Employer of Record in Puerto Rico

Het aannemen van werknemers in Puerto Rico omvat het navigeren door een mix van lokale regelgeving en Amerikaanse federale wetten, wat leidt tot een uniek arbeidslandschap. Bedrijven die willen profiteren van de gekwalificeerde arbeidsmarkt van het eiland, moeten de conforme routes begrijpen om talent aan te trekken. Of u nu streeft naar een langdurige aanwezigheid of een flexibele uitbreiding, het kiezen van de juiste wervingsstrategie is cruciaal voor succes.

Voor organisaties die uitbreiden naar Puerto Rico, zijn er verschillende benaderingen om personeel legaal aan te nemen:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Deze traditionele methode houdt in dat er een juridische bedrijfsentiteit op het eiland wordt opgericht, wat volledige controle over de activiteiten biedt, maar tijdrovend en kostbaar kan zijn vanwege registratie, naleving en administratieve overhead.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR) service: Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om werknemers in Puerto Rico aan te nemen zonder een lokale juridische entiteit op te richten. De EOR fungeert als de juridische werkgever en beheert alle formele arbeidsverplichtingen.
• Het inhuren van zelfstandige contractors: Voor projectgebaseerd werk of flexibele staffing kan het inhuren van zelfstandige contractors een optie zijn. Het is echter essentieel om werknemers correct te classificeren om risico's van verkeerde classificatie onder de arbeidswetgeving van Puerto Rico te vermijden, die specifieke criteria heeft voor het onderscheiden van werknemers en contractors.

Hoe een EOR werkt in Puerto Rico

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de juridische werkgever voor uw personeel in Puerto Rico en beheert alle arbeidsgerelateerde verantwoordelijkheden namens u. Dit stelt uw bedrijf in staat om dagelijkse taken te sturen en het team te beheren, terwijl de EOR de administratieve en nalevingslasten afhandelt. In Puerto Rico verzorgt een EOR doorgaans:

• Het opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten die voldoen aan zowel de Puerto Ricaanse als de relevante Amerikaanse federale arbeidswetten.
• Het verwerken van loonbetalingen in overeenstemming met de lokale loon- en uurwetten en de verplichte kerstbonus (Bono de Navidad) voor in aanmerking komende werknemers.
• Het berekenen en afdragen van lokale inkomstenbelasting, Social Security (FICA), Medicare, werkloosheidsverzekering en invaliditeitsbijdragen.
• Het beheren van verplichte voordelen zoals ziektekostenverzekering, betaald verlof (vakantie, ziekte, ouderschap) en pensioenbijdragen.
• Het waarborgen van naleving van de specifieke arbeidswetgeving van Puerto Rico voor aspecten zoals proeftijd en ontslagprocedures.
• Het beheren van immigratie- en werkvergunningsvereisten voor niet-Amerikaanse burgers waar van toepassing.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Puerto Rico

Voor bedrijven die willen aannemen in Puerto Rico zonder een lokale entiteit op te richten, biedt een EOR verschillende belangrijke voordelen:

• Snelle markttoegang: Neem snel werknemers aan, vaak binnen enkele dagen, zonder het langdurige proces van het oprichten van een lokale entiteit.
• Nalevingszekerheid: Verminder het risico op juridische boetes en sancties door volledige naleving van de complexe arbeidswetgeving van Puerto Rico en de VS te waarborgen.
• Kostenbesparing: Verminder administratieve overhead, juridische kosten en de behoefte aan een toegewijd HR-infrastructuur in Puerto Rico.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer HR-, loonadministratie- en nalevingstaken, zodat uw team zich kan richten op strategische doelen en groei.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Schaal uw personeelsbestand gemakkelijk op of af naarmate de zakelijke behoeften veranderen, zonder de verplichting van een permanente lokale aanwezigheid.
• Toegang tot lokale expertise: Profiteer van de diepgaande kennis van de EOR over het unieke arbeidslandschap van Puerto Rico, culturele normen en best practices.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Puerto Rico uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Puerto Rico garandeert.

