Impôts en Pologne

Naviguer dans la complexité de la paie et des taxes sur l'emploi est un aspect crucial de la gestion d'une main-d'œuvre dans n'importe quel pays. En Pologne, les employeurs et les employés sont soumis à des obligations et déductions spécifiques liées aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Comprendre ces exigences est essentiel pour assurer la conformité et le bon fonctionnement des opérations.

Le système fiscal polonais, notamment en ce qui concerne l'Employer of Record, implique des contributions à l'Institution d'Assurance Sociale (ZUS) couvrant diverses prestations de sécurité sociale et la retenue de l'Impôt sur le Revenu des Particuliers (PIT). Les employeurs jouent un rôle clé dans le calcul, la retenue, et le versement de ces montants aux autorités compétentes au nom de leurs employés.

Obligations des Employeurs en matière de sécurité sociale et de taxes sur la paie

Les employeurs en Pologne sont responsables du calcul et du paiement des cotisations à l'Institution d'Assurance Sociale (ZUS) pour leurs employés. Ces cotisations couvrent plusieurs types d’assurance sociale, notamment la pension, l’invalidité, la maladie, et l’assurance accidents, ainsi que des cotisations au Fonds du Travail et au Fonds de la Garantie des Avantages des Employés. La base de calcul de ces cotisations est généralement la rémunération brute de l'employé.

Les taux de cotisation standard pour 2025 devraient être les suivants :

Type de cotisation	Taux de l'employeur
Assurance Pension	9,76%
Assurance Invalidité	6,50%
Assurance Accidents (variable)	Variable
Fonds du Travail	2,45%
Fonds de Garantie des Avantages des Employés	0,10%

• Assurance Accidents : Le taux pour cette assurance est variable et dépend de l'activité de l'employeur et du nombre d'employés. Pour la plupart des petits employeurs (jusqu'à 9 employés), un taux forfaitaire s'applique.
• Plafond de la base de cotisation : Il existe une limite annuelle sur la base de calcul des cotisations d'assurance pension et invalidité. Une fois que le revenu brut annuel d’un employé dépasse cette limite, les cotisations pour l’assurance pension et invalidité ne sont plus calculées ni versées pour cet employé pour le reste de l’année. Ce plafond est ajusté chaque année.

Les employeurs doivent calculer ces cotisations mensuellement et les verser à ZUS avant le 15e jour du mois suivant.

Exigences en matière de retenue de l'impôt sur le revenu

Les employeurs sont également responsables du calcul et de la retenue des acomptes d'Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques (PIT) sur les salaires des employés chaque mois. Le montant de l’impôt retenu dépend du niveau de revenu de l’employé, ainsi que des taux et des allowances fiscales applicables.

Le système d'imposition sur le revenu des particuliers en Pologne pour les revenus d’emploi est progressif, avec deux tranches d'imposition :

Seuil de revenu annuel	Taux d'imposition
Jusqu’à 120 000 PLN	12%
Au-dessus de 120 000 PLN	32%

• Montant exempt d’impôt : Un montant exempt d’impôt s’applique dans la tranche de 12 %, ce qui réduit effectivement la responsabilité fiscale des faibles revenus. Ce montant est ajusté chaque année.
• Calcul : L’avance d’impôt mensuelle est calculée sur la base du revenu brut mensuel de l’employé, moins les cotisations sociales (pension, invalidité, maladie) et les coûts standards pour obtenir des revenus. Le taux d’imposition applicable (12 % ou 32 %) est appliqué sur cette base réduite, puis le montant d’impôt mensuel réduit (lié au montant exempt d’impôt) est déduit, à condition que l’employé ait soumis la déclaration correspondante (PIT-2).

Les employeurs doivent verser les acomptes de PIT retenus à l’administration fiscale avant le 20e jour du mois suivant.

