Employer of Record in Pologne

Comment fonctionnent les services d'Employer of Record en Pologne ?

Les entreprises internationales cherchant à pénétrer le marché polonais seront confrontées à une décision commerciale importante : Sommes-nous disposés à créer une entité juridique locale pour embaucher en Pologne ? Si la réponse est non, mais que l’embauche en Pologne reste viable, les entreprises recherchent des alternatives. Une solution est un Employer of Record (EOR).

Un fournisseur d'EOR dispose d'une entité locale établie en Pologne et peut donc agir en tant qu'employeur légal au nom des entreprises internationales. En tant qu'employeur, ils gèrent la conformité à l'emploi et l'administration RH continue, comme le traitement de la paie, la retenue à la source et la gestion des avantages. Cependant, les tâches quotidiennes et la performance de l'employé resteront sous la responsabilité du client.

Un aperçu du marché du travail en Pologne

Le marché de l'embauche
Activité d'embauche la plus forte :	Gdańsk (+3,9%) Szczecin (1,4%) Wrocław (0,6%) (croissance de l'emploi année sur année à mai 2026)
Délais estimés d'embauche :	Locaux : 7 - 30 jours Étrangers :
Secteurs en demande :	Ingénierie, technologie, construction, finance et vente
Secteurs en pénurie de chercheurs d’emploi :	Logistique, construction, éducation, finance, services commerciaux

Le marché des salaires
Coûts totaux pour l'employeur :	Environ 119% - 121% du salaire brut de l’employé (2026)
Salaire minimum mensuel fixe :	PLN 4 806 (1er janvier 2026)
Salaire brut moyen total :	PLN 9 259,54 (août 2026, secteur des entreprises)
Taux d'imposition sur le revenu :	L'impôt sur le revenu des personnes physiques (PIT) est appliqué de manière progressive : 12% sur le revenu annuel jusqu’à PLN 120 000, et 32% sur la part au-dessus de ce seuil, avec une allowance annuelle non imposable de PLN 30 000.

Le vrai coût de l’embauche en Pologne

Les coûts d'emploi en Pologne dépassent largement un salaire brut mensuel. Les coûts doivent également refléter les cotisations sociales mensuelles, la rémunération variable et les futures obligations financières, telles que les indemnités de licenciement obligatoires.

Salaires dans les principales villes d'embauche

Le salaire minimum ou la moyenne nationale pour la Pologne peut être trompeur lorsque vous prenez des décisions d'embauche. En réalité, les salaires varient considérablement selon les grandes villes de Pologne. Les chiffres ci-dessous offrent un point de départ utile pour déterminer si le salaire proposé au candidat sera compétitif.

Ville	Salaire mensuel brut moyen en PLN
Cracovie	11 701
Varsovie	11 392
Gdańsk	10 978
Poznań	10 952
Wrocław	10 187
Szczecin	9 808
Lublin	8 924
Łódź	8 887

Source : Statistique Pologne (GUS), juillet 2026

Contributions de l'employeur

L'Institut d'assurance sociale (ZUS) administre les cotisations de sécurité sociale en Pologne. Ce système protège les travailleurs contre les risques liés à l'emploi et offre des prestations sociales futures.

Contribution	Pourcentage
Assurance pension	9,76%
Assurance invalidité	6,50%
Assurance accident	0,67%–3,33% (variable selon le secteur, moyenne environ 1,67%)
Fonds de travail	2,45%
Fonds des avantages garantis pour les employés (FGŚP)	0,10%
Plans d’épargne salariale (PPK)	Part minimale de l'employeur : 1,5%

Avantages sociaux obligatoires pour les employés

Le droit du travail polonais prévoit certains avantages obligatoires que les employés doivent recevoir. Ces avantages peuvent engendrer des coûts financiers directs ou des coûts de productivité que les employeurs doivent prendre en compte. Les droits ou avantages obligatoires des employés sont codifiés dans le Code du travail polonais et surveillés par l'Inspection du travail nationale polonaise (PIP).

