Employer of Record in Puerto Rico

Een Employer of Record (EOR) in Puerto Rico is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt en betaalt namens jou. Dit betekent dat je een team in Puerto Rico kunt opbouwen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR regelt alle administratieve en juridische taken van tewerkstelling. Zie hen als je lokale HR-partner, die salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de arbeidswetgeving in Puerto Rico beheert. Jij beheert het dagelijkse werk van je team, terwijl de EOR de rest verzorgt. Voor bedrijven die willen aannemen in Puerto Rico, kunnen aanbieders zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Puerto Rico

Het gebruik van een EOR om te werven in Puerto Rico is een eenvoudig proces. Het stelt je in staat om snel en correct nieuw talent aan te nemen.

Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent: Je identificeert de persoon die je wilt aannemen in Puerto Rico.
2. De EOR neemt ze aan: De EOR neemt wettelijk de werknemer aan via hun lokale Puerto Ricaanse entiteit. Ze regelen het arbeidscontract, zodat het voldoet aan alle lokale arbeidswetten.
3. Onboarding: De EOR beheert het onboardingproces. Dit omvat het opzetten van salarisadministratie, het inschrijven van de werknemer in verplichte voordelen en het zorgen dat alle papierwerk correct is.
4. Loon- en voordelenbeheer: De EOR zorgt ervoor dat je werknemer correct en op tijd betaald wordt. Ze beheren ook alle inhoudingen voor belastingen en sociale bijdragen zoals vereist door de wet in Puerto Rico.
5. Doorlopende naleving: De EOR blijft op de hoogte van de arbeidswetten in Puerto Rico. Ze behandelen eventuele HR-problemen die kunnen ontstaan, zodat jij compliant blijft.
6. Jij beheert je werknemer: Jij geeft leiding aan de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer, net als bij elk ander lid van je team. De EOR regelt de administratieve kant van de tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Puerto Rico

Het gebruik van een EOR in Puerto Rico vereenvoudigt je uitbreiding. Het verwijdert de juridische en administratieve obstakels van het aannemen in een nieuw gebied, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf. Je krijgt toegang tot een nieuwe talentenpool zonder de tijd en kosten van het zelf oprichten van een juridische entiteit.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Sneller de markt betreden: Je kunt snel werknemers aannemen en operaties starten in Puerto Rico. Je hoeft niet door het lange proces van het opzetten van een lokaal bedrijf.
• Zorg voor juridische naleving: Puerto Rico heeft zijn eigen specifieke arbeidswetten en regelgeving. Een EOR heeft de lokale expertise om deze complexiteiten te navigeren, waardoor je risico op niet-naleving vermindert.
• Tijdbesparing en kostenbesparing: Het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit brengt aanzienlijke kosten en administratief werk met zich mee. Een EOR regelt alle HR-gerelateerde taken, waardoor je geld bespaart op juridische kosten en interne administratief personeel.
• Aanbieden van concurrerende voordelen: Een EOR kan je werknemers voorzien van wettelijk verplichte en concurrerende voordelenpakketten, inclusief ziektekostenverzekering en pensioenregelingen. Dit helpt je top talent aan te trekken en te behouden in de lokale markt.
• Flexibiliteit verkrijgen: Een EOR geeft je de flexibiliteit om je personeelsbestand op of af te schalen naargelang de behoeften van je bedrijf, zonder de complexiteit van directe arbeidscontracten.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Puerto Rico uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Puerto Rico wordt gewaarborgd.

Werven in Puerto Rico betekent navigeren door een uniek juridisch landschap dat Amerikaanse federale wetten combineert met haar eigen specifieke arbeidsregels. Als een U.S. territory zullen veel arbeidsnormen vertrouwd aanvoelen, maar er bestaan belangrijke verschillen die u moet kennen. Bijvoorbeeld, een kerstbonus is een verplichte arbeidsvoorwaarde voor werknemers. Om rechtstreeks te werven, moet u zich registreren als werkgever bij meerdere overheidsinstanties, waaronder het Department of Labor en het Department of Treasury. U bent ook verantwoordelijk voor het beheren van loonbelasting en het naleven van lokale wetten over lonen, werktijden en verlof.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge overeenkomsten erkend worden, raden wij sterk aan om schriftelijke contracten te gebruiken in Puerto Rico om duidelijkheid en bescherming voor alle betrokkenen te waarborgen. U kunt het contract in elke taal opstellen, zolang zowel u als de werknemer het begrijpen.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten duidelijk het volgende vermelden:

• Functiebeschrijvingen: Wat de werknemer zal doen.
• Salaris en vergoeding: Hoeveel en hoe vaak de werknemer betaald krijgt.
• Werktijden: Het verwachte schema.
• Voordelen: Dit omvat verplichte voordelen zoals betaald verlof en sociale zekerheidsbijdragen.
• Proeftijd: De duur van de proefperiode.
• Beëindigingsbeleid: De voorwaarden waaronder beide partijen het contract kunnen beëindigen.

