Un Employer of Record (EOR) est une entreprise qui emploie légalement des travailleurs en votre nom. Cela signifie que l'EOR gère toutes les tâches juridiques et RH liées à l'emploi au Royaume-Uni. Vous continuez à gérer le travail quotidien de votre employé, mais l'EOR s'occupe de l'aspect administratif. Cette configuration vous permet d'embaucher des talents au Royaume-Uni sans avoir besoin de créer votre propre entité juridique locale. Pour les entreprises souhaitant embaucher au Royaume-Uni, un fournisseur d'EOR comme Rivermate peut simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Royaume-Uni

L'utilisation d'un EOR au Royaume-Uni suit un processus simple. L'EOR devient l'employeur légal, tandis que vous vous concentrez sur la gestion de votre équipe.

Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous Trouvez le Candidat : Vous êtes responsable de la recherche et de la sélection de la personne que vous souhaitez embaucher.
• L'EOR Embauche le Candidat : L'EOR fournit un contrat de travail conforme au UK et embauche officiellement l'employé.
• Intégration : L'EOR gère le processus d'intégration, en veillant à ce que toute la paperasserie nécessaire soit correctement remplie.
• RH et Paie : L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives RH. Cela inclut le traitement de la paie, la gestion des taxes et la contribution à l'Assurance Nationale, conformément à la loi britannique.
• Conformité : L'EOR veille à ce que tous les aspects de la relation d'emploi soient conformes aux lois du travail du Royaume-Uni, telles que l'Employment Rights Act 1996 et l'Equality Act 2010. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les responsabilités de l'employeur sur le site officiel du gouvernement britannique (https://www.gov.uk/browse/employing-people).
• Vous Gérez l'Employé : Vous dirigez les tâches quotidiennes, les projets et la performance de l'employé, comme vous le feriez avec tout autre membre de l'équipe.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Royaume-Uni

Utiliser un EOR au Royaume-Uni peut vous faire gagner du temps et réduire les risques, surtout si vous n'êtes pas familier avec la réglementation du travail britannique. Cela vous permet d'entrer sur le marché britannique et d'embaucher des talents rapidement sans la démarche majeure de créer une entité locale. Cela facilite grandement l'expansion de votre équipe.

Voici quelques raisons clés d'utiliser un EOR :

• Rester Conforme : La législation du travail au Royaume-Uni est complexe. Un EOR connaît les réglementations, des heures de travail aux cotisations de pension, et veille à ce que vous soyez toujours en conformité. Cela inclut le respect de lois telles que le National Minimum Wage Act 1998.
• Gagner du Temps : Un EOR gère la charge administrative de l'emploi. Cela vous libère pour vous concentrer sur vos activités principales plutôt que sur la gestion de la paie et des tâches RH.
• Embaucher Plus Rapidement : Vous pouvez embaucher des employés au Royaume-Uni rapidement, sans le processus long de création d'une entité juridique dans le pays.
• Offrir de Meilleurs Avantages : Les EOR peuvent souvent fournir des packages d'avantages compétitifs, y compris l'assurance santé et les régimes de pension, vous aidant à attirer et à retenir les meilleurs talents.
• Réduire les Risques : L'EOR assume la responsabilité légale de l'emploi, ce qui peut vous protéger contre les risques de conformité tels que la mauvaise classification des employés.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Royaume-Uni comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Royaume-Uni.

Embauche au Royaume-Uni

Recruter au Royaume-Uni est une excellente façon d’accéder à une main-d'œuvre diversifiée et qualifiée. Le Royaume-Uni possède un marché du travail dynamique, ce qui en fait une destination prisée pour les entreprises souhaitant s’étendre. Bien que la concurrence pour attirer les talents puisse être élevée, les employeurs disposent d’un vivier solide de candidats qualifiés dans divers secteurs. Le processus implique généralement des candidatures en ligne, avec les candidats soumettant un CV et une lettre de motivation.

Contrats de travail & clauses indispensables

Au Royaume-Uni, vous devez fournir aux employés une déclaration écrite des modalités d’emploi. Ce document sert de contrat de travail.

Voici quelques clauses essentielles à inclure :

• Intitulé du poste & Responsabilités : Définissez clairement le rôle de l’employé et ses principales tâches.
• Salaire & Modalités de paiement : Précisez le taux de rémunération, le salaire, et toute structure de bonus.
• Horaires de travail : Décrivez les heures de travail prévues, y compris les heures de début et de fin.
• Congés & Congé maladie : Détaillez le droit aux congés et la politique de paiement en cas de maladie. Les employés à temps plein ont légalement droit à un minimum de 28 jours de congé payé par an, qui peuvent inclure les jours fériés.
• Périodes de préavis : Spécifiez la durée du préavis requis de votre part et de celle de l’employé pour mettre fin au contrat. Pour les employés ayant travaillé pour vous entre un mois et deux ans, la période de préavis minimale légale est d’une semaine.
• Retraite & Avantages : Incluez des informations sur les cotisations de retraite et tout autre avantage comme l’assurance santé privée.
• Confidentialité : Ajoutez une clause pour protéger les informations sensibles de votre entreprise.

