Employer of Record in Royaume-Uni

Engager des employés au Royaume-Uni nécessite une compréhension claire des lois locales du travail, des réglementations fiscales et des obligations en matière de sécurité sociale. Les entreprises souhaitant étendre leurs opérations ou exploiter la main-d'œuvre qualifiée du Royaume-Uni doivent naviguer dans ces complexités pour assurer une conformité totale et un processus d'intégration fluide pour leurs membres d'équipe. Cela implique généralement d'établir une présence légale et de gérer tous les aspects des ressources humaines et de la paie localement.

Cependant, il existe plusieurs voies que les entreprises peuvent emprunter pour engager des talents au Royaume-Uni, chacune présentant ses propres avantages et considérations en matière de conformité et de surcharge opérationnelle.

Vos options pour embaucher au Royaume-Uni incluent :

• Établir une entité locale : Cela consiste à enregistrer une société au Royaume-Uni, à ouvrir des comptes bancaires locaux et à gérer toutes les fonctions légales, de paie et de ressources humaines en interne. Cela peut être un processus long et coûteux en ressources.
• Utiliser un Employer of Record (EOR) : Collaborer avec un EOR comme Rivermate vous permet d'embaucher des employés au Royaume-Uni sans avoir besoin d'établir votre propre entité légale. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, prenant en charge toutes les responsabilités de conformité.
• Embaucher en tant que contractant indépendant : Cela peut être une option flexible, mais comporte des risques importants de mauvaise classification si la relation de travail ressemble à celle d’un employé. La loi britannique a des définitions strictes, et une mauvaise classification peut entraîner des pénalités substantielles.

Comment fonctionne un EOR au Royaume-Uni

Un Employer of Record simplifie l'expansion mondiale en prenant en charge les responsabilités légales et administratives de l'emploi. Au Royaume-Uni, un EOR agit en tant qu'employeur légal pour votre personnel embauché, garantissant le respect de toutes les réglementations locales.

Un EOR gère généralement :

• Le traitement de la paie et les déductions fiscales : Gestion de l'impôt sur le revenu Pay As You Earn (PAYE), des cotisations d'assurance nationale et d'autres déductions légales.
• Conformité en ressources humaines : Rédaction de contrats de travail conformes, gestion des congés, traitement des licenciements et respect des lois du travail britanniques telles que le Working Time Regulations et l’indemnité de maladie statutaire.
• Administration des avantages : Inscription des employés aux régimes de pension obligatoires et gestion des avantages statutaires comme le congé de maternité/paternité et les congés payés.
• Déclarations fiscales et sociales : Soumission de tous les rapports et paiements nécessaires à His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

Avantages de l'utilisation d'un EOR au Royaume-Uni

Pour les entreprises souhaitant embaucher au Royaume-Uni sans les complexités de la création d'une entité locale, un EOR offre des avantages significatifs :

• Entrée sur le marché accélérée : Embaucher rapidement des employés, souvent en quelques jours, sans le processus long d'enregistrement d'une société.
• Réduction des risques de conformité : Assurer une conformité totale avec la législation du travail, la fiscalité et la sécurité sociale britanniques, réduisant ainsi le risque de pénalités.
• Efficacité des coûts : Éviter le fardeau financier et administratif important associé à la mise en place et au maintien d'une entité légale locale.
• Concentration sur le cœur de métier : Déléguer toute l'administration des ressources humaines et de la paie, permettant à votre équipe de se concentrer sur des objectifs stratégiques et la croissance.
• Accès aux talents : Recruter les meilleurs talents partout au Royaume-Uni, indépendamment de la présence physique de votre entreprise.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Royaume-Uni inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Royaume-Uni.

Les employeurs au Royaume-Uni doivent déduire l'impôt sur le revenu via le système PAYE et le verser avec les contributions de l'Insurance Nationale (NICs) à HMRC. Les employeurs sont responsables du paiement des NICs à un taux de 13,8 % sur les gains supérieurs au seuil secondaire pour 2025/2026, sans limite supérieure. De plus, les entreprises avec une masse salariale de plus de 3 millions de livres sterling doivent payer une Apprenticeship Levy de 0,5 %. Les employeurs doivent déclarer les informations PAYE électroniquement via RTI et payer les taxes d'ici le 19 ou le 22 du mois suivant, selon la méthode de paiement. La déclaration annuelle comprend la soumission des formulaires EPS et P11D pour les avantages en nature.

