Employer of Record in Vereinigte Staaten von Amerika

Die Einstellung von Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten von Amerika für 2025 beinhaltet die Navigation durch eine komplexe Landschaft von Bundes-, Landes- und manchmal lokalen Vorschriften. Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern können Arbeitsgesetze und Steueranforderungen erheblich von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren, was es für ausländische Unternehmen erschwert, einen konformen Einstellungsprozess aufzubauen. Das Verständnis der verfügbaren Wege zur Gewinnung von Talenten ist entscheidend für eine erfolgreiche Expansion in den US-Markt.

Bei der Betrachtung von Einstellungen in den Vereinigten Staaten haben Unternehmen in der Regel mehrere Optionen für die Beschäftigung:

• Gründung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer rechtlichen Geschäftseinheit in den USA, wie z.B. einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle. Dieser Weg gewährt volle operative Kontrolle, erfordert jedoch erheblichen Zeitaufwand, rechtliche Kosten und laufenden administrativen Aufwand für die Verwaltung von Registrierung, Gehaltsabrechnung, Leistungen und Compliance in verschiedenen Bundesstaaten.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Ein EOR-Service, wie Rivermate, agiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder in den USA. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, ohne eine lokale Einheit zu benötigen oder die direkte Verantwortung für die Beschäftigungskonformität zu tragen.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Die Beschäftigung von Personen als Contractors vermeidet direkte Beschäftigungsverpflichtungen. Eine falsche Klassifizierung eines Mitarbeiters als Contractor kann jedoch zu schweren Strafen durch Bundes- und Landesbehörden führen, was diese Option risikoreich macht, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.

Wie ein EOR in den Vereinigten Staaten funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) in den USA übernimmt alle rechtlichen und administrativen Komplexitäten im Zusammenhang mit Beschäftigung in Ihrem Auftrag. Diese Partnerschaft ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich auf die Geschäftsabläufe zu konzentrieren, während der EOR die Einhaltung der vielfältigen staatlichen Vorschriften sicherstellt.

Der EOR kümmert sich typischerweise um:

• Onboarding und Offboarding: Verwaltung aller notwendigen Dokumentationen und rechtlichen Verfahren.
• Gehaltsabrechnung: Sicherstellung einer genauen und pünktlichen Zahlung der Gehälter.
• Steuerabzüge und -meldungen: Abwicklung von Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern, Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherungen.
• Verwaltung von Mitarbeitervorteilen: Bereitstellung und Verwaltung von Krankenversicherungen, 401(k)-Plänen und anderen Standardleistungen.
• Unfallversicherung: Organisation und Verwaltung der Unfallversicherung.
• Einhaltung der Arbeitsgesetze: Beachtung bundes- und bundesstaatsspezifischer Arbeitsgesetze, einschließlich Mindestlohn, Überstunden, Urlaubsregelungen und Antidiskriminierungsgesetze.

Vorteile für Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten von Amerika ohne lokale Einheit einstellen möchten

Für Unternehmen, die Talente in den USA einstellen wollen, ohne die Kosten und den Aufwand einer lokalen rechtlichen Einheit zu tragen, bietet ein EOR erhebliche Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Einstellung von Mitarbeitern in jedem US-Bundesstaat viel schneller als die Gründung einer eigenen Einheit, oft innerhalb von Tagen.
• Reduzierte administrative Belastung: Delegation komplexer HR-, Gehaltsabrechnungs-, Steuer- und Rechtskonformitätsaufgaben an Experten, wodurch interne Ressourcen frei werden.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Kosten und Zeitaufwände für die Gründung einer Einheit, laufende Rechtsberatung und die Pflege einer internen HR-Abteilung für ein kleines Team.
• Garantierte Compliance: Minimierung der Risiken von Nicht-Compliance mit dem Flickenteppich aus Bundes-, Landes- und Kommunalvorschriften für Beschäftigung und Steuern.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Bindung von US-basierten Mitarbeitern ohne geografische Einschränkungen oder die Notwendigkeit eines physischen Büros.
• Betriebliche Flexibilität: Einfaches Hoch- oder Herunterfahren Ihrer US-Belegschaft, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern, ohne die Komplexität einer vollständigen rechtlichen Einheit.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vereinigte Staaten von Amerika umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Vereinigte Staaten von Amerika gewährleistet.

