Employer of Record in Canada

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in Canada aanneemt. Dit betekent dat je een Canadees team kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR regelt alle juridische en administratieve taken van tewerkstelling. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en arbeidsovereenkomsten, zodat je voldoet aan de Canadese arbeidswetgeving. Je blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je team. Een EOR neemt simpelweg de complexe HR-verantwoordelijkheden uit handen. Voor een provider die je hierbij kan helpen, overweeg Rivermate.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Canada

Het gebruik van een EOR in Canada vereenvoudigt je uitbreiding. Hier is een overzicht van het proces:

1. Je vindt je ideale kandidaat. Jij bent verantwoordelijk voor het werven en selecteren van je nieuwe teamlid in Canada.
2. De EOR stelt een compliant arbeidsovereenkomst op. De EOR creëert een arbeidsovereenkomst die voldoet aan de Canadese arbeidswetgeving. Zij ondertekenen dit contract met je nieuwe medewerker, en worden zo de wettelijke werkgever.
3. De EOR onboards je nieuwe werknemer. Ze regelen alle benodigde papierwerk en zorgen dat je nieuwe medewerker correct wordt ingesteld.
4. Je beheert de dagelijkse taken van je werknemer. Hoewel de EOR de wettelijke werkgever is, stuur jij het werk en de verantwoordelijkheden van je werknemer aan.
5. De EOR regelt HR en loonadministratie. De EOR beheert de loonverwerking, belastinginhoudingen en voordelenadministratie. Ze zorgen dat je werknemer correct en op tijd betaald wordt, en dat aan alle wettelijke verplichtingen wordt voldaan.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in Canada

Het gebruik van een EOR om te werven in Canada biedt verschillende voordelen. Het stelt je in staat om snel en efficiënt de Canadese markt te betreden. Je krijgt toegang tot een nieuwe talentenpool zonder de gebruikelijke bureaucratische obstakels.

• Snel aannemen zonder een juridische entiteit. Het opzetten van een juridische entiteit in Canada kan een traag en kostbaar proces zijn. Een EOR stelt je in staat om direct werknemers te werven, waardoor je tijd en geld bespaart.
• Verlaag je administratieve workload. De EOR neemt tijdrovende taken zoals loonadministratie, belastingen en voordelenbeheer uit handen. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op het laten groeien van je bedrijf.
• Zorg voor naleving van lokale wetten. Canadese arbeidswetten kunnen complex zijn en verschillen per provincie. Een EOR heeft de expertise om deze regelgeving te navigeren, waardoor je het risico op niet-naleving vermindert.
• Trek top talent aan. Door concurrerende voordelenpakketten aan te bieden, die een EOR je kan helpen te verzorgen, kun je de beste werknemers in Canada aantrekken en behouden.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Canada uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Canada wordt gewaarborgd.

Werven in Canada heeft zijn eigen set regels, en het is belangrijk om deze correct toe te passen. Het land heeft een sterke economie en een gekwalificeerde beroepsbevolking, waardoor het een geweldige plek is om je team uit te breiden. Maar Canadese arbeidswetten kunnen complex zijn, met regels die zowel op federaal als provinciaal niveau gelden. Dit betekent dat je nauwlettend moet letten op de specifieke regelgeving in de provincie waar je aan het werven bent.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel het niet altijd verplicht is om alles schriftelijk vast te leggen, is het een goed idee om een formele arbeidsovereenkomst te hebben. Een schriftelijke overeenkomst helpt om de arbeidsvoorwaarden voor zowel jou als je nieuwe medewerker te verduidelijken.

