Employer of Record in Canada

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou aanneemt in Canada. Dit betekent dat je een Canadees team kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR regelt alle juridische en administratieve taken van tewerkstelling. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en arbeidsovereenkomsten, zodat je voldoet aan de lokale arbeidswetten.

Je blijft de dagelijkse werkzaamheden van je team beheren. Een EOR neemt simpelweg de complexe HR-verantwoordelijkheden uit handen. Voor een provider die je hierbij kan helpen, overweeg Rivermate.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Canada

Het gebruik van een EOR in Canada vereenvoudigt je uitbreiding. Jij vindt het talent, en de EOR regelt de rest. Zo werkt het meestal:

• Je vindt de kandidaat: Je werft en selecteert de persoon die je in Canada wilt aannemen.
• De EOR neemt de kandidaat aan: De EOR neemt wettelijk de werknemer aan via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
• Onboarding: De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat alles van papierwerk tot het regelen van voordelen.
• Loonadministratie en Voordelen: De EOR verwerkt de loonadministratie, houdt belastingen in en beheert voordelen volgens Canadese regelgeving.
• Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning aan jou en je werknemer. Ze behandelen eventuele problemen die kunnen ontstaan.
• Jij beheert je werknemer: Jij stuurt de dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden van je werknemer aan. De EOR regelt de administratieve kant van de tewerkstelling.

Waarom een Employer of Record in Canada gebruiken?

Begin sneller. Huur binnen dagen, niet maanden. Geen entiteit of registraties nodig. We stemmen de startdata af op gangbare tweewekelijkse looncyclus zodat dag één soepel verloopt.

Minder administratie, minder risico’s. Wij regelen de loonadministratie, CPP/QPP en EI, en verzorgen de opzet van de werknemersverzekering. Jij leidt het werk; wij regelen de papierwinkel.

Provincie-proof compliance. De regels verschillen in Ontario, Québec en daarbuiten. We stellen vanaf dag één het juiste contract, vakantieschema en overurenregels op.

Sterkere aanbiedingen. Uitgebreide gezondheidszorg, tandheelkunde en een eenvoudige RRSP-match zijn wat kandidaten verwachten. Deze kunnen gemakkelijk worden toegevoegd via Rivermate.

Voorspelbare kosten. Eén maandelijkse vergoeding. Geen verrassingen bij de opzet.

Echt voorbeeld: Belangrijk talent in Canada behouden

IT Svit, een Europees IT-dienstenbedrijf, stond voor het verlies van een gewaardeerde werknemer toen hij om persoonlijke redenen naar Canada verhuisde. Zonder een Canadese entiteit hadden ze geen manier om hem direct in dienst te nemen. Door samen te werken met Rivermate kon IT Svit een conforme tewerkstelling opzetten in de juiste provincie, de werknemer in hun team houden en volledig voldoen aan de Canadese arbeidswetten. De werknemer meldde een soepele overgang, terwijl IT Svit de kosten en complexiteit van het openen van een Canadese vestiging vermijdde.

“De flexibiliteit en proactieve aanpak van Rivermate onderscheiden hen in de EOR-markt. Ze voldeden niet alleen aan onze verwachtingen; ze overtroffen ze consequent.”
— Anastasiia Drozd, Juridisch Adviseur @ IT Svit

PEO vs. EOR in Canada: Wat is het verschil?

Kiezen tussen een Professional Employer Organization (PEO) en een Employer of Record (EOR) in Canada komt neer op één hoofdvraag: wie is de wettelijke werkgever?

Een EOR wordt de wettelijke werkgever voor jouw werknemers. Dit is de beste keuze als je in Canada wilt aannemen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR neemt alle juridische verantwoordelijkheid voor loonadministratie, voordelen, belastingen en naleving van Canadese arbeidswetten. Jij beheert de dagelijkse werkzaamheden van je team, terwijl de EOR de rest regelt.

Een PEO daarentegen, gaat een co-employment relatie aan met jou. Je moet je eigen juridische entiteit in Canada hebben om een PEO te gebruiken. Bij een PEO blijf jij de wettelijke werkgever en deel je de verantwoordelijkheden. De PEO ondersteunt je met HR-taken zoals loonadministratie en voordelen, maar jij blijft juridisch aansprakelijk.

Hier is een eenvoudige samenvatting:

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Canada uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Canada wordt gewaarborgd.

