Permis de travail et visas en Pologne

La Pologne est devenue une destination de plus en plus attrayante pour les travailleurs étrangers cherchant des opportunités d'emploi au sein de l'Union européenne. Le cadre juridique du pays pour l'emploi de citoyens hors UE/EEE/Suisse nécessite une navigation attentive, impliquant principalement l'obtention du visa approprié et d'un permis de travail. Ce système est conçu pour réglementer l'entrée et l'emploi des étrangers, en assurant la conformité avec les lois du travail nationales et les politiques d'immigration.

Comprendre les exigences spécifiques concernant les visas et les permis de travail est crucial tant pour les Employer of Record, EOR ou Recruitment cherchant à embaucher des talents internationaux que pour les individus planifiant de travailler en Pologne. Le processus comporte plusieurs étapes, documents et respect de délais spécifiques fixés par les autorités polonaises.

Types de visas courants pour les travailleurs étrangers

Les ressortissants étrangers souhaitant travailler en Pologne nécessitent généralement un visa national de long séjour (Type D). Ce visa permet des séjours de plus de 90 jours sur une période de 180 jours et est nécessaire pour les personnes qui seront employées en Pologne. Alors qu'un visa Schengen de court séjour (Type C) permet une entrée pour des voyages touristiques ou d'affaires jusqu’à 90 jours dans une période de 180 jours, il n'autorise généralement pas l'emploi. Pour des raisons professionnelles, le visa de type D est la norme, souvent lié à un permis de travail valide.

L’éligibilité à un visa de travail de type D dépend de la possession d’une offre d’emploi confirmée ou d’un contrat de travail d’un Contractor of Record, et de l’obtention du permis de travail nécessaire ou de l’éligibilité à une exemption. La documentation inclut typiquement un formulaire de demande de visa rempli, un passeport valide, des photos d’identité, une preuve d’hébergement, une assurance voyage, une preuve de fonds suffisants, et surtout, l’original du permis de travail ou une déclaration pertinente de l’employeur.

Exigences et procédures de demande de permis de travail

Dans la plupart des cas, un Contractors, Freelancers ou Contractor of Record doit obtenir un permis de travail pour être légalement employé en Pologne. La responsabilité de l’obtention du permis incombe principalement à l’employeur. Il existe plusieurs types de permis, le plus courant étant le Type A pour les personnes employées en contrat avec une entité polonaise dont le siège ou le lieu d'activité se trouve en Pologne.

Le processus de demande implique que l’employeur soumette les documents requis au bureau du Voivodeship (province). Les principales exigences pour l’employeur comprennent la démonstration que le poste ne pouvait pas être pourvu par un citoyen polonais ou de l’UE/EEE/Suisse (test du marché du travail, avec exemptions possibles) et la présentation de documents sur l'entreprise et les conditions d’emploi proposées.

Les documents requis incluent généralement :

• Formulaire de demande rempli par l’employeur.
• Copie du passeport du ressortissant étranger.
• Documents attestant du statut juridique de l’employeur (extrait KRS, par exemple).
• Preuve du paiement des frais de dossier.
• Informations de l’office local du travail concernant le test du marché du travail (si applicable).
• Contrat de travail proposé ou lettre d’offre.
• Documents attestant des qualifications ou de l’expérience du ressortissant étranger.

Les délais de traitement pour un permis de travail varient considérablement en fonction de la charge de travail du bureau du Voivodeship, mais se situent généralement entre 1 et 3 mois. Dans certains cas complexes, cela peut prendre plus longtemps. La taxe standard pour une demande de permis de travail de type A est de 400 PLN pour un emploi de plus de 3 mois, payée par l’employeur.

Parcours vers la résidence permanente

Les ressortissants étrangers ayant résidé et travaillé légalement en Pologne pendant une période significative peuvent être éligibles pour demander une résidence permanente ou un statut de résident de long terme dans l’UE.

• Permis de résidence de long terme dans l’UE : voie courante pour ceux qui ont résidé légalement et de façon continue en Pologne pendant au moins 5 ans immédiatement avant la demande. Ils doivent également disposer d’une source de revenus stable et régulière, d’une assurance santé, et avoir une connaissance documentée de la langue polonaise (généralement niveau B1).
• Permis de résidence permanente : délivré dans des cas spécifiques, par exemple si le ressortissant a des origines polonaises confirmées par une Karta Polaka, s’il est marié à un citoyen polonais depuis au moins 3 ans et réside en Pologne depuis au moins 2 ans immédiatement avant de demander, ou s'il réside en se fondant sur le statut de réfugié.

La demande pour ces deux types de permis doit être déposée auprès du bureau du Voivodeship. Les délais de traitement et la documentation exigée sont étendus et varient selon la base spécifique de la demande.

Options de visa pour les membres de la famille

Les travailleurs étrangers détenteurs d’un visa polonais valable (comme le visa de travail de type D) ou d’un permis de résidence ont généralement le droit de faire venir leur famille immédiate en Pologne. La famille immédiate inclut typiquement le conjoint et les enfants mineurs.

Les membres de la famille peuvent faire une demande de permis de résidence temporaire pour regroupement familial. le Travailleur principal doit avoir un statut de résidence stable en Pologne (habituellement un permis de résidence valable au moins un an ou répondant à des exigences de revenus spécifiques).

Les documents requis pour les membres de la famille incluent généralement :

• Formulaire de demande complété.
• Passeport valide.
• Preuve du lien familial (acte de mariage, actes de naissance, légalisés et traduits).
• Preuve de résidence stable du demandeur principal et de ses revenus en Pologne.
• Preuve d’assurance santé.
• Preuve de fonds suffisants pour couvrir les frais de vie de la famille.
• Preuve d’hébergement en Pologne.

La demande est déposée auprès du bureau du Voivodeship. Les délais de traitement peuvent être similaires à ceux des autres demandes de permis de résidence, souvent plusieurs mois.

Obligations de conformité aux visas pour les employeurs et les employés

Les employeurs et les employés étrangers ont des obligations importantes de conformité pour assurer un statut légal en Pologne.

Obligations de l’employeur :

• Obtenir le permis de travail nécessaire avant que l’employé ne commence à travailler.
• Veiller à ce que les conditions d’emploi (poste, salaire, horaires) correspondent à celles spécifiées dans le permis de travail. Toute modification significative nécessite un nouveau permis ou une modification de l’original.
• Enregistrer l’employé auprès de la sécurité sociale (ZUS).
• Conserver les documents relatifs au séjour légal et au travail de l’employé.
• Informer le bureau du Voivodeship de la prise de poste dans un délai de 7 jours à partir du début de l’emploi et le tenir informé en cas de cessation d’emploi dans un délai de 7 jours après la fin du contrat.
• S’abstenir d’employer des personnes sans permis de travail valable et base légale pour le séjour.

Obligations de l’employé :

• Maintenir un passeport valide et une base légale pour le séjour en Pologne (visa ou permis de résidence).
• S’assurer que leur travail respecte les conditions de leur permis.
• Informer les autorités en cas de changement de leur situation personnelle (par ex. changement d’adresse).
• Respecter les lois et règlements polonais.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des pénalités importantes pour les employeurs (amendes, interdiction d’embauche de travailleurs étrangers) et pour les employés (amendes, expulsion, interdiction d’entrée). La tenue de dossiers précis et la communication proactive avec les autorités concernées sont essentielles.