Employer of Record in Pologne

Un Employer of Record (EOR) en Pologne emploie légalement vos travailleurs en votre nom. Cela signifie que l'EOR gère toutes les tâches RH locales, telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec la législation du travail polonaise. Vous continuez à gérer le travail quotidien de vos employés, mais l'EOR s'occupe des charges légales et administratives. Cela vous permet d'embaucher des talents en Pologne sans créer une entité locale. Des fournisseurs comme Rivermate rendent ce processus simple.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Pologne

L'utilisation d'un EOR en Pologne simplifie le recrutement. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous trouvez le candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Pologne.
• L'EOR l'embauche : L'EOR embauche légalement l'employé via leur entité polonaise. Ils créent un contrat de travail conforme à la législation locale.
• Intégration : L'EOR gère le processus d'intégration. Ils collectent les documents nécessaires, mettent en place la paie et inscrivent l'employé à la sécurité sociale obligatoire (ZUS) et aux avantages sociaux.
• Gestion quotidienne : Vous gérez les tâches quotidiennes, les projets et la performance de votre employé. L'employé travaille pour votre entreprise, comme n'importe quel autre membre de l'équipe.
• Paie et conformité : L'EOR s'occupe de toute la paie, des retenues fiscales et des cotisations sociales chaque mois. Ils veillent à ce que tout respecte la réglementation polonaise.
• Support RH continu : L'EOR fournit un support continu pour les questions RH, y compris les congés payés, les congés maladie et la gestion des dépenses.
• Résiliation : Si vous devez mettre fin à l'emploi d'un employé, l'EOR gère le processus conformément au droit du travail polonais, minimisant ainsi les risques juridiques pour vous.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Pologne

Utiliser un EOR en Pologne est une solution pratique pour les entreprises qui souhaitent embaucher des talents polonais sans le coût et la complexité de créer une entité légale dans le pays. Cela vous permet d'entrer sur le marché rapidement et en toute conformité, en économisant du temps et des ressources. Vous pouvez tester le marché, embaucher pour des projets spécifiques ou constituer une équipe distribuée avec beaucoup moins de risques.

Voici quelques avantages clés :

• Entrée rapide sur le marché : Embauchez des employés en Pologne en quelques jours, pas en mois. Vous pouvez intégrer des talents sans attendre d'enregistrer une société locale.
• Conformité légale : Les EOR sont des experts en droit du travail polonais. Ils veillent à ce que vos contrats de travail, votre paie et vos avantages sociaux respectent toutes les exigences légales fixées par des autorités comme l'Institution de l'Assurance Sociale (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Réduction des coûts : Évitez les dépenses importantes liées à la création et à la gestion d'une entité légale. Cela inclut les frais juridiques, les coûts comptables et les frais administratifs.
• Paie et taxes simplifiées : L'EOR gère tous les aspects de la paie, y compris le calcul des salaires, la retenue des taxes et le versement des cotisations sociales.
• Accès aux avantages sociaux : Vos employés en Pologne peuvent bénéficier de packages d'avantages compétitifs, administrés par l'EOR.
• Risques minimisés : L'EOR assume la responsabilité légale de l'emploi, réduisant votre exposition aux risques de conformité et aux pénalités potentielles.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Pologne comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Pologne.

Recruter en Pologne signifie exploiter une économie forte et en croissance, en plein cœur de l'Europe. Le pays dispose d'une main-d'œuvre qualifiée, notamment dans les secteurs de l'informatique, de la fabrication et des services aux entreprises. Vous constaterez que de nombreux professionnels ont de solides compétences en anglais, ce qui facilite leur intégration dans vos équipes internationales. La Pologne fait partie de l'Union européenne, ce qui signifie que ses lois du travail sont bien développées et offrent de fortes protections pour les employés. Il est donc important de respecter scrupuleusement la réglementation lors de vos recrutements ici.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé en Pologne, vous devez établir un contrat de travail formel. Bien que les accords verbaux puissent être techniquement acceptables, vous devez fournir à l'employé une confirmation écrite de ses principales conditions dans les sept jours suivant sa date de début. Il est toujours préférable d’avoir un contrat écrit signé dès le premier jour. Si vous embauchez quelqu’un qui ne parle pas polonais, vous pouvez créer un contrat bilingue, mais la version polonaise sera toujours la version juridiquement contraignante en cas de désaccord.