Werven in Canada heeft zijn eigen regels, en het is belangrijk om deze correct toe te passen. Het land heeft een sterke economie en een gekwalificeerde beroepsbevolking, waardoor het een geweldige plek is om je team uit te breiden. Maar Canadese arbeidswetten kunnen complex zijn, met regels die zowel op federaal als provinciaal niveau gelden. Dit betekent dat je nauwlettend moet letten op de specifieke regelgeving in de provincie waar je aan het werven bent.

Arbeidsovereenkomsten

Hoewel niet altijd verplicht om schriftelijk te zijn, wordt een formele overeenkomst sterk aanbevolen. Het voorkomt misverstanden en beschermt beide partijen. Minimaal moeten overeenkomsten de volgende punten bevatten:

• Functietitel en verantwoordelijkheden
• Salaris, bonussen en voordelen
• Werkuren en hoe overwerk wordt betaald
• Beëindiging en opzegtermijnen
• Clausules over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
• Proeftijd, indien van toepassing

Pro Tip: In Quebec moeten arbeidsovereenkomsten beschikbaar zijn in het Frans. Zelfs als je een Engelse versie verstrekt, is de Franse overeenkomst de wettelijk bindende. Het gebruik van een EOR zorgt ervoor dat je contracten in de juiste taal worden opgesteld en ondertekend.

Proeftijd

De meeste contracten bevatten een proeftijd, meestal drie maanden. Dit moet in het contract worden opgenomen. Tijdens de proeftijd is het beëindigen van de relatie eenvoudiger, maar werkgevers moeten nog steeds te goeder trouw handelen en de werknemer een eerlijk kans geven om zijn vaardigheden te tonen.

Werkuren & overwerk

Standaarduren zijn 8 per dag, 40 per week, maar de drempels voor overwerk verschillen per provincie:

• Ontario en New Brunswick: na 44 uur per week
• Québec en British Columbia: na 40 uur per week
• Alberta: na 8 uur per dag of 44 uur per week

Overwerkvergoeding is meestal 1,5 keer het reguliere loon van de werknemer. Sommige werknemers, zoals managers en bepaalde professionals, kunnen vrijgesteld zijn van overwerkvergoeding.

Nationale & regionale feestdagen

Er zijn vijf nationale wettelijke feestdagen (Nieuwjaarsdag, Goede Vrijdag, Canada Day, Labour Day en Kerstdag). Andere feestdagen hangen af van de provincie. Bijvoorbeeld Family Day in Ontario en Alberta, of St. Jean Baptiste Day in Québec. Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag of een toeslag als ze werken.

Werven van contractors in Canada

Zelfstandige contractors komen veel voor, vooral in de tech- en creatieve sectoren. De scheidslijn tussen contractor en werknemer wordt echter nauwlettend gevolgd door de Canada Revenue Agency (CRA). Foutieve classificatie kan leiden tot achterstallige belastingen en boetes.

Rivermate helpt bedrijven deze regels te navigeren door het uitgeven van conforme contracten, het toepassen van de juiste provinciale normen en het adviseren over de juiste werknemerclassificatie. Dit vermindert het risico en geeft werknemers een duidelijke, professionele start.

Inzichten van Rivermate’s Global HR Experts

Welke bedrijfsprofielen profiteren het meest van een Employer of Record (EOR)?

Een EOR helpt een breed scala aan bedrijven internationaal te werven. Je kunt het talent krijgen dat je nodig hebt zonder de hoofdpijn van het opzetten van een lokale juridische entiteit. Dit maakt een EOR een sterke optie voor veel soorten bedrijven.

Hier zijn enkele voorbeelden van bedrijven die het meest profiteren:

• Startups: Je moet snel handelen en slim omgaan met je geld. Een EOR stelt je in staat top talent van overal ter wereld aan te nemen zonder de hoge kosten en lange vertragingen van het oprichten van een juridische entiteit in elk land. Dit betekent dat je vanaf dag één een wereldwijd team kunt opbouwen en je middelen kunt richten op het laten groeien van je bedrijf.

• Je eerste werknemer in een nieuw land: Uitbreiden naar een nieuwe markt is een grote stap. Een EOR maakt het eenvoudig en minder risicovol. Je kunt je eerste werknemer in een nieuw land binnen enkele dagen aannemen, niet maanden. De EOR regelt alle lokale juridische en HR-kwesties, zodat je de waters kunt testen zonder grote investering.

