Employer of Record in Mongolië

Mongolië, gelegen in Oost-Centraalgroen-Azië, beslaat een uniek geografisch corridor, dat China en Rusland verbindt. Het heeft grote mondiale belang vanwege zijn uitgestrekte mineralenrijkdom. Zowel China als Rusland vertrouwen sterk op Mongolië voor deze mineralen en de export van zijn ruwe kasjmierwol.

Buitenlandse investeerders worden aangetrokken door Mongolië vanwege zijn mineralenreserves, de nabijheid van de enorme consumentenmarkt in Azië, en zijn diversificatie in een Technologie- en Innovatiecentrum in Oost-Centraalgroen-Azië.

Zestig procent van de Mongoolse bevolking is jonger dan 35 jaar. In de afgelopen jaren heeft Mongolië verschillende groeistrategieën geïmplementeerd die de werkgelegenheid hebben verhoogd en de economie hebben verplaatst naar een upper-middle-income status. Werkwetten zijn ook verbeterd om werknemers sterkere bescherming en betere wettelijke voordelen te bieden.

Mongolië is grotendeels investeringsvriendelijk voor buitenlandse investeerders en moedigt internationale bedrijven aan om lokaal te werken, maar het proces kan lang duren zonder de ondersteuning van lokale HR- en juridische experts. Een alternatief bestaat dat niet vereist dat u een rechtspersoon registreert in Mongolië.

Een Mongolia Employer of Record, zoals Rivermate, wordt de juridische werkgever voor uw team, en regelt payroll, belastingen, voordelen en naleving. Dit stelt u in staat om snel de arbeidsmarkt te betreden en individuele werknemers of teams aan te nemen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Mongolië

Rivermate gebruikt een eenvoudig maar effectief proces in Mongolië om uw werknemers aan te nemen en regelt de naleving namens u. Zo werkt het:

1. U vindt het Talent. U werft en selecteert de beste kandidaat voor uw team in Mongolië.
2. De EOR neemt het Talent in dienst. De EOR neemt de werknemer legaal in dienst namens u. Ze regelen het arbeidscontract en zorgen dat het voldoet aan Mongoolse arbeidswetten.
3. De onboarding begint. De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat alle noodzakelijke registraties bij lokale autoriteiten.
4. U beheert het dagelijkse werk. U beheert de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van uw werknemer, net als elk ander teamlid.
5. De EOR verzorgt HR. De EOR zorgt voor payroll, persoonlijke inkomstenbelasting, voordelen en zorgt dat alles compliant blijft met lokale regelgeving.

Waarom een Employer of Record in Mongolië gebruiken

Buitenlandse bedrijven profiteren van verschillende voordelen bij het gebruik van een EOR in Mongolië. De belangrijkste voordelen zijn:

• Blijf compliant. Een EOR zorgt dat arbeidsovereenkomsten, payroll, voordelenbeheer en beëindigingsprocessen voldoen aan lokale wetten.
• Bespaar tijd en geld. Het opzetten van een lokale entiteit kan een langdurig en kostbaar proces zijn. Een EOR stelt u in staat om snel werknemers aan te nemen zonder deze stap.
• Beheer voordelen eenvoudig. Een EOR beheert werknemersvoordelen. Dit omvat gezondheidszorg, pensioeninschrijving en wettelijk verlof.
• Vereenvoudig wereldwijde payroll en belastingen. De EOR zorgt voor een nauwkeurige verwerking van payroll en de berekening van belastbaar loon. Werkgevers in Mongolië betalen ongeveer 12,5% van het brutoloon aan payrollbelasting voor sociale zekerheid en gezondheidszorg.
• Sponsor werkvisa. Een EOR kan legaal werkvisa sponsoren voor uw werknemers als u geen eigen entiteit in het land hebt.

Mongolië heeft een jong, goed opgeleid volk dat grotendeels tweetalig is, waarbij Mongools en een vreemde taal (Russisch, Engels, Koreaans of Japans) wordt gesproken. Hoewel Engelse vaardigheden nog relatief laag zijn, nemen deze toe, vooral in de hoofdstad Ulaanbaatar.

De Mongoolse arbeidsmarkt kan uitdagend zijn omdat jonge bekwame professionals vertrekken om werk te zoeken in Rusland of China. Ondanks dit werken buitenlandse werkgevers vaak aan functies in de mijnbouw, engineering, IT, financiën, onderwijs en projectmanagement in Mongolië.

