Employer of Record in Mongolië

Uitbreiding naar nieuwe markten zoals Mongolië biedt enorme kansen voor wereldwijde bedrijven, maar brengt ook de complexiteit van internationaal werkgeverschap met zich mee. Het succesvol aannemen van werknemers in Mongolië vereist een grondig begrip van de specifieke arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsverplichtingen van het land. Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële boetes, waardoor het essentieel is voor bedrijven om een conforme en efficiënte wervingsstructuur op te zetten.

Bij het overwegen van het aannemen van talent in Mongolië hebben bedrijven doorgaans verschillende opties. Elke methode kent zijn eigen voordelen en uitdagingen, en de beste keuze hangt vaak af van de langetermijnstrategie en middelen van het bedrijf.

• Het oprichten van een lokale entiteit: Deze traditionele aanpak houdt in dat een dochteronderneming of vestiging in Mongolië wordt geregistreerd. Hoewel het volledige controle over de activiteiten geeft, is het vaak een tijdrovend en kostbaar proces dat aanzienlijke voorafgaande investeringen in juridische, administratieve en financiële opzet vereist.
• Het inhuren van een onafhankelijke contractor: Bedrijven kunnen individuen in Mongolië inhuren als zelfstandige contractors. Dit brengt echter het risico van verkeerde classificatie met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer, wat mogelijk leidt tot juridische problemen en achterstallige belastingen.
• Het gebruik maken van een Employer of Record (EOR) service: Een EOR zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om werknemers in Mongolië te huren zonder dat zij een lokale juridische entiteit hoeven op te zetten. De EOR fungeert als de juridische werkgever, verzorgt alle naleving, loonadministratie en HR-functies, terwijl het klantbedrijf volledige controle behoudt over het dagelijkse management.

Hoe een EOR werkt in Mongolië

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt internationaal werkgeverschap door de juridische verantwoordelijkheden van arbeid in Mongolië op zich te nemen. Rivermate, als jouw EOR-partner, zorgt ervoor dat jouw Mongoolse werknemers volledig volgens de lokale regelgeving worden aangenomen en beheerd.

• Nalevende arbeidscontracten in overeenstemming met de Mongoolse arbeidswet.
• Loonadministratie en belastinginhoudingen, inclusief sociale zekerheidsbijdragen.
• Registratie bij lokale autoriteiten voor alle noodzakelijke arbeids- en belastingdoeleinden.
• Beheer van werknemersvoordelen, verlofrechten en onkostenvergoedingen.
• Afhandeling van arbeidsbeëindiging volgens de Mongoolse wettelijke vereisten.
• Het bieden van lokale HR-ondersteuning en expertise aan zowel de klant als de werknemer.

Voordelen voor bedrijven die in Mongolië willen aannemen zonder een lokale entiteit op te zetten

Samenwerken met een EOR biedt strategische voordelen voor bedrijven die snel en conform willen uitbreiden naar Mongolië, zonder de last van het oprichten van een entiteit.

• Snelle markttoegang: Werf werknemers in Mongolië binnen dagen of weken, niet maanden.
• Verminderde juridische en financiële risico’s: De EOR neemt de verantwoordelijkheid voor naleving van de Mongoolse arbeids- en belastingwetten.
• Kostenbesparende uitbreiding: Vermijd de aanzienlijke kosten en administratieve overhead van het opzetten en onderhouden van een lokale entiteit.
• Toegang tot top talent: Werv en neem gekwalificeerde professionals in Mongolië aan, ongeacht de fysieke aanwezigheid van jouw bedrijf.
• Focus op kernactiviteiten: Delegeer alle arbeidsgerelateerde administratie aan de EOR, zodat jouw interne teams zich kunnen richten op strategische initiatieven.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Mongolië uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Mongolië garandeert.

