Werkvergunningen en Visa in Canada

Werkvergunningen en Visa in Canada: Een Complete Gids voor Werkgevers

Canada's sterke economie, hoge levenskwaliteit en inclusieve cultuur maken het een aantrekkelijke bestemming voor wereldwijd talent. Werkgevers in diverse sectoren kijken steeds vaker naar het buitenland om vaardigheden te vullen en groei te stimuleren. Echter, Canada heeft gedetailleerde immigratieregels, en het aannemen of verplaatsen van een buitenlandse werknemer vereist zorgvuldige planning.

Fouten kunnen kostbaar zijn – van vertragingen bij de aanvraag tot zware boetes voor niet-naleving. Om te profiteren van Canada's talentenpool terwijl men volledig compliant blijft, moeten werkgevers begrijpen wat visa, werkvergunningen en alle gerelateerde regelgeving inhouden. Deze gids legt uit waarom immigratie-naleving belangrijk is, wie een vergunning nodig heeft, de soorten vergunningen en visa die relevant zijn voor werkgevers, de geschiktheid en verplichtingen voor elk type, en praktische stappen om buitenlandse werknemers soepel te werven en te onboarden in Canada.

Wie Heeft een Visa of Werkvergunning Nodig in Canada?

Canadese burgers en permanente bewoners kunnen te allen tijde zonder beperkingen in Canada werken. Als uw nieuwe medewerker geen Canadese burger of permanente bewoner is, heeft hij of zij doorgaans een werkvergunning nodig om in Canada te werken. (Opmerking: werkvergunningen zijn arbeidsdocumenten, geen reisvisa.) De geschiktheid van een buitenlandse nationaliteit om te werken hangt af van hun status en de duur/doel van hun verblijf.

In eenvoudige termen: elke buitenlandse nationaliteit die daadwerkelijk werkzaamheden zal verrichten voor een Canadese werkgever, moet een geldige werkvergunning hebben. Echter, niet elke buitenlandse nationaliteit vereist een reisvisum (een visum is puur voor toegang). In feite hebben burgers van visumvrije landen (zoals de VS, het VK, veel EU-landen en anderen) alleen een Elektronische Reisautorisatie (eTA) nodig of komen ze gewoon als bezoekers; maar ook zij moeten een werkvergunning hebben om te werken.

Korte zakelijke bezoeken (voor vergaderingen of training) vereisen vaak geen werkvergunning als de persoon technisch gezien een “zakelijke bezoeker” is, maar elke buitenlandse nationaliteit die werkt (bijvoorbeeld verkoop, diensten leveren of hands-on werk in Canada) heeft zowel een geldige werkvergunning als, indien van toepassing, een visum of eTA nodig. Dit betekent dat voordat iemand daadwerkelijk aan de slag gaat, het bedrijf hun status moet verifiëren.

De Canadese immigratiewet maakt duidelijk dat terwijl een visum toegang dekt, de werkvergunning het document is dat arbeid autoriseert. Met andere woorden: geen buitenlandse werknemer mag legaal op de loonlijst staan in Canada zonder een juiste werkvergunning, zelfs niet als ze binnenkwamen met een eTA of visum.

Voor langdurige functies verkrijgen buitenlandse nationaliteiten meestal een werkvergunning voordat ze naar Canada komen (door te solliciteren bij een Canadese visa-kantoor of online). In sommige gevallen kan een buitenlandse werknemer zich bij de Canadese grens (toegangspoort) aanmelden als ze uit een visumvrije land komen en de baan vooraf geregeld hebben. Maar in alle gevallen moeten werkgevers de regels controleren.

Bijvoorbeeld, bepaalde internationale overeenkomsten (zoals CUSMA/USMCA) staan intra-company transfers en professionals toe om vanuit Canada te solliciteren onder vereenvoudigde voorwaarden. De belangrijkste punten hier zijn: Canadese burgers & permanente bewoners: geen vergunning nodig; ze zijn automatisch gemachtigd om te werken.

Andere buitenlandse nationaliteiten: moeten een werkvergunning hebben om te werken, en vaak ook een visum/eTA om binnen te komen. Elke buitenlandse werknemer heeft een werkvergunning nodig.