Périodes d’essai

Les périodes d’essai sont courantes au Royaume-Uni et servent à évaluer l’adéquation d’un nouvel employé pour un poste.

• Durée : Une période d’essai typique dure entre trois et six mois.
• Aucune obligation légale : Bien que non requise par la loi, c’est une pratique courante pour de nombreux employeurs.
• Droits de l’employé : Les employés en période d’essai disposent toujours de droits statutaires, tels que le droit au salaire minimum national et la protection contre la discrimination.
• Licenciement : Il est plus facile de licencier un employé pendant sa période d’essai s’il ne correspond pas au poste.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Le Working Time Regulations 1998 régit les heures de travail au Royaume-Uni.

• Limite hebdomadaire : La plupart des employés ne peuvent pas travailler plus de 48 heures en moyenne par semaine.
• Option de dérogation : Les employés peuvent choisir de travailler davantage en signant un accord de dérogation.
• Pauses : Les travailleurs ont droit à une pause de 20 minutes s’ils travaillent plus de six heures par jour.
• Paiement des heures supplémentaires : Il n’existe pas d’obligation légale de payer les heures supplémentaires. Cependant, leur rémunération moyenne pour le total des heures travaillées ne doit pas descendre en dessous du salaire minimum national. Tout accord concernant la rémunération des heures supplémentaires doit être inclus dans le contrat de travail.

Jours fériés & jours fériés régionaux

Le nombre de jours fériés, appelés bank holidays, varie selon le Royaume-Uni.

• Angleterre et Pays de Galles : 8 jours fériés
• Écosse : 9 jours fériés
• Irlande du Nord : 10 jours fériés

Voici la liste des jours fériés pour l’année 2025 en Angleterre et au Pays de Galles :

Embauche de contractors au Royaume-Uni

L’embauche de contractors indépendants peut être une option flexible pour votre entreprise, notamment pour des projets à court terme.

Un contractor indépendant est travailleur indépendant responsable de ses propres taxes et cotisations d’assurance nationale. Il n’a pas droit aux mêmes avantages qu’un employé, comme le paiement en cas de maladie ou les congés payés.

Un risque majeur lors de l’embauche de contractors est la mauvaise classification. Si un contractor est considéré comme un employé en pratique, votre entreprise pourrait faire face à des sanctions légales et financières importantes, y compris des arriérés d’impôts et des amendes. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque. Un EOR veille à ce que vos travailleurs soient classés correctement et que vous respectiez toutes les lois du travail locales, protégeant ainsi votre entreprise contre d’éventuels problèmes de mauvaise classification.

Gérer la rémunération et la paie au Royaume-Uni implique de suivre un système structuré. Le système Pay As You Earn (PAYE) du gouvernement est au cœur de ce processus. En tant qu'Employer of Record, vous calculez et déduisez les taxes et cotisations nécessaires du salaire de vos employés avant de leur verser leur rémunération. Vous envoyez ensuite ces déductions à HM Revenue and Customs (HMRC). Ce processus garantit que l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance nationale des employés sont payés directement au gouvernement.

Cycles de paie & structure des salaires

Au Royaume-Uni, vous payez généralement les employés sur une base mensuelle. Les paiements sont habituellement effectués entre le 25 et le 30 du mois. Bien que des cycles de paiement hebdomadaires et bimensuels existent, le paiement mensuel est le plus courant pour les employés salariés.

La rémunération d’un employé comprend son salaire de base plus tout revenu supplémentaire. Ceux-ci peuvent inclure :

• Paiement des heures supplémentaires pour les heures supplémentaires effectuées
• Bonus pour performance
• Indemnités pour des besoins spécifiques comme le voyage ou le logement

Vous devez fournir une fiche de paie détaillée pour chaque période de paie indiquant le salaire brut, toutes les déductions, et le salaire net final.

Heures supplémentaires & minimums

Les heures supplémentaires au Royaume-Uni sont gérées via le contrat de travail. Tout travail effectué au-delà des heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. Les modalités de rémunération des heures supplémentaires sont déterminées par l’accord entre vous et votre employé.

Le Royaume-Uni dispose d’un Salaire Minimum National et d’un Salaire de Vie National, qui sont mis à jour régulièrement. Les taux dépendent de l’âge de l’employé. À partir d’avril 2025, les taux horaires minimum sont :

• 12,21 £ pour les employés âgés de 21 ans et plus
• 10,00 £ pour les employés âgés de 18 à 20 ans
• 7,55 £ pour les employés âgés de 16 à 17 ans
• 7,55 £ pour les apprentis

Taxes et cotisations de l'Employer of Record

En tant qu'Employer of Record, vous êtes responsable de plusieurs cotisations. Celles-ci sont calculées dans le cadre de votre processus de paie.

