Employer of Record in China

Een Employer of Record (EOR) in China is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in China kunt opbouwen zonder een lokale juridische entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle lokale arbeidsverplichtingen, zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van Chinese arbeidswetten. Hierdoor kun jij je richten op het dagelijks management van je team. EOR-aanbieders zoals Rivermate vereenvoudigen je uitbreiding naar China door de complexe HR-taken uit handen te nemen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in China

Het gebruik van een EOR in China volgt een eenvoudig proces. De EOR wordt de juridische werkgever, terwijl jij de dagelijkse taken en projecten van je werknemer beheert.

Zo werkt het meestal:

1. Je vindt de kandidaat: Je werft en selecteert de persoon die je in China wilt aannemen.
2. De EOR neemt ze in dienst: De EOR stelt een lokaal conforme arbeidsovereenkomst op. Vervolgens neemt zij je gekozen kandidaat in dienst onder hun geregistreerde Chinese entiteit.
3. Het onboardingproces begint: De EOR regelt het volledige onboardingproces. Dit omvat het verzamelen van benodigde documenten en het opzetten van loonadministratie en voordelen.
4. Dagelijks beheer: Jij beheert de dagelijkse verantwoordelijkheden, projecten en prestaties van je werknemer. De EOR verzorgt alle HR-administratieve taken op de achtergrond.
5. Loonadministratie en voordelen: De EOR verwerkt elke maand de loonadministratie, zorgt voor naleving van de Chinese belasting- en socialezekerheidsregels. Ze beheren ook alle verplichte voordelen, zoals ziektekostenverzekering en pensioenfondsen.
6. Voortdurende naleving: De EOR blijft op de hoogte van eventuele wijzigingen in de Chinese arbeidswetgeving. Dit zorgt ervoor dat jouw arbeidspraktijken volledig compliant blijven.

Waarom een Employer of Record in China gebruiken

Het uitbreiden van je bedrijf naar China biedt aanzienlijke kansen. Het brengt echter ook complexe arbeidswetten en administratieve obstakels met zich mee. Een EOR vereenvoudigt dit proces, bespaart je tijd en geld en zorgt ervoor dat je alle lokale regelgeving naleeft. Het is een praktische oplossing voor bedrijven die de Chinese markt willen testen of talent willen aannemen zonder de grote investering van het oprichten van een lokale onderneming.

Hier zijn enkele belangrijke redenen om een EOR in China te gebruiken:

• Vermijdt het opzetten van een juridische entiteit: Je kunt wettelijk werknemers aannemen zonder het tijdrovende en dure proces van het oprichten van een bedrijf in China.
• Zorgt voor juridische naleving: EOR's zijn experts in Chinese arbeidswetgeving. Ze beheren complexe regelgeving omtrent contracten, werktijden en beëindigingsprocedures, waardoor je risico op juridische problemen wordt verminderd. Het Ministerie van Human Resources and Social Security (MOHRSS) beschrijft deze complexe vereisten (http://www.mohrss.gov.cn/).
• Vereenvoudigt loonadministratie en belastingen: De EOR verzorgt alle loonberekeningen, belastinginhoudingen en betalingen. Dit omvat bijdragen aan socialezekerheid en huisvestingsfondsen, die verplicht zijn in China.
• Beheert werknemersvoordelen: EOR's beheren alle wettelijk verplichte werknemersvoordelen. Dit omvat ziektekosten-, werkloosheids-, ongevallen- en zwangerschapsverzekering, evenals pensioenbijdragen.
• Vermindert administratieve lasten: Je neemt tijdrovende HR-taken uit handen. Dit stelt je team in staat zich te richten op kernactiviteiten en groei.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in China uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in China wordt gewaarborgd.

Werven in China betekent navigeren door een landschap met unieke wetten en culturele normen. Je kunt niet zomaar een aanbod doen en verwachten dat alles werkt zoals in je thuisland. Om werknemers te werven, moet je een legale bedrijfsentiteit in China hebben. Veel buitenlandse bedrijven richten een Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE) op, maar dit proces kan complex en tijdrovend zijn. Een alternatief is samenwerken met een Employer of Record (EOR), die legaal werknemers namens jou kan aannemen, waardoor je de hoofdpijn van het oprichten van een lokale entiteit bespaart.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Je moet binnen één maand na de startdatum van een werknemer een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Het niet doen kan leiden tot boetes, waaronder het betalen van het dubbele salaris aan de werknemer. Contracten kunnen vast of onbepaalde tijd zijn.