Les employés bénéficient d'une allocation personnelle (~12 570 £ pour 2025/2026), avec un impôt sur le revenu appliqué selon des taux progressifs : 20 % (de base), 40 % (supérieur) et 45 % (additionnel) au-delà de bandes spécifiques. Ils peuvent demander des déductions telles que les cotisations de pension, les dons Gift Aid, et les dépenses liées au travail. Les travailleurs étrangers et les entreprises doivent prendre en compte le statut de résidence, les conventions de double imposition, et éventuellement mettre en place des payrolls au Royaume-Uni, avec des régimes spéciaux disponibles pour les non-résidents. Les points clés des données sont résumés ci-dessous :

Les salaires et la rémunération au Royaume-Uni en 2025 sont façonnés par la demande sectorielle, les pénuries de compétences et les facteurs économiques. Les salaires varient considérablement selon l'industrie et la localisation, Londres offrant la rémunération la plus élevée. Par exemple, les ingénieurs en logiciel gagnent entre GBP 45 000 et GBP 90 000, tandis que les data scientists peuvent percevoir entre GBP 50 000 et GBP 100 000. Les postes dans le secteur de la santé comme les GPs peuvent atteindre GBP 120 000, et les rôles financiers tels que les analystes financiers varient de GBP 35 000 à GBP 65 000.

Les taux de salaire minimum sont mis à jour chaque année, avec ceux d'avril 2025 restant à annoncer. Les employeurs doivent respecter ces minimums légaux, qui varient selon les groupes d'âge. Les composantes courantes de la rémunération incluent les bonus de performance, les bonus d'embauche et de fidélisation, les indemnités de localisation, ainsi que des avantages tels que l'assurance santé privée et les cotisations de retraite. La paie est généralement traitée mensuellement par virement bancaire, avec des fiches de paie détaillant le salaire brut, les déductions et le salaire net.

Les tendances clés pour 2025 incluent la hausse des salaires dans la tech, une attention accrue au bien-être des employés, la transparence salariale, des ajustements de salaire liés à l'inflation, et le travail à distance influençant les stratégies de rémunération. Rester informé de ces tendances est essentiel pour les employeurs du Royaume-Uni afin d'attirer et de retenir efficacement les talents.

La législation du travail au Royaume-Uni impose un minimum de 5,6 semaines (28 jours) de congé annuel pour les employés à temps plein, ce qui peut inclure les jours fériés. Les travailleurs à temps partiel accumulent des congés au prorata, et les employeurs peuvent restreindre le report des congés non pris. Les jours fériés en Angleterre et au Pays de Galles en 2025 comprennent des dates clés telles que le Jour de l'An, le Vendredi Saint et Noël, qui peuvent être intégrés dans les droits aux congés.

Les employés ont droit à la Statutory Sick Pay (SSP) s'ils gagnent au moins 123 £ par semaine et sont malades pendant au moins 4 jours, la SSP étant payée à 116,75 £ par semaine pendant jusqu'à 28 semaines. Les options de congé parental incluent 52 semaines de congé de maternité (avec rémunération pendant 39 semaines), congé de paternité (1-2 semaines), congé parental partagé (jusqu'à 50 semaines) et congé d'adoption (jusqu'à 52 semaines). Les taux de rémunération statutaire sont généralement de 184,03 £ par semaine ou 90 % des gains, avec des exigences de préavis spécifiques.

Le système d'avantages sociaux des employés au Royaume-Uni combine des exigences légales avec des avantages optionnels pour améliorer la rémunération globale et attirer les talents. Les avantages obligatoires incluent le Statutory Sick Pay (£109,40/semaine en 2025), la maternité (£172,48/semaine ou 90% des revenus), la paternité, le congé parental partagé, l'indemnité d'adoption, les cotisations à l'Insurance Nationale, les pensions d'entreprise (minimum 3% employeur + 5% salarié), 28 jours de congé payé, et l'indemnité de licenciement pour les employés ayant plus de deux ans d'ancienneté.

