Employer of Record in Vereinigte Staaten von Amerika

Ein Employer of Record (EOR) ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Dies ermöglicht es Ihnen, ein Team in den Vereinigten Staaten aufzubauen, ohne eine eigene lokale Gesellschaft zu gründen. Der EOR übernimmt alle administrativen und rechtlichen Aufgaben der Beschäftigung. Denken Sie an Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der US-Arbeitsgesetze. Sie verwalten weiterhin die tägliche Arbeit Ihres Teams, aber der EOR übernimmt die rechtlichen Verantwortlichkeiten eines Arbeitgebers. Für Unternehmen, die in den USA einstellen möchten, vereinfacht ein EOR wie Rivermate den Prozess.

Wie ein Employer of Record (EOR) in den Vereinigten Staaten funktioniert

Die Nutzung eines EOR zur Einstellung in den USA ist ein unkomplizierter Prozess. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber, während Sie die Kontrolle über die Arbeit Ihres Mitarbeiters behalten.

So funktioniert es typischerweise:

1. Sie finden die Talente. Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in den USA einstellen möchten.
2. Der EOR erstellt einen rechtskonformen Vertrag. Der EOR erstellt eine Beschäftigungsvereinbarung, die allen relevanten US-Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen entspricht.
3. Der EOR onboarding Ihren neuen Mitarbeiter. Sie kümmern sich um alle notwendigen Unterlagen, einschließlich Steuerformulare und Beschäftigungsberechtigung (Formular I-9), was eine Anforderung der US Citizenship and Immigration Services ist (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Sie verwalten Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Der EOR verarbeitet die Gehaltsabrechnung, zieht die korrekten Steuern ab und verwaltet die Sozialleistungen der Mitarbeiter. Dazu gehören Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare, wie vom Internal Revenue Service vorgeschrieben (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Sie verwalten die tägliche Arbeit des Mitarbeiters. Sie sind verantwortlich für die Aufgaben, Leistung und Integration Ihres Mitarbeiters in Ihre Unternehmenskultur. Der EOR kümmert sich um die HR- und Rechtsaspekte der Beschäftigung.

Warum einen Employer of Record in den Vereinigten Staaten verwenden

Die Nutzung eines EOR in den Vereinigten Staaten bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, ein Team aufzubauen. Es entfernt die größten Hürden bei der Expansion in ein neues Land und ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Geschäftsziele zu konzentrieren.

Hier sind einige wichtige Vorteile:

• Vermeiden Sie die Gründung einer rechtlichen Einheit. Sie können US-Mitarbeiter einstellen, ohne die Zeit und Kosten für die Gründung einer rechtlichen Einheit im Land aufwenden zu müssen.
• Bleiben Sie gesetzeskonform mit den Arbeitsgesetzen. Das US-Arbeitsrecht ist komplex, mit Vorschriften auf Bundes-, Landes- und sogar Stadtebene. Ein EOR kennt diese Vorschriften und sorgt dafür, dass Sie compliant bleiben.
• Vereinfachen Sie Gehaltsabrechnung und Steuern. Der EOR verwaltet alle Aspekte der Gehaltsabrechnung, einschließlich Steuerabzug und -meldung, was in den USA kompliziert sein kann.
• Bieten Sie wettbewerbsfähige Sozialleistungen an. EORs können oft Zugang zu besseren und erschwinglicheren Sozialleistungen bieten, als es ein kleines Unternehmen allein könnte.
• Reduzieren Sie Risiken. Der EOR übernimmt die rechtlichen Risiken der Beschäftigung und schützt Sie vor möglichen Bußgeldern und Strafen bei Nichteinhaltung.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Vereinigte Staaten von Amerika umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Vereinigte Staaten von Amerika gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in den Vereinigten Staaten von Amerika kann komplex erscheinen. Sie haben Bundes-, Bundesstaats- und manchmal sogar lokale Gesetze zu berücksichtigen. Der US-Markt ist riesig, vielfältig und verfügt über einen großen Talentpool. Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern basiert die USA weitgehend auf dem Prinzip der "at-will" employment. Das bedeutet, dass entweder Sie oder der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis jederzeit aus beliebigem, nicht illegalen Grund beenden können. Dies gibt Ihnen Flexibilität, erfordert jedoch von Anfang an klare Richtlinien für Ihre Einstellungspraktiken.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

In den USA ist es nicht immer erforderlich, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu haben. Viele Arbeitsverhältnisse basieren auf einem einfachen Angebotsschreiben. Für Schlüsselpositionen ist jedoch ein formeller Vertrag eine gute Idee. Er schafft Klarheit für Sie und Ihren Mitarbeiter.