Je contracten moeten altijd bevatten:

• Identificatiegegevens van bedrijf en werknemer
• Een duidelijke functiebeschrijving en werkplek
• Arbeidsvoorwaarden, inclusief werktijden en rustperiodes
• Vergoedingsgegevens in Chinese Yuan (CNY)
• Ontslagvoorwaarden

Het is wettelijk verplicht dat contracten in het Chinees zijn. Het aanbieden van een tweetalige versie is een goede praktijk om duidelijkheid te garanderen voor zowel jou als je werknemer.

Proeftijd

Een proeftijd in China is een proefperiode voor zowel jou als de nieuwe werknemer. Het stelt je in staat om hun geschiktheid voor de rol te beoordelen en voor hen om de organisatie te evalueren. Je mag slechts één proeftijd per werknemer hebben, zelfs als ze later een promotie krijgen of van rol veranderen.

De maximale duur van de proeftijd hangt af van de contractduur:

Tijdens de proeftijd mag je een salaris betalen dat minimaal 80% is van het contractuele salaris, maar het mag niet onder het lokale minimumloon komen. Je bent nog steeds verplicht volledige sociale verzekeringsbijdragen te betalen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in China is 40 uur, met een typische werkdag van 8 uur. Werknemers hebben recht op minimaal één rustdag per week.

Alles boven de standaarduren wordt beschouwd als overwerk. Overwerk is gereguleerd en mag over het algemeen niet meer dan 36 uur per maand bedragen. Overwerkvergoeding is:

• 150% van het reguliere uurloon voor werk op een normale werkdag.
• 200% van het reguliere uurloon voor werk op een rustdag.
• 300% van het reguliere uurloon voor werk op een feestdag.

Nationale & regionale feestdagen

China heeft zeven officiële feestdagen waarop alle burgers recht hebben. De overheid regelt vaak dat deze feestdagen worden verlengd, soms door aangrenzende weekenddagen als officiële werkdagen aan te wijzen.

De belangrijkste feestdagen zijn:

• Nieuwjaarsdag: 1 dag
• Lentefestival (Chinees Nieuwjaar): De langste vakantie, vaak 7 of 8 dagen.
• Qingming Festival (Tomb-Sweeping Day): 1 dag
• Dag van de Arbeid: 5 dagen
• Drakenbootfestival: 1 dag
• Mid-Autumn Festival: 1 dag
• Nationale Feestdag: Een "Gouden Week" van 7 dagen.

Werven van contractors in China

Je kunt in China zelfstandige contractors inhuren voor korte termijn of specifieke projecten. Dit kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de verplichtingen van een voltijdse baan. Echter, de grens tussen een zelfstandige contractor en een werknemer is dun, en verkeerde classificatie brengt aanzienlijke risico’s met zich mee.

Als een relatie te veel op werk lijkt (bijvoorbeeld als je hun werktijden en methoden controleert), kunnen autoriteiten de contractor herclassificeren als werknemer. Dit kan je aansprakelijk stellen voor achterstallig salaris, sociale zekerheidsbijdragen en andere boetes.

Een EOR vermindert dit risico. Door je werknemer als een formele werknemer via de EOR aan te nemen, zorg je voor volledige naleving van de lokale arbeidswetten. De EOR regelt de arbeidsovereenkomst, loonadministratie, belastingen en sociale voordelen, waardoor het gevaar van verkeerde classificatie wordt geëlimineerd. Dit geeft je de vrijheid om met talent in China te werken zonder de juridische en financiële risico’s.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in China kan complex lijken. Het systeem omvat een mix van basissalaris, variabele vergoeding, verplichte sociale zekerheidsbijdragen en een huisvestingsfonds. Wet- en bijdragepercentages kunnen ook veranderen afhankelijk van de stad en provincie waarin u opereert. Het begrijpen van deze lokale regels is essentieel om compliant te blijven.

Payrollcycli & loonstructuur

In China betaalt u werknemers doorgaans maandelijks. De meeste bedrijven verwerken de loonadministratie en betalen salarissen vlak voor het einde van de maand. Het is ook gebruikelijk om een "13e maand" salaris te betalen, vaak rond het Lunar New Year.

Het salaris van een werknemer is meer dan alleen hun basissalaris. Het is opgebouwd uit verschillende onderdelen:

• Vast salaris: Dit is het reguliere, voorspelbare bedrag dat in het arbeidscontract staat.
• Variabel salaris: Dit deel verandert van maand tot maand. Het kan commissies, bonussen en overwerkvergoeding omvatten.
• Vergoedingen: U kunt vergoedingen aanbieden voor kosten zoals huisvesting, maaltijden of de opleiding van kinderen.
• Jaarlijkse bonus: Veel bedrijven bieden een jaarlijkse bonus op basis van bedrijfs- of individuele prestaties.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in China is 40 uur, gebaseerd op een 8-urige werkdag. Als uw werknemers meer werken dan deze uren, moet u ze overwerk betalen. De tarieven zijn:

• Weekdagen: 150% van het reguliere uurloon.
• Weekenden: 200% van het reguliere uurloon.
• Publieke feestdagen: 300% van het reguliere uurloon.

