Freelancing in Japan

In Japan ist die Unterscheidung zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern von großer Bedeutung, da sie die Arbeitsrechte, Sozialversicherungsbeiträge und Steuerpflichten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen beeinflusst.

Kontrolle vs. Autonomie

Angestellte unterliegen einem hohen Maß an Kontrolle durch den Arbeitgeber in Bezug darauf, wie, wann und wo sie ihre Arbeit verrichten. Dies umfasst Überwachung, Terminplanung und spezifische Anweisungen zur Aufgabenerfüllung. Unabhängige Auftragnehmer hingegen genießen größere Autonomie bei der Ausführung ihrer Dienstleistungen. Sie legen ihre eigenen Zeitpläne und Methoden fest und verwenden ihre eigenen Werkzeuge und Ausrüstungen.

Integration vs. Unabhängigkeit

Angestellte sind typischerweise in die Unternehmensstruktur integriert, arbeiten mit anderen Angestellten zusammen und nutzen Unternehmensressourcen. Unabhängige Auftragnehmer hingegen arbeiten in der Regel unabhängig mit minimaler Integration in die Struktur des Auftraggebers. Sie können ihre Dienstleistungen gleichzeitig mehreren Kunden anbieten.

Zahlungsstruktur

Angestellte erhalten ein regelmäßiges Gehalt oder Lohn, oft mit Abzügen für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, die vom Arbeitgeber einbehalten werden. Unabhängige Auftragnehmer erhalten eine Zahlung basierend auf einem Vertrag, typischerweise für ein spezifisches Projekt oder eine Dienstleistung, und sind selbst für die Verwaltung ihrer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

Bedeutung der richtigen Klassifizierung

Die korrekte Klassifizierung von Arbeitnehmern ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden. Die Fehlklassifizierung eines Angestellten als unabhängigen Auftragnehmer kann für den Arbeitgeber zu Geldstrafen und Nachzahlungen führen, da Angestellte nach japanischem Arbeitsrecht Anspruch auf verschiedene Leistungen und Schutzmaßnahmen haben. Darüber hinaus sind Arbeitgeber verantwortlich für das Einbehalten von Einkommensteuern und Sozialversicherungsbeiträgen für Angestellte. Eine Fehlklassifizierung kann zu Steuerverpflichtungen für beide Parteien führen.

Unabhängige Auftragnehmer in Japan rechtskonform einstellen

In Japan wird die Unterscheidung zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern durch die tatsächliche Natur der Arbeitsbeziehung bestimmt, nicht nur durch vertragliche Bedingungen. Das Arbeitsnormengesetz (LSA) definiert einen "Arbeitnehmer" als jemanden, der in einem Unternehmen beschäftigt ist und Lohn erhält, unabhängig von der Art der Beschäftigung. Unabhängige Auftragnehmer hingegen sind nicht durch das LSA abgedeckt und haben keinen Zugang zu gesetzlichen Leistungen wie Krankenversicherung, Rentenbeiträgen und bezahltem Urlaub. Die Fehlklassifizierung von Angestellten als unabhängige Auftragnehmer kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen, einschließlich Haftung für nicht gezahlte Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitnehmerleistungen. Um die Einhaltung der japanischen Arbeitsgesetze sicherzustellen und diese Risiken zu mindern, ist es entscheidend, die Arbeitsbeziehung genau zu bewerten. Rivermate’s Contractor of Record (CoR) service kann dabei helfen, unabhängige Auftragnehmer korrekt zu engagieren, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen und das Risiko einer Fehlklassifizierung zu reduzieren.​

Unabhängige Auftragsvergabe, oder gyoumu itaku, wie es in Japan bekannt ist, bietet eine flexible Arbeitsregelung für qualifizierte Einzelpersonen und Unternehmen. Das Verständnis der spezifischen rechtlichen Aspekte und Feinheiten ist jedoch entscheidend für eine erfolgreiche Navigation.

Vertragsstrukturen für japanische Freiberufler

In Japan erlaubt das Gesetz eine einzige Struktur für unabhängige Auftragnehmer:

• Einzelunternehmen: Dies ist die Standardstruktur für Freiberufler. Der Auftragnehmer agiert als einzelnes Geschäftsunternehmen mit voller Kontrolle und persönlicher Haftung.