US-Arbeitgeber haben wichtige Lohnsteuerpflichten, einschließlich der Einbehaltung und Abführung von Social Security (6,2% bis zu $168.600 im Jahr 2025), Medicare (1,45% ohne Lohnobergrenze, plus zusätzliche 0,9% für Löhne über bestimmten Schwellenwerten) und Arbeitslosensteuer (FUTA bei 0,6% nach Credits auf die ersten $7.000 pro Mitarbeiter), sowie staatliche Arbeitslosensteuern. Arbeitgeber müssen diese Steuern entweder monatlich oder halbmonatlich abführen, abhängig von ihren vorherigen Verpflichtungen. Zusätzlich sind sie verantwortlich für die Einbehaltung der Bundes-Einkommensteuer mittels Formular W-4 und, falls zutreffend, der staatlichen Einkommensteuer, wobei die Fristen an die vierteljährlichen Meldungen angepasst sind.

Mitarbeiter können das zu versteuernde Einkommen durch Standardabzüge (z.B. $14.600 für Ledige, $29.200 für gemeinsam Veranlagte im Jahr 2025), detaillierte Abzüge (Medizinische Ausgaben, SALT bis zu $10.000, Hypothekenzinsen, Spenden) und Abzüge über die Linie (IRA-Beiträge, Studentendarlehenszinsen, HSA-Beiträge) reduzieren. Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen bestimmte Meldefristen einhalten: Formular W-2 bis zum 31. Januar, Formular 941 vierteljährlich, Formular 940 jährlich und individuelle Steuererklärungen (Formular 1040) bis zum 15. April. Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen unterliegen zusätzlichen Regeln, einschließlich Visa-Klassifikationen, Steuerabkommen und Verrechnungspreisen, wobei spezielle Formulare wie W-8BEN verwendet werden, um Steuerabkommen zu beanspruchen und den ausländischen Status zu bestätigen.

Die Gehaltslandschaft in den USA variiert erheblich nach Branche, Rolle und Standort, wobei stark nachgefragte Sektoren wie Technologie und Finanzen deutlich höhere Vergütungen bieten. Zum Beispiel verdienen Softwareingenieure zwischen 90.000 und 160.000 USD, während Data Scientists 110.000 bis 180.000 USD verdienen können. Gesundheitswesen-Positionen wie registrierte Krankenschwestern verdienen typischerweise zwischen 75.000 und 110.000 USD, während Positionen in Fertigung und Marketing je nach Stelle zwischen 40.000 und 140.000 USD liegen.

Mindestlohngesetze unterscheiden sich zwischen den Bundesstaaten, wobei Kalifornien und New York Raten von 16,00 USD pro Stunde festlegen und Washington bei 16,28 USD liegt. Arbeitgeber müssen die jeweils höchste anwendbare Lohnvorschrift einhalten, wobei lokale Variationen und Regeln für Trinkgeldempfänger berücksichtigt werden, bei denen die bundesweiten Mindestlöhne 2,13 USD pro Stunde betragen, wenn Trinkgelder den bundesweiten Mindestlohn erreichen.

Vergütungspakete beinhalten oft Boni wie Leistungs-, Einstiegs-, Bindungs-, Gewinnbeteiligungs- und Aktienoptionen sowie Zulagen für Wohnen, Transport, Verpflegung und Bildung. Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel alle zwei Wochen per Direktüberweisung, mit Abzügen für Steuern, Social Security, Medicare und andere Leistungen.

Gehaltsentwicklungen im Jahr 2025 werden durch Inflation, Arbeitskräftemangel, Anpassungen an Remote-Arbeit und eine Skills-Lücke in den Bereichen Technik und Daten getrieben. Experten prognostizieren weiterhin Gehaltserhöhungen in den stark nachgefragten Sektoren, was Unternehmen dazu veranlasst, Vergütungspakete zu verbessern, um Talente anzuziehen und zu halten.

