Beschäftigungssteuern in Vereinigte Staaten von Amerika

Das Steuersystem der Vereinigten Staaten ist ein komplexer Rahmen, der bundesstaatliche, bundesstaatliche und manchmal lokale Regierungen umfasst, die jeweils verschiedene Steuern auf Einzelpersonen und Unternehmen erheben. Für Arbeitgeber besteht die Hauptaufgabe bei der Navigation durch dieses System primär darin, Lohnsteuerabzüge vorzunehmen, die die Quellensteuer auf Mitarbeiterlöhne sowie die Zahlung der Arbeitgeberside- Steuern einschließen. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb, egal ob einheimische oder ausländische Arbeitnehmer beschäftigt werden.

Arbeitnehmer sind wiederum der Einkommensteuer auf ihre Einkünfte unterworfen, die typischerweise durch die Arbeitgeber-Freistellung im Laufe des Jahres eingezogen wird. Sie können auch für ihren Anteil an bestimmten payroll taxes verantwortlich sein. Die endgültige Steuerpflicht der Arbeitnehmer wird bei der Abgabe ihrer jährlichen Steuererklärung festgelegt, in der sie verschiedene Abzüge und Gutschriften geltend machen können, um ihr zu versteuerndes Einkommen potenziell zu reduzieren.

Arbeitgeber Sozialversicherungs- und Payroll- Tax-Pflichten

Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten sind für mehrere bundesstaatliche payroll taxes verantwortlich, vor allem im Rahmen des Federal Insurance Contributions Act (FICA) und des Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Viele Bundesstaaten erheben zudem eigene Arbeitslosengeldbeiträge (SUTA) und können zusätzliche payroll taxes haben.

FICA-Steuern finanzieren die Sozialversicherungs- und Medicare-Programme. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten Beiträge an die FICA. Für 2025 werden die Sätze voraussichtlich ähnlich wie 2024 sein, jedoch vorbehaltlich offizieller Bestätigung.

Sozialversicherungssteuer: Dieser Teil finanziert Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen. Der Steuersatz wird gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 beträgt der Satz 6,2% für beide, insgesamt 12,4%. Diese Steuer gilt nur bis zur jährlichen Lohnbegrenzung. Die Lohnbegrenzung für 2024 liegt bei $168.600, für 2025 wird eine höhere Grenze erwartet, die später in 2024 bekanntgegeben wird.
Medicare-Steuer: Dieser Anteil finanziert die Krankenversicherung. Der Steuersatz wird ebenfalls gleichmäßig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Für 2024 beträgt der Satz 1,45% für beide, insgesamt 2,9%. Es gibt keine Lohnbegrenzung für die reguläre Medicare-Steuer.
Zusätzliche Medicare-Steuer: Auf Löhne über einer bestimmten Schwelle ($200.000 für Einzelpersonen, $250.000 für gemeinsam Veranlagte, $125.000 für getrennt Veranlagte) gilt eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9%. Diese zusätzliche Steuer wird nur beim Mitarbeiter erhoben; der Arbeitgeber trägt keinen entsprechenden Anteil, ist jedoch verantwortlich für die Einbehaltung ab Löhnen über der Schwelle.

FUTA ist eine Bundessteuer, die zusammen mit den staatlichen Arbeitslosensystemen eine Arbeitslosenentschädigung an berechtigte Arbeitnehmer bereitstellt. Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6% auf die ersten $7.000 des Jahresgehalts eines jeden Mitarbeiters. Arbeitgeber erhalten jedoch in der Regel einen erheblichen Steuerfreibetrag (bis zu 5,4%) auf ihre bundesstaatliche Steuerlast für fristgerechte Zahlungen der State Unemployment Taxes, was den FUTA-Satz in den meisten Fällen auf 0,6% reduziert. Die SUTA-Tarife variieren erheblich je nach Bundesstaat und hängen von Faktoren wie Branche des Arbeitgebers und der Arbeitslosen-Claims-Historie ab.

Anforderungen an die Lohnsteuerabzug

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bundes-Einkommensteuer entsprechend den Angaben des Mitarbeiters auf Formular W-4, Employee's Withholding Certificate, einzubehalten. Dieses Formular hilft den Arbeitgebern, die korrekte Steuerhöhe zu bestimmen, indem es den Steuerstatus, Anzahl der Dependents und andere Anpassungen oder zusätzliche Abzüge berücksichtigt.

Die Bundes-Einkommensteuer ist progressiv, das heißt, höhere Einkommensstufen werden mit höheren Sätzen besteuert. Die Steuerklassen und -sätze werden jährlich an die Inflation angepasst. Die Steuerklassen für 2025 werden später in 2024 veröffentlicht, aber sie werden voraussichtlich eine ähnliche Struktur wie 2024 haben.

Hier ein Beispiel der bundesstaatlichen Einkommensteuerklassen für Einzelpersonen (die für 2025 abweichen):

Steuerquote	Steuerpflichtiges Einkommen (Einzelpersonen)
10%	$0 bis $11.600
12%	$11.601 bis $47.150
22%	$47.151 bis $100.525
24%	$100.526 bis $191.950
32%	$191.951 bis $243.725
35%	$243.726 bis $609.350
37%	Über $609.350

Arbeitgeber verwenden die vom IRS bereitgestellten Steuerabzugstabellen, kombiniert mit den W-4-Informationen des Mitarbeiters, um die Höhe der federal income tax zu berechnen, die von jedem Gehalt abgeführt werden muss.

Viele Bundesstaaten und einige lokale Zuständigkeiten erheben ebenfalls Einkommensteuern, wobei Arbeitgeber die staatlichen und lokalen Einkommensteuerpflichten basierend auf den jeweiligen Regeln und den vom Mitarbeiter vorgelegten Steuerformularen (die je nach Ort variieren) abziehen müssen.

Mitarbeitereinkommensteuerabzüge und Pauschalen

Während sich Arbeitgeber vor allem auf den Abzug basierend auf den vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen (z.B. Formular W-4) konzentrieren, können Mitarbeiter ihr gesamtes zu versteuerndes Einkommen durch verschiedene Abzüge und Pauschalen beim jährlichen Steuererklärungsprozess reduzieren.

Der häufigste Weg, wie Mitarbeiter ihr steuerpflichtiges Einkommen verringern, besteht darin, entweder den Standardabzug oder die Einzelabzüge in Anspruch zu nehmen. Der Standardabzug ist ein fixer Dollarbetrag, der je nach Steuerstatus variiert und jährlich an die Inflation angepasst wird. Für 2025 werden die Standardabzugssummen voraussichtlich höher ausfallen als in 2024.

Hier die Standardabzugssummen für 2024 (die für 2025 abweichen):

Steuerstatus	Standardabzug (2024)
Single	$13.850
Verheiratet getrennt veranlagt	$13.850
Verheiratet gemeinsam veranlagt	$27.700
Kopf der Haushaltsgemeinschaft	$20.800
Witwer/Witwe	$27.700

Mitarbeiter können auch entscheiden, einzelne Abzüge geltend zu machen, wenn die Gesamtsumme ihrer berechtigten Ausgaben (wie staatliche und lokale Steuern bis zu einem Limit, Hypothekenzinsen, Wohltätigkeitsspenden und bestimmte medizinische Ausgaben) den Standardabzug übersteigen.

Bestimmte Abzüge können auch die take-home pay beeinflussen und möglicherweise auch die W-4-Berechnungen, etwa durch Vorsorgebeiträge zu Altersvorsorgekonten (wie 401(k)s) oder Gesundheitssparkonten (HSAs) sowie Abzüge für gezahlte Krankenversicherungsbeiträge über einen Cafeteria-Plan.

Steuer-Compliance- und Meldefristen

Arbeitgeber sind an strikte Fristen gebunden, um einbehaltene Steuern zu hinterlegen und payroll tax reports einzureichen. Das Versäumnis dieser Fristen kann zu Strafen und Zinsen führen.

Wichtige bundesstaatliche Meldeformulare und allgemeine Fristen umfassen:

Formular 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Meldet Einkommensteuer, Social Security tax und Medicare tax, die vom Mitarbeiter abgeführt wurden, sowie den Anteil des Arbeitgebers an Social Security und Medicare. Die Termine sind in der Regel die letzten Tage des Monats nach Quartalsende (30. April, 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar).
Formular 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Meldet die jährliche FUTA-Steuerschuld des Arbeitgebers. Der Termin ist üblicherweise der 31. Januar des Folgejahres.
Formular W-2, Wage and Tax Statement: Meldet die jährlichen Löhne eines Mitarbeiters sowie die einbehaltenen Steuern. Arbeitgeber müssen Kopien bis zum 31. Januar des Folgejahres an die Mitarbeiter aushändigen und Kopien bis zum 31. Januar bei der Social Security Administration (SSA) einreichen.
Formular W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Führt eine Zusammenfassung aller W-2s und wird zusammen mit diesen bei der SSA eingereicht. Frist ist ebenfalls der 31. Januar.

Die Frequenz der Steuerzahlungen (täglich, semi-weekly, monatlich) hängt von der Steuerschuld ab. Höhere Verpflichtungen erfordern häufigere Zahlungen. Die Anforderungen an die Meldung und Einzahlung von payroll taxes auf Bundes- und Landesebene variieren je nach Gerichtsbarkeit.

Besondere Steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen

Die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer oder die Tätigkeit als ausländisches Unternehmen in den USA bringt zusätzliche steuerliche Komplexitäten mit sich.

Arbeitnehmerklassifizierung: Es ist entscheidend zu bestimmen, ob ein ausländischer Arbeitnehmer ein resident alien oder ein non-resident alien für Steuerzwecke ist, da unterschiedliche steuerliche Regeln gelten. Die Ansässigkeit wird in der Regel anhand des green card tests oder des substantial presence tests bestimmt.
Steuerabkommen: Die USA haben Steuerabkommen mit vielen Ländern, die die US-Steuer auf bestimmte Einkunftsarten, einschließlich Löhne, reduzieren oder ganz aufheben können. Arbeitgeber sollten bei der Festlegung der Quellensteuer für nichtansässige ausländische Mitarbeiter die Bestimmungen der jeweiligen Abkommen berücksichtigen.
Steuerabzug bei Nicht-Residenten: Einkünfte, die an Nicht-Residenten gezahlt werden, unterliegen in der Regel einem Flat-Rate- withholding von 30%, es sei denn, ein Abkommen schreibt eine reduzierte Rate oder Befreiung vor. Nicht-Residenten-Arbeitnehmer müssen möglicherweise Formular 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) oder Formular W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) einreichen, um Treaty-Vorteile zu beanspruchen oder den ausländischen Status zu bestätigen.
Identifikationsnummern: Ausländische Arbeitnehmer benötigen eine US taxpayer identification number. Resident aliens verwenden in der Regel eine Social Security Number (SSN). Nicht-resident aliens, die kein SSN haben, aber eine US-TIN für Steuerzwecke benötigen, müssen eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) beantragen.
Ausländische Unternehmen: Ein im Ausland ansässiges Unternehmen, das in den USA tätig ist, könnte der US-körperschaftsteuerpflicht unterliegen, wenn es als Tätigkeit in den USA eingestuft wird und Einkünfte erzielt, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind. Der Begriff der "permanent establishment" laut Steuerabkommen bestimmt oft, ob eine ausländische Firma in den USA steuerpflichtig ist. Das Beschäftigen von Arbeitnehmern in den USA kann dazu beitragen, eine steuerpflichtige Präsenz zu begründen.

Die Navigation durch diese speziellen Überlegungen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit für Details sowie Kenntnisse des US-Steuerrechts und der relevanten Steuerabkommen.