Hier zijn enkele belangrijke clausules om op te nemen:

• Functieomschrijving: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Salaris en voordelen: Geef details over het salaris, bonussen en eventuele voordelen zoals ziektekostenverzekering.
• Werkuren en overwerk: Specificeer de verwachte werkuren en hoe overwerk wordt afgehandeld.
• Beëindigingsclausule: Beschrijf de opzegtermijn en eventuele ontslagvergoeding waar de werknemer recht op heeft bij beëindiging.
• Vertrouwelijkheid: Bescherm de gevoelige informatie van je bedrijf.
• Proeftijd: Als je een proeftijd gebruikt, moet dit in de overeenkomst worden vermeld.

Proeftijd

In Canada kun je een proeftijd opnemen aan het begin van de arbeidsovereenkomst. Dit is een proefperiode om te beoordelen of de nieuwe medewerker geschikt is. De standaardduur is meestal drie maanden.

Een paar dingen om in gedachten te houden:

• Proeftijden zijn niet automatisch; ze moeten in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen.
• Tijdens deze periode is het over het algemeen makkelijker om het dienstverband te beëindigen zonder opzegging of ontslagvergoeding, zolang dit niet om discriminerende redenen gebeurt.
• Je moet te goeder trouw handelen en de werknemer een eerlijke kans geven om zijn vaardigheden te tonen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkuren in Canada zijn meestal 8 uur per dag en 40 uur per week. Dit kan echter per provincie verschillen.

Hier is een korte blik op overwerk:

Overwerkvergoeding is meestal 1,5 keer het reguliere loon van de werknemer. Sommige werknemers, zoals managers en bepaalde professionals, kunnen vrijgesteld zijn van overwerkvergoeding.

Nationale & regionale feestdagen

Canada kent vijf nationale feestdagen:

• Nieuwjaarsdag
• Goede Vrijdag
• Canada Day
• Labour Day
• Kerstdag

Federaal gereguleerde werknemers krijgen er nog een paar bij, en elke provincie en territorium heeft zijn eigen feestdagen. Bijvoorbeeld, Family Day wordt in verschillende provincies gevierd, maar niet in allemaal.

Contractors in Canada werven

Je kunt ook Contractors in Canada inhuren. Dit kan een flexibele optie zijn, maar het is belangrijk om werknemers correct te classificeren. Foutieve classificatie van een werknemer als Contractor kan leiden tot zware boetes, inclusief achterstallige belastingen en boetes.

Het belangrijkste verschil tussen een werknemer en een Contractor of Record (COR) komt neer op controle en onafhankelijkheid. Een werknemer werkt onder jouw directe toezicht, terwijl een Contractor meer vrijheid heeft over hoe en wanneer hij werkt.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen de risico’s van verkeerde classificatie te beperken. Een EOR kan werknemers namens jou aannemen, zorgen dat ze correct worden geclassificeerd en dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten. Zo kun jij je richten op het laten groeien van je bedrijf zonder je zorgen te maken over de complexiteit van Canadese arbeidsregelingen.

Het betalen van je team in Canada omvat het begrijpen van de regels op zowel federaal als provinciaal niveau. Dit betekent dat je verschillende regelgeving moet navigeren, afhankelijk van waar je werknemers wonen. We breken de essentiële punten voor je af om je te helpen het goed te doen.

Payroll cycli & loonstructuur

Je kunt werknemers betalen volgens een regelmatig schema, zoals wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Elke loonstrook moet duidelijk alle inkomsten tonen, inclusief lonen, overwerk en eventuele andere vergoedingen. Het totale loon van een werknemer vóór inhoudingen is hun bruto loon. Hierop trek je verplichte inhoudingen af om hun uiteindelijke netto salaris te bepalen.

Overwerk & minimumlonen

De federale wet stelt de norm voor overwerk op 1,5 keer het reguliere loon van een werknemer voor werk dat meer dan 40 uur per week bedraagt. Canada heeft ook een federaal minimumloon. Echter, veel provincies en territoria hebben hun eigen minimumloon, en je moet het hoogste van de twee betalen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever moet je verschillende belastingen en bijdragen betalen namens je werknemers. Deze betalingen financieren nationale programma's voor pensioen, werkloosheidsverzekering en provinciaal beheerde gezondheidszorg en werknemerscompensatie.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet belastingen en inhoudingen van de loonstrook van je werknemers inhouden en deze aan de overheid overmaken. Deze inhoudingen financieren publieke diensten en sociale zekerheidsprogramma's.