Korte bezoeken vs. werk: het bijwonen van vergaderingen of conferenties vereist mogelijk geen vergunning, maar het uitvoeren van werkgerelateerde taken altijd wel.

Grensaanvragen: burgers van visumvrije landen kunnen mogelijk een werkvergunning aanvragen bij binnenkomst (toegangspoort) als ze aan de criteria voldoen. Anders moet de vergunning vooraf geregeld worden. Het begrijpen van deze basisprincipes – burgerschap/Permanent Resident vs. buitenland, werkvergunning vs. reisvisum – is essentieel voor naleving en soepele werving.

Overzicht van Canadese Werkvergunning- en Visumtypes Relevant voor Werkgevers

De Canadese immigratie biedt vele routes voor buitenlandse werknemers. Werkgevers moeten de belangrijkste programma’s kennen die het mogelijk maken internationaal talent aan te nemen. Hieronder de belangrijkste werkvergunning- en visumcategorieën die het vaakst voorkomen bij het verplaatsen van werknemers naar Canada:

Temporair Buitenlands Werknemersprogramma (TFWP) in Canada

Het TFWP is het primaire programma van Canada voor het aannemen van buitenlandse werknemers om arbeidskrapte op te vullen. Onder het TFWP moeten werkgevers een positief Labour Market Impact Assessment (LMIA) verkrijgen van Employment and Social Development Canada (ESDC). De LMIA is een document dat bevestigt dat er geen Canadese burger of permanente bewoner beschikbaar is voor de functie en dat het aannemen van een buitenlandse werknemer een neutraal of positief effect heeft op de Canadese arbeidsmarkt.

Om een LMIA te krijgen, moet een werkgever doorgaans uitgebreide wervingsinspanningen aantonen en voldoen aan voorwaarden omtrent lonen en arbeidsomstandigheden. (Vanaf eind 2024 werden de LMIA-regels aangescherpt: bijvoorbeeld, minimumloon thresholds werden met 20% verhoogd, en attestaties door advocaten/CPA’s worden niet meer geaccepteerd.)

Na goedkeuring van de LMIA betaalt de werkgever de vereiste verwerkingskosten (momenteel CAD $1.000 per positie) en verstrekt de bevestigingsbrief aan de werknemer. Pas dan kan de werknemer een werkgever-specifieke werkvergunning aanvragen. In de praktijk worden de meeste traditionele werkvergunningen in Canada via het TFWP afgehandeld: de werknemer solliciteert online of bij een visumkantoor met het LMIA-nummer en hun baanaanbod.

De verplichtingen van de werkgever onder TFWP zijn aanzienlijk: ze moeten de functie adverteren zoals instructies, eerlijke lonen bieden, een contract verstrekken en zich houden aan alle toezeggingen in de LMIA. Fouten (zoals onderbetaling) kunnen leiden tot boetes.

Global Talent Stream (GTS) in Canada

De Global Talent Stream (GTS) is een gespecialiseerde sub-stroom van het TFWP voor hooggekwalificeerde en innovatieve functies in Canada. GTS stelt in aanmerking komende Canadese bedrijven in staat om snel LMIAs te verkrijgen (vaak binnen twee weken) voor bepaalde beroepen op de Global Talent Occupations List. Het richt zich op tech- en R&D-functies, of andere “unieke en gespecialiseerde” rollen.

Bedrijven die GTS gebruiken, moeten een Labour Market Benefits Plan (LMBP) ontwikkelen – een eenduidig plan van één pagina waarin wordt beschreven hoe het aannemen van het buitenlandse talent positief zal bijdragen aan de Canadese arbeidsmarkt (bijvoorbeeld door het creëren van banen, training of kennisoverdracht). In tegenstelling tot reguliere LMIA’s vereist GTS meestal een verwijzing van een aangewezen Canadese partnerorganisatie. Het voordeel is snelle verwerking. Anders volgen GTS-aanvragen het LMIA-gebaseerde TFWP-proces.

