Employer of Record in Indonesien

Die Expansion nach Indonesien bietet bedeutende Wachstumschancen, aber die Navigation durch die lokale Beschäftigungslandschaft erfordert sorgfältige Überlegungen. Unternehmen, die in diesem dynamischen Markt Mitarbeiter einstellen möchten, müssen die verschiedenen rechtlichen und administrativen Anforderungen verstehen. Die Etablierung einer konformen Präsenz beinhaltet die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Leistungen, Steuern und gesetzlichen Beiträgen, was alles komplex und zeitaufwendig sein kann.

Glücklicherweise gibt es mehrere Wege, um Talente in Indonesien zu engagieren, jeder mit eigenen Vorteilen und Komplexitäten. Ihre Wahl hängt von Ihrer langfristigen Strategie, dem gewünschten Maß an Engagement sowie dem Bedarf an Geschwindigkeit und Flexibilität ab.

• Etablierung einer lokalen Einheit: Dies beinhaltet die Gründung einer Tochtergesellschaft oder eines Vertretungsbüros in Indonesien, was volle Kontrolle ermöglicht, aber erhebliche Investitionen in Zeit, Kapital und administrative Ressourcen erfordert, um die Einhaltung der Unternehmens- und Arbeitsgesetze sicherzustellen.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter in Indonesien zu beschäftigen, ohne eine eigene rechtliche Einheit zu gründen. Der EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber, übernimmt alle lokalen Compliance-, Gehaltsabrechnungs- und HR-Funktionen, während Sie die volle Kontrolle über die tägliche Leitung Ihres Teams behalten.
• Einstellung von unabhängigen Contractors: Die Beschäftigung von Personen als unabhängige Contractors kann Flexibilität bieten. Allerdings erfordert es eine sorgfältige rechtliche Prüfung, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden, da indonesische Arbeitsgesetze streng zwischen Mitarbeitern und Contractors unterscheiden.

Wie ein EOR in Indonesien funktioniert

Ein Employer of Record (EOR)-Service vereinfacht die internationale Expansion, indem er den gesamten Beschäftigungslebenszyklus in Ihrem Auftrag verwaltet. In Indonesien übernimmt ein EOR die rechtlichen Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern, sodass sich Ihr Unternehmen ausschließlich auf die Geschäftsabläufe konzentrieren kann. Der EOR kümmert sich um:

• Rechtliche Beschäftigung: Agiert als rechtlicher Arbeitgeber und stellt die vollständige Einhaltung der indonesischen Arbeitsgesetze sicher.
• Gehaltsabrechnung: Verwalten der lokalen Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsauszahlung, Sozialversicherungsbeiträge (BPJS Ketenagakerjaan und BPJS Kesehatan) und Einkommensteuer (PPh 21).
• Leistungsverwaltung: Verwaltung obligatorischer und zusätzlicher Leistungen wie Krankenversicherung, Renten und Urlaubsansprüche gemäß den lokalen Vorschriften.
• Steuerliche Compliance: Übernahme aller steuerlichen Meldungen und Zahlungen an die indonesischen Behörden.
• HR-Unterstützung: Bereitstellung lokaler HR-Unterstützung, einschließlich Arbeitsverträgen, Onboarding, Offboarding und Einhaltung der Kündigungsgesetze.
• Visa- und Arbeitserlaubnisunterstützung: Unterstützung bei Einwanderungsprozessen für ausländische Mitarbeiter, falls zutreffend.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Indonesien