Werkgevers in Mongolië moeten 10,2% van het bruto salaris van elke werknemer bijdragen aan sociale zekerheid, waaronder pensioen (7%), sociale verzekering (1%), ziektekostenverzekering (2%) en werkloosheid (0,2%). Ze zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van inkomstenbelasting, die progressief is: 10% voor een maandelijks inkomen tot 180.000 MNT en 20% voor bedragen daarboven. Werknemers kunnen hun belastbaar inkomen verminderen door aftrekposten zoals pensioen-, sociale en ziektekostenverzekeringsbijdragen, evenals liefdadigheidsdonaties en onderwijsuitgaven, mits ze ondersteunende documentatie indienen.

Belangrijke nalevingsdeadlines zijn onder andere de maandelijkse loonbelastingaangiften vóór de 10e van de volgende maand, sociale zekerheidsbijdragen vóór de 20e, en jaarlijkse inkomstenbelastingaangiften vóór 15 februari. Buitenlandse werknemers en bedrijven moeten rekening houden met extra overwegingen zoals belastingresidentie, verdragen en mogelijke regels voor vaste inrichting, wat zorgvuldige naleving en professioneel advies vereist.

Het salarislandschap in Mongolië in 2025 varieert aanzienlijk per industrie, rol en locatie, waarbij Ulaanbaatar hogere vergoedingen biedt. Typische maandelijkse salarissen variëren van 1,8 miljoen MNT voor kwaliteitscontrole-inspecteurs tot 8 miljoen MNT voor senior geologen in de mijnbouw, en van 2 miljoen tot 7,5 miljoen MNT voor IT- en financiële functies (zie tabel hieronder). Het nationale minimumloon is vastgesteld op 550.000 MNT per maand, en werkgevers moeten zorgen voor naleving, met uitzonderingen voor stagiaires onder strikte regelgeving.

Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals jaarlijkse, prestatie- en feestdagenbonussen, evenals toelagen voor huisvesting, vervoer en maaltijden. Overwerk wordt meestal uitbetaald tegen 1,5 keer het normale tarief. Salarissen worden voornamelijk maandelijks via bankoverschrijvingen betaald, met loonstrookjes die het brutoloon, inhoudingen en nettoloon specificeren. Markttrends wijzen op een opwaartse druk op salarissen, gedreven door economische groei, buitenlandse investeringen en tekorten aan vaardigheden, vooral voor gespecialiseerde functies, met een voortdurende groei voorspeld voor 2025.

Mongoolse arbeidswetten vereisen minimaal 15 betaalde vakantiedagen per jaar voor werknemers na zes maanden onafgebroken dienst, met de mogelijkheid tot extra dagen op basis van gevaarlijke werkomstandigheden of collectieve overeenkomsten. Niet-gebruikte verlofdagen kunnen vaak worden overgedragen, onder voorbehoud van wettelijke en contractuele voorwaarden. Feestdagen omvatten Nieuwjaarsdag, Lunar Nieuwjaar, Internationale Vrouwendag, Nauryz, Kinderdag, Naadam Festival en Onafhankelijkheidsdag, waarbij de viering verschuift als deze op weekends valt. Werknemers die op feestdagen werken, hebben doorgaans recht op overwerkvergoeding of compensatietijd.

Werknemers hebben recht op betaalde ziekteverlof na het overleggen van een medisch attest, waarbij de vergoeding stijgt met de duur van de dienst en sociale verzekeringsbijdragen. Ouderschapsverlof omvat ongeveer 120 dagen betaalde zwangerschapsverlof, ongeveer 14 dagen betaalde vaderschapsverlof en adoptieverlof onder vergelijkbare voorwaarden. Aanvullende verloftypes zoals rouwverlof, studie- en sabbaticalverlof zijn beschikbaar, vaak naar discretie van de werkgever of contractuele overeenkomst.

