Beschäftigungssteuern in Vereinigte Staaten von Amerika

Das Steuersystem der Vereinigten Staaten ist ein komplexer Rahmen, der bundesstaatliche, bundesstaatliche und manchmal lokale Regierungen umfasst, von denen jede verschiedene Steuern auf Einzelpersonen und Unternehmen erhebt. Für Arbeitgeber besteht die Hauptaufgabe darin, dieses System durch Payroll taxes, die die Steuerabzüge von Mitarbeiterlöhnen und die Zahlung der Arbeitgeberseite beinhalten, zu navigieren. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und einen reibungslosen Geschäftsablauf, egal ob einheimische oder ausländische Arbeitnehmer beschäftigt werden.

Arbeitnehmer sind wiederum der Einkommensteuer auf ihre Einkünfte unterworfen, die typischerweise durch withholding vom Arbeitgeber im Laufe des Jahres einbehalten wird. Sie können auch für ihren Anteil an bestimmten Payroll taxes verantwortlich sein. Die endgültige Steuerschuld der Arbeitnehmer wird bei Abgabe ihrer jährlichen Steuererklärung festgelegt, in der sie verschiedene Abzüge und Credits berücksichtigen können, um möglicherweise ihr zu versteuerndes Einkommen zu senken.

Arbeitgeberpflichten bei Sozialversicherung und Payroll taxes

Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten sind für mehrere bundesstaatliche Payroll taxes, hauptsächlich im Rahmen des Federal Insurance Contributions Act (FICA) und des Federal Unemployment Tax Act (FUTA), verantwortlich. Viele Bundesstaaten erheben auch eigene Arbeitslosenversicherungssteuern (SUTA) und möglicherweise zusätzliche Payroll taxes.

FICA-Steuern finanzieren die Sozialversicherungs- und Medicare-Programme. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten Beiträge zu FICA. Für 2025 wird erwartet, dass die Sätze ähnlich wie 2024 aussehen, jedoch unterliegen diese noch der offiziellen Bestätigung.

Social Security Tax: Dieser Anteil finanziert Renten-, Invaliden- und Hinterbliebenenleistungen. Der Steuersatz wird gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 beträgt er 6,2% für beide Seiten, insgesamt 12,4%. Diese Steuer gilt nur bis zu einer jährlichen Verdienstgrenze. Die Verdienstgrenze für 2024 beträgt $168.600, für 2025 wird sie voraussichtlich höher sein, die genaue Höhe wird später im Jahr 2024 bekanntgegeben.
Medicare Tax: Dieser Anteil finanziert die Krankenhausversicherung. Der Steuersatz wird ebenfalls gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 liegt der Satz bei 1,45% für beide, insgesamt 2,9%. Es gibt keine Verdienstgrenze für die reguläre Medicare-Steuer.
Zusätzliche Medicare Tax: Eine zusätzliche 0,9% Medicare-Steuer gilt für Verdienst über bestimmten Schwellenwerten ($200.000 für Einzelpersonen, $250.000 für gemeinsam veranlagte Ehepartner, $125.000 für getrennt veranlagte Ehepartner). Diese zusätzliche Steuer wird nur vom Arbeitnehmer erhoben; der Arbeitgeber hat keinen entsprechenden Anteil, ist aber für das Einbehalten ab Verdienst über die Schwelle verantwortlich.

FUTA ist eine Bundessteuer, die zusammen mit den Arbeitslosenversicherungen der Bundesstaaten Arbeitslosenentschädigungen an berechtigte Arbeitnehmer gewährt. Der Standard-FUTA-Steuersatz liegt bei 6% auf die ersten $7.000 des Verdienstes jedes Mitarbeiters pro Jahr. Arbeitgeber erhalten jedoch in der Regel einen erheblichen Gutschrift (bis zu 5,4%) auf ihre bundesbezogene Steuerlast für pünktliche Zahlung der Arbeitslosenversicherungsbeiträge der Bundesstaaten, wodurch sich der FUTA-Satz in den meisten Fällen auf 0,6% reduziert. Die SUTA-Sätze der Bundesstaaten variieren erheblich je nach Bundesstaat und hängen von Faktoren wie Branche des Arbeitgebers und der Historie von Arbeitslosenansprüchen ab.

