Employer of Record in Russie

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. L'EOR assume les responsabilités du traitement de la paie, de la retenue et du dépôt des impôts, de l'administration des avantages sociaux, et de la conformité à toutes les lois et réglementations du travail locales. Cela permet aux entreprises d'embaucher des employés dans un pays étranger sans avoir besoin de créer leur propre entité légale sur place.

Naviguer dans la complexité du droit du travail russe, de la paie et des réglementations fiscales peut être difficile pour les entreprises étrangères. Utiliser un EOR en Russie offre une solution simplifiée, permettant aux entreprises d'embaucher rapidement et en toute conformité des talents locaux ou internationaux sans l'investissement important et la charge administrative liés à la création d'une filiale ou d'une succursale. Cela est particulièrement précieux pour l'exploration de marché, le travail basé sur des projets ou l'embauche de compétences spécialisées.

Comment fonctionne un EOR en Russie

Lorsque vous vous associez à un EOR en Russie, votre candidat choisi devient un employé légal de l'EOR. L'EOR gère tous les processus formels d'emploi, y compris la rédaction de contrats de travail conformes en russe, l'enregistrement de l'employé auprès des autorités compétentes, le traitement de la paie mensuelle, le calcul et le versement des impôts et des cotisations sociales, et la gestion des avantages tels que l'assurance maladie obligatoire et les cotisations de retraite. L'EOR veille au respect du Code du travail russe, y compris les réglementations sur les heures de travail, les droits aux congés et les procédures de licenciement. Votre entreprise conserve le contrôle sur les tâches quotidiennes de l'employé et la gestion de la performance, tandis que l'EOR gère les obligations légales et administratives liées à l'emploi.

Avantages de l'utilisation d'un EOR en Russie

Utiliser un EOR offre plusieurs avantages clés pour les entreprises souhaitant embaucher en Russie :

• Entrée rapide sur le marché : Embauchez des employés rapidement sans le temps et le coût liés à la création d'une entité légale locale.
• Assurance de conformité : Garantissez une conformité totale avec les lois du travail, fiscales et de paie russes, souvent complexes et en constante évolution, en réduisant les risques juridiques.
• Réduction de la charge administrative : Externalisez le traitement de la paie, les déclarations fiscales, l'administration des avantages sociaux et les tâches de conformité RH à l'EOR.
• Efficacité des coûts : Évitez les dépenses importantes liées à la mise en place et à la gestion d'une entité locale, y compris les frais d'enregistrement, les conseils juridiques et le personnel administratif.
• Flexibilité : Ajustez facilement la taille de votre main-d'œuvre en fonction des besoins de votre entreprise sans gestion complexe d'entité.
• Concentration sur le cœur de métier : Libérez des ressources internes pour vous concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur les questions administratives RH et juridiques dans une juridiction étrangère.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Russie inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Russie.

Recruter en Russie en 2025 nécessite une compréhension des exigences spécifiques de son marché du travail, influencé par des secteurs tels que l'informatique, la fabrication, l'énergie, la finance et la vente au détail. Si Moscou et Saint-Pétersbourg offrent les salaires les plus élevés et la concentration de talents, des régions comme le District fédéral de la Volga et l'Oural offrent un accès à une main-d'œuvre qualifiée dans la fabrication et les ressources naturelles, souvent à des tarifs plus compétitifs. Les entreprises doivent être prêtes à adapter leurs stratégies de recrutement aux conditions locales, en tenant compte des attentes salariales, des préférences en matière d'avantages sociaux et de l'importance du développement de carrière.

Un recrutement efficace implique un mélange de canaux en ligne et hors ligne, avec HeadHunter (hh.ru) étant la plateforme d'emploi en ligne dominante. Les réseaux professionnels et les agences de recrutement sont également des ressources précieuses, notamment pour des rôles spécialisés. Les principaux défis incluent la navigation dans la législation du travail locale et la concurrence pour attirer les meilleurs talents. Les solutions consistent à collaborer avec des experts locaux, à offrir une rémunération et des avantages compétitifs, et à comprendre les nuances culturelles. Le processus de recrutement typique comprend la définition du poste, la détermination de la rémunération, la recherche de candidats, la sélection des candidatures, la conduite d'entretiens, la vérification des antécédents, la proposition d'une offre et l'intégration.