Een belangrijke factor voor succesvolle werving in Mongolië is het vroeg starten van het wervingsproces. Top talent in de belangrijkste sectoren krijgt vaak meer dan één arbeidsaanbod. Dit betekent dat het proces langer kan duren dan verwacht.

Buitenlandse bedrijven moeten zich houden aan dezelfde arbeidswetten als lokale werkgevers. Arbeidsomstandigheden, werktijden, het wettelijke minimumloon en voordelen worden gereguleerd door de Revised Labor Law of Mongolia.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Arbeidsovereenkomsten in Mongolië moeten volgen het standaard sjabloon goedgekeurd door het Ministry of Family, Labor, and Social Protection. De overeenkomst moet in het Mongools worden opgesteld en op verzoek van de werknemer worden vertaald in een vreemde taal.

Zorg ervoor dat je arbeidscontract deze essentiële clausules bevat:

• Partijen bij de overeenkomst: Volledige juridische naam van jou en je werknemer.
• Functietitel en beschrijving: Een duidelijke uitleg van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Werkplek: Waar de werknemer zal werken.
• Indiensttredingsdatum: De eerste dag van het dienstverband.
• Werkuren: Het dagelijkse en wekelijkse werkschema.
• Salaris en betaling: Hoeveel de werknemer wordt betaald en hoe vaak.
• Verlofrechten: Details over jaarlijks verlof, ziekteverlof en andere vrije dagen.
• Sociale verzekering: Informatie over bijdragen aan sociale verzekeringsfondsen.

Proeftijd

In Mongolië kun je een proeftijd opnemen in de arbeidsovereenkomst om te zien of een werknemer geschikt is voor de functie.

• De maximale proeftijd is doorgaans drie maanden.
• Voor banen die speciale vaardigheden vereisen, kan deze soms worden verlengd tot zes maanden.
• Tijdens de proeftijd hebben werknemers dezelfde rechten als vaste werknemers, inclusief salaris en sociale verzekering.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Mongolië is 40 uur, meestal acht uur per dag, vijf dagen per week.

• Het maximale aantal werkuren per week, inclusief overwerk, is 56.
• Overwerkvergoeding is over het algemeen 1,5 keer het reguliere loon.
• Als een werknemer op een feestdag werkt, moet hij dubbel betaald worden.

Nationale & regionale feestdagen

Je werknemers in Mongolië hebben recht op betaalde vrije dagen voor nationale feestdagen. Het is een goed idee om hier een duidelijk beleid voor te hebben.

Hier is een lijst van nationale feestdagen in Mongolië:

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
10–12 februari	Lunar New Year (Tsagaan Sar)
8 maart	Internationale Vrouwendag
23 mei	Vesak Dag
1 juni	Dag van het Kind
11–15 juli	Naadam Festival
2 november	Chinggis Khaan's Verjaardag
26 november	Republiekdag
29 december	Onafhankelijkheidsdag

Opmerking: Sommige feestdagen worden gebaseerd op de maankalender en kunnen elk jaar veranderen.

Contractors werven in Mongolië

De mijnbouw- en engineeringsector in Mongolië vertrouwt vooral op contractors, met IT-contractors die snel toenemen. Grote internationale bedrijven huren onafhankelijke consultants in als technische consultants, projectmanagers, site-auditors, UX/UI designers en NGO-werknemers.

Kortlopende contracten blijven haalbaar in Mongolië, maar langetermijncontracten brengen meer nalevingsrisico’s met zich mee. Na ingrijpende arbeidsreformen hebben autoriteiten hard opgetreden tegen misclassificatie. Dit is wanneer een werknemer slechts bij naam een contractor is, maar in de praktijk als werknemer wordt beschouwd.

Volgens het vernieuwde kader heeft Mongolië niet-standaard werk, waaronder remote werknemers, freelancers en ‘thuiswerkers’, ondergebracht in gestructureerde arbeidsovereenkomsten in plaats van civielrechtelijke contracten.

Echte onafhankelijke contractors zijn zelfstandig ondernemers en moeten opereren onder het B2B-kader dat wordt gereguleerd door het Burgerlijk Wetboek van Mongolië.

Gebruik maken van EOR-services kan je helpen om het risico van misclassificatie te vermijden. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor jouw werknemers in Mongolië, en zorgt voor naleving, loonadministratie en HR. Hiermee kun je werken met talent in Mongolië zonder dat je een lokale entiteit hoeft op te richten of je zorgen te maken over misclassificatie.

