Employer of Record in Reino Unido

Un Employer of Record, o EOR, es una empresa que contrata legalmente a empleados en tu nombre en el Reino Unido. Piénsalos como tu departamento de recursos humanos local. Ellos manejan todas las tareas legales y administrativas del empleo. Esto incluye la nómina, impuestos, beneficios y asegurarse de que sigues todas las leyes laborales del Reino Unido. Utilizar un EOR te permite contratar talento en el Reino Unido sin necesidad de establecer tu propia entidad legal en el país. Para servicios de EOR en el Reino Unido, considera proveedores como Rivermate.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en el Reino Unido

Utilizar un EOR simplifica la contratación en el Reino Unido. Así es como funciona típicamente el proceso:

1. Encuentras el Talento: Tu empresa es responsable de encontrar y entrevistar a los candidatos que deseas contratar.
2. El EOR Contrata a tu Candidato: Una vez que eliges a alguien, el EOR lo contrata legalmente. Se convierten en el empleador oficial ante la ley del Reino Unido.
3. Se Manejan los Contratos: El EOR redacta un contrato laboral conforme a la normativa, que cumple con todos los estándares laborales del Reino Unido.
4. Comienza la Incorporación: El EOR gestiona el proceso de incorporación, incluyendo cualquier papeleo necesario.
5. Gestionan las Tareas de RRHH: El EOR se encarga de todas las funciones de recursos humanos. Esto incluye administrar la nómina, deducir impuestos y gestionar beneficios y pensiones de los empleados.
6. Tú Gestionas el Trabajo Diario: Mientras el EOR se encarga del aspecto legal, tú gestionas las tareas diarias y responsabilidades de tu empleado.

Beneficios de Utilizar un EOR para Contratar en el Reino Unido

Utilizar un EOR te ofrece una forma sencilla de construir un equipo en el Reino Unido. Elimina muchas de las complicaciones administrativas habituales de la expansión internacional. Puedes ingresar al mercado y contratar personal rápidamente, a menudo en solo un par de semanas, porque no tienes que pasar por el largo proceso de establecer una empresa local.

Aquí algunos de los beneficios clave:

• Contratar Sin una Entidad Local: Puedes emplear legalmente a personas en el Reino Unido sin el costo y la complejidad de crear una entidad legal allí.
• Mantenerse Cumplimiento: Los EOR son expertos en la legislación laboral del Reino Unido. Aseguran que cumplas con todas las regulaciones respecto a impuestos, pensiones y horas de trabajo, reduciendo tus riesgos legales.
• Simplificar Nómina y RRHH: El EOR gestiona toda la nómina, las declaraciones fiscales y la administración de beneficios para tus empleados en el Reino Unido.
• Incorporación Más Rápida: Los EOR agilizan el proceso de contratación e incorporación, manejando toda la documentación para que puedas centrarte en tu nuevo miembro del equipo.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Reino Unido incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Reino Unido.

Contratación en el Reino Unido es una excelente manera de acceder a una fuerza laboral diversa y calificada. El Reino Unido cuenta con un mercado laboral sólido, lo que lo convierte en un destino popular para las empresas que buscan expandirse. Aunque la competencia por talento puede ser alta, los empleadores encuentran un grupo fuerte de candidatos calificados en varias industrias. El proceso generalmente implica solicitudes en línea, con los candidatos enviando un CV y una carta de presentación.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

En el Reino Unido, debes proporcionar a los empleados una declaración escrita de los detalles del empleo. Este documento sirve como el contrato de trabajo.

Aquí tienes algunas cláusulas esenciales para incluir:

• Título del puesto y responsabilidades: Define claramente el rol del empleado y sus principales tareas.
• Salario y términos de pago: Especifica la tarifa de pago, salario y cualquier estructura de bonificación.
• Horas de trabajo: Describe las horas de trabajo esperadas, incluyendo horarios de inicio y fin.
• Vacaciones y licencias por enfermedad: Detalla el derecho a vacaciones y la política de pago por enfermedad. Los empleados a tiempo completo tienen derecho legal a un mínimo de 28 días de vacaciones pagadas por año, que pueden incluir días festivos.
• Períodos de aviso: Especifica el aviso requerido tanto de tu parte como del empleado para terminar el contrato. Para empleados que han trabajado contigo de un mes a dos años, el período de aviso mínimo legal es de una semana.
• Pensión y beneficios: Incluye información sobre contribuciones a la pensión y otros beneficios como atención médica privada.
• Confidencialidad: Añade una cláusula para proteger la información sensible de tu negocio.

