Employer of Record in China

Navigeren door de complexiteit van werkgelegenheid in China vereist een grondig begrip van de unieke arbeidswetten, sociale zekerheidsbijdragen en belastingregels. Voor bedrijven die willen uitbreiden naar deze dynamische markt, omvat een directe aanwervingsaanpak doorgaans het opzetten van een lokale juridische entiteit, een proces dat tijdrovend en middelenintensief kan zijn. Er bestaan echter verschillende alternatieve routes om talent in China aan te trekken zonder de aanzienlijke voorafgaande investering van het opzetten van een dochteronderneming.

Bij het overwegen van hoe werknemers in China aan te nemen, hebben bedrijven over het algemeen een paar primaire opties. U kunt kiezen voor de traditionele route van het opzetten van uw eigen juridische entiteit binnen China, wat volledige controle biedt maar ook de hoogste administratieve last met zich meebrengt. Alternatief kunt u samenwerken met een Employer of Record (EOR), een dienst die alle lokale arbeidsverantwoordelijkheden namens u beheert. Een derde optie is het inhuren van personen als independent contractors, hoewel hier strikte richtlijnen voor gelden in China om risico's op misclassificatie te voorkomen. Voor een gestroomlijnde aanpak van wereldwijde uitbreiding, overweeg een samenwerking met een EOR zoals Rivermate.

Hoe een EOR werkt in China

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de juridische werkgever voor uw personeel in China, en regelt alle ingewikkelde details van lokale werkgelegenheid terwijl u de volledige controle behoudt over het dagelijkse management en de strategische richting. Specifiek neemt een EOR in China het volgende voor zijn rekening:

• Juridische naleving: Zorgen voor naleving van alle Chinese arbeidswetten, inclusief contracten, werktijden en beëindigingsprocedures.
• Loonadministratie: Beheren van de lokale loonadministratie, inclusief het berekenen en afdragen van salarissen, inkomstenbelasting en verplichte sociale zekerheidsbijdragen (pensioen, medische zorg, werkloosheid, ongevallenverzekering, zwangerschapsverzekering).
• Voordelenbeheer: Faciliteren van het verplichte huisvestingsfonds en het beheren van eventuele aanvullende voordelen die u wilt aanbieden.
• HR-administratie: Afhandelen van onboarding, offboarding, verlofbeheer en andere essentiële HR-taken.
• Visa en werkvergunningen: Assisteren bij de benodigde documentatie en procedures voor het verkrijgen van werkvisa en vergunningen voor buitenlandse werknemers.

Voordelen van het gebruik van een EOR in China

Het inschakelen van een EOR-dienst biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die een aanwezigheid in China willen vestigen zonder de uitdagingen van het opzetten van een entiteit:

• Snelle markttoegang: Werf snel werknemers in China, vaak binnen dagen of weken, en vermijd het langdurige proces van registratie van een lokale entiteit.
• Verminderde risico's en naleving: Minimaliseer de juridische, financiële en HR-nalevingsrisico's die gepaard gaan met het navigeren door China's complexe en evoluerende arbeidswetten.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten en administratieve overhead die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Toegang tot top talent: Rekruteer en neem talent aan uit heel China zonder geografische beperkingen of de noodzaak van een fysiek kantoor.
• Vereenvoudigde wereldwijde operaties: Consolideer uw internationale loon- en HR-functies onder een enkele, conforme partner, zodat uw interne teams zich kunnen richten op kernbedrijfsdoelstellingen.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in China uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in China garandeert.

Het belastingstelsel van China, onder toezicht van de State Taxation Administration, legt diverse verplichtingen op aan werkgevers en werknemers, waaronder sociale zekerheidsbijdragen, loonbelastinginhoudingen en rapportageverplichtingen. Werkgevers moeten bijdragen aan sociale zekerheidsprogramma's zoals pensioen (ongeveer 16%), medische verzekering (8%), werkloosheidsverzekering (0,5%), ongevallenverzekering (0,2-1,9%), zwangerschapsverzekering (0,5%) en huisvestingsfondsen (5-12%) op basis van regionale tarieven. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor maandelijkse inhoudingen en de overmaking van de Individual Income Tax (IIT), die wordt berekend met progressieve schijven met tarieven tot 45%, en moet vóór de 15e van de volgende maand worden ingediend.

Werknemers profiteren van aftrekposten zoals een basisvergoeding van 5.000 CNY en aanvullende kosten voor onderwijs, gezondheidszorg, huisvesting en ouderenzorg, die het belastbare inkomen verminderen. Werkgevers moeten ook jaarlijkse IIT-reconciliaties uitvoeren om naleving te waarborgen. Het niet naleven van rapportagedeadlines of het niet correct afdragen van belastingen kan leiden tot boetes. Buitenlandse werknemers worden belast op in China verworven inkomsten, met mogelijke voordelen onder belastingverdragen, terwijl buitenlandse bedrijven geconfronteerd worden met complexe verplichtingen zoals CIT en VAT. Het bijhouden van regelgeving en het zoeken van professioneel advies is essentieel voor naleving.