Mongoolse arbeidswetten vereisen kernvoordelen voor werknemers, waaronder sociale verzekeringen, betaalde jaarlijkse vakantie (minimaal 15 dagen), feestdagen, ziekteverlof, zwangerschapsverlof, minimumloon en ontslagvergoeding. Werkgevers moeten bijdragen aan sociale verzekeringen die pensioenen, werkloosheid, arbeidsongevallen en zwangerschapsuitkeringen dekken. Naast deze verplichte voordelen verbeteren veel bedrijven hun pakketten met optionele extra’s zoals private gezondheidszorg, extra verlof, prestatiebonussen, training, vervoer, huisvestingsvergoedingen en levensverzekering om gekwalificeerde werknemers aan te trekken.

Gezondheidsdekking wordt voornamelijk verzorgd via een nationaal systeem dat wordt gefinancierd door bijdragen van werkgever en werknemer, maar private verzekeringen worden steeds gebruikelijker voor bredere en snellere toegang tot gezondheidszorgdiensten. Pensioenbijdragen zijn verplicht, waarbij sommige bedrijven aanvullende plannen aanbieden zoals defined contribution of benefit schema’s voor extra pensioenzekerheid. Voordelenpakketten variëren per industrie en bedrijfsgrootte, waarbij grotere bedrijven en sectoren zoals mijnbouw meer uitgebreide voordelen bieden, terwijl MKB’s zich richten op basisvoordelen. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van wettelijke vereisten om boetes te voorkomen en zorgvuldig budgetteren voor zowel verplichte als optionele voordelen.

Arbeidsovereenkomsten in Mongolië zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, en zorgen voor naleving van de Arbeidswet. Ze moeten verplichte clausules bevatten zoals betrokken partijen, functiebeschrijving, startdatum, werkuren, salaris, werkplek, verlofregelingen, beëindigingsvoorwaarden, vertrouwelijkheid en toepasselijk recht. Mongolië erkent twee hoofdtypen contracten: vast termijn (voor specifieke duur) en onbepaalde termijn (lopende tot beëindiging). Correcte opstelling helpt geschillen en juridische problemen te voorkomen.

Proeftijd is toegestaan tot drie maanden, waarin werknemers volledige rechten hebben, en werkgevers het dienstverband kunnen beëindigen met korte opzegtermijn indien de normen niet worden gehaald. Vertrouwelijkheid en niet-concurrentie clausules zijn afdwingbaar indien ze redelijk zijn qua omvang en duur; aanvullende vergoeding kan de afdwingbaarheid van niet-concurrentie versterken. Wijzigingen in het contract vereisen schriftelijke toestemming van beide partijen, en beëindigingsprocedures hangen af van de reden, met wettelijke opzegtermijnen en ontslagvergoeding die van toepassing zijn, vooral in gevallen van ontslag wegens overmacht of liquidatie.

Mongolië past steeds meer remote work toe, gedreven door technologische vooruitgang en de vraag van werknemers naar een betere werk-privébalans. Hoewel er geen specifieke wetgeving voor remote work bestaat, regelen bestaande arbeidswetten remote employment, met nadruk op duidelijke arbeidscontracten, werkgeversverantwoordelijkheden voor veilige werkomgevingen en naleving van arbeidsnormen. Werknemers hebben onderhandelingsrechten voor work-from-home regelingen, maar geen expliciete wettelijke aanspraak.

Flexibele werkopties zoals telewerken, flexibele uren en deeltijdwerk zijn gangbaar, waarbij bedrijven zich richten op het aantrekken van talent en het verlagen van kosten. Belangrijke overwegingen zijn databeveiliging, apparatuurvoorziening, onkostendeclaraties en betrouwbare technologische infrastructuur. Werkgevers moeten zorgen voor veilige netwerktoegang, communicatiehulpmiddelen bieden en technische ondersteuning leveren om de productiviteit te behouden. Transparante beleidslijnen over apparatuur en kosten zijn essentieel voor effectief remote work management.

