Employer of Record in Mongolie

S'étendre sur de nouveaux marchés comme la Mongolie offre d'immenses opportunités pour les entreprises mondiales, mais cela introduit également les complexités de l'emploi international. Réussir à embaucher des employés en Mongolie nécessite une compréhension approfondie des lois du travail spécifiques du pays, des réglementations fiscales et des obligations de sécurité sociale. Le non-respect peut entraîner des sanctions juridiques et financières importantes, rendant essentiel pour les entreprises d'établir un cadre d'embauche conforme et efficace.

Lorsqu'il s'agit d'embaucher des talents en Mongolie, les entreprises disposent généralement de plusieurs options. Chaque méthode présente ses propres avantages et défis, et le meilleur choix dépend souvent de la stratégie à long terme et des ressources de l'entreprise.

• Établir une entité locale : Cette approche traditionnelle consiste à enregistrer une filiale ou une succursale en Mongolie. Bien qu'elle offre un contrôle total sur les opérations, c'est souvent un processus long et coûteux, nécessitant un investissement initial important dans la mise en place juridique, administrative et financière.
• Engager un contractant indépendant : Les entreprises peuvent embaucher des individus en Mongolie en tant que contractants indépendants. Cependant, cela comporte le risque de mauvaise classification si la relation de travail ressemble à celle d'un employé, ce qui pourrait entraîner des problèmes juridiques et des arriérés d'impôts.
• Utiliser un service d'Employer of Record (EOR) : Un EOR comme Rivermate permet aux entreprises d'embaucher des employés en Mongolie sans avoir besoin de créer une entité légale locale. L'EOR agit en tant qu'employeur légal, gérant toute la conformité, la paie et les fonctions RH, tandis que l'entreprise cliente conserve le contrôle total sur la gestion quotidienne.

Comment fonctionne un EOR en Mongolie

Un Employer of Record (EOR) simplifie l'embauche internationale en prenant en charge les responsabilités légales de l'emploi en Mongolie. Rivermate, en tant que partenaire EOR, veille à ce que vos employés mongols soient intégrés et gérés en conformité totale avec les réglementations locales.

• Contrats de travail conformes conformément au droit du travail mongol.
• Traitement de la paie et retenues fiscales, y compris les cotisations de sécurité sociale.
• Enregistrement auprès des autorités locales pour toutes les démarches d'emploi et fiscales nécessaires.
• Gestion des avantages pour les employés, des droits aux congés et des remboursements de dépenses.
• Gestion de la résiliation du contrat de travail conformément aux exigences légales mongoles.
• Fournir un soutien RH local et une expertise tant pour le client que pour l'employé.

Avantages pour les entreprises embauchant en Mongolie sans établir une entité locale

Collaborer avec un EOR offre des avantages stratégiques pour les entreprises souhaitant s'étendre rapidement et en conformité en Mongolie, sans le fardeau de la création d'une entité.

• Entrée rapide sur le marché : Embaucher des employés en Mongolie en quelques jours ou semaines, pas en mois.
• Réduction des risques juridiques et financiers : L'EOR assume la responsabilité de la conformité avec les lois du travail et fiscales mongoles.
• Expansion économique : Évitez les dépenses importantes et la surcharge administrative liées à la création et à la gestion d'une entité locale.
• Accès aux meilleurs talents : Recrutez et intégrez des professionnels qualifiés en Mongolie, indépendamment de la présence physique de votre entreprise.
• Concentrez-vous sur votre cœur de métier : Déléguez toute l'administration liée à l'emploi à l'EOR, permettant à vos équipes internes de se concentrer sur des initiatives stratégiques.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Mongolie inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Mongolie.

Les employeurs en Mongolie doivent verser 10,2 % du salaire brut de chaque employé à la sécurité sociale, couvrant la pension (7 %), l'assurance sociale (1 %), l'assurance maladie (2 %) et le chômage (0,2 %). Ils sont également responsables de la retenue et du versement de l'impôt sur le revenu, qui est progressif : 10 % pour un revenu mensuel jusqu'à 180 000 MNT et 20 % pour les montants supérieurs. Les employés peuvent réduire leur revenu imposable par le biais de déductions telles que les cotisations à la pension, à la sécurité sociale et à l'assurance maladie, ainsi que par des dons caritatifs et des dépenses éducatives, à condition de fournir une documentation justificative.

Les échéances clés de conformité incluent la déclaration mensuelle de l'impôt sur la masse salariale avant le 10 du mois suivant, les cotisations à la sécurité sociale avant le 20, et la déclaration annuelle de l'impôt sur le revenu avant le 15 février. Les travailleurs étrangers et les entreprises doivent également prendre en compte des considérations supplémentaires telles que la résidence fiscale, les traités et les règles potentielles d'établissement permanent, nécessitant une conformité rigoureuse et des conseils professionnels.