• Contractor-naar-werknemer transities: Het omzetten van een contractor naar een vaste werknemer, vooral in een ander land, kan ingewikkeld zijn. Een EOR beheert deze overgang soepel. Het zorgt ervoor dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten, waardoor het risico op boetes voor foutieve classificatie wordt verminderd. Dit geeft je nieuwe werknemer de zekerheid en voordelen van een vaste baan, terwijl het voor jou eenvoudig blijft.

• Pilotteams: Als je een nieuwe markt wilt verkennen, moet je flexibel zijn. Een EOR is perfect voor het aannemen van een klein "pilotteam" om een nieuwe regio te testen. Je kunt snel een lokaal team opbouwen om marktinformatie te verzamelen zonder je te verbinden aan een permanente aanwezigheid. Zo kun je leren en aanpassen voordat je een grotere investering doet.

Het betalen van je team in Canada omvat het begrijpen van de regels op zowel federaal als provinciaal niveau. Dit betekent dat je verschillende regelgeving moet navigeren, afhankelijk van waar je werknemers wonen. We breken de essentiële punten voor je af om je te helpen het goed te doen.

Payrollcycli & loonstructuur

Je kunt werknemers betalen volgens een vast schema, zoals wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Elke loonstrook moet duidelijk alle inkomsten tonen, inclusief lonen, overwerk en andere vergoedingen. Het totale salaris van een werknemer vóór inhoudingen is hun bruto loon. Hierop trek je verplichte inhoudingen af om hun netto salaris te bepalen.

Overwerk & minimumlonen

De federale wet stelt de norm voor overwerk op 1,5 keer het reguliere loon van een werknemer voor werk dat meer dan 40 uur per week bedraagt. Canada heeft ook een federaal minimumloon. Veel provincies en territoria hebben echter hun eigen minimumloon, en je moet betalen volgens de hoogste van de twee.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever moet je verschillende belastingen en bijdragen betalen namens je werknemers. Deze betalingen financieren nationale programma's voor pensioen, werkloosheidsverzekering en provinciaal beheerde gezondheidszorg en werknemerscompensatie.

Pro Tip: Veel Amerikaanse bedrijven die uitbreiden naar Canada onderschatten de kosten van werknemerscompensatie. Premies variëren niet alleen per provincie, maar ook per industrieclassificatie. Een EOR houdt je vanaf dag één in lijn met de juiste provinciale tarieven.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je moet belastingen en inhoudingen van de loonstrook van je werknemers inhouden en deze naar de overheid sturen. Deze inhoudingen financieren publieke diensten en sociale zekerheidsprogramma's.

Voordelen voor werknemers in Canada combineren overheidsprogramma's met door de werkgever aangeboden voordelen. Federale en provinciale wetten stellen de basis, maar de meeste bedrijven gaan verder dan het minimum om talent aan te trekken en te behouden.

Wettelijke Verlof

De Canadese wet vereist dat werkgevers verschillende soorten job-gebonden verlof bieden. Deze rechten zorgen ervoor dat werknemers vrij kunnen nemen voor rust, gezinsverantwoordelijkheden en persoonlijke gezondheid zonder risico voor hun baan.

• Vakantiedagen: Je hebt over het algemeen recht op twee weken betaald verlof na één jaar dienst bij dezelfde werkgever. Dit wordt verlengd tot drie weken na vijf jaar onafgebroken dienst. Sommige provincies hebben ruimere minima. Bijvoorbeeld, in Saskatchewan krijg je drie weken vakantie na één jaar.
• Ziekteverlof: Als je werkt in een door de federale overheid gereguleerde sector, heb je recht op 10 dagen betaald ziekteverlof per jaar. Provinciale ziekteverlofrechten variëren. Bijvoorbeeld, British Columbia biedt vijf betaalde ziektedagen, terwijl Quebec er twee biedt.
• Zwangerschaps- en ouderschapsverlof: Moeders kunnen tot 15 weken zwangerschapsverlof opnemen. Hierna kan een van de ouders ouderschapsverlof nemen. Standaard ouderschapsverlof is tot 40 weken, maar kan worden verlengd tot 69 weken tegen een lager uitkeringspercentage. Deze verlofperioden zijn onbetaald door de werkgever, maar je kunt betalingen ontvangen via het Employment Insurance (EI)-programma.
• Persoonlijk Verlof: Je kunt tot vijf dagen persoonlijk verlof opnemen per jaar voor zaken zoals het verzorgen van een familielid of het bijwonen van je burgerschapsceremonie. Voor werknemers onder federale regelgeving zijn de eerste drie dagen betaald na drie maanden onafgebroken dienst.
• Rouwverlof: Als een direct familielid overlijdt, heb je recht op een periode onbetaald verlof. De duur van dit verlof kan per provincie verschillen.