Mongoolse arbeidswetgeving vereist specifieke procedures voor het ontslaan van werknemers, met nadruk op opzegtermijnen, ontslagvergoedingen en wettelijke gronden. Opzegtermijnen variëren afhankelijk van het type contract en de duur in dienst, met een minimum van 14 dagen voor vaste contracten, 3 dagen tijdens de proeftijd en 30 dagen na de proeftijd voor onbepaalde contracten. Werkgevers kunnen deze periodes verlengen, maar niet naleven kan leiden tot boetes.

Ontslagvergoeding is over het algemeen vereist wanneer werknemers worden ontslagen zonder gegronde reden, wegens overbodigheid of vanwege ziekte/invaliditeit, meestal ter hoogte van het salaris van één maand. Het is niet verplicht bij ontslagen wegens ernstig wangedrag. Gronden voor ontslag omvatten wangedrag, diefstal, schade, herhaalde falingen, middelenmisbruik of schending van vertrouwelijkheid (met gegronde reden), en overbodigheid, herstructurering of einde van contract (zonder gegronde reden). Correcte documentatie en procedurele stappen—zoals schriftelijke kennisgevingen, consultaties en eindbetalingen—zijn essentieel voor wettelijk ontslag.

Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag, met rechten op bezwaar, mogelijke herplaatsing en bescherming tegen discriminatie en ontslag van zwangere werknemers. Werkgevers moeten naleving verzekeren om juridische geschillen en reputatieschade te voorkomen.

De groeiende economie van Mongolië biedt uitbreidende kansen voor freelancers in sectoren zoals IT, creatieve diensten, consulting, onderwijs en bouw. Werkgevers moeten de juridische verschillen tussen werknemers en zelfstandige contractors begrijpen, die vooral gebaseerd zijn op controle, financieel risico en de duur van de relatie. Foutieve classificatie brengt juridische en financiële sancties met zich mee, dus duidelijke criteria zijn essentieel.

Verplichtingen vereisen goed gestructureerde contracten waarin de scope, betaling, IP-rechten, vertrouwelijkheid en beëindiging worden vastgelegd. Het eigendom van IP moet expliciet worden besproken om geschillen te voorkomen, met opties voor overdracht of licentie. Contractors zijn zelf verantwoordelijk voor hun belasting- en socialezekerheidsbijdragen, inclusief inkomstenbelasting, sociale verzekeringen en btw indien van toepassing.

De groeiende economie van Mongolië trekt buitenlandse werknemers aan, wat naleving van specifieke visa- en werkvergunningenregelingen vereist. Het primaire werkvisum is de HG Visa, uitgegeven nadat een werkgever de aanvrager sponsort, die aan criteria moet voldoen zoals een geldig jobaanbod, bewijs dat geen gekwalificeerde Mongoolse nationaliteit beschikbaar is, en het indienen van documenten zoals kopieën van paspoorten, onderwijsdiploma's, medische examens, politieverklaringen en arbeidscontracten. Het aanvraagproces omvat door de werkgever geïnitieerde indiening bij overheidsinstanties, met verwerkingstijden variërend van 4 tot 8 weken en kosten tussen $100-$300.

Permanent verblijf is mogelijk na vijf jaar legaal werk, via investering, of familiebanden, en vereist voortdurende verblijf, een schoon strafblad, financiële stabiliteit en taalvaardigheid. Afhankelijken kunnen worden gesponsord via dependent visas, afhankelijk van bewijs van relatie en financiële ondersteuning.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle buitenlandse werknemers geldige vergunningen hebben, vervaldata voor vernieuwing monitoren, en voldoen aan de arbeidswetten. Werknemers zijn verplicht zich te houden aan de visumvoorwaarden, wijzigingen te melden, en vergunningen tijdig te vernieuwen. Niet-naleving kan leiden tot boetes, uitzetting, of toegangsverboden, wat het belang benadrukt van strikte naleving van de Mongoolse immigratiewetgeving.