Desde el 1 de enero de 2021, Rusia cuenta con un marco legal bien definido para el trabajo remoto, establecido por la Ley Federal No. 407-FZ. Esta guía explora las legalidades, consideraciones tecnológicas y obligaciones del empleador en torno a las prácticas de trabajo remoto en Rusia.

Regulaciones Legales

La ley describe dos modalidades principales para el trabajo remoto:

• Trabajo Remoto Permanente: Este es un acuerdo preestablecido entre el empleador y el empleado, especificado en el contrato de trabajo.
• Trabajo Remoto Temporal: Esto puede implementarse de dos maneras:
  • Trabajo Remoto Temporal Continuo: Hasta seis meses de trabajo remoto por acuerdo mutuo.
  • Trabajo Remoto y de Oficina Alternado: Un modelo de trabajo híbrido donde los períodos de trabajo remoto se definen dentro del contrato de trabajo.

Los empleadores también pueden transferir unilateralmente a los empleados a trabajo remoto temporal durante emergencias o situaciones que representen una amenaza para la vida y las condiciones de vida, según lo estipulado por las autoridades estatales o locales pertinentes.

Puntos Clave de la Ley

La ley enfatiza varios puntos clave:

• Consentimiento Mutuo: El cambio a trabajo remoto permanente o temporal (excluyendo situaciones de emergencia) requiere el consentimiento tanto del empleador como del empleado.
• Formalización: El acuerdo de trabajo remoto debe documentarse como un anexo al contrato de trabajo, detallando el horario de trabajo, métodos de comunicación, criterios de evaluación del desempeño y provisión de equipos.
• Cláusula de Lugar de Trabajo: Aunque la regulación del trabajo remoto en sí no exige una cláusula de lugar de trabajo, la disposición general del Código Laboral que la requiere en todos los acuerdos laborales aún se aplica.

Requisitos de Infraestructura Tecnológica

Aunque la ley no prescribe tecnologías específicas, establece algunos requisitos básicos para facilitar el trabajo remoto:

• Equipos y Software: Los empleadores son responsables de proporcionar los equipos y herramientas necesarios para el trabajo remoto. Sin embargo, con el consentimiento del empleado, se pueden usar equipos personales o alquilados, con los empleadores reembolsando los costos asociados.
• Canales de Comunicación: Los empleadores deben establecer canales de comunicación confiables para la interacción relacionada con el trabajo y la gestión de tareas.
• Seguridad de Datos: Ambas partes comparten la responsabilidad de garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos durante el trabajo remoto.

Las necesidades tecnológicas específicas variarán según la naturaleza del trabajo realizado de forma remota. Sin embargo, una conexión a internet confiable, acceso a plataformas de comunicación seguras y una posible inversión en herramientas de colaboración remota son consideraciones comunes.

Responsabilidades del Empleador

Los empleadores en Rusia tienen varias responsabilidades clave al implementar el trabajo remoto:

• Comunicación Clara: Los empleadores deben delinear claramente las expectativas, métricas de desempeño, protocolos de comunicación y procedimientos de seguridad de datos para el trabajo remoto.
• Capacitación y Soporte: Los empleadores pueden necesitar proporcionar capacitación sobre el uso de tecnologías de trabajo remoto y el mantenimiento de un entorno de trabajo remoto productivo.
• Compensación y Beneficios: Los trabajadores remotos tienen derecho a la misma compensación y beneficios que los empleados en oficina que desempeñan roles similares. Esto incluye el reembolso de gastos legítimos relacionados con el trabajo incurridos debido al trabajo remoto.
• Horario de Trabajo y Disponibilidad: El acuerdo de trabajo remoto debe definir el horario de trabajo del empleado, incluidas las horas laborales principales y la disponibilidad esperada para la comunicación y las reuniones.
• Seguridad en el Lugar de Trabajo: Aunque las regulaciones tradicionales de seguridad en el lugar de trabajo pueden no aplicarse directamente a un entorno de trabajo remoto, los empleadores deben abordar los posibles riesgos ergonómicos asociados con el trabajo remoto prolongado.

En Rusia, los arreglos de trabajo flexibles van más allá del trabajo remoto, abarcando trabajo a tiempo parcial, horario flexible, trabajo compartido y teletrabajo.

Trabajo a Tiempo Parcial

El trabajo a tiempo parcial en Rusia permite a los empleados trabajar un horario más corto que la semana laboral estándar establecida por el empleador. La duración y el pago se determinan proporcionalmente al tiempo trabajado o a la cantidad de trabajo completado. El Código Laboral de la Federación Rusa (Artículo 57(2)) no establece límites mínimos o máximos para los horarios de trabajo a tiempo parcial.

