In Canada is er geen enkele federale wet die thuiswerken regelt. In plaats daarvan zijn de regels verspreid over federale en provinciale/territoriale statuten.

Wettelijke Regelingen

• Federal Labor Standards Act (FLSA): De FLSA stelt minimale arbeidsnormen vast zoals overwerkvergoeding en rustperiodes, die ook van toepassing zijn op thuiswerkers.
• Provinciale/Territoriale Arbeidsnormen: Elke provincie en elk territorium heeft zijn eigen arbeidswetgeving die specifieke aspecten van thuiswerken kan behandelen, zoals onkostenvergoedingen of werkplekveiligheid.
• Arbeidsovereenkomsten: Individuele arbeidsovereenkomsten moeten duidelijk de verwachtingen voor thuiswerkregelingen omschrijven, inclusief werkuren, communicatieprotocollen en apparatuurvoorzieningen.

Technologische Infrastructuur Vereisten

Een robuuste technologische infrastructuur is essentieel voor succesvol thuiswerken:

• Veilige Toegang op Afstand: Werkgevers moeten veilige oplossingen voor toegang op afstand bieden, zoals Virtual Private Networks (VPN's), om versleutelde toegang tot bedrijfssystemen en -gegevens te waarborgen.
• Betrouwbare Internetverbinding: Zowel werkgever als werknemer hebben een stabiele en snelle internetverbinding nodig om naadloze communicatie en werkprocessen te faciliteren.
• Communicatie- en Samenwerkingstools: Het gebruik van cloudgebaseerde communicatie- en samenwerkingstools zoals videoconferentieplatforms, instant messaging-diensten en projectmanagementsoftware kan de samenwerking op afstand en informatie-uitwisseling verbeteren.
• Aanvullende Overwegingen: Afhankelijk van de aard van het werk kan gespecialiseerde software of hardware nodig zijn (bijv. ontwerpsoftware, specifieke randapparatuur).

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Werkgevers in Canada hebben aanzienlijke verantwoordelijkheden bij het implementeren van thuiswerkregelingen:

• Formele Overeenkomst: Er moet een schriftelijke thuiswerkovereenkomst worden opgesteld tussen de werkgever en werknemer, waarin werkuren, communicatieprotocollen, apparatuurvoorzieningen, gegevensbeveiligingsmaatregelen en onkostenvergoedingen worden vastgelegd (overwegingen op basis van provinciale/territoriale wetgeving en bedrijfsbeleid).
• Apparatuur en Onkostenvergoedingen: Hoewel het niet universeel verplicht is, kunnen sommige provincies/territoria vereisen dat werkgevers werknemers vergoeden voor redelijke kosten die door thuiswerken worden gemaakt (bijv. internetkosten, ergonomisch meubilair). Bedrijfsbeleid moet de vergoedingsprocedures verduidelijken.
• Gezondheid en Veiligheid: Hoewel het geen directe wettelijke vereiste is, moeten werkgevers goede ergonomische praktijken voor thuiswerkplekken aanmoedigen om musculoskeletale aandoeningen te voorkomen. Bovendien hebben sommige provincies specifieke gezondheids- en veiligheidsvoorschriften die van toepassing kunnen zijn op thuiswerkomgevingen.

Deeltijdwerk is een flexibele werkregeling waarbij werknemers met hun werkgever overeenkomen om een verminderd aantal uren te werken vergeleken met een voltijdse functie. Er is geen specifieke federale wetgeving die van toepassing is op deeltijdwerk, en het wordt geregeld door provinciale/territoriale arbeidsnormen. Minimum werkuren zijn niet federaal vastgelegd, maar worden bepaald in het arbeidscontract. Deeltijdwerknemers hebben over het algemeen recht op dezelfde voordelen en bescherming (pro rata op basis van uren) als voltijdwerknemers. Dit kan onder andere door de werkgever verstrekte apparatuur of gedeeltelijke vergoeding voor persoonlijke apparatuur die voor werk wordt gebruikt, volgens het bedrijfsbeleid omvatten.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat hun werkuren aan te passen binnen een bepaald tijdsbestek, zolang het totale aantal gecontracteerde uren binnen een specifieke periode (bijv. week, maand) wordt vervuld. Er is geen specifieke federale wetgeving voor flexibele werktijden, en het wordt geïmplementeerd via bedrijfsafspraken. Er is geen wettelijke verplichting voor apparatuurvergoeding onder flexibele werktijden. Bedrijven kunnen echter interne beleidslijnen hebben die de kosten dekken die tijdens verlengde werkuren worden gemaakt (bijv. late maaltijden).