Avantage obligatoire	Ce que les employeurs doivent savoir
Horaires de travail	Article 129 du Code du travail polonais : Applicable aux contrats de travail à temps plein standard. 8 heures dans une période de 24 heures. 40 heures sur une semaine de cinq jours.
Jours fériés	14 jours fériés légaux (2026-2028). Les employés reçoivent leur rémunération normale ces jours-là. Les heures supplémentaires sont payées lorsque l’employé accepte de travailler lors de jours fériés.
Heures supplémentaires	Article 151 du Code du travail polonais : Les indemnités pour heures supplémentaires dépendent si la journée est une journée de travail normale, un jour de repos ou un jour férié. Un employé peut demander un congé en lieu et place de la rémunération des heures supplémentaires, à un ratio de 1:1 (une heure de congé pour chaque heure d’heures supplémentaires effectuées). Si un employeur demande un congé en lieu et place de la rémunération, le ratio est 1:1,5. Les employeurs doivent avoir une raison valable pour faire travailler les employés en heures supplémentaires en Pologne. La limite annuelle pour les heures supplémentaires est de 150 heures.
Congé annuel	Tous les employés à temps plein ont droit à un congé annuel payé et ne peuvent pas renoncer à ce droit. La durée dépend de l’ancienneté : Employé depuis moins de 10 ans : 20 jours par an Calendrier Employé depuis 10 ans ou plus : 26 jours par an
Congé maladie (L4)	Un médecin ou un professionnel de santé autorisé délivre un certificat médical numérique. L’employeur finance les 33 premiers jours d’incapacité de travail par an. Le paiement en cas de maladie est de 80 % du salaire régulier, ou 100 % dans certains cas. Pour bénéficier d’un congé maladie payé, l’employé doit avoir travaillé en continu pendant 30 jours dans l’année civile. Les employés ont droit à une allocation de congé maladie (payée par ZUS) à partir du jour 34 de la maladie. L’allocation est versée pour un maximum de 182 jours.
Congé de maternité	Les mères ont droit à un congé de maternité comme suit : Naissance simple : 20 semaines Jumeaux : 31 semaines Triplés : 33 semaines 4 enfants ou plus : 35-37 semaines ZUS verse 100 % du salaire régulier si seul le congé de maternité est pris. Une période minimale obligatoire de 14 semaines doit être prise après la naissance.
Indemnité de licenciement	Régie par la Loi du 13 mars 2003. Dans les cas où les motifs de licenciement ne concernent pas l’employé et l’employeur compte au moins 20 employés. Le montant de l’indemnité dépend de l’ancienneté : Employé depuis moins de 2 ans : 1 mois de rémunération. Employé entre 2 et 8 ans : 2 mois de rémunération. Employé depuis plus de 8 ans : 3 mois de rémunération.

Calculateur des coûts d'emploi

Comment Rivermate a aidé un employé polonais à retourner chez lui

NTi Audio, basé au Liechtenstein, était confrontée à un défi de fidélisation lorsque leur employé polonais souhaitait rentrer chez lui tout en continuant à travailler pour l'entreprise. NTI Audio n’avait pas d’entité en Pologne pour rendre ce transfert possible.

Le COO Danilo Zanatta a contacté Rivermate avec une préoccupation concernant la conformité aux exigences légales pour embaucher son employé à distance en Pologne. Sans entité juridique, il n’avait aucun moyen d’assurer qu’un contrat direct avec l’employé serait valable. Daan de Wildt, un Account Executive chez Rivermate, s’est immédiatement mis au travail, a expliqué à Danilo Zanatta le processus, et a répondu à ses questions financières et de conformité.

Au final, NTi a retenu son employé polonais, et le COO s’est déclaré satisfait du fait que la réalité du travail avec Rivermate corresponde à ce qui avait été initialement promis : intégration fluide et opération quotidienne aisée.

“Rivermate facilite l’embauche d’employés dans d’autres pays avec leur processus d’intégration fluide et une opération quotidienne en toute sérénité.” - Danilo Zanatta, COO

Le côté pratique de l’embauche en Pologne

La plupart des employeurs internationaux s’inquiètent d'appliquer les règles et réglementations du travail d’un autre pays au quotidien, mais le cadre réglementaire polonais est bien établi et clair. Ce qui peut être plus difficile, ce sont les nuances sociales et culturelles qui peuvent influencer les délais d’embauche.

Nos experts RH locaux ont fourni des informations précieuses sur l’environnement d’embauche, vous aidant à comprendre la réalité pratique de l’intégration que vous pourriez rencontrer en Pologne.

1. Prévoir suffisamment de temps pour l’intégration

Les délais d’intégration dépendent de la complétion de la documentation et des vérifications légales (comme un contrôle médical obligatoire), et tout retard dans l’un ou l’autre peut repousser la date de début. Un défi courant consiste à plusieurs relances avec un candidat pour des informations manquantes.

Plusieurs documents sont requis pour l’intégration, et il est conseillé aux employés de les compléter et de les signer rapidement afin de respecter les délais légaux (max. 7 jours). En Pologne, les contrats ne peuvent pas être rétrodatés pour tenir compte des retards administratifs, il est donc crucial de recevoir les documents à temps.

Une autre cause de prolongement de la durée d’intégration est la modification du contrat. La conformité avec la législation du travail polonaise est essentielle, et plusieurs modifications peuvent prendre du temps pour une révision légale.