Períodos de prueba

Los períodos de prueba son comunes en el Reino Unido y se utilizan para evaluar la idoneidad de un nuevo empleado para un puesto.

• Duración: Un período de prueba típico dura entre tres y seis meses.
• No hay requisito legal: Aunque no es obligatorio por ley, es una práctica estándar para muchos empleadores.
• Derechos del empleado: Los empleados en período de prueba aún tienen derechos estatutarios, como el derecho al Salario Mínimo Nacional y protección contra la discriminación.
• Despido: Es más fácil despedir a un empleado durante su período de prueba si no encaja bien en el puesto.

Horas de trabajo y horas extras

El Reglamento de Tiempo de Trabajo de 1998 regula las horas de trabajo en el Reino Unido.

• Límite semanal: La mayoría de los empleados no pueden trabajar más de un promedio de 48 horas por semana.
• Opción de exclusión: Los empleados pueden optar por trabajar más firmando un acuerdo de exclusión.
• Descansos: Los trabajadores tienen derecho a un descanso de 20 minutos si trabajan más de seis horas en un día.
• Pago por horas extras: No hay un requisito legal para pagar a los empleados por horas extras. Sin embargo, su pago promedio por las horas totales trabajadas no debe caer por debajo del Salario Mínimo Nacional. Cualquier acuerdo sobre pago de horas extras debe incluirse en el contrato de empleo.

Días festivos y regionales

El número de días festivos, conocidos como días bancarios, varía en todo el Reino Unido.

• Inglaterra y Gales: 8 días bancarios
• Escocia: 9 días bancarios
• Irlanda del Norte: 10 días bancarios

Aquí tienes una lista de los días bancarios para 2025 en Inglaterra y Gales:

Contratación de contractors en el Reino Unido

Contratar contractors independientes puede ser una opción flexible para tu negocio, especialmente para proyectos a corto plazo.

Un contractor independiente es autónomo y responsable de sus propios impuestos y contribuciones a la Seguridad Social. No tienen derecho a los mismos derechos que los empleados, como pago por enfermedad o vacaciones.

Un riesgo importante al contratar contractors es la clasificación incorrecta. Si un contractor se considera en la práctica un empleado, tu empresa podría enfrentar sanciones legales y financieras significativas, incluyendo impuestos atrasados y multas. Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a mitigar este riesgo. Un EOR asegura que tus trabajadores estén clasificados correctamente y que cumplas con todas las leyes laborales locales, protegiendo tu negocio de posibles problemas de clasificación incorrecta.

Gestionar la compensación y la nómina en el Reino Unido implica seguir un sistema estructurado. El sistema Pay As You Earn (PAYE) del gobierno está en el centro de este proceso. Como empleador, calculas y deduces los impuestos y contribuciones necesarios de la paga de tus empleados antes de pagarles. Luego envías estas deducciones a HM Revenue and Customs (HMRC). Este proceso garantiza que el impuesto sobre la renta y las contribuciones al Seguro Nacional de los empleados se paguen directamente al gobierno.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En el Reino Unido, normalmente pagas a los empleados en un ciclo mensual. Los pagos generalmente se realizan entre el 25 y el 30 del mes. Aunque existen horarios de pago semanal y quincenal, el mensual es el más común para empleados asalariados.

El salario de un empleado incluye su salario base más cualquier ingreso adicional. Estos pueden incluir:

• Pago por horas extras trabajadas
• Bonificaciones por rendimiento
• Asignaciones por necesidades específicas como viajes o vivienda

Debes proporcionar un recibo de sueldo detallado para cada período de pago que muestre el salario bruto, todas las deducciones y el salario neto final.

Horas extras y mínimos

Las horas extras en el Reino Unido se manejan a través del contrato de empleo. Cualquier trabajo realizado más allá de las horas estándar se considera horas extras. Los detalles del pago por horas extras son determinados por el acuerdo entre tú y tu empleado.

El Reino Unido tiene un Salario Mínimo Nacional y un Salario Vital Nacional, que se actualizan regularmente. Las tarifas dependen de la edad del empleado. A partir de abril de 2025, las tarifas horarias mínimas son:

• £12.21 para empleados de 21 años en adelante
• £10.00 para empleados de 18 a 20 años
• £7.55 para empleados de 16 a 17 años
• £7.55 para aprendices

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador, eres responsable de varias contribuciones. Estas se calculan como parte de tu proceso de nómina.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados también tienen deducciones tomadas de su salario bruto. Eres responsable de calcular y retener estas cantidades.