Horario Flexible

El horario flexible proporciona a los empleados cierta flexibilidad en sus horas de trabajo dentro de un marco de tiempo determinado. Por ejemplo, un empleado podría tener horas centrales que debe trabajar (por ejemplo, de 10:00 am a 2:00 pm) con la flexibilidad de programar las horas restantes de trabajo dentro de una ventana designada (por ejemplo, de 8:00 am a 6:00 pm). No existen directrices legales específicas para los arreglos de horario flexible en Rusia; se establece mediante acuerdo entre el empleador y el empleado.

Trabajo Compartido

El trabajo compartido en Rusia permite a dos o más empleados compartir las responsabilidades de un solo puesto de tiempo completo. Cada trabajador compartido tendría un contrato de trabajo definido que detalla sus horas de trabajo específicas y responsabilidades dentro del rol compartido. El Código Laboral (Artículo 33) permite a los empleadores establecer arreglos de trabajo compartido siempre que se cumpla con la carga de trabajo total y las responsabilidades del puesto de tiempo completo.

Reembolsos de Equipos y Gastos

Según el Código Laboral (Artículo 168), los empleadores son responsables de proporcionar a los empleados el equipo y las herramientas necesarias para realizar sus funciones laborales. Con el consentimiento del empleado, se puede usar equipo personal, y los empleadores reembolsarán los costos razonables asociados con su uso para fines laborales.

Con el aumento del trabajo remoto en Rusia, la protección de datos y la privacidad tanto para empleadores como para empleados se han vuelto primordiales. Esto incluye comprender las leyes relevantes, las obligaciones del empleador, los derechos del empleado y las mejores prácticas para asegurar los datos en un entorno de trabajo remoto.

Marco Legal

La Ley Federal No. 152-FL "Sobre Datos Personales" de Rusia establece los principios fundamentales para la protección de datos. Esta ley se aplica al procesamiento de cualquier dato personal, incluidos los de los empleados remotos.

Aspectos clave de la ley incluyen:

• Consentimiento del Empleado: Los empleadores deben obtener el consentimiento escrito del empleado para el procesamiento de sus datos personales.
• Minimización de Datos: La cantidad de datos personales recopilados y procesados debe limitarse a lo necesario para cumplir con los propósitos relacionados con el empleo.
• Seguridad de los Datos: Los empleadores son responsables de implementar y mantener medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción.

Obligaciones del Empleador

Los empleadores en Rusia tienen obligaciones específicas con respecto a la protección de datos para empleados remotos:

• Transparencia: Los empleadores deben informar a los empleados sobre los propósitos de la recopilación de datos personales, los métodos de procesamiento y la ubicación de almacenamiento de los datos.
• Medidas de Seguridad de Datos: Esto incluye implementar protocolos de acceso remoto seguro, políticas de contraseñas robustas y prácticas de cifrado de datos.
• Capacitación de Empleados: Los empleadores deben proporcionar capacitación a los empleados remotos sobre las mejores prácticas de seguridad de datos, incluida la concienciación sobre phishing y los procedimientos responsables de manejo de datos.

Derechos del Empleado

La ley de protección de datos rusa otorga a los empleados remotos varios derechos:

• Derecho de Acceso: Los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales en poder del empleador y solicitar correcciones si es necesario.
• Derecho a Oponerse: Los empleados pueden oponerse al procesamiento de sus datos personales para fines específicos, como el marketing directo.

Mejores Prácticas para Asegurar Datos

Aquí hay algunas mejores prácticas a considerar para asegurar los datos en un entorno de trabajo remoto:

• Usar una Red Privada Virtual (VPN): Una VPN cifra el tráfico de datos entre el dispositivo del empleado y la red de la empresa, añadiendo una capa extra de seguridad.
• Implementar Políticas de Contraseñas Fuertes: Hacer cumplir contraseñas complejas y cambios regulares de contraseñas para minimizar el riesgo de acceso no autorizado.
• Utilizar Almacenamiento en la Nube con Controles de Acceso Seguros: El almacenamiento en la nube puede ofrecer almacenamiento de datos centralizado con características de seguridad robustas, pero los controles de acceso deben ser estrictamente aplicados.
• Limitar el Intercambio de Datos: Los empleados solo deben compartir datos relacionados con el trabajo y evitar transmitir información sensible por canales no seguros.
• Educar a los Empleados sobre Seguridad de Datos: La capacitación regular sobre las mejores prácticas de seguridad de datos ayuda a los empleados a identificar y evitar posibles amenazas de seguridad.