Employer of Record in Vereinigte Staaten von Amerika

Wie ein Employer of Record in den Vereinigten Staaten funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) ist ein Drittanbieter-Unternehmen in den Vereinigten Staaten, das im Auftrag eines anderen Unternehmens als Arbeitgeber fungiert.

EORs werden typischerweise von Unternehmen genutzt, die ausländische Arbeitnehmer beschäftigen möchten, ohne den Aufwand und die Kosten einer Gründung einer registrierten juristischen Person in diesem Land zu haben.

Sie übernehmen alle rechtlichen und administrativen Aspekte der Beschäftigung, wie Onboarding, Gehaltsabrechnung, Steuern und Mitarbeitervorteile, während Sie weiterhin die Arbeit der Mitarbeiter verwalten.

Rivermate’s EOR-Dienstleistungen basieren auf drei Säulen:

• Lokale HR-Experten, die den Markt und die Beschäftigungsgesetze kennen.
• Ein Netzwerk von Partnern, das es uns ermöglicht, wettbewerbsfähige Vorteile anzubieten.
• Die Rivermate Plattform, die jeden Aspekt der Beschäftigungsbeziehung vereinfacht.

Die Nutzung eines EOR-Anbieters in den Vereinigten Staaten ermöglicht es Ihnen, sich auf die Grundlagen Ihres Geschäfts zu konzentrieren, in dem Wissen, dass Ihre ausländischen Mitarbeiter von einer Entität betreut werden, die alle lokalen Gesetze und Praktiken versteht.

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Arbeitsmarkt in den Vereinigten Staaten: Auf einen Blick

Der Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Kalifornien
Einstellungsfristen:	3-4 Werktage sind in der Regel ausreichend
Nachgefragte Branchen:	Vertrieb, Verwaltungs- und Buchhaltungsrollen
Branchen mit Fachkräftemangel:	Gesundheitswesen, Einzelhandel und Vertrieb

Der Gehaltsmarkt
Arbeitgebersteuerbeiträge:	Sozialversicherung: 6,2 % auf Löhne bis zu $184.500 pro Mitarbeiter Medicare: 1,45 % Bundesarbeitslosenversicherung: 6 % auf die ersten $7.000 des Lohns jedes Mitarbeiters Bundesstaatliche Arbeitslosenversicherung: variiert nach Bundesstaat
Mindestlohn:	Der bundesweite Mindestlohn liegt bei $7,25 pro Stunde, obwohl viele Bundesstaaten und Städte höhere Mindestlohnsätze haben
Durchschnittliches Brutto-Jahresgehalt:	$62.608
Einkommensteuerklassen:	Der bundesstaatliche Einkommensteuertarif ist progresiv, mit Raten zwischen 10 % und 37 %. Einige Bundesstaaten erheben eine zusätzliche Einkommensteuer

Was kostet es, in den Vereinigten Staaten einzustellen?

Die Vereinigten Staaten sind voll von talentierten und ambitionierten Mitarbeitern, aber sie sind im Vergleich zu anderen Ländern relativ teuer zu beschäftigen.

US-Unternehmer sollten ihren Standort sorgfältig wählen, da Vorschriften bezüglich Gehalt, Steuern und Mitarbeitervorteilen von Bundesstaat zu Bundesstaat stark variieren können.

Gehaltsanforderungen

Der bundesweite Mindestlohn in den USA beträgt $7,25 pro Stunde. Für einen Vollzeitbeschäftigten, der 40 Stunden pro Woche arbeitet, entspricht das einem Gehalt von $15.080.

Viele US-Bundesstaaten und Gemeinden verlangen jedoch einen höheren Mindestlohn. Der höchste Bundesstaatliche Mindestlohn liegt derzeit bei $17,13 pro Stunde in Washington, wobei dieser jährlich an die Inflation angepasst wird.

Nach Bundesrecht müssen Mitarbeiter, die über 40 Stunden in der Woche arbeiten, mindestens das 1,5-fache ihres regulären Lohns als Überstundenvergütung erhalten, wobei Ausnahmen gelten. Einige Bundesstaaten verlangen sogar noch großzügigere Überstundenregelungen.

Arbeitgeberbeiträge

In den USA sind Arbeitgeber verpflichtet, folgende Lohnsteuer beiträge zu zahlen:

• Sozialversicherung: 6,2 % auf Löhne bis zu $184.500 pro Mitarbeiter.
• Medicare: 1,45 % auf alle Mitarbeitendenlöhne ohne Begrenzung.
• Bundesarbeitslosenversicherung (FUCA): 6 % auf die ersten $7.000 des Lohns jedes Mitarbeiters.

Je nach Standort des Unternehmens können auch Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUCA) fällig sein. Die Raten und Lohnobergrenzen variieren je nach Bundesstaat.