In Canada zijn werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid verplichte programma's en door de werkgever aangeboden voordelen. Federale en provinciale wetten stellen de minimale normen vast voor verlof en bijdragen aan sociale zekerheidsprogramma's. Veel bedrijven kiezen ervoor om meer dan het minimum aan te bieden om talent aan te trekken en te behouden in een competitieve markt. Deze aanpak zorgt voor een vangnet voor alle werknemers terwijl bedrijven voordeel pakketten kunnen creëren die passen bij hun personeelsbestand.

Wettelijk Verlof

De Canadese wet vereist dat werkgevers verschillende soorten job-beschermd verlof bieden. Deze rechten zorgen ervoor dat werknemers verlof kunnen nemen voor rust, familieverantwoordelijkheden en persoonlijke gezondheid zonder risico voor hun baan.

• Vakantieverlof: Je hebt over het algemeen recht op twee weken betaald verlof na één jaar dienst bij dezelfde werkgever. Dit wordt na vijf jaar onafgebroken dienst verhoogd naar drie weken. Sommige provincies hebben ruimere minimumvereisten. Bijvoorbeeld, in Saskatchewan krijg je na één jaar drie weken vakantie.
• Ziekteverlof: Als je werkt in een door de federale overheid gereguleerde sector, heb je recht op 10 dagen betaald ziekteverlof per jaar. Provinciale ziekteverlofrechten variëren. Bijvoorbeeld, British Columbia biedt vijf betaalde ziektedagen, terwijl Quebec er twee biedt.
• Zwangerschaps- en ouderschapsverlof: Moeders kunnen tot 15 weken zwangerschapsverlof opnemen. Hierna kan een van de ouders ouderschapsverlof nemen. Het standaard ouderschapsverlof is tot 40 weken, maar kan worden verlengd tot 69 weken tegen een lager uitkeringspercentage. Deze verlofperioden zijn onbetaald door de werkgever, maar je kunt betalingen ontvangen via het Employment Insurance (EI) programma.
• Persoonlijk Verlof: Je kunt tot vijf dagen persoonlijk verlof opnemen per jaar voor zaken zoals het verzorgen van een familielid of het bijwonen van je burgerschapsceremonie. Voor werknemers die onder federale regelgeving vallen, worden de eerste drie dagen betaald na drie maanden onafgebroken dienst.
• Rouwverlof: Als een direct familielid overlijdt, heb je recht op een periode onbetaald verlof. De duur van dit verlof kan per provincie verschillen.

Feestdagen & Regionale Feestdagen

Je hebt recht op betaald verlof voor nationale en provinciale feestdagen. Als je op een wettelijke feestdag moet werken, wordt je doorgaans betaald tegen een toeslagtarief.

Typische aanvullende voordelen

Veel werkgevers bieden voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten om een aantrekkelijker compensatiepakket te creëren.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in Canada kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR heeft al een voordelenplan klaarstaan. Wanneer je werknemers via een EOR in dienst neemt, worden ze toegevoegd aan een bestaand groepsplan. Dit geeft je werknemers vanaf dag één toegang tot uitgebreide voordelen, zonder administratieve lasten voor jou. De EOR regelt alles van inschrijving tot doorlopend beheer, zodat je compliant bent met alle federale en provinciale regelgeving. Hierdoor kun je concurrerende voordelen bieden die top talent aantrekken, terwijl jij je richt op het laten groeien van je bedrijf.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat, moet het proces correct worden afgehandeld. In Canada worden beëindigingen en offboarding gereguleerd door regels die zowel jou als je werknemers beschermen. Dit proces zorgt voor een soepele en wettelijke overgang wanneer een arbeidsrelatie eindigt. Het omvat duidelijke communicatie, laatste betalingen en naleving van wettelijke vereisten. Een goed beheerd offboardingproces kan juridische problemen voorkomen en helpen een positieve bedrijfsreputatie te behouden.

