Werken op afstand in China

Remote en flexibele werkregelingen worden steeds relevanter op de zich ontwikkelende arbeidsmarkt in China. Hoewel traditioneel kantoorwerk nog steeds de overhand heeft, onderzoeken en implementeren steeds meer bedrijven modellen die medewerkers meer flexibiliteit bieden wat betreft locatie en werktijden. Deze verschuiving wordt gedreven door verschillende factoren, waaronder technologische vooruitgang, veranderende werknemersverwachtingen en de behoefte aan bedrijfscontinuïteit en wendbaarheid.

Het navigeren door het landschap van remote en flexibele arbeid in China vereist een helder inzicht in het huidige juridische kader, gangbare praktijken en praktische overwegingen. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van arbeidswetten, regelgeving omtrent gegevensbescherming en andere relevante wetten, terwijl ze ook duidelijke beleidslijnen opstellen en de nodige ondersteuning bieden aan hun remote arbeidskrachten.

Regulations voor remote werk en juridisch kader

De arbeidswetten van China, met name de Labor Contract Law, werden vastgesteld voordat grootschalig remote werk gangbaar was. Daarom is er geen specifieke, allesomvattende nationale wet die uitsluitend aan remote werk is gewijd. Echter, bestaande regelgeving biedt een kader dat van toepassing is op werknemers, ongeacht hun werkplek. Thuiswerkaanpassingen worden over het algemeen beschouwd als een vorm van flexibele arbeid en moeten voldoen aan de standaard arbeidswetten betreffende contracten, werktijden, lonen, sociale verzekeringen en ontslag.

Belangrijke overwegingen omvatten:

• Arbeidsovereenkomsten: De arbeidsrelatie moet worden vastgelegd via een formeel arbeidscontract, dat idealiter de werkplek specificeert, zelfs als het de thuislocatie of een flexibele regeling betreft. Wijzigingen in werkplek of voorwaarden vereisen doorgaans wederzijdse toestemming en aanpassing van het contract.

• Werktijden: Hoewel flexibele uren kunnen worden overeengekomen, blijven de standaard reglementen voor werkuren (bijvoorbeeld maximaal aantal uren per dag/week, overwerkregelingen) van kracht, tenzij een specifiek, allesomvattend systeem voor werkuren of flexibele werkuren door de arbeidsautoriteiten voor bepaalde functies is goedgekeurd.

• Werkplekveiligheid: Werkgevers hebben een algemene plicht om de veiligheid van werknemers te waarborgen. Het toepassen van traditionele veiligheidsnormen op een thuisomgeving kan uitdagend zijn, maar werkgevers zouden richtlijnen moeten bieden voor het opzetten van een veilige werkplek en het adresseren van potentiële risico’s.

• Sociale verzekeringen en woningfonds: Bijdragen voor sociale verzekeringen (pensioen, medische verzekering, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid, moederschap) en het woningfonds blijven verplicht op basis van de geregistreerde locatie van de werknemer of de locatie van de werkgever, ongeacht waar de werknemer op afstand werkt.

• Werkgerelateerde ongevallen: Het vaststellen van een arbeidsongeval voor remote werknemers kan complex zijn. Over het algemeen kan een letsel dat wordt opgelopen tijdens werktijd, zelfs thuis, mogelijk worden beschouwd als een arbeidsongeval, maar de details hangen af van de omstandigheden en lokale interpretaties.

Het opstellen van duidelijke interne beleidsregels over remote werken is cruciaal om het wettelijke kader aan te vullen en verwachtingen te managen.

Opties en praktijken voor flexibele werkregelingen

Flexibel werk in China kan verschillende vormen aannemen naast volledig remote werk. Veel voorkomende regelingen zijn:

• Volledig remote werk: Werknemers werken volledig vanaf een locatie buiten het traditionele kantoor, vaak hun huis.

• Hybride werk: Werknemers splitsen hun tijd tussen remote werken en werken op kantoor. Dit kan gestructureerd (bijvoorbeeld specifieke dagen op kantoor) of flexibel (bijvoorbeeld werknemer kiest op basis van taken).

• Flexibele uren: Werknemers hebben flexibiliteit over hun begin- en eindtijden, zolang zij hun vereiste uren en taken voltooien. Dit wordt vaak gecombineerd met remote of hybride werken.

• Gecomprimeerde werkweken: Werknemers werken volledige werkuren over minder dan vijf dagen. Minder gebruikelijk voor algemene kantoorfuncties, maar mogelijk in specifieke industrieën.

Praktische uitvoering omvat vaak:

• Ontwikkeling van duidelijke criteria voor geschiktheid voor flexibele regelingen.

• Vaststellen van communicatieprotocollen en verwachtingen.

• Aanbieden van benodigde tools en technologie.

• Training van managers in het leiden van remote of hybride teams.

• Zorgen voor eerlijke behandeling en kansen voor werknemers ongeacht de werkplek.