De salarissituatie in China varieert aanzienlijk per industrie, rol en regio, waarbij sectoren met hoge vraag zoals technologie, financiën en productie premium compensatie bieden. Bijvoorbeeld, software engineers in Shanghai verdienen tussen CNY 300.000 en 600.000 per jaar, terwijl financiële analisten in Beijing tussen CNY 250.000 en 500.000 verdienen. Kuststeden bieden over het algemeen hogere salarissen in vergelijking met binnenlandse gebieden.

Minimumlonen zijn regio-specifiek, met Shanghai op CNY 2.690/maand en Beijing op CNY 2.530/maand, waardoor werkgevers moeten voldoen aan lokale regelgeving. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen (prestatie-, wettelijke of eindejaars), toelagen (huisvesting, vervoer, maaltijden, communicatie) en worden maandelijks uitbetaald via directe bankoverschrijving. Werkgevers moeten inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen inhouden, met gedetailleerde loonstroken verplicht.

Salarisgroei wordt verwacht in hightech en gezondheidszorgsectoren, vooral in kust- en ontwikkelende binnenlandse regio's, beïnvloed door economisch beleid en technologische vooruitgang.

Het vakantie- en verlofbeleid in China vereist dat werkgevers voldoen aan minimale normen voor jaarlijkse vakantie, nationale feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof, met regionale variaties. Jaarlijkse vakantie hangt af van de cumulatieve werkjaren: minder dan 1 jaar (0 dagen), 1-10 jaar (5 dagen), 10-20 jaar (10 dagen), en meer dan 20 jaar (15 dagen). Werknemers moeten hun verlof opnemen; zo niet, moeten werkgevers compenseren met 300% van het reguliere salaris voor niet-opgenomen dagen, met pro-rata rechten voor deeltijdwerk.

Belangrijke nationale feestdagen zijn onder andere Nieuwjaarsdag, Lentefestival (7 dagen), Qingming, Dag van de Arbeid (5 dagen), Dragon Boat, Mid-Autumn en Nationale Dag (7 dagen). Wanneer feestdagen op weekends vallen, worden doorgaans compensatiedagen verstrekt. Ziekteverlof vereist een medisch attest, met loonpercentages die variëren per regio en dienstjaren. Ouderschapsverlof omvat 158 dagen zwangerschapsverlof (verlengd in sommige regio’s) en 10-30 dagen vaderschapsverlof, met voordelen die over het algemeen gelijkwaardig zijn aan het reguliere salaris. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof (1-3 dagen), huwelijk, studie en sabbaticals zijn beschikbaar, maar variëren regionaal en zijn niet altijd wettelijk vastgelegd.

In China zijn werkgevers wettelijk verplicht om de "Five Insurances and One Fund" te bieden, die pensioen-, medische-, arbeidsongevallen-, werkloosheids-, zwangerschapsverzekering en bijdragen aan het huisvestingsfonds dekken. Bijdragepercentages variëren per regio, maar liggen over het algemeen tussen 0,2% en 20%, waarbij werkgevers meer bijdragen dan werknemers. Naleving vereist registratie bij de lokale autoriteiten, en het niet naleven kan leiden tot boetes.

Naast verplichte voordelen bieden veel bedrijven vrijwillige extra's zoals aanvullende medische verzekering, levens- en ongevallenverzekering, extra betaald verlof, gezondheidscontroles, training, maaltijd- en vervoervergoedingen en huisvestingssubsidies. Deze verbeteren de tevredenheid van werknemers en de concurrentiekracht op de arbeidsmarkt. De verwachtingen van werknemers omvatten steeds vaker uitgebreide gezondheidsdekking, vooral aanvullende gezondheidsverzekering, die privéziekenhuizen en internationale dekking kan omvatten.

Pensioenvoorzieningen bestaan uit verplichte pensioenbijdragen en optionele aanvullende plannen zoals ondernemingspensioenen, die fiscaal voordelig zijn en worden beheerd door professionele fondsen. Industrie en bedrijfsgrootte beïnvloeden de voordelen: techbedrijven bieden vaak uitgebreide pakketten, terwijl MKB's zich kunnen richten op werkomgeving en ontwikkelingsmogelijkheden. Grote multinationals stemmen de voordelen vaak af op wereldwijde normen, met nadruk op gezondheid, pensioen en ondersteuningsprogramma's.

Arbeidsovereenkomsten in China zijn essentieel voor het definiëren van de rechten en verplichtingen van werkgevers en werknemers, en moeten voldoen aan de Arbeidswet en gerelateerde regelgeving. Ze dienen als juridische documentatie van de arbeidsrelatie en helpen geschillen te voorkomen. Werkgevers dienen zorgvuldig contracten op te stellen om te voldoen aan de wettelijke vereisten, vooral gezien de complexiteit van de Chinese arbeidswet.

