De COVID-19-pandemie heeft de adoptie van thuiswerkregelingen in Taiwan aanzienlijk versneld. Voorheen ongebruikelijk, is thuiswerken (WFH) nu een gangbare praktijk geworden, ondersteund door recente juridische ontwikkelingen. Deze gids verkent het huidige landschap van thuiswerken in Taiwan, inclusief relevante regelgeving, technologische overwegingen en verantwoordelijkheden van werkgevers.

Juridisch Kader

Het primaire juridische kader dat thuiswerken in Taiwan regelt, is de Arbeidsnormenwet (LSA). De LSA schetst de rechten en verplichtingen van zowel werkgevers als werknemers, met inbegrip van aspecten zoals minimumloon, werktijden en verlofrechten. Het is evenzeer van toepassing op thuiswerkers, waardoor zij dezelfde bescherming genieten als hun collega's op kantoor.

Belangrijke Bepalingen van de LSA voor Thuiswerken

• Standaard Werkweek: De LSA schrijft een standaard werkweek van 40 uur voor, die ook van toepassing is op thuiswerkers. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat deze werktijden worden nageleefd en rustpauzes, vrije dagen en overwerkvergoeding bieden aan thuiswerkers zoals bepaald in de wet.
• Arbeidsovereenkomsten: Thuiswerkregelingen moeten duidelijk worden gedefinieerd in de arbeidsovereenkomst. Dit omvat details zoals werktijden, communicatiemethoden, apparatuurvereisten en vergoedingen voor werkgerelateerde uitgaven.

Belangrijke Overwegingen uit de Richtlijnen

• Verantwoordelijkheden van Werkgevers: Werkgevers zijn verplicht redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen om de arbeidsveiligheid en gezondheid van thuiswerkers te waarborgen. Dit omvat maatregelen om potentiële risico's zoals isolatie en verlengde werktijden aan te pakken.
• Apparatuur en Uitgaven: Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om elke werkplek van een thuiswerker in te richten, moedigen de Richtlijnen redelijke vergoeding aan voor werkgerelateerde uitgaven zoals internetrekeningen of ergonomische apparatuur, indien gespecificeerd in de arbeidsovereenkomst.

Handhaving

Het Arbeidsinspectiebureau is verantwoordelijk voor de handhaving van de naleving van de LSA en aanverwante regelgeving. Dit zorgt voor eerlijke behandeling en naleving van werknemersbescherming in thuiswerkregelingen.

Technologische Infrastructuur

Taiwan beschikt over een goed ontwikkelde technologische infrastructuur, waardoor het goed geschikt is voor thuiswerkpraktijken. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

• Hogesnelheidsinternet: Taiwan heeft een wijdverbreid netwerk van hogesnelheidsinternetproviders, die betrouwbare en snelle verbindingen bieden die cruciaal zijn voor effectief thuiswerken.
• Cloudgebaseerde Tools: Cloudgebaseerde samenwerkings- en communicatietools zoals projectmanagementsoftware en videoconferentieplatforms zijn essentieel voor naadloze communicatie en teamwork in een thuiswerksituatie.
• Cybersecurity: Werkgevers die thuiswerkpraktijken implementeren, moeten prioriteit geven aan cybersecuritymaatregelen om gevoelige gegevens te beschermen en netwerkbeveiliging te waarborgen.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers in Taiwan hebben specifieke verantwoordelijkheden ten opzichte van hun thuiswerkers:

• Duidelijke Communicatie: Werkgevers moeten verwachtingen, werktijden, communicatieprotocollen en methoden voor prestatie-evaluatie duidelijk definiëren voor thuiswerkers in de arbeidsovereenkomst.
• Training en Ondersteuning: Het bieden van adequate training aan thuiswerkers over communicatietools, cybersecuritypraktijken en timemanagementtechnieken kan de productiviteit en het welzijn verbeteren.
• Prestatiemanagement: Het vaststellen van duidelijke prestatiestatistieken en het regelmatig uitvoeren van prestatiebeoordelingen zijn cruciaal voor het effectief beheren van thuiswerkers.
• Ergonomie en Welzijn: Werkgevers moeten thuiswerkers aanmoedigen om ergonomische werkplekken in te richten en pauzes te nemen om gezondheidsproblemen door langdurig zitten te voorkomen.

Taiwan biedt een verscheidenheid aan flexibele werkregelingen om tegemoet te komen aan de diverse behoeften van werknemers. Deze regelingen omvatten deeltijdwerk, flexibele werktijden en baan delen.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk stelt werknemers in staat om een verminderd schema te werken in vergelijking met een voltijdse positie. De Arbeidsnormenwet (LSA) regelt de minimumstandaarden voor deeltijdwerkers, waaronder:

• Minimumloon: Deeltijdwerkers hebben recht op hetzelfde minimumloon als voltijdse werknemers, gebaseerd op de uren die ze werken.
• Voordelen: Hoewel voordelen zoals ziektekostenverzekering kunnen variëren afhankelijk van het beleid van de werkgever en het aantal gewerkte uren, hebben deeltijdwerkers recht op bepaalde voordelen onder de LSA.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld een deeltijdpositie aanbieden met 20 uur per week. De werknemer zou het minimumloon per gewerkt uur ontvangen en mogelijk in aanmerking komen voor naar rato berekende voordelen op basis van het bedrijfsbeleid.