Proeftijd

In Puerto Rico hebben nieuwe werknemers doorgaans een proeftijd. Dit stelt u in staat om hun prestaties te beoordelen voordat ze volledige arbeidsstatus krijgen.

Tenzij uw arbeidsovereenkomst anders aangeeft, is deze proeftijd automatisch van toepassing.

Werktijden & overwerk

De standaard werkweek in Puerto Rico bedraagt 40 uur, gebaseerd op een 8-urige werkdag. Als een werknemer meer dan 8 uur per dag of 40 uur per week werkt, heeft hij recht op overwerkvergoeding. Het overurentarief is doorgaans minimaal 1,5 keer het reguliere uurloon.

Publieke & regionale feestdagen

Werknemers in Puerto Rico hebben recht op een aantal feestdagen. Houd deze data in gedachten bij het plannen van werk en het berekenen van verlof.

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 6 januari: Driekoningen
• 15 januari: Martin Luther King Jr. Day
• 19 februari: Presidents' Day
• 22 maart: Emancipatie Dag
• 29 maart: Goede Vrijdag
• 16 april: José de Diego Dag
• 27 mei: Memorial Day
• 19 juni: Juneteenth
• 4 juli: Onafhankelijkheidsdag (VS)
• 25 juli: Grondwettelijk Dag Puerto Rico
• 2 september: Labor Day
• 14 oktober: Columbus Day
• 11 november: Veterans Day
• 19 november: Ontdekking van Puerto Rico Dag
• 28 november: Thanksgiving Day
• 25 december: Kerstmis

Werven van contractors in Puerto Rico

U kunt ook zelfstandige contractors in Puerto Rico inhuren. Dit kan een flexibele optie zijn, maar het is belangrijk om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële sancties.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te vermijden. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor uw werknemers in Puerto Rico op zich. Dit omvat:

• Zorgen voor conforme contracten
• Beheren van loonadministratie en belastingen
• Verstrekken van wettelijke voordelen

Door gebruik te maken van een EOR, kunt u talent in Puerto Rico werven zonder dat u een lokale entiteit hoeft op te richten of zich zorgen hoeft te maken over complexe arbeidswetten. Dit stelt u in staat om te focussen op het groeien van uw bedrijf terwijl wij de HR en compliance regelen.

Wanneer u in Puerto Rico aanneemt, moet u de lokale compensatie- en loonpraktijken begrijpen. Dit omvat een dualistisch systeem waarbij u zowel de Amerikaanse federale wetten als de Puerto Ricaanse wetten volgt. Deze gids geeft een overzicht van wat u moet weten om uw team correct te betalen en compliant te blijven.

Looncyclus & loonstructuur

U kunt uw werknemers in Puerto Rico betalen op basis van een tweewekelijkse, maandelijkse of halfmaandelijkse cyclus. Ongeacht welke cyclus u kiest, moet u op de 15e van de maand betalen.

Een standaard werkweek is 40 uur, meestal acht uur per dag over vijf dagen.

Puerto Rico heeft ook een verplichte 13e maand salaris, wat een kerstbonus is die in december wordt uitbetaald. Het bedrag hangt af van het aantal werknemers:

• Meer dan 21 werknemers: 2% van het jaarlijkse salaris van de werknemer, tot een maximum van $600.
• 21 of minder werknemers: 2% van het jaarlijkse salaris van de werknemer, tot een maximum van $300.

Overwerk & minimumlonen

Het minimumloon in Puerto Rico bedraagt $10,50 per uur vanaf 1 juli 2024. Dit geldt voor de meeste niet-vrijgestelde werknemers.

