Employer of Record in Russie

Un Employer of Record (EOR) en Russie est une société qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe en Russie sans créer d'entité juridique locale. L'EOR gère toutes les tâches formelles liées à l'emploi, du payroll et des taxes aux avantages sociaux et à la conformité avec les lois du travail russes. Cela vous libère pour vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Pour les entreprises recherchant un fournisseur d'EOR, Rivermate propose ces services.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Russie

L'utilisation d'un EOR en Russie simplifie le processus d'embauche des employés. Voici une vue d'ensemble étape par étape de son fonctionnement :

1. Vous trouvez le talent Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Russie.
2. L'EOR embauche votre candidat L'EOR embauche légalement l'employé en votre nom. Ils rédigent un contrat de travail conforme aux lois du travail russes.
3. L'intégration commence L'EOR gère l'ensemble du processus d'intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de l'employé dans leur système.
4. Le payroll et les avantages sociaux sont gérés L'EOR s'occupe de tout le payroll, des déductions fiscales et des cotisations sociales. Ils gèrent également les avantages statutaires tels que l'assurance santé et les cotisations de pension.
5. Support RH continu L'EOR fournit un support RH continu à votre employé. Ils répondent aux questions concernant le payroll, les avantages sociaux et la réglementation locale du travail.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Russie

Utiliser un EOR en Russie offre plusieurs avantages, notamment pour les entreprises nouvelles sur le marché. Cela vous permet d'entrer rapidement et en conformité sur le marché russe, sans l'investissement important de créer une entité locale.

Voici quelques bénéfices clés :

• Rester conforme L'EOR veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail russes. Cela réduit votre risque de problèmes juridiques et d'amendes.
• Gagner du temps et de l'argent Vous évitez le processus coûteux et long de création d'une entité juridique en Russie.
• Accès à l'expertise Les EOR disposent d'experts locaux qui comprennent les complexités du droit du travail russe.
• Concentrez-vous sur votre activité Avec l'EOR qui gère les tâches RH et administratives, vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux principaux.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Russie comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Russie.

Engager en Russie signifie naviguer dans un ensemble clair de lois du travail conçues pour protéger les employés. Le Code du travail russe régit la plupart des aspects de l'emploi, des contrats aux heures de travail. Pour les entreprises souhaitant s'étendre, comprendre ces règles est la première étape pour constituer une équipe performante dans le pays. Bien que le processus puisse sembler complexe, il est simple lorsque vous connaissez les exigences clés.

Contrats de travail & clauses indispensables

En Russie, vous devez fournir un contrat de travail écrit, et il s'agit généralement d'un accord à durée indéterminée. Les contrats à durée déterminée ne sont autorisés que dans des situations spécifiques et ne peuvent pas dépasser cinq ans.

Chaque contrat de travail doit être en russe et inclure deux copies, une pour vous et une pour l'employé. Assurez-vous que chaque copie est signée par les deux parties.

Vos contrats doivent inclure ces clauses essentielles :

• Informations sur les Parties : Noms complets de l'employé et de votre entreprise.
• Détails du poste : Intitulé du poste, tâches spécifiques, et date de début.
• Lieu de travail : L'adresse physique où l'employé exercera ses fonctions.
• Rémunération : Le salaire, y compris les primes ou indemnités. Vous devez payer les salaires en Roubles russes au moins deux fois par mois.
• Heures de travail : Détails sur l'horaire de travail et les périodes de repos.
• Assurance sociale : Une déclaration sur l'assurance sociale obligatoire.

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai dans le contrat de travail pour évaluer l'adéquation d'un nouveau recrutement au poste.

• Durée standard : Une période d'essai ne peut généralement pas dépasser trois mois.
• Postes de direction : Pour des rôles seniors comme directeurs et chefs comptables, la période d'essai peut être prolongée jusqu'à six mois.
• Résiliation pendant la période d'essai : Si vous décidez de résilier le contrat pendant la période d'essai, vous devez fournir à l'employé un préavis écrit de trois jours expliquant les raisons.

