Découvrez tout ce que vous devez savoir sur Pologne
Voici quelques faits clés concernant le recrutement dans Pologne
Pologne, située au centre de l'Europe, partage ses frontières avec plusieurs pays et présente un paysage diversifié allant de la plaine d'Europe du Nord aux montagnes des Carpates et des Sudètes. Elle bénéficie d'un climat tempéré et d'une riche biodiversité. Historiquement, la Pologne a connu des périodes de grands progrès culturels et scientifiques, notamment sous la dynastie Jagellon, mais a également fait face à des partitions et à une domination étrangère jusqu'à retrouver son indépendance en 1918. Après la Seconde Guerre mondiale, la Pologne était sous influence soviétique jusqu'à la chute du communisme en 1989, ce qui a conduit à des réformes économiques et démocratiques significatives.
Aujourd'hui, la Pologne est l'une des plus grandes économies d'Europe centrale avec un secteur manufacturier solide et une industrie des services en pleine croissance. Elle est passée d'une économie planifiée centralement à une économie de marché, rejoignant l'OTAN en 1999 et l'UE en 2004. La population est majoritairement polonaise et catholique romaine, avec une scène culturelle riche influencée à la fois par la tradition et la modernité.
La main-d'œuvre est qualifiée, avec une part croissante de diplômés universitaires, et des secteurs tels que l'informatique, la santé et l'ingénierie sont très demandés. L'immigration, en particulier en provenance d'Ukraine, a contribué à atténuer les pénuries de main-d'œuvre. Le secteur des services domine l'emploi, mais la fabrication et l'agriculture sont également significatives. Les lieux de travail tendent à être hiérarchiques, bien que les influences modernes favorisent des environnements plus participatifs et moins formels.
Les secteurs émergents avec un potentiel de croissance incluent les TIC, les énergies renouvelables, le commerce électronique et la biotechnologie, soutenus par des professionnels qualifiés et le soutien du gouvernement. La situation stratégique de la Pologne et son système éducatif robuste continuent de jouer des rôles cruciaux dans son développement économique et la croissance sectorielle.
Comprenez quels sont les coûts d'emploi à prendre en compte lors de l'embauche à Pologne
Rivermate est une entreprise mondiale d'Employeur de Record qui vous aide à recruter des employés à Pologne sans avoir besoin de créer une entité légale. Nous agissons en tant qu'Employeur de Record pour vos employés à Pologne, en nous occupant de tous les aspects légaux et de conformité de l'emploi, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
Lorsque vous recrutez des employés à Pologne via Rivermate, nous devenons l'employeur légal de votre personnel. Cela signifie que nous prenons en charge toutes les responsabilités d'un employeur, tandis que vous conservez la gestion quotidienne de vos employés.
En tant qu'entreprise, vous maintenez la relation directe avec l'employé, vous lui attribuez le travail et gérez sa performance. Rivermate s'occupe de la paie locale de l'employé, des contrats, des RH, des avantages et de la conformité.
En tant qu'Employeur de Record à Pologne, Rivermate est responsable de :
En tant qu'entreprise qui recrute l'employé via l'Employeur de Record, vous êtes responsable de :
En Pologne, les employeurs ont diverses obligations fiscales, y compris les cotisations de sécurité sociale, la retenue d'impôt sur le revenu et les responsabilités en matière de TVA. Voici les points clés :
Cotisations de Sécurité Sociale : Les employeurs doivent contribuer aux assurances pension, invalidité, maladie et accident en fonction du salaire brut de l'employé. Les taux sont respectivement de 9,76 %, 6,5 %, 2,45 % et une moyenne de 1,67 %.
Fonds de Travail et Fonds de Garanties des Prestations des Employés : Les contributions sont requises aux taux de 2,45 % et 0,1 % du salaire brut de l'employé, respectivement.
Impôt sur le Revenu : Les employeurs retiennent l'impôt sur le revenu selon un système progressif et doivent remettre ces retenues avant le 20 du mois suivant.
Responsabilités en matière de TVA : Le taux standard de TVA est de 23 %, avec des taux réduits pour certains services et des exemptions pour d'autres comme les soins de santé et l'éducation. Les déclarations et paiements de TVA sont généralement dus avant le 25 du mois suivant la période de déclaration.
