Employer of Record in Rusia

Un Employer of Record (EOR) te ayuda a contratar empleados en Rusia sin necesidad de establecer tu propia entidad legal allí. El EOR se convierte en el empleador legal de tus candidatos elegidos, gestionando tareas de recursos humanos como nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales rusas. Este acuerdo te permite concentrarte en gestionar el trabajo diario de tu equipo y hacer crecer tu negocio. Para las empresas que buscan contratar en Rusia, un proveedor de EOR como Rivermate puede simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Rusia

Utilizar un EOR para contratar en Rusia sigue un proceso sencillo. El EOR asume las responsabilidades legales de un empleador, permitiéndote construir tu equipo rápidamente y en cumplimiento con las leyes locales.

Aquí están los pasos típicos:

1. Selecciona a tu candidato: Encuentras y seleccionas el talento que deseas contratar en Rusia.
2. Redacta el Acuerdo Laboral: El EOR crea un contrato de trabajo legalmente conforme que cumple con los estándares laborales rusos. Este acuerdo detalla las funciones del puesto, salario y otros términos.
3. Incorpora al Empleado: El EOR contrata oficialmente al empleado. Ellos gestionan toda la documentación necesaria, incluyendo el registro del empleado ante las autoridades correspondientes.
4. Gestiona Nómina y Beneficios: El EOR procesa la nómina mensual, deduce impuestos y administra las contribuciones a la seguridad social. También gestionan los beneficios estatutarios.
5. Asegura el Cumplimiento: El EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales rusas para garantizar que tus prácticas de empleo permanezcan en cumplimiento. Esto incluye gestionar permisos, horas de trabajo y procedimientos de terminación según la ley.

Beneficios de usar un EOR para contratar en Rusia

Utilizar un EOR ofrece una solución práctica para las empresas que se expanden en Rusia. Ahorra el tiempo y los costos significativos de establecer una entidad comercial local. Este enfoque te ayuda a reducir riesgos y gestionar tu equipo internacional de manera más eficiente.

Algunos de los beneficios clave incluyen:

• Entrada más rápida al mercado: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en una fracción del tiempo que tomaría crear tu propia empresa.
• Costos reducidos: Evita los altos costos asociados con honorarios legales, registro y establecimiento de una oficina física.
• Cumplimiento garantizado: Los EOR son expertos en la legislación laboral rusa, minimizando el riesgo de problemas legales y sanciones.
• Recursos Humanos y Administración simplificados: El EOR se encarga de tareas administrativas complejas, incluyendo nómina, declaraciones de impuestos y gestión de beneficios, liberando recursos internos.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Rusia incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Rusia.

Contratar en Rusia significa navegar por un conjunto claro de leyes laborales diseñadas para proteger a los empleados. El Código Laboral ruso regula la mayoría de los aspectos del empleo, desde los contratos hasta las horas de trabajo. Para las empresas que buscan expandirse, entender estas reglas es el primer paso para construir un equipo exitoso en el país. Aunque el proceso puede parecer complejo, es directo cuando conoces los requisitos clave.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

En Rusia, debes proporcionar un contrato de empleo por escrito, y generalmente es un acuerdo de duración indefinida. Los contratos a plazo fijo solo están permitidos en situaciones específicas y no pueden exceder de cinco años.

Cada contrato de empleo debe estar en ruso e incluir dos copias, una para ti y otra para el empleado. Asegúrate de que cada copia esté firmada por ambas partes.

Tus contratos deben incluir estas cláusulas esenciales:

• Información de las Partes: Nombres completos del empleado y de tu empresa.
• Detalles del trabajo: El título del puesto del empleado, las tareas específicas y la fecha de inicio.
• Lugar de trabajo: La dirección física donde trabajará el empleado.
• Compensación: El salario, incluyendo bonificaciones o asignaciones. Debes pagar los salarios en Rublos rusos al menos dos veces al mes.
• Horas de trabajo: Detalles sobre el horario laboral y los períodos de descanso.
• Seguridad social: Una declaración sobre el seguro social obligatorio.

