Impuestos en Reino Unido

El Reino Unido opera un sistema fiscal integral que afecta tanto a empleadores como a empleados. Para los empleadores, gestionar la nómina implica entender las obligaciones relacionadas con el Pay As You Earn (PAYE) impuesto sobre la renta y las Contribuciones al Seguro Nacional (NICs). Los empleados están sujetos a deducciones de su salario bruto por concepto de impuesto sobre la renta y NICs, mientras que también pueden beneficiarse de varias asignaciones y deducciones fiscales que reducen su ingreso gravable. Navegar estas obligaciones con precisión es crucial para el cumplimiento y una operación fluida de la nómina.

Comprender las reglas específicas para el año fiscal, que va del 6 de abril al 5 de abril, es esencial. El año fiscal 2025/2026 tendrá su propio conjunto de tasas, umbrales y regulaciones que los empleadores deben seguir al procesar la nómina y reportar a HM Revenue and Customs (HMRC).

Obligaciones del Employer of Record en Seguridad Social y Impuestos sobre la Nómina

Los empleadores en el Reino Unido son responsables principalmente de calcular, deducir y pagar las Contribuciones al Seguro Nacional (NICs) en nombre de sus empleados, además de sus propias contribuciones como empleador. Estas contribuciones financian beneficios y servicios estatales.

Las NICs de clase 1 del Employer of Record se pagan sobre las ganancias de los empleados que superan cierto umbral. La tasa se aplica a las ganancias por encima del umbral secundario, sin límite superior de ganancias para la contribución del empleador.

Período de ganancias	Umbral secundario (por semana)	Umbral secundario (por mes)	Umbral secundario (por año)	Tasa de NICs clase 1 del Employer of Record
Semanal	£175	-	-	13.8%
Mensual	-	£758	-	13.8%
Anual	-	-	£9,100	13.8%

Nota: Estos umbrales y tasas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetos a cambios para el año fiscal 2025/2026.

Los empleadores también pueden ser responsables del Apprenticeship Levy si su factura salarial anual supera los £3 millones. La tasa del impuesto es del 0.5% sobre la factura salarial anual, y los empleadores reciben una asignación de £15,000 para compensar su pago del impuesto.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores están obligados a operar el sistema Pay As You Earn (PAYE) para deducir el impuesto sobre la renta de las nóminas o salarios de sus empleados antes de que se les pague. La cantidad de impuesto deducido depende del código fiscal del empleado, sus ganancias y las tasas y bandas del impuesto sobre la renta vigentes.

El código fiscal de un empleado lo emite HMRC y refleja sus asignaciones libres de impuestos. La asignación personal estándar es la cantidad de ingresos que una persona puede ganar antes de que se pague el impuesto sobre la renta. Para el año fiscal 2024/2025, la Asignación Personal estándar es de £12,570. Esta asignación se reduce para las personas con ingresos superiores a £100,000 y se pierde completamente para ingresos superiores a £125,140.

Las tasas de impuesto sobre la renta varían dependiendo del nivel de ingresos y la región del Reino Unido en la que resida el empleado (Inglaterra, Gales, Irlanda del Norte o Escocia).

Tasas y Bandas del Impuesto sobre la Renta (Inglaterra, Gales y Irlanda del Norte - Año Fiscal 2024/2025)

Banda de ingresos gravables	Tasa
Hasta £12,570	0%
De £12,571 a £50,270	20%
De £50,271 a £125,140	40%
Más de £125,140	45%

Tasas y Bandas del Impuesto sobre la Renta (Escocia - Año Fiscal 2024/2025)

Banda de ingresos gravables	Tasa
Hasta £12,570	0%
De £12,571 a £14,732	19%
De £14,733 a £25,296	20%
De £25,297 a £43,662	21%
De £43,663 a £75,000	42%
De £75,001 a £125,140	46%
Más de £125,140	48%

Nota: Estas tasas y bandas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetas a cambios para el año fiscal 2025/2026. Las tasas y bandas de Escocia son establecidas por el Parlamento de Escocia.

Los empleadores calculan la deducción fiscal para cada período de pago en función del código fiscal del empleado y la proporción de las bandas impositivas anuales aplicables a ese período (por ejemplo, semanal, mensual).

Deducciones fiscales y asignaciones para empleados

La responsabilidad fiscal de los empleados se reduce por su asignación personal y, potencialmente, otras asignaciones o desgravaciones fiscales elegibles. La asignación personal estándar es la deducción más común.

Otras asignaciones y desgravaciones que pueden afectar el código fiscal de un empleado incluyen:

• Marriage Allowance: Permite que un cónyuge o pareja de hecho transfiera el 10% de su asignación personal a su pareja si gana menos que la asignación personal y su pareja no es contribuyente en tramos superiores o adicionales.
• Blind Person's Allowance: Una asignación adicional libre de impuestos para personas registradas ciegas.
• Desgravación fiscal en contribuciones a pensiones: Las contribuciones a planes de pensiones registrados pueden recibir desgravación fiscal. Esto suele ser proporcionado en origen por el proveedor de pensiones, pero para algunos esquemas, el empleado recibe la desgravación fiscal a través de su código fiscal.
• Gift Aid: Las donaciones a organizaciones benéficas bajo Gift Aid pueden ampliar la banda de tasa básica para el donante.
• Gastos relacionados con el trabajo: Los empleados pueden poder reclamar desgravación fiscal por ciertos gastos relacionados con el trabajo que no hayan sido reembolsados por su empleador, como viajes de negocios, tasas profesionales o uniformes.

Estas asignaciones y desgravaciones generalmente se consideran en el código fiscal del empleado, que instruye al empleador sobre cuánto ingreso libre de impuestos debe aplicar antes de calcular las deducciones fiscales.

Plazos de cumplimiento y reporte fiscal

Los empleadores del Reino Unido deben cumplir con los requisitos de reporte de Información en Tiempo Real (RTI). Esto significa presentar la información de nómina a HMRC en o antes de la fecha en que se realiza el pago a los empleados.

Las principales presentaciones RTI incluyen:

• Full Payment Submission (FPS): Se presenta cada vez que un empleador paga a los empleados, detallando pagos, deducciones e información de inicio/fin de empleo.
• Employer Payment Summary (EPS): Se presenta mensualmente (si aplica) para reportar cifras como NICs reclamadas (por ejemplo, pagos estatutarios), el Apprenticeship Levy, o si no hubo empleados pagados en un período.

Los empleadores también deben:

• Proporcionar a los empleados un formulario P60 al final del año fiscal (antes del 31 de mayo) mostrando su pago total y deducciones del año.
• Reportar gastos y beneficios proporcionados a los empleados (que no sean salariales) en formularios P11D (antes del 6 de julio después de finalizar el año fiscal).
• Pagar los impuestos del PAYE y NICs deducidos del salario de los empleados, además de las NICs del empleador, a HMRC, generalmente antes del 22 del mes siguiente al período de pago (19 si se paga por correo).

El incumplimiento de estos plazos de reporte y pago puede resultar en multas e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Emplear trabajadores extranjeros u operar como una empresa extranjera en el Reino Unido introduce complejidades fiscales adicionales.

• Residencia fiscal: La obligación fiscal de un individuo en el Reino Unido depende de su estado de residencia fiscal. Se aplican reglas diferentes a residentes, no residentes y aquellos que son temporalmente no residentes. Esto afecta cómo se grava su ingreso mundial en el Reino Unido.
• Contribuciones al Seguro Nacional: La obligación de pagar NICs del Reino Unido generalmente depende de dónde se realiza el trabajo. Las reglas y acuerdos especiales (como acuerdos de seguridad social o regulaciones de la UE, aunque se aplican reglas post-Brexit) pueden afectar si las NICs son debidas en el Reino Unido u otro país, especialmente para trabajadores enviados en misión.
• Tratados de doble imposición: El Reino Unido tiene acuerdos de doble imposición con muchos países. Estos tratados pueden determinar qué país tiene el derecho principal para gravar ciertos tipos de ingresos y ofrecer alivios para evitar que las personas sean gravadas dos veces sobre la misma renta.
• Establecimiento Permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta al impuesto de sociedades del Reino Unido si se considera que tiene un 'establecimiento permanente' en el país. Emplear personal en el Reino Unido puede contribuir a establecer un establecimiento permanente.
• PAYE para empleadores extranjeros: Incluso si una empresa extranjera no tiene una oficina registrada o sucursal en el Reino Unido, puede seguir siendo requerida para operar PAYE si emplea personas que trabajan en el Reino Unido. En tales casos, a menudo es necesario nombrar a un Employer of Record o usar un método similar para gestionar las obligaciones fiscales y de nómina en el Reino Unido de manera legal y conforme.