Certaines personnes, comme les femmes enceintes et les jeunes diplômés, ne peuvent pas bénéficier d'une période d'essai.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Russie est de 40 heures, généralement huit heures par jour, cinq jours par semaine.

Le travail supplémentaire est strictement réglementé.

• Consentement : Vous avez besoin du consentement écrit de l'employé pour qu'il fasse des heures supplémentaires.
• Limites : Les heures supplémentaires ne peuvent pas dépasser quatre heures sur deux jours consécutifs et 120 heures par an.
• Rémunération : Vous devez payer un taux supérieur pour les heures supplémentaires.
  • Les deux premières heures : Au moins 1,5 fois le taux horaire normal de l'employé.
  • Après les deux premières heures : Au moins 2 fois le taux normal.

Jours fériés publics & régionaux

Les employés en Russie ont droit à un congé payé pour les jours fériés nationaux. Si un jour férié tombe un week-end, le jour de congé est souvent déplacé au lundi suivant.

Voici les jours fériés pour 2025 :

Embauche de contractors en Russie

Vous pouvez engager des contractors indépendants pour des travaux à projet ou spécialisés. Cela offre de la flexibilité et peut être rentable. Cependant, il est crucial de classer correctement ces travailleurs.

Une relation de contractor indépendant est régie par le Code civil, et non par le Code du travail. Cela signifie que les contractors ne ont pas droit à des avantages salariés tels que le congé payé, le salaire minimum ou les cotisations sociales de l'employeur.

Une mauvaise classification d’un employé comme contractor pour éviter ces obligations comporte un risque sérieux. Si un tribunal requalifie un contractor en employé, vous pourriez faire face à des pénalités importantes, notamment :

• Le paiement rétroactif des taxes et cotisations sociales.
• Des amendes administratives.
• Des litiges juridiques où vous pourriez devoir payer des avantages non versés.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ces risques. Nous gérons la classification des travailleurs et assurons une conformité totale avec les lois du travail russes, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise sans les complexités juridiques.

Naviguer dans la rémunération et la paie en Russie peut sembler complexe, mais c'est simple lorsque vous comprenez les règles. Les lois du travail russes sont assez complètes, et la base de votre relation avec un employé est un contrat de travail écrit formel. Ce contrat est essentiel. Il doit être en russe et détailler tout, des devoirs professionnels et des horaires de travail au salaire et aux avantages, avec toute la rémunération indiquée en roubles russes.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous devez payer les employés au moins toutes les deux semaines. La loi est précise : l'écart entre les paiements ne peut pas dépasser 15 jours calendaires. Par exemple, si vous versez une avance le 20 du mois, le salaire final pour ce mois doit être payé au plus tard le 5 du mois suivant. Ces dates de paiement doivent être clairement indiquées dans le contrat de travail ou dans votre règlement intérieur.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Russie est de 40 heures, généralement huit heures par jour. Tout au-delà de cela constitue des heures supplémentaires et nécessite un accord clair. Les heures supplémentaires sont payées à un taux supérieur :

• 150% du taux horaire normal pour les deux premières heures.
• 200% du taux normal pour toutes les heures après.

Il existe des limites aux heures supplémentaires. Un employé ne peut pas travailler plus de quatre heures supplémentaires en deux jours consécutifs ou plus de 120 heures par an.

La Russie dispose d’un salaire minimum fédéral, mais il est important de savoir que ce taux varie souvent selon la région, avec des grandes villes comme Moscou ayant des minimums plus élevés. Vous devez vous assurer de payer au moins le salaire minimum applicable dans la localisation spécifique de l’employé.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de verser des cotisations de sécurité sociale en plus du salaire brut d’un employé. Ces cotisations financent les pensions, l’assurance sociale et la couverture médicale.