Períodos de prueba

Puedes incluir un período de prueba en el contrato de empleo para evaluar la idoneidad de un nuevo contratado para el puesto.

• Duración estándar: Un período de prueba generalmente no puede exceder de tres meses.
• Cargos ejecutivos: Para roles senior como directores y contadores principales, el período de prueba puede extenderse a seis meses.
• Terminación durante la prueba: Si decides terminar el contrato durante el período de prueba, debes proporcionar al empleado un aviso por escrito de tres días explicando las razones.

Ciertas personas, como mujeres embarazadas y recién graduados, no pueden tener un período de prueba.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Rusia es de 40 horas, típicamente ocho horas por día, cinco días a la semana.

El trabajo extra está estrictamente regulado.

• Consentimiento: Necesitas el consentimiento por escrito del empleado para que trabaje horas extras.
• Límites: Las horas extras no pueden exceder de cuatro horas en dos días consecutivos y 120 horas por año.
• Compensación: Debes pagar una tarifa más alta por las horas extras.
  • Las primeras dos horas: Al menos 1.5 veces la tarifa horaria regular del empleado.
  • Después de las primeras dos horas: Al menos 2 veces la tarifa regular.

Feriados públicos y regionales

Los empleados en Rusia tienen derecho a tiempo libre pagado por los feriados públicos nacionales. Si un feriado público cae en fin de semana, el día libre a menudo se traslada al lunes siguiente.

Aquí están los feriados públicos para 2025:

Contratación de contractors en Rusia

Puedes contratar contractors independientes para trabajos por proyecto o especializados. Esto ofrece flexibilidad y puede ser rentable. Sin embargo, es fundamental clasificar correctamente a los trabajadores.

Una relación de contractor of record (COR) está regida por el Código Civil, no por el Código Laboral. Esto significa que los contractors no tienen derecho a beneficios laborales como licencia pagada, salario mínimo o contribuciones a la seguridad social por parte del empleador.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor para evitar estas obligaciones es un riesgo grave. Si un tribunal reclassifica a un contractor como empleado, podrías enfrentar sanciones significativas, incluyendo:

• Pago retroactivo de impuestos y contribuciones sociales.
• Multas administrativas.
• Disputas legales donde podrías tener que pagar beneficios no pagados.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar estos riesgos. Nosotros gestionamos la clasificación de los trabajadores y aseguramos el cumplimiento total de las leyes laborales rusas, permitiéndote concentrarte en hacer crecer tu negocio sin las complejidades legales.

Navegar por la compensación y la nómina en Rusia puede parecer complejo, pero es sencillo cuando entiendes las reglas. Las leyes laborales rusas son bastante completas, y la base de tu relación con un empleado es un contrato de trabajo formal por escrito. Este contrato es clave. Debe estar en ruso y detallar todo, desde las funciones laborales y las horas de trabajo hasta el salario y los beneficios, con toda la compensación listada en rublos rusos.

Ciclos de nómina y estructura salarial

Debes pagar a los empleados al menos cada dos semanas. La ley es específica: el intervalo entre pagos no puede ser mayor a 15 días calendario. Por ejemplo, si pagas un adelanto el día 20 del mes, el salario final de ese mes debe pagarse a más tardar el día 5 del mes siguiente. Estas fechas de pago deben estar claramente indicadas en el acuerdo de empleo o en las regulaciones internas de tu empresa.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Rusia es de 40 horas, típicamente ocho horas por día. Cualquier cosa más allá de esto es horas extras y requiere un acuerdo claro. El trabajo en horas extras se paga a una tarifa más alta:

• 150% de la tarifa horaria regular por las primeras dos horas.
• 200% de la tarifa regular por cualquier hora adicional.

Existen límites para las horas extras. Un empleado no puede trabajar más de cuatro horas extras en dos días consecutivos ni más de 120 horas al año.