Feestdagen & Regionale Vakanties

Werknemers hebben recht op betaald verlof op wettelijke feestdagen. Als ze op deze dagen werken, moeten ze een toeslag ontvangen. Naast vijf nationale feestdagen voegen provincies hun eigen feestdagen toe. Bijvoorbeeld:

• Family Day in Ontario, Alberta en verschillende andere provincies
• St. Jean Baptiste Day in Québec
• Louis Riel Day in Manitoba

Typische aanvullende voordelen

Veel werkgevers bieden voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten om een aantrekkelijker compensatiepakket te creëren.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Rivermate registreert werknemers in conforme voordelenpakketten die zowel de vereiste dekkingen als competitieve extra's omvatten. Wij beheren de administratie, vernieuwingen en bijdragen, zodat jij je kunt richten op het opbouwen van je team.

Wanneer een werknemer vertrekt, moet het proces zorgvuldig worden afgehandeld. In Canada kun je iemand niet zomaar ontslaan “at will.” Elke stap wordt geleid door federale en provinciale regels die zowel jou als de werknemer beschermen. Goed uitgevoerd, is offboarding meer dan een wettelijke vereiste. Het is een kans om op goede voet te vertrekken, je reputatie te beschermen en het risico op geschillen te verminderen.

Opzegtermijnen

Als je iemand zonder reden ontslaat, moet je ofwel opzegging geven of in plaats daarvan betalen. De hoeveelheid opzegging hangt af van twee dingen: de provincie waar de werknemer werkt en hoe lang ze bij jouw bedrijf werken.

Hier is het algemene kader dat de meeste provincies volgen. Controleer altijd de lokale standaard:

Bij massale ontslagen, waarbij 50 of meer werknemers binnen een periode van vier weken worden ontslagen, gelden andere regels. In deze gevallen moet je een langere opzegtermijn geven aan de getroffen werknemers en ook de juiste overheidsinstantie informeren.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding staat los van beëindigingsvergoeding (pay in lieu of notice). Het is een compensatie voor het verlies van anciënniteit en andere voordelen van een werknemer op lange termijn wanneer hun baan wordt beëindigd. Niet elke werknemer heeft recht op ontslagvergoeding. Het is meestal voor werknemers met een langere diensttijd.

In Ontario bijvoorbeeld, kan een werknemer recht hebben op ontslagvergoeding als ze vijf of meer jaar voor de werkgever hebben gewerkt en de werkgever een wereldwijde loonlijst heeft van minstens $2,5 miljoen. Ontslagvergoeding wordt berekend op basis van het reguliere loon van de werknemer voor een normale werkweek en hun dienstjaren.

Factoren die de hoogte van de ontslagvergoeding kunnen beïnvloeden, zijn onder andere:

• Dienstjaren
• Leeftijd van de werknemer
• Het type werk dat ze deden
• De beschikbaarheid van vergelijkbaar werk

Het is een veel voorkomende misvatting dat werknemers met korte diensttijd geen recht hebben op enige ontslagvergoeding. Afhankelijk van de omstandigheden kunnen zelfs werknemers met slechts een paar maanden dienst recht hebben op enige vergoeding.

Pro Tip: Ontslagvergoeding wordt vaak verward met beëindigingsvergoeding. In Canada is ontslagvergoeding aanvullende compensatie voor werknemers met lange dienst en wordt deze apart berekend van de opzegging. Een Employer of Record zorgt ervoor dat de juiste formule wordt toegepast, zodat je kostbare geschillen vermijdt.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Bij Rivermate beheren wij het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat het correct en respectvol wordt afgehandeld. We begrijpen dat elke exit uniek is, en ons proces is ontworpen om duidelijk en in overeenstemming met de lokale wetgeving te zijn.