China heeft geen nationaal minimumloon. In plaats daarvan stelt elke provincie, en soms elke stad, haar eigen minimumloon vast. Deze tarieven worden periodiek bijgewerkt om de lokale kosten van levensonderhoud en economische omstandigheden weer te geven. Bijvoorbeeld, grote steden zoals Shanghai en Beijing hebben hogere minimumlonen dan kleinere steden.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het doen van verschillende bijdragen namens uw werknemers. Deze betalingen financieren sociale zekerheidsprogramma's en een huisvestingsfonds. De exacte percentages kunnen variëren per locatie, maar hier is een algemene verdeling:

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting. U moet deze bedragen van hun loon inhouden.

In China is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel om talent aan te trekken en te behouden. Het systeem is een mix van door de overheid verplichte sociale verzekeringen, wettelijke verlofdagen en aanvullende voordelen die per regio kunnen variëren. Het begrijpen van deze componenten helpt je bij het creëren van een concurrerend en compliant voordelenpakket voor je team.

Wettelijk verlof

De arbeidswetten in China beschrijven verschillende soorten verplichte verlofdagen ter ondersteuning van het welzijn van werknemers.

• Jaarlijks verlof: Werknemers hebben recht op betaald jaarlijks verlof op basis van hun cumulatieve dienstjaren. Als een werknemer zijn jaarlijkse verlof niet opneemt, moet je 300% van zijn reguliere loon betalen voor de niet-gebruikte dagen.
  • 1 tot 10 jaar dienst: 5 dagen
  • 10 tot 20 jaar dienst: 10 dagen
  • Meer dan 20 jaar dienst: 15 dagen
• Ziekteverlof: De hoeveelheid betaald ziekteverlof dat een werknemer kan opnemen hangt af van zijn dienstjaren en lokale regelgeving. Vergoeding voor ziekteverlof varieert doorgaans van 60% tot 100% van het salaris.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers hebben recht op zwangerschapsverlof. Dit wordt gedekt door zwangerschapsverzekering, die in de meeste gebieden nu is samengevoegd met de medische verzekering.
• Huwelijksverlof: Werknemers hebben recht op verlof bij huwelijk, met de duur die per regio kan verschillen.
• Rouwverlof: Een werknemer kan enkele dagen verlof nemen als een direct familielid overlijdt.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

China kent elk jaar 11 nationale feestdagen. Sommige regio's kunnen aanvullende feestdagen hebben.

Typische aanvullende voordelen

Naast de verplichte voordelen bieden veel bedrijven extra perks om concurrerend te blijven.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door het voordelenlandschap in China kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt het proces voor jou.

Een EOR helpt je:

• Te zorgen voor naleving van nationale en lokale regelgeving.
• Sociale verzekeringen en bijdragen aan het huisvestingsfonds te beheren.
• Je voordelenpakket te vergelijken met lokale marktstandaarden.
• Loonadministratie en verlofregistratie te beheren.
• Nieuwe werknemers snel en efficiënt te onboarden.

Door de administratieve last te verlichten, stelt een EOR je in staat je te richten op het laten groeien van je bedrijf.

Het beëindigen van een dienstverband in China vereist een zorgvuldige navigatie door specifieke wettelijke vereisten. Het proces is niet zo eenvoudig als in sommige andere landen. Je moet een gestructureerd proces volgen om ervoor te zorgen dat je je voormalige werknemer eerlijk behandelt en voldoet aan de wet. Dit omvat het begrijpen van opzegtermijnen, ontslagvergoedingen en de juiste wettelijke gronden voor beëindiging.

Opzegtermijnen

Wanneer je een werknemer beëindigt om redenen die niet verband houden met wangedrag, moet je een opzegtermijn van 30 dagen geven. Alternatief kun je in plaats van de opzegtermijn één maand salaris betalen. Dit staat bekend als betaling in plaats van opzegging.

Als een werknemer ontslag neemt, is hij ook verplicht om je 30 dagen opzegging te geven. Tijdens een proeftijd wordt deze opzegtermijn verkort tot drie dagen voor de werknemer.

