Employer of Record in Thailand

Het aannemen van werknemers in Thailand biedt verschillende mogelijkheden voor internationale bedrijven die hun activiteiten willen uitbreiden. Terwijl het opzetten van een lokale entiteit directe controle en een permanente aanwezigheid biedt, gaat deze weg vaak gepaard met aanzienlijke tijd, kosten en administratieve lasten met betrekking tot registratie, juridische naleving en doorlopende managementtaken. Alternatief kunnen bedrijven overwegen om individuen in te huren als zelfstandige Contractors, hoewel deze aanpak risico's met zich meebrengt op het gebied van misclassificatie en mogelijke juridische uitdagingen als de relatie op een arbeidsrelatie lijkt.

Een meer gestroomlijnde en conforme oplossing voor veel buitenlandse bedrijven is samenwerken met een Employer of Record. Deze aanpak stelt bedrijven in staat om snel en legaal personeel in Thailand aan te nemen zonder dat ze hun eigen lokale juridische entiteit hoeven op te zetten.

Hier zijn de belangrijkste opties voor het aannemen in Thailand:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Het incorporeren van een bedrijf of filiaal in Thailand, wat vereist dat je je weg vindt in lokale bedrijfsregistraties, belastingwetten en arbeidsregels.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een derde partij zoals Rivermate die legaal jouw personeel in Thailand in dienst neemt namens jou, en alle naleving regelt.
• Het inhuren van zelfstandige Contractors: Het inzetten van individuen voor specifieke projecten of taken, waarbij zij verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingen en voordelen. Dit model vereist zorgvuldige overweging om als werkelijke arbeid te worden beschouwd.

Hoe een EOR werkt in Thailand

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de juridische werkgever voor jouw personeel in Thailand, en neemt alle bijbehorende verantwoordelijkheden op zich, terwijl jij de volledige controle behoudt over het dagelijkse management en de opdrachten. Deze regeling vereenvoudigt de wereldwijde uitbreiding aanzienlijk.

De EOR verzorgt:

• Loonadministratie en belastingnaleving: Zorgen voor correcte salarisbetalingen en naleving van de Thaise inkomstenbelasting.
• Socialezekerheidsbijdragen: Beheren van verplichte bijdragen aan het Thaise socialezekerheidsstelsel.
• Naleving arbeidswetgeving: Opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten, beheer van verlof, voordelen en het navigeren door beëindigingsvereisten volgens de Thaise arbeidswetten.
• Voordelenbeheer: Faciliteren en beheren van wettelijke en aanvullende werknemersvoordelen.
• Visa- en werkvergunningen: Assisteren bij de benodigde vergunningen voor buitenlandse werknemers om legaal in Thailand te werken.

Voordelen voor bedrijven

Voor bedrijven die snel en conform willen aannemen in Thailand zonder de complexiteit van het opzetten van een lokale entiteit, biedt een EOR aantrekkelijke voordelen:

• Snelle markttoetreding: Werf werknemers binnen weken in plaats van maanden, waardoor je uitbreidingsplannen worden versneld.
• Verminderde administratieve last: Besteed complexe HR-, loon- en juridische nalevingszaken uit aan lokale experts.
• Gegarandeerde naleving: Minimaliseer juridische en financiële risico's verbonden aan arbeidswetten, belastingen en socialezekerheid in Thailand.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke initiële kosten en doorlopende uitgaven voor het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Focus op kernactiviteiten: Maak interne middelen vrij om te concentreren op strategische groei en operationeel succes.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Thailand uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Thailand garandeert.

Het belastingstelsel van Thailand kent een progressief inkomstenbelastingstelsel, waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor het inhouden van inkomstenbelasting op het loon van werknemers en het maandelijks afdragen aan de Revenue Department. Werkgevers moeten ook bijdragen aan de social security (SSF) van 5% van de salarissen van werknemers (met een maximum) en aan het Workmen's Compensation Fund, met tarieven die variëren per industrie. Werknemers dragen 5% bij aan SSF, wat aftrekbaar is, en zijn aansprakelijk voor inkomstenbelasting op basis van progressieve tarieven tot 35% voor inkomsten boven THB 5 miljoen.

Belangrijke verplichtingen voor werkgevers omvatten het berekenen en inhouden van inkomstenbelasting, het indienen van maandelijkse PND.1 aangiften vóór de 7e (online) of 15e (handmatig) van de volgende maand, en het indienen van jaarlijkse persoonlijke en vennootschapsbelastingaangiften binnen de gespecificeerde termijnen. Werknemersaftrekken omvatten persoonlijke vrijstellingen (THB 60.000), partner (THB 60.000), en kindvrijstellingen (THB 30.000 per kind). Inkomstenbelastingtarieven voor 2025 variëren van 0% tot 35%, afhankelijk van het inkomensniveau.

De belastingresidentie van buitenlandse werknemers hangt af van de verblijfsduur (≥180 dagen), met verdragen die mogelijk vrijstelling bieden. Bedrijven moeten rekening houden met speciale incentives zoals BOI-privileges en industrie-specifieke regelgeving, vooral met betrekking tot winstterugkeer en belastingverdragen.

Het salarislandschap in Thailand varieert aanzienlijk per industrie, rol, ervaring en locatie, waarbij Bangkok over het algemeen hogere lonen biedt. Typische maandelijkse salarissen variëren van THB 30.000 tot THB 180.000, afhankelijk van de functie, zoals Software Engineers die THB 40.000–120.000 verdienen en Data Scientists THB 50.000–150.000. Werkgevers moeten deze benchmarks in overweging nemen bij het structureren van concurrerende vergoedingspakketten.

Minimumloonwetten zijn provincie-specifiek, met dagtarieven van THB 330 tot THB 370 in 2025. Werkgevers moeten zich aan deze minima houden om boetes te voorkomen. Veelvoorkomende voordelen zijn jaarlijkse bonussen (vaak een maandsalaris), provident funds, sociale zekerheidsbijdragen en toelagen voor vervoer, maaltijden of huisvesting. Salarissen worden voornamelijk maandelijks betaald via bankoverschrijving, met loonstroken vereist voor naleving.

Het bijhouden van industrytrends, vaardighedenvraag en regelgevende veranderingen is essentieel voor het ontwikkelen van een concurrerend en compliant vergoedingsbeleid in Thailand.

De arbeidswetgeving in Thailand vereist minimale verlofregelingen voor werknemers, waaronder 6 dagen betaald jaarlijks verlof na één jaar dienstverband. Niet-gebruikte vakantiedagen kunnen worden overgedragen of uitbetaald bij beëindiging. Het land kent ongeveer 13-16 nationale feestdagen per jaar, met voorzieningen voor compensatie als deze op weekends vallen of als werknemers op deze dagen werken, vaak met dubbele betaling.

Werknemers hebben recht op 30 dagen betaald ziekteverlof per jaar, met medische certificering vereist voor afwezigheid van meer dan 3 dagen. Ouderschapsverlof omvat 98 dagen moederschapsverlof, met gedeeltelijke salarisdekking gedurende de eerste 45 dagen, en 15 dagen vaderschapsverlof binnen 30 dagen na de geboorte. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof, studie, sabbatical en ordinationsverlof kunnen worden toegekend op basis van bedrijfsbeleid.

De werknemersvoordelen in Thailand worden gereguleerd door wettelijke voorschriften en marktverwachtingen. Werkgevers moeten verplichte voordelen bieden zoals sociale zekerheidsbijdragen, ongevallenverzekering, betaalde jaarlijkse vakantie (minimaal 6 dagen), betaalde feestdagen (13-15 dagen), ziekteverlof (tot 30 dagen), zwangerschapsverlof (98 dagen) en ontslagvergoeding, allemaal gereguleerd door respectieve wetten. Deze waarborgen basisveiligheid voor werknemers en naleving is cruciaal om boetes te voorkomen.