Er zijn voornamelijk twee soorten arbeidsovereenkomsten:

Naleving van wettelijke normen is cruciaal, inclusief verplichte bepalingen over werknemersrechten, beëindigingsprocedures en contractduur. Goed gestructureerde overeenkomsten helpen juridische naleving te waarborgen en de belangen van de werkgever te beschermen in China's gereguleerde arbeidsomgeving.

Thuiswerken in China breidt uit, beïnvloed door technologische vooruitgang en veranderende werknemersverwachtingen, met een focus op werk-privébalans. Per 2025 ontbreekt er een uitgebreide nationale wetgeving voor remote work, maar bestaande arbeidswetten—zoals de Labor Law en Employment Contract Law—zijn van toepassing, en vereisen duidelijke arbeidscontracten, gelijke lonen, sociale verzekeringsbijdragen en veiligheidsmaatregelen op de werkplek, inclusief gegevensbescherming.

Belangrijke flexibele regelingen omvatten fulltime remote, hybride werk, gecomprimeerde werkweken, flextijd en job sharing. Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen te ontwikkelen, effectieve communicatie en prestatiebeheer te waarborgen, en de benodigde technologie en training te bieden. Gegevensprivacy is cruciaal, met cybersecurity, encryptie, toegangscontroles en naleving van China's Personal Information Protection Law (PIPL) als essentieel. Werkgevers wordt ook geadviseerd om beleid voor apparatuur en onkostenvergoeding op te stellen, inclusief items zoals laptops, thuiswerkopstellingen, internet en nutsvoorzieningen.

In China, employment termination must comply with strict legal procedures to avoid disputes and penalties. Notice periods vary based on contract type and tenure, with typical durations ranging from 30 days to three months, depending on the employee's length of service. Severance pay is calculated as the employee's average monthly salary over the past year multiplied by their years of service, with a cap at three times the local average salary for the months exceeding the average.

Terminations can be with cause or without cause. For cause, reasons include violations of company rules or criminal activity. Without cause, employers must provide notice or pay in lieu, especially during restructuring or employee incapacity. Procedural compliance involves documentation, formal meetings, and timely severance payments, alongside issuing a termination certificate.

Employees are protected against wrongful dismissal during pregnancy, maternity leave, or injury treatment, and have the right to dispute dismissals through legal channels. If a termination is deemed unlawful, employees may be reinstated or awarded compensation, emphasizing the importance for employers to follow lawful procedures meticulously.

De economie van China neemt steeds meer flexibele werkregelingen over, wat leidt tot een stijging van freelancers en zelfstandige contractors. Voor bedrijven is het essentieel om de juridische, contractuele en fiscale kaders te begrijpen om misclassificatie te voorkomen en naleving te waarborgen. Het onderscheiden tussen werknemers en contractors vereist het onderzoeken van factoren zoals controle, integratie en economische afhankelijkheid. Misclassificatie kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige betalingen en boetes.

Het inzetten van contractors vereist goed opgestelde serviceovereenkomsten, die worden beheerst door contractenrecht, niet door arbeidsrecht. Deze moeten de scope van het werk, opleveringen, betalingsvoorwaarden en IP-rechten beschrijven. Zonder expliciete IP-clausules behouden contractors het eigendom, wat risico's voor bedrijven met zich meebrengt. Contractors regelen hun eigen belastingen, meestal onder "Inkomsten uit het verstrekken van onafhankelijke persoonlijke diensten," met belastingtarieven die variëren op basis van het inkomen. Ze vallen niet onder verplichte sociale verzekeringen, in tegenstelling tot werknemers, en moeten zelf hun verzekering regelen.

Zelfstandige contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve industrieën, consulting, marketing en onderwijs, waar gespecialiseerde vaardigheden en projectgebaseerd werk gangbaar zijn. Deze flexibele staffing-oplossing is efficiënt voor bedrijven die specifieke expertise nodig hebben.

Buitenlandse nationalen die in China willen werken, moeten vóór indiensttreding een werkvergunning en visum verkrijgen. Het belangrijkste werkvisum is de Z-visum, geschikt voor langdurige tewerkstelling, terwijl andere visa zoals de M-visum bedoeld zijn voor kortdurende activiteiten. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat hun werknemers geldige toestemming hebben, en werknemers moeten voldoen aan de visumregels om boetes zoals boetes, detentie of uitzetting te voorkomen.

Belangrijke visumgegevens worden hieronder samengevat:

Het proces omvat het verkrijgen van een arbeidsaanbod, het verkrijgen van een werkvergunning en vervolgens het aanvragen van de Z-visum. Regels kunnen complex zijn en onderhevig aan veranderingen, wat het belang benadrukt voor werkgevers om geïnformeerd te blijven en naleving te waarborgen voor hun buitenlandse personeel.