Het is belangrijk op te merken dat je een arbeidsovereenkomst niet naar eigen inzicht kunt beëindigen zonder geldige wettelijke reden. Beëindigingen vallen over het algemeen in een paar categorieën:

• Mutuele Overeenkomst: Jij en de werknemer kunnen overeenkomen om de arbeidsrelatie te beëindigen.
• Om Gegronde Reden: Je kunt een werknemer ontslaan wegens ernstig wangedrag of een grote overtreding van het bedrijfsbeleid. In deze gevallen hoef je geen opzegging of ontslagvergoeding te geven.
• Zonder Schuld: Dit geldt in situaties zoals een werknemer die niet kan werken door een niet-werkgerelateerde blessure of ongeschiktheid voor de rol na training. In deze gevallen geldt de opzegging van 30 dagen of betaling in plaats van opzegging.

Ontslagvergoeding

In de meeste gevallen van beëindiging moet je ontslagvergoeding betalen. Dit is een belangrijk onderdeel van het proces in China. Ontslagvergoeding is vereist wanneer je beëindigt op basis van een mutuele overeenkomst, om redenen zonder schuld, of door situaties zoals faillissement of massale ontslagen.

De standaardberekening voor ontslagvergoeding is één maand salaris voor elk jaar dat de werknemer voor jouw bedrijf heeft gewerkt.

Hier is een eenvoudige uitsplitsing van hoe het wordt berekend:

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door de complexiteit van het beëindigen van een werknemer in een ander land kan uitdagend zijn. Bij Rivermate beheren wij het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat je compliant blijft met alle lokale arbeidswetten in China.

Wij regelen de details zodat jij dat niet hoeft te doen. Dit omvat:

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor in overeenstemming met de Chinese wet.
• Berekeningen: Wij berekenen nauwkeurig opzegtermijnen en ontslagvergoedingen op basis van het contract en de diensttijd van de werknemer.
• Communicatie: Wij faciliteren duidelijke communicatie met de vertrekkende werknemer om een soepele en professionele exit te garanderen.
• Eindloon: Wij verwerken het laatste salaris en eventuele openstaande betalingen correct en op tijd.

Door deze stappen te beheren, helpen wij je de risico's van juridische geschillen te vermijden en zorgen wij voor een eerlijke en respectvolle procedure voor je vertrekkende werknemers.

Navigeren door China's visum- en werkvergunningensysteem kan complex aanvoelen. Het land gebruikt een systeem van visa voor toegang en verblijfsvergunningen voor langere verblijven, met specifieke werkvergunningen die vereist zijn voor werkgelegenheid. Alle niet-Chinese nationaliteiten die van plan zijn in China te werken, moeten vóór aanvang van hun baan een werkvergunning en het juiste visum verkrijgen. Het proces en de vereisten kunnen veranderen op basis van je nationaliteit, het type baan en waar je in China zult werken.

Employment visas & sponsorship realities

Als het gaat om werken in China, is de Z-visum het primaire visum voor buitenlandse werknemers die langer dan zes maanden in dienst zullen zijn. Om een Z-visum te krijgen, heb je eerst een jobaanbieding nodig van een bedrijf dat in China is geregistreerd. Die werkgever moet vervolgens namens jou een Work Permit Notification aanvragen. Zodra je deze notificatie hebt, kun je bij een Chinese ambassade of consulaat in je thuisland het Z-visum aanvragen. Nadat je China binnenkomt met het Z-visum, moet je een Foreigner's Work Permit Card en een Chinese Verblijfsvergunning aanvragen.

Een Employer of Record (EOR) kan helpen bij dit proces. Een EOR is een bedrijf dat wettelijk werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf. Hier is wat een EOR in China doorgaans kan doen voor visum sponsorship:

• Optreden als je wettelijke werkgever: Een EOR kan je wettelijke werkgever in China zijn, wat een vereiste is voor het verkrijgen van een Z-visum.
• Verwerken van de papieren: Ze kunnen het aanvraagproces voor de Z-Work Visa beheren en zorgen dat alle documenten correct worden ingediend bij de lokale autoriteiten.
• Zorgen voor naleving: Een EOR helpt je te voldoen aan China's immigratie-, belasting- en arbeidswetten.

Er zijn echter enkele belangrijke realiteiten om in gedachten te houden:

• Geen "visa-only" service: Je kunt een EOR niet gebruiken alleen om een visum te krijgen. Visum sponsorship maakt deel uit van een volledige arbeidsdienst, wat betekent dat je actief in dienst moet zijn en betaald via de EOR.
• Overheidsquota: Sommige EORs in China kunnen limieten hebben op het aantal buitenlandse werknemers dat ze kunnen aannemen vanwege overheidsquota.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen heb je waarschijnlijk een M-visum nodig. Dit visum is bedoeld voor commerciële en handelsactiviteiten.

Om een M-visum aan te vragen, heb je over het algemeen het volgende nodig:

Het is belangrijk om je visum ruim voor je geplande reisdatum aan te vragen. Het M-visum staat niet toe dat je fulltime in dienst bent bij een Chinees bedrijf.