Ons proces omvat:

• Duidelijke Documentatie: We bereiden alle benodigde documentatie voor en verstrekken deze, inclusief de ontslagbrief. Deze brief vermeldt duidelijk de reden voor ontslag en de ingangsdatum.
• Naleving van Lokale Wetgeving: We blijven op de hoogte van de Canadese arbeidswetten om te zorgen dat elk ontslag compliant is. Dit omvat het beheren van opzegtermijnen en het correct berekenen van ontslagvergoeding.
• Laatste Loon en Voordelen: We regelen de laatste salarisbetaling, zodat de vertrekkende werknemer alle openstaande lonen, vakantiegeld en andere verschuldigde voordelen ontvangt. We regelen ook de afsluiting van voordelenplannen en verstrekken de benodigde belastingdocumenten.
• Gestructureerde Offboarding: We volgen een uitgebreide checklist om alle aspecten van het offboardingproces te beheren. Dit omvat kennisoverdracht, terugkeer van bedrijfseigendommen en het intrekken van toegang tot bedrijfsystemen.
• Respectvolle Communicatie: We geloven in het afhandelen van ontslagen met professionaliteit en respect. Ons proces is ontworpen om negatieve gevolgen te minimaliseren en de vertrekkende werknemer met waardigheid te behandelen.

Het verkrijgen van toestemming om in Canada te werken kan overweldigend aanvoelen. Er zijn verschillende routes, elk met zijn eigen regels. De twee meest voorkomende zijn:

• Employer-specific work permits: Gebonden aan één werkgever en locatie. Zie het als een speciale toegangspas voor een enkele baan.
• Open work permits: Minder gebruikelijk en meestal alleen beschikbaar in speciale gevallen, zoals echtgenoten van gekwalificeerde werknemers of recente Canadese afgestudeerden. Deze bieden meer flexibiliteit om voor verschillende werkgevers te werken.

Hoe een EOR ondersteunt bij visa en sponsoring

Een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan het proces vereenvoudigen. Wij regelen loonadministratie, voordelen en naleving, en kunnen in veel gevallen ook werkvergunningen sponsoren voor buitenlandse werknemers. Wij verzorgen het papierwerk en coördineren met immigratie-experts zodat aanvragen sneller verlopen en met minder fouten.

Dat gezegd hebbende, zijn er grenzen. De regels en quota van Canada gelden voor elke werkgever, inclusief EORs. Bijvoorbeeld, de standaard employer-specific permit vereist vaak een Labour Market Impact Assessment (LMIA), die aantoont dat er behoefte is aan een buitenlandse werknemer en dat er geen Canadese beschikbaar is. Deze stap kan niet altijd worden overgeslagen, zelfs met een EOR betrokken.

Veelvoorkomende visumroutes

• Employer-Specific Work Permits: De standaard route, meestal gekoppeld aan een LMIA.

• Global Talent Stream: Een versnelde procedure voor in-demand technologie- en hooggekwalificeerde functies, soms goedgekeurd in slechts twee weken.

• Open Work Permits: Beschikbaar in beperkte gevallen, zoals echtgenoten of recente afgestudeerden.

Rivermate helpt je de juiste route te kiezen, documenten voor te bereiden en compliant te blijven met de Canadese immigratiewet.

Naleving van zakenreizen

Soms hoef je alleen Canada te bezoeken voor een korte zakenreis. Hiervoor heb je geen werkvergunning nodig. Je komt als zakenreiziger. Deze status is voor internationale zakelijke activiteiten, niet voor het betreden van de Canadese arbeidsmarkt.

Je kunt naar Canada komen als zakenreiziger om:

• vergaderingen, conferenties of beurzen bij te wonen.
• met klanten of partners te ontmoeten.
• training te krijgen van een Canadese moedermaatschappij.

Belangrijke regels voor zakenreizigers:

• Je mag niet toetreden tot de Canadese arbeidsmarkt.
• Je belangrijkste bedrijfsadres en bron van inkomsten moeten buiten Canada liggen.
• Je mag meestal minder dan zes maanden blijven.

Afhankelijk van je nationaliteit heb je ofwel een bezoekersvisum (ook wel Temporary Resident Visa of TRV genoemd) of een Electronic Travel Authorization (eTA) nodig om Canada binnen te komen. Je moet aan de grensbeambte bewijzen dat je bezoek tijdelijk is en dat je voldoende geld hebt voor je verblijf. Wees altijd duidelijk over het doel van je bezoek om problemen te voorkomen.