In den Vereinigten Staaten werden Urlaubsregelungen hauptsächlich vom Arbeitgeber nach eigenem Ermessen festgelegt und variieren je nach Bundesstaat und Lokalität, da es keine bundesweiten Vorgaben für bezahlten Urlaub oder Krankheitsurlaub gibt. Viele Arbeitgeber bieten bezahlte Urlaubsleistungen an, die oft mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit steigen, aber einige Bundesstaaten und Städte haben Gesetze erlassen, die bezahlte Freizeit (PTO) mit spezifischen Ansammel- und Nutzungsvorschriften vorschreiben. Use-it-or-lose-it-Politiken sind üblich, unterliegen jedoch den Vorschriften der Bundesstaaten, und einige Arbeitgeber bieten Übertragungsoptionen oder flexible Feiertage für zusätzliche Flexibilität an.

Öffentliche Feiertage werden landesweit begangen, wobei die bundesweiten Feiertage in der untenstehenden Tabelle aufgeführt sind. Während private Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, an diesen Tagen zu zahlen, tun dies viele im Rahmen von Benefits-Paketen. Zusätzlich ist Krankheitsurlaub nicht bundesweit vorgeschrieben, aber zahlreiche Bundesstaaten und Lokalitäten haben Gesetze, die bezahlten Krankheitsurlaub vorschreiben, sodass Mitarbeitende Tage für Krankheit oder Pflegeansprüche ansammeln können. Für Elternzeit gewährt das bundesweite Family and Medical Leave Act (FMLA) berechtigten Mitarbeitenden bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsschutzrechtlich gesicherten Urlaub bei Geburt, Adoption oder Familienpflege, wobei einige Bundesstaaten bezahlte Familienurlaubsprogramme anbieten.

Weitere Urlaubsarten umfassen Trauerurlaub, Studienurlaub, Sabbatical, Militärurlaub und Jury-Dienst, die oft nach Ermessen des Arbeitgebers oder unter bestimmten gesetzlichen Bestimmungen gewährt werden.

In den USA sind vom Arbeitgeber bereitgestellte Leistungen aufgrund der begrenzten nationalen Sozialversicherung entscheidend, wodurch Leistungspakete eine Schlüsselrolle bei der Gewinnung und Bindung von Talenten spielen. Arbeitgeber sehen sich komplexen Vorschriften und erheblichen Kosten gegenüber, insbesondere bei Krankenversicherungen und Altersvorsorgeplänen. Obligatorische Leistungen umfassen Social Security, Medicare, Arbeitslosenversicherung, Workers' Compensation, FMLA-Urlaub und Gesundheitsversorgung für große Arbeitgeber, während optionale Leistungen oft PTO, Gesundheits-, Zahn-, Seh-, Lebens- und Invaliditätsversicherungen, 401(k)-Pläne, EAPs, Wellness-Programme, Studienkostenrückerstattungen sowie FSAs/HSAs umfassen.

Krankenversicherung wird überwiegend vom Arbeitgeber getragen, wobei die Mitarbeiter Kosten durch Prämien und Selbstbeteiligungen teilen. Die ACA schreibt bestimmte Standards für die Versorgung vor, und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA und COBRA ist unerlässlich. Altersvorsorgeleistungen bestehen hauptsächlich aus 401(k)-Plänen, wobei einige auch Pensionspläne und IRAs anbieten, die durch ERISA geregelt sind. Das Angebot an Leistungen variiert stark je nach Unternehmensgröße und Branche, wobei große Firmen und Tech-Unternehmen in der Regel umfassendere Pakete bereitstellen. Die Kosten für Leistungen, insbesondere Krankenversicherungen, sind erheblich, und steigende Erwartungen der Mitarbeitenden erfordern wettbewerbsfähige, gut kommunizierte Benefits-Strategien.

