Employer of Record in Suisse

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Cela permet aux entreprises d'embaucher des employés dans un pays étranger sans avoir besoin de créer une entité juridique locale elles-mêmes. L'EOR assume la responsabilité de toutes les tâches formelles liées à l'emploi, y compris la gestion de la paie, l'administration des avantages, la gestion des retenues et contributions fiscales, et la garantie de la conformité totale avec les lois et réglementations du travail du pays d'accueil.

Recourir à un EOR est particulièrement précieux lors de l'expansion sur un marché comme la Suisse, connue pour sa solide économie mais aussi pour ses réglementations d'emploi complexes et spécifiques. Il offre une voie simplifiée pour engager rapidement et en toute conformité des talents, en évitant le lourd fardeau administratif et les exigences légales liées à la création d'une filiale ou d'une succursale locale. Cela permet aux entreprises de tester de nouveaux marchés, d'accéder à des talents spécialisés ou de gérer efficacement des équipes réparties.

Comment fonctionne un EOR en Suisse

Lorsque vous vous associez à un EOR en Suisse, votre candidat choisi est légalement embauché par l'EOR. L'EOR conclut un contrat de travail avec l'individu qui respecte le droit du travail suisse, y compris les spécificités cantonales le cas échéant. Vous, l'entreprise cliente, conservez le contrôle total sur les tâches quotidiennes de l'employé, ses projets et la gestion de sa performance. L'EOR gère toutes les fonctions de back-office : traitement de la paie mensuelle, calcul et versement des cotisations sociales (AHV/AVS, IV/DI, EO/APG, ALV/AC), retenue de l'impôt sur le revenu (pour les résidents étrangers soumis à Quellensteuer), gestion des régimes de retraite obligatoires et complémentaires (BVG/LPP), gestion de l'assurance accident (UVG/LAA), et garantie de la conformité avec les congés, congés maladie et procédures de licenciement conformément au Code des obligations suisse et aux conventions collectives applicables.

Avantages de l'utilisation d'un EOR en Suisse

Utiliser un EOR offre plusieurs avantages clés pour les entreprises souhaitant embaucher en Suisse sans entité locale :

• Entrée rapide sur le marché : Embauchez des employés en Suisse rapidement, souvent en quelques jours ou semaines, contre plusieurs mois nécessaires pour établir une entité juridique locale.
• Réduction des coûts : Évitez les dépenses importantes liées à l'enregistrement de l'entreprise, aux frais juridiques et à la mise en place d'une infrastructure locale de paie et RH.
• Conformité garantie : Assurez-vous du respect des lois du travail suisses complexes, des réglementations fiscales et des exigences de sécurité sociale, en réduisant le risque de pénalités et de litiges.
• Focalisation sur le cœur de métier : Déchargez votre équipe des charges administratives liées aux RH, à la paie et à la conformité, pour qu'elle se concentre sur la croissance stratégique et les opérations.
• Accès aux talents : Embauchez des professionnels qualifiés partout en Suisse, indépendamment de la présence physique de votre entreprise.
• Flexibilité : Ajustez facilement la taille de votre équipe en fonction des besoins de votre activité, sans les complexités liées à la fermeture d'une entité locale.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Suisse inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Suisse.

La Suisse présente un environnement d'embauche stable mais compétitif en 2025, caractérisé par un faible taux de chômage et une forte demande dans des secteurs tels que les Sciences de la Vie, la Finance, la Technologie, les Produits de Luxe et l'Ingénierie. Les entreprises doivent être conscientes des différences régionales, Zurich et Genève étant axées sur la finance et la technologie, Bâle sur les sciences de la vie, les régions germanophones sur la fabrication, et les régions francophones sur les produits de luxe. Pour attirer les talents, il est nécessaire de naviguer dans un vivier domestique limité et d’attirer des professionnels internationaux, avec des compétences en forte demande telles que la transformation numérique, l’analyse de données et le multilinguisme. Les candidats privilégient l’équilibre vie professionnelle-vie privée, une rémunération compétitive et le développement professionnel.

Les stratégies de recrutement efficaces impliquent une approche multicanal, utilisant des sites d’emploi en ligne, le réseautage professionnel, des agences de recrutement, les recommandations d’employés, la recherche directe et les relations avec les universités. Les défis incluent la pénurie de talents, des attentes salariales élevées, des lois du travail complexes, des différences culturelles et les processus de visa. Les solutions consistent à élargir la recherche de talents, à offrir des avantages compétitifs, à consulter des experts juridiques et à communiquer de manière culturellement sensible. Le processus de recrutement dure généralement de 4 à 8 semaines pour des postes d’entrée ou de niveau intermédiaire, et de 8 à 16 semaines (ou plus) pour des postes de direction ou spécialisés.