Die meisten Arbeitsverträge in den USA sind unbefristet. Befristete Verträge sind weniger üblich und werden typischerweise für bestimmte Projekte verwendet.

Hier sind einige gängige Klauseln, die Sie aufnehmen sollten:

• Stellenbeschreibung: Klare Darstellung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Vergütung: Details zum Gehalt, Boni und anderen Zahlungen.
• Vorteile: Erwähnung von Krankenversicherung, Altersvorsorge und weiteren Benefits.
• Vertraulichkeit: Einschluss einer Geheimhaltungsvereinbarung zum Schutz der Informationen Ihres Unternehmens.
• Kündigung: Erläuterung der Bedingungen, unter denen beide Parteien das Arbeitsverhältnis beenden können.

Probezeit

Probezeiten sind in den USA üblich, sind aber in den meisten Bundesstaaten nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie dienen als Testphase für Sie und den neuen Mitarbeiter, um festzustellen, ob die Zusammenarbeit passt. Eine typische Probezeit beträgt 90 Tage, kann aber je nach Rolle kürzer oder länger sein.

Aufgrund des "at-will" employment-Systems ändert eine Probezeit die Kündigungsbedingungen nicht wesentlich. Sie können einen Mitarbeiter auch nach der Probezeit kündigen. Sie schafft jedoch eine klare Erwartung hinsichtlich der Leistungsbeurteilung in den ersten Monaten der Beschäftigung.

Arbeitszeiten & Überstunden

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) ist das Bundesgesetz, das die Arbeitszeiten und Überstunden in den USA regelt.

• Eine reguläre Arbeitswoche umfasst 40 Stunden.
• Überstunden, die über 40 Stunden in einer Woche hinausgehen, müssen als Überstunden bezahlt werden.
• Der Überstundensatz beträgt mindestens das 1,5-fache des regulären Stundenlohns des Mitarbeiters.

Einige Mitarbeiter sind "exempt" von Überstundenvergütung. Dies gilt in der Regel für Gehaltsangestellte in leitenden, administrativen oder professionellen Rollen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Beachten Sie, dass einige Bundesstaaten eigene Überstundenregelungen haben, die großzügiger sein können als die Bundesgesetze.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die USA haben eine Reihe von Bundesfeiertagen. Private Arbeitgeber sind jedoch nicht verpflichtet, den Mitarbeitern an diesen Feiertagen bezahlte Freizeit zu gewähren. Die meisten Unternehmen beobachten die wichtigsten Feiertage.

Hier ist eine Liste der Bundesfeiertage in den Vereinigten Staaten:

Einige Bundesstaaten und Städte haben zusätzlich eigene offizielle Feiertage.

Hiring contractors in United States of America

Die Einstellung von unabhängigen Contractors kann eine flexible Möglichkeit sein, spezielle Fähigkeiten für bestimmte Projekte einzubringen. Contractors sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich und erhalten nicht die gleichen Vorteile wie Arbeitnehmer.

Es ist entscheidend, Arbeiter korrekt zu klassifizieren. Eine falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu erheblichen Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Bußgeldern. Der Internal Revenue Service (IRS) hat strenge Richtlinien zur Bestimmung des Status eines Arbeitnehmers.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, das Risiko der Fehlklassifizierung zu minimieren. Ein EOR beschäftigt rechtlich Arbeitnehmer in Ihrem Auftrag, übernimmt die Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuern, Benefits und die Einhaltung der Arbeitsgesetze. So können Sie Talente in den USA beschäftigen, ohne die rechtlichen und administrativen Belastungen einer direkten Anstellung zu tragen.

Das Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in den Vereinigten Staaten kann komplex erscheinen. Jeder der 50 Bundesstaaten hat seine eigenen Regeln, und Sie müssen sowohl Bundes- als auch Landesgesetze einhalten. Es geht darum, alle Teile des Gehalts eines Mitarbeiters zu verstehen, einschließlich dessen, was Sie hinzufügen und was Sie abziehen. Dies richtig zu machen, ist entscheidend für den Betrieb eines konformen und erfolgreichen Geschäfts.

