Permis de travail et visas en Pologne

La Pologne est devenue une destination de plus en plus attractive pour les travailleurs étrangers recherchant des opportunités d'emploi au sein de l'Union européenne. Le cadre juridique du pays pour l'emploi de citoyens non-UE/EEE/Suisse nécessite une navigation attentive, impliquant principalement l'obtention du visa approprié et d'un permis de travail. Ce système est conçu pour réguler l'entrée et l'emploi des étrangers, en assurant la conformité avec les lois du travail nationales et les politiques d'immigration.

Comprendre les exigences spécifiques pour les visas et les permis de travail est crucial tant pour les Employer of Record, EOR, souhaitant embaucher des talents internationaux que pour les individus planifiant de travailler en Pologne. Le processus implique plusieurs étapes, documents, et le respect de délais précis fixés par les autorités polonaises.

Types de visas courants pour les travailleurs étrangers

Les ressortissants étrangers souhaitant travailler en Pologne nécessitent généralement un visa national de long séjour (Type D). Ce visa permet des séjours de plus de 90 jours dans une période de 180 jours et est nécessaire pour les personnes qui seront employées en Pologne. Bien qu’un visa Schengen de court séjour (Type C) permette l’entrée pour des voyages touristiques ou d'affaires jusqu’à 90 jours dans une période de 180 jours, il ne donne généralement pas droit à l’emploi. Pour des fins professionnelles, le visa de Type D est la norme, souvent lié à un permis de travail valide.

L’éligibilité pour un visa de travail de Type D dépend de la possession d’une offre d’emploi confirmée ou d’un contrat de travail d’un Recruitment d’un employeur polonais, et de l’obtention du permis de travail nécessaire ou d’une exemption. La documentation inclut généralement un formulaire de demande de visa complété, un passeport valide, des photos d’identité, une preuve d’hébergement, une assurance voyage, une preuve de fonds suffisants, et crucialement, le permis de travail original ou une déclaration pertinente de l’employeur.

Exigences et procédures de demande de permis de travail

Dans la majorité des cas, un Contractors, Freelancers, ou autre travailleur étranger doit obtenir un permis de travail pour être employé légalement en Pologne. La responsabilité de l’obtention du permis incombe principalement à l’Employer of Record. Il existe plusieurs types de permis de travail, le Type A étant le plus courant pour les personnes employées sur la base d’un contrat avec une entité polonaise dont le siège ou le lieu d’activité est en Pologne.

Le processus de demande implique que l’Employer of Record soumette les documents requis au bureau du Voivodeship (province). Les exigences clés pour l’Employer of Record incluent la démonstration que le poste ne pouvait pas être pourvu par un citoyen polonais ou de l’UE/EEE/Suisse (test du marché du travail, avec exemptions possibles) et la fourniture de documents concernant la société et les conditions d’emploi proposées.

Les documents requis incluent généralement :

• Formulaire de demande rempli par l’Employer of Record.
• Copie du passeport du travailleur étranger.
• Documents confirmant le statut légal de l’Employer of Record (extrait KRS, par exemple).
• Preuve du paiement des frais de dossier.
• Informations du bureau local du travail concernant le test du marché du travail (si applicable).
• Contrat de travail proposé ou lettre d’offre.
• Documents attestant des qualifications ou de l’expérience du travailleur étranger.

Les délais de traitement pour les permis de travail peuvent varier considérablement selon la charge de travail du bureau du Voivodeship, mais se situent généralement entre 1 et 3 mois. Dans certains cas complexes, cela peut prendre plus longtemps. La taxe standard pour une demande de permis de travail de Type A est relativement faible, généralement autour de 100-200 PLN, payée par l’Employer of Record.

Parcours vers la résidence permanente

Les ressortissants étrangers ayant résidé et travaillé légalement en Pologne pendant une période significative peuvent être éligibles pour demander la résidence permanente ou le statut de résident de l’UE à long terme.

• Permis de résident de longue durée de l’UE : voie courante pour ceux qui ont résidé légalement et de façon continue en Pologne pendant au moins 5 ans immédiatement avant la demande. Ils doivent également disposer d’une source de revenus stable et régulière, d’une assurance santé, et d’une connaissance documentée de la langue polonaise (généralement niveau B1).
• Permis de résidence permanente : ce permis est disponible dans des circonstances spécifiques, comme avoir des origines polonaises confirmées par une Karta Polaka, être marié à un citoyen polonais depuis au moins 3 ans et résider en Pologne pendant au moins 2 ans immédiatement avant la demande, ou résider en se basant sur le statut de réfugié.

La demande pour ces deux types de permis est soumise au bureau du Voivodeship. Les délais de traitement et la documentation requise sont étendus et varient selon la base spécifique de la demande.

Options de visa pour les personnes à charge

Les travailleurs étrangers détenant un visa polonais valide (comme le visa de travail de Type D) ou un permis de séjour ont généralement le droit d’amener leurs membres de famille immédiate en Pologne. Les membres de famille immédiate incluent typiquement le conjoint et les enfants mineurs.

Les membres de famille peuvent demander un permis de séjour temporaire pour des raisons de regroupement familial. Le travailleur principal doit disposer d’un statut de résidence stable en Pologne (généralement un permis de séjour valable au moins un an ou répondant à des exigences de revenus spécifiques).

Les documents requis pour les personnes à charge incluent généralement :

• Formulaire de demande complété.
• Passeport valide.
• Preuve de relation (certificat de mariage, actes de naissance, légalisés et traduits).
• Preuve de résidence stable et de revenus du demandeur principal en Pologne.
• Preuve d’assurance santé.
• Preuve de fonds suffisants pour couvrir les coûts de vie de la famille.
• Preuve d’hébergement en Pologne.

La demande est soumise au bureau du Voivodeship. Les délais de traitement peuvent être similaires à ceux des autres demandes de permis de séjour, souvent plusieurs mois.

Obligations de conformité aux visas pour les employeurs et les employés

Tant les Employer of Record que les employés étrangers ont des obligations importantes pour assurer leur statut légal en Pologne.

Obligations de l’Employer of Record :

• Obtenir le permis de travail nécessaire avant que l’employé ne commence à travailler.
• S’assurer que les termes de l’emploi (poste, salaire, horaires) correspondent à ceux spécifiés dans le permis de travail. Toute modification significative nécessite un nouveau permis ou un permis modifié.
• Enregistrer l’employé auprès de la sécurité sociale (ZUS).
• Conserver des dossiers relatifs au séjour légal et au travail de l’employé étranger.
• Informer le bureau du Voivodeship du début de l’emploi dans les 7 jours suivant la date de début et les informer en cas de cessation d’emploi dans les 7 jours suivant la date de fin.
• Éviter d’employer des personnes sans permis de travail valide et base légale pour le séjour.

Obligations de l’employee :

• Maintenir un passeport valide et une base légale pour le séjour en Pologne (visa ou permis de séjour).
• S’assurer que leur travail respecte les conditions spécifiées dans leur permis de travail.
• Informer les autorités de tout changement de situation personnelle (ex. changement d’adresse).
• Respecter les lois et règlements polonais.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions importantes pour les Employer of Record (amendes, interdiction d’embaucher des travailleurs étrangers) et pour les employés (amendes, expulsion, interdiction d’entrée). La tenue de dossiers précis et une communication proactive avec les autorités compétentes sont essentielles.