Taxes et déductions des employés

Vous êtes responsable de retenir l’Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques (IRPP) sur le salaire de vos employés et de le reverser aux autorités fiscales.

En Russie, les avantages pour les employés et les congés sont un mélange d'exigences légales et d'avantages supplémentaires. La loi établit les normes minimales pour le temps de congé et les protections sociales. De nombreuses entreprises offrent plus que le minimum pour attirer et retenir de bons collaborateurs. Cela peut inclure des choses comme une assurance santé privée et des jours de congé supplémentaires. Les citoyens étrangers titulaires d’un permis de résidence permanent ou temporaire bénéficient généralement des mêmes avantages que les citoyens russes.

Congés légaux

La loi russe prévoit plusieurs types de congés obligatoires pour les employés.

• Congé annuel Vous bénéficiez d’au moins 28 jours calendaires de congé payé chaque année. Vous pouvez prendre votre premier congé après six mois dans une nouvelle entreprise. Une partie de votre congé doit durer au moins 14 jours.
• Congé maladie Si vous êtes malade ou blessé, vous avez droit à un congé maladie payé. Vous devez fournir un certificat médical d’un médecin. L’employeur paie pour les trois premiers jours, et le Fonds d’assurance sociale couvre le reste. Votre salaire dépend de votre ancienneté.
• Congé de maternité Les employées enceintes reçoivent 140 jours de congé de maternité payé. Cela correspond généralement à 70 jours avant la naissance et 70 jours après. La durée du congé est plus longue en cas de naissances multiples ou de complications.
• Congé parental Après le congé de maternité, un parent ou tuteur peut prendre un congé parental jusqu’à trois ans tout en conservant son emploi.
• Autres congés La loi oblige également les employeurs à accorder des congés pour d’autres situations, telles que le deuil, le service militaire et les études.

Jours fériés publics et régionaux

Vous bénéficiez de congés payés pour les jours fériés nationaux. La durée du travail est souvent réduite d’une heure la veille d’un jour férié.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà de ce que la loi exige. Voici un aperçu de ce qui est légalement requis versus ce qui est souvent ajouté.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages conforme dans un autre pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) facilite cette démarche.

Un EOR connaît déjà les lois du travail russes et les pratiques courantes. Nous gérons tout, depuis la conformité aux minimums légaux jusqu’à la recherche d’avantages complémentaires compétitifs. Cela vous fait gagner du temps et réduit les risques. Nous prenons en charge la gestion de la paie, l’administration des avantages et la conformité, afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre équipe.

Mettre fin à une relation de travail en Russie est un processus formel. Vous devez suivre les règles du Code du travail russe. La loi est très protectrice envers les employés, il faut donc gérer les licenciements avec soin. Le processus implique des motifs spécifiques de licenciement, des procédures requises et des protections importantes pour les employés.

Préavis

Lorsque vous mettez fin à un contrat de travail, vous devez généralement donner un préavis. La durée de ce préavis dépend de la raison de la rupture.

• Préavis général : Pour la plupart des licenciements initiés par l'employeur, comme le licenciement pour motif économique, le préavis est de deux mois.
• Durées plus courtes : Dans certains cas spécifiques, le préavis peut être aussi court que trois jours.
• Démission de l'employé : Si un employé décide de partir, il doit généralement vous donner un préavis de deux semaines.
• Période d'essai : Si vous licenciez un employé pendant sa période d'essai pour performance insatisfaisante, vous devez le notifier par écrit au moins trois jours à l'avance.

Il est important de vérifier si une convention collective ou le contrat de travail individuel exige un préavis plus long.

Indemnité de licenciement

Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, vous devez lui remettre son dernier paiement le dernier jour de travail. Cela inclut tout salaire impayé et le paiement pour les congés non pris. Selon la raison du licenciement, vous pourriez également devoir verser une indemnité de licenciement.