Opzegtermijnen

Wanneer je een werknemer zonder reden beëindigt, moet je hen opzeggen. Canadese wetgeving erkent geen "at-will" employment, wat betekent dat je een werknemer niet zonder geldige reden kunt ontslaan tenzij je een juiste opzegging geeft of in plaats daarvan betaalt.

De lengte van de opzegtermijn hangt af van de provinciale arbeidsnormen en de duur van het dienstverband van de werknemer. Deze wettelijke opzegtermijnen variëren doorgaans van één tot acht weken. Het is belangrijk om de opzegtermijnen voor beëindiging zonder reden in de arbeidsovereenkomst te vermelden.

Hier is een algemeen overzicht van minimale opzegtermijnen, maar controleer altijd de lokale provinciale wetten:

Bij massale ontslagen, waarbij 50 of meer werknemers binnen een periode van vier weken worden ontslagen, gelden andere regels. In deze gevallen moet je een langere opzegtermijn geven aan de getroffen werknemers en ook de juiste overheidsinstantie informeren.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding staat los van beëindigingsvergoeding (pay in lieu of notice). Het is een vergoeding voor het verlies van senioriteit en andere voordelen van een werknemer op lange termijn wanneer hun baan wordt beëindigd. Niet elke werknemer heeft recht op ontslagvergoeding. Het is meestal voor werknemers met een langer dienstverband.

In Ontario bijvoorbeeld, kan een werknemer recht hebben op ontslagvergoeding als ze vijf jaar of langer voor de werkgever hebben gewerkt en de werkgever een wereldwijd loonlijst heeft van minstens $2,5 miljoen. Ontslagvergoeding wordt berekend op basis van het reguliere loon van de werknemer voor een normale werkweek en hun dienstjaren.

Factoren die de hoogte van de ontslagvergoeding kunnen beïnvloeden, zijn onder andere:

• Dienstjaren
• Leeftijd van de werknemer
• Het type werk dat ze deden
• De beschikbaarheid van vergelijkbaar werk

Het is een veelvoorkomend misverstand dat werknemers met korte dienstverbanden geen recht hebben op enige ontslagvergoeding. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen zelfs werknemers met slechts enkele maanden dienst recht hebben op een vergoeding.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Bij Rivermate beheren we het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat het correct en respectvol wordt afgehandeld. We begrijpen dat elke exit uniek is, en ons proces is ontworpen om duidelijk en in overeenstemming met de lokale wetten te zijn.

Ons proces omvat:

• Duidelijke Documentatie: We bereiden alle benodigde documentatie voor en verstrekken deze, inclusief de beëindigingsbrief. Deze brief vermeldt duidelijk de reden voor beëindiging en de ingangsdatum.
• Naleving van Lokale Wetten: We blijven op de hoogte van Canadese arbeidswetten om te zorgen dat elke beëindiging compliant is. Dit omvat het beheren van opzegtermijnen en het correct berekenen van ontslagvergoedingen.
• Laatste Loon en Voordelen: We regelen de laatste loonbetaling, zodat de vertrekkende werknemer alle openstaande lonen, vakantiegeld en andere verschuldigde voordelen ontvangt. We regelen ook de afsluiting van voordelenplannen en verstrekken de benodigde belastingdocumenten.
• Gestructureerd Offboarding: We volgen een uitgebreide checklist om alle aspecten van het offboardingproces te beheren. Dit omvat kennisoverdracht, terugkeer van bedrijfseigendommen en het intrekken van toegang tot bedrijfsystemen.
• Respectvolle Communicatie: We geloven in het afhandelen van beëindigingen met professionaliteit en respect. Ons proces is ontworpen om negatieve gevolgen te minimaliseren en de vertrekkende werknemer met waardigheid te behandelen.