Flexibele Werktijden

Flexibele werktijden geven werknemers enige flexibiliteit in hun werktijden binnen een vooraf bepaalde tijdsperiode. De LSA vermeldt flexibele werktijden niet expliciet, maar werkgevers hebben de vrijheid om dergelijke regelingen te implementeren via overeenkomsten met werknemers.

Zo kunnen flexibele werktijden werken:

• Kernwerktijden: De werkgever kan een specifieke tijdsperiode aanwijzen waarin alle werknemers beschikbaar moeten zijn, bijvoorbeeld van 10:00 uur tot 16:00 uur.
• Flexibel Schema: Werknemers kunnen hun begin- en eindtijden binnen de dag kiezen zolang ze hun totale vereiste werkuren per week vervullen.

Deze benadering stelt werknemers in staat om persoonlijke verplichtingen te beheren en mogelijk een betere balans tussen werk en privéleven te bereiken.

Baan Delen

Baan delen houdt in dat twee of meer deeltijdwerkers de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse positie delen. De LSA heeft geen specifieke regels voor baan delen, maar het kan worden geïmplementeerd via overeenkomsten waarin verantwoordelijkheden, werkverdeling en communicatieprotocollen worden vastgelegd.

Voordelen van baan delen zijn onder andere:

• Baan delen kan een goede optie zijn voor werknemers die minder uren willen werken terwijl ze voltijdse voordelen behouden (indien aangeboden door de werkgever).
• Werkgevers kunnen profiteren van een breder scala aan vaardigheden en mogelijk de kosten van voltijdse posities verlagen.

De verschuiving naar werken op afstand in Taiwan heeft zorgen over gegevensbescherming en privacy naar de voorgrond gebracht. Zowel werkgevers als werknemers hebben specifieke verplichtingen en rechten met betrekking tot gegevensverwerking in een werkomgeving op afstand.

Verplichtingen van de Werkgever

Taiwanese werkgevers dragen een grote verantwoordelijkheid voor het beveiligen van persoonlijke en bedrijfsgegevens die door werknemers op afstand worden benaderd. Hier zijn enkele belangrijke verplichtingen:

• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers moeten passende beveiligingsmaatregelen implementeren om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te beschermen. Dit kan praktijken omvatten zoals toegangscontrole, gegevensversleuteling en training van werknemers over de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging.
• Gegevensminimalisatie: Werkgevers moeten alleen de minimale hoeveelheid werknemersgegevens verzamelen en opslaan die nodig zijn voor werkdoeleinden, in overeenstemming met de principes die zijn uiteengezet in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (PDPA).

De PDPA is de belangrijkste wetgeving die gegevensbescherming in Taiwan regelt. Het schetst principes voor gegevensverzameling, -verwerking, -opslag en -overdracht, en zorgt voor de privacyrechten van individuen.

• Transparantie: Werkgevers zijn verplicht transparant te zijn tegenover werknemers over de soorten gegevens die worden verzameld, het doel van gegevensverzameling en hoe de gegevens zullen worden gebruikt en opgeslagen.

Deze transparantie kan worden bereikt door middel van duidelijke bedrijfsbeleid en communicatie met werknemers over gegevensverwerkingspraktijken.

Rechten van de Werknemer

Werknemers op afstand in Taiwan hebben specifieke rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens:

• Toegang en Correctie: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om correcties te verzoeken indien nodig.
• Gegevenswissing: Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers verzoeken om hun persoonlijke gegevens te wissen zodra deze niet langer nodig zijn voor het werkdoel.

Werkgevers moeten procedures vaststellen waarmee werknemers deze rechten effectief kunnen uitoefenen.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Zowel werkgevers als werknemers kunnen bijdragen aan een veilige werkomgeving op afstand door middel van beste praktijken:

• Sterke Wachtwoorden: Handhaaf het gebruik van sterke en unieke wachtwoorden voor alle werkaccounts en apparaten.
• Versleuteling: Gebruik gegevensversleutelingstechnologieën om gevoelige gegevens zowel tijdens verzending als in rust te beschermen.
• Beperkte Toegang: Verleen werknemers alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.
• Regelmatige Training: Voorzie werknemers van regelmatige training over de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging en gegevensbeschermingsprotocollen.
• Beveiliging van Persoonlijke Apparaten: Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden, mogelijk inclusief de mogelijkheid om apparaten op afstand te wissen in geval van verlies.