Naast wettelijke vereisten bieden veel bedrijven optionele voordelen aan om aantrekkelijkheid en behoud te vergroten, waaronder private health insurance, provident funds, prestatiebonussen, vergoedingen (vervoer, huisvesting, maaltijden), opleidingsprogramma's, levensverzekering en tandheelkundige/oogzorgdekking. Private health insurance wordt vooral gewaardeerd, omdat het snellere, meer uitgebreide zorg biedt dan publieke gezondheidszorg, met door werkgever gesponsorde plannen die gangbaar zijn.

Pensioenvoordelen omvatten sociale zekerheidspensioenen, provident funds, overheids-pensioenfondsen en pensioenmutual funds, waarbij de bijdragen van de werkgever variëren per industrie. Grotere bedrijven en multinationals bieden doorgaans meer uitgebreide pakketten aan, inclusief gezondheidszorg, pensioenplannen en vergoedingen, terwijl MKB meestal minder voordelen biedt maar wel aan de verplichte eisen voldoet. Deze mix van voordelen helpt werkgevers om concurrerende compensatiepakketten op te bouwen en een positieve werkomgeving te bevorderen.

Arbeidsovereenkomsten in Thailand zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, het waarborgen van juridische naleving en duidelijkheid. Ze worden doorgaans schriftelijk vastgelegd, hoewel mondelinge overeenkomsten geldig zijn, en worden onderverdeeld in contracten voor bepaalde tijd en onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd specificeren een vaste duur, geschikt voor tijdelijke functies, terwijl onbepaalde tijd contracten voortdurende arbeid bieden met specifieke gronden en opzegvereisten voor beëindiging.

Belangrijke clausules in het contract omvatten details over partijen, functieverantwoordelijkheden, vergoeding, werktijden, voordelen, proeftijd, beëindigingsvoorwaarden, vertrouwelijkheid en toepasselijk recht. Proeftijd duurt meestal 90-119 dagen, waardoor werkgevers de geschiktheid kunnen beoordelen met meer flexibele beëindigingsrechten gedurende deze periode. Na de proeftijd gaan werknemers doorgaans over op vaste dienst.

Vertrouwelijkheidclausules zijn afdwingbaar, maar niet-concurrentieclausules worden door Thaise rechtbanken restrictief beoordeeld, waarbij redelijkheid in scope en duur vereist is en vaak aanvullende vergoeding voor afdwingbaarheid. Wijzigingen in het contract moeten schriftelijk en wederzijds overeengekomen zijn. Beëindigingsprocessen hangen af van of de werkgever of werknemer het initiatief neemt, met wettelijke vereisten voor opzegtermijn en ontslagvergoeding op basis van de diensttijd. Werknemers kunnen ontslag nemen met een opzegtermijn van 30 dagen, en onrechtmatig ontslag kan worden aangevochten bij Thaise rechtbanken.

Thailand neemt steeds meer afstand van werken op locatie, waarbij veel bedrijven tegen 2025 formele beleidslijnen implementeren om talent aan te trekken, de productiviteit te verhogen en kosten te verlagen. De verschuiving wordt ondersteund door verbeterde technologische infrastructuur en een groeiend bewustzijn van juridische en operationele overwegingen, zoals compliance, gegevensbeveiliging en het welzijn van werknemers.

Hoewel er geen specifieke wetgeving voor remote work is, gelden de bestaande arbeidswetten, die duidelijke arbeidsovereenkomsten vereisen, naleving van werkuren, sociale zekerheidsbijdragen en belastingregels. Werkgevers moeten ook zorgen voor veiligheid en welzijn, zelfs wanneer werknemers op afstand werken.

Belangrijke flexibele werkregelingen omvatten volledig remote work, hybride modellen en flexibele uren, die steeds gebruikelijker worden. Werkgevers zouden zich moeten richten op juridische compliance, technologische infrastructuur en ondersteuning van werknemers om duurzame remote work-omgevingen te creëren.