Het belastingstelsel van Puerto Rico verschilt van dat van de VS, waardoor werkgevers verplicht zijn om aan specifieke loon- en inhoudingsverplichtingen te voldoen. Werkgevers moeten bijdragen aan Social Security (6,2%), Medicare (1,45%), werkloosheidsverzekering (variabele tarieven), invaliditeitsverzekering en ongevallenverzekering. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting van werknemers op basis van jaarlijks bijgewerkte tabellen en gegevens van werknemer Form 499R-4.

Belangrijke deadlines voor werkgeversrapportage omvatten het indienen van Form 499R-2/W-2PR voor 31 januari, kwartaalrapportages via Form 941-PR, en het tijdig afdragen van loonbelasting om boetes te voorkomen. Werknemers dienen hun individuele aangiften in met behulp van Form 1040-PR vóór 15 april, met deadlines voor inhouding en bijdragen die hierop aansluiten.

Werknemers kunnen aftrekposten claimen zoals persoonlijke vrijstellingen, standaard- of gespecificeerde aftrekposten (medisch, hypotheekrente, liefdadigheidsbijdragen) en pensioen- of onderwijsuitgaven. De belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers hangen af van hun residentiestatus, met speciale regels voor niet-ingezetenen en ingezetenen, inclusief mogelijke voordelen onder Act 60.

Het salarislandschap van Puerto Rico in 2025 weerspiegelt een mix van Amerikaanse federale en lokale regelgeving, met beloningsniveaus die variëren per industrie, rol, ervaring en locatie. Typische salarisranges voor belangrijke functies omvatten technologie ($50.000–$90.000), gezondheidszorg ($30.000–$80.000), productie ($35.000–$65.000), hospitality ($40.000–$70.000) en professionele diensten ($45.000–$80.000). Werkgevers dienen rekening te houden met de lokale marktomstandigheden en grondig onderzoek te doen om concurrerende salarissen vast te stellen.

Het federale minimumloon blijft $7,25 per uur, maar lokale regelgeving of branchespecifieke overeenkomsten kunnen hogere tarieven opleggen. Werkgevers vullen het basisloon vaak aan met bonussen zoals kerstbonussen, prestatie-, retentie-, sign-on en vergoedingen voor vervoer, maaltijden of huisvesting, afhankelijk van de sector en rol. De loonadministratie wordt doorgaans tweewekelijks verwerkt via automatische incasso, met wettelijke vereisten voor gedetailleerde loonstroken.

Puerto Rico vereist verschillende verlofregelingen voor werknemers, waaronder vakantie, feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof, met specifieke criteria voor geschiktheid en opbouwregels. Werknemers bouwen vakantiedagen op op basis van gewerkte uren per maand, met een maximale opbouw van twee jaar. Ze hebben recht op betaalde feestdagen, en werken op deze dagen geeft over het algemeen recht op dubbele betaling. Ziekteverlof wordt opgebouwd met één dag per maand voor werknemers die minimaal 115 uur hebben gewerkt, en kan worden gebruikt voor ziekte van de werknemer of familie.

Ouderschapsverlof omvat acht weken zwangerschapsverlof (gedeeltelijke betaling van SIF), één dag betaald vaderschapsverlof en adoptieverlof met vergelijkbare voordelen. Andere verlofsoorten zoals rouwverlof, studieverlof, sabbatical, stemrechtverlof en juryverlof kunnen ook beschikbaar zijn, afhankelijk van het beleid van de werkgever.

Het landschap van werknemersvoordelen in Puerto Rico combineert Amerikaanse federale wetten met lokale wetgeving, waardoor werkgevers verplicht zijn om verplichte voordelen te bieden zoals Social Security, Medicare, werkloosheidsverzekering, ongevallenverzekering, vakantie- en ziekteverlof, ouderschapsverlof en invaliditeitsverzekering. Bijvoorbeeld, werkgevers moeten bijdragen aan Social Security en werkloosheidsverzekering, terwijl de kerstbonus varieert van 3% tot 6% van het jaarsalaris voor werknemers die minimaal 700 uur per jaar werken.

Naast verplichte voordelen bieden veel werkgevers optionele extra's zoals gezondheids-, levens-, tandheelkundige- en oogzorgverzekeringen, pensioenregelingen (bijv. 401(k)), werknemersbijstandsprogramma's en flexibele werkregelingen om talent aan te trekken. De gezondheidsdekking is een mix van overheidsprogramma's ("Reforma de Salud") en private verzekeringen, met kosten die variëren op basis van de dekking. Pensioenopties omvatten Social Security, door de werkgever gesponsorde 401(k)-regelingen (vaak met matching), IRAs en pensioenplannen, waarbij grotere bedrijven doorgaans meer uitgebreide pakketten bieden.

Het begrijpen van deze vereisten helpt werkgevers bij het ontwikkelen van competitieve, conforme voordelenpakketten die de stabiliteit van de workforce en de economische groei in Puerto Rico ondersteunen.

Arbeidsovereenkomsten in Puerto Rico definiëren de rechten en verplichtingen van werkgevers en werknemers, onderworpen aan lokale wetten, jurisprudentie en gebruiken. Deze overeenkomsten kunnen schriftelijk of stilzwijgend zijn en moeten specifieke clausules bevatten met betrekking tot proeftijd, vertrouwelijkheid, niet-concurrentie, wijzigingen en beëindiging om juridische naleving te waarborgen.

Puerto Ricaanse arbeidscontracten vallen voornamelijk in drie typen:

Werkgevers moeten zich bewust zijn van de wettelijke vereisten voor elk contracttype, inclusief proeftijd, vertrouwelijkheidsclausules en procedures voor wijzigingen en beëindiging, om naleving te handhaven en positieve relaties met werknemers te bevorderen.

Puerto Rico heeft een opvallende toename gekend in de adoptie van remote work, gedreven door technologische vooruitgang en veranderende verwachtingen van werknemers. Hoewel er geen specifieke wetgeving voor remote work bestaat, zijn bestaande arbeidswetten—zoals de Puerto Rico Labor Transformation and Flexibility Act—gelijke toepassing op remote werknemers, waarbij werkgevers verplicht zijn om veiligheidsnormen en verplichte voordelen te waarborgen. Werknemers kunnen onderhandelen over remote work-regelingen, die moeten worden vastgelegd in schriftelijke overeenkomsten, maar er is geen expliciet recht om thuis te werken.

Flexibele werkopties zoals telecommuting, gecomprimeerde werkweken, flextijd en job sharing worden steeds gebruikelijker. Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen op te stellen voor het aanvragen en beheren van deze regelingen, rekening houdend met de aard van de functie en operationele behoeften. Gegevensbescherming is cruciaal; beleidslijnen moeten VPNs, multi-factor authenticatie en training van werknemers omvatten om te voldoen aan wetten zoals de Puerto Rico Personal Data Protection Act. Daarnaast moeten bedrijven duidelijke richtlijnen hebben voor apparatuur- en onkostenvergoeding, waarin wordt aangegeven of apparaten worden verstrekt en welke kosten worden gedekt, met aandacht voor fiscale implicaties. Betrouwbare technologische infrastructuur, inclusief minimale internetsnelheden, technische ondersteuning en samenwerkingshulpmiddelen, is essentieel voor effectief remote work.

Werkgevers in Puerto Rico moeten zich aan specifieke wettelijke procedures houden voor het ontslag van werknemers, die variëren op basis van dienstverband en oorzaak. Opzegtermijnen hangen af van de duur van de dienst, variërend van geen opzegging voor minder dan een maand tot twee maanden voor meer dan een jaar. Werkgevers kunnen kiezen voor "betaling in plaats van opzegging" in plaats van het geven van een opzegging.

Ontslagvergoeding ("mesada") is verplicht bij ontslag zonder geldige reden, berekend op basis van dienstjaren en salaris, met aanvullende vergoeding van 15 dagen per jaar. De ontslagvergoeding schaal is:

Ontslagen moeten plaatsvinden om "gerechtvaardigde reden" of "zonder reden" met de juiste documentatie, opzegging en eindbetaling. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag op basis van discriminatie, vergelding of klokkenluidersgedrag. Werkgevers moeten zorgen voor naleving om juridische geschillen te voorkomen.

Puerto Rico ervaart een stijging in freelancing en onafhankelijke contractering, gedreven door de flexibiliteit die het biedt aan zowel professionals als bedrijven. Dit vereist echter een grondig begrip van de juridische verschillen tussen werknemers en zelfstandige contractors om naleving van de lokale arbeidswetten en belastingregels te waarborgen. Foutieve classificatie kan leiden tot aanzienlijke boetes, aangezien Puerto Rico een multi-factor test gebruikt om de status van de worker te bepalen, met de focus op gedrags- en financiële controle en de aard van de relatie.

Het inzetten van Contractors omvat het opstellen van gedetailleerde contracten die de scope van het werk, vergoeding, kosten en intellectuele eigendomsrechten beschrijven. Contracten moeten expliciet de Contractor of Record status vermelden, beëindigingsclausules bevatten en vertrouwelijkheid en schadeloosstelling behandelen. Correcte belastingverplichtingen zijn essentieel, waarbij contractors verantwoordelijk zijn voor hun eigen inkomsten- en zelfstandigenbelasting, en mogelijk ook voor sales en use tax (IVU). Bedrijven moeten Form 480.6A uitreiken om betalingen aan contractors te rapporteren.

Independent contractors komen voor in diverse sectoren in Puerto Rico, waaronder technologie, creatieve diensten, professionele diensten, gezondheidszorg, bouw, onderwijs en toerisme. Deze rollen zijn vaak projectgebaseerd en vereisen gespecialiseerde vaardigheden. Contractors moeten zelf zorgen voor hun verzekeringsbehoeften, waaronder gezondheids-, aansprakelijkheids- en invaliditeitsdekking, aangezien zij niet onder de workers' compensation verzekering van de werkgever vallen.

Buitenlandse staatsburgers die in Puerto Rico werk zoeken, moeten zich houden aan de Amerikaanse immigratiewetgeving, wat vereist dat zij visa en vaak werkvergunningen krijgen die gesponsord worden door Puerto Ricaanse werkgevers. Veelvoorkomende visumtypen zijn onder andere H-1B (specialistische beroepen), L-1 (intracompany transferees), E-2 (verdraginvesteerders) en TN (voor Canadese en Mexicaanse professionals). Werkgevers moeten doorgaans een arbeidscertificering verkrijgen van het U.S. Department of Labor (DOL), waarin wordt aangetoond dat zij inspanningen hebben geleverd om Amerikaanse werknemers te werven en dat zij voldoen aan de geldende loonstandaarden, voordat zij Form I-140 indienen bij USCIS.

Het proces voor de werkvergunning omvat belangrijke stappen: vacatureplaatsing en werving, vaststelling van het geldende loon, goedkeuring van de arbeidscertificering en het indienen van de I-140-aanvraag. De verwerkingstijden variëren van 6 tot 12 maanden voor arbeidscertificering en I-140, met nog eens 8 tot 14 maanden voor statusaanpassing. De kosten omvatten een I-140 vergoeding van $700, met aanvullende visumaanvraagkosten afhankelijk van de categorie. Wegen naar een permanente verblijfsstatus omvatten employment-based categorieën zoals EB-2, EB-3 en EB-5, waarbij gezinsafhankelijken in aanmerking komen voor specifieke visa zoals H-4, L-2 en E-2 afhankelijke visa.

Werkgevers moeten zorgen voor naleving door alleen geautoriseerde werknemers in dienst te nemen, nauwkeurige administratie bij te houden en wijzigingen te rapporteren. Werknemers moeten zich houden aan de voorwaarden van hun visum, een geldige status behouden en overtredingen melden. Niet-naleving kan leiden tot boetes, sancties of uitzetting, wat het belang onderstreept van het begrijpen en naleven van immigratiewetgeving voor een soepel werkautorisatieproces in Puerto Rico.