En el Reino Unido, debes proporcionar ciertos beneficios y permisos a tus empleados. Entender estos requisitos legales es el primer paso. Muchos empleadores también ofrecen beneficios adicionales para atraer y retener a los mejores talentos. Este enfoque demuestra que valoras a tu equipo e inviertes en su bienestar.

Permisos legales

Por ley, debes ofrecer varios tipos de permisos pagados.

• Vacaciones Anuales: En el Reino Unido, los empleados a tiempo completo reciben 28 días de vacaciones anuales pagadas. Esto puede incluir días festivos. Los trabajadores a tiempo parcial reciben el mismo permiso en proporción.
• Pago por Enfermedad: Estás obligado a pagar el Statutory Sick Pay (SSP) a los empleados elegibles que estén de baja por enfermedad durante más de tres días.
• Permiso de Maternidad y Paternidad: Los empleados elegibles pueden tomar hasta 52 semanas de permiso de maternidad. Durante las primeras seis semanas, reciben el 90% de sus ganancias semanales promedio. El permiso de paternidad es de hasta dos semanas.
• Permiso Parental: Los padres también pueden compartir hasta 50 semanas de permiso y 37 semanas de salario a través del Shared Parental Leave (SPL).
• Permiso de Cuidador: Los empleados pueden tomar hasta una semana de permiso no remunerado por año para cuidar a un dependiente.

Días festivos públicos y regionales

Aunque los empleados tienen derecho a 5.6 semanas de permiso pagado, no existe un derecho legal automático a tener días festivos libres. El contrato del empleado debe indicar si recibe tiempo libre pagado por estos días festivos. A continuación, los días festivos públicos para 2025.

Beneficios complementarios típicos

Para competir por los mejores talentos, muchas empresas ofrecen beneficios más allá del mínimo legal. Estos son conocidos como beneficios no estatutarios o beneficios adicionales.

Cómo un EOR puede ayudar a configurar beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo y conforme en el Reino Unido puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica este proceso para ti.

Un EOR actúa como el empleador legal para tu equipo en el Reino Unido. Esto significa que gestionan todas las tareas administrativas y legales relacionadas con el empleo.

Así es como un EOR ayuda con los beneficios:

• Garantiza Cumplimiento: Un EOR se mantiene actualizado con las leyes laborales del Reino Unido. Aseguran que brindes todos los beneficios requeridos por ley correctamente.
• Ofrece Paquetes Competitivos: Los EORs tienen experiencia en el mercado local. Pueden asesorarte sobre los beneficios complementarios que atraen a los mejores candidatos en tu industria.
• Simplifica la Administración: Desde inscribir a los empleados en planes de pensiones hasta gestionar solicitudes de permisos, el EOR se encarga del trabajo diario. Esto te permite concentrarte en tus objetivos comerciales.
• Ofrece Mejores Tarifas: Debido a que los EORs gestionan beneficios para muchos empleados en diferentes empresas, a menudo pueden acceder a mejores tarifas para seguros y otros beneficios.

Utilizar un EOR te permite ofrecer a tus empleados en el Reino Unido excelentes beneficios sin necesidad de convertirte en un experto en leyes y prácticas locales.

Cuando la relación laboral de un empleado con su empresa llega a su fin en el Reino Unido, es importante manejar el proceso correctamente. Esto implica tanto la terminación, el fin oficial del contrato de trabajo, como el offboarding, los pasos que se toman para que la transición del empleado fuera de la empresa sea fluida. Un proceso claro y justo protege su negocio y trata al empleado que se va con respeto.

Períodos de Aviso

En el Reino Unido, debe dar a los empleados un período mínimo de aviso antes de que termine su empleo. Este período de aviso legal depende de cuánto tiempo hayan trabajado para usted.

• De uno mes a dos años de servicio: 1 semana de aviso
• De dos a doce años de servicio: 1 semana de aviso por cada año completo trabajado
• Doce o más años de servicio: 12 semanas de aviso

Su contrato de trabajo puede especificar un período de aviso más largo, pero no puede ser más corto que el mínimo legal. Si el contrato establece un período más largo, debe seguirse ese.

Indemnización por Despido

En el Reino Unido, la indemnización por despido se asocia más comúnmente con la redundancia. Si está haciendo que un puesto de un empleado sea redundante, es posible que tenga derecho a una indemnización por redundancia legal.

Para ser elegible, un empleado debe:

• Haber trabajado para usted durante al menos dos años continuos.
• Tener un puesto que sea realmente redundante.