| Canaux clés de recrutement | Description

Les employeurs en Russie doivent remplir plusieurs obligations fiscales, principalement liées aux cotisations de sécurité sociale, aux taxes sur la paie et à la retenue de l'impôt sur le revenu. Ils sont responsables du paiement des cotisations de sécurité sociale au nom des employés, couvrant l'assurance pension (22%), l'assurance sociale (2,9%), l'assurance médicale (5,1%) et l'assurance accident obligatoire (0,2%-8,5%), en fonction des salaires bruts et des seuils applicables. De plus, les employeurs doivent retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques (PIT) à 13 % pour les résidents gagnant jusqu'à 5 millions de roubles par an, et 15 % pour les revenus plus élevés ; les non-résidents sont généralement soumis à un taux de 30 %.

La conformité fiscale implique une déclaration en temps voulu : les déclarations mensuelles de revenus et de retenue d'impôt (Formulaire 6-NDFL) doivent être faites avant la fin du mois suivant, les déclarations annuelles (Formulaire 2-NDFL) avant le 1er mars, et les cotisations de sécurité sociale avant le 15 du mois suivant. Les employeurs doivent également être conscients des déductions fiscales des employés, y compris les déductions standard, sociales, immobilières, d'investissement et professionnelles, qui peuvent réduire le revenu imposable. Les travailleurs étrangers et les entreprises doivent prendre en compte des règles spécifiques, notamment les avantages potentiels des conventions fiscales pour éviter la double imposition.

La législation du travail russe garantit aux employés un minimum de 28 jours calendaires de congé annuel payé, qui peuvent être divisés en plusieurs parties, avec au moins une partie d'une durée d'au moins 14 jours. Les employeurs doivent verser aux employés leur salaire moyen au moins trois jours avant le début du congé. Le congé non utilisé peut généralement être reporté jusqu'à deux ans, mais une accumulation prolongée est déconseillée. Les jours fériés sont désignés comme des jours non ouvrables avec rémunération complète, y compris les dates importantes telles que le Nouvel An (1er-6 et 8 janvier), la Journée internationale des femmes (8 mars), la Journée de la Victoire (9 mai) et la Journée de la Russie (12 juin).

Les indemnités de congé maladie dépendent de la durée de service, les trois premiers jours étant payés par l'employeur et les jours suivants couverts par le Fonds d'assurance sociale, offrant 60-100 % des gains moyens. Le congé parental comprend 70 jours de congé de maternité avec rémunération complète, et un congé parental jusqu'à ce que l'enfant ait trois ans, avec des allocations jusqu'à ce que l'enfant atteigne 1,5 an. Les congés de paternité et d'adoption sont également disponibles, le congé de paternité étant généralement non payé sauf si spécifié par des accords collectifs. D'autres types de congé incluent le congé pour décès, pour études, non payé, et éventuellement le congé sabbatique, selon la politique de l'employeur.

La Russie impose plusieurs avantages pour les employés, notamment l'assurance sociale (environ 2,9 %), les cotisations de retraite (environ 22 %), l'assurance santé obligatoire (environ 5,1 %), et l'assurance contre les accidents du travail (de 0,2 % à 8,5 % selon le risque sectoriel). Les employés ont droit à au moins 28 jours de congé payé, aux jours fériés, aux congés maladie et aux congés de maternité, avec des prestations généralement financées par les contributions de l'employeur et les fonds sociaux.

Au-delà des avantages obligatoires, les employeurs proposent souvent des avantages optionnels tels que l'assurance santé complémentaire (DMS), l'assurance vie, les plans de retraite volontaires, la formation, les programmes de bien-être, les allocations de transport et les subventions au logement. Le coût de l'assurance santé complémentaire varie de 30 000 à 150 000 roubles par an et par employé, et cette prestation est de plus en plus attendue, notamment dans les secteurs urbains et concurrentiels.

La composition du package d'avantages varie selon la taille de l'entreprise et le secteur d'activité. Les grandes entreprises ont tendance à offrir des avantages complets, y compris DMS, assurance vie et plans de retraite, tandis que les PME peuvent se concentrer sur les avantages obligatoires essentiels. Les différences sectorielles et régionales influencent également les offres, avec des secteurs comme l'informatique et la finance proposant des packages plus attractifs.

