Employer of Record in Panama

Die Einstellung von Mitarbeitern in Panama im Jahr 2025 erfordert die Navigation durch eine spezifische Reihe von lokalen Vorschriften und Verwaltungsprozessen. Unternehmen, die ihre Aktivitäten erweitern oder auf die qualifizierte Arbeitskraft in Panama zugreifen möchten, haben mehrere strategische Ansätze, die jeweils unterschiedliche rechtliche und operative Implikationen mit sich bringen. Das Verständnis dieser Wege ist entscheidend, um eine konforme und effiziente Talentakquise im Land sicherzustellen.

Ihre Optionen für die Beschäftigung von Talenten in Panama umfassen:

• Gründung einer lokalen Einheit: Diese traditionelle Methode erfordert die Gründung eines Unternehmens in Panama, was erhebliche Anfangsinvestitionen, Zeit und ein umfassendes Verständnis der Unternehmens-, Steuer- und Arbeitsgesetze des Landes erfordert.
• Über einen Employer of Record (EOR) Service: Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihrem Unternehmen, rechtssicher Mitarbeiter in Panama zu beschäftigen und zu verwalten, ohne eine eigene lokale Rechtseinheit zu gründen. Der EOR beschäftigt die Personen rechtlich in Ihrem Namen und übernimmt alle lokalen Beschäftigungsverantwortlichkeiten.
• Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern: Die Beschäftigung von Personen als Contractors kann Flexibilität bieten, ist jedoch mit einem erheblichen Risiko der Fehlklassifizierung verbunden, wenn die Arbeitsbeziehung einer traditionellen Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Dynamik ähnelt. Fehlklassifizierung kann zu erheblichen Strafen nach panamaischem Arbeitsrecht führen.

Wie ein EOR in Panama funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) in Panama fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Belegschaft und übernimmt alle damit verbundenen Compliance- und Verwaltungsaufgaben. Dieses Modell ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die täglichen Aufgaben und die strategische Ausrichtung Ihrer Mitarbeiter zu steuern, während der EOR die lokale regulatorische Belastung trägt. Konkret kümmert sich ein EOR in Panama um:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sicherstellung einer genauen und pünktlichen Zahlung der Gehälter, einschließlich aller notwendigen Abzüge und Beiträge gemäß panamaischem Recht.
• Steuerabzüge und -überweisungen: Verwaltung aller lokalen Einkommenssteuer-, Sozialversicherungs- und Bildungsversicherungsbeiträge (Impuesto de Seguro Educativo) an die entsprechenden panamaischen Behörden.
• Leistungsverwaltung: Erleichterung der obligatorischen Mitarbeitervorteile wie Sozialversicherung, bezahlter Urlaub und andere gesetzliche Ansprüche.
• Einhaltung des Arbeitsrechts: Beachtung des Arbeitsgesetzbuchs Panamas hinsichtlich Arbeitsverträgen, Arbeitszeiten, Kündigungsverfahren und Abfindungszahlungen.
• Personalverwaltung: Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Onboarding und anderen wesentlichen administrativen Aufgaben gemäß den lokalen Gesetzen.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Panama

Für Unternehmen, die Talente in Panama einstellen möchten, ohne die Komplexität und Kosten der Gründung einer lokalen Einheit, bietet ein EOR mehrere überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Starten Sie Ihre Aktivitäten und stellen Sie Mitarbeiter in Panama schnell ein, und umgehen Sie den in der Regel langwierigen Prozess der lokalen Unternehmensregistrierung.
• Reduzierte Kosten und administrativer Aufwand: Vermeiden Sie die erheblichen Ausgaben und Ressourcen, die mit der Gründung, Registrierung und dem Betrieb einer eigenen lokalen HR- und Gehaltsabrechnungseinheit verbunden sind.
• Garantierte Compliance: Minimieren Sie das Risiko von Strafen, Bußgeldern und rechtlichen Herausforderungen, indem Sie das Fachwissen des EOR zu panamaischen Arbeitsgesetzen, Steuerregelungen und Sozialversicherungsanforderungen nutzen.
• Fokus auf das Kerngeschäft: Übertragen Sie alle beschäftigungsbezogenen Verwaltungs- und Compliance-Aufgaben an den EOR, sodass sich Ihre internen Teams auf strategisches Wachstum und operative Ziele konzentrieren können.
• Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit: Erhöhen oder verringern Sie Ihre Belegschaft in Panama problemlos, ohne die dauerhafte Verpflichtung und die administrative Komplexität einer direkten lokalen Präsenz.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Panama umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Panama gewährleistet.

Panama's territorial tax system besteuert Einkommen, das innerhalb des Landes erzielt wird, während ausländisches Einkommen im Allgemeinen steuerfrei ist. Arbeitgeber müssen Beiträge zur sozialen Sicherheit (CSS) in Höhe von 9,75 % des Bruttogehalts leisten, zuzüglich Berufsrisikobeiträge (0,9 %–5,7 %) und einer Bildungssteuer von 1,25 %. Arbeitgeber sind außerdem dafür verantwortlich, die Einkommensteuer von den Gehältern der Mitarbeiter einzubehalten, basierend auf progressiven Sätzen: 0 % bis zu 11.000 $, 15 % für 11.001–50.000 $ und 25 % über 50.000 $.

Mitarbeiter können Beiträge zur sozialen Sicherheit (8 %), Bildungsausgaben, Hypothekenzinsen, medizinische Ausgaben und Zulagen für Angehörige absetzen, um das zu versteuernde Einkommen zu reduzieren. Arbeitgeber müssen die Beiträge zur sozialen Sicherheit und die Einkommensteuer monatlich (bis zum 10. des Folgemonats) melden und abführen sowie eine jährliche Einkommensteuererklärung bis zum 31. März einreichen. Ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen stehen vor zusätzlichen Überlegungen wie Doppelbesteuerungsabkommen, Ansässigkeitsregeln und Verrechnungspreise, die professionelle Beratung für die Einhaltung der Vorschriften erfordern.

Panamas Gehaltslandschaft wird durch seine Rolle als regionales Handels- und Finanzzentrum beeinflusst, mit erheblichen Unterschieden zwischen Branchen und Regionen. Die Gehälter in Panama-Stadt sind tendenziell höher, mit typischen Jahresgehältern wie $18.000–$30.000 für Buchhalter und bis zu $50.000 für Softwareentwickler. Schlüsselrollen wie Human Resources Managers verdienen zwischen $35.000–$70.000 jährlich, während Einstiegspositionen wie Kundenservice-Mitarbeiter etwa $12.000–$20.000 verdienen.

Mindestlöhne werden nach Branche und Region geregelt, wobei große Unternehmen in Panama-Stadt $500–$600 pro Monat zahlen, und kleinere Firmen etwa $450–$550. Arbeitgeber müssen auch verpflichtende Boni gewähren, insbesondere das dreizehnte Monatsgehalt, das in drei Raten ausgezahlt wird, sowie Zulagen für Transport, Verpflegung und Bildung. Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel alle zwei Wochen oder monatlich per Direktüberweisung abgewickelt, mit Abzügen für Sozialversicherung, Einkommenssteuer und Bildungsteuer.

In Panama, employees are entitled to a minimum of 30 days of paid annual vacation leave after eleven months of continuous employment, with the leave to be taken within the following year. Public holidays are observed throughout the year, and employees generally receive paid time off; working on these days often warrants additional compensation. Key public holidays include New Year’s Day, Labor Day, Independence Day, and Christmas, among others.

Employees also have rights to sick leave, maternity, paternity, and adoption leave, with specific durations and benefits. For sick leave, the employer pays for the first three days, after which the Social Security Fund (CSS) covers 60% of the salary. Maternity leave lasts 14 weeks, with benefits provided by CSS, while paternity leave is typically eight days. Additional leave types include bereavement, study, and sabbatical leave, with the latter two often depending on employer policies.

Panama's Arbeitsgesetze schreiben grundlegende Arbeitnehmerleistungen vor, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge, Bildungsteuer, Berufsrisikoversicherung, 30 Tage bezahlten Jahresurlaub, bezahlte Feiertage, einen obligatorischen dreizehnten Monatsbonus und Abfindungszahlungen bei ungerechtfertigter Kündigung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer leisten Beiträge zum Sozialsystem, das Gesundheits-, Invaliditäts- und Rentenleistungen abdeckt, wobei die Beiträge des Arbeitgebers in der Regel höher sind.

Neben den gesetzlichen Anforderungen ergänzen viele Arbeitgeber die Vergütung durch optionale Leistungen wie private Krankenversicherung, Lebensversicherung, Rentenpläne, Essens- und Transportzuschüsse sowie Wellnessprogramme. Private Krankenversicherung wird hoch geschätzt, insbesondere in Branchen mit hoher Qualifikation, wobei die Kosten je nach Deckung und Mitarbeitereigenschaften variieren. Arbeitgeber tragen oft erheblich zu Rentenplänen bei und bieten sowohl soziale Sicherheit als auch private Optionen an, manchmal mit steuerlichen Vorteilen.

Das Angebot an Leistungen variiert je nach Unternehmensgröße und Branche, wobei größere Firmen in der Regel umfassendere Pakete bereitstellen. Zum Beispiel:

Arbeitgeber sollten die Leistungen an die lokalen Erwartungen und Branchenstandards anpassen, um Talente effektiv anzuziehen und zu binden.

Panama's Arbeitsgesetze verlangen schriftliche Arbeitsverträge, die die Bedingungen festlegen, um beide Parteien zu schützen und die rechtliche Einhaltung zu gewährleisten. Verträge müssen dem Arbeitsgesetzbuch folgen und Löhne, Arbeitszeiten, Leistungen und Kündigungsprozesse abdecken; bei Nichteinhaltung drohen Strafen. Arbeitgeber sollten Verträge sorgfältig entwerfen und bei Bedarf rechtlichen Rat einholen.

In Panama werden mehrere Vertragsarten anerkannt:

Alle Arbeitsverträge müssen wesentliche Klauseln enthalten, wie Identifikation, Stellenbeschreibung, Arbeitsort, Arbeitszeiten, Gehalt, Leistungen, Startdatum, Vertragsart, Kündigungsbedingungen und anwendbare Tarifverträge. Diese Bestimmungen sorgen für Klarheit und rechtliche Konformität, wodurch Streitigkeiten reduziert werden.

Panama entwickelt sich zu einem günstigen Ziel für Remote-Arbeit aufgrund seiner strategischen Lage, stabilen Wirtschaft und expandierenden technologischen Infrastruktur. Der rechtliche Rahmen des Landes passt sich an, um Remote-Arbeit zu unterstützen, wobei die Rechte der Mitarbeitenden auf flexible Arbeitsregelungen und die Verpflichtungen der Arbeitgeber, sichere und ressourcenreiche Arbeitsumgebungen zu gewährleisten, betont werden. Während die spezifische Gesetzgebung zur Remote-Arbeit noch in Entwicklung ist, verlangen bestehende Arbeitsgesetze die Einhaltung von Arbeitszeiten, Leistungen und vertraglicher Klarheit, die durch schriftliche Vereinbarungen formalisiert werden sollten.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten in Panama umfassen Remote-Arbeit, Telearbeit und hybride Modelle, die auf die Bedürfnisse der Unternehmen zugeschnitten werden können. Wichtige rechtliche und praktische Überlegungen beinhalten die Beachtung der Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches, die Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeitenden und die Festlegung klarer vertraglicher Bedingungen. Das wachsende Remote-Arbeit-Ökosystem des Landes bietet Chancen sowohl für lokale als auch für internationale Arbeitgeber, die die Infrastruktur und das rechtliche Umfeld Panamas nutzen möchten.

Dieses Umfeld bietet eine vielversprechende Landschaft für Unternehmen, die in Panama flexible Arbeitsrichtlinien umsetzen möchten.

Die Beendigung eines Mitarbeiters in Panama erfordert die strikte Einhaltung der Arbeitsgesetze, die zwischen Kündigungen mit und ohne gerechtfertigten Grund unterscheiden. Für Kündigungen ohne gerechtfertigten Grund variieren die Kündigungsfristen je nach Beschäftigungsdauer: keine für weniger als 3 Monate, 1 Woche für 3-6 Monate, 2 Wochen für 6 Monate bis 2 Jahre und 1 Monat für mehr als 2 Jahre. Kündigungen mit gerechtfertigtem Grund erfordern keine Frist, aber eine gründliche Untersuchung und Dokumentation von Fehlverhalten wie Unehrlichkeit, Gewalt oder wiederholten unentschuldigten Abwesenheiten.

Abfindungen werden auf Grundlage des Gehalts und der Beschäftigungsdauer berechnet, einschließlich Entschädigung für die Dauer der Beschäftigung, aufgelaufener Urlaubsansprüche und proportionaler 13. Monats-Geldzahlung. Zum Beispiel hätte ein Mitarbeiter mit 3 Jahren Betriebszugehörigkeit und einem Wochenlohn von 500 US-Dollar Anspruch auf etwa 24.000 US-Dollar Abfindung. Arbeitgeber müssen schriftliche Kündigungsmitteilungen bereitstellen, bei Bedarf Untersuchungen durchführen und alle ausstehenden Zahlungen am Kündigungstag begleichen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Mitarbeiter sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen geschützt; Ansprüche können zu Wiedereinstellung oder Entschädigung führen. Arbeitgeber sollten Leistungsprobleme sorgfältig dokumentieren, Verfahrensschritte befolgen und rechtlichen Rat einholen, um Risiken zu minimieren.

Panama bietet ein günstiges Umfeld für Freelancing und unabhängige Vertragsarbeit, das Unternehmen ermöglicht, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen, ohne die Kosten einer traditionellen Beschäftigung zu tragen. Schlüssel zum Erfolg bei solchen Engagements ist das Verständnis der rechtlichen, vertraglichen und steuerlichen Rahmenbedingungen. Die korrekte Klassifizierung der Arbeiter ist entscheidend, da eine falsche Einstufung zu Strafen führen kann. Arbeitnehmer unterliegen dem Arbeitsrecht, während Contractors unter Zivil- oder Handelsrecht fallen. Die Unterscheidung basiert auf Faktoren wie Kontrolle, Integration und finanzielles Risiko.

Verträge in Panama sollten die Beziehung, den Arbeitsumfang, die Vergütung klar definieren und Klauseln zu Vertraulichkeit sowie geistigem Eigentum (IP) enthalten. IP-Rechte verbleiben in der Regel beim Schöpfer, es sei denn, sie werden vertraglich übertragen. Steuerliche Verpflichtungen für Contractors umfassen Einkommensteuer und möglicherweise ITBMS, wobei progressive Steuersätze auf das Einkommen angewendet werden. Contractors müssen auch ihre eigenen Versicherungsbedürfnisse verwalten.

Independent Contractors sind in Branchen wie Technologie, kreative Dienstleistungen, Beratung und professionelle Dienste weit verbreitet und bieten Unternehmen Flexibilität sowie Zugang zu Nischenexpertise. Eine ordnungsgemäße Vertragsgestaltung und die Einhaltung lokaler Vorschriften sind entscheidend, um Risiken zu minimieren und die Compliance sicherzustellen.

Panama bietet verschiedene Visumoptionen für ausländische Arbeitnehmer, jede mit spezifischen Anspruchskriterien und Antragsverfahren. Arbeitgeber spielen eine Schlüsselrolle bei der Sponsoring ausländischer Mitarbeiter und stellen die Einhaltung der Einwanderungsgesetze sicher. Gängige Visumtypen sind Kurzzeitvisa (bis zu 90 Tage, verlängerbar), Berufsvisa, Investorenvisum, Pensionärs-/Ruhestandsvisum und Visa für spezielle Wirtschaftszonen, die auf unterschiedliche Beschäftigungsszenarien zugeschnitten sind.

Der Arbeitsgenehmigungsprozess erfordert die Einreichung eines formellen Arbeitsvertrags, Nachweis der Unternehmensregistrierung, Mitarbeiterqualifikationen, polizeiliches Führungszeugnis, medizinisches Attest und einen gültigen Reisepass. Der Arbeitgeber initiiert den Antrag beim Ministerium für Arbeit (MITRADEL), das die Genehmigung prüft und genehmigt, was in der Regel mehrere Wochen bis Monate dauert. Die Gebühren variieren je nach Art der Genehmigung.

Ausländische Staatsbürger, die in Panama arbeiten, können nach mehreren Jahren legalen Aufenthalts Anspruch auf eine Daueraufenthaltsgenehmigung haben, vorausgesetzt, sie erfüllen Anforderungen wie kontinuierlichen Aufenthalt, sauberes Führungszeugnis und finanzielle Nachweise. Der Prozess umfasst die Einreichung eines Antrags beim Nationalen Einwanderungsdienst.