Es gibt keine bundesweiten Gesetze zu Arbeitgeberpensionen, obwohl viele Arbeitgeber eine 401(k)-Rente anbieten, um die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Gesetzliche Vorteile

Unter dem Affordable Care Act (ACA) sind US-Arbeitgeber, die im vorherigen Kalenderjahr 50 oder mehr Vollzeitmitarbeiter (einschließlich Vollzeitäquivalente) beschäftigt haben, verpflichtet, erschwingliche Krankenversicherung anzubieten. Oft subventionieren sie diese Versicherungspläne, um die Definition von erschwinglich gemäß dem ACA zu erfüllen, obwohl dies keine Pflicht ist.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern bezahlte Freistellungen anzubieten. Das Bundesrecht schreibt auch keine bezahlte Mutterschafts- oder Krankengeldzeit vor, obwohl einige Bundesstaaten dies für alle verpflichtend machen.

Gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) haben Mitarbeiter Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub pro Jahr für bestimmte Familien- und Krankheitsgründe, jedoch erst nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit. Diese Regel gilt nur für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern in der Region.

Kostenrechner für Beschäftigung

Nutzen Sie unseren Kostenrechner für Beschäftigung, um eine genauere Schätzung der Kosten für die Einstellung Ihres Mitarbeiters in den Vereinigten Staaten zu erhalten.

Wie die Einstellung in den Vereinigten Staaten wirklich aussieht

Marktbedingungen	Was ein Arbeitgeber wissen muss
Talentverfügbarkeit	Der Talentpool ist groß, aber Fachkräfte befinden sich oft in größeren Städten, wo großzügigere Gehälter gezahlt werden. Die größten Zentren vieler Branchen mit hohen Gehältern befinden sich in den nordöstlichen Bundesstaaten wie New York, Massachusetts, New Jersey und Connecticut.
Branchen mit Top-Gehältern	Gesundheitswesen, Versorger und Technologie.
Fachkräftemangel	Es besteht eine enorme Nachfrage nach registrierten Krankenschwestern in allen US-Bundesstaaten, während Vakanzstellen für Verkaufsmitarbeiter im Einzelhandel, Ärzte und Lkw-Fahrer ebenfalls zu den am häufigsten ausgeschriebenen gehören.
Schlüsselherausforderung für Arbeitgeber	Geschäftsinhaber, die in mehreren US-Bundesstaaten tätig sind, müssen mehrere Arbeitsgesetze auf Bundes- und Ebene verstehen und respektieren.

Der US-Arbeitsmarkt gilt 2026 aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheit als eher langsam. Für Arbeitgeber, die einstellen wollen, bedeutet das, dass es keine Knappheit an talentierten Kandidaten geben sollte. Historisch gesehen beginnt der Arbeitsmarkt meist nach der Amtseinführung eines neuen Präsidenten wieder anzuziehen und kühlt dann langsam wieder ab.

Der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter ist relativ reibungslos. Solange keine komplizierten Vertragsänderungen vorliegen und alle erforderlichen Dokumente zeitnah eingereicht werden, sollten Mitarbeiter in der Regel innerhalb von drei Werktagen einsatzbereit sein.

Compliance-Risiken, die Arbeitgeber kennen müssen

Arbeitsrecht in den Vereinigten Staaten ist relativ flexibel in Bezug auf Arbeitsverträge. Es gibt viel Freiraum, um individuelle Bedingungen hinzuzufügen, allerdings variieren die Vorschriften zu Wettbewerbsverboten erheblich auf Bundesstaatsebene.

Das Bundesrecht ist wohl recht großzügig gegenüber Unternehmern, zumindest im Vergleich zu den meisten europäischen Ländern, in denen Arbeitnehmer in der Regel mehr Rechte und Vorteile erhalten.

Dennoch gibt es wichtige HR-Vorschriften, denen Arbeitgeber folgen müssen, um finanzielle Strafen zu vermeiden.

Arbeitgeber müssen bundes-, staats- und kommunalrechtliche Vorschriften einhalten

Das Arbeitsrecht in den USA ist oft in Bundes- und Landesgesetze aufgeteilt.

In manchen Fällen müssen Unternehmer beide Gesetze gleichzeitig befolgen, beispielsweise bei der Zahlung von Bundes- und Landessteuern.

Es gibt jedoch Situationen, in denen Landesgesetze Bundesrecht überschreiben. Ein offensichtliches Beispiel ist der Mindestlohn. Im Januar 2026 gab es 30 Bundesstaaten mit einem Mindestlohn höher als den bundesweiten $7,25 pro Stunde.

Mehrere Bundesstaaten haben eigene Arbeitsgesetze hinsichtlich der Behandlung von Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Zudem gibt es Bundesstaaten mit Feiertagen, die in anderen Bundesstaaten nicht beobachtet werden.

Falls das nicht schon kompliziert genug ist, haben viele Städte und Kreise eigene Gesetze, die sowohl Bundes- als auch Landesgesetze überschreiben.

