältnisses übernehmen.

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Bereit, in Deutschland einzustellen?

Haben Sie die Person gefunden, die Sie in Deutschland einstellen möchten? Sprechen Sie mit unserem deutschen Einstellungs-Experten über Ihre Einstellungsbedürfnisse.

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Quellen:

Employment and Social Insurance in Germany
Germany – Individual – Other taxes
Germany Gross Minimum Wages
Durchschnittliches Bruttomonatsgehalt - Statistisches Bundesamt
Was Deutschland 2026 verdient: Stepstone veröffentlicht neuen Gehaltsreport basierend auf 1,3 Millionen Datenpunkten