Permis de travail et visas au Royaume-Uni : Un guide pour les employeurs

Le Royaume-Uni reste l’une des destinations les plus attractives au monde pour les talents qualifiés, avec des industries de premier plan dans la finance, la technologie, la santé et les services créatifs centrées dans des hubs mondiaux comme Londres, Manchester et Édimbourg. Pour les employeurs, cela fait du Royaume-Uni un lieu stratégique pour embaucher ou relocaliser les meilleurs performers.

Cependant, les règles d’immigration du Royaume-Uni sont complexes, surtout depuis le Brexit, et se tromper peut coûter très cher. Les employeurs doivent comprendre ces règles pour éviter des amendes, des sanctions légales ou des dommages à leur réputation.

En résumé, toute personne qui n’est pas citoyenne britannique (ou irlandaise) doit généralement posséder le visa ou le permis de travail approprié pour vivre et travailler au Royaume-Uni. Ce guide passe en revue les principales catégories de visas de travail au Royaume-Uni et les obligations des employeurs, tout en proposant des étapes pratiques et des bonnes pratiques pour une relocalisation sans souci.

Qui a besoin d’un visa de travail au Royaume-Uni ?

En principe, tous les non-nationaux du Royaume-Uni doivent détenir une autorisation valide pour travailler au Royaume-Uni. Les citoyens britanniques n’ont pas besoin de visa, et selon le traité, les citoyens irlandais conservent des droits de travail illimités.

Jusqu’en 2020, les ressortissants de l’UE/EEE/Suisse bénéficiaient de la libre circulation, mais cela a pris fin en janvier 2021. Désormais, les citoyens de l’UE (sauf les Irlandais) ont besoin des mêmes visas de travail que les autres non-citoyens s’ils souhaitent travailler au Royaume-Uni.

(Note : Les travailleurs de l’UE/EEE/Suisse arrivés avant juillet 2021 avec un statut settled ou pre-settled n’ont généralement pas besoin de nouvelles vérifications, mais les nouveaux arrivants oui.) En pratique, cela signifie que tout employé étranger doit soit avoir un statut d’immigration britannique existant permettant de travailler (par exemple un visa étudiant avec permission de travailler ou l’un des visas spéciaux non parrainés ci-dessous), soit faire une demande de visa de travail via un sponsor ou un programme qualifiant.

Il existe une distinction entre permissions à court terme et à long terme. Pour des visites très brèves, certaines nationalités peuvent entrer en tant que visiteurs d’affaires ou dans le cadre du Youth Mobility Scheme (si éligible) pour jusqu’à deux ans sans offre d’emploi formelle.

Cependant, le travail occasionnel ou informel n’est pas autorisé sous un visa touristique ou de visite standard. Les nomades numériques, par exemple, doivent soit avoir un visa parrainé par un employeur, soit (si leur seul but est de travailler à distance pour un court séjour) entrer en tant que visiteur (jusqu’à 6 mois) et ne pas exercer d’activité rémunérée au Royaume-Uni.

En pratique, la plupart des employés relocalisés pour une période dépassant quelques semaines auront besoin d’un vrai visa de travail au Royaume-Uni.

Aperçu des types de visas de travail au Royaume-Uni

Les employeurs doivent connaître les principales voies de visa permettant à un ressortissant étranger de vivre et travailler au Royaume-Uni. Le tableau ci-dessous présente les types clés pertinents pour les employés parrainés et certains flux non parrainés que la talent peut utiliser.

Visa de Travail Qualifié (Skilled Worker Visa)

C’est le visa de travail à long terme le plus courant. Il a remplacé l’ancien visa Tier 2 (General). Un visa de Travail Qualifié nécessite une offre d’emploi d’un sponsor agréé au Royaume-Uni dans un rôle qualifié et un Certificat de Parrainage (CoS).

L’emploi doit respecter un niveau de compétence et un seuil salarial. Actuellement, le salaire minimum est de £38,700 par an (ou le « taux en vigueur » pour la profession, selon le montant le plus élevé).

De nombreux métiers de la santé, de l’ingénierie et de la technologie sont éligibles.

Les employeurs doivent s’assurer de payer au moins ce montant (ou le taux en vigueur supérieur) pour le poste. Les Travailleurs Qualifiés peuvent rester jusqu’à 5 ans avant de renouveler et peuvent éventuellement demander un droit d’asile indéfini.

Routes de Mobilité Internationale des Affaires (GBM)

Ces routes remplacent les anciens visas intra-entreprise (ICT). Elles permettent aux entreprises de déplacer leur personnel international existant au Royaume-Uni. Les sous-types clés incluent :

Visa de Travailleur Senior ou Spécialiste

Pour le personnel expérimenté transféré au sein de la même entreprise. Le salarié doit déjà travailler pour une entreprise mondiale à l’étranger et être affecté à un bureau au Royaume-Uni.

Le rôle doit figurer sur la liste approuvée, et le salaire doit être d’au moins £48,500 par an (ou le taux en vigueur).

Visa de Stagiaire Diplômé

Pour les employés participant à un programme officiel de formation pour diplômés multinationales. Il nécessite un CoS d’un sponsor britannique et un salaire annuel d’au moins £23,000.

Visa de Fournisseur de Services

Pour le personnel contractuel d’une entreprise étrangère fournissant des services à un client britannique (par exemple, consultants). Le régime comporte des conditions spécifiques concernant les contrats et la continuité de l’emploi.

Visa de Travailleur Santé et Soins

Techniquement un sous-ensemble de la route Skilled Worker, ce visa est conçu pour les professionnels de la santé. Il nécessite de travailler pour le NHS, un fournisseur du NHS ou dans le secteur des soins sociaux pour adultes.

Il reprend toutes les règles du visa Skilled Worker mais offre des frais réduits et un seuil salarial inférieur (généralement 20 % en dessous du minimum standard). Par exemple, une infirmière ou un médecin pourrait être éligible avec ce visa.

Il exonère également le demandeur du NHS Immigration Health Surcharge, rendant la demande moins coûteuse pour les professionnels de la santé.

Visa de Travailleur Scale-up

Récemment introduit, il est destiné aux employés de sociétés britanniques en forte croissance. Une « entreprise scale-up » doit respecter certains critères de croissance (chiffre d’affaires, effectifs, etc.).

Pour être éligible, l’employé doit avoir une offre d’emploi d’au moins 6 mois avec cet employeur. Il doit obtenir un CoS et satisfaire aux exigences linguistiques en anglais.

Contrairement au Skilled Worker, ce visa a un seuil salarial général plus bas (environ £36,300 par an) ou le taux en vigueur pour la profession. Les titulaires peuvent rester 2 ans (renouvelables) et demander la résidence après 5 ans.

Visa de Diplômé (Graduate Visa)

C’est un visa non parrainé pour les étudiants internationaux ayant obtenu un diplôme au Royaume-Uni. Il leur permet de rester et de travailler (ou de chercher un emploi) pendant 2 ans après l’obtention du diplôme (3 ans pour les titulaires d’un doctorat).

Aucun offre d’emploi ni sponsor n’est requis. Les employeurs ne « sponsorisent » pas un visa de diplômé, mais ils doivent tout de même effectuer des vérifications du droit au travail. Ce visa n’est pas renouvelable après sa période initiale, mais il est possible de le convertir en visa Skilled Worker ultérieurement.

Visa Individuel à Potentiel Élevé (HPI)

Une autre voie non parrainée, le visa HPI cible les diplômés récents des meilleures universités mondiales. Pour être éligible, le candidat doit avoir obtenu un diplôme qualifiant dans une université éligible dans les 5 dernières années.

Il leur permet de vivre au Royaume-Uni pendant 2 ans (3 ans s’ils ont un doctorat) sans offre d’emploi. Les titulaires du visa HPI peuvent ensuite changer pour des visas de travail qualifié.

Les employeurs peuvent en bénéficier en embauchant des titulaires HPI sans les parrainer immédiatement, mais doivent respecter les lois du travail normales.

Visas de Travail Temporaire (Tier 5)

Cette catégorie comprend plusieurs régimes à court terme. Le plus notable est le visa Youth Mobility Scheme (YMS), qui permet aux jeunes (généralement âgés de 18 à 30 ou 35 ans, selon la nationalité) de certains pays de vivre et travailler au Royaume-Uni jusqu’à 2 ans.

L’éligibilité dépend de la nationalité (pays comme l’Australie, le Canada, le Japon, etc.) et d’un montant d’épargne (environ £2,530). Les candidats YMS n’ont pas besoin d’offre d’emploi ou de sponsor.

Les autres visas Tier 5 incluent l’Échange Autorisé par le Gouvernement (pour stagiaires et interns), Travailleurs Caritatifs, Travailleurs Créatifs et Sportifs, et Accord International (pour les travailleurs couverts par des traités internationaux). Ces régimes couvrent généralement des placements ou partenariats à court terme.

Il existe quelques autres voies moins courantes (comme le visa Global Talent pour les leaders exceptionnels en science ou le visa Ancestry pour les citoyens des pays du Commonwealth avec grands-parents britanniques), mais celles mentionnées ci-dessus couvrent les principales voies que l’employeur est susceptible d’utiliser.

Dans tous les cas, presque tous les visas de travail à long terme au Royaume-Uni nécessitent une licence de parrainage de l’employeur (sauf pour les visas non parrainés comme Graduate ou HPI).

Éligibilité et responsabilités de l’employeur

Avant d’embaucher ou de relocaliser quelqu’un, un employeur doit s’assurer qu’il peut légalement parrainer ce poste. Pour délivrer un visa de travail, l’entreprise doit détenir une Licence de Sponsor valide pour la catégorie de visa concernée (Skilled Worker, GBM, Scale-up, etc.).

Obtenir cette licence implique de faire une demande auprès de UK Visas and Immigration (UKVI) et de démontrer que l’entreprise est authentique, financièrement saine, et dispose des systèmes RH appropriés. UKVI vérifiera que l’entreprise existe réellement, fonctionne comme indiqué, et que le poste est légitime et nécessaire.

Les autorités peuvent même effectuer une inspection sur site avant d’approuver la licence.

Une fois approuvée, l’employeur reçoit une note (A ou B) et peut commencer à parrainer des employés en leur attribuant des Certificats de Parrainage (CoS). Chaque CoS est un document électronique confirmant les détails du poste (rôle, salaire, durée).

L’employeur doit payer des frais pour le CoS, puis fournir le numéro de référence du CoS au candidat, qui l’utilise pour faire sa demande de visa. Il est de la responsabilité de l’employeur de s’assurer que le CoS est valide et correspond au poste réellement proposé.

Avec une Licence de Sponsor, viennent des devoirs stricts. Les employeurs doivent effectuer des vérifications du droit au travail pour chaque nouvelle embauche, sans exception. Cela implique de vérifier les passeports originaux ou documents biométriques et de conserver des copies claires pendant toute la durée de l’emploi et jusqu’à deux ans après le départ du salarié.

L’employeur doit également enregistrer que les documents sont authentiques et non expirés. Ne pas vérifier ou employer quelqu’un sans autorisation de travail peut entraîner des pénalités civiles ou même la perte de la licence.

Les sponsors doivent tenir des dossiers détaillés du statut de chaque travailleur étranger. Cela inclut des copies des passeports et visas, des adresses résidentielles à jour, des coordonnées, et des contrats de travail.

Tout changement significatif dans la situation d’un travailleur sponsorisé – par exemple, changement de poste, congé non payé, réduction de salaire, arrêt de travail ou départ de l’entreprise – doit être signalé rapidement à UKVI (généralement dans les 10 jours ouvrables).

Si un employé disparaît ou viole les conditions de son visa, cela doit aussi être signalé. En résumé, l’employeur sponsor agit comme les yeux et les oreilles du gouvernement britannique.

Ces tâches de conformité imposent une charge administrative, mais elles sont obligatoires : des inexactitudes ou des manquements lors d’un audit de conformité peuvent entraîner une dégradation, une suspension ou une révocation de la licence.

Enfin, les sponsors doivent respecter toutes exigences spécifiques à la catégorie de visa. En pratique, cela signifie généralement payer au moins le salaire minimum pour le poste (par exemple, £38,700 pour la majorité des emplois Skilled Worker ou £30,960 pour les emplois sur la liste des professions qualifiées), s’assurer que le poste correspond aux codes professionnels approuvés, et que le salarié remplit les critères personnels (maîtrise de l’anglais, qualifications).

L’employeur ne doit pas non plus demander au travailleur étranger de payer lui-même pour le visa ; les frais liés à l’Immigration Health Surcharge et autres frais obligatoires doivent être pris en charge par l’employé ou (pour les professionnels de la santé et des soins) peuvent être exonérés.

Planification du processus

Planifiez le processus par étapes. Les employeurs doivent commencer tôt en confirmant les exigences de visa du candidat et en préparant la documentation nécessaire.

Tout d’abord, déterminez la catégorie de visa appropriée en fonction du poste et du profil de l’employé. Si c’est un visa parrainé (comme Skilled Worker ou GBM), assurez-vous que votre entreprise possède déjà une Licence de Sponsor valide – sinon, faites une demande via GOV.UK (cela peut prendre plusieurs semaines).

Une fois la licence obtenue, attribuez à votre employé un Certificat de Parrainage pour le poste proposé. Ensuite, demandez à l’employé de faire sa demande de visa en ligne, en fournissant le CoS et d’autres documents (passeport, contrat, preuves de qualifications ou d’expérience, résultats de tests d’anglais si nécessaire).

Après la soumission de la demande, suivez son avancement et aidez avec toute demande supplémentaire (par exemple, prise de rendez-vous biométriques ou tests de tuberculose si le candidat vient d’un pays à risque élevé).

Les décisions de visa au Royaume-Uni peuvent prendre de quelques semaines à plusieurs mois, selon la voie et le consulat, alors intégrez cela dans votre calendrier. Une fois le visa approuvé, finalisez la logistique de relocalisation : réserver le voyage, organiser le logement ou un hébergement temporaire, et aider votre employé à préparer son arrivée au Royaume-Uni (inscription à la santé, écoles pour enfants, etc.).

À l’arrivée, effectuez immédiatement une vérification du droit au travail avec leur visa ou leur BRP. Faites une copie de leur page de visa, de la page photo, et de tout permis de résidence biométrique.

Assurez-vous qu’ils commencent à travailler comme prévu (heures à temps plein au salaire convenu). Si des détails changent – par exemple, si ils changent de poste ou quittent l’entreprise – mettez à jour leur statut dans le Système de Gestion des Parrainages ou signalez à UKVI selon les besoins.

En suivant chaque étape dans l’ordre et en conservant des dossiers clairs, les employeurs peuvent guider leur nouvel employé dans le processus d’immigration britannique en toute fluidité.

Obligations légales de l’employeur et conformité

Au-delà de l’obtention du visa, les employeurs doivent également respecter les lois britanniques en matière d’emploi et d’immigration. Les obligations clés incluent :

Vérifications du droit au travail

Chaque employeur doit vérifier que chaque employé a le droit légal de travailler au Royaume-Uni avant de commencer l’emploi. Pour les étrangers, cela signifie vérifier un passeport ou un visa endossé et enregistrer la date d’expiration.

Les employeurs ne doivent pas faire de discrimination lors de la vérification des documents – ils doivent appliquer la même norme à tout le personnel. Si l’autorisation de travailler du salarié est limitée dans le temps, l’employeur doit refaire la vérification à l’expiration.

Ne pas effectuer une vérification correcte ou employer quelqu’un sans autorisation de travail peut entraîner des pénalités financières et une responsabilité pénale.

Conformité salariale et contractuelle

Pour les travailleurs sponsorisés, payer au moins le seuil requis pour leur voie de visa. Par exemple, les Skilled Workers doivent gagner ≥£38,700/an (sauf exception).

Cela implique aussi de respecter le salaire minimum et les règles de congés au Royaume-Uni pour tous les employés. Fournir un contrat d’emploi clair reflétant le rôle sponsorisé (intitulé, responsabilités, horaires, salaire).

Sous-payer un travailleur visa peut violer les règles de parrainage.

Reporting et tenue de dossiers

Maintenir un registre des dates de voyage, des détails du permis de travail, et des coordonnées de chaque employé étranger. Utiliser le système officiel de gestion des sponsors (SMS) pour signaler les événements clés : par exemple, si le salarié ne commence pas à la date prévue, part en congé prolongé, change de poste ou cesse de travailler.

Ces rapports doivent généralement être faits dans les 10 jours ouvrables suivant le changement. Conserver des copies des passeports, visas, et endossements pendant leur emploi et pendant 2 ans après la fin du contrat.

Rester informé des changements de politique

Les règles d’immigration au Royaume-Uni peuvent évoluer. Par exemple, en avril 2024, le salaire minimum pour le Skilled Worker est passé de £26,200 à £38,700.

Les employeurs doivent suivre les annonces et adapter leurs politiques (et budgets). Beaucoup utilisent des systèmes RH ou des conseils juridiques pour suivre ces changements.

Former le personnel RH et de recrutement à la conformité des sponsors est essentiel pour éviter des infractions involontaires.

Le non-respect de ces obligations comporte des risques sérieux. Le Home Office peut imposer des amendes, exiger une « Suspension » de votre licence, ou la révoquer complètement.

Dans le pire des cas, l’employeur peut être interdit de parrainer d’autres travailleurs. La bonne nouvelle, c’est qu’en intégrant la conformité dans les processus RH habituels (par exemple, avec des rappels automatisés pour les vérifications et rapports) et en traitant la conformité à l’immigration comme une obligation continue, la plupart des pièges peuvent être évités.

Défis courants et solutions dans le processus de visa pour les employeurs au Royaume-Uni

Parrainer des travailleurs étrangers peut être difficile. Les employeurs citent souvent ces difficultés :

Charge administrative élevée

Suivre les vérifications du droit au travail, tenir des dossiers, et soumettre des rapports de conformité pour chaque employé étranger est chronophage. Les petites entreprises peuvent particulièrement avoir du mal à affecter du personnel à la gestion des parrainages.