Pour un licenciement économique, si l’employé n’a pas trouvé un nouvel emploi après un mois, il peut demander un salaire supplémentaire d’un mois en tant qu’indemnité de licenciement.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Lorsque vous travaillez avec un Employer of Record comme Rivermate, nous vous aidons à gérer tout le processus de départ. Nous veillons à ce que tout soit fait correctement et conformément à la loi russe.

Voici comment nous aidons :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires, y compris l’ordre de licenciement et le calcul du dernier paiement.
• Conformité : Nous nous assurons que les motifs de licenciement sont valides et que vous respectez toutes les procédures légales pour éviter les litiges.
• Paiements finaux : Nous calculons et traitons tous les paiements finaux, y compris le salaire, les congés non pris et toute indemnité requise.
• Transition en douceur : Nous gérons les préavis et la communication pour assurer un départ respectueux et professionnel pour l’employé.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail en Russie peut sembler complexe. Vous devez comprendre les différents types de visas et comment ils s'appliquent à votre situation. Pour toute personne souhaitant travailler en Russie, obtenir le bon visa et le bon permis de travail est la première étape. Le processus implique à la fois l'employé et l'employeur, avec des exigences spécifiques pour chacun.

Réalités des visas de travail & du parrainage

Lorsqu'il s'agit d'embaucher des talents étrangers en Russie, vous disposez de plusieurs options de visa. Les voies les plus courantes sont le visa de travail standard et le visa de Spécialiste Hautement Qualifié (HQS). Un Employer of Record (EOR) peut être votre partenaire dans ce processus, agissant en tant qu'employeur légal pour les membres de votre équipe en Russie.

Un EOR peut parrainer à la fois des visas de travail standard et des visas HQS. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité légale en Russie pour embaucher des employés sur place. L'EOR s'occupe de la paperasserie nécessaire et garantit la conformité avec les lois du travail russes.

Voici une ventilation des voies pratiques pour les visas de travail :

• Visa de travail standard : C'est une option courante pour de nombreux travailleurs étrangers. Elle implique généralement un processus de demande plus détaillé et est soumise à des quotas gouvernementaux annuels.
• Visa de Spécialiste Hautement Qualifié (HQS) : Ce visa est destiné aux professionnels qui atteignent un certain seuil de salaire. Le processus de demande est généralement plus rapide et plus simple que celui du visa de travail standard. Le visa HQS est valable jusqu'à trois ans et permet plusieurs entrées.

Un EOR peut vous aider à déterminer la meilleure stratégie de visa pour vos employés et gérer l'ensemble du processus de parrainage.

Conformité lors de voyages d'affaires

Pour les voyages d'affaires de courte durée en Russie, un visa d'affaires est requis. Ce visa concerne des activités telles que la participation à des réunions, la négociation de contrats ou la participation à des conférences. Il est important de se rappeler qu'un visa d'affaires ne permet pas de travailler en Russie.

Voici quelques points clés à garder à l'esprit pour la conformité lors de voyages d'affaires :

• Types de visas : Les visas d'affaires peuvent être à entrée unique ou à entrées multiples. Les visas à entrée unique conviennent pour un voyage ponctuel, tandis que les visas à entrées multiples permettent plusieurs visites dans une période spécifique.
• Durée du séjour : Un visa d'affaires permet généralement un séjour allant jusqu'à 90 jours dans une période de 180 jours. Pour des voyages très courts, une e-visa unifiée peut être une option, permettant un séjour jusqu'à 16 jours.
• Lettre d'invitation : Pour obtenir un visa d'affaires, vous aurez besoin d'une invitation officielle d'une entreprise russe. Cette lettre confirme le but de votre visite.
• Enregistrement : À votre arrivée en Russie, vous devez enregistrer votre visa dans les sept jours ouvrables.

En comprenant ces exigences, vous pouvez assurer que vos voyages d'affaires de courte durée en Russie respectent la réglementation locale.