En plus de ceux-ci, les employeurs proposent souvent des avantages optionnels tels que l'assurance maladie privée (coût entre £500-£2,000 par employé par an), la couverture dentaire, l'assurance vie, la protection du revenu, des cotisations de pension améliorées, des programmes d'aide aux employés, des schemes pour vélos, des abonnements à des salles de sport, des voitures de société, et des aménagements de travail flexibles. Bien que le NHS fournisse des soins de santé gratuits, l'assurance privée est appréciée pour un traitement plus rapide et des options plus étendues, notamment dans les secteurs concurrentiels.

Les packages d'avantages varient selon l'industrie, la taille de l'entreprise et le niveau de poste, les grandes entreprises offrant généralement des avantages plus complets. Par exemple, les grandes sociétés incluent souvent PMI, des pensions améliorées et des programmes de bien-être, tandis que les PME peuvent se concentrer sur les avantages statutaires de base. Le tableau suivant résume les offres typiques :

Les accords d'emploi au Royaume-Uni sont des documents légalement contraignants définissant la relation d'emploi, régis par des lois telles que l'Employment Rights Act 1996. Ils clarifient les droits et obligations tant pour l'employeur que pour l'employé, couvrant les types de contrats, les clauses obligatoires et les considérations juridiques telles que la période d'essai, la confidentialité, les clauses de non-concurrence et les procédures de licenciement.

Les principaux types de contrats sont à durée déterminée et indéterminée (permanent). Les contrats à durée déterminée spécifient une date de début et de fin et offrent des droits équivalents à ceux des employés permanents, avec la possibilité de conversion en statut permanent après quatre années de service continu. Les contrats permanents assurent un emploi continu jusqu'à leur résiliation, avec des droits en cas de licenciement économique.

Les clauses obligatoires clés incluent le titre du poste, le salaire, les heures de travail, les périodes de préavis et la confidentialité. Les employeurs doivent également aborder les périodes d'essai, les clauses de non-concurrence et les procédures de modification et de résiliation du contrat afin d'assurer la conformité légale et de réduire les litiges.

Le Royaume-Uni a connu une augmentation notable du travail à distance et flexible, stimulée par les progrès technologiques et l'évolution des préférences des employés. Les employeurs doivent naviguer dans un cadre juridique comprenant la Employment Rights Act 1996, l'Equality Act 2010, la Health and Safety at Work Act 1974 et le GDPR, qui imposent collectivement un traitement équitable, la sécurité, la protection des données et l'égalité des chances pour les travailleurs à distance. Les employés ayant au moins 26 semaines d'emploi continu peuvent demander des arrangements flexibles, que les employeurs sont tenus d'examiner raisonnablement, en citant des raisons commerciales spécifiques en cas de rejet si nécessaire.

Les principales options de travail flexible incluent le travail à distance, le flextime, la semaine de travail comprimée, le job sharing, le travail à temps partiel et les heures annualisées. Leur mise en œuvre nécessite des politiques claires, une communication efficace, de la formation et une évaluation continue. La protection des données est essentielle, impliquant un accès sécurisé au réseau, le chiffrement et la formation du personnel. De plus, les entreprises doivent établir des politiques de fourniture d'équipement et de remboursement des dépenses pour soutenir efficacement les travailleurs à distance.

La résiliation d’un emploi au Royaume-Uni nécessite une conformité stricte aux procédures légales afin d’éviter les tribunaux et les dommages réputationnels. Les employeurs doivent respecter les périodes de préavis légales, qui varient en fonction de la durée de service, et peuvent offrir un préavis contractuel supérieur aux minimums légaux. Les périodes de préavis sont les suivantes :

L’indemnité de licenciement, ou indemnité légale de licenciement, ne s’applique qu’aux licenciements pour motif réel après deux ans de service, calculée en fonction de l’âge, de la durée de service et du salaire hebdomadaire (max £700 à partir d’avril 2025). Par exemple, un employé de 45 ans ayant 10 ans de service recevrait 15 semaines de salaire.