Mongolië wordt beschouwd als een markt met lage arbeidskosten voor het inhuren in vergelijking met buurlanden zoals China en Rusland. Totale arbeidskosten liggen tussen 112% en 114% van het brutoloon, met werkgeversbijdragen tussen 12,5% en 14,5%. China heeft het meest complexe systeem voor werkgeversbijdragen en kan oplopen tot 40% van het brutoloon, met Rusland op 30%.

Loonroosters & loonstructuur

In Mongolië is de looncyclus typisch maandelijks. Je betaalt je buitenlandse werknemer meestal eenmaal per maand, vaak aan het eind van de maand. Betalingen worden vrijwel altijd gedaan via bankoverschrijving.

Hoewel prestatie- of vakantiebijnames gebruikelijk zijn, is er geen wet die je verplicht om een 13e maand salaris te betalen.

Overwerk & minima

Een standaard werkweek in Mongolië is 40 uur, gebaseerd op een dag van 8 uur.

• Overwerkvergoeding: Als een werknemer meer dan de standaard 40 uur werkt, moet je hem 150% van zijn reguliere uurloon betalen.
• Vakantiebijslag: Voor werk op een feestdag bedraagt de vergoeding 200% van het basisloon.
• Overwerklimiet: Overwerk is over het algemeen beperkt tot maximaal 4 uur per dag.
• Minimumloon: Het nationale minimumloon bedraagt 792.000 Mongoolse Tugriks (MNT) per maand.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheid namens je werknemers. Deze bijdragen zijn een percentage van het salaris van de werknemer.

Bijdrage	Tarief
Pensioenverzekering	8,5%
Verzekering voor voordelen	1,0%
Ziekteverzekering	2,0%
Werkloosheidsverzekering	0,5%
Verzekering voor bedrijfsongevallen	0,5% - 2,5% (varieert per industrie)
Totaal	12,5% - 14,5%

Werknemersbelastingen en aftrekposten

Je moet ook belastingen en socialezekerheidsbijdragen inhouden op het salaris van je werknemers.

Socialezekerheidsaftrek

Bijdrage	Tarief
Pensioenverzekering	8,5%
Verzekering voor voordelen	1,0%
Ziekteverzekering	2,0%
Werkloosheidsverzekering	0,2%
Totaal	11,7%

Inkomstenbelasting

De inkomstenbelasting voor werknemers is progressief.

Jaarlijkse INkomstklasse (MNT)	Belastingtarief
Tot 120 miljoen	10%
120 miljoen – 180 miljoen	15%
Boven 180 miljoen	20%

In Mongolië is het bieden van de juiste voordelen en verlof essentieel voor het aantrekken en behouden van goede medewerkers. De arbeidswetgeving van het land stelt specifieke minimumvereisten waar je aan moet voldoen. Deze regels dekken alles van jaarlijkse vakantie tot sociale verzekering. Het begrijpen van deze vereisten is de eerste stap naar het bouwen van een compliant en competitief voordelenpakket voor jouw team.

Wettelijk verlof

De Mongoolse wet voorziet in verschillende soorten verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof Alle werknemers krijgen een basis van 15 werkdagen betaald jaarlijks verlof. Werknemers onder de 18 jaar krijgen 20 dagen. Dit recht stijgt met het aantal dienstjaren van een werknemer.
  • 6-10 jaar: 3 extra dagen
  • 11-15 jaar: 5 extra dagen
  • 16-20 jaar: 7 extra dagen
  • 21-25 jaar: 9 extra dagen
  • 25-31 jaar: 11 extra dagen
  • 32+ jaar: 14 extra dagen
• Zwangerschapsverlof Vrouwelijke medewerkers hebben recht op 120 dagen betaald zwangerschapsverlof, meestal verdeeld in 60 dagen voor de geboorte en 60 dagen na de geboorte. Het socialefonds betaalt dit verlof indien de medewerker voldoende bijdragen heeft betaald.
• Vaderschapsverlof Nieuwe vaders krijgen ten minste 10 werkdagen betaald verlof.
• Ouderschapsverlof Moeders en alleenstaande vaders kunnen kraamverlof opnemen tot hun kind drie jaar is. De werkgever moet tijdens deze periode de sociale verzekeringsbijdragen namens de werknemer blijven betalen.
• Ziekteverlof Werknemers kunnen betaald ziekteverlof opnemen wanneer zij een geldige medische verklaring kunnen overleggen. Het socialefonds betaalt voor een specifieke periode.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers hebben recht op betaalde vrije dagen voor feestdagen. Als een werknemer op een feestdag moet werken, moet je hem of haar tegen een hoger tarief betalen, meestal dubbel van het gebruikelijke loon, of hem of haar een andere vrije dag aanbieden in ruil.