Il existe trois principaux types de contrats de travail en Pologne :

• Contrat à période d’essai : Il s’agit d’un contrat à court terme pour évaluer si l’employé convient au poste. Il peut durer au maximum trois mois.
• Contrat à durée déterminée : Ce contrat a une date de fin précise. Vous ne pouvez attribuer à un employé que trois contrats à durée déterminée maximum, et la période totale d’emploi pour ces contrats ne peut excéder 33 mois. Passé ce délai, l’employé est automatiquement considéré comme ayant un contrat permanent.
• Contrat à durée indéterminée : Il s’agit d’un contrat de travail permanent sans date de fin. Il offre la plus grande sécurité d’emploi pour l’employé.

Chaque contrat de travail en Pologne doit inclure ces détails clés :

• Parties à l’accord : Les noms complets de vous (l’employeur) et de l’employé.
• Type de contrat : Indiquez clairement s’il s’agit d’une période d’essai, d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée.
• Date de l’accord : La date de signature du contrat.
• Date de début : Le jour où l’employé commencera à travailler.
• Type de travail : Une description du poste et des tâches de l’employé.
• Lieu de travail : Le lieu où l’employé sera basé.
• Détails du salaire : Le salaire brut et ses composantes.
• Horaires de travail : Le planning quotidien et hebdomadaire prévu.

Périodes d’essai

Une période d’essai en Pologne permet à vous et à un nouvel employé de tester la relation de travail. Il s’agit d’un type distinct de contrat de travail, pas simplement d’une clause dans un contrat permanent. La durée maximale d’une période d’essai est de trois mois. En général, vous ne pouvez pas utiliser une période d’essai plus d’une fois pour le même employé dans le même poste.

La durée de la période d’essai peut dépendre de la durée prévue du contrat suivant :

• 1 mois : Pour un contrat à durée déterminée prévu de moins de 6 mois.
• 2 mois : Pour un contrat à durée déterminée prévu d’au moins 6 mois mais moins de 12 mois.

Pendant la période d’essai, les délais de préavis pour la résiliation sont plus courts que pour d’autres contrats :

• 3 jours ouvrés : Si la période d’essai est inférieure à 2 semaines.
• 1 semaine : Si la période d’essai est supérieure à 2 semaines mais inférieure à 3 mois.
• 2 semaines : Si la période d’essai dure 3 mois.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Pologne est de 40 heures, généralement réparties sur cinq journées de 8 heures. La durée totale de travail, y compris les heures supplémentaires, ne peut pas dépasser en moyenne 48 heures par semaine.

• Périodes de repos : Les employés doivent bénéficier d’au moins 11 heures consécutives de repos chaque jour et de 35 heures consécutives de repos chaque semaine.
• Pauses : Si un employé travaille plus de 6 heures par jour, il a droit à une pause payée de 15 minutes.

Les heures supplémentaires ne sont autorisées que pour des besoins exceptionnels et imprévus de l’employeur. La limite annuelle générale pour les heures supplémentaires est de 150 heures. La rémunération des heures supplémentaires est calculée en appliquant une majoration sur le salaire régulier de l’employé :

Jours fériés publics & régionaux

Les employés en Pologne ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Il y a 13 jours fériés en Pologne.

Voici les jours fériés pour 2025 :

Embauche de contractors en Pologne

Vous pouvez également recruter des contractors indépendants en Pologne. Cela offre de la flexibilité et peut être une bonne façon d’accéder à des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Contrairement aux employés, les Contractors sont des travailleurs indépendants qui travaillent sous un contrat de droit civil, souvent un accord B2B (business-to-business). Ils sont responsables de leurs propres taxes et cotisations sociales.

Cependant, il faut faire attention à la mauvaise classification. Si la relation de travail avec un contractor ressemble trop à une relation d’emploi traditionnelle, les autorités peuvent le requalifier en tant qu’employé. Cela peut entraîner des sanctions financières importantes, y compris des paiements rétroactifs pour la sécurité sociale et les impôts.

Les signes d’une relation d’emploi incluent :

• Le travail est effectué sous votre supervision directe.
• Vous fixez les horaires et le lieu précis de travail.
• Le travail est continu et non basé sur un projet.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR embauche légalement le travailleur en votre nom, assumant toute la responsabilité légale de conformité avec la législation du travail polonaise. Cela inclut la gestion de la paie, des taxes, des avantages et des contrats de travail. Utiliser un EOR garantit que vos travailleurs sont classés correctement et que vous êtes en totale conformité avec toutes les réglementations locales, vous permettant de vous concentrer sur la gestion quotidienne de votre équipe sans souci juridique.

Comprendre la rémunération et la paie en Pologne est simple. Le système repose sur un cycle de paie mensuel et une structure d'impôt sur le revenu progressive. En tant qu'Employeur de Record, vous gérez directement la retenue à la source des impôts et des cotisations sociales sur le salaire de vos employés. Les changements législatifs récents signifient qu'il est essentiel de rester à jour avec la réglementation pour rester conforme.