Les résiliations peuvent être avec motif (faute grave, par exemple vol, fraude) permettant un licenciement immédiat sans préavis, ou sans motif, comme en cas de licenciement pour motif économique ou problème de capacité. Les procédures de licenciement équitable incluent une enquête, la réponse de l’employé, des auditions et une documentation. Les employés sont protégés contre le licenciement abusif, la résiliation injustifiée et la discrimination, avec des réclamations généralement nécessitant deux ans de service. Les employeurs doivent suivre des processus transparents, documenter les étapes et consulter un conseiller juridique si nécessaire pour réduire les risques. Des accords de règlement peuvent également être utilisés pour résoudre les différends à l’amiable.

Le Royaume-Uni accueille une main-d'œuvre indépendante robuste, comprenant des freelancers, des Contractors, et des consultants, offrant aux entreprises un accès flexible à des compétences spécialisées sans engagement à long terme. Ce modèle bénéficie aux entreprises en proposant une expertise à la demande et aux individus avec une plus grande autonomie dans leur travail. Cependant, les entreprises doivent respecter la conformité légale, notamment en ce qui concerne la classification des travailleurs, afin d’éviter les responsabilités fiscales et les litiges juridiques. La classification correcte dépend de facteurs tels que le contrôle, les droits de substitution, la mutualité de l’obligation, et le risque financier, avec les règles relatives au travail hors-payroll (IR35) s’appliquant aux clients du secteur privé de taille moyenne et grande, ainsi qu’à tous les clients du secteur public.

Un contrat bien structuré est crucial pour définir la relation entre les clients et les Contractors indépendants, couvrant le périmètre du travail, les modalités de paiement, la confidentialité, et les droits de propriété intellectuelle. Au Royaume-Uni, les Contractors conservent généralement les droits de propriété intellectuelle sauf si un contrat stipule le contraire, ce qui nécessite des accords clairs sur la propriété de la PI. Les Contractors doivent gérer leurs obligations fiscales via l’auto-évaluation et peuvent devoir s’inscrire à la TVA si leur chiffre d’affaires dépasse le seuil. Les assurances recommandées incluent la responsabilité professionnelle et la responsabilité civile pour se protéger contre d’éventuelles réclamations.

Les Contractors indépendants sont courants dans des secteurs tels que la technologie, les industries créatives, le conseil, la construction, la santé, et la finance, appréciés pour leurs compétences spécialisées et leur flexibilité. Ces secteurs utilisent des Contractors pour des besoins spécifiques à un projet, une expertise de niche, ou pour gérer des pics de demande ou des pénuries temporaires de personnel.

Le Royaume-Uni propose diverses options de visa de travail pour les ressortissants étrangers, comprenant principalement les visas Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Global Talent, Start-up, Innovator et Scale-up. Les employeurs doivent parrainer les candidats via un Certificate of Sponsorship (CoS), qui est essentiel pour les demandes de visa. Le processus consiste à obtenir une offre d'emploi, un parrainage, à soumettre une demande en ligne avec des documents justificatifs, des données biométriques, et une décision du Home Office.

Les principales exigences du visa incluent le respect des seuils de compétences et de salaire, la maîtrise de l'anglais, et l'approbation pour certains visas comme Global Talent ou Start-up. Les personnes à charge peuvent accompagner les titulaires principaux de visa, avec une possibilité de travailler selon le type de visa. Les employeurs sont responsables de maintenir la conformité, notamment en surveillant le respect des conditions de visa par les employés sponsorisés et en signalant tout changement, tandis que les employés doivent respecter les conditions du visa et informer les autorités de tout changement.

Les employeurs doivent s'assurer que les employés sponsorisés respectent les conditions du visa, tenir des registres précis, et signaler tout changement au Home Office pour éviter des pénalités. Les employés sont tenus de respecter les termes du visa, de maintenir leurs qualifications, et d'informer les autorités de tout changement, le non-respect pouvant entraîner des amendes, la révocation du parrainage ou l'expulsion.