Taxes et déductions des employés

Les employés ont également des déductions prélevées sur leur salaire brut. Vous êtes responsable de calculer et de retenir ces montants.

Au Royaume-Uni, vous devez fournir certains avantages et congés à vos employés. Comprendre ces exigences légales est la première étape. De nombreux employeurs offrent également des avantages supplémentaires pour attirer et fidéliser les meilleurs talents. Cette approche montre que vous valorisez votre équipe et investissez dans leur bien-être.

Congé légal

Selon la loi, vous devez offrir plusieurs types de congés payés.

• Congé annuel Au Royaume-Uni, les employés à temps plein bénéficient de 28 jours de congé annuel payé. Cela peut inclure les jours fériés. Les travailleurs à temps partiel reçoivent le même congé au prorata.
• Indemnités de maladie Vous êtes tenu de payer le Statutory Sick Pay (SSP) aux employés éligibles qui sont absents pour cause de maladie pendant plus de trois jours.
• Congé de maternité et de paternité Les employés éligibles peuvent prendre jusqu’à 52 semaines de congé de maternité. Pendant les six premières semaines, ils reçoivent 90 % de leur revenu hebdomadaire moyen. Le congé de paternité est d’un maximum de deux semaines.
• Congé parental Les parents peuvent également partager jusqu’à 50 semaines de congé et 37 semaines de rémunération via le Shared Parental Leave (SPL).
• Congé pour aidant Les employés peuvent prendre jusqu’à une semaine de congé non payé par an pour s’occuper d’un dépendant.

Jours fériés & jours fériés régionaux

Bien que les employés aient droit à 5,6 semaines de congé payé, il n’existe pas de droit légal automatique à avoir des jours fériés chômés. Le contrat de l’employé doit préciser s’il bénéficie d’un congé payé pour ces jours. Voici les jours fériés pour 2025.

Avantages complémentaires typiques

Pour rivaliser pour les meilleurs talents, de nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà du minimum légal. Ceux-ci sont connus sous le nom d’avantages non statutaires ou avantages périphériques.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages compétitif et conforme au Royaume-Uni peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe au Royaume-Uni. Cela signifie qu’il gère toutes les tâches administratives et légales liées à l’emploi.

Voici comment un EOR aide avec les avantages :

• Assure la conformité Un EOR reste à jour avec les lois du travail britanniques. Il veille à ce que vous fournissiez tous les avantages légalement requis correctement.
• Fournit des packages compétitifs Les EOR ont de l’expérience sur le marché local. Ils peuvent vous conseiller sur les avantages supplémentaires qui attirent les meilleurs candidats dans votre secteur.
• Simplifie l’administration De l’inscription des employés aux plans de pension à la gestion des demandes de congé, l’EOR s’occupe du travail quotidien. Cela vous libère pour vous concentrer sur vos objectifs commerciaux.
• Propose de meilleurs tarifs Parce que les EOR gèrent les avantages pour de nombreux employés de différentes entreprises, ils peuvent souvent accéder à de meilleurs tarifs pour l’assurance et autres avantages.

Utiliser un EOR vous permet d’offrir à vos employés au Royaume-Uni d’excellents avantages sans avoir besoin de devenir un expert en lois et pratiques locales.

Lorsque le temps d’un employé au sein de votre entreprise prend fin au Royaume-Uni, il est important de gérer le processus correctement. Cela implique à la fois la résiliation, la fin officielle du contrat de travail, et l’offboarding, les étapes que vous entreprenez pour faire sortir l’employé de l’entreprise en douceur. Un processus clair et équitable protège votre entreprise et traite l’employé qui quitte avec respect.

Périodes de préavis

Au Royaume-Uni, vous devez donner aux employés un délai de préavis minimum avant la fin de leur emploi. Cette période de préavis légale dépend de leur ancienneté.

• Un mois à deux ans de service : 1 semaine de préavis
• Deux à douze ans de service : 1 semaine de préavis pour chaque année complète de service
• Douze ans ou plus de service : 12 semaines de préavis

Votre contrat de travail peut prévoir une période de préavis plus longue, mais il ne peut pas être plus courte que le minimum légal. Si le contrat prévoit une période plus longue, vous devez suivre celle-ci.

Indemnités de licenciement

Au Royaume-Uni, l’indemnité de licenciement est le plus souvent associée à un licenciement pour motif économique. Si vous rendez un poste redondant, l’employé peut avoir droit à une indemnité de licenciement légale.