U moet overwerk betalen voor alle uren gewerkt buiten de standaard 40-urige werkweek. Het overurentarief is 150% van het reguliere loon. Als een werknemer op een feestdag werkt, geldt ook een overurentarief van 150%. Voor alle overuren boven de 10 uur per week, stijgt het tarief naar 200% van het reguliere salaris.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Puerto Rico bent u verantwoordelijk voor verschillende belastingen en bijdragen. Deze omvatten zowel federale als lokale verplichtingen.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U moet verschillende belastingen en inhoudingen van de loonstrook van uw werknemers inhouden.

In Puerto Rico zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van Amerikaanse federale wetten en lokale regelgeving. Dit betekent dat je enkele vertrouwde beschermingen zult vinden, maar ook unieke vereisten waar je aan moet voldoen. Het bieden van de juiste voordelen is essentieel om geweldige werknemers aan te trekken en te behouden. Het laat zien dat je je team waardeert en investeert in hun welzijn.

Wettelijk Verlof

De wet in Puerto Rico vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden. Dit zijn de minimumeisen, en je kunt altijd meer aanbieden.

• Jaarlijks Verlof: De hoeveelheid betaald verlof die een werknemer krijgt, hangt af van hun dienstjaren bij jouw bedrijf. Om in aanmerking te komen, moeten werknemers minimaal 115 tot 130 uur per maand werken, afhankelijk van het specifieke verlof.
  • Eerste jaar: 6 dagen.
  • 1 tot 5 jaar: 9 dagen.
  • 5 tot 15 jaar: 12 dagen.
  • Langer dan 15 jaar: 15 dagen.
• Ziekteverlof: Werknemers verdienen één dag betaald ziekteverlof voor elke maand dat ze minimaal 130 uur werken. Dit kan oplopen tot een maximum van 12 dagen per jaar.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers hebben recht op acht weken betaald zwangerschapsverlof. Gewoonlijk wordt vier weken vóór de bevalling en vier weken erna genomen.
• Gezins- en Medisch Verlof: De Amerikaanse Family and Medical Leave Act (FMLA) is van toepassing in Puerto Rico. Dit biedt in aanmerking komende werknemers tot 12 weken onbetaald, job-gebonden verlof voor bepaalde familie- en medische redenen.

Openbare Vakanties & Regionale Vakanties

Werknemers in Puerto Rico hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Hier zijn de nationale feestdagen voor 2025.

Typische Aanvullende Voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel werkgevers in Puerto Rico voordelen aan die verder gaan dan wat de wet vereist.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenpakket op een nieuwe locatie kan ingewikkeld zijn. Een Employer of Record (EOR) kan het eenvoudig maken.

Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor jouw team in Puerto Rico. Dit betekent dat zij alle HR-taken afhandelen, inclusief voordelenbeheer. Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Naleving: Een EOR zorgt ervoor dat jouw voordelenpakket voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Ze blijven op de hoogte van veranderende regelgeving, zodat jij dat niet hoeft te doen.
• Loonadministratie en Belastingen: Ze beheren de loonadministratie, belastinginhoudingen en bijdragen voor voordelen zoals sociale zekerheid.
• Talent Aantrekken: Een EOR kan je helpen een concurrerend voordelenpakket te creëren dat top talent aantrekt en behoudt in de lokale markt.
• Tijdbesparing en Kosten: Je vermijdt de kosten en tijd van het opzetten van een juridische entiteit in Puerto Rico en het inhuren van een interne HR-afdeling.

Door samen te werken met een EOR, kun jij je richten op het laten groeien van je bedrijf terwijl zij de complexiteit van werknemersvoordelen afhandelen.

Wanneer een arbeidsrelatie eindigt in Puerto Rico, moet u specifieke regels volgen. Het proces verschilt van het vasteland van de Verenigde Staten vanwege lokale wetten die werknemers beschermen. U moet ontslagen zorgvuldig afhandelen om juridische en financiële problemen te voorkomen.

Opzegtermijnen

De wet in Puerto Rico vereist niet dat u een werknemer vooraf op de hoogte stelt van het ontslag. Een werknemer is ook niet wettelijk verplicht u vooraf te informeren voordat hij ontslag neemt. Toch is het geven van een opzegging een goede professionele praktijk die de overgang voor iedereen soepeler maakt.

Ontslagvergoeding

Als u een werknemer zonder "gegronde reden" ontslaat, moet u hem ontslagvergoeding betalen. De Unjust Dismissal Act van Puerto Rico, of Act 80, bepaalt de regels hiervoor. Een werknemer die zonder geldige reden wordt ontslagen, heeft recht op ontslagvergoeding op basis van de duur van zijn dienstverband.

