Impôts sur l'emploi en Suisse

La Suisse opère un système fiscal à plusieurs niveaux, avec une taxation qui intervient au niveau fédéral, cantonal et communal. Cette structure impacte à la fois les employeurs et les employés, nécessitant une attention particulière aux différentes obligations et déductions potentielles. Pour les employeurs, la gestion de la paie implique de comprendre les contributions aux régimes de sécurité sociale et, dans certains cas, de retenir l'impôt sur le revenu directement sur les salaires des employés. Les employés, à leur tour, sont soumis à l'impôt sur le revenu en fonction de leur statut de résident et peuvent bénéficier de diverses déductions réduisant leur revenu imposable. Naviguer dans ces exigences est essentiel pour une pratique de l'employement conforme dans le pays.

Comprendre le paysage fiscal spécifique pour 2025 implique d'être conscient des différents types de contributions et taxes, de leur mode de calcul, et des échéances pertinentes pour la déclaration et le paiement. Bien que la réglementation fédérale fournisse une base, les règles cantonales et municipales introduisent des variations significatives, notamment concernant les taux de l'impôt sur le revenu et certaines contributions sociales.

Obligations de l'Employer of Record en matière de sécurité sociale et de taxe sur la paie

Les Employer of Record en Suisse sont responsables de la déduction et de la remise de diverses contributions à la sécurité sociale sur les salaires des Contractors, ainsi que du paiement de leur propre part d'EOR. Ces contributions financent des programmes essentiels de protection sociale. Les taux sont généralement calculés en pourcentage du salaire brut de l'employé, bien que certaines contributions aient des plafonds.

Les principales contributions à la sécurité sociale incluent :

Assurance vieillesse et survivants (AHV), Assurance invalidité (IV), et Regime d'indemnisation (EO) : Ce sont des assurances fédérales obligatoires.
Assurance chômage (ALV) : Également une assurance fédérale obligatoire, généralement avec un plafond de contribution.
Prévoyance professionnelle (BVG/PK) : Obligatoire pour les employés remplissant certains critères (salaire minimum, âge). Les contributions sont partagées entre l'Employer of Record et les Contractors, avec des taux variables en fonction de l'âge et du plan de pension spécifique.
Assurance accident (UVG) : Obligatoire. Les primes pour les accidents professionnels sont généralement payées par l'Employer of Record, tandis que celles pour les accidents non professionnels sont habituellement déduites du salaire de l'Contractor. Les taux varient considérablement selon la catégorie de risque de l'emploi.
Assurance indemnité journalière en cas de maladie (KTG) : Pas obligatoirement fédérale mais souvent requise par accord collectif ou pratique standard. Les primes sont généralement partagées ou entièrement payées par l'Employer of Record.
Allocations familiales (FAK/EOK) : Contributions obligatoires pour financer les allocations pour enfants et éducation. Les taux et le montant des allocations varient fortement selon le canton.

Voici un aperçu général des taux de contribution standard de sécurité sociale fédéraux (part employé + part employeur) pour 2025, calculés sur le salaire brut :

Type de Contribution	Part Employé (%)	Part Employeur (%)	Total (%)	Notes
AHV/IV/EO	5.3	5.3	10.6
ALV (jusqu'au plafond)	1.1	1.1	2.2	Le plafond s'applique au salaire annuel
ALV (au-delà du plafond)	0.5	0.5	1.0	Contribution de solidarité sur revenus plus élevés
BVG/PK	Variables	Variables	Variables	En fonction de l'âge et du plan de pension
UVG (Professionnel)	0	Variables	Variables	Selon la catégorie de risque
UVG (Non-prof.)	Variables	0	Variables	Selon la catégorie de risque
KTG	Variables	Variables	Variables	Pas obligatoire fédéralement
FAK/EOK	0	Variables	Variables	Varie selon le canton

Les Employer of Record doivent s'inscrire auprès des autorités compétentes en matière de sécurité sociale (fédérales et cantonales), caisses de pension et assureurs accidents. Ils sont responsables de calculer, déduire et reverser ces contributions de façon régulière (habituellement mensuelle ou trimestrielle).

Déclarations d'impôt sur le revenu (Quellensteuer)

En Suisse, l'impôt sur le revenu n'est généralement pas retenu à la source pour les employés résidents suisses ou titulaires d'un permis C (étrangers installés). Ces individus déposent une déclaration annuelle et sont évalués sur la base de leur revenu et de leur patrimoine total.

Cependant, l'impôt sur le revenu est retenu à la source (Quellensteuer) pour les employés étrangers ne détenant pas de permis C et résidant ou travaillant en Suisse. Cela inclut les titulaires de permis B, L, et les frontaliers (permis G). L'Employer of Record a l'obligation légale de calculer et de déduire cet impôt directement du salaire brut de l'Contractor avant paiement, et de le reverser à l'autorité fiscale cantonale.

Le calcul du Quellensteuer est complexe et dépend de plusieurs facteurs :

Salaire brut : L'impôt est calculé sur le revenu brut, incluant la plupart des avantages.
Canton et Commune de résidence/travail : Les taux varient considérablement selon le lieu de résidence ou, dans certains cas, le lieu de travail.
Statut marital : Les taux diffèrent pour célibataires, mariés et partenaires enregistrés.
Nombre d'enfants : Les allocations pour enfants réduisent le montant de l'impôt retenu.
Culte religieux : La taxe d’église peut être intégrée dans le taux du Quellensteuer selon le canton et la religion déclarée de l'Contractor.