Cycles de paie & structure des salaires

En Pologne, vous devez traiter la paie au moins une fois par mois. Vous devez payer vos employés avant le 10e jour du mois suivant la période de paie. Bien que cela ne soit pas exigé par la loi, il est courant de fournir aux employés un bulletin de salaire détaillé, soit sur papier, soit électroniquement.

À partir du 1er janvier 2025, le salaire minimum national est de 4 666 PLN par mois. Pour les travailleurs horaires, le minimum est de 30,50 PLN par heure.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard en Pologne est de 40 heures, avec une journée de 8 heures. Tout travail au-delà de ces heures constitue des heures supplémentaires.

• Heures supplémentaires standard : Vous payez 150 % du taux normal pour les heures supplémentaires en jours ouvrables.
• Heures supplémentaires spéciales : Vous payez 200 % du taux normal pour le travail de nuit, le dimanche ou lors des jours fériés.

Il y a un plafond de 150 heures supplémentaires par année civile.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur en Pologne, vous êtes responsable de plusieurs cotisations de sécurité sociale. Celles-ci sont calculées en pourcentage du salaire brut de votre employé. La contribution totale varie de 19,21 % à 22,41 %, selon le taux d'assurance accident pour votre catégorie d'entreprise.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l'impôt sur le revenu personnel (PIT), qui est retenu sur leur salaire.

Sécurité sociale & Assurance santé

Impôt sur le revenu personnel (PIT)

La Pologne utilise un système d'imposition progressif. Une allocation d'exonération fiscale de 30 000 PLN par an s'applique.

En Pologne, votre package d'avantages pour les employés est une question importante. Ce n’est pas seulement un salaire ; il reflète la culture de votre entreprise et la façon dont vous valorisez votre équipe. Une politique solide d’avantages et de congés vous aide à attirer et à retenir les meilleurs talents. Comprendre le paysage local est essentiel, car la Pologne dispose d’une base solide de exigences légales et d’une demande croissante pour des avantages supplémentaires.

Congés légaux

Le droit du travail polonais prévoit plusieurs types de congés obligatoires pour les employés.

• Congé annuel : Les employés ont droit à un congé annuel payé. La durée dépend de leur ancienneté. S’ils ont travaillé moins de 10 ans, ils ont droit à 20 jours. Après 10 ans d’emploi, ce nombre passe à 26 jours.
• Congé maladie : Lorsqu’un employé est malade, il a droit à un congé maladie payé. L’employeur paie 80 % du salaire de l’employé pour les 33 premiers jours de maladie. Après cela, l’Institution de l’assurance sociale (ZUS) prend en charge les paiements.
• Congé de maternité et parental : La Pologne offre un congé parental généreux. La durée du congé de maternité dépend du nombre d’enfants nés, allant de 20 à 37 semaines. Les pères peuvent prendre deux semaines de congé de paternité.
• Congé pour soins : Les employés peuvent prendre jusqu’à cinq jours de congé non payé pour soins afin de fournir des soins personnels ou un soutien à un parent ou à une personne vivant dans le même foyer.

Jours fériés publics et régionaux

La Pologne observe 13 jours fériés publics. Si un jour férié tombe un dimanche, il ne se reporte pas au lundi suivant.

Avantages complémentaires typiques

Pour se démarquer, de nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà des exigences légales.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d’avantages compétitif et conforme dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie considérablement ce processus.

Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre personnel en Pologne. Cela signifie qu’il gère tous les aspects administratifs et juridiques de l’emploi, y compris les avantages.

Voici comment un EOR peut aider :

• Assurer la conformité : Un EOR connaît parfaitement le droit du travail polonais. Il veille à ce que votre package d’avantages respecte toutes les exigences légales, des cotisations sociales aux calculs corrects des congés, évitant ainsi tout problème juridique.
• Gérer les avantages : L’EOR administre l’ensemble du processus de gestion des avantages. Cela inclut l’inscription des employés aux programmes obligatoires comme ZUS (assurance sociale) et PPK (plans de pension).
• Offrir des avantages compétitifs : Les EOR disposent de connaissances du marché local. Ils peuvent conseiller sur les avantages supplémentaires populaires et attractifs en Pologne, tels que l’assurance santé privée ou les cartes sportives. Ils peuvent également souvent proposer de meilleurs tarifs pour ces avantages.
• Simplifier la paie : Toutes les cotisations et déductions pour les avantages sont gérées via le système de paie de l’EOR. Vous recevez une facture unique et claire chaque mois, ce qui simplifie votre comptabilité.
• Gagner du temps et des ressources : En externalisant la gestion des avantages à un EOR, vous libérez votre équipe pour qu’elle se concentre sur vos objectifs principaux. Vous n’avez pas besoin de devenir un expert en droit du travail polonais ni de créer une entité locale pour embaucher.