Les lois du travail russes privilégient les droits des employés par le biais du Code du travail, mettant l'accent sur des contrats de travail formels, des salaires équitables, des conditions de travail sûres et des mesures anti-discrimination. Les employeurs doivent respecter des procédures de licenciement, qui incluent des périodes de préavis spécifiques en fonction de la raison, telles que 2 mois pour une réduction de personnel ou 3 jours en cas d’échec à la période d’essai. Les employés ont droit à une indemnité de départ, généralement calculée sur la base de leurs gains moyens, dans des cas tels que la liquidation de l’organisation ou les licenciements.

Points clés :

Les normes en milieu de travail imposent une semaine de travail de 40 heures, des congés annuels payés d’au moins 28 jours, et des réglementations obligatoires en matière de santé et de sécurité. Les employeurs sont responsables des évaluations des risques, des équipements de protection et de la formation à la sécurité, sous la supervision de l’Inspection fédérale du travail. La résolution des litiges est accessible par la négociation, la médiation, les plaintes auprès de l’inspection du travail, les tribunaux et les syndicats, garantissant que les protections des employés sont applicables.

Les accords d'emploi en Russie sont régis par le Code du travail, qui exige des contrats clairs précisant les devoirs, la rémunération, les heures de travail et les conditions de résiliation. Les employeurs doivent inclure des clauses obligatoires telles que les noms légaux complets, la description du poste, le lieu de travail, la date de début, les détails du salaire, les heures de travail, le droit aux congés, l'assurance sociale et les conditions de résiliation. Les contrats peuvent être soit à durée indéterminée, qui se poursuit jusqu'à leur résiliation, soit à durée déterminée, limitée à cinq ans et renouvelable dans des conditions spécifiques.

Les périodes d'essai sont réglementées, avec un maximum généralement de trois mois, et jusqu'à six mois pour les postes de direction. Les contrats à durée déterminée de deux à six mois peuvent comporter une période d'essai allant jusqu'à deux semaines. Les clauses de confidentialité sont applicables si raisonnables, tandis que les clauses de non-concurrence nécessitent une adaptation soigneuse et peuvent impliquer une compensation. La modification des contrats nécessite le consentement mutuel, et la résiliation doit suivre des procédures strictes, y compris un préavis approprié et une documentation, pour éviter les litiges juridiques.

Le travail à distance en Russie devient de plus en plus courant, stimulé par les progrès technologiques et l'évolution des attentes des employés. Le cadre juridique, principalement basé sur des amendements au Code du travail, exige des contrats de travail formels pour les arrangements à distance, précisant les rôles, les horaires et les dispositions concernant l'équipement. Les employés ont le droit de travailler à distance si cela est faisable, mais les employeurs doivent garantir des conditions de travail sûres, la sécurité des données et fournir ou compenser l’équipement approprié. Les conditions de résiliation doivent être clairement définies dans les contrats.

Les employeurs adoptent diverses modalités de travail flexibles, notamment :

Points clés :

Ce paysage en évolution met l’accent sur la clarté juridique et les arrangements flexibles pour attirer les talents et optimiser la productivité dans l’environnement de travail à distance en Russie.

Le paysage salarial en Russie varie considérablement selon l'industrie, le rôle et la région, avec des salaires plus élevés généralement à Moscou et Saint-Pétersbourg. Par exemple, les salaires annuels vont de 800 000 RUB pour les médecins à jusqu'à 4 000 000 RUB pour les ingénieurs en logiciel IT. Les salaires minimums sont fixés au niveau fédéral à environ 19 242 RUB/mois en 2025, mais les autorités régionales peuvent imposer des seuils plus élevés. Les employeurs doivent respecter ces minimums pour éviter des pénalités.

Les packages de rémunération incluent souvent le salaire de base, des bonus et des indemnités telles que celles pour la performance, les vacances, le transport, les repas et le logement. Les salaires sont généralement versés mensuellement par virement bancaire, avec un cycle de paie du 1er au 15 du mois suivant. Les employeurs sont responsables de la retenue des impôts (13 % pour les résidents, 30 % pour les non-résidents) et des cotisations sociales, et doivent fournir des fiches de paie détaillées.