Déductions et allowances fiscales pour les employés

Les employés bénéficient de certaines déductions et allowances qui réduisent leur revenu imposable ou leur responsabilité fiscale. Les déductions les plus importantes appliquées au niveau de la paie par l’employeur incluent :

• Cotisations sociales de l'employé : Les cotisations versées par l’employé pour l’assurance pension (9,76 %), invalidité (1,5 %) et maladie (2,45 %) sont déductibles du revenu brut de l’employé lors du calcul de la base imposable.
• Coûts pour l’obtention de revenu : Des montants fixes mensuels standard sont déductibles du revenu. Ces montants varient en fonction du lieu de résidence de l’employé, qu’il soit identique ou différent du lieu de travail. Des coûts plus élevés s’appliquent si l’employé commute depuis une autre localité.
• Contribution d’assurance santé : Bien qu’elle ne soit pas une déduction directe de la base imposable de la même manière que la sécurité sociale, la contribution d’assurance santé (9 % de la base, qui correspond au revenu brut moins les cotisations sociales de l’employé) est partiellement déductible du montant de l’impôt calculé (7,75 % de la base).

D’autres déductions potentielles (par exemple pour les frais internet, la réhabilitation, les dons) sont généralement revendiquées par l’employé dans sa déclaration annuelle, plutôt qu’appliquées par l’employeur lors du traitement mensuel de la paie.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les employeurs ont des obligations spécifiques en matière de déclaration tant auprès de ZUS que des autorités fiscales.

• Déclaration ZUS : Les employeurs doivent soumettre chaque mois la déclaration ZUS (ZUS DRA) détaillant les contributions pour tous les employés d’ici le 15e jour du mois suivant.
• Déclaration fiscale :
  • Les acomptes mensuels de PIT retenus doivent être versés au centre des impôts avant le 20e jour du mois suivant.
  • Annuellement, les employeurs doivent préparer et remettre le formulaire PIT-11 à chaque employé avant la fin du mois de février de l’année suivant l’année fiscale. Le PIT-11 récapitule les revenus, coûts et acomptes d’impôt retenus pour l’année.
  • Les employeurs doivent également soumettre une déclaration annuelle PIT-4R au centre des impôts avant la fin janvier de l’année suivant l’année fiscale, résumant le total des acomptes de PIT retenus auprès de tous les employés.

Respecter ces échéances est crucial pour éviter pénalités et intérêts.

Considérations fiscales particulières pour les travailleurs étrangers et les entreprises

Les ressortissants étrangers travaillant en Pologne et les entreprises étrangères employant du personnel en Pologne peuvent faire face à des considérations fiscales spécifiques :

• Résidence fiscale : Un individu est généralement considéré comme résident fiscal polonais s’il passe plus de 183 jours en Pologne dans une année fiscale ou si son centre d’intérêts vitaux (liens personnels ou économiques) est en Pologne. Les résidents sont imposés sur leur revenu mondial, tandis que les non-résidents sont généralement imposés uniquement sur les revenus provenant de Pologne.
• Conventions de double imposition : La Pologne a conclu des conventions de double imposition avec de nombreux pays. Ces conventions peuvent influencer le lieu d’imposition des revenus et offrir des allègements contre la double imposition. Il convient de considérer les dispositions d’une convention applicable pour les employés étrangers.
• "Young Persons’ Relief" : Les personnes de moins de 26 ans, qui sont résidentes fiscales en Pologne, peuvent bénéficier d’une exonération PIT sur les revenus d’emploi jusqu’à un seuil annuel. Cette exonération s’applique indépendamment de la nationalité, à condition de remplir les critères de résidence et d’âge.
• Inscription de l'employeur : Les entreprises étrangères employant du personnel en Pologne, même sans entité enregistrée, peuvent devoir s’inscrire en tant qu’employeur pour la sécurité sociale et la fiscalité. Un service d’Employer of Record (EOR) peut gérer ces obligations pour le compte d’entreprises étrangères sans présence locale.

Comprendre ces nuances est vital pour les entreprises étrangères opérant en Pologne et pour la gestion conforme des employés internationaux.