Rusia tiene un salario mínimo federal, pero es importante saber que esta tarifa a menudo varía según la región, siendo las principales ciudades como Moscú las que tienen mínimos más altos. Debes asegurarte de pagar al menos el salario mínimo aplicable en la ubicación específica del empleado.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador, eres responsable de realizar contribuciones a la seguridad social además del salario bruto del empleado. Estas contribuciones financian pensiones, seguros sociales y cobertura médica.

Impuestos y deducciones del empleado

Eres responsable de retener el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) de los salarios de tus empleados y remitirlo a las autoridades fiscales.

En Rusia, los beneficios para empleados y las licencias son una mezcla de requisitos legales y ventajas adicionales. La ley establece los estándares mínimos para el tiempo libre y las protecciones sociales. Muchas empresas ofrecen más que lo básico para atraer y retener a buenos empleados. Esto puede incluir cosas como seguro de salud privado y días adicionales de vacaciones. Los ciudadanos extranjeros con residencia permanente o temporal generalmente reciben los mismos beneficios que los ciudadanos rusos.

Licencias legales

La ley rusa proporciona varios tipos de licencias obligatorias para los empleados.

• Vacaciones Anuales: Se otorgan un mínimo de 28 días naturales de vacaciones pagadas cada año. Puedes tomar tu primera licencia después de seis meses en una nueva empresa. Una parte de tus vacaciones debe durar al menos 14 días.
• Licencia por enfermedad: Si estás enfermo o lesionado, tienes derecho a una licencia por enfermedad pagada. Necesitas un certificado médico de un doctor. El empleador paga los primeros tres días, y el Fondo de Seguro Social cubre el resto. Tu salario depende de cuánto tiempo hayas trabajado.
• Licencia por maternidad: Las empleadas embarazadas reciben 140 días de licencia por maternidad pagada. Esto suele ser 70 días antes del parto y 70 días después. La licencia es más larga en casos de partos múltiples o complicaciones.
• Licencia parental: Después de la licencia por maternidad, un padre o tutor puede tomar licencia por cuidado infantil por hasta tres años y seguir conservando su empleo.
• Otra licencia: La ley también requiere que los empleadores proporcionen licencias para otras situaciones, como duelo, servicio militar y estudios.

Días festivos nacionales y regionales

Se otorga tiempo libre pagado por los días festivos nacionales. El tiempo de trabajo suele reducirse en una hora el día antes de un día festivo.

Beneficios complementarios típicos

Muchas empresas ofrecen beneficios más allá de lo que exige la ley. Aquí una comparación de lo que es legalmente requerido versus lo que a menudo se añade.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Configurar un paquete de beneficios conforme a la ley en otro país puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) lo hace sencillo.

Un EOR ya comprende las leyes laborales y prácticas comunes en Rusia. Nosotros nos encargamos de todo, desde asegurar que cumplas con los mínimos legales hasta ofrecer beneficios complementarios competitivos. Esto te ahorra tiempo y reduce riesgos. Gestionamos la nómina, la administración de beneficios y el cumplimiento normativo, para que puedas concentrarte en hacer crecer tu equipo.

Terminar una relación laboral en Rusia es un proceso formal. Debes seguir las reglas del Código Laboral ruso. La ley es muy protectora de los empleados, por lo que debes manejar las terminaciones con cuidado. El proceso implica razones específicas para la despido, procedimientos requeridos y protecciones significativas para los empleados.

Períodos de aviso

Cuando finalizas un contrato de trabajo, generalmente necesitas dar aviso. La duración de este período de aviso depende de la razón por la cual estás terminando al empleado.

• Aviso general: Para la mayoría de las terminaciones iniciadas por el empleador, como despido por redundancia, el período de aviso es de dos meses.
• Períodos más cortos: En algunas situaciones específicas, el período de aviso puede ser de solo tres días.
• Renuncia del empleado: Si un empleado decide irse, generalmente necesita darte un aviso de dos semanas.
• Período de prueba: Si finalizas a un empleado durante su período de prueba por rendimiento insatisfactorio, debes notificarle por escrito con al menos tres días de antelación.

Es importante verificar si un acuerdo colectivo o el contrato individual de empleo requiere un período de aviso más largo.