Remarque : Ces chiffres sont des estimations approximatives et peuvent varier considérablement.

Choisir le bon partenaire de recrutement, qu’il s’agisse d’une agence ou d’un Employer of Record (EOR), est essentiel. Les critères clés incluent l’expertise sur le marché suisse, la spécialisation sectorielle, la portée du réseau, la connaissance de la conformité, l’offre de services, la réputation et la transparence dans la communication.

Le système fiscal décentralisé de la Suisse implique des taxes fédérales, cantonales et communales, rendant la conformité complexe. Les employeurs sont responsables de la retenue et du versement des cotisations de sécurité sociale et des impôts sur le revenu pour les employés étrangers. Les principales cotisations de sécurité sociale en 2025 comprennent environ 8,7 % pour l'AVS/AI, 1,4 % pour l'AI/AI, 2,2 % pour l'ALV/AC (jusqu'à 148 200 CHF), avec des variations pour l'assurance accident, les pensions professionnelles et les allocations familiales. Les employeurs doivent également gérer la retenue de l'impôt sur le revenu pour les employés sans permis C, avec des taux et des allocations variables selon le canton.

Les employés étrangers sans permis C sont imposés via retenue à la source, avec des taux dépendant du salaire, de l'état civil et du canton. Les employés avec permis C ou optant pour une évaluation ordinaire peuvent demander des déductions telles que les contributions au Pilier 3a, l'assurance maladie, les frais professionnels, la garde d'enfants, la pension alimentaire, les intérêts sur la dette et les dons, avec des limites variables selon le canton.

Les travailleurs étrangers sans permis C sont principalement imposés par retenue à la source, mais peuvent demander une évaluation ordinaire s'ils gagnent plus de CHF 120 000 ou possèdent une propriété en Suisse. Les entreprises étrangères avec un établissement permanent sont soumises à l'impôt sur les sociétés suisse et à l'enregistrement à la TVA, avec des obligations similaires à celles des entreprises nationales. Naviguer dans ces règles nécessite souvent un conseil professionnel pour assurer la conformité et optimiser la fiscalité.

La Suisse impose un minimum de 4 semaines de congés annuels payés pour les employés, ceux de moins de 20 ans ayant droit à 5 semaines. De nombreuses entreprises prolongent cette période à 5-6 semaines. Les jours fériés varient selon le canton, allant de 8 à 15 jours par an, chaque canton déterminant son propre calendrier. Les employeurs doivent verser aux employés leur salaire habituel pendant les congés et s’assurer que les congés soient pris dans l’année où ils sont acquis.

Pour le congé maladie, la continuation du salaire dépend des grilles cantonales telles que celles de Berne et Zurich, couvrant généralement de 3 à 7 semaines selon l’ancienneté, avec de nombreux employeurs complétant par une assurance maladie. Le congé de maternité dure 14 semaines à 80% du salaire, tandis que le congé de paternité est d’au moins deux semaines, également à 80%. D’autres types de congé incluent le congé pour décès, pour études, sabbatique, mariage et déménagement, souvent régis par des contrats de travail ou des accords collectifs.

La Suisse offre un système complet d'avantages pour les employés combinant des cotisations sociales obligatoires avec des avantages volontaires. Les employeurs doivent fournir des avantages clés tels que l'Old-Age and Survivors' Insurance (AHV/AVS), l'Insurance Invalidité (IV/AI), l'Insurance Chômage (ALV/AC), l'Assurance Accident, les Allocations Familiales et le congé de maternité payé (14 semaines à 80 % du salaire). Les cotisations sont généralement réparties équitablement entre l'employeur et l'employé, avec des taux et obligations spécifiques définis dans la réglementation.

Au-delà des avantages obligatoires, de nombreux employeurs complètent les packages avec des offres optionnelles telles que des plans de pension complémentaires (BVG/LPP), des subventions pour l'assurance santé, des assurances vie et invalidité, des jours de congé supplémentaires, des aménagements de travail flexibles et des programmes de soutien aux employés. L'assurance santé reste obligatoire pour tous les résidents, avec une contribution souvent de la part des employeurs aux primes, notamment pour les plans complémentaires.

Les avantages de retraite suivent un système à trois piliers : la pension de l'État (AHV/AVS), la pension professionnelle (BVG/LPP) et l'épargne privée volontaire. Les employeurs sont responsables de la gestion du deuxième pilier, avec des taux de cotisation variables selon l'âge et le salaire. Les grandes entreprises tendent à offrir des avantages plus étendus, comprenant des plans de pension généreux et des avantages en santé, tandis que les PME peuvent proposer des packages plus basiques. Les secteurs à forte demande comme la finance et la technologie offrent souvent des avantages plus compétitifs pour attirer les talents.