Anforderungen an die income tax-Abzüge

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Einkommenssteuer auf Bundesebene von den Löhnen ihrer Mitarbeiter anhand der Angaben im Formular W-4, Employee's Withholding Certificate, einzubehalten. Dieses Formular hilft den Arbeitgebern, die korrekte Steuerabzugsmenge basierend auf dem Status der Steuererklärung, der Anzahl der Dependents und weiteren Anpassungen oder zusätzlichen Abzügen zu ermitteln.

Die Bundes-Einkommensteuer ist progressiv, das heißt, höhere Einkommensstufen werden mit höheren Sätzen besteuert. Die Steuerklassen und -sätze werden jährlich an die Inflation angepasst. Die Steuerklassen für 2025 werden später im Jahr 2024 veröffentlicht, sollten aber ein ähnliches Schema wie 2024 aufweisen.

Hier ein Beispiel für die Bundes-Einkommensteuerklassen 2024 für Einzelpersonen (die Klassen für 2025 unterscheiden sich):

Steuersatz	Zu versteuerndes Einkommen (Einzelpersonen)
10%	$0 bis $11.600
12%	$11.601 bis $47.150
22%	$47.151 bis $100.525
24%	$100.526 bis $191.950
32%	$191.951 bis $243.725
35%	$243.726 bis $609.350
37%	Über $609.350

Arbeitgeber verwenden die vom IRS bereitgestellten Withholding tables in Kombination mit den Angaben aus dem W-4-Formular des Mitarbeiters, um die Höhe der federalen Einkommenssteuer, die bei jedem Gehaltsscheck einzubehalten ist, zu berechnen.

Viele Bundesstaaten und einige lokale Gebiete erheben ebenfalls Einkommensteuern und verlangen, dass Arbeitgeber lokale und staatliche Einkommenssteuer entsprechend den jeweiligen lokalen Vorschriften und den Einkommensteuerformularen der Mitarbeiter abziehen (die je nach Standort variieren).

Mitarbeitermäßigungen und -freibeträge

Während sich die Arbeitgeber hauptsächlich darum kümmern, die Abzüge anhand der vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen (wie Formular W-4) vorzunehmen, können Arbeitnehmer durch diverse Abzüge und Freibeträge bei ihrer jährlichen Steuererklärung ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren.

Der häufigste Weg, das zu versteuernde Einkommen zu senken, ist die Nutzung des Standard deduction oder die itemized deductions. Der Standard deduction ist ein festgelegter Betrag, der je nach Status der Steuererklärung variiert und jährlich an die Inflation angepasst wird. Für 2025 werden die Standard-Deduction-Beträge voraussichtlich höher sein als 2024.

Hier die Standard deduction Beträge für 2024 (die 2025-Beträge werden abweichen):

Steuerstatus	Standard deduction (2024)
Single	$13.850
Verheiratet getrennt veranlagt	$13.850
Verheiratet gemeinsam	$27.700
Kopf der Haushaltsgemeinschaft	$20.800
Qualifizierter Witwer/-in	$27.700

Arbeitnehmer können auch die itemize deductions vornehmen, wenn die Summe ihrer abzugsfähigen Ausgaben (wie bestimmte Bundes- und Landessteuern bis zu einem Limit, Hypothekenzinsen, Spenden und bestimmte medizinische Ausgaben) den Standard deduction-Betrag übersteigen.

Bestimmte Abzüge können auch die take-home pay beeinflussen und möglicherweise die W-4-Berechnungen beeinflussen, z.B. vor Steuern geleistete Beiträge zu Pensionskonten (wie 401(k)s) oder Gesundheitskonten (HSA) sowie Abzüge für im Rahmen eines cafeteria plans gezahlte Krankenversicherungsprämien.