Laut dem Economic Policy Institute gibt es derzeit 69 Gemeinden mit eigenen Mindestlohnregelungen.

Gerade für Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Bundesstaaten ist es schwierig, mit den unterschiedlichen Regeln Schritt zu halten.

Arbeitgeber müssen genaue Mitarbeiteraufzeichnungen führen

Laut dem Fair Labor Standards Act (FLSA) sind Arbeitgeber verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über ihre Mitarbeiter zu führen. Diese sollten Löhne, gearbeitete Stunden und Abzüge für die gedeckten Mitarbeiter enthalten.

Solche Aufzeichnungen können im Streitfall entscheidend sein, falls ein Mitarbeiter behauptet, ausgebeutet worden zu sein.

Ein bekannter Fall, der die Schwere dieses Gesetzes illustriert, war die Klage gegen Tyson Foods im Jahr 2016.

Die Mitarbeiter behaupteten, sie würden nicht ausreichend für die Zeit bezahlt, die sie für das An- und Ablegen von Schutzuniformen aufwenden, und Tyson Foods hatte keine Unterlagen, die das widerlegen. Ihnen wurden 2,9 Millionen Dollar zugesprochen.

Kündigungsfristen werden in den USA standardmäßig nicht angeboten

Während Arbeitnehmer und Arbeitgeber in vielen Ländern gesetzlich verpflichtet sind, vor dem Ausscheiden eine Kündigungsfrist einzuhalten, ist das in den Vereinigten Staaten selten der Fall.

Das US-Standardmodell ist die „at-will employment“-Regelung, die es Arbeitgebern ermöglicht, Mitarbeiter sofort zu entlassen, ohne einen triftigen Grund angeben zu müssen.

Auf der anderen Seite erlaubt dies auch den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu kündigen, das Büro zu verlassen und nie wiederzukommen.

Einige Bundesstaaten haben Arbeitsgesetze, die den Schutz für Arbeitnehmer erhöhen, und gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer sind ebenfalls meistens besser geschützt.

Kündigungsfristen können in höher qualifizierten Arbeitsverhältnissen vertraglich geregelt sein, aber das ist nicht immer der Fall.

Vorteile der Einstellung von Mitarbeitern durch einen EOR in den Vereinigten Staaten

Obwohl die Vereinigten Staaten nicht so viele umfassende Arbeitnehmerrechte wie andere Länder bieten, ist es wichtig, die bestehenden Rechte äußerst sorgfältig zu beachten. Die Nichtbeachtung des US-Arbeitsrechts auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene kann zu erheblichen finanziellen Strafen führen.

Als beschäftigter Unternehmer haben Sie wahrscheinlich keine Lust, sich mit all den unterschiedlichen Vorschriften auseinanderzusetzen, vor allem, wenn Sie in mehreren Bundesstaaten einstellen möchten.

Um Zeit zu sparen und schwere Geldstrafen zu vermeiden, entscheiden sich viele Unternehmer dafür, US-Mitarbeiter über einen Employer of Record einzustellen.

Bei Rivermate unterstützen wir Arbeitgeber, indem wir:

• eine lokale Einheit in den Vereinigten Staaten etablieren.
• die Gehaltsabrechnung, Steuern, Vorteile, Kündigungen und verschiedene andere Aspekte der Beschäftigungsbeziehung verwalten.
• vollständige Einhaltung aller US-Beschäftigungsvorschriften sicherstellen.

So können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Ihre Mitarbeiter verwalten und Ihr Geschäft ausbauen.

Bereit, in den Vereinigten Staaten zu rekrutieren?

Die Einstellung in den Vereinigten Staaten ist mehr als die Suche nach einem geeigneten Kandidaten. Sie umfasst die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Steuern und Vorteilen sowie die vollständige Einhaltung der Arbeitsvorschriften der USA. Rivermate kümmert sich um alle schwierigen lokalen Feinheiten, damit Sie mit Zuversicht einstellen können.

Sprechen Sie mit einem US-Recruiting-Experten

Quellen:

1 www.dol.gov/agencies/whd/minimum-wage/state#wa
2 www.bls.gov/ooh/highest-paying.htm
3 lightcast.io/resources/blog/america8217s-highest-paying-industries
4 www.lightcast.io/resources/blog/most-posted-for-jobs-in-each-us-state
5 www.epi.org/minimum-wage-tracker/
6 supreme.justia.com/cases/federal/us/577/442/
7 www.irs.gov/affordable-care-act/employers/employer-shared-responsibility-provisions
8 www.bls.gov/news.release/jltst.t13.htm
9 www.bls.gov/cps/cpsaat39.htm
10 www.irs.gov/filing/federal-income-tax-rates-and-brackets
11 www.bls.gov/ces/publications/length-pay-period.htm
12 www.ftc.gov/news-events/news/press-releases/2024/04/ftc-announces-rule-banning-noncompetes
13 https://www.dol.gov/general/topic/benefits-leave/fmla