Arbeitsverträge in den USA basieren hauptsächlich auf einem "at-will"-Rahmen, der es beiden Parteien erlaubt, das Arbeitsverhältnis jederzeit zu beenden, sofern keine spezifischen Verträge oder Gesetze etwas anderes vorsehen. Arbeitgeber verwenden zunehmend schriftliche Vereinbarungen für Führungs-, Management- oder Spezialrollen, um Erwartungen zu klären und Streitigkeiten zu minimieren. Diese Vereinbarungen müssen den Bundes- und Landesgesetzen entsprechen und Regelungen zu Vergütung, Leistungen, Kündigungsbedingungen und geistigem Eigentum enthalten.

Arten von Arbeitsverträgen umfassen befristete, unbefristete, at-will und Tarifverträge (CBAs). Wichtige Klauseln, die typischerweise erforderlich sind, betreffen Vergütung, Kündigung, Vertraulichkeit, Wettbewerbsverbote und geistiges Eigentum, wobei die spezifischen Anforderungen je nach Bundesstaat variieren. Richtig formulierte Vereinbarungen helfen, die Interessen des Arbeitgebers zu schützen, die rechtliche Einhaltung sicherzustellen und ein stabiles Arbeitsumfeld zu fördern.

Das Verständnis dieser Elemente ist für Arbeitgeber entscheidend, um die rechtliche Konformität zu gewährleisten, Geschäftsinteressen zu schützen und klare Beschäftigungsverhältnisse zu schaffen.

Remote work in the U.S. hat erheblich zugenommen und bietet Vorteile wie gesteigerte Produktivität, Kosteneinsparungen und Zugang zu einem breiteren Talentpool, bringt jedoch auch Herausforderungen in den Bereichen Compliance, Sicherheit und Engagement mit sich. Rechtlich sind Remote-Mitarbeiter durch Gesetze wie FLSA, OSHA, ADA und Title VII geschützt, wobei einige Bundesstaaten zusätzliche Regelungen erlassen haben, wie das Recht auf Antrag auf Remote-Arbeit und Erstattung von Auslagen. Arbeitgeber müssen klare Richtlinien zu Anspruchsvoraussetzungen, Sicherheit, Datenschutz und Kommunikation entwickeln, um die Einhaltung der bundesstaatlichen, bundesstaatlichen und lokalen Gesetze sicherzustellen.

Flexible Arbeitsmodelle umfassen Telearbeit, verkürzte Arbeitswochen, Flextime, Jobsharing, Teilzeit und hybride Modelle. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die Bewertung der Eignung, die Festlegung von Richtlinien, die Bereitstellung von Technologie und eine kontinuierliche Überwachung. Datenschutz ist entscheidend und erfordert Sicherheitsrichtlinien, Zugriffskontrollen, Mitarbeiterschulungen und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie CCPA. Arbeitgeber sollten auch klare Erstattungspolitiken für Ausrüstung, Internet und Büromaterialien haben, unterstützt durch Dokumentation und das Verständnis steuerlicher Implikationen.

Eine zuverlässige Technologieinfrastruktur ist unerlässlich, einschließlich Hochgeschwindigkeitsinternet, Kollaborationstools, VPNs, Cloud-Dienste und technischer Unterstützung. Die Sicherstellung der Konnektivität und Sicherheitsmaßnahmen, wie Backup-Internetoptionen, trägt dazu bei, Produktivität und Datensicherheit aufrechtzuerhalten. Insgesamt ermöglicht eine proaktive Verwaltung der rechtlichen, technologischen und logistischen Aspekte nachhaltige Remote-Work-Programme, die mit den Geschäftsziele in Einklang stehen.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses in den USA folgt hauptsächlich dem Prinzip der "at-will", das Arbeitgebern erlaubt, Mitarbeiter aus jedem rechtlich zulässigen Grund zu entlassen und Mitarbeitern das Verlassen ohne Vorankündigung zu ermöglichen. Ausnahmen sind Schutzmaßnahmen gegen Diskriminierung, Vergeltungsmaßnahmen und Vertragsverletzungen. Arbeitgeber müssen Faktoren wie den Status des Mitarbeiters, den Grund für die Beendigung und geltende Gesetze berücksichtigen, um rechtliche Haftung und Rufschädigung zu vermeiden.