Le paysage salarial de la Mongolie en 2025 varie considérablement selon l'industrie, le rôle et la localisation, Ulaanbaatar offrant une rémunération plus élevée. Les salaires mensuels typiques vont de 1,8 million MNT pour les inspecteurs en contrôle qualité à 8 millions MNT pour les géologues seniors dans le secteur minier, et de 2 millions à 7,5 millions MNT pour les rôles en IT et finance (voir tableau ci-dessous). Le salaire minimum national est fixé à 550 000 MNT par mois, et les employeurs doivent assurer la conformité, avec des exceptions pour les stagiaires sous réglementation stricte.

Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que des bonus annuels, de performance et de vacances, ainsi que des allocations pour le logement, le transport et les repas. La rémunération des heures supplémentaires est généralement à 1,5 fois le taux normal. Les salaires sont principalement versés mensuellement par virement bancaire, avec des fiches de paie détaillant le salaire brut, les déductions et le salaire net. Les tendances du marché indiquent une pression à la hausse sur les salaires, stimulée par la croissance économique, l'investissement étranger et la pénurie de compétences, notamment pour les rôles spécialisés, avec une croissance continue prévue pour 2025.

Les lois du travail mongoles obligent un minimum de 15 jours de congé annuel payé pour les employés après six mois de service continu, avec la possibilité d'ajouter des jours supplémentaires en fonction des conditions de travail dangereuses ou des accords collectifs. Les congés non utilisés peuvent souvent être reportés, sous réserve des termes légaux et contractuels. Les jours fériés incluent le Jour de l'An, le Nouvel An lunaire, la Journée internationale de la femme, Nauryz, la Journée de l'enfant, le Festival Naadam et la Fête de l'indépendance, leur date étant modifiée si elle tombe un week-end. Les employés travaillant lors des jours fériés ont généralement droit à une rémunération supplémentaire ou à un congé compensatoire.

Les employés ont droit à un congé maladie payé sur présentation d’un certificat médical, avec des niveaux de compensation augmentant avec la durée du service et les cotisations à l'assurance sociale. Le congé parental comprend environ 120 jours de congé de maternité payé, environ 14 jours de congé de paternité payé, et un congé d'adoption dans des conditions similaires. D'autres types de congé tels que le deuil, l'études et le congé sabbatique sont disponibles, souvent à la discrétion de l'employeur ou selon un accord contractuel.

Les lois du travail mongoles obligent à fournir des avantages essentiels aux employés, notamment l'assurance sociale, un congé annuel payé (minimum 15 jours), les jours fériés, les congés maladie, le congé de maternité, le salaire minimum et l'indemnité de licenciement. Les employeurs doivent cotiser à l'assurance sociale couvrant les pensions, le chômage, les accidents du travail et les prestations de maternité. En plus de ces avantages obligatoires, de nombreuses entreprises complètent leurs packages avec des avantages optionnels tels que l'assurance santé privée, des congés supplémentaires, des primes de performance, des formations, des transports, des allocations logement et une assurance vie pour attirer des travailleurs qualifiés.

La couverture santé est principalement assurée par un système national financé par les contributions de l'employeur et de l'employé, mais l'assurance privée devient de plus en plus courante pour un accès plus large et plus rapide aux services de santé. Les cotisations pour la pension sont obligatoires, certaines entreprises proposant des plans complémentaires tels que des régimes à cotisations définies ou à prestations pour une sécurité de retraite accrue. Les packages d'avantages varient selon l'industrie et la taille de l'entreprise, avec des grandes entreprises et des secteurs comme l'exploitation minière offrant des avantages plus complets, tandis que les PME se concentrent sur les avantages de base. Les employeurs doivent assurer la conformité aux exigences légales pour éviter des pénalités, en budgétant soigneusement pour les avantages obligatoires et optionnels.

Les accords d'emploi en Mongolie sont essentiels pour définir la relation employeur-employé, en assurant la conformité avec le Code du travail. Ils doivent inclure des clauses obligatoires telles que les parties impliquées, la description du poste, la date de début, les heures de travail, le salaire, le lieu de travail, les droits aux congés, les conditions de résiliation, la confidentialité et la loi applicable. La Mongolie reconnaît deux principaux types de contrats : à durée déterminée (pour des périodes spécifiques) et à durée indéterminée (en cours jusqu'à la résiliation). Une rédaction appropriée permet d'éviter les litiges et les problèmes juridiques.

Les périodes d'essai sont autorisées jusqu'à trois mois, durant lesquels les employés ont tous les droits, et les employeurs peuvent mettre fin à l'emploi avec un préavis court si les standards ne sont pas respectés. Les clauses de confidentialité et de non-concurrence sont exécutoires si leur portée et leur durée sont raisonnables ; une compensation supplémentaire peut renforcer leur applicabilité. Les modifications du contrat nécessitent le consentement écrit des deux parties, et les procédures de résiliation dépendent de la raison, avec des périodes de préavis légales et une indemnité de départ applicables, notamment en cas de licenciement pour motif économique ou de liquidation.