Gehaltsabrechnungszyklen & Lohnstruktur

In den USA können Sie Ihre Mitarbeiter nach unterschiedlichen Zeitplänen bezahlen. Die gängigsten sind wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich.

• Wöchentlich: Sie bezahlen die Mitarbeiter jede Woche, was zu 52 Gehaltszahlungen pro Jahr führt. Dies ist üblich in Branchen wie Bauwesen und Gastronomie.
• Zweiwöchentlich: Sie bezahlen die Mitarbeiter alle zwei Wochen, insgesamt 26 Gehaltszahlungen pro Jahr. Viele Unternehmen im Gesundheitswesen und in der Technologie verwenden diesen Zeitplan.
• Halbmonatlich: Sie bezahlen die Mitarbeiter zweimal im Monat, meist am 15. und am letzten Tag des Monats. Das bedeutet 24 Gehaltszahlungen pro Jahr und wird häufig für festangestellte Mitarbeiter verwendet.
• Monatlich: Sie bezahlen die Mitarbeiter einmal im Monat, also 12 Gehaltszahlungen pro Jahr.

Ihre Lohnstruktur hängt davon ab, ob Ihre Mitarbeiter festangestellt oder stundenweise bezahlt werden. Ein Gehalt ist ein fester Betrag, der bei jedem Zahlungszeitraum ausgezahlt wird. Ein Lohn basiert auf einem Stundenlohn, sodass die Gesamtsumme vom geleisteten Arbeitsstunden abhängt.

Überstunden & Mindestlöhne

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) ist das Bundesgesetz, das die Regeln für Überstunden und Mindestlohn festlegt.

Der bundesweite Mindestlohn beträgt derzeit $7,25 pro Stunde. Viele Bundesstaaten und Städte haben jedoch eigene höhere Mindestlohnsätze. Wenn der Landes- oder Kommunalrate höher ist, müssen Sie den höheren Lohn zahlen.

Für Überstunden verlangt das FLSA, dass Sie nichtbefreite Mitarbeiter 1,5-mal ihres regulären Stundenlohns für alle Stunden, die sie über 40 in einer Arbeitswoche arbeiten, bezahlen. Eine Arbeitswoche ist ein fester Zeitraum von sieben aufeinanderfolgenden Tagen. Es ist wichtig zu wissen, dass es keine gesetzliche Begrenzung für die Anzahl der Stunden gibt, die ein Mitarbeiter in einer Woche arbeiten kann, solange er ordnungsgemäß für Überstunden bezahlt wird.

Einige Mitarbeiter, oft solche in leitenden, administrativen oder professionellen Rollen, gelten als "befreit" von den Überstundenregeln. Dies hängt in der Regel von ihren Aufgaben und ihrer Bezahlung ab.

Arbeitgebersteuern und Beiträge

Als Arbeitgeber in den USA sind Sie verantwortlich für die Zahlung verschiedener Gehaltssteuern. Diese sind Ihre Beiträge und werden nicht von den Mitarbeiterlöhnen abgezogen. Die wichtigsten Bundessteuern sind für Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosigkeit.

Mitarbeitersteuern und Abzüge

Sie müssen auch bestimmte Steuern von den Gehältern Ihrer Mitarbeiter einbehalten und an die Regierung abführen. Diese Abzüge umfassen Bundes-, Landes- und manchmal lokale Steuern.

In den Vereinigten Staaten sind Mitarbeitervorteile und Urlaub eine Mischung aus staatlich vorgeschriebenen Programmen und unternehmensspezifischen Extras. Das bedeutet, dass Ihr Benefits-Paket von einem Arbeitgeber zum anderen stark variieren kann. Während einige Vorteile gesetzlich vorgeschrieben sind, bieten viele Unternehmen zusätzliche Leistungen an, um die besten Mitarbeitenden zu gewinnen und zu halten.

Gesetzlicher Urlaub

Die USA haben kein Bundesgesetz, das bezahlte Freizeit für Mitarbeitende vorschreibt. Das Family and Medical Leave Act (FMLA) gewährt jedoch einigen Mitarbeitenden bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsschutzrechtlich abgesicherten Urlaub pro Jahr aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen. Um Anspruch zu haben, müssen Sie mindestens 12 Monate für Ihren Arbeitgeber gearbeitet haben, mindestens 1.250 Stunden in den letzten 12 Monaten geleistet haben und an einem Standort tätig sein, an dem das Unternehmen 50 oder mehr Mitarbeitende innerhalb von 75 Meilen beschäftigt.