Indemnización por despido

Cuando un empleado se va, necesitas entregarle su pago final en su último día de trabajo. Esto incluye cualquier salario pendiente y pago por días de vacaciones no utilizados. Dependiendo de la razón del despido, también puede ser necesario pagar una indemnización.

Para despidos por redundancia, si el empleado no ha encontrado un nuevo trabajo después de un mes, puede solicitar un salario del segundo mes como indemnización.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Cuando trabajas con un Employer of Record como Rivermate, te ayudamos a gestionar todo el proceso de offboarding. Nos aseguramos de que todo se haga correctamente y de acuerdo con la ley rusa.

Así es como ayudamos:

• Documentación: Preparamos toda la documentación necesaria, incluyendo la orden de despido y los cálculos del pago final.
• Cumplimiento: Aseguramos que las razones para el despido sean válidas y que sigas todos los procedimientos legales para evitar disputas.
• Pagos Finales: Calculamos y procesamos todos los pagos finales, incluyendo salario, vacaciones no utilizadas y cualquier indemnización requerida.
• Transición Suave: Gestionamos los períodos de aviso y la comunicación para garantizar una salida respetuosa y profesional para el empleado.

Navegar por el sistema de visas y permisos de trabajo de Rusia puede parecer complejo. Es necesario entender los diferentes tipos de visas y cómo se aplican a tu situación. Para quienes buscan trabajar en Rusia, obtener la visa y el permiso de trabajo adecuados es el primer paso. El proceso involucra tanto al empleado como al empleador, con requisitos específicos para cada uno.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Cuando se trata de contratar talento extranjero en Rusia, tienes varias opciones de visa. Las rutas más comunes son la visa de trabajo estándar y la visa de Especialista Altamente Cualificado (HQS). Un Employer of Record (EOR) puede ser tu socio en este proceso, actuando como el empleador legal para los miembros de tu equipo en Rusia.

Un EOR puede patrocinar tanto visas de trabajo estándar como visas HQS. Esto significa que no necesitas establecer tu propia entidad legal en Rusia para contratar empleados allí. El EOR se encarga de la documentación necesaria y asegura el cumplimiento de las leyes laborales rusas.

Aquí tienes un desglose de las rutas prácticas para visas de empleo:

• Visa de Trabajo Estándar: Es una opción común para muchos trabajadores extranjeros. Generalmente implica un proceso de solicitud más detallado y está sujeta a cuotas gubernamentales anuales.
• Visa de Especialista Altamente Cualificado (HQS): Esta visa es para profesionales que cumplen con un cierto umbral salarial. El proceso de solicitud suele ser más rápido y sencillo que la visa de trabajo estándar. La visa HQS es válida por hasta tres años y permite entradas múltiples.

Un EOR puede ayudarte a determinar la mejor estrategia de visa para tus empleados y gestionar todo el proceso de patrocinio.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para viajes de negocios de corta duración a Rusia, se requiere una visa de negocios. Esta visa es para actividades como asistir a reuniones, negociar contratos o participar en conferencias. Es importante recordar que una visa de negocios no permite trabajar en Rusia.

Hay algunas cosas clave a tener en cuenta para el cumplimiento en viajes de negocios:

• Tipos de Visa: Las visas de negocios pueden ser de entrada sencilla o múltiple. Las visas de entrada sencilla son adecuadas para un viaje único, mientras que las visas de entrada múltiple permiten varias visitas dentro de un período específico.
• Duración de la Estancia: Una visa de negocios generalmente permite una estancia de hasta 90 días dentro de un período de 180 días. Para viajes muy cortos, una e-visa unificada puede ser una opción, permitiendo una estancia de hasta 16 días.
• Carta de Invitación: Para obtener una visa de negocios, necesitarás una invitación oficial de una empresa rusa. Esta carta confirma el propósito de tu visita.
• Registro: Cuando llegues a Rusia, debes registrar tu visa dentro de los siete días hábiles.

Al entender estos requisitos, puedes asegurar que tu viaje de negocios a corto plazo a Rusia cumpla con las regulaciones locales.