International Mobility Program (IMP) in Canada

Het International Mobility Program is een overkoepelend programma voor alle werkvergunningzaken die LMIA-vrij (geen LMIA nodig) zijn in Canada. In plaats van een beoordeling van arbeidsmarktvraagstukken, stelt het IMP werkgevers in staat werknemers te huren die onder brede categorieën kwalificeren, vaak om redenen van bredere Canadese belangen of reciproque overeenkomsten. Veel voorkomende IMP-stromen zijn intra-company transfers (zie hieronder), bepaalde handel- en investeringsakkoorden (CUSMA/USMCA traders en professionals, CETA-overeenkomsten, enz.), significante voordelen voor Canada (bijvoorbeeld wereldwijde wetenschappers, onderzoekers), internationale uitwisselingsprogramma’s (co-op studenten, jongerenuitwisseling), en unieke programma’s zoals Francophone Mobility en anderen.

Onder IMP moet de werkgever nog steeds een proces volgen, maar het is eenvoudiger: voordat de werknemer een vergunning aanvraagt, dient de werkgever een aanbod van werk via het IRCC Employer Portal in en betaalt een werkgever compliance fee (momenteel CAD $230 per werknemer). Dit creëert een werkgever-specifiek aanbodnummer. De werknemer gebruikt dat nummer om hun werkvergunning aan te vragen.

Omdat geen LMIA betrokken is, verloopt de aanvraag doorgaans sneller. (Bijvoorbeeld, de Francophone Mobility-stroom vrijwaart LMIA voor Franstalige werknemers, en CUSMA-transferees kunnen snel online worden verwerkt.) Toch blijven de verplichtingen voor werkgevers onder IMP bestaan: ze moeten zorgen dat ze voldoen aan de voorwaarden van de gekozen stroom en de arbeidsvoorwaarden nakomen. Als IRCC of ESDC een inspectie uitvoert, controleren ze of de werkgever zich aan de beloften houdt, zoals lonen, taken en andere verplichtingen.

Werkvergunningen op naam van werkgever in Canada

Dit is een algemene term in plaats van een apart programma in Canada. Een werkgever-specifieke werkvergunning (ook wel gesloten werkvergunning genoemd) betekent dat de werkvergunning gekoppeld is aan één werkgever en één locatie. Deze vergunningen worden afgegeven onder TFWP of bepaalde IMP-gevallen. Met zo’n vergunning mag de buitenlandse werknemer alleen voor de genoemde werkgever in de goedgekeurde rol en regio werken.

Wil de werknemer van baan veranderen of elders gaan werken, dan is een nieuwe vergunning nodig. De meeste TFWP-werkvergunningen zijn werkgever-specifiek. Werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat deze vergunning de werknemer beperkt: als het bedrijf van adres of naam verandert, of de werknemer van rol wisselt, moet een geüpdatete vergunning worden aangevraagd. (Daarentegen is de volgende categorie een open vergunning, zonder werkgeverbeperking.)

Open Werkvergunningen in Canada

Een open werkvergunning stelt een buitenlandse nationaliteit in staat om voor elke werkgever in Canada te werken (met zeer beperkte uitzonderingen), zonder een specifiek baanaanbod. Open vergunningen komen niet vaak voor bij puur werkgeversgestuurde werving, maar ze dekken belangrijke gevallen die werkgevers moeten kennen:

• Partner- en gezinsopen werkvergunningen: De echtgenoot of geregistreerde partner van een gekwalificeerde buitenlandse werknemer of internationale student kan in aanmerking komen voor een open werkvergunning. (Na januari 2025 is de geschiktheid beperkt tot partners van hooggekwalificeerde werknemers in bepaalde beroepen.) Dit betekent dat als uw nieuwe medewerker op een werkvergunning naar Canada komt, hun partner mogelijk ook mag werken voor u of een andere werkgever onder een open vergunning. Werkgevers hebben meestal geen extra verplichtingen bij het aannemen van een partner op een open vergunning, behalve hen behandelen als elke Canadese werknemer.

• Post-Graduation Work Permit (PGWP): Afgestudeerden van erkende Canadese colleges of universiteiten kunnen een PGWP verkrijgen waarmee ze overal in Canada kunnen werken. De PGWP is technisch een open werkvergunning (geen werkgever gespecificeerd), geldig tot 3 jaar afhankelijk van de studieduur. Werkgevers die een voormalige internationale student op een PGWP aannemen, hoeven geen extra papierwerk te doen – ze nemen hen gewoon aan als Canadese arbeidskrachten (de afgestudeerde heeft al toestemming om overal te werken). Dit is een zeer populaire route en stelt werkgevers in staat internationale studenten na afstuderen te proberen zonder LMIA.