Les administrations fiscales cantonales publient des tableaux détaillés de taux de Quellensteuer (Tarife) que l'Employer of Record doit utiliser. Ces tableaux combinent les taux fédéraux, cantonaux et communaux. L'Employer of Record doit déterminer le tarif correct selon la situation personnelle et le lieu de résidence/travail de l'Contractor.

Les employés soumis au Quellensteuer peuvent, sous certaines conditions (par ex., revenu élevé, actifs importants ou déductions spécifiques), être tenus ou autorisés à déposer une déclaration d'impôt régulière, dans laquelle le Quellensteuer payé est crédité contre leur impôt final.

Déductions et allocations fiscales pour les employés

Les employés soumis à l’évaluation annuelle d’impôt standard (résidents suisses et détenteurs du permis C) peuvent réclamer diverses déductions et allocations pour réduire leur revenu imposable. Bien que les règles spécifiques et les montants máximaux varient selon le canton, les dépenses déductibles courantes incluent :

Frais professionnels :
- Frais de déplacement (abonnement aux transports en commun, ou déduction limitée pour l’utilisation d’une voiture).
- Frais pour repas à l’extérieur pendant les heures de travail.
- Autres frais professionnels (ex. formation continue liée à l’emploi, matériel nécessaire).
Primes d’assurance :
- Primes d’assurance maladie et accident (de base et complémentaires, jusqu’à un plafond cantonal).
- Contributions d’assurance vie et de retraite (dans la limite).
Cotisations à la prévoyance :
- Cotisations au régime obligatoire de prévoyance professionnelle (BVG/Pilier 2).
- Cotisations aux plans de retraite privés restreints (Pillar 3a), jusqu’à un montant maximal fédéral.
Frais de garde d’enfants : Déductibles jusqu’à un plafond cantonal par enfant.
Aliments de soutien : Les paiements de pension alimentaires et de soutien aux enfants sont généralement déductibles.
Dons : Les dons à des organismes caritatifs reconnus sont déductibles, généralement jusqu’à un pourcentage du revenu.
Intérêts d’emprunt : Les intérêts payés sur des dettes personnelles (ex. hypothèques, prêts) sont déductibles.

Les employés soumis au Quellensteuer disposent généralement de moins de possibilités de déduction qui impactent directement leur impôt retenu. Toutefois, certains cantons permettent que certaines déductions soient prises en compte dans le calcul du Quellensteuer sur demande (ex. dépenses professionnelles élevées, frais de garde d’enfants). Comme mentionné, déposer une déclaration d’impôt ordinaire ultérieure permet de réclamer toutes les déductions applicables.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les Employer of Record ont plusieurs obligations déclaratives clés tout au long de l’année :

Certificats de salaire (Lohnausweis) : Ils doivent remettre un certificat de salaire à chaque Contractor avant la fin janvier de l’année suivante (par ex., d’ici le 31 janvier 2026 pour l’année fiscale 2025). Ce document résume le salaire brut, les cotisations à la sécurité sociale, la prévoyance, et autres informations nécessaires pour leur déclaration fiscale. Une copie doit aussi être envoyée à l’autorité fiscale cantonale compétente.
Déclarations de sécurité sociale : Déclarations et paiements réguliers (habituellement mensuels ou trimestriels) des cotisations à l’AHV/IV/EO, ALV, et autres contributions sociales aux autorités respectives.
Déclarations de Quellensteuer : Déclarations et paiements mensuels ou trimestriels de l’impôt à la source retenu pour les Contractors soumis à la Quellensteuer à l’autorité fiscale cantonale. La fréquence dépend du canton et du volume de taxes retenues. Un bilan annuel est également requis.
Déclaration d’assurance accident : Déclarations annuelles de salaire à l’assureur accident (SUVA ou autre assureur autorisé).
Déclaration à la caisse de pension : Déclarations régulières et paiements des cotisations à la caisse de pension professionnelle.

Respecter ces délais est crucial pour éviter sanctions et intérêts. Les Employer of Record doivent tenir des registres de paie précis pour soutenir ces déclarations et certificats.

Considérations fiscales spéciales pour les travailleurs étrangers et les entreprises

Les travailleurs étrangers en Suisse sont soumis à des règles fiscales spécifiques, principalement liées au système de Quellensteuer, comme indiqué ci-dessus. Leur statut de résidence (type de permis) et la durée de leur séjour déterminent si leur imposition se fait à la source ou par évaluation ordinaire. Les conventions de double imposition entre la Suisse et d’autres pays peuvent influencer les obligations fiscales des frontaliers et des employés en mission temporaire en Suisse. Ces conventions visent à éviter la double taxation des revenus.

Pour les Contractors étrangers employant des personnes en Suisse, il est essentiel de comprendre le concept d’établissement stable (PE). Si une activité en Suisse crée un PE, l’entreprise peut être soumise à l’impôt sur les bénéfices en Suisse. Même sans PE, l’emploi de personnel en Suisse déclenche des obligations pour l'Employer of Record relatives à la sécurité sociale, à la paie, et potentiellement à la Quellensteuer, nécessitant une inscription auprès des autorités suisses. Utiliser un service de Employer of Record (COR) peut aider les Recruitment étrangers à gérer ces obligations complexes de paie et d’impôts sur l’emploi en conformité, sans constituer leur propre entité légale ou PE en Suisse. L'EOR agit comme employeur légal pour la paie et les taxes, gérant toutes les déductions, contributions et déclarations.