Impuestos sobre la nómina en Reino Unido

El Reino Unido opera un sistema fiscal integral que afecta tanto a empleadores como a empleados. Para los empleadores, gestionar la nómina implica comprender las obligaciones relacionadas con Pay As You Earn (PAYE) impuesto sobre la renta y las Contributions de Seguro Nacional (NICs). Los empleados están sujetos a deducciones de su paga bruta por impuesto sobre la renta y NICs, mientras que también pueden beneficiarse de varias asignaciones y deducciones fiscales que reducen su ingreso gravable. Navegar estos requisitos con precisión es crucial para el cumplimiento y una operación fluida de la nómina.

Comprender las reglas específicas para el año fiscal, que va del 6 de abril al 5 de abril, es esencial. El año fiscal 2025/2026 tendrá su propio conjunto de tasas, umbrales y regulaciones que los empleadores deben seguir al procesar la nómina y al reportar a HM Revenue and Customs (HMRC).

Obligaciones del Seguro Social del Empleador y Impuestos sobre la Nómina

Los empleadores en el Reino Unido son responsables principalmente de calcular, deducir y pagar las Contributions de Seguro Nacional (NICs) en nombre de sus empleados, además de sus propias contribuciones como empleador. Estas contribuciones financian beneficios y servicios estatales.

Las NICs de Clase 1 del empleador se pagan sobre las ganancias de los empleados que superan un cierto umbral. La tasa se aplica a las ganancias por encima del umbral secundario, sin límite superior de ganancias para la contribución del empleador.

Período de Ganancias	Umbral Secundario (por semana)	Umbral Secundario (por mes)	Umbral Secundario (por año)	Tasa NIC Clase 1 del Empleador
Semanal	£175	-	-	13.8%
Mensual	-	£758	-	13.8%
Anual	-	-	£9,100	13.8%

Nota: Estos umbrales y tasas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetos a cambios para el año fiscal 2025/2026.

Los empleadores también pueden ser responsables del Apprenticeship Levy si su facturación anual supera los £3 millones. La tasa del impuesto es del 0.5% de la facturación anual, y los empleadores reciben una asignación de £15,000 para compensar su pago del impuesto.

Requisitos de Retención de Impuesto sobre la Renta

Los empleadores están obligados a operar el sistema Pay As You Earn (PAYE) para deducir el impuesto sobre la renta de los salarios o sueldos de sus empleados antes de que sean pagados. La cantidad de impuesto deducido depende del código fiscal del empleado, sus ganancias y las tasas y bandas de impuesto vigentes.

Un código fiscal de empleado es emitido por HMRC y refleja sus asignaciones libres de impuestos. La asignación personal estándar es la cantidad de ingreso que una persona puede ganar antes de que se pague impuesto sobre la renta. Para el año fiscal 2024/2025, la Asignación Personal estándar es de £12,570. Esta asignación se reduce para individuos con ingresos superiores a £100,000 y se pierde completamente para ingresos superiores a £125,140.

Las tasas de impuesto sobre la renta varían según el nivel de ingreso y la región del Reino Unido donde reside el empleado (Inglaterra, Gales, Irlanda del Norte o Escocia).

Tasas y Bandas de Impuesto sobre la Renta (Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte - Año Fiscal 2024/2025)

Banda de Ingreso Gravable	Tasa
Hasta £12,570	0%
£12,571 a £50,270	20%
£50,271 a £125,140	40%
Más de £125,140	45%

Tasas y Bandas de Impuesto sobre la Renta (Escocia - Año Fiscal 2024/2025)

Banda de Ingreso Gravable	Tasa
Hasta £12,570	0%
£12,571 a £14,732	19%
£14,733 a £25,296	20%
£25,297 a £43,662	21%
£43,663 a £75,000	42%
£75,001 a £125,140	46%
Más de £125,140	48%

Nota: Estas tasas y bandas se basan en el año fiscal 2024/2025 y están sujetas a cambios para el año fiscal 2025/2026. Las tasas y bandas de Escocia las establece el Parlamento escocés.

Los empleadores calculan la deducción de impuestos para cada período de pago basada en el código fiscal del empleado y la proporción de las bandas de impuestos anuales aplicables a ese período (p.ej., semanal, mensual).

Deducciones de Impuestos y Asignaciones para Empleados

La responsabilidad fiscal de los empleados se reduce por su asignación personal y, potencialmente, por otras asignaciones o beneficios fiscales elegibles. La asignación personal estándar es la deducción más común.

Otras asignaciones y beneficios que pueden afectar el código fiscal de un empleado incluyen:

Asignación por Matrimonio: Permite a un cónyuge o pareja de hecho transferir el 10% de su Asignación Personal a su pareja si ganan menos que la asignación personal y su pareja no es contribuyente en tasa superior o adicional.
Asignación a Personas Ciegas: Una asignación adicional libre de impuestos para personas registradas como ciegas.
Beneficio fiscal en contribuciones a pensiones: Las contribuciones a planes de pensiones registrados pueden recibir beneficios fiscales. Esto a menudo se otorga en origen por el proveedor de pensiones, pero para algunos esquemas, el empleado recibe el beneficio a través de su código fiscal.
Gift Aid: Donaciones a obras benéficas bajo Gift Aid pueden ampliar la banda de tasa básica para el donante.
Gastos relacionados con el trabajo: Los empleados pueden poder solicitar beneficios fiscales en ciertos gastos relacionados con el trabajo no reembolsados por su empleador, como viajes de negocios, honorarios profesionales o uniformes.

Estas asignaciones y beneficios generalmente se consideran en el código fiscal del empleado, que instruye al empleador sobre cuánto ingreso libre de impuestos aplicar antes de calcular las deducciones de impuestos.

Plazos para el Cumplimiento y Reporte Fiscal

Los empleadores del Reino Unido deben cumplir con los requisitos de reporte en Tiempo Real (RTI). Esto implica enviar información de la nómina a HMRC en o antes de la fecha en que se paga a los empleados.

Las principales presentaciones RTI incluyen:

Full Payment Submission (FPS): Se presenta cada vez que un empleador paga a los empleados, detallando pagos, deducciones y datos de inicio o fin de empleo.
Employer Payment Summary (EPS): Se presenta mensualmente (si aplica) para informar cifras como NICs reclamados (p.ej., pagos estatutarios), Apprenticeship Levy o si no se pagó a ningún empleado en un período.

Además, los empleadores deben:

Proveer a los empleados un formulario P60 al final del año fiscal (antes del 31 de mayo) mostrando su pago total y deducciones para el año.
Reportar gastos y beneficios proporcionados a los empleados (que no estén en la nómina) en formularios P11D (antes del 6 de julio después de que finaliza el año fiscal).
Pagar el impuesto PAYE y las NICs deducidas del salario de los empleados, más las NICs del empleador, a HMRC, generalmente antes del 22 del mes siguiente al período de pago (19 si se paga por correo).

El incumplimiento de estos plazos de reporte y pago puede resultar en multas e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Emplear trabajadores extranjeros u operar como una empresa extranjera en el Reino Unido introduce complejidades fiscales adicionales.

Condición de Residencia: La obligación fiscal de un individuo en el Reino Unido depende de su condición de residencia fiscal. Las reglas varían para residentes, no residentes y aquellos que son temporalmente no residentes. Esto afecta cómo se grava su ingreso mundial en el Reino Unido.
Contribuciones de Seguro Nacional: La obligación de pagar NICs del Reino Unido generalmente depende de dónde se realiza el trabajo. Reglas y acuerdos especiales (como los acuerdos de seguridad social o regulaciones de la UE, aunque con reglas post-Brexit) pueden afectar si las NICs son adeudadas en el Reino Unido u otro país, especialmente para empleados en comisión de servicio.
Tratados de Doble Imposición: El Reino Unido tiene acuerdos de doble imposición con varios países. Estos tratados determinan qué país tiene el derecho principal de gravar ciertos tipos de ingresos y ofrecen alivios para evitar que las personas sean gravadas dos veces sobre el mismo ingreso.
Establecimiento Permanente: Una empresa extranjera puede estar sujeta a impuesto de sociedades en el Reino Unido si se considera que tiene un 'establecimiento permanente' en el Reino Unido. Emplear personal en el Reino Unido puede contribuir a establecer un establecimiento permanente.
PAYE para Empleadores Extranjeros: Incluso si una empresa extranjera no tiene una oficina o sucursal registrada en el Reino Unido, aún podría estar obligada a operar PAYE si emplea a individuos que trabajan en el Reino Unido. En tales casos, a menudo es necesario nombrar un agente o usar un Employer of Record para gestionar las obligaciones fiscales y de nómina en el Reino Unido de manera cumplidora.