Die Anforderungen an die Benachrichtigung variieren: bei "at-will"-Mitarbeitern besteht in der Regel keine gesetzliche Verpflichtung zur Vorankündigung, aber Verträge, Tarifvereinbarungen oder Landesgesetze (wie WARN) können Fristen vorsehen, häufig 60 Tage bei Massenentlassungen. Abfindungen sind auf Bundesebene nicht vorgeschrieben, können aber durch Verträge, Richtlinien oder Vereinbarungen erforderlich sein, wobei übliche Berechnungsmethoden feste Summen, dienstzeitabhängige Formeln oder Gehaltsfortzahlungen umfassen. Kündigungen können "aus wichtigem Grund" (z.B. Fehlverhalten, schlechte Leistung) oder "ohne Grund" erfolgen, müssen jedoch den Anti-Diskriminierungs- und Vergeltungsgesetzen entsprechen. Verfahrensschritte umfassen Dokumentation, rechtliche Beratung, Abschlusszahlung, Leistungsverwaltung, Rückgabe von Eigentum und Vertraulichkeit.

Im sich entwickelnden Arbeitsumfeld in den USA gewinnen unabhängige Vertragsverhältnisse und Freelancing in zahlreichen Branchen an Bedeutung, was Unternehmen Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten bietet. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die rechtlichen Unterschiede zwischen Mitarbeitern und Contractors zu verstehen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, die zu Strafen führen können. Die IRS verwendet einen Drei-Faktoren-Test, der sich auf Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung konzentriert, um Arbeiter zu klassifizieren. Verträge mit independent Contractors sollten klar den Umfang, die Zahlungsbedingungen, Rechte an geistigem Eigentum und Kündigungsbedingungen definieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und beide Parteien zu schützen.

Independent Contractors kümmern sich selbst um ihre Steuerpflichten, einschließlich geschätzter vierteljährlicher Steuern und Selbstständigensteuer, und können Geschäftsausgaben absetzen. Arbeitgeber müssen für Zahlungen über 600 USD das Formular 1099-NEC ausstellen. Versicherungen wie allgemeine Haftpflicht- und Berufshaftpflichtversicherung sind oft erforderlich, um beide Parteien zu schützen. Schlüsselbranchen, die Independent Contractors nutzen, sind Technologie, kreative Dienstleistungen, Beratung, Gesundheitswesen und professionelle Dienste, in denen sie Nischenexpertise und projektbasierte Flexibilität bieten.

Das US-Arbeitserlaubnissystem umfasst verschiedene Visakategorien, die auf unterschiedliche Beschäftigungsbedürfnisse zugeschnitten sind, wobei gängige Typen H-1B (Spezialberufe), L-1 (innerbetriebliche Versetzte), E-2 (Vertragspartner-Investoren), O-1 (außergewöhnliche Fähigkeiten) und TN (NAFTA-Profis) umfassen. Arbeitgeber müssen ausländische Arbeitnehmer durch Petitionen, die beim USCIS eingereicht werden, sponsern, wobei häufig Arbeitsbedingungsanträge (LCA) vom Department of Labor erforderlich sind, um faire Löhne und Bedingungen sicherzustellen. Der Antragsprozess beinhaltet Arbeitgeber-Sponsoring, Einreichung der erforderlichen Dokumentation, Visainterview und die Einreise in die USA nach Genehmigung.

Wichtige Datenpunkte für Arbeitgeber:

Viele ausländische Arbeitnehmer streben eine dauerhafte Aufenthaltserlaubnis über employer-sponsored Green Cards oder Kategorien wie EB-1, EB-2 und EB-3 an, mit Wegen zur Selbstpetition in außergewöhnlichen Fällen. Abhängigkeitsvisa (z.B. H-4, L-2, E) ermöglichen Ehepartnern und Kindern, Arbeitnehmer zu begleiten, wobei einige für Arbeitserlaubnisse berechtigt sind. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen strenge Compliance-Verpflichtungen einhalten, einschließlich Lohnvorschriften, Aufzeichnungen und Meldung von Änderungen, um Strafen oder Abschiebung zu vermeiden.