Taakdeling

Taakdeling is een flexibele werkregeling waarbij twee of meer werknemers de verantwoordelijkheden en werkbelasting van een enkele voltijdse functie delen. Elke werknemer heeft een apart arbeidscontract met het bedrijf, waarin hun werkuren en verantwoordelijkheden worden beschreven. Er is geen specifieke federale wetgeving voor taakdeling, en het kan worden behandeld in provinciale/territoriale arbeidsnormen of collectieve overeenkomsten. Net als bij deeltijdwerk ontvangt elke werknemer voordelen en mogelijke apparatuurvergoedingen op pro rata basis volgens hun gecontracteerde uren (rekening houdend met het bedrijfsbeleid).

Onder de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) hebben federaal gereguleerde organisaties specifieke verplichtingen met betrekking tot persoonlijke informatie van werknemers. Deze verplichtingen omvatten het verkrijgen van zinvolle toestemming van werknemers voordat hun persoonlijke informatie wordt verzameld, gebruikt of openbaar gemaakt. Deze toestemming moet geïnformeerd, specifiek en tijdsgebonden zijn. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de bescherming van persoonlijke informatie onder hun controle, wat inhoudt dat ze maatregelen moeten nemen om ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of verlies te voorkomen. Het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke informatie moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor redelijke zakelijke doeleinden. Werkgevers moeten persoonlijke informatie alleen bewaren zolang als nodig is en deze veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig is.

Aanvullende Overwegingen voor Thuiswerken

Werkgevers moeten thuiswerkers veilige toegang bieden tot bedrijfssystemen en -gegevens. Dit kan het implementeren van sterke wachtwoorden, encryptie en multi-factor authenticatie omvatten. Werknemers moeten worden getraind in gegevensbescherming en privacybeleid, inclusief de juiste omgang met gevoelige informatie en best practices op het gebied van cyberbeveiliging.

Rechten van Werknemers

Werknemers hebben ook rechten met betrekking tot hun persoonlijke informatie onder PIPEDA. Deze rechten omvatten toegang tot hun persoonlijke informatie die door hun werkgever wordt bewaard, correctie van onjuiste of onvolledige persoonlijke informatie, en intrekking van toestemming voor het verzamelen, gebruiken of openbaar maken van hun persoonlijke informatie, onderhevig aan redelijke beperkingen.

Aanvullende Overwegingen voor Thuiswerken

Werknemers hebben recht op een redelijk niveau van privacy in hun thuiswerkruimte, vooral bij het gebruik van persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden. Werkgevers moeten duidelijk gedefinieerde acceptabele gebruiksbeleid voor bedrijfstechnologie opstellen.

Best Practices voor Gegevensbeveiliging

Zowel werkgevers als werknemers kunnen stappen ondernemen om de risico's voor gegevensbeveiliging in een thuiswerkomgeving te minimaliseren. Deze stappen omvatten het beperken van de hoeveelheid persoonlijke en bedrijfsgegevens die elektronisch worden gedeeld, het gebruik van versleutelde communicatietools voor de uitwisseling van gevoelige informatie, het opleiden van werknemers om phishingpogingen te herkennen en te vermijden, het regelmatig back-uppen van belangrijke gegevens naar een veilige locatie, en het aanmoedigen van werknemers om verdachte activiteiten of mogelijke datalekken te melden.