Puerto Rico is uitgegroeid tot een populaire bestemming voor thuiswerkers, dankzij de aantrekkelijke belastingvoordelen, prachtige stranden en recente wetgeving die het juridische landschap heeft verduidelijkt. Deze gids gaat in op de regelgeving, infrastructurele overwegingen en verantwoordelijkheden van werkgevers voor het opzetten van succesvolle thuiswerkregelingen in Puerto Rico.

Juridisch Kader

Thuiswerken in Puerto Rico wordt geregeld door twee belangrijke wetten:

• Wet 52-2022 (Puerto Rico Intern Belastingwetboek): Deze wet definieert de "thuiswerkregel", die werkgevers vrijstelt van de status "zakelijk actief" in Puerto Rico enkel en alleen omdat zij werknemers op afstand op het eiland hebben werken. Deze vrijstelling is van toepassing zolang de werkgever geen fysieke aanwezigheid in Puerto Rico heeft en de werknemer aan bepaalde criteria voldoet.

• Wet 27-2024 (Thuiswerkerswet): Deze wet breidt Wet 52-2022 uit door twee belangrijke vrijstellingen te bieden:

  • Vrijstelling van Puerto Ricaanse Arbeidswetten: Werkgevers van niet-ingezeten thuiswerkers kunnen ervoor kiezen vrijgesteld te zijn van de arbeidswetten van Puerto Rico, inclusief voordelen, verzekeringen en andere vereisten. In dergelijke gevallen wordt de arbeidsrelatie beheerst door de wetten van het domicilie van de werknemer.
  • Belastingbehandeling: Thuiswerkers zijn verantwoordelijk voor het betalen van inkomstenbelasting in Puerto Rico, maar zijn vrijgesteld van federale inkomstenbelasting. Ze zijn verplicht om geschatte driemaandelijkse belastingbetalingen te doen aan het Ministerie van Financiën van Puerto Rico.

Deze wetten bieden flexibiliteit en belastingvoordelen voor zowel werkgevers als thuiswerkers in Puerto Rico.

Technologische Infrastructuur

Een betrouwbare en veilige technologische infrastructuur is essentieel voor succesvol thuiswerken. Werkgevers in Puerto Rico moeten overwegen:

• Snelle internetverbinding: Puerto Rico heeft stappen gezet om de internettoegang te verbeteren, maar het waarborgen van een stabiele en breedbandige verbinding is cruciaal voor videoconferenties, bestandsoverdrachten en andere werkactiviteiten.
• Cloud-gebaseerde tools: Cloudopslag, projectmanagementplatforms en communicatietools zoals videoconferentiesoftware zijn essentieel voor het faciliteren van samenwerking en informatie-uitwisseling tussen geografisch verspreide teams.
• Cybersecurity: Werkgevers moeten robuuste cybersecurity-protocollen hebben om gevoelige gegevens die op afstand worden verzonden en opgeslagen te beschermen. Dit omvat training van werknemers over cybersecurity best practices.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Ondanks het juridische kader dat vrijstellingen biedt, hebben werkgevers nog steeds verantwoordelijkheden voor thuiswerkers in Puerto Rico. Deze omvatten:

• Arbeidsovereenkomst: Een duidelijk gedefinieerd contract waarin verwachtingen, compensatie, voordelen (indien van toepassing) en toepasselijk recht worden uiteengezet, is cruciaal, vooral bij het gebruik van de vrijstelling van de arbeidswetten van Puerto Rico onder Wet 27-2024.
• Communicatie en Samenwerking: Stel duidelijke communicatiekanalen en samenwerkingstools in om thuiswerkers betrokken te houden en de voortgang van projecten te waarborgen.
• Prestatiemanagement: Ontwikkel een systeem voor het stellen van doelen, het volgen van de voortgang en het geven van feedback aan thuiswerkers.
• Apparatuur en Technologie: Werkgevers moeten mogelijk apparatuur zoals laptops en softwarelicenties verstrekken of vergoeden.
• Gegevensbeveiliging: Zorg ervoor dat thuiswerkers de gegevensbeveiligingsbeleid begrijpen en naleven om gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen.

Puerto Rico's arbeidswetten bieden verschillende flexibele werkregelingen die werknemers meer controle over hun schema's geven, wat bijdraagt aan een betere balans tussen werk en privéleven.