Les tendances salariales sont à la hausse, en particulier pour les rôles qualifiés dans l'IT, la finance et la santé, avec des prévisions indiquant des augmentations modérées en 2025. Les entreprises doivent surveiller ces tendances pour maintenir des stratégies de rémunération compétitives.

En Russie, la résiliation du contrat de travail est régie par des procédures légales strictes décrites dans le Code du travail. Les employeurs doivent respecter des délais de préavis spécifiques en fonction de la catégorie d'employés : trois jours pour les employés généraux et les probationnaires, et un mois pour les managers et cadres. La indemnité de licenciement est obligatoire dans divers cas, tels que le licenciement pour motif économique (un mois de salaire moyen), le service militaire (deux semaines de salaire), la faute de l'employeur (un mois), et l'expiration du contrat à durée déterminée (un mois). Le calcul de l'indemnité de licenciement se base sur le salaire moyen de l'employé au cours des 12 derniers mois.

Les motifs principaux de résiliation incluent à la fois des raisons avec motif—telles que une faute grave, un manquement aux performances, ou une perte de confiance—et des raisons sans motif comme la liquidation de l'entreprise ou une restructuration. La conformité procédurale implique une documentation appropriée, des notifications écrites en temps voulu, une consultation éventuelle du syndicat, la proposition de postes alternatifs appropriés, l’émission d’ordres formels, et le règlement de toutes les sommes dues, y compris les salaires et l’indemnité de licenciement, le dernier jour. Les employeurs doivent également mettre à jour les dossiers de l'emploi, désormais conservés électroniquement depuis 2021.

Les employés sont protégés contre un licenciement abusif par la possibilité d'une réintégration, une compensation pour la perte de revenus, et des dommages moraux. Certaines catégories, notamment les femmes enceintes et les employés en congé maladie ou en vacances, bénéficient de protections supplémentaires. Les employés peuvent faire appel des décisions de résiliation devant les tribunaux du travail ou les autorités.

Le marché des freelances en Russie est en expansion, offrant aux entreprises flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Les distinctions juridiques clés incluent le contrôle, l'intégration, le paiement, les outils et la durée de la relation, les Contractors opérant généralement de manière autonome selon des modalités basées sur des projets. Les risques de mauvaise classification sont importants, il est donc essentiel d'établir des contrats clairs couvrant le périmètre, les livrables, le paiement, les droits de propriété intellectuelle, la confidentialité et la juridiction légale.

Les Contractors indépendants en Russie doivent gérer eux-mêmes leurs taxes et cotisations sociales, souvent en s'inscrivant en tant que travailleur indépendant ou entrepreneur individuel, avec des taux d'imposition d'environ 4 à 6 %. Ils sont responsables de leur assurance pension et médicale, avec certaines cotisations volontaires. Les Freelancers sont courants dans les secteurs de l'informatique, du marketing, de la finance, de la construction, de la logistique et de l'éducation.

Le système de permis de travail en Russie exige que les étrangers obtiennent des visas et permis appropriés pour un emploi légal, avec diverses options adaptées au type d'emploi et au niveau de compétence. La plus courante est le Work Visa, qui nécessite un sponsorship de l'employeur, un permis de travail, et le respect des quotas fixés chaque année par le gouvernement. Les visas pour Highly Qualified Specialist (HQS) offrent une validité plus longue (jusqu'à trois ans) avec des procédures simplifiées pour les professionnels qualifiés gagnant au-dessus d’un certain seuil. Les visas à court terme pour affaires et étudiants ont des objectifs spécifiques mais ne permettent généralement pas l’emploi.

Le processus de demande implique un sponsorship par l'employeur, l’approbation du quota, et la soumission de documents tels que passeports, diplômes, certificats médicaux, et contrats de travail. Les employeurs sont responsables de garantir la conformité aux exigences d’enregistrement, de notification, et de droit du travail. Les frais de visa et les délais de traitement varient, allant de quelques semaines à plusieurs mois. Les travailleurs étrangers et leurs dépendants doivent respecter les obligations d’enregistrement et de renouvellement pour maintenir leur statut légal.

Les employeurs et les employés doivent assurer un renouvellement de visa en temps voulu, un enregistrement approprié, et une documentation précise pour maintenir la conformité et éviter des problèmes juridiques.