Allégement Fiscal pour la R&D et Innovation Box (IP Box) : Les entreprises peuvent déduire 200 % de certaines dépenses de R&D et bénéficier d'un taux d'imposition réduit de 5 % sur les revenus tirés de la propriété intellectuelle auto-développée dans le cadre du régime IP Box.
Pour des conseils détaillés, les employeurs doivent se référer à l'Institution d'Assurance Sociale (ZUS) et au Ministère des Finances polonais.
Congés annuels en Pologne : Les employés ont droit à des congés annuels payés, avec 20 jours pour ceux ayant moins de 10 ans d'expérience professionnelle et 26 jours pour ceux ayant 10 ans ou plus. Les périodes d'éducation comptent comme expérience professionnelle. Les congés doivent être utilisés dans l'année civile, les jours non utilisés étant reportés uniquement jusqu'au 30 septembre de l'année suivante.
Employés à temps partiel et de première année : Les employés à temps partiel reçoivent des congés proportionnels en fonction de leurs heures. Les nouveaux employés accumulent des congés à un taux de 1/12ème par mois pendant leur première année.
Responsabilités de l'employeur : Les employeurs doivent s'assurer que les employés prennent leurs congés annuels et établir le calendrier des congés, en tenant compte des préférences des employés mais peuvent refuser les demandes en fonction des besoins opérationnels. L'emploi ne peut pas être résilié pendant qu'un employé est en vacances.
Jours fériés : La Pologne observe plusieurs jours fériés, y compris le jour de l'An, Pâques, la fête du Travail, la fête de la Constitution et Noël, entre autres. Ce sont des jours non travaillés, et aucun jour de congé supplémentaire n'est accordé si un jour férié tombe un week-end.
Autres types de congés : Les lois du travail polonaises prévoient également des congés de maladie, des congés de maternité (avec des durées variables en fonction du nombre d'enfants), des congés parentaux, des congés de paternité, des congés de soins pour les personnes à charge et des congés à la demande pour des affaires personnelles urgentes.
La loi polonaise garantit un système de sécurité sociale robuste qui inclut des contributions obligatoires des employeurs pour soutenir les besoins financiers et médicaux de leurs employés. Les principaux composants incluent :
De plus, le système de santé polonais inclut une assurance santé publique obligatoire gérée par le Fonds National de Santé (NFZ), avec une assurance privée optionnelle pour un accès plus rapide et plus large aux services. La planification de la retraite comprend à la fois des contributions publiques obligatoires à la pension auprès de l'Institution de Sécurité Sociale (ZUS) et des épargnes privées optionnelles via les PPK et les plans de pension privés (PPE), renforçant la sécurité de la retraite pour les employés.
Le droit du travail polonais définit des réglementations spécifiques pour la résiliation de l'emploi, assurant un équilibre entre la protection des employés et la flexibilité des employeurs. Voici les aspects clés :
Motifs légaux de licenciement : Les employeurs doivent avoir des raisons valables pour la résiliation, classées en raisons liées à l'employé (par exemple, faute, perte de qualifications, maladie de longue durée), raisons liées à l'employeur (par exemple, changements économiques) et facteurs externes (par exemple, liquidation de l'entreprise).
Exigences de préavis : Les périodes de préavis varient en fonction du type de contrat, allant de 2 semaines à 3 mois. Une justification écrite des licenciements est requise, en particulier pour des problèmes de conduite ou de performance.
Indemnité de départ : Obligatoire dans les cas où la résiliation est due à des raisons liées à l'employeur, le montant étant basé sur l'ancienneté de l'employé.
Lois anti-discrimination : La discrimination fondée sur des caractéristiques telles que le sexe, l'âge, le handicap, et d'autres est interdite. Les victimes peuvent demander réparation auprès du Commissaire aux droits de l'homme ou engager des procédures civiles.
Heures de travail et repos : La semaine de travail standard est de 40 heures, avec des dispositions pour des horaires flexibles et des périodes de repos obligatoires.
Réglementations ergonomiques et de sécurité : Les employeurs sont responsables de fournir un environnement de travail sûr et ergonomique, y compris des évaluations des risques, des pratiques de travail sûres et une formation nécessaire.
Droits des employés : Les employés ont le droit de refuser un travail dangereux, d'accéder à des informations sur la sécurité et de participer aux questions de santé et de sécurité.