Für Unternehmen, die den indonesischen Markt betreten möchten, ohne die Komplexität der Gründung einer lokalen Einheit, bietet ein EOR überzeugende Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Schnelle Einstellung von Mitarbeitern, oft innerhalb von Tagen, ohne den langwierigen Prozess der Gründung einer Einheit.
• Reduziertes Risiko und Compliance: Entlastung bei der Verständigung und Einhaltung der komplexen und sich ständig ändernden indonesischen Arbeitsgesetze, Vermeidung potenzieller Strafen.
• Kosteneffizienz: Eliminierung der erheblichen Gemeinkosten, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer lokalen Tochtergesellschaft verbunden sind.
• Flexibilität: Effizientes Hoch- oder Herunterskalieren Ihres Teams basierend auf den Geschäftsanforderungen ohne administrative Hürden.
• Zugang zu Top-Talenten: Rekrutierung und Onboarding indonesischer Talente, unabhängig von der physischen Präsenz Ihres Unternehmens im Land.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Indonesien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Indonesien gewährleistet.

Das indonesische Steuersystem basiert auf einer Selbstveranlagung, bei der Steuerpflichtige jährlich von 1. Januar bis 31. Dezember Steuern berechnen, melden und zahlen müssen. Arbeitgeber haben wichtige Verpflichtungen, einschließlich Beiträgen zu den Sozialversicherungssystemen (BPJS Ketenagakerjaan und BPJS Kesehatan), Lohnsteuerabzug (PPh 21) und fristgerechter Meldung.

Arbeitgeber müssen zu den BPJS-Programmen beitragen: Für die Beschäftigungssicherung liegen die Beiträge zwischen 0,24 % und 3,70 % des Lohns, mit maximalen Lohngrundlagen von IDR 9.553.800 (Rente) und IDR 12.000.000 (Gesundheit). Der Lohnsteuerabzug folgt progressiven Sätzen von 5 % bis 35 %, mit PTKP-Grenzwerten (IDR 54 Millionen für Einzelpersonen, plus Zulagen für Ehepartner und Dependents). Monatliche PPh 21-Berichte sind bis zum 20. des Monats fällig, und jährliche Einreichungen bis zum 31. März, während die BPJS-Zahlungen bis zum 10. des Folgemonats erfolgen müssen.

Ausländische Arbeitnehmer werden je nach Residency-Status besteuert: Residents (über 183 Tage) zahlen die gleichen Sätze wie Einheimische, während Non-Residents nur auf indonesische Einkünfte besteuert werden. Doppelbesteuerungsabkommen können Entlastungen bieten, und ausländische Unternehmen mit einer permanenten Niederlassung sind für die Körperschaftsteuer und die Gewinnsteuer der Niederlassung verantwortlich.

Die Gehaltslandschaft in Indonesien variiert je nach Branche, Rolle, Erfahrung und Standort, wobei Jakarta typischerweise höhere Löhne bietet. Typische monatliche Gehälter liegen zwischen IDR 5 Millionen für Customer Service Rollen bis zu IDR 45 Millionen für Projektmanager, wobei die wichtigsten Zahlen unten zusammengefasst sind:

Arbeitgeber müssen die regionalen Mindestlöhne einhalten, die erheblich variieren; zum Beispiel wird der Mindestlohn in Jakarta für 2025 auf etwa IDR 5,2 Millionen geschätzt, während andere Provinzen von IDR 1,9 Millionen bis fast IDR 5 Millionen reichen. Vergütungspakete beinhalten oft obligatorische Boni wie THR (entspricht einem Monatsgehalt für Mitarbeiter mit über einem Jahr Dienstzeit), sowie Zulagen für Transport, Verpflegung, Gesundheit, Wohnen und Leistungsboni.

Die Gehaltsabrechnung erfolgt in der Regel monatlich per Banküberweisung, wobei Arbeitgeber für die Einbehaltung der Einkommensteuer (PPh 21) und Sozialversicherungsbeiträge (BPJS) verantwortlich sind. Es wird erwartet, dass die Gehaltstrends steigen werden, angetrieben durch digitale Transformation, Wirtschaftswachstum und Inflation, was die Bedeutung für Unternehmen unterstreicht, stets über Änderungen in der Regulierung und Marktpreise informiert zu bleiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Indonesisches Arbeitsrecht gewährt Mitarbeitenden mindestens 12 Tage bezahlten Jahresurlaub nach einem Jahr ununterbrochener Beschäftigung, der innerhalb von sechs Monaten genommen werden muss, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Mitarbeitende haben Anspruch auf Entschädigung für nicht genutzten Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Öffentliche Feiertage im Jahr 2025 umfassen bedeutende Ereignisse wie Neujahr, islamische Feiertage (Daten variieren), Unabhängigkeitstag und Weihnachten, mit zusätzlichem kollektivem Urlaub rund um wichtige religiöse Feste wie Idul Fitri.

Krankheitstage sind mit Bezahlung verfügbar, die im Laufe der Zeit abnimmt: 100 % für die ersten 4 Monate, dann schrittweise auf 25 % nach 12 Monaten. Mitarbeitende müssen den Arbeitgeber umgehend informieren. Elternzeit umfasst 3 Monate vollständig bezahlten Mutterschaftsurlaub, 2 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub und optionalen Adoptionsurlaub, abhängig von der Unternehmenspolitik. Andere Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Hochzeitsurlaub oder religiöse Feiertage werden nach Ermessen des Arbeitgebers gewährt.

Indonesien schreibt mehrere Arbeitnehmerleistungen vor, um die Rechte der Arbeitnehmer und die Standardlebensbedingungen sicherzustellen. Arbeitgeber müssen mindestens den regionalen Mindestlohn zahlen, Beiträge zu den BPJS-Sozialversicherungsprogrammen (Gesundheit und Beschäftigung) leisten und Leistungen wie Feiertagszuschüsse (THR), bezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub, Mutterschaft-/Vaterschaftsurlaub und Abfindungen gewähren. Zum Beispiel entspricht der THR typischerweise einem Monatsgehalt und muss vor religiösen Feiertagen gezahlt werden.

Neben den gesetzlichen Anforderungen bieten viele Arbeitgeber zusätzliche Leistungen wie private Krankenversicherung, Pensionspläne, Lebensversicherungen, Transport-, Wohnungszuschüsse, Leistungsprämien und Schulungsprogramme an, um Talente anzuziehen und zu binden. Branchen- und Unternehmensgröße beeinflussen die Leistungspakete, wobei multinationale Unternehmen umfassende Vorteile bieten, während KMU und Start-ups möglicherweise einfachere Pakete anbieten.

Wichtige Datenpunkte umfassen:

Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Registrierung, rechtzeitiger Leistungszahlungen, korrekter Buchführung und Einhaltung der Kündigungsverfahren sicherstellen, unterstützt durch regelmäßige Prüfungen, um die gesetzlichen Standards zu erfüllen.

Arbeitsverträge in Indonesien müssen schriftlich erfolgen, in Bahasa Indonesia verfasst sein und mit Gesetz Nr. 13 von 2003 übereinstimmen. Sie definieren die Rechte und Pflichten beider Parteien, wobei wichtige Klauseln die Details der Parteien, den Aufgabenbereich, die Vergütung, die Beschäftigungsdauer, die Arbeitszeiten, Überstunden, Kündigungsverfahren und das anwendbare Recht abdecken. Verträge werden in feste Laufzeiten (PKWT) für temporäre Projekte mit festgelegten Dauer und unbefristete Laufzeiten (PKWTT) für laufende Rollen ohne festgelegtes Enddatum kategorisiert.

Probezeiten sind ausschließlich bei PKWTT-Verträgen zulässig, mit maximal drei Monaten, während derer die Mitarbeiter volle Rechte genießen. Änderungen der Beschäftigungsbedingungen erfordern schriftliche Zustimmung, und die Kündigung muss den gesetzlichen Verfahren folgen, einschließlich Kündigungsfrist und Abfindung, die je nach Dauer der Beschäftigung und Kündigungsgrund variieren.