Einige Bundesstaaten und Städte haben eigene Gesetze, die bezahlten Krankheits- oder Familienurlaub vorschreiben.

Öffentliche Feiertage & regionale Feiertage

Die US-Regierung erkennt mehrere Bundesfeiertage an, aber private Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Ihnen dafür bezahlte Freizeit zu gewähren. Die meisten Arbeitgeber bieten jedoch bezahlte Feiertage an.

Hier sind die Bundesfeiertage für 2025:

Einige Bundesstaaten und Städte haben ebenfalls eigene offizielle Feiertage.

Typische zusätzliche Leistungen

Um Mitarbeitende zu gewinnen und zu binden, bieten viele Unternehmen Leistungen über die gesetzlichen Vorgaben hinaus an.

Wie ein Employer of Record bei der Einrichtung von Benefits helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen Benefits-Pakets in den USA kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, die verschiedenen bundes-, landes- und kommunalrechtlichen Vorgaben zu navigieren.

Ein EOR kann:

• Sicherstellen, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
• Ihnen bei der Gestaltung eines attraktiven Benefits-Pakets für Mitarbeitende helfen.
• Die Verwaltung Ihres Benefits-Programms übernehmen.
• Zeit und Ressourcen sparen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Sie Ihren Mitarbeitenden ein großartiges Benefits-Paket anbieten, ohne den Aufwand selbst zu haben.

Lassen Sie uns über die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in den Vereinigten Staaten sprechen. Der Prozess, der oft als Kündigung oder Offboarding bezeichnet wird, ist mehr als nur ein Abschied. Er umfasst eine Reihe von Schritten, um sicherzustellen, dass Sie die Trennung professionell und rechtlich korrekt abwickeln. Ein reibungsloses Offboarding hilft, Ihr Unternehmen zu schützen und den scheidenden Mitarbeiter mit Respekt zu behandeln. Dies gilt sowohl, wenn die Person kündigt, als auch, wenn Sie sich entscheiden, das Arbeitsverhältnis zu beenden. In den USA ist die meisten Beschäftigung "at-will", was bedeutet, dass entweder Sie oder der Mitarbeiter die Beziehung jederzeit aus beliebigem Grund beenden können, solange dieser nicht illegal ist. Dennoch ist ein klarer und konsequenter Offboarding-Prozess eine kluge Entscheidung.

Kündigungsfristen

In den Vereinigten Staaten besteht in der Regel keine gesetzliche Verpflichtung, einem Mitarbeiter vor der Kündigung eine Frist zu setzen. Dies liegt an der "at-will"-Beschäftigungsregelung, die in allen Bundesstaaten außer Montana gilt.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen:

• Arbeitsverträge: Wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit einem Mitarbeiter haben, kann dieser eine vorgeschriebene Kündigungsfrist festlegen.
• Unternehmensrichtlinien: Ihre eigenen Unternehmensrichtlinien könnten vorsehen, dass Sie eine bestimmte Frist einhalten.
• Gewerkschaftsvereinbarungen: Tarifverträge enthalten oft Regelungen zu Kündigungsfristen.

Obwohl es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, ist es eine übliche Höflichkeit, eine Kündigungsfrist von zwei Wochen einzuhalten. Dies kann dazu beitragen, eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten und dem Mitarbeiter Zeit zur Vorbereitung auf den Übergang zu geben.

Abfindungszahlungen

Ähnlich wie bei den Kündigungsfristen sind Sie in der Regel nicht verpflichtet, Abfindungszahlungen anzubieten. Das Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt dies nicht vor.

Hier sind einige Situationen, in denen eine Abfindung erforderlich sein könnte:

• Unternehmensrichtlinien: Wenn Ihr Mitarbeitermanual oder Ihre Unternehmenspolitik Abfindungen verspricht, müssen Sie diese gewähren.
• Arbeitsvertrag: Ein Vertrag mit einem Mitarbeiter kann eine Abfindungsvereinbarung enthalten.
• Entlassungen: Einige Bundesstaaten haben Gesetze, die bei Massenentlassungen oder Werksschließungen Abfindungen vorschreiben.

Auch wenn es nicht vorgeschrieben ist, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, Abfindungen anzubieten. Ein typisches Angebot sind ein bis zwei Wochen Gehalt pro Jahr, das der Mitarbeiter im Unternehmen gearbeitet hat. Das Angebot einer Abfindung kann eine Geste des guten Willens sein. Es kann auch im Austausch dafür genutzt werden, dass der scheidende Mitarbeiter auf Ansprüche gegen Ihr Unternehmen verzichtet.

Wie Rivermate compliant Austritte handhabt

Bei Rivermate stellen wir sicher, dass jeder Austritt eines Mitarbeiters korrekt und mit Mitgefühl abgewickelt wird. Wir verstehen, dass die Navigation durch die Komplexität des Offboardings herausfordernd sein kann. Unsere Plattform vereinfacht den Prozess für Sie.

So helfen wir:

• Rechtssichere Dokumentation: Wir stellen Ihnen die notwendigen Kündigungsschreiben und andere Dokumente zur Verfügung, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
• Berechnung des letzten Gehalts: Wir helfen Ihnen, das letzte Gehalt genau zu berechnen, einschließlich etwaiger aufgelaufener Urlaubstage, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
• Verwaltung von Leistungen: Wir begleiten Sie bei der Abwicklung von Leistungen, wie z.B. der Fortführung der Krankenversicherung unter COBRA.
• Schritt-für-Schritt-Anleitung: Unsere Plattform führt Sie durch jeden Schritt des Offboarding-Prozesses, vom ersten Entschluss bis zum abschließenden Austrittsgespräch.

Wir glauben daran, jeden Mitarbeiter mit Würde zu behandeln, auch während seines Austritts. Unser Ziel ist es, den Prozess für Sie und Ihren scheidenden Teammitglied so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Navigating the world of U.S. visas and work permits can feel complex. Essentially, a visa allows a foreign national to travel to a U.S. port of entry and request permission to enter the country. A work permit, on the other hand, is an authorization to work legally in the United States. There are many types of visas, each with its own set of rules and requirements.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Das Sponsoring eines Arbeitsvisums in den USA ist eine bedeutende Verpflichtung für jeden Arbeitgeber. Ein Employer of Record (EOR) kann diesen Prozess vereinfachen, aber es gibt einige praktische Realitäten, die zu berücksichtigen sind.

Was ein EOR typischerweise sponsern kann:

• Vereinfachter Visaverfahren: Ein EOR kann den Visaprozess transparenter und unkomplizierter gestalten, insbesondere für Unternehmen, die keine rechtliche Einheit in den USA haben.
• Green Cards: Für Unternehmen, die Mitarbeiter dauerhaft in den USA einstellen oder umziehen lassen möchten, kann ein EOR Green Cards sponsern, die den dauerhaften Aufenthaltsstatus gewähren.

Was ein EOR in der Regel nicht sponsern kann:

• Selbstsponsoring: Dies ist selten und meist für Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten, Unternehmer oder Investoren reserviert. Die meisten Arbeit visas erfordern einen Arbeitgeber-Sponsor.
• Visas ohne klare Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung: Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber, daher müssen Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters klar definiert sein.

Praktische Wege zum Sponsoring:

Der häufigste Weg zur Beschäftigung in den USA ist durch direkte Sponsoring durch das Unternehmen, bei dem die Person arbeiten wird. Ein EOR kann in diesem Prozess eine wertvolle Partnerschaft sein, indem er die administrativen und rechtlichen Komplexitäten übernimmt. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die neu im Sponsoring ausländischer Arbeitskräfte sind oder kein großes HR-Team haben.

Geschäftsreise-Compliance (Kurzzeitbesuche)

Für kurzfristige Geschäftsreisen in die USA ist das B-1-Visum die gängigste Option. Es ist wichtig, die Regeln dieses Visums zu verstehen, um die Einhaltung sicherzustellen.

Was Sie mit einem B-1-Visum tun können:

• Beratung mit Geschäftspartnern.
• Teilnahme an wissenschaftlichen, Bildungs-, Berufs- oder Geschäftskonferenzen oder -tagungen.
• Verhandlung eines Vertrags.
• Teilnahme an kurzfristigen Schulungen.

Was Sie mit einem B-1-Visum nicht tun können:

• Beschäftigung aufnehmen.
• Eine Gehaltszahlung aus einer US-Quelle erhalten.
• Unbefristet in den USA bleiben.

Wichtige Compliance-Punkte:

Um für ein B-1-Visum in Frage zu kommen, müssen Sie Folgendes nachweisen:

Der anfängliche Aufenthalt beträgt in der Regel ein bis sechs Monate, maximal ein Jahr, inklusive Verlängerungen.