Hier zijn de feestdagen voor 2025.

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
1-3 maart	Tsagaan Sar (Lunar Nieuwjaar)
8 maart	Internationale Vrouwendag
1 juni	Kinderdag
4 juni	Boeddhasverjaardag
11-15 juli	Naadam Festival
21 november	Chinggis Khaan’s Verjaardag
26 november	Republiek Dag
29 december	Onafhankelijkheidsdag

Typische aanvullende voordelen

Hoewel de wetgeving bepaalde voordelen vereist, bieden veel bedrijven meer om concurrerend te blijven. Hier een overzicht van wat wettelijk vereist is versus wat je als extra voordeel zou kunnen aanbieden.

Wettelijke Voordelen (Vereist door de wet)	Niet-wettelijke Voordelen (Gebruikelijk maar niet verplicht)
Sociale verzekeringsbijdragen (pensioen, gezondheid, werkloosheid)	Privé ziektekostenverzekering
Betaald jaarlijks verlof	Flexibele werktijden
Betaald ziekteverlof	Extra betaald verlof
Betaald zwangerschaps-, vaderschaps- en ouderschapsverlof	Budget voor professionele ontwikkeling en training
Overurentegoed	Maaltijdvergoedingen of gesubsidieerde lunches
Ontslagvergoeding	Vergoeding voor vervoer

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Je moet de lokale wetten, culturele verwachtingen en marktstandaarden begrijpen. Hier komt een Employer of Record (EOR) van pas.

Een EOR vereenvoudigt het hele proces. Wij fungeren als de juridische werkgever voor jouw team in Mongolië, wat betekent dat wij alle HR-taken voor je regelen. Dit omvat:

• Zorgen dat jouw voordelenpakket volledig compliant is met de Mongoolse arbeidswet.
• Het beheren van wettelijke voordelen zoals sociale verzekeringen en betaald verlof.
• Adviseren over competitieve aanvullende voordelen om toptalent aan te trekken.
• Payroll beheren en zorgen dat alle bijdragen correct en op tijd worden gedaan.

Het gebruik van een EOR bespaart je tijd en vermindert risico. Je kunt je richten op het laten groeien van je bedrijf, wetende dat de voordelen en salarisadministratie van je team in vakkundige handen zijn.

Onder de lokale arbeidswetgeving kan een baan worden beëindigd om wettelijk geldige redenen. Zowel de werkgever als de werknemer moeten 30 dagen schriftelijke opzegtermijn geven. Werkgevers moeten werknemers een ontslagvergoeding betalen op basis van hun dienstverband (één tot vier maanden basissalaris).

Zowel lokale als buitenlandse werknemers hebben tijdens het ontslagproces dezelfde rechten en bescherming. Als een werknemer het niet eens is met zijn ontslag, kan hij binnen 30 dagen een klacht indienen bij de Labor Dispute Settlement Commission.

Opzeggingsperiodes

Wanneer u een arbeidsovereenkomst in Mongolië beëindigt, moet u een opzegtermijn geven. Zowel u als uw werknemer moeten minstens 30 dagen schriftelijk opzeggen. Dit geeft tijd voor een soepele overdracht van verantwoordelijkheden.

Voor situaties die massale ontslagen betreffen, zijn de regels anders. Als u de onderneming liquideert, moet u de vertegenwoordigers van de werknemer minstens 45 dagen voor de datum van beëindiging informeren. Bij andere soorten massale ontslagen moet u een opzegging van 30 dagen geven aan de lokale arbeidsorganisatie.

Uw arbeidsovereenkomst kan een langere opzegtermijn specificeren dan de wettelijke minimum termijn. In dat geval moet u de langere periode volgen.

Ontslagvergoeding

Werknemers in Mongolië hebben doorgaans recht op ontslagvergoeding wanneer hun dienstverband wordt beëindigd. Als de beëindiging het gevolg is van de liquidatie van uw bedrijf, moet u een ontslagvergoeding betalen gelijk aan ten minste één maand gemiddeld salaris. In veel gevallen hebben werknemers recht op ongeveer 30 dagen van hun reguliere loon als ontslagvergoeding.

De uiteindelijke betaling aan uw werknemer moet hun salaris bevatten voor de gewerkte periode en alle andere openstaande betalingen.

Hoe Rivermate een compliant afscheid regelt

Het navigeren door ontslagen van werknemers in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces voldoet aan de Mongoolse arbeidswet.

Zo beheren wij het:

• Documentatie: Wij verzorgen alle benodigde papierwork, inclusief het opstellen en afleveren van de formele schriftelijke ontslagmelding.
• Compliance-controles: Ons team zorgt ervoor dat de reden voor ontslag wettelijk geldig is en dat alle procedurele vereisten worden nageleefd.
• Eindbetalingen: Wij berekenen en verwerken alle eindbetalingen, inclusief salaris, niet-opgenomen vakantietijd en wettelijk verplichte ontslagvergoeding.
• Duidelijke communicatie: Wij faciliteren heldere communicatie tussen u en de werknemer om een respectvol en professioneel exitproces te waarborgen.

Het gebruik van een Employer of Record zoals Rivermate wegneemt het giswerk. Wij regelen de details zodat u zich kunt concentreren op uw bedrijf, in de wetenschap dat uw offboardingpraktijken eerlijk en volledig compliant zijn.

Mongolië heeft een gestructureerd aanvraagproces dat zowel de arbeidsvergunning als de verblijfsvergunning koppelt. Een Mongoolse onderneming moet een werknemer sponsoren om een werkvergunning te verkrijgen.

Een Type-HG of Type-C visum is van toepassing op buitenlandse arbeid in Mongolië. Type-HG is voor standaard werk en Type-C voor specifieke industrieën en schaarse vaardigheden. De Immigration Agency vermeldt momenteel de C1–C11 categorieën die in aanmerking komen voor het Type-C visum.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteiten

De meest gebruikelijke route voor het aannemen van buitenlands talent in Mongolië is via een HG-visum, dat specifiek voor werkdoeleinden is. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het sponsoren van dit visum en het starten van het aanvraagproces. Dit betekent dat jij, of een Employer of Record (EOR) die namens jou handelt, een geregistreerde rechtspersoon in Mongolië moet hebben.

Een EOR kan legaal werkvisa sponsoreren voor jouw medewerkers, wat een praktische oplossing is als je geen eigen entiteit in het land hebt. De EOR verzorgt de administratieve taken van het visumproces en zorgt voor naleving van de lokale immigratie- en arbeidswetgeving.

Hier zijn de belangrijkste realiteiten van het sponsoren van een arbeidsvisum:

• Werkvergunning eerst: Voordat je een werkvisum aanvraagt, moet je eerst een pre-werkvergunning verkrijgen bij de General Authority for Labor and Social Welfare.
• Quota's zijn belangrijk: De Mongoolse overheid stelt jaarlijkse quota in voor het aantal buitenlandse werknemers dat een bedrijf mag aannemen. Deze quota kunnen variëren per industrie.
• Locatie hangt samen: Werkvergunningen zijn vaak gekoppeld aan een specifieke werkplek, vooral in industrieën zoals mijnbouw of bouw.
• Procesduur: Bereid je voor op een proces dat tussen de 30 en 45 dagen kan duren vanaf het begin tot het einde.

Het is belangrijk op te merken dat zelfstandige contractors niet in aanmerking komen voor een HG-werkvisum en een ander proces moeten volgen.

Zakenreis naleving

Voor korte zakelijke reizen is een zakenvisum (B-visum) de juiste keuze. Dit visum is voor activiteiten die niet als werk gelden. Zie het als een visum voor zakelijke bezoeken, niet voor werk.

Toegestane activiteiten met een zakenvisum zijn onder andere:

• Het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten en conferenties
• Deelname aan trainingen of seminars
• Onderhandelingen en ondertekening van contracten
• Het verkennen van zakelijke kansen

Een zakenvisum staat niet toe dat je betaald of onbetaald werk doet. Het standaard zakenvisum is 30 dagen geldig. Voor VS-burgers is een bezoek van minder dan 90 dagen zonder visum mogelijk.

Als je voor zaken op bezoek bent, moet je je binnen 48 uur na aankomst registreren bij de Immigration Agency of Mongolia. Het niet naleven van de voorwaarden van je visum kan leiden tot boetes of andere sancties.