Agences de mise en application : Des agences comme l'Inspection nationale du travail et l'Institution de sécurité sociale appliquent les réglementations de santé et de sécurité.
Dans l'ensemble, le droit du travail polonais met l'accent sur des pratiques d'emploi équitables, la sécurité et la non-discrimination sur le lieu de travail.
En Pologne, les accords d'emploi sont régis par le Code du travail polonais et peuvent être catégorisés en deux types principaux : Contrats de travail (Umowa o pracę) et Contrats de droit civil.
Contrats de travail (Umowa o pracę) incluent :
Contrats de droit civil sont moins formels et offrent moins d'avantages :
Éléments clés des accords d'emploi incluent :
Périodes d'essai :
Clauses supplémentaires :
Il est conseillé aux employeurs de consulter des professionnels du droit pour assurer la conformité avec le Code du travail polonais lors de la rédaction des accords d'emploi.
Les nouvelles réglementations fournissent un cadre complet pour le travail à distance, abordant divers aspects tels que le choix des employés, les responsabilités des employeurs et l'infrastructure technologique. Les points clés incluent :
Choix et localisation des employés : Les employés peuvent demander à travailler à distance en Pologne ou dans l'UE, les employeurs conservant le droit d'approuver ces demandes en fonction de la nature du travail.
Infrastructure technologique : Les employeurs doivent fournir l'équipement et les outils nécessaires, et s'assurer que des plateformes de communication fiables sont disponibles pour le travail à distance.
Responsabilités des employeurs : Les employeurs sont chargés de rembourser les dépenses raisonnables, d'assurer la santé et la sécurité sur les lieux de travail à distance, et de promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela inclut le respect du droit des employés à la déconnexion et l'offre d'options de travail à temps partiel avec des avantages au prorata.
Horaires flexibles et partage de poste : Les employés peuvent demander des horaires de travail flexibles ou s'engager dans des arrangements de partage de poste, les employeurs étant tenus de fournir l'équipement nécessaire et de prendre en compte les besoins opérationnels lors de l'approbation de ces demandes.
Protection des données selon le RGPD : Les employeurs doivent s'assurer du traitement légal des données, minimiser la collecte de données, sécuriser les données des employés et maintenir la transparence. Les employés ont le droit d'accéder à leurs données personnelles, de les rectifier ou de les effacer.
Meilleures pratiques pour la sécurité des données : Les recommandations incluent la sécurisation des appareils de travail, le cryptage des données, la mise en œuvre de contrôles d'accès et la formation des employés à la sécurité des données.
Ces réglementations visent à faciliter un environnement de travail à distance productif et sécurisé tout en équilibrant les besoins et les droits des employeurs et des employés.
En Pologne, le Code du travail polonais fixe les heures de travail standard avec un maximum quotidien de 8 heures et une moyenne hebdomadaire ne dépassant pas 40 heures sur une semaine de travail de cinq jours. La période de référence pour calculer la moyenne est généralement de quatre mois. Des exceptions permettent d'étendre les heures de travail quotidiennes à 13 heures, avec une moyenne hebdomadaire ne dépassant pas 48 heures pendant la période de référence. Annuellement, les heures supplémentaires sont plafonnées à 150 heures mais peuvent être ajustées par des accords.
Compensation des heures supplémentaires :
Périodes de repos :
Travail de nuit :
Travail le week-end :
Ces réglementations assurent le bien-être des travailleurs en limitant les heures de travail et en fournissant une compensation adéquate et des périodes de repos.
Comprendre les salaires compétitifs du marché en Pologne est essentiel pour les employeurs et les employés. Les facteurs clés influençant ces salaires incluent l'industrie, l'expérience, l'éducation, la localisation et la taille de l'entreprise. Par exemple, les secteurs de l'informatique et de la finance offrent généralement des salaires plus élevés que l'hôtellerie ou l'éducation, et les salaires sont généralement plus élevés dans les grandes villes comme Varsovie et Cracovie. De plus, avoir plus d'expérience ou des qualifications éducatives pertinentes peut augmenter considérablement le salaire.