Andere Strukturen wie Partnerschaften oder GmbHs existieren, sind aber aufgrund des administrativen Aufwands und der begrenzten Haftungsvorteile, die sie bieten, für unabhängige Auftragnehmer unüblich.

Verhandlungspraktiken für Freiberufler in Japan

Effektive Verhandlung ist ein wesentlicher Aspekt der erfolgreichen unabhängigen Auftragsvergabe in Japan:

• Gebührenstruktur: Häufige Strukturen umfassen Stundensätze, projektbasierte Gebühren oder Retainer-Vereinbarungen. Es ist wichtig, Branchenstandards zu recherchieren und Ihr Erfahrungsniveau zu berücksichtigen, um einen fairen Satz zu bestimmen.
• Zahlungsbedingungen: Klare Zahlungsbedingungen, einschließlich Zeitplänen und Zahlungsmethoden, sollten ausgehandelt werden. Für größere Projekte sollten Sie eine Vorauszahlung oder Meilensteinzahlungen in Betracht ziehen.
• Arbeitsumfang: Der Vertrag sollte die Projektergebnisse, Zeitpläne, Überarbeitungsrichtlinien und Kündigungsklauseln klar definieren.
• Streitbeilegung: Der Vertrag sollte einen Prozess zur Lösung potenzieller Meinungsverschiedenheiten, die während des Projekts auftreten können, festlegen.

Kulturelle Überlegungen sind ebenfalls wichtig. Verhandlungsstile in Japan können indirekt und beziehungsorientiert sein, daher ist der Aufbau von Vertrauen und Beziehung zu potenziellen Kunden entscheidend. Seien Sie darauf vorbereitet, detaillierte Vorschläge zu präsentieren und Ihre Expertise zu demonstrieren.

Häufige Branchen für unabhängige Auftragnehmer in Japan

Eine Vielzahl von Branchen in Japan nutzt unabhängige Auftragnehmer:

• Informationstechnologie: Es besteht eine hohe Nachfrage nach Softwareentwicklern, Webdesignern, digitalen Vermarktern und Datenanalysten.
• Kreativbranchen: Schriftsteller, Redakteure, Übersetzer, Grafikdesigner, Fotografen und Videografen finden oft freiberufliche Möglichkeiten.
• Marketing und Beratung: Unternehmen engagieren häufig freiberufliche Berater in Bereichen wie Marketingstrategie, Geschäftsentwicklung und Projektmanagement.
• Professionelle Dienstleistungen: Übersetzer, Dolmetscher, Anwälte und Buchhalter können als unabhängige Auftragnehmer tätig sein.

Zusätzliche Überlegungen für japanische Freiberufler

• Steuerpflichten: Als unabhängiger Auftragnehmer sind Sie für die Verwaltung Ihrer eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. Es kann vorteilhaft sein, einen Steuerberater für die Einhaltung der Vorschriften zu konsultieren.
• Nationale Krankenversicherung: Die meisten Einwohner, einschließlich Freiberufler, müssen sich im nationalen Krankenversicherungsprogramm Japans anmelden.
• Geschäftsregistrierung: Abhängig von Ihrem Einkommensniveau müssen Sie möglicherweise Ihr Geschäft beim örtlichen Regierungsbüro registrieren.

Geistige Eigentumsrechte (IP-Rechte) sind von größter Bedeutung für Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer in Japan, insbesondere wenn sie originale Werke für ihre Kunden erstellen. Es ist entscheidend, Eigentums- und Nutzungsrechte zu verstehen, um Ihre Arbeit zu schützen und eine faire Vergütung sicherzustellen.

Standardmäßiges Eigentum an IP

Nach dem japanischen Urheberrechtsgesetz wird Freiberuflern standardmäßig das Eigentum an dem von ihnen geschaffenen geistigen Eigentum gewährt. Dies gilt für eine Vielzahl von IP-Kategorien, einschließlich:

• Urheberrecht: Dies schützt die originale kreative Ausdrucksform, wie z.B. geschriebene Inhalte, Softwarecode, künstlerische Werke und Webdesign.
• Marken: Diese unterscheiden Ihre Marke oder Dienstleistungen von Wettbewerbern durch Logos, Slogans oder Produktnamen.