Vertraulichkeitsklauseln sind im Allgemeinen durchsetzbar, wenn sie angemessen sind, während Wettbewerbsverbote geprüft werden und nur aufrechterhalten werden, wenn sie in Umfang, Dauer und Geografie begrenzt sind und ein legitimes Geschäftsinteresse verfolgen. Arbeitgeber sollten diese Klauseln sorgfältig formulieren und rechtlichen Rat einholen, um die Einhaltung sicherzustellen. Streitbeilegungen können Mediation, Schiedsverfahren oder Arbeitsgerichte umfassen, wobei die Bedeutung der Einhaltung gesetzlicher Verfahren bei Vertragsänderungen und Kündigungen betont wird.

Indonesien setzt zunehmend auf Remote- und flexible Arbeitsmodelle, angetrieben durch technologischen Fortschritt und den Fokus auf Work-Life-Balance. Obwohl es kein spezielles Gesetz für Remote-Arbeit gibt, bieten bestehende Regelungen wie das Arbeitsgesetz Nr. 13 von 2003, die Regierungsverordnung Nr. 35 von 2021 und die Verordnung des Arbeitsministers Nr. 5 von 2023 einen rechtlichen Rahmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine sichere Arbeitsumgebung, faire Vergütung, klare Kommunikation und Datenschutzkonformität für Remote-Mitarbeiter zu gewährleisten.

Wichtige flexible Arbeitsoptionen umfassen Remote-Arbeit, hybride Modelle, Flextime, verkürzte Arbeitswochen und Job Sharing. Die Umsetzung erfordert klare Richtlinien, Bereitstellung notwendiger Ausrüstung, Mitarbeiterschulungen und die Förderung des Engagements durch virtuelle Aktivitäten. Datensicherheit ist entscheidend, mit Maßnahmen wie Verschlüsselung, sicheren Kommunikationskanälen und Mitarbeiterschulungen, die mit dem Personal Data Protection Law (UU PDP) in Indonesien abgestimmt sind. Richtlinien für Ausrüstungs- und Spesenrückerstattungen sollten die vom Unternehmen bereitgestellten Werkzeuge, erstattungsfähige Ausgaben und Prozesse festlegen, wobei steuerliche Aspekte berücksichtigt werden.

Eine robuste Technologieinfrastruktur ist unerlässlich und umfasst Kommunikationstools, Cloud-Dienste, Cybersicherheitslösungen, technischen Support und Verbesserungen der Konnektivität, insbesondere in Gebieten mit eingeschränktem Internetzugang.

Dieses Rahmenwerk unterstützt effektives Remote-Arbeiten bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, Datenschutz und operativer Effizienz.

In Indonesien erfordert die Beendigung des Arbeitsverhältnisses die strikte Einhaltung gesetzlicher Verfahren, um Streitigkeiten zu vermeiden. Kündigungsfristen sind einheitlich auf 30 Tage festgelegt, unabhängig von der Dauer der Dienstzeit, und beide Parteien müssen schriftliche Kündigungen einreichen, wobei eine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist üblich ist. Abfindungszahlungen (Uang Pesangon) hängen von der Dauer der Beschäftigung ab und reichen von einem Monatsgehalt bei weniger als einem Jahr bis zu neun Monaten Gehalt bei acht oder mehr Jahren Dienstzeit. Arbeitnehmer haben außerdem Anspruch auf Dienstzeitvergütung und Entschädigungszahlungen, die Leistungen wie Urlaub und Zulagen abdecken.

Kündigungsgründe umfassen Ursache (z.B. Fehlverhalten, Straftat) und ohne Ursache (z.B. Umstrukturierung, Entlassungen), wobei letztere vollständige Abfindungspakete erfordern. Das Verfahren umfasst schriftliche Mitteilungen, Verhandlungen, Gewerkschaftskonsultationen falls zutreffend, Meldungen an Behörden und die Einholung eines Freigabeschreibens. Arbeitnehmer sind gegen ungerechtfertigte Kündigungen durch Streitbeilegung und mögliche Wiedereinstellung oder Schadensersatz geschützt, wobei die sorgfältige Dokumentation und rechtliche Beratung für Arbeitgeber von großer Bedeutung sind.