Het beëindigen van een werknemer in Thailand vereist naleving van de Labor Protection Act, inclusief het volgen van opzegtermijnen, ontslagvergoeding en procedurele stappen. Werkgevers moeten schriftelijk opzeggen met vermelding van de reden en de ingangsdatum, waarbij de opzegtermijnen variëren afhankelijk van de duur van het dienstverband (van geen opzegging voor minder dan 120 dagen tot minstens 300 dagen voor meer dan 10 jaar). Bij onmiddellijke beëindiging moet het salaris in plaats van opzegging worden betaald.

Ontslagvergoeding is verplicht bij ontslag zonder oorzaak, berekend op basis van de duur van het dienstverband, met recht op een vergoeding variërend van 30 dagen loon voor 120 dagen tot 1 jaar tot 400 dagen loon voor meer dan 20 jaar. Gronden voor ontslag met oorzaak omvatten grove wangedraging, criminele handelingen of het verlaten van de plicht, maar moeten worden ondersteund door gedocumenteerd bewijs. Werkgevers moeten procedurele vereisten volgen, zoals het betalen van alle verschuldigde bedragen, het melden bij de sociale zekerheid, het inhouden van belastingen en het bijhouden van administratie om wettelijk ontslag te waarborgen.

Werkgevers moeten alle disciplinaire maatregelen documenteren en juridisch advies inwinnen om risico's op onrechtmatig ontslag te beperken, aangezien werknemers claims kunnen indienen voor oneerlijk ontslag, wat kan leiden tot herplaatsing of vergoeding.

Thailand ervaart een opvallende stijging in freelancen en onafhankelijke contractering, gedreven door de vraag naar flexibiliteit en gespecialiseerde vaardigheden. Voor bedrijven is het begrijpen van de juridische en contractuele nuances van het inzetten van onafhankelijke contractors essentieel om te voldoen aan de Thaise arbeidswetgeving en effectief talent te beheren. Een juiste classificatie van werknemers is cruciaal, aangezien verkeerde classificatie kan leiden tot boetes. Belangrijke factoren die werknemers van contractors onderscheiden, zijn controle over het werk, integratie in bedrijfsactiviteiten, het verstrekken van tools, financieel risico, duur van de relatie en betalingsmethoden.

Het inzetten van onafhankelijke contractors vereist duidelijke serviceovereenkomsten die de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, relatieclausules, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendomsrechten en beëindigingsvoorwaarden beschrijven. Intellectuele eigendom die door contractors wordt gecreëerd, moet via expliciete contractclausules worden toegewezen aan de inlenende entiteit om eigendomsgeschillen te voorkomen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen, inclusief inkomstenbelasting en mogelijke btw-registratie als het inkomen meer dan THB 1,8 miljoen bedraagt. Bedrijven moeten belasting inhouden op betalingen aan contractors en voorzien in inhoudingscertificaten.

Onafhankelijke contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve industrieën, consulting, onderwijs, media en professionele diensten, waar gespecialiseerde vaardigheden en projectgebaseerd werk in trek zijn. Deze sectoren profiteren van de flexibiliteit en expertise die contractors bieden zonder de langetermijnverbintenis van traditioneel werk.

Het werkvergunningensysteem van Thailand in 2025 vereist dat buitenlandse werknemers geschikte visa's verkrijgen en voldoen aan de regelgeving. De meest voorkomende visumtypes zijn onder andere de Non-Immigrant B Visa (initieel 90 dagen, verlengbaar tot één jaar), Business Visa (voor werk met sponsoring), Investment Visa (voor aanzienlijke economische investeringen), BOI Visa (voor werknemers van door BOI gepromote bedrijven) en Smart Visa (voor hooggekwalificeerde professionals). Werkgevers spelen een essentiële rol bij het sponsoren van werknemers en het waarborgen van naleving.

Belangrijke gegevenspunten voor visumtypes worden hieronder samengevat:

Werkgevers moeten buitenlandse werknemers sponsoren, de benodigde documentatie voorbereiden en voortdurende naleving waarborgen om de wettelijke werkstatus te behouden. Het proces benadrukt het naleven van de Thaise immigratieregels, waardoor het begrijpen van visumtypes en vereisten essentieel is voor soepele operaties.