Pour rechercher des salaires compétitifs, on peut utiliser des sites web d'enquêtes salariales, des offres d'emploi et consulter des agences de recrutement. La Pologne a également un salaire minimum nationalement mandaté, actuellement fixé à 4 242 PLN au 1er janvier 2024, avec des ajustements annuels basés sur des facteurs économiques. Des exceptions permettent de payer 80 % du salaire minimum à certains nouveaux employés au cours de leur première année.
Les employeurs en Pologne offrent souvent des primes et des allocations pour attirer et retenir les talents, y compris des primes basées sur la performance, des avantages sociaux comme des bons de repas et des allocations de transport, et des allocations supplémentaires pour les heures supplémentaires et les différentiels de quart. Le système de paie en Pologne impose des paiements de salaire mensuels avant le 10 du mois suivant, avec des délais légaux stricts et des réglementations garantissant la conformité.
En Pologne, le Code du travail spécifie différentes périodes de préavis pour la résiliation des contrats de travail en fonction du type de contrat et de la durée de service. Pour les contrats à durée indéterminée, les périodes de préavis sont de 2 semaines pour moins de 6 mois de service, 1 mois pour au moins 6 mois, et 3 mois pour au moins 3 ans. Les contrats de probation ont des périodes de préavis plus courtes allant de 3 jours ouvrables à 2 semaines, selon la durée de la période d'essai.
Les employeurs peuvent réduire la période de préavis de 3 mois à 1 mois avec une compensation pour le reste. Les périodes de préavis peuvent également être raccourcies mutuellement après la notification de résiliation sans nécessiter de compensation. Une indemnité de licenciement est obligatoire en cas de licenciements collectifs, avec des montants basés sur la durée de service, et plafonnée à 15 fois le salaire minimum national.
Les méthodes de résiliation incluent l'accord mutuel sans préavis, avec préavis basé sur l'ancienneté, sans préavis pour faute grave, et l'expiration automatique pour les contrats à durée déterminée. Les employeurs doivent fournir une justification écrite pour les résiliations avec préavis et ne peuvent pas réduire unilatéralement l'indemnité de licenciement en cas de licenciements collectifs. Des protections spéciales sont en place pour certains groupes d'employés, et les employés ont droit à du temps libre pour chercher un emploi pendant leur période de préavis.
En Pologne, distinguer entre un employé et un travailleur indépendant est essentiel en raison des différences de droits, d'avantages et d'obligations fiscales. Une mauvaise classification peut entraîner des conséquences juridiques et financières.
Principaux Différenciateurs :
Considérations Contractuelles et Juridiques :
Applications Industrielles :
Impôts et Assurances :
Comprendre ces distinctions et cadres juridiques est crucial pour les freelances et les entreprises travaillant avec des travailleurs indépendants en Pologne.
Lois et organismes fondamentaux : Le système de santé et de sécurité au travail (SST) en Pologne est basé sur la Constitution de la République de Pologne et le Code du travail, avec l'Inspection nationale du travail comme principal organisme de mise en application.
Responsabilités de l'employeur : Les employeurs sont tenus de réaliser des évaluations des risques, de fournir une formation SST, des équipements de protection individuelle (EPI), des examens médicaux, et de déclarer les accidents et maladies liés au travail.
Droits des employés : Les employés en Pologne ont le droit de refuser un travail dangereux, d'être informés des dangers sur le lieu de travail, et de participer aux décisions relatives à la SST.
Réglementations spécifiques : Diverses réglementations spécifiques couvrent des aspects tels que l'utilisation de produits chimiques, la sécurité sur les chantiers, les exigences relatives aux machines, et la protection contre les incendies.
Application et supervision : L'Inspection nationale du travail, ainsi que l'Inspection sanitaire nationale, supervisent et appliquent les réglementations SST, assurant la conformité avec les directives de l'UE et les normes internationales.
Évaluation des risques et mesures préventives : Les employeurs doivent identifier les dangers, évaluer les risques, et mettre en œuvre des mesures préventives et protectrices, y compris des mesures techniques et organisationnelles et des EPI.
Surveillance de la santé au travail : Des examens médicaux obligatoires sont requis pour les employés en fonction des dangers liés à leur poste.
Formation et information : Les employeurs doivent fournir une formation à la sécurité et des informations claires sur les risques au travail et les mesures de protection.
Enquête et déclaration des incidents : Les employeurs doivent enquêter sur tous les incidents sur le lieu de travail et déclarer les accidents graves et les maladies professionnelles à l'Inspection nationale du travail.
