Employer of Record - Japan Guide

Ja, het is mogelijk om onafhankelijke aannemers in Japan in te huren. Er zijn echter verschillende belangrijke overwegingen en potentiële uitdagingen waar werkgevers zich bewust van moeten zijn:

1. Juridische Classificatie: In Japan is het onderscheid tussen een werknemer en een onafhankelijke aannemer cruciaal. Werknemers worden beschermd door arbeidswetten, waaronder minimumloon, werktijden en sociale verzekeringen, terwijl onafhankelijke aannemers dat niet zijn. Verkeerde classificatie kan leiden tot juridische problemen en boetes.

2. Contractuele Overeenkomst: Bij het inhuren van een onafhankelijke aannemer is het essentieel om een duidelijk en gedetailleerd contract te hebben dat de reikwijdte van het werk, betalingsvoorwaarden, duur en andere relevante voorwaarden beschrijft. Dit helpt bij het vaststellen van de aard van de relatie en kan nuttig zijn in geval van geschillen.

3. Belastingimplicaties: Onafhankelijke aannemers in Japan zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingaangiften, inclusief inkomstenbelasting en verbruiksbelasting (indien van toepassing). Werkgevers houden geen belastingen in voor aannemers, maar ze moeten ervoor zorgen dat de aannemer voldoet aan de belastingvoorschriften.

4. Sociale Verzekering: In tegenstelling tot werknemers zijn onafhankelijke aannemers niet gedekt door de sociale verzekeringsregelingen van de werkgever. Aannemers moeten zich inschrijven voor en betalen voor hun eigen ziektekostenverzekering en pensioenregelingen.

5. Controle en Onafhankelijkheid: Om de status van een onafhankelijke aannemer te behouden, moet de persoon een aanzienlijke mate van controle hebben over hoe hij zijn werk uitvoert. Ze mogen niet onderworpen zijn aan hetzelfde niveau van toezicht en controle als een werknemer.

6. Risico van Herclassificatie: Als een onafhankelijke aannemer blijkt te werken onder omstandigheden die vergelijkbaar zijn met die van een werknemer, bestaat het risico van herclassificatie door de autoriteiten. Dit kan ertoe leiden dat de werkgever aansprakelijk wordt voor onbetaalde voordelen, sociale verzekeringsbijdragen en andere werknemersrechten.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan helpen deze risico's te beperken. Een EOR kan zorgen voor naleving van lokale wetten, het afhandelen van loonadministratie en belastingaangiften, en ervoor zorgen dat de contractuele relatie correct is gestructureerd. Dit stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze ervoor zorgen dat hun personeelsbestand in Japan wettelijk compliant is.

Het opzetten van een bedrijf in Japan omvat verschillende stappen en kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen, vaak variërend van enkele weken tot enkele maanden. Hier is een gedetailleerde tijdlijn voor het opzetten van een bedrijf in Japan:

1. Vooronderzoek en Planning (1-2 weken):

   • Voer marktonderzoek uit om de Japanse markt en zakelijke omgeving te begrijpen.
   • Bepaal het type bedrijfsstructuur (bijv. Kabushiki Kaisha (KK) of Godo Kaisha (GK)).
   • Bereid een bedrijfsplan en financiële prognoses voor.

2. Juridische en Administratieve Voorbereidingen (2-4 weken):

   • Kies een bedrijfsnaam en controleer de beschikbaarheid ervan.
   • Stel de statuten op.
   • Bepaal het bedrag aan kapitaal en aandeelhouders.
   • Benoem bestuurders en andere belangrijke functionarissen.

3. Notariële Bekrachtiging van de Statuten (1 week):

   • Laat de statuten notarieel bekrachtigen door een Japanse notaris.

4. Opening van een Bankrekening en Storten van Kapitaal (1-2 weken):

   • Open een tijdelijke bankrekening in Japan.
   • Stort het startkapitaal op de bankrekening.
   • Verkrijg een stortingsbewijs van de bank.

5. Bedrijfsregistratie (2-4 weken):

   • Dien de notarieel bekrachtigde statuten, het stortingsbewijs en andere vereiste documenten in bij het Juridische Zaken Bureau.
   • Betaal de registratiekosten.
   • Het Juridische Zaken Bureau zal de aanvraag beoordelen en verwerken, wat enkele weken kan duren.

6. Procedures na Registratie (2-4 weken):

   • Registreer voor belastingen bij het lokale belastingkantoor.
   • Schrijf je in voor sociale verzekeringen en arbeidsverzekeringen.
   • Verkrijg de benodigde bedrijfslicenties en vergunningen, indien van toepassing.
   • Open een permanente bedrijfsbankrekening.

7. Opzetten van Operaties (Doorlopend):

   • Zorg voor kantoorruimte.
   • Neem personeel aan.
   • Richt boekhoudkundige en administratieve systemen in.

Over het algemeen kan het hele proces van het opzetten van een bedrijf in Japan 2 tot 4 maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf en de efficiëntie van de administratieve processen. Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan dit proces aanzienlijk stroomlijnen door veel van de administratieve en juridische vereisten af te handelen, zodat je je kunt concentreren op je kernactiviteiten.

Bij het gebruik van een Employer of Record (EOR) in Japan, zoals Rivermate, verzorgt de EOR de aangifte en betaling van belastingen en sociale verzekeringsbijdragen van werknemers. Dit omvat de volgende verantwoordelijkheden:

1. Inhouding van inkomstenbelasting: De EOR is verantwoordelijk voor het inhouden van het juiste bedrag aan inkomstenbelasting op de salarissen van werknemers. