Arbeitserlaubnisse und Visa in Vereinigte Staaten von Amerika

Die Vereinigten Staaten bleiben eines der dynamischsten Geschäftszentren der Welt und ziehen Unternehmen sowie Talente weltweit an. Mit ihrer starken Wirtschaft, führenden Technologie- und Forschungsbranchen sowie einer lebendigen Startup-Szene suchen viele Arbeitgeber nach qualifizierten ausländischen Fachkräften oder transferieren bestehende Mitarbeiter in die USA, um das Wachstum zu fördern. Allerdings ist das Einwanderungsrecht der USA komplex und ständig im Wandel.

Unternehmen, die Visabestimmungen übersehen, riskieren schwerwiegende Konsequenzen: Ausländische Arbeiter, die unerlaubt Beschäftigung annehmen, können mit Geldstrafen, Freiheitsstrafen und Abschiebung rechnen, während Arbeitgeber, die gegen Arbeitserlaubnisregeln verstoßen, hohe Strafen zahlen oder die Fähigkeit verlieren, Visa zu sponsern. Aus diesem Grund ist es für jeden Arbeitgeber, der internationales Personal einstellt oder umsiedelt, unerlässlich, die Einwanderungs- und Arbeitserlaubnisanforderungen der USA im Vorfeld zu verstehen.

Neben der Einhaltung sorgt die richtige US-Visa-Beantragung dafür, dass ein neuer Mitarbeiter reibungslos mit der Arbeit beginnen kann und langfristig legal beschäftigt bleibt. Mit sorgfältiger Vorbereitung können Arbeitgeber Verzögerungen und Strafen vermeiden und internationalen Mitarbeitern einen positiven Einstieg ermöglichen. Dieser Leitfaden behandelt die wichtigsten Aspekte der US-Arbeitserlaubnis, einschließlich wer ein Visum benötigt, Visaarten, Arbeitgeberpflichten und bewährte Praktiken für die Umsiedlung.

Wer benötigt ein US-Visum oder eine Arbeitserlaubnis?

Zunächst ist es entscheidend zu verstehen, wer eine Erlaubnis zum Arbeiten in den USA haben muss. US-Bürger (durch Geburt oder Einbürgerung) haben ein uneingeschränktes Recht auf Arbeit, ebenso wie rechtmäßige Daueraufenthaltsberechtigte (Green-Card-Inhaber) mit einer gültigen Green Card als Nachweis ihres Status. Im Gegensatz dazu benötigen nahezu alle anderen ausländischen Staatsangehörigen eine ausdrückliche Erlaubnis zur Arbeit.

Das bedeutet, im Besitz eines geeigneten US-Arbeitsvisums oder eines Employment Authorization Document (EAD), ausgestellt von USCIS, zu sein. Zum Beispiel darf jemand mit einem temporären Nicht-Einwanderungsvisum (wie H-1B oder L-1) nur arbeiten, wenn der Arbeitgeber eine gültige Petition eingereicht hat und das Visum genehmigt wurde. Abhängigkeitsvisa (H-4, L-2) können unter Umständen eine EAD erhalten, um arbeiten zu dürfen, jedoch nur nach Erteilung.

Ebenso können Studierende mit einem F-1 Visum in der Regel nur im Rahmen des Optional Practical Training (OPT) arbeiten, das eine separate Genehmigung erfordert. Praktisch muss jeder Mitarbeiter, der kein US-Bürger oder Green-Card-Inhaber ist, vor Arbeitsbeginn ein US-Arbeitsvisum beantragen oder eine anderweitig autorisierte Status haben, auch für Teilzeitbeschäftigungen. Das US-Recht verbietet die Arbeit auf einem Touristenvisum oder ohne ordnungsgemäße Genehmigung, was zu erheblichen Strafen führen kann.

US-Arbeitgeber müssen die Arbeitserlaubnis jedes neuen Mitarbeiters durch Ausfüllen des Formulars I-9 verifizieren, indem sie Identitäts- und Beschäftigungsberechtigungsdokumente prüfen (z. B. Reisepass, Green Card, EAD). Bei unzureichender Prüfung des I-9 oder bewusster Einstellung unautorisierter Arbeiter verletzt man das Immigration Reform and Control Act (IRCA) und riskiert Geldstrafen, strafrechtliche Sanktionen und den Ausschluss von Regierungsaufträgen.

USCIS betont, dass Arbeitgeber die Identität und Erlaubnis jedes neuen Mitarbeiters ohne Diskriminierung aufgrund von Staatsbürgerschaft oder nationaler Herkunft überprüfen müssen. Viele Unternehmen verwenden E-Verify, ein elektronisches System zur I-9-Überprüfung, insbesondere im Zusammenhang mit STEM OPT-Programmen, bei denen die Teilnahme verpflichtend ist. Grundsätzlich muss der US-Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer kein Bürger oder Daueraufenthaltsberechtigter ist, vor Beginn der US-Beschäftigung eine qualifizierende Arbeitserlaubnis beantragen.

Übersicht der US-Visa, die Arbeitgeber kennen sollten

Die USA bieten zahlreiche Visa-Kategorien für Beschäftigungen an, aber Arbeitgeber nutzen meist nur einige wenige basierend auf der Rolle des Arbeitnehmers und seiner Nationalität. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die wichtigsten US-Visa, die bei der Anstellung oder Transfer ausländischer Mitarbeiter relevant sind.

Alle der folgenden Visa erfordern grundsätzlich eine Sponsoring durch den US-Arbeitgeber, außer es ist anders vermerkt.

H-1B Spezialberufsstaatsangehörigen-Visum für die USA

Das H-1B Nicht-Einwanderungsvisum ist für Fachkräfte in Spezialberufen, die mindestens einen Bachelor-Abschluss (oder Äquivalent) in einem bestimmten Fachgebiet erfordern. Gängige H-1B-Berufe sind Ingenieure, IT-Fachleute, Wissenschaftler, Lehrer und Buchhalter. Der US-Arbeitgeber muss eine I-129 Petition zusammen mit einer Laborbedingungsanmeldung (LCA) für die Stelle einreichen.

Bei Genehmigung wird das US-Visum zunächst für bis zu drei Jahre erteilt und kann um weitere drei Jahre verlängert werden, maximal also sechs Jahre. Verlängerungen über sechs Jahre hinaus sind häufig möglich, wenn ein Green-Card-Antrag läuft. Das H-1B ist "dual intent", erlaubt also die gleichzeitige Suche nach einem festen Aufenthalt. Allerdings unterliegt das H-1B einem jährlichen Limit, sodass die meisten Arbeitgeber jedes Jahr an einer Lotterie teilnehmen müssen, um neue H-1B zu beschäftigen.

L-1 Intrakonzern-Transfer-Visum für die USA

Das L-1 US-Visum erlaubt Unternehmen, bestehende Mitarbeiter in die USA zu transferieren. Es gibt zwei Untertypen: L-1A für Führungskräfte und Manager, und L-1B für Mitarbeiter mit spezialwissen über Produkte oder Prozesse des Unternehmens. Voraussetzungen sind, dass der Mitarbeiter innerhalb der letzten drei Jahre mindestens ein Jahr ununterbrochen für das ausländische Unternehmen (oder eine Affiliate) gearbeitet hat.

Das L-1A gilt für Personen, die eine Organisation oder Abteilung leiten, während L-1B für Personen mit vertieftem oder proprietärem Wissen über die Unternehmensabläufe. Der Antragsteller reicht eine I-129 Petition im Auftrag des Mitarbeiters ein. Für neue Niederlassungen gelten zusätzliche Anforderungen, z. B. physische Büros und Geschäftsplanung. Die L-1A wurde zunächst bis zu drei Jahre genehmigt und kann auf insgesamt sieben Jahre verlängert werden, während L-1B ebenfalls zunächst drei Jahre gilt, nur bis maximal fünf Jahre verlängerbar. Ehepartner von L-1-Mitarbeitern erhalten L-2 Status und können eine Arbeitserlaubnis in den USA beantragen.

O-1 Personen mit Außerordentlicher Fähigkeit Visum für die USA

Das O-1 US-Visum richtet sich an Personen mit "außerordentlicher Fähigkeit" oder außergewöhnlichen Leistungen. Hier gibt es O-1A für Wissenschaft, Bildung, Wirtschaft oder Sport sowie O-1B für Kunst, Unterhaltung oder Film/TV. Ein Arbeitgeber oder Bevollmächtigter muss eine I-129 Petition einreichen, die die anhaltende nationale oder internationale Anerkennung der Person nachweist, z. B. durch Auszeichnungen, Veröffentlichungen oder bedeutende Beiträge.

Das US-Visum wird in ein-, drei- oder dreijährigen Perioden erteilt, häufig mit drei Jahren initialer Laufzeit und ein- oder zweijährigen Verlängerungen. Das O-1 ist arbeitgeber- (oder agenten-) spezifisch, erfordert eine starke Dokumentation und ist in der Regel selektiver, hat aber kein jährliches Limit.

TN USMCA Fachkräfte-Visum für die USA

Unter dem USMCA (ehemals NAFTA) Freihandelsabkommen können Bürger Kanadas und Mexikos in bestimmten Berufsfeldern das TN-Status erhalten. Zugelassene Berufe umfassen Buchhalter, Ingenieure, Anwälte, Apotheker, Wissenschaftler und Lehrer. Voraussetzungen sind, dass der Antragsteller Bürger Kanadas oder Mexikos ist, einen Bachelor-Abschluss oder entsprechende Qualifikationen vorweisen kann und ein vorab vereinbartes Vollzeit- oder Teilzeitangebot in den USA hat.

Kanadische TN-Anträge können ohne Visumstempel an der US-Grenze gestellt werden, mexikanische an einem US-Konsulat. Der TN-Status wird in bis zu drei Jahre langen Perioden gewährt und kann unbegrenzt verlängert werden. Der US-Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Stelle einer USMCA-Fachkraftrolle entspricht, und ein detailliertes Beschäftigungsschreiben vorlegen.

E-2 Vertragspartner- oder Mitarbeiter-Visum für die USA

Wenn ein Arbeitgeber (oder Unternehmer) unter einem E-2 US-Visum auftreten möchte, sind die Kernelemente Investition und Status im Vertragsland. Der Arbeitgeber (bzw. Investor) muss die Staatsbürgerschaft eines qualifizierten Vertragslandes nachweisen und eine erhebliche Kapitalanlage in ein echtes US-Unternehmen tätigen. "Erheblich" bedeutet genug, um den Geschäftserfolg zu sichern, meist beträchtliche, engagierte Investitionen, die kaum zurückgezogen werden können.

Das Unternehmen muss echt und nicht marginal sein, in der Lage, mehr als den Lebensunterhalt zu erwirtschaften. Im Antrag sind Herkunft und Verwendung der Mittel sowie die Rolle des Mitarbeiters (häufig in leitender, managerieller oder "wesentlicher" Position) zu dokumentieren. Für E-2 gibt es keine festgelegte Dollargrenze; die Investition muss proportional zur Branche sein und zum Erfolg beitragen. E-2-Visa werden in bis zu zwei Jahren erteilt und können unbegrenzt verlängert werden, solange das Unternehmen besteht.

F-1 OPT (Optional Practical Training) für die USA

Internationale Studierende in den USA mit einem F-1 Visum dürfen nach dem Abschluss für einen begrenzten Zeitraum im jeweiligen Fachbereich arbeiten. Über OPT kann ein qualifizierter Student bis zu 12 Monate US-Arbeitsgenehmigung in Zusammenhang mit seinem Studienfach erhalten. In bestimmten STEM-Feldern (Wissenschaft, Technik, Ingenieurwesen, Mathematik) ist eine einmalige Verlängerung um 24 Monate möglich, insgesamt also bis zu 36 Monate OPT.

Während die OPT-Genehmigung dem Studenten erteilt wird, hat der Arbeitgeber nur minimale formale Verpflichtungen, abgesehen davon, den OPT-Arbeiter wie jeden anderen Mitarbeiter zu behandeln. Für STEM OPT muss der Arbeitgeber das E-Verify-System nutzen und einen Schulungsplan (Form I-983) für den Studenten erstellen. Der Arbeitgeber muss außerdem eine echte bezahlte Stelle anbieten; ehrenamtliche Tätigkeiten zählen nicht. Über den OPT-Arbeiter hinaus bezahlt der Arbeitgeber nach den üblichen Gehaltsrichtlinien.

J-1 Austauschbesucher-Visum für die USA

Das J-1 US-Visum umfasst verschiedene Austauschprogramme, die von Regierungsstellen genehmigt werden, darunter Praktika, Trainee-Programme, Forschungsstipendiaten, Professoren und Ärzte (medizinische Trainings). Für jede Kategorie gelten spezielle Zulassungs- und Sponsoring-Regeln; grundsätzlich muss der J-1-Inhaber an einem genehmigten Programm mit einer US-Organisation teilnehmen, und die Arbeit ist auf die Programmbedingungen beschränkt.

Beispielsweise kann ein J-1 Forschungsstipendiat an einer Universität lehren oder forschen, ein J-1 Praktikant arbeitet in einem Trainingsprogramm. J-1 Visa sind in der Regel gültig für die Dauer des Programms laut Formular DS-2019. Wichtig: Manche Kategorien der J-1 verlangen eine zweijährige Rückkehrpflicht ins Heimatland. Diese Austauschbesucher müssen vor einer Statusänderung oder bei bestimmten US-Visa für mindestens zwei Jahre in ihrem Heimatland verbleiben, es sei denn, sie erhalten eine Befreiung. Arbeitgeber sollten diese Anforderung prüfen, da sie spätere Sponsoringmöglichkeiten beeinflusst.

Aufenthaltsgenehmigung (Green Card) (EB-2/EB-3) für die USA

Für die dauerhafte Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters in den USA ist die Sponsoring einer Green Card zu erwägen. Die häufigsten Kategorien sind EB-2 und EB-3. EB-2 richtet sich an Fachkräfte mit weiterführenden Abschlüssen oder außergewöhnlicher Fähigkeit, während EB-3 professionelle mit mindestens Bachelor-Abschluss sowie qualifizierte Arbeiter mit mindestens zwei Jahren Ausbildung umfasst.

Beide Kategorien, EB-2 und EB-3 (ohne nationale Interessenvertretung), erfordern eine PERM-Arbeitszertifizierung des US-Arbeitsministeriums (DOL). Damit wird nachgewiesen, dass keine qualifizierten US-Arbeitskräfte verfügbar sind und die Beschäftigung des ausländischen Mitarbeiters keine schädlichen Auswirkungen auf Löhne und Bedingungen US-Bürger hat. Nach Genehmigung der PERM reicht der Arbeitgeber eine I-140 Einwanderungs-petition bei USCIS ein. Die dauerhafte US-Visabeschränkung führt zu längeren Wartezeiten für einige ausländische Staatsangehörige.

Anforderungen an die Berechtigung und Pflichten des US-Arbeitgebers

Dieser Abschnitt beschreibt die Voraussetzungen für US-Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei den wichtigsten US-Arbeitsvisa. Dabei werden Formularanforderungen und Lohn-/Zahlungsverpflichtungen hervorgehoben.

Voraussetzungen für US-Arbeitgeber für das H-1B Spezialberufe-Visum

Um sich für ein H-1B US-Visum zu qualifizieren, muss die Stelle eine "Spezialberufsposition" sein, die mindestens einen Bachelor-Abschluss (oder Äquivalent) in einem bestimmten Fach erfordert. Der ausländische Mitarbeiter muss ebenfalls mindestens einen US-Bachelor-Abschluss oder Äquivalent in diesem Fach vorweisen können. Der Arbeitgeber muss eine zertifizierte Laborbedingungsanmeldung (LCA) beim DOL (Formular ETA-9035) vor Einreichung einer I-129 Petition bei USCIS einreichen.

Das LCA verlangt vom Arbeitgeber, zu bestätigen, den H-1B-Mitarbeiter mindestens zum höchsten der vorherrschenden Löhne oder zum tatsächlichen Lohn für ähnliche Beschäftigte zu bezahlen. Die I-129 Petition wird vom Arbeitgeber bei USCIS eingereicht, inklusive Gebühren und Nachweisen der Qualifikationen des Mitarbeiters sowie des Stellenangebotes. Nach USCIS-Genehmigung kann der ausländische Mitarbeiter bei einem US-Konsulat das H-1B Visum beantragen oder den Status ändern, wenn er sich bereits in den USA befindet.

US-Arbeitgeber, die H-1B sponsern, müssen die Anforderungen zur Veröffentlichung erfüllen, ihre US-Belegschaft über die LCA-Anmeldung informieren und eine öffentlich zugängliche Akte mit der zertifizierten LCA, Lohninformationen und Nachweisen über die Benachrichtigungen führen. Verstöße gegen Lohnforderungen oder Nichtaufzeichnung können zu Sanktionen des DOL und USCIS führen.