Fristen für Steuer-Compliance und Berichte

Arbeitgeber müssen strenge Fristen für die Einzahlung der einbehaltenen Steuern und die Einreichung der Payroll tax-Berichte einhalten. Versäumnisse können zu Strafen und Verzugszinsen führen.

Wichtige bundesstaatliche Meldeformulare und allgemeine Fristen sind:

Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Meldet Lohnsteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer, die vom Arbeitnehmer abgezogen wurden, sowie den Anteil des Arbeitgebers an Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer. Die Termine sind in der Regel der letzte Tag des Monats nach Ende des Quartals (30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar).
Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Meldet die jährliche FUTA-Steuerschuld des Arbeitgebers. Das Fristdatum ist in der Regel der 31. Januar des Folgejahres.
Form W-2, Wage and Tax Statement: Meldet die jährlichen Löhne eines Mitarbeiters sowie die einbehaltenen Steuern. Arbeitgeber müssen die Kopien bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Mitarbeiter aushändigen und Kopien bei der Social Security Administration (SSA) bis zum 31. Januar einreichen.
Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Ein zusammenfassendes Formular, das bei der SSA zusammen mit allen W-2-Kopien eingereicht wird. Die Frist ist der 31. Januar.

Die Frequenz der Steuervorauszahlungen (täglich, halbwochenlich, monatlich) hängt von der Steuerschuld ab. Größere Schulden erfordern häufigere Zahlungen. Die Anforderungen an die Meldung und Einzahlung von Payroll taxes auf Bundes-, Landes- und lokalen Ebenen variieren je nach Zuständigkeit.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Einstellungen von ausländischen Arbeitnehmern oder das Betreiben eines ausländischen Unternehmens in den USA bringen zusätzliche steuerliche Komplexitäten mit sich.

Arbeitnehmerklassifizierung: Es ist entscheidend zu bestimmen, ob ein ausländischer Arbeitnehmer ein resident alien oder ein non-resident alien für Steuerzwecke ist, da unterschiedliche Steuerregeln gelten. Die Residency wird grundsätzlich anhand des green card test oder des substantial presence test festgestellt.
Steuerabkommen: Die USA haben mit vielen Ländern Steuerabkommen, die bestimmte Einkommensarten, inklusive Löhne, reduzieren oder steuerfrei stellen können. Arbeitgeber müssen bei der Bestimmung der withholding-Abzüge auch die Bestimmungen der jeweiligen Abkommen berücksichtigen.
Abzugspflichten bei Nicht-Resident Aliens: Einkommen, das an non-resident aliens gezahlt wird, unterliegt in der Regel einer flat 30% withholding rate, es sei denn, ein Steuerabkommen sieht eine ermäßigte Rate oder Befreiung vor. Nicht-resident alien employees müssen möglicherweise Formular 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) oder Formular W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) einreichen, um treaty benefits in Anspruch zu nehmen oder die Auslandstellung zu bestätigen.
Identifikationsnummern: Ausländische Arbeitnehmer benötigen eine U.S. taxpayer identification number. Resident aliens verwenden typischerweise eine Social Security Number (SSN). Nicht-resident aliens, die keinen Anspruch auf eine SSN haben, aber eine U.S. TIN benötigen, um steuerlich erfasst zu werden, müssen möglicherweise eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) beantragen.
Ausländische Unternehmen: Ein ausländisches Unternehmen, das in den USA tätig ist, kann der U.S. corporate income tax unterliegen, wenn es als in den USA tätiges Unternehmen gilt und Einkommen hat, das effectively connected damit ist. Das Konzept der permanent establishment unter Steuerabkommen bestimmt oft, ob ein ausländisches Unternehmen in den USA steuerpflichtig ist. Das Beschäftigen von Arbeitern in den USA kann zur Etablierung einer steuerpflichtigen taxable presence beitragen.

Die Navigation durch diese besonderen Überlegungen erfordert sorgfältige Beachtung der Details und Kenntnisse des US-Steuerrechts sowie der einschlägigen Steuerabkommen.