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk stelt werknemers in staat om een verminderd schema te werken in vergelijking met een voltijdse functie. Er is geen minimum of maximum aantal uren gedefinieerd voor deeltijdwerk, maar het valt meestal onder de 40 uur per week. De arbeidswetten van Puerto Rico definiëren deeltijdwerk niet expliciet, maar algemene regelgeving over werktijden is van toepassing.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden bieden werknemers enige flexibiliteit in hun dagelijkse werkschema binnen een vastgesteld aantal werkuren per week. Werknemers kunnen ervoor kiezen om hun werkdag buiten de traditionele kantooruren te beginnen en te eindigen, zolang ze hun wekelijkse of tweewekelijkse quota vervullen. Sectie 273a van Titel 29 van de Wetten van Puerto Rico staat de vaststelling van "alternatieve werkweek" schema's toe via schriftelijke overeenkomsten tussen werkgevers en werknemers. Deze sectie schetst de parameters voor flexibele werktijden, waaronder een maximale werkdag van 10 uur voor een 4-daagse werkweek, met een verplichte rustperiode van 12 uur tussen de diensten.

Taakdeling

Taakdeling stelt twee of meer gekwalificeerde individuen in staat om de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie te delen. Elke taakdeler vervult een deel van de vereiste uren en ontvangt een naar rato salaris en voordelen (indien van toepassing). Er zijn geen specifieke wettelijke bepalingen voor taakdeling in Puerto Rico. Algemene arbeidswetten met betrekking tot werkuren en compensatie zijn echter van toepassing.

Apparatuur en onkostenvergoedingen

Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om apparatuur te verstrekken of onkosten te vergoeden voor flexibele werkregelingen in Puerto Rico. Sommige werkgevers kunnen er echter voor kiezen dit te doen om een soepele overgang te faciliteren en de productiviteit te waarborgen. De voorwaarden met betrekking tot het verstrekken van apparatuur, internettoegang vergoedingen of andere gerelateerde kosten moeten duidelijk worden gedefinieerd in het arbeidscontract of via een aparte overeenkomst tussen de werkgever en werknemer.

Het aanbieden van flexibele werkregelingen en het vaststellen van duidelijke beleidslijnen met betrekking tot apparatuur en onkosten kan bedrijven in Puerto Rico helpen om toptalent aan te trekken en te behouden, terwijl ze een meer werknemergerichte werkomgeving bevorderen.

De opkomst van werken op afstand in Puerto Rico vereist robuuste gegevensbeschermings- en privacypraktijken. Zowel werkgevers als werknemers delen de verantwoordelijkheid voor het beschermen van gevoelige informatie.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers moeten voldoen aan de Algemene Privacywet van Puerto Rico (Wet 172 van 2018), die individuen het recht geeft om toegang te krijgen tot, rectificatie te vragen van, annulering te verzoeken van, en bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonlijke gegevens. Dit geldt ongeacht de locatie van de werknemer.

Werkgevers hebben ook de plicht om redelijke beveiligingsmaatregelen te implementeren om persoonlijke gegevens, inclusief bedrijfs- en klantinformatie, te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit kan het versleutelen van gegevens in rust en tijdens transport, sterke wachtwoordbeleid en training van werknemers over de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging omvatten.

Rechten van de Werknemer

Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om rectificatie van eventuele onjuistheden te verzoeken. Werkgevers moeten duidelijke procedures vaststellen voor werknemers om deze rechten uit te oefenen onder Wet 172.

Werknemers hebben ook het recht om te verwachten dat hun persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt gehouden en alleen wordt gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden zoals uiteengezet in het arbeidscontract.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Werkgevers zouden alleen de minimale hoeveelheid werknemersgegevens moeten verzamelen en opslaan die nodig zijn voor hun functie. Deze praktijk, bekend als gegevensminimalisatie, kan helpen het risico op datalekken te verminderen.

Het implementeren van toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige gegevens is een andere cruciale stap.

In geval van een datalek hebben werkgevers de wettelijke verplichting om getroffen individuen op de hoogte te stellen onder Wet 172.

Regelmatige training van werknemers over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging, inclusief goed wachtwoordbeheer, bewustzijn van phishing en veilige gegevensverwerkingsprocedures, kan ook helpen de gegevensbescherming en privacy in een werkomgeving op afstand te verbeteren.