Het verkrijgen van de juiste documenten om in Canada te werken, kan ingewikkeld lijken. De Canadese overheid biedt een paar hoofdwegen voor buitenlandse staatsburgers. De meest voorkomende route is de werkgever-specifieke werkvergunning. Deze vergunning stelt je in staat om te werken voor één specifieke werkgever op een bepaalde locatie. Zie het als een speciale toegangspas voor een enkele baan. Het andere hoofdtype is de open werkvergunning, die minder gebruikelijk is en alleen in bepaalde situaties beschikbaar is. Deze vergunning geeft je de flexibiliteit om voor bijna elke werkgever in Canada te werken. Voor de meeste mensen is het krijgen van een jobaanbieding de eerste stap.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan een grote hulp zijn wanneer je iemand in Canada wilt aannemen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. Een EOR regelt salarisadministratie, voordelen en naleving van de Canadese arbeidswetten. Als het gaat om visa, kan een EOR vaak werkvergunningen sponsoren voor buitenlandse werknemers. Ze kunnen het papierwerk regelen en samenwerken met immigratie-experts om het proces te versnellen.

Er zijn echter grenzen. De mogelijkheid van een EOR om een visum te sponsoren hangt af van de specifieke wetten en visumquota in Canada. Het is geen gegarandeerde oplossing voor elke persoon of elke rol. Het meest voorkomende type werkvergunning, de werkgever-specifieke, vereist vaak dat een Canadese werkgever een Labour Market Impact Assessment (LMIA) krijgt. Een LMIA is een document dat bewijst dat er behoefte is aan een buitenlandse werknemer om een baan te vervullen en dat er geen Canadese werknemer beschikbaar is. Dit proces geldt of je nu de juridische werkgever bent of een EOR.

Praktische routes voor het aannemen in Canada omvatten vaak:

• Employer-Specific Work Permits: Dit is de standaardroute. Het vereist een jobaanbieding en vaak een LMIA.
• Global Talent Stream: Een snellere optie voor werkgevers om hooggekwalificeerde buitenlandse werknemers aan te nemen voor in-demand banen, met verwerkingstijden zo kort als twee weken.
• Open Work Permits: Deze zijn beschikbaar in specifieke gevallen, zoals voor de echtgenoten van gekwalificeerde werknemers of recente afgestudeerden van Canadese instellingen.

Een EOR kan je begeleiden bij deze opties en het aanvraagproces beheren, maar ze moeten binnen de grenzen van de Canadese immigratiewet werken.

Business travel compliance

Soms hoef je alleen Canada te bezoeken voor een korte zakenreis. Hiervoor heb je geen werkvergunning nodig. Je komt als zakenreiziger. Deze status is voor internationale zakelijke activiteiten, niet voor het betreden van de Canadese arbeidsmarkt.

Je kunt naar Canada komen als zakenreiziger om:

• Vergaderingen, conferenties of handelsbeurzen bij te wonen.
• Met klanten of partners te ontmoeten.
• Training te krijgen van een Canadese moedermaatschappij.

Belangrijke regels voor zakenreizigers:

• Je mag niet de Canadese arbeidsmarkt betreden.
• Je hoofdvestiging en bron van inkomen moeten buiten Canada liggen.
• Je mag meestal minder dan zes maanden blijven.

Afhankelijk van je land van nationaliteit heb je of een bezoekersvisum (ook wel een Temporary Resident Visa of TRV genoemd) of een Electronic Travel Authorization (eTA) nodig om Canada binnen te komen. Je moet aan de grensfunctionaris bewijzen dat je bezoek tijdelijk is en dat je genoeg geld hebt voor je verblijf. Wees altijd duidelijk over het doel van je bezoek om problemen te voorkomen.