Participation des employés : Les employés ont le droit d'être consultés sur les questions de SST, les syndicats jouant un rôle important dans la surveillance et la promotion de meilleures pratiques SST.
Procédures d'inspection : Les inspections par l'Inspection du travail sont complètes, incluant des visites inopinées, des examens de documents, et des entretiens, sans calendrier standardisé mais basées sur les profils de risque et l'historique des accidents.
Suivi et appels : Les employeurs doivent résoudre les problèmes identifiés lors des inspections dans des délais spécifiés, avec des droits de recours contre les décisions des inspecteurs.
Enquête sur les accidents : Les employeurs sont responsables de former une équipe d'enquête pour les accidents sur le lieu de travail afin d'établir les causes et de prévenir les incidents futurs.
Indemnisation : Les employés blessés en raison d'accidents de travail ont droit à une indemnisation par l'Institution d'assurance sociale, couvrant divers avantages allant des frais médicaux aux prestations de survivant.
Les tribunaux du travail en Pologne, faisant partie du système judiciaire commun, traitent des litiges liés à l'emploi tels que les questions de salaire, la résiliation de l'emploi et la discrimination sur le lieu de travail à deux niveaux : les tribunaux de district et les tribunaux régionaux. Les affaires commencent au niveau du district, avec des appels potentiels au niveau régional. De plus, des panels d'arbitrage offrent une méthode de résolution des litiges moins formelle, principalement pour l'interprétation des conventions collectives de travail.
Les principales sources juridiques incluent le Code du travail polonais et le Code de procédure civile. Les audits de conformité et les inspections sont cruciaux en Pologne, menés par divers organismes de réglementation comme la Cour des comptes suprême et l'Autorité de surveillance financière polonaise, pour garantir le respect des lois et règlements dans différents secteurs.
Les protections des lanceurs d'alerte en Pologne sont actuellement limitées mais sont renforcées par la mise en œuvre de la Directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte. Cela vise à fournir des garanties robustes contre les représailles.
La Pologne adhère aux normes internationales du travail, ayant ratifié plusieurs conventions de l'OIT qui influencent sa législation du travail nationale, telles que les lois sur la non-discrimination et le salaire minimum. La conformité est surveillée par des organismes nationaux et internationaux, avec des défis permanents incluant l'écart de rémunération entre les sexes et la montée des formes d'emploi précaires.
Communication Directe : La culture du lieu de travail en Pologne valorise la franchise et la sincérité, avec des personnes exprimant souvent leurs opinions de manière claire et directe. Cette approche est tempérée par le respect, surtout envers les supérieurs, où les titres sont couramment utilisés et les critiques peuvent être formulées de manière indirecte.
Formalité lors des Interactions Initiales : Un style de communication formel est préféré dans les lieux de travail polonais, en particulier lors des premières réunions avec des supérieurs ou des clients. Le professionnalisme est souligné par une tenue vestimentaire professionnelle et la ponctualité, avec une transition progressive vers l'informalité à mesure que les relations se développent.
Communication Non Verbale : Les indices non verbaux dans la culture d'affaires polonaise sont discrets, avec des expressions faciales limitées et une attitude plus calme. Le contact visuel est important mais ne doit pas être trop prolongé.
Style de Négociation : Les négociateurs polonais privilégient la confiance et préfèrent un processus lent et délibéré. Ils ont tendance à être directs mais patients, nécessitant souvent une analyse détaillée et des discussions pour parvenir à un accord mutuellement bénéfique.
Structure Hiérarchique : Les entreprises polonaises ont généralement une hiérarchie verticale avec des lignes d'autorité claires. Les décisions sont généralement prises par la direction supérieure après une approche consultative avec les subordonnés.
Leadership : Les leaders dans les lieux de travail polonais sont censés être décisifs et compétents, adoptant souvent un style directif combiné à des qualités de leadership transformationnel.
Jours Fériés Nationaux : La Pologne observe plusieurs jours fériés tels que le Jour de l'An, Pâques, la Fête du Travail et Noël, pendant lesquels la plupart des entreprises sont fermées. Ces jours fériés sont importants pour la planification dans le contexte des affaires.
Dans l'ensemble, comprendre ces nuances culturelles et ces normes structurelles est crucial pour une communication et une négociation efficaces dans les environnements d'affaires polonais.