La cantidad de indemnización por redundancia legal se basa en la edad del empleado, su salario semanal y la duración del servicio.

Así se calcula:

Existen límites en la cantidad del salario semanal y en el número total de años que se pueden contar. Para 2025, el salario semanal máximo es de £719.

Cómo Rivermate Maneja Salidas Conformes

En Rivermate, aseguramos que el proceso de offboarding se maneje de manera correcta y respetuosa. Gestionamos todo el proceso para garantizar que cumpla con la legislación laboral del Reino Unido.

Nuestro proceso incluye:

• Documentación Clara: Proporcionamos aviso por escrito de la terminación, indicando claramente la razón y la fecha final de empleo.
• Transferencia de Conocimientos: Le ayudamos a crear un plan para que el empleado que se va transfiera sus tareas y responsabilidades. Esto asegura una transición suave para el resto de su equipo.
• Recuperación de Activos: Proporcionamos instrucciones para que el empleado devuelva toda propiedad de la empresa, como laptops, teléfonos y tarjetas de acceso.
• Acceso a Sistemas: Nos aseguramos de eliminar el acceso del empleado a todos los sistemas y software de la empresa para proteger sus datos.
• Pago Final: Trabajamos con usted para procesar el último pago del empleado, incluyendo cualquier pago pendiente por vacaciones u otros derechos.

Navegar por el sistema de visas y permisos de trabajo del Reino Unido puede parecer complejo. Las reglas son estrictas y requieren que planifiques con anticipación. Si no eres ciudadano del Reino Unido, probablemente necesitarás una visa para trabajar en el país. El sistema está basado en puntos, lo que significa que debes cumplir con varios requisitos para calificar. Para la mayoría de las visas de trabajo, la primera etapa es contar con una oferta de empleo de un Employer of Record licenciado.

Realidades de las visas de empleo y patrocinio

La ruta más común para trabajar en el Reino Unido es la visa de Skilled Worker. Para obtener esta visa, necesitas una oferta de empleo de un empleador que tenga una licencia de patrocinador del UK Home Office. Esta licencia permite a la empresa emitir un Certificate of Sponsorship (CoS), que es una parte clave de tu solicitud de visa.

Entonces, ¿puede un Employer of Record (EOR) patrocinar tu visa? Sí, pero solo si el EOR tiene una licencia de patrocinador. Un EOR actúa como el empleador legal y puede manejar las complejidades del patrocinio de visas, incluyendo la gestión de la documentación necesaria y el cumplimiento normativo. Sin embargo, no todos los EOR tienen esta licencia. Antes de asociarte con un EOR, debes confirmar que son titulares de una licencia de patrocinador de categoría A.

Aquí tienes algunas rutas prácticas para visas de empleo:

• Visa de Skilled Worker: Es para personas con una oferta de empleo en una ocupación calificada elegible. Debes cumplir con los requisitos de salario y dominio del inglés.
• Visa de Global Business Mobility: Esta ruta es para empleados de empresas multinacionales que están siendo transferidos a una sucursal en el Reino Unido.
• Visa de Trabajador Temporal: Esta categoría cubre una variedad de trabajos a corto plazo, incluyendo trabajos creativos, benéficos y religiosos.

Algunas visas no requieren patrocinio del empleador. Estas suelen ser para personas con calificaciones o antecedentes específicos. Ejemplos incluyen la visa de High Potential Individual y la visa de Graduate.

Cumplimiento en viajes de negocios

Puedes visitar el Reino Unido por motivos de negocios hasta por seis meses sin visa, pero las actividades que puedes realizar son limitadas. Estas visitas de corta duración son para cosas como asistir a reuniones, conferencias o negociar acuerdos. No puedes realizar trabajos remunerados o no remunerados para una empresa del Reino Unido ni como trabajador autónomo.

Para viajeros frecuentes de negocios, es importante entender las implicaciones fiscales. Un acuerdo de Short Term Business Visitor (STBV) puede simplificar las obligaciones fiscales y de nómina. Este acuerdo con las autoridades fiscales del Reino Unido, HMRC, permite una relajación de los requisitos habituales de nómina, siempre que se cumplan ciertas condiciones.

Para mantenerte en cumplimiento, debes:

• Conocer las reglas: Entender qué actividades están permitidas durante una visita de negocios.
• Registrar tu tiempo: Llevar un registro del número de días que pasas en el Reino Unido con fines laborales.
• Obtener el asesoramiento adecuado: Si tienes dudas sobre tus obligaciones, busca asesoramiento experto en reglas de inmigración y fiscales.