De berekening van de ontslagvergoeding kan variëren afhankelijk van de datum van indiensttreding van de werknemer. Voor werknemers die op of na 26 januari 2017 in dienst zijn genomen, is de ontslagvergoeding:

• Een basisbetaling gelijk aan drie maanden salaris.
• Een extra twee weken salaris voor elk volledig dienstjaar.
• De totale ontslagvergoeding is beperkt tot een maximum van negen maanden salaris.

U bent niet verplicht ontslagvergoeding te betalen als u kunt bewijzen dat er een gegronde reden was voor het ontslag.

Hoe Rivermate Omgaat met Conform Offboarding

Wanneer u samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, beheren wij het volledige offboardingproces voor u. We zorgen ervoor dat elk ontslag voldoet aan de arbeidswetgeving van Puerto Rico.

Zo helpen wij:

• Juridische naleving: We navigeren door de complexiteit van lokale wetten, inclusief Act 80, om te zorgen dat elk ontslag correct wordt afgehandeld.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde offboarding-documenten voor, inclusief de laatste betaling en eventuele vereiste afscheidsakkoorden.
• Ontslagcalculaties: We berekenen nauwkeurig de vereiste ontslagvergoeding op basis van de diensttijd van de werknemer en de reden van ontslag.
• Duidelijke communicatie: We helpen u om de beslissing op een professionele en respectvolle manier te communiceren, waardoor het risico op geschillen wordt verminderd.

Door deze stappen te beheren, zorgen wij voor een soepele offboarding van werknemers in Puerto Rico zonder risico op juridische problemen.

Navigeren door het visa- en werkvergunningenlandschap in Puerto Rico is eenvoudig zodra je een belangrijk feit begrijpt: Puerto Rico is een territorium van de Verenigde Staten. Dit betekent dat het de Amerikaanse federale immigratiewetten volgt. Als je een Amerikaanse burger bent, kun je zonder speciale vergunningen in Puerto Rico wonen en werken. Voor buitenlandse staatsburgers is het proces hetzelfde als het betreden en werken in elke Amerikaanse staat. Je hebt het juiste Amerikaanse visum nodig om legaal op het eiland te werken.

Employment visas & sponsorship realities

Wanneer je buitenlands talent in dienst neemt om in Puerto Rico te werken, moet je het juiste U.S. werkvisum verkrijgen. Een Employer of Record (EOR) kan je hierbij helpen. Een EOR kan wettelijk werknemers voor jou in dienst nemen, payroll, belastingen en naleving van lokale arbeidswetten regelen.

Hier zijn enkele veelvoorkomende visumtypes voor werken in Puerto Rico:

• H-1B Visum: Voor professionals in gespecialiseerde beroepen die een bachelordiploma of gelijkwaardig vereisen.
• L-1 Visum: Voor werknemers die worden overgeplaatst van een buitenlands bedrijf naar een Amerikaanse vestiging, dochteronderneming of gelieerde onderneming.
• E-2 Visum: Voor investeerders uit verdragslanden die een significante investering hebben gedaan in een Amerikaanse onderneming.

Een EOR kan deze visa sponsoren, maar ze moeten geregistreerd zijn bij het Puerto Rico Department of Labor and Human Resources. De EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om te zorgen dat alle immigratie- en arbeidsregels worden nageleefd. Dit vereenvoudigt het proces voor jou, vooral als je geen juridische entiteit in Puerto Rico hebt.

Houd er rekening mee dat zelfstandige contractors worden beschouwd als zelfstandigen en zelf een passend visum moeten aanvragen.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke bezoeken aan Puerto Rico heb je afhankelijk van je nationaliteit een paar opties. Deze bezoeken zijn voor activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, conferenties of het onderhandelen over contracten. Je kunt geen werk verrichten of salaris verdienen met een zakelijk bezoekersvisum.

Hier is een overzicht van de gangbare opties voor korte zakelijke reizen:

Als je uit een land komt dat onder het Visa Waiver Programma valt, kun je online een Electronic System for Travel Authorization (ESTA) aanvragen. Dit is een snellere en meer gestroomlijnde procedure dan het aanvragen van een B-1 visum. Een goedgekeurde ESTA is twee jaar geldig en staat meerdere binnenkomsten toe.