• Open vergunningen tijdens PR-sponsoring: In sommige gevallen kan een buitenlandse nationaliteit in Canada die wordt gesponsord voor permanente verblijf (bijvoorbeeld via partner-sponsoring of gekwalificeerde werknemerprogramma’s) een werkvergunning krijgen als tussenoplossing (soms een “bridging open permit”). Deze zijn minder gebruikelijk in werkgeversgesprekken, maar bestaan wel. Hoewel open werkvergunningen grote flexibiliteit bieden, worden ze alleen toegekend onder specifieke voorwaarden. De werkgever moet zorgen dat de werknemer een geldige open vergunning heeft en IRCC informeren als de status verandert. In de praktijk vereisen open vergunningen zelden extra papierwerk van de werkgever, behalve mogelijk het intern documenteren van de statuswijziging.

Intra-Company Transfer (ICT) in Canada

De ICT-categorie stelt multinationale bedrijven in staat bepaalde werknemers over te plaatsen naar een Canadese vestiging, dochteronderneming of gelieerde organisatie. Het is feitelijk een LMIA-vrije stroom onder IMP (code C12 of C61). In aanmerking komende werknemers omvatten managers, leidinggevenden of werknemers met gespecialiseerde kennis, die minimaal één jaar in het buitenland bij het bedrijf werkzaam zijn geweest (recente IRCC-richtlijnen verduidelijken de eis van één jaar). Er zijn twee subcategorieën: voor leidinggevenden/managers en voor werknemers met gespecialiseerde kennis. De werkgever moet een relatie hebben (ouder, dochter, vestiging, of gelieerde organisatie) over de grens.

Aanvragen via ICT vermijden de LMIA, maar de werkgever moet de kwalificerende relatie en de rol van de werknemer aantonen. De werknemer vraagt een intra-company werkvergunning aan (vaak met categoriecodes). De werkgever dient nog steeds het aanbod via het portaal in te dienen zoals vereist onder IMP. Eenmaal in Canada kan de werknemer alleen voor het genoemde Canadese bedrijf werken. ICT is populair voor het overplaatsen van talent uit het buitenland en biedt tot drie jaar voor managers en tot vijf jaar voor werknemers met gespecialiseerde kennis (met verlengingen mogelijk).

Start-Up Visa Programma (Immigrant Ondernemers) in Canada

Hoewel geen tijdelijke werkvergunning, is het Canada’s Start-Up Visa Programma relevant voor werkgevers die ondernemend talent willen aantrekken. Het richt zich op buitenlandse ondernemers met levensvatbare innovatieve bedrijfsideeën. Onder dit programma, als de persoon een ondersteuningsbrief krijgt van een aangewezen Canadese durfkapitalist, investeringsgroep of incubator, kunnen ze een aanvraag voor permanente verblijfsstatus indienen.

De vereisten omvatten het bezit van ten minste 10% van de stemrechten in een kwalificerend bedrijf en het beschikken over voldoende vestigingsmiddelen. Bij goedkeuring krijgt de ondernemer (en hun familie) permanente verblijfsstatus en kunnen ze hun bedrijf in Canada starten. Werkgevers kunnen hiermee te maken krijgen als ze iemand aannemen met een start-up backing; het belangrijkste is dat zulke kandidaten een aparte immigratieroute hebben en sterke prikkels om zich te vestigen en lang te blijven. Elk van deze vergunningen en visa heeft eigen regels. De volgende sectie beschrijft de geschiktheidscriteria en wat werkgevers voor elk moeten doen.

Geschiktheidsvereisten en Verplichtingen voor Werkgevers per Vergunningstype in Canada

Om succesvol een buitenlandse werknemer in Canada in dienst te nemen, moeten zowel de werknemer als de werkgever aan bepaalde criteria voldoen. Hier een overzicht van de hoofdvergunningcategorieën en de bijbehorende vereisten en verplichtingen:

Verplichtingen onder het Temporair Buitenlands Werknemersprogramma (TFWP) in Canada

De werkgever moet een oprechte behoefte aan een buitenlandse werknemer aantonen. Dit houdt in dat een LMIA-aanvraag wordt ingediend bij ESDC. Gewoonlijk moeten werkgevers de functie adverteren in Canada voor een bepaalde periode, de buitenlandse werknemer minstens het gangbare loon (of mediane loon) voor die functie betalen, en goede arbeidsomstandigheden bieden.