Voraussetzungen für US-Arbeitgeber für das L-1 Intrakonzern-Transfer-Visum

Für das L-1 Visum muss der Arbeitgeber zunächst eine qualifizierende Konzernbeziehung zwischen der US-Gesellschaft und dem ausländischen Unternehmen nachweisen. Das ausländische Unternehmen muss in beiden Ländern Geschäfte tätigen. Der Mitarbeiter muss innerhalb der letzten drei Jahre mindestens ein Jahr kontinuierlich bei dem ausländischen Unternehmen gearbeitet haben.

Für L-1 ist kein LCA notwendig; der Arbeitgeber reicht eine I-129 Petition ein, in der die Kategorie spezifiziert ist. Dabei sind die Tätigkeiten und die bisherige Rolle im Ausland nachzuweisen. L-1A gilt für Führungskräfte/Manager und kann bis zu sieben Jahre dauern, L-1B für spezialisiertes Wissen mit maximal fünf Jahren Aufenthalt. Ehepartner der L-1-Mitarbeiter erhalten L-2 Status und können eine Arbeitserlaubnis beantragen. Der Arbeitgeber muss vor allem die Konzernverbindung nachweisen und garantieren, dass der Mitarbeiter die beantragte Rolle erfüllt.

Voraussetzungen für den US-Arbeitgeber für das O-1 Außerordentliche-Fähigkeiten-Visum

Der Arbeitgeber (oder Vertreter) muss eine I-129 bei USCIS einreichen, inklusive umfangreicher Belege für die "außerordentliche Fähigkeit" des Mitarbeiters. Nachweisbar sind z. B. Auszeichnungen, Veröffentlichungen, Medienberichte, originäre Beiträge, hohe Gehälter oder Mitgliedschaften in exklusiven Verbänden.

In der Regel muss ein Konsultationsschreiben einer Fachgruppe oder Gewerkschaft vorliegen. Es gibt kein LCA- oder spezifisches Lohnformal, aber die Petition muss die Beschäftigungsbedingungen umreißen. USCIS empfiehlt eine frühzeitige Einreichung, mindestens 45 Tage vor Beginn. Bei Genehmigung muss der Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen einhalten; wesentliche Änderungen erfordern eine geänderte Petition.

Voraussetzungen für US-Arbeitgeber für das TN (USMCA) Fachkräfte-Visum

Für TN-Visas müssen Arbeitgeber ein detailliertes Schreiben vorlegen, in dem die Stelle beschrieben und bestätigt wird, dass sie einer genehmigten USMCA-Fachkraftrolle entspricht. Der Arbeitnehmer muss Bürger Kanadas oder Mexikos sein, die Bildungs- oder Berufslizenzen erfüllen und ein Vollzeit- oder Teilzeitangebot in den USA haben.

Kanadische TN-Antragsteller stellen die Anträge direkt an der Grenze mit US Customs, vorlegend Arbeitgeberbrief, Qualifikationen und Nachweis der Staatsbürgerschaft. Mexikanische müssen den TN beim US-Konsulat beantragen. Es gibt keine Begrenzung bei Verlängerungen, nur ist der TN-Status nur für Facharbeit gemäß Kategorie. Arbeitgeber haben minimalen administrativen Aufwand, einzig das Unterstützungsschreiben ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Stelle wirklich der TN-Kategorie entspricht.

Voraussetzungen für E-2 Vertragspartner- oder Arbeitsvisum für die USA

Wenn ein Arbeitgeber (oder Unternehmer) unter einem E-2 Visum auftreten möchte, sind die zentralen Punkte Investition und Status im Vertragsland. Der Arbeitgeber bzw. Investor muss die Staatsbürgerschaft eines qualifizierten Vertragspartners nachweisen und eine bedeutende Kapitalanlage in ein echtes US-Unternehmen tätigen. "Bedeutend" bedeutet ausreichend, um den Unternehmenserfolg zu sichern, üblicherweise hohe, engagierte Investitionen, die kaum wieder rückgezogen werden können.

Das Unternehmen muss echt und nicht marginal sein, mehr als den Lebensunterhalt generieren können. Im Antrag sind Herkunft und Verwendung der Mittel sowie die Rolle des Mitarbeiters (meist in leitender, managerieller oder "wesentlicher" Funktion) zu dokumentieren. Für E-2 gibt es keine DOL-ge