Übertragung des Eigentums durch Verträge

Obwohl Freiberufler standardmäßig das Eigentum behalten, können sie die Rechte durch einen schriftlichen Vertrag auf Japanisch an Kunden übertragen, was für die rechtliche Durchsetzbarkeit wichtig ist. Dies wird entscheidend, wenn der Kunde das exklusive Eigentum am Arbeitsergebnis verlangt.

Der Vertrag sollte ausdrücklich auf Japanisch festlegen:

• Spezifische IP, die übertragen wird: Definieren Sie klar, welche Lieferungen oder Kreationen unter die IP-Übertragung fallen.
• Nutzungsumfang: Legen Sie fest, wie der Kunde die IP nutzen kann, z.B. exklusive Rechte, Vervielfältigungsrechte, Änderungsrechte.
• Territorium: Geben Sie den geografischen Umfang der IP-Übertragung an, z.B. weltweite Rechte oder begrenztes Territorium.
• Vergütung: Verhandeln Sie eine faire Vergütung für die Übertragung der Eigentumsrechte.

Schutz Ihrer IP als Freiberufler

Auch ohne Eigentumsübertragung gibt es Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre IP zu schützen:

• Urheberrechtshinweise beibehalten: Das Hinzufügen eines Urheberrechtshinweises mit Ihrem Namen und dem Jahr der Erstellung zu Ihrer Arbeit stärkt Ihren Eigentumsanspruch (© [Jahr] [Ihr Name]).
• Detaillierte Aufzeichnungen: Führen Sie klare Aufzeichnungen über Ihren kreativen Prozess und Ihre Arbeitshistorie, um bei potenziellen Streitigkeiten zu helfen.
• Zeitstempel: Nutzen Sie Zeitstempeldienste, um ein Protokoll der Erstellungsdaten zu erstellen.

Als Freiberufler oder unabhängiger Auftragnehmer in Japan ist es entscheidend, Ihre Steuer- und Versicherungsverpflichtungen zu verwalten, um finanzielle Sicherheit und rechtliche Konformität zu gewährleisten.

Steuerverpflichtungen

Freiberufler unterliegen der Einkommensteuer auf ihre Nettogewinne nach Abzug der Betriebsausgaben. Die Steuersätze sind progressiv und reichen von 5% bis 45%, abhängig von Ihrem Jahreseinkommen.

Möglicherweise müssen Sie sich für die Verbrauchssteuer bei der National Tax Agency (NTA) registrieren, wenn Ihr Jahreseinkommen ¥10 Millionen (ca. €77.000) übersteigt. Wenn Sie registriert sind, erheben Sie Verbrauchssteuer auf Ihre Dienstleistungen und führen diese an die NTA ab.

Die Anmeldung im Nationalen Krankenversicherungsprogramm ist für die meisten Einwohner Japans, einschließlich Freiberufler, obligatorisch. Die Prämien basieren auf Ihrem Einkommen.

Steuererklärung und Zahlungen

Sie sind verpflichtet, jährliche Einkommensteuererklärungen bei der NTA bis zur Frist (in der Regel der 15. März des Folgejahres) einzureichen. Vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen können erforderlich sein, wenn Ihr Jahreseinkommen einen bestimmten Schwellenwert überschreitet.

Versicherungsoptionen

Während die Nationale Krankenversicherung grundlegende medizinische Bedürfnisse abdeckt, können andere Versicherungsoptionen für Freiberufler vorteilhaft sein:

Das Nationale Rentenprogramm bietet ein grundlegendes Renteneinkommen. Die Anmeldung ist für die meisten Einwohner, einschließlich Freiberufler, obligatorisch. Die Prämien basieren auf Ihrem Einkommen.

Obwohl nicht obligatorisch für Freiberufler, können freiwillige Beiträge zum Employee Pension Insurance-Programm Ihre Rentenleistungen erheblich erhöhen.

Erwägen Sie die Anmeldung zu einer zusätzlichen privaten Krankenversicherung für umfassendere medizinische Abdeckung und geringere Selbstkosten.

Die Einkommensschutzversicherung bietet finanzielle Unterstützung, wenn Sie aufgrund von Krankheit oder Verletzung nicht arbeiten können.