Le cadre juridique du travail en Suisse garantit la protection des employés par le biais de lois au niveau fédéral et cantonal, mettant l'accent sur un traitement équitable, la sécurité et la résolution des conflits. Les dispositions clés incluent des procédures de licenciement claires avec des périodes de préavis basées sur la durée du service :

Bien qu'il n'existe pas de indemnité de départ statutaire, les licenciements peuvent être contestés s'ils sont jugés abusifs, tels que la discrimination ou la retaliation. Les lois anti-discrimination protègent contre les biais fondés sur le genre, l'âge, l'origine, la religion, l'orientation sexuelle et le handicap, la Loi sur l’égalité entre femmes et hommes déplaçant la charge de la preuve aux employeurs dans les cas de discrimination de genre.

Les conditions de travail sont régulées avec une semaine de travail standard de 40 à 45 heures, un repos quotidien minimum de 11 heures, et au moins quatre semaines de vacances payées (cinq pour les moins de 20 ans). Les jours fériés varient selon le canton, allant de 8 à 15 jours. Les employeurs doivent assurer la sécurité au travail en évaluant les risques, en fournissant des formations et en maintenant des environnements sûrs, la SUVA supervisant l’application.

La résolution des conflits comprend des procédures internes, la médiation, la conciliation obligatoire dans certains cantons, et les tribunaux du travail pour les questions non résolues. Dans l’ensemble, le droit du travail suisse favorise une approche équilibrée des droits des employés, de la sécurité et du traitement équitable, ce qui est essentiel pour que les employeurs assurent la conformité et des relations de travail positives.

En Suisse, les contrats de travail sont principalement régis par le Code des obligations suisse, permettant une certaine flexibilité mais imposant certaines dispositions pour protéger les employés. Les contrats peuvent être écrits ou oraux, avec une préférence pour les contrats écrits afin d'assurer la clarté. La loi reconnaît différents types de contrats, chacun ayant des caractéristiques spécifiques :

Les employeurs doivent veiller à respecter les dispositions légales obligatoires, telles que les périodes de préavis minimales, les heures de travail et la protection des employés, afin d'éviter les litiges et de créer des packages d'emploi attractifs.

La Suisse a connu une augmentation notable des arrangements de travail à distance et flexibles, stimulée par les progrès technologiques et l'évolution des attentes des employés. Bien qu'il n'existe pas de législation spécifique sur le travail à distance, les lois du travail en vigueur s'appliquent, exigeant des contrats d'emploi clairs, le respect de la Loi sur le temps de travail suisse, et la responsabilité de l'employeur en matière d'assurance accidents ainsi que de santé et sécurité. Les employeurs doivent veiller à ce que les travailleurs à distance soient couverts légalement et maintenir des normes ergonomiques et de sécurité.

Les options flexibles couramment proposées incluent le télétravail, le travail à temps partiel, et les horaires flexibles, adaptées aux besoins organisationnels. Les considérations juridiques et pratiques clés comprennent la définition du lieu de travail dans les contrats, le respect des réglementations sur les heures de travail, et la fourniture des conseils nécessaires en matière de santé et sécurité. Les employeurs devraient mettre en place des politiques claires et utiliser la technologie appropriée pour favoriser des équipes à distance productives.

La Suisse offre des salaires élevés dans divers secteurs, influencés par des facteurs tels que l'expérience, l'éducation, la localisation et la taille de l'entreprise. Des secteurs clés comme la banque, la pharmacie et l'informatique proposent des fourchettes de salaires annuels compétitives, avec des postes tels que analystes financiers gagnant entre CHF 90 000 et CHF 140 000, et data scientists entre CHF 110 000 et CHF 180 000. Les grandes villes comme Zurich et Genève offrent généralement des rémunérations plus élevées.

Bien qu'il n'existe pas de salaire minimum national, plusieurs cantons ont fixé des salaires horaires minimum, notamment Genève à CHF 23.27 et Basel-Stadt à CHF 21.00. Les employeurs doivent respecter ces réglementations cantonales, certains secteurs étant également régis par des accords collectifs qui fixent des normes plus élevées.

Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels qu'un 13ème mois de salaire, des primes de performance, ainsi que des allocations pour le transport, les repas ou le logement. Les salaires sont versés mensuellement par virement bancaire, avec des déductions obligatoires pour la sécurité sociale et l'impôt sur le revenu, et des fiches de paie détaillées sont fournies. Les tendances salariales pour 2025 indiquent une demande croissante pour les talents en technologie, une attention accrue à l'équilibre vie professionnelle-vie privée, et des salaires plus élevés reflétant le coût de la vie, notamment dans les centres urbains.

La législation du travail en Suisse régit la résiliation par le biais du Code des obligations, en mettant l'accent sur le respect des périodes de préavis, l'équité procédurale et la protection des employés. Les employeurs doivent notifier par écrit, justifier les licenciements si cela est demandé, et respecter des périodes de préavis spécifiques en fonction de l'ancienneté, qui varient de 1 mois pour moins d'un an à 3 mois pour plus de dix ans de service. Pendant la période d'essai (généralement le premier mois), un préavis plus court de 7 jours s'applique.

L'indemnité de départ n'est généralement pas obligatoire, mais peut être due dans certains cas, comme pour les employés de plus de 50 ans ayant plus de 20 ans de service, où les montants varient typiquement de 2 à 8 mois de salaire. Les licenciements peuvent être avec motif (par exemple, faute grave) ou sans motif, à condition que les règles procédurales soient respectées. Les employés sont protégés contre les licenciements abusifs fondés sur la discrimination, la représailles ou d'autres motifs abusifs, avec un recours légal disponible dans les 180 jours pour les demandes de compensation.

Le paysage professionnel en Suisse adopte de plus en plus le contrat indépendant et le freelancing, offrant aux entreprises un accès à des compétences spécialisées sans les engagements liés à l'emploi traditionnel. Cette flexibilité permet aux individus une autonomie et des opportunités de projets diversifiés. Cependant, les employeurs doivent naviguer entre les distinctions légales entre employés et Contractors pour éviter les risques de mauvaise classification, qui peuvent entraîner des responsabilités en matière de cotisations sociales, d'impôts et de conformité au droit du travail. Les critères clés pour la classification incluent la subordination, la dépendance économique, l'intégration dans les opérations de l'entreprise, le risque entrepreneurial et le nombre de clients servis.

Engager des Contractors nécessite des contrats clairs qui reflètent la nature auto-entrepreneuriale de la relation. Les éléments essentiels du contrat comprennent le périmètre du travail, la rémunération, les dépenses, la confidentialité, les conditions de résiliation et les droits de propriété intellectuelle. Contrairement aux employés, les Contractors conservent les droits de propriété intellectuelle sauf si ceux-ci sont explicitement cédés au client. Les Contractors sont responsables de leurs propres cotisations sociales et fiscales, y compris l'inscription à l'AVS, le paiement des cotisations et la gestion de la TVA si applicable. Les employeurs doivent s'assurer que les Contractors sont réellement auto-entrepreneurs et qu'ils remplissent leurs obligations.

Les Contractors sont courants dans des secteurs nécessitant des compétences spécialisées, tels que l'informatique, le conseil, le marketing, la finance, la pharmacie et les industries créatives. Ces secteurs bénéficient de la flexibilité et de l'expertise que fournissent les Contractors, en accord avec la demande de la Suisse pour des compétences de niche et des modèles de travail basés sur des projets.

Le système de permis de travail en Suisse varie en fonction de la nationalité et de la durée de l'emploi. Les citoyens de l'UE/AELE bénéficient de procédures simplifiées dans le cadre de l'Accord sur la libre circulation des personnes, nécessitant principalement une inscription locale, tandis que les ressortissants non-UE/AELE doivent obtenir un permis de travail formel initié par l'employeur. Les principaux types de visas incluent le L (court terme, jusqu'à 1 an), le B (long terme, renouvelable annuellement), le C (résidence permanente après 5-10 ans), et le G (déplacements transfrontaliers). Les employeurs doivent démontrer leurs efforts pour recruter des ressortissants suisses ou de l'UE/AELE avant d'embaucher des travailleurs non-UE/AELE, en soumettant des demandes auprès des autorités cantonales, avec une approbation impliquant plusieurs étapes et documents tels que les contrats de travail, les qualifications et les casiers judiciaires.

Les délais de traitement peuvent varier de plusieurs semaines à plusieurs mois, avec des frais qui diffèrent selon le canton et le type de visa. Un permis C permet une résidence et un travail indéfinis, sous réserve de la durée du séjour et de l'intégration, les citoyens américains et canadiens étant éligibles après cinq ans, d'autres après dix. Les membres de la famille peuvent rejoindre via des visas de dépendants, nécessitant une preuve de relation, d'hébergement, de ressources financières et d'assurance maladie. Tant les employeurs que les employés ont des obligations légales, notamment la déclaration précise, la conformité aux lois du travail, l'enregistrement et le respect des conditions du visa, le non-respect pouvant entraîner des sanctions telles que des amendes ou une expulsion.

Les employeurs et les employés doivent assurer leur conformité avec les lois sur l'immigration en Suisse, y compris la documentation appropriée, l'enregistrement et le respect des conditions d'emploi pour éviter des sanctions.