ESDC geeft een positieve LMIA af als ze tevreden zijn. De werkgever betaalt de verwerkingskosten (momenteel CAD $1.000) per positie. Na goedkeuring gebruikt de werknemer deze om een werkvergunning aan te vragen. Na het aannemen moet de werkgever alle beloften nakomen: bijvoorbeeld, lonen en taken mogen niet worden verslechterd, werknemers mogen geen wervingskosten betalen, en beloofde voordelen (zoals betaald verlof of huisvesting) moeten worden verstrekt. Werkgevers moeten gedetailleerde administratie bijhouden (loonbetalingen, functiewijzigingen, enz.) voor het geval er een controle plaatsvindt. Niet-naleving kan leiden tot zware boetes.

Verplichtingen voor Werkgever-Specifieke Werkvergunningen in Canada

Als de vergunning gekoppeld is aan uw bedrijf in Canada, moet u een geüpdatet aanbod indienen als de baan wijzigt. Bijvoorbeeld, het verplaatsen van de werknemer naar een nieuwe locatie of rol betekent vaak dat de vergunning moet worden aangepast. In wezen moet u zich houden aan de voorwaarden van de vergunning. De werknemer heeft alleen uw bedrijf op de vergunning staan, dus elke wijziging vereist IRCC te informeren.

Verplichtingen onder de Global Talent Stream in Canada

Een werkgever moet een innovatief bedrijf zijn (vaak een techbedrijf) en een verwijzing krijgen in Canada. Belangrijk is dat het bedrijf een Labour Market Benefits Plan (LMBP) opstelt en implementeert. Dit plan (ondertekend door de CEO) beschrijft hoe het aannemen van dit talent Canada ten goede komt (zoals training, banencreatie of kennisoverdracht). De verplichtingen in de LMBP zijn wettelijk bindend en worden jaarlijks beoordeeld. Naast de standaard LMIA-verplichtingen verplichten GTS-werkgevers zich tot deze extra voordelen.

Verplichtingen onder het International Mobility Program (IMP) in Canada

Voor LMIA-vrije aanstellingen in Canada moeten werkgevers de Employer Compliance Fee ($230 per werknemer) betalen en een aanbod van werk indienen via het IRCC Employer Portal voordat de werknemer een aanvraag doet. Dit creëert een aanbodnummer dat de werknemer gebruikt bij de aanvraag van de werkvergunning.

Als u onder IMP aanneemt, is geen LMIA of advertentie vereist, maar u moet wel zorgen dat de functie binnen de voorwaarden van de vrijstellingscategorie valt (bijvoorbeeld, als het een CUSMA-professionele functie is, moet deze overeenkomen met een van de genoemde beroepen).

Werkgevers in Quebec die onder het Temporair Buitenlands Werknemersprogramma aannemen (dus met LMIA) hebben ook een Quebec Acceptance Certificate (CAQ) nodig van de immigratiedienst van Quebec; voor IMP-aanstellingen in Quebec is een CAQ niet vereist. In alle gevallen onder IMP moet de werkgever op de lijst van conforme werkgevers staan en mag hij de werknemer niet uitbuiten (bijvoorbeeld het is illegaal om een IMP-werknemer in te zetten voor striptease of vergelijkbaar werk).

Verplichtingen voor Open Werkvergunningen in Canada

Meestal regelt de werknemer, niet de werkgever, deze vergunningen in Canada. Bijvoorbeeld, als de partner van een werknemer een open vergunning krijgt, mag die partner voor elke werkgever werken, dus de werkgever hoeft niets bijzonders te doen behalve de werknemer aannemen als legale werknemer. Als de vergunning open is en al is goedgekeurd, hoeft de werkgever geen aanvraag via het portaal te doen of een LMIA te verkrijgen.

(Voor nieuwe werknemers met PGWPs behandelt het bedrijf hen zoals elke Canadese werknemer.)