Lorsque un contrat de travail prend fin en Pologne, vous devez suivre des règles spécifiques. Vous pouvez résilier un contrat d’un commun accord, avec préavis, ou sans préavis en cas de faute grave. Pour les contrats à durée indéterminée, vous devez fournir une raison écrite de la résiliation. Après la fin de l’emploi, vous devez remettre à l’employé un Certificat d’Emploi et le désinscrire de l’Autorité de Sécurité Sociale (ZUS).

Périodes de préavis

Vous devez fournir aux employés un préavis écrit avant la fin de leur contrat. La durée de ce préavis dépend de la durée de service de l’employé dans votre entreprise.

Pour les employés en contrat de probation, la période de préavis est plus courte, allant de 3 jours à 2 semaines.

Indemnité de licenciement

L’indemnité de licenciement est requise en Pologne lorsque vous mettez fin à un emploi pour des raisons non liées à la performance de l’employé. Cela s’applique aux entreprises comptant 20 employés ou plus. Le montant de l’indemnité dépend de l’ancienneté de l’employé.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans la résiliation d’un employé dans un pays différent peut être complexe. Nous veillons à ce que chaque départ soit géré correctement et en conformité avec la législation du travail polonaise.

Voici comment nous gérons le processus :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires à la résiliation, y compris la notification de licenciement et le Certificat d’Emploi.
• Paie finale : Nous nous assurons que tous les paiements finaux, y compris tout salaire impayé, indemnités de vacances et indemnités de licenciement, sont calculés correctement et versés à temps.
• Sécurité sociale : Nous gérons le processus formel de désinscription de l’employé de l’Autorité de Sécurité Sociale (ZUS).
• Conseils : Nous vous fournissons des conseils clairs tout au long du processus pour que vous compreniez vos obligations et les droits de l’employé.

Nous gérons ces détails pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.

Obtenir les visas et permis de travail appropriés pour la Pologne est essentiel si vous n’êtes pas citoyen d’un pays de l’UE ou de l’EEE. Le processus implique à la fois l’employé et l’employeur. En général, votre employeur en Pologne doit d’abord demander un permis de travail pour vous. Une fois celui-ci approuvé, vous pouvez ensuite faire une demande de visa dans votre pays d’origine pour entrer et travailler en Pologne.

Réalités des visas d’emploi & du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal en Pologne et parrainer votre permis de travail. C’est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas sa propre entité légale dans le pays. L’EOR gère le processus de demande et veille à ce que tout soit conforme à la législation polonaise.

Ce qu’un EOR peut parrainer :

• Permis de travail (Type A) : Il s’agit du permis le plus courant pour les personnes travaillant pour un employeur enregistré en Pologne, y compris un EOR.
• Visa national (Type D) : Après avoir obtenu un permis de travail, l’EOR fournit les documents nécessaires pour que vous puissiez faire une demande pour ce visa de long séjour, qui vous permet de vivre et de travailler en Pologne pendant plus de 90 jours.

Un EOR assume les responsabilités légales d’être votre employeur. Il gère la paie, les taxes, et veille à ce que votre contrat de travail respecte les normes locales. Cela simplifie le processus pour vous et votre entreprise.

Cependant, un EOR ne peut généralement pas parrainer des permis pour des activités en dehors d’une relation d’emploi standard. Par exemple, ils ne gèrent généralement pas les visas pour freelances ou entrepreneurs, qui sont destinés à ceux souhaitant créer leur propre entreprise en Pologne.

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les visites de courte durée en Pologne, vous utiliserez probablement un visa Schengen de type C. Ce visa est destiné aux réunions d’affaires, négociations ou conférences, et non pour un travail productif.

Voici ce que vous devez savoir :

• La règle des 90/180 : Vous pouvez rester dans l’Espace Schengen, qui inclut la Pologne, jusqu’à 90 jours sur une période de 180 jours.
• Activités autorisées : Les déplacements professionnels concernent la participation à des réunions, formations, et autres activités non rémunérées. Vous ne pouvez pas effectuer de travail qui serait normalement effectué par un employé polonais.
• Aucun travail autorisé : Il est illégal de travailler avec un visa d’affaires ou lors d’un séjour sans visa. Cela peut entraîner des amendes et des interdictions de voyage futures pour vous et votre employeur.

Soyez toujours clair sur le but de votre déplacement. Si vos activités peuvent être considérées comme du travail, vous avez besoin d’un permis de travail et d’un visa appropriés. Se fier à des visas d’affaires de courte durée pour travailler comporte un risque de non-conformité.