Pour être éligible, un employé doit :

• Avoir travaillé pour vous au moins deux années consécutives.
• Occuper un poste qui est réellement redondant.

Le montant de l’indemnité légale de licenciement est basé sur l’âge de l’employé, son salaire hebdomadaire, et la durée de son service.

Voici comment elle est calculée :

Il existe des plafonds concernant le montant du salaire hebdomadaire et le nombre total d’années pouvant être prises en compte. Pour 2025, le salaire hebdomadaire maximum est de 719 £.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Chez Rivermate, nous veillons à ce que l’offboarding soit effectué correctement et avec respect. Nous gérons l’ensemble du processus pour garantir sa conformité avec la législation du travail au Royaume-Uni.

Notre processus comprend :

• Documentation claire : Nous fournissons un avis écrit de licenciement, indiquant clairement la raison et la date de fin de contrat.
• Transfert de connaissances : Nous vous aidons à élaborer un plan pour que l’employé qui quitte transmette ses tâches et responsabilités. Cela assure une transition fluide pour le reste de votre équipe.
• Récupération des actifs : Nous fournissons des instructions pour que l’employé retourne tout le matériel de l’entreprise, comme les ordinateurs portables, téléphones, et cartes d’accès.
• Accès aux systèmes : Nous veillons à supprimer l’accès de l’employé à tous les systèmes et logiciels de l’entreprise afin de protéger vos données.
• Paiement final : Nous collaborons avec vous pour traiter le dernier salaire de l’employé, y compris tout paiement de congés non pris ou autres droits.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail du Royaume-Uni peut sembler complexe. Les règles sont strictes et nécessitent une planification préalable. Si vous n'êtes pas citoyen britannique, vous aurez probablement besoin d'un visa pour travailler dans le pays. Le système est basé sur un système de points, ce qui signifie que vous devez remplir plusieurs critères pour être éligible. Pour la plupart des visas de travail, la première étape consiste à obtenir une offre d'emploi d'un employeur agréé.

Réalités des visas d'emploi & du parrainage

La voie la plus courante pour travailler au Royaume-Uni est le visa Skilled Worker. Pour obtenir ce visa, vous devez recevoir une offre d'emploi d'un employeur détenant une licence de parrainage du Home Office du Royaume-Uni. Cette licence permet à l'entreprise de délivrer un Certificat de Parrainage (CoS), qui constitue une étape clé de votre demande de visa.

Alors, un Employer of Record (EOR) peut-il parrainer votre visa ? Oui, mais uniquement si l'EOR possède une licence de parrainage. Un EOR agit en tant qu'employeur légal et peut gérer les complexités du parrainage de visa, y compris la gestion de la paperasserie nécessaire et la conformité. Cependant, tous les EOR ne disposent pas de cette licence. Avant de vous associer à un EOR, vous devez confirmer qu'il détient une licence de parrainage de catégorie A.

Voici quelques voies pratiques pour les visas d'emploi :

• Visa Skilled Worker : Il s'agit pour les personnes ayant une offre d'emploi dans une occupation qualifiée éligible. Vous devez respecter les exigences en matière de salaire et de maîtrise de l'anglais.
• Visa Global Business Mobility : Cette voie concerne les employés de multinationales qui sont transférés dans une filiale au Royaume-Uni.
• Visa Temporary Worker : Cette catégorie couvre une gamme de travaux à court terme, y compris les activités créatives, caritatives et religieuses.

Certains visas ne nécessitent pas de parrainage par un employeur. Ceux-ci sont généralement destinés à des personnes possédant des qualifications ou des antécédents spécifiques. Parmi eux, on trouve le visa High Potential Individual et le visa Graduate.

Conformité aux déplacements professionnels

Vous pouvez visiter le Royaume-Uni pour des affaires jusqu'à six mois sans visa, mais les activités que vous pouvez effectuer sont limitées. Ces visites de courte durée concernent des activités telles que la participation à des réunions, des conférences ou la négociation de contrats. Vous ne pouvez pas effectuer de travail rémunéré ou non rémunéré pour une entreprise britannique ou en tant qu'auto-entrepreneur.

Pour les voyageurs d'affaires fréquents, il est important de comprendre les implications fiscales. Un arrangement de Short Term Business Visitor (STBV) peut simplifier les obligations fiscales et de paie. Cet accord avec les autorités fiscales britanniques, HMRC, permet une relaxation des exigences habituelles en matière de paie, à condition que certaines conditions soient remplies.

Pour rester en conformité, vous devriez :

• Connaître les règles : Comprendre quelles activités sont autorisées lors d'une visite d'affaires.
• Suivre votre temps : Tenir un registre du nombre de jours passés au Royaume-Uni à des fins professionnelles.
• Obtenir les bons conseils : Si vous avez des doutes sur vos obligations, consultez un expert en fiscalité et en immigration.