Veel bedrijven adopteren hybride modellen als een balans tussen flexibiliteit en het behouden van teamcohesie en bedrijfscultuur.

Gegevensbescherming en privacy overwegingen voor remote werknemers

China beschikt over strenge gegevensbeschermingswetten, met name de Personal Information Protection Law (PIPL), die aanzienlijk invloed heeft op hoe bedrijven omgaan met persoonsgegevens, inclusief die van hun werknemers, ongeacht waar de werknemer werkt. Bij remote werken verandert het risicolandschap voor datalekken en privacyovertredingen.

Werkgevers moeten:

• Zorgen voor gegevensbeveiliging: Technische en organisatorische maatregelen treffen om bedrijfs- en werknemersgegevens te beschermen die worden geraadpleegd of verwerkt door remote werknemers. Dit omvat veilig netwerktoegang (VPN’s), endpointbeveiliging op apparaten en veilige cloudopslag.

• Beperken van gegevensverwerking: Alleen persoonlijke informatie verzamelen die nodig is voor arbeidsdoeleinden en met hun toestemming waar vereist.

• Privacytraining bieden: Remote werknemers onderrichten over gegevensbeschermingsbeleid, veilige omgang met gevoelige informatie en het herkennen van phishing of andere beveiligingsdreigingen.

• Beheer van apparaten: Duidelijke beleidsregels opstellen over het gebruik van persoonlijke versus bedrijfsapparaten voor werk en passende beveiligingsmaatregelen implementeren.

• Cross-border gegevensoverdracht: Bewust zijn van PIPL-vereisten omtrent het overdragen van werknemer persoonsgegevens buiten China, wat vaak aparte toestemming, beveiligingsbeoordelingen of standaard contractbepalingen vereist.

Naleving van PIPL is verplicht en niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Apparatuur- en onkostenvergoedingsbeleid

Het voorzien in benodigde apparatuur en het dekken van werkgerelateerde kosten voor remote werknemers is een essentieel operationeel aspect. Hoewel dit niet expliciet wettelijk verplicht is voor alle remote scenario’s, is het standaardpraktijk en vaak noodzakelijk om werknemers in staat te stellen hun werk effectief uit te voeren.

Veel gebruikte benaderingen zijn:

• Door het bedrijf verstrekte apparatuur: Werkgevers bieden vaak laptops, monitoren, toetsenborden en andere noodzakelijke IT-apparatuur. Dit waarborgt dat veiligheidsnormen worden nageleefd en zorgt voor een consistente werkervaring.

• Stipends of toeslagen: Sommige bedrijven bieden een maandelijkse toelage om kosten zoals internet, elektriciteit of een deel van de thuiswerkplek te dekken.

• Vergoedingen: Werknemers kunnen worden terugbetaald voor vooraf goedgekeurde werkgerelateerde kosten die zij maken tijdens het remote werken, zoals benodigde softwareabonnementen of kantoorbenodigdheden.

Duidelijke beleidsregels over welke apparatuur wordt verstrekt, voor welke kosten vergoedingen mogelijk zijn en de procedure voor het aanvragen van vergoedingen, zijn essentieel. Ook de fiscale implicaties van stipends of vergoedingen dienen te worden overwogen.

Technologische infrastructuur en connectiviteit voor remote werken

China beschikt over een goed ontwikkelde internetinfrastructuur in de meeste stedelijke gebieden, wat betrouwbare connectiviteit voor remote werk ondersteunt. De brede beschikbaarheid van breedbandinternet, inclusief glasvezel en 5G-netwerken, faciliteert diverse remote werk-technologieën.

Belangrijke technologische aspecten omvatten:

• Samenwerkingstools: Populaire platforms voor communicatie en samenwerking (bijvoorbeeld WeChat Work, DingTalk, Lark, Zoom, Microsoft Teams) worden veel gebruikt. Werkgevers dienen tools te kiezen die voldoen aan lokale regelgeving en voldoen aan hun beveiligingsvereisten.

• VPN-gebruik: Toegang tot interne bedrijfsnetwerken of bepaalde internationale diensten vereist vaak gebruik van een Virtual Private Network (VPN). Werkgevers moeten zorgen voor legaal conforme VPN-oplossingen.

• Cloudservices: Het gebruik van cloud-gebaseerde software en opslag is gangbaar, maar bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun cloudproviders voldoen aan China’s datalokalisatie- en cybersecuritywetgeving.

• Endpoint management: Het beheer en de beveiliging van werknemersapparaten, of ze nu van het bedrijf zijn of privé, is cruciaal. Vaak worden Mobile Device Management (MDM) of endpointbeveiligingsplatforms ingezet.

Zorg dat werknemers toegang hebben tot betrouwbare internetverbindingen en de juiste technologische hulpmiddelen; dit is fundamenteel voor het succesvolle implementeren van remote werken in China.