Le Mongolie adopte de plus en plus le travail à distance, stimulé par les progrès technologiques et la demande des employés pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Bien qu'il n'existe pas de législation spécifique pour le travail à distance, les lois du travail en vigueur régissent l'emploi à distance, en insistant sur des contrats de travail clairs, les responsabilités de l'employeur pour des environnements de travail sûrs, et la conformité aux normes du travail. Les employés ont des droits de négociation pour les arrangements de télétravail, mais aucun droit légal explicite.

Les options de travail flexibles telles que le télétravail, les horaires flexibles et le travail à temps partiel sont courantes, les entreprises se concentrant sur l'attraction des talents et la réduction des coûts. Les considérations clés incluent la sécurité des données, la fourniture d'équipements, le remboursement des dépenses et une infrastructure technologique fiable. Les employeurs doivent garantir un accès sécurisé au réseau, fournir des outils de communication et offrir un support technique pour maintenir la productivité. Des politiques transparentes concernant l'équipement et les dépenses sont essentielles pour une gestion efficace du travail à distance.

La législation du travail mongole impose des procédures spécifiques pour la résiliation d’un employé, en mettant l’accent sur les périodes de préavis, l’indemnité de licenciement et les motifs légaux. Les périodes de préavis varient selon le type de contrat et l’ancienneté, avec un minimum de 14 jours pour les contrats à durée déterminée, 3 jours pendant la période d’essai, et 30 jours après la période d’essai pour les contrats à durée indéterminée. Les employeurs peuvent prolonger ces périodes, mais le non-respect peut entraîner des sanctions.

L’indemnité de licenciement est généralement requise lorsque les employés sont licenciés sans motif valable, pour redondance ou en raison de maladie / invalidité, et s’élève typiquement à un mois de salaire moyen. Elle n’est pas obligatoire en cas de licenciement pour faute grave. Les motifs de résiliation incluent la faute, le vol, les dommages, l’échec répété, la consommation de substances ou la violation de la confidentialité (avec motif), ainsi que la redondance, la restructuration ou la fin du contrat (sans motif). Une documentation appropriée et des étapes procédurales — telles que des notifications écrites, des consultations et des paiements finaux — sont essentielles pour une résiliation légale.

Les employés sont protégés contre un licenciement abusif, avec des droits de recours, la possibilité de réintégration, et des protections contre la discrimination et la résiliation des employés enceintes. Les employeurs doivent assurer la conformité pour éviter les litiges juridiques et les atteintes à leur réputation.

L'économie croissante de la Mongolie offre de nouvelles opportunités pour les freelances dans des secteurs tels que l'informatique, les services créatifs, le conseil, l'éducation et la construction. Les employeurs doivent comprendre les distinctions juridiques entre employés et contractors indépendants, principalement basées sur le contrôle, le risque financier et la pérennité de la relation. Une mauvaise classification expose à des sanctions légales et financières, il est donc essentiel de définir des critères clairs.

Les engagements nécessitent des contrats bien structurés précisant la portée, le paiement, les droits de propriété intellectuelle, la confidentialité et la résiliation. La propriété intellectuelle doit être explicitement abordée pour éviter les litiges, avec des options de cession ou de licence. Les contractors sont responsables de leurs propres impôts et cotisations sociales, y compris l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et la TVA si applicable.

L'économie en expansion de la Mongolie attire des travailleurs étrangers, nécessitant le respect de réglementations spécifiques en matière de visa et de permis de travail. Le principal visa de travail est le HG Visa, délivré après que l'employeur a parrainé le candidat, qui doit remplir des critères tels qu'une offre d'emploi valide, la preuve qu'aucun national mongol qualifié n'est disponible, et la soumission de documents tels que des copies de passeport, des diplômes, des examens médicaux, un certificat de police et des contrats de travail. Le processus de demande implique une soumission initiée par l'employeur aux agences gouvernementales, avec des délais de traitement allant de 4 à 8 semaines et des frais compris entre 100 $ et 300 $.

La résidence permanente est possible après cinq années d'emploi légal, par investissement ou liens familiaux, en nécessitant une résidence continue, un casier judiciaire vierge, une stabilité financière et une maîtrise de la langue. Les personnes à charge peuvent être parrainées via des visas de dépendant, sous réserve de la preuve de la relation et du soutien financier.

Les employeurs doivent s'assurer que tous les employés étrangers détiennent des permis valides, surveiller les échéances de renouvellement et respecter les lois du travail. Les employés sont obligés de respecter les conditions du visa, de signaler tout changement et de renouveler leurs permis en temps voulu. Le non-respect peut entraîner des amendes, une expulsion ou des interdictions d'entrée, soulignant l'importance d'une stricte conformité aux réglementations d'immigration mongoles.