Questions Fréquemment Posées pour les services d'Employeur de Record à Pologne
When using an Employer of Record (EOR) in Poland, the EOR handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes the calculation, withholding, and remittance of income tax, as well as contributions to the Polish social security system (ZUS). The EOR ensures compliance with Polish tax laws and regulations, relieving the client company of the administrative burden and complexities associated with payroll processing and statutory contributions. This service helps companies avoid potential legal issues and penalties related to non-compliance, allowing them to focus on their core business activities.
HR compliance in Poland refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern the employer-employee relationship. This includes a wide range of legal requirements such as employment contracts, working hours, minimum wage, social security contributions, health and safety regulations, anti-discrimination laws, and termination procedures. Ensuring HR compliance is crucial for several reasons:
Legal Obligations: Polish labor law is comprehensive and detailed. Employers must comply with the Labor Code (Kodeks Pracy) and other relevant legislation. Non-compliance can result in legal penalties, fines, and potential lawsuits.
Employee Rights: Compliance ensures that employees' rights are protected. This includes fair wages, safe working conditions, and protection against unfair dismissal. Respecting these rights helps in maintaining a motivated and productive workforce.
Reputation Management: Companies that adhere to HR compliance are seen as reputable and trustworthy. This can enhance the company's brand image and make it more attractive to potential employees, customers, and business partners.
Risk Mitigation: Non-compliance can lead to significant financial and legal risks. By adhering to local laws, companies can avoid costly legal disputes, fines, and damage to their reputation.
Operational Efficiency: Proper HR compliance ensures smooth operations. It helps in avoiding disruptions caused by legal issues or employee dissatisfaction. This contributes to overall business efficiency and productivity.
Cultural Adaptation: Understanding and complying with local labor laws helps international companies adapt to the Polish business environment. This is particularly important for foreign companies looking to establish a presence in Poland.
Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can significantly simplify HR compliance in Poland. An EOR takes on the legal responsibilities of employment, ensuring that all local labor laws and regulations are followed. This includes managing payroll, taxes, benefits, and other HR functions. By partnering with an EOR, companies can focus on their core business activities while ensuring full compliance with Polish labor laws. This not only reduces the administrative burden but also minimizes the risk of non-compliance and its associated consequences.
Yes, it is possible to hire independent contractors in Poland. However, there are several important considerations and legal requirements to keep in mind:
Legal Framework: Independent contractors in Poland are typically engaged under civil law contracts, such as a contract for specific work (umowa o dzieło) or a contract of mandate (umowa zlecenie). These contracts are governed by the Polish Civil Code rather than the Labor Code, which applies to employees.
Distinction from Employment: It is crucial to ensure that the relationship with the contractor does not resemble an employment relationship. Polish labor authorities may reclassify a contractor as an employee if the nature of the work, level of control, and dependency resemble that of an employment relationship. This reclassification can lead to significant legal and financial consequences, including back payment of employment taxes and benefits.
Taxation: Independent contractors are responsible for their own tax filings and social security contributions. They must register with the Polish tax authorities and obtain a tax identification number (NIP). Contractors are required to issue invoices for their services and may be subject to VAT, depending on their business activities and turnover.
Social Security Contributions: Contractors must also register with the Social Insurance Institution (ZUS) and make contributions to the social security system. The rates and obligations can vary depending on the type of contract and the contractor's status (e.g., whether they are self-employed or working under a specific civil law contract).
Intellectual Property: When engaging independent contractors, it is important to clearly outline the ownership of any intellectual property created during the contract. Polish law allows for the transfer of intellectual property rights, but this must be explicitly stated in the contract.
Termination: The terms of termination should be clearly defined in the contract. Unlike employment contracts, civil law contracts can be terminated with mutual consent or according to the terms specified in the agreement.
Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can simplify the process of hiring independent contractors in Poland. An EOR can help ensure compliance with local laws, manage payroll and tax obligations, and mitigate the risk of misclassification. This allows companies to focus on their core business activities while ensuring that their contractor engagements are legally sound and efficiently managed.
Setting up a company in Poland involves several steps and can take anywhere from a few weeks to a few months, depending on the complexity of the business structure and the efficiency of the processes. Here is a detailed timeline for setting up a company in Poland:
Preparation Phase (1-2 weeks):
Company Registration (2-4 weeks):
Post-Registration Procedures (1-2 weeks):
Operational Setup (2-4 weeks):
Overall, the entire process can take approximately 6-12 weeks, but this timeline can vary based on the specific circumstances of the business and the efficiency of the involved authorities. Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can significantly streamline this process by handling many of the administrative and compliance-related tasks, allowing you to focus on your core business activities.
When hiring a worker in Poland, employers have several options to consider, each with its own set of legal, administrative, and financial implications. Here are the primary methods:
Direct Employment:
Freelancers and Independent Contractors:
Temporary Employment Agencies:
Employer of Record (EOR) Services:
Benefits of Using an Employer of Record in Poland:
In summary, while direct employment and contracting are viable options, using an Employer of Record like Rivermate offers significant advantages in terms of compliance, cost, speed, and administrative efficiency when hiring workers in Poland.
Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in Poland, ensures HR compliance through a comprehensive understanding and application of Polish labor laws and regulations. Here are the key ways Rivermate achieves this:
Local Expertise and Knowledge: Rivermate employs local HR professionals who are well-versed in Polish employment laws, including the Labor Code, social security regulations, and tax laws. This local expertise ensures that all HR practices are compliant with national standards.
Employment Contracts: Rivermate prepares and manages employment contracts that comply with Polish legal requirements. This includes ensuring that contracts are in Polish, contain all mandatory clauses, and adhere to regulations regarding fixed-term and indefinite-term contracts.
Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in accordance with Polish laws, ensuring accurate calculation of wages, taxes, and social security contributions. They stay updated on changes in tax rates and social security contributions to ensure ongoing compliance.
Tax Compliance: Rivermate ensures that all tax obligations are met, including income tax withholding and reporting. They manage the submission of required tax forms and payments to the appropriate authorities, reducing the risk of penalties for non-compliance.
Social Security and Benefits: Rivermate manages the registration and contributions to the Polish Social Insurance Institution (ZUS). They ensure that employees receive the appropriate social security benefits, including health insurance, pensions, and unemployment benefits.
Labor Law Adherence: Rivermate ensures compliance with Polish labor laws regarding working hours, overtime, rest periods, and leave entitlements. They manage employee records and ensure that all statutory requirements are met.
Health and Safety Regulations: Rivermate helps employers comply with Polish occupational health and safety regulations. They provide guidance on workplace safety standards and ensure that necessary measures are in place to protect employees.
Employee Termination: Rivermate manages the termination process in compliance with Polish labor laws, ensuring that terminations are conducted fairly and legally. They handle the necessary documentation and severance payments, if applicable.
Data Protection: Rivermate ensures compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and Polish data protection laws. They implement measures to protect employee data and ensure that personal information is handled securely.
Continuous Monitoring and Updates: Rivermate continuously monitors changes in Polish employment laws and regulations. They update their practices and inform clients of any changes that may impact their HR compliance, ensuring that businesses remain compliant over time.
By leveraging Rivermate's expertise as an Employer of Record in Poland, businesses can navigate the complexities of Polish employment laws with confidence, reducing the risk of non-compliance and focusing on their core operations.
When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in Poland, the EOR assumes many of the legal responsibilities associated with employment. Here are the key legal responsibilities and benefits for the company:
Compliance with Local Labor Laws: The EOR ensures that all employment practices comply with Polish labor laws, including contracts, working hours, minimum wage, and termination procedures. This helps the company avoid legal pitfalls and penalties associated with non-compliance.
Payroll Management: The EOR handles payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes calculating salaries, withholding taxes, and making necessary contributions to social security and health insurance.
Tax Compliance: The EOR is responsible for ensuring that all tax obligations are met. This includes withholding and remitting income taxes, social security contributions, and other mandatory deductions to the appropriate Polish authorities.
Employment Contracts: The EOR drafts and manages employment contracts in accordance with Polish law. This includes ensuring that contracts are in the local language and contain all legally required terms and conditions.
Employee Benefits: The EOR manages statutory benefits such as health insurance, pension contributions, and paid leave. They also ensure compliance with any additional benefits mandated by Polish law or industry standards.
Work Permits and Visas: If the company employs foreign nationals, the EOR assists with obtaining the necessary work permits and visas, ensuring compliance with immigration laws.
Termination and Severance: The EOR handles the termination process in compliance with Polish labor laws, including providing the required notice period and calculating severance pay if applicable.
Record Keeping: The EOR maintains accurate and up-to-date employment records as required by Polish law. This includes records of employment contracts, payroll, tax filings, and employee benefits.
Health and Safety Compliance: The EOR ensures that the workplace complies with Polish health and safety regulations, providing a safe working environment for employees.
Dispute Resolution: In the event of employment disputes, the EOR manages the resolution process in accordance with Polish labor laws, potentially reducing the risk of litigation for the company.
By using an EOR like Rivermate in Poland, the company can focus on its core business activities while the EOR handles the complexities of local employment laws and regulations. This not only ensures compliance but also reduces administrative burdens and mitigates legal risks.
Employing someone in Poland involves several costs that employers need to consider. These costs can be broadly categorized into direct salary expenses, mandatory social security contributions, and other employment-related costs. Here is a detailed breakdown:
Gross Salary: This is the base salary agreed upon with the employee. In Poland, salaries are typically negotiated on a gross basis, which includes the employee's contributions to social security and income tax.
Social Security Contributions: Employers in Poland are required to make several social security contributions on behalf of their employees. These contributions are calculated as a percentage of the employee's gross salary and include:
Health Insurance: While the health insurance contribution is primarily deducted from the employee's salary, the employer must ensure that these contributions are correctly calculated and remitted. The health insurance contribution rate is 9% of the gross salary.
Income Tax: Employers are responsible for withholding income tax from employees' salaries and remitting it to the tax authorities. The income tax rates in Poland are progressive, with rates of 17% and 32% depending on the income level.
Additional Benefits: Employers may also need to consider the costs of additional benefits that are either legally required or commonly provided to employees in Poland. These can include:
Administrative Costs: Managing payroll, compliance, and HR administration can incur additional costs. These include the costs of HR personnel, payroll software, and legal or consultancy fees to ensure compliance with Polish labor laws.
Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help manage these costs effectively by providing comprehensive employment solutions. An EOR handles payroll, tax compliance, and benefits administration, ensuring that all legal requirements are met while allowing the employer to focus on their core business activities. This can be particularly beneficial for companies looking to expand into Poland without establishing a local legal entity, as it simplifies the complexities of local employment regulations and reduces administrative burdens.
Yes, employees in Poland receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial in a country like Poland where employment laws are comprehensive and employee rights are strongly protected.
Here are some key aspects of how an EOR like Rivermate ensures that employees receive their rights and benefits in Poland:
Employment Contracts: Polish labor law mandates that employment contracts must be in writing and include specific details such as job description, salary, working hours, and other conditions of employment. An EOR ensures that these contracts are compliant with Polish regulations.
Wages and Salaries: The EOR ensures that employees are paid at least the minimum wage as stipulated by Polish law. They also handle payroll processing, ensuring timely and accurate payment of salaries, including any overtime, bonuses, or other compensation.
Social Security and Taxes: In Poland, both employers and employees are required to contribute to social security. An EOR manages these contributions, ensuring that all necessary payments are made to the Polish Social Insurance Institution (ZUS). They also handle tax withholdings and filings, ensuring compliance with Polish tax laws.
Working Hours and Overtime: Polish labor law regulates working hours, including maximum working hours per week and mandatory rest periods. An EOR ensures that these regulations are followed, including proper compensation for any overtime worked.
Leave Entitlements: Employees in Poland are entitled to various types of leave, including annual leave, sick leave, maternity/paternity leave, and public holidays. An EOR ensures that employees receive their full leave entitlements as per Polish law.
Health and Safety: Employers in Poland are required to provide a safe working environment and adhere to health and safety regulations. An EOR ensures compliance with these regulations, providing necessary training and resources to maintain workplace safety.
Termination and Severance: Polish labor law outlines specific procedures for terminating employment, including notice periods and severance pay. An EOR ensures that any termination is handled in accordance with these legal requirements, protecting the rights of the employee.
By using an EOR like Rivermate, companies can ensure that their employees in Poland receive all their legal rights and benefits, while also simplifying the complexities of local compliance and administrative tasks. This allows businesses to focus on their core operations while maintaining a satisfied and legally protected workforce.
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