Indonesiens Wirtschaft setzt zunehmend auf Freelancing und unabhängige Vertragsarbeit, was Unternehmen Flexibilität und Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten bietet, während Einzelpersonen Autonomie und vielfältige Möglichkeiten genießen. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die rechtlichen und administrativen Feinheiten bei der Beschäftigung von Contractors zu verstehen, um die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen. Dies umfasst die korrekte Einstufung der Workers, die Erstellung konformer Verträge sowie die Verwaltung von Steuerpflichten, entweder direkt oder über einen Service Provider.

Wesentliche Faktoren bei der Klassifizierung von Workers sind Kontrolle, Abhängigkeit, Integration, Dauer, Bereitstellung von Werkzeugen und Risiko. Eine falsche Einstufung kann zu erheblichen Strafen führen. Contractor of Record (COR)-Verträge müssen den Umfang, die Bedingungen, die Bezahlung, Vertraulichkeit, Rechte an geistigem Eigentum und Streitbeilegung klar definieren. Die Rechte an geistigem Eigentum sollten im Vertrag ausdrücklich an das Unternehmen übertragen werden, um Eigentumsfragen zu vermeiden.

Independent Contractors in Indonesien sind selbst für ihre Steuerpflichten und Versicherungen verantwortlich. Sie müssen sich bei den Steuerbehörden registrieren und eine Taxpayer Identification Number (TIN) erhalten. Unternehmen sind häufig verpflichtet, Steuern nach PPh Artikel 21 oder 23 einzubehalten, abhängig von der Art der Dienstleistung. Contractors sind nicht durch die Versicherungsprogramme des Unternehmens abgedeckt und müssen ihre eigene Absicherung organisieren. Branchen, die häufig Independent Contractors nutzen, umfassen Technologie, Kreativ- und Marketingbranche, Beratung, Bildung, Medien und professionelle Dienstleistungen, was Unternehmen ermöglicht, ihre Belegschaft je nach Projektbedarf anzupassen.

Hinweis: Steuerregelungen und -sätze können sich ändern; es ist ratsam, einen lokalen Steuerberater zu konsultieren.

Ausländische Fachkräfte, die in Indonesien eine Beschäftigung suchen, müssen vor Arbeitsaufnahme das entsprechende Visum und die Arbeitserlaubnis sichern. Das gebräuchlichste Visum ist das KITAS (Limited Stay Permit), das für 6 Monate bis 2 Jahre gültig ist und erneuert werden kann, in der Regel gesponsert von Arbeitgebern. Das VITAS (Limited Stay Visa) ist ein kurzfristiges Visum, das erforderlich ist, um ein KITAS zu erhalten, und normalerweise für 30-60 Tage gültig ist. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Sponsoring ausländischer Arbeitskräfte, die Einhaltung der Vorschriften für Recruitment, Vergütung und Schulung sowie die Aufrechterhaltung gültiger Genehmigungen.

Arbeitgeber müssen bestimmte Verpflichtungen erfüllen, einschließlich ordnungsgemäßer Sponsoring, rechtzeitiger Erneuerung der Arbeitserlaubnisse und Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften. Arbeitnehmer sind verpflichtet, gültige Visa und Genehmigungen zu besitzen und die indonesischen Einwanderungsgesetze zu befolgen, um Strafen zu vermeiden. Verstöße seitens beider Parteien können zu rechtlichen Problemen, Geldstrafen oder Arbeitsverboten führen.

Die Einhaltung der Vorschriften umfasst die rechtzeitige Erneuerung der Genehmigungen, ordnungsgemäßes Sponsoring und die Beachtung der Beschäftigungsvorschriften, um den legalen Arbeitsstatus in Indonesien zu gewährleisten.