La gestion des procédures d’intégration nécessite une planification et une mise en œuvre minutieuses, et nos experts recommandent de prévoir au moins un mois pour un processus d’intégration fluide.

2. Le contrôle médical pré-emploi est obligatoire

En Pologne, le contrôle médical est obligatoire, et un certificat est exigé avant la délivrance d’un contrat. Plusieurs éléments doivent être compris par l’employeur :

• Le contrôle médical s’applique aux locaux et aux étrangers.
• Une lettre de recommandation de l’employeur légal est requise avant qu’un candidat ne prenne un rendez-vous.
• Un examen peut ne pas être requis si le candidat a récemment reçu un certificat médical pour le même type de travail.
• Si le rendez-vous médical est retardé, cela repoussera la date de début.
• L’employeur est responsable des coûts liés aux examens médicaux.

L’examen médical est une étape pratique importante que l’employeur doit prévoir lors de la planification de la date de début.

3. Les lois strictes sur la vie privée peuvent affecter la collecte de données personnelles

La Pologne respecte le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne, qui impose des règles strictes sur la collecte et le stockage des données. Cela influence les informations que l’employeur peut demander et conserver lors du processus d’embauche. Lorsque des employés remettent en question des demandes d’informations spécifiques, les employeurs doivent expliquer la raison de la demande et comment elle se rapporte à l’intégration. Cela contribuera à accélérer le processus d’intégration.

Obligations de conformité en Pologne que les employeurs doivent connaître

Collaborer avec un fournisseur d'EOR en Pologne vous permet d’embaucher en conformité, mais une partie essentielle de ce partenariat consiste à finaliser des décisions importantes en matière de conformité. Pour cela, vous devez comprendre les implications pratiques de ces décisions.

Contrats de travail

La rédaction de contrats de travail en Pologne exige de la vigilance. Des réglementations strictes régissent les clauses qu’ils contiennent et la façon dont elles définissent la relation d’emploi. Un contrat de travail à durée indéterminée est le type de contrat le plus courant en Pologne car il offre une sécurité d’emploi et fournit des avantages obligatoires.

Un contrat de travail doit être écrit et peut être conclu électroniquement, à condition que les deux parties disposent d’une signature électronique. Sinon, il est conseillé que les deux parties signent un contrat papier.

Périodes d’essai

Les périodes d’essai en Pologne sont limitées à 90 jours et sont considérées comme un contrat distinct selon la législation du travail locale. Les clauses d’essai ne peuvent pas simplement être incluses dans d’autres contrats, tels que le contrat à durée indéterminée. Bien que les périodes d’essai ne soient pas obligatoires, elles sont recommandées lorsque cela est approprié, car elles permettent de tester si un employé correspond au poste.

Both the employer and the employee must agree to a probation period.

Préavis

La loi polonaise fixe des délais de préavis, et les parties contractantes ne peuvent pas les réduire. Ils dépendent de la durée de service :

• Moins de 6 mois : 2 semaines
• Plus de 6 mois : 1 mois
• Au moins 3 ans : 3 mois

Travail à distance

La Pologne réglemente le travail à distance, et les employés qui travaillent en dehors du bureau de la société ont droit à certaines indemnités obligatoires pour le travail à distance qui couvrent l’équipement, la maintenance et le remboursement des coûts de fonctionnement. Les règles du travail à distance doivent être définies dans un accord de télétravail et acceptées par les deux parties.

Avantages de collaborer avec Rivermate en Pologne

Le travail à l’international comporte ses propres défis, mais cela ne doit pas vous empêcher d’embaucher en Pologne. Nous disposons de l’infrastructure et des ressources pour soutenir vos besoins d’embauche dans plusieurs villes polonaises. Nous faisons cela avec l’aide de nos experts locaux en RH et en droit, qui connaissent les subtilités des lois polonaises et leur application pratique. Nous avons également un réseau solide de partenaires qui nous permet d’offrir des avantages sociaux compétitifs.

Que vous souhaitiez embaucher un seul employé ou une équipe, employer localement ou relocaliser des talents clés, nous pouvons soutenir votre stratégie d’embauche.

Prêt à embaucher en Pologne ?

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Sources :

Poland - Individual - Taxes on personal income
Minimum wage - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl
Total average gross wage, enterprise sector, August 2026
Prognoza na rok 2026
https://www.gov.pl/web/family/compensation-for-overtime-work
Leave regulations - State Labour Inspection
https://lang.zus.pl/benefits/sick-pay-and-sickness-allowance
https://www.gov.pl/web/family/maternity-leave
https://www.gov.pl/web/family/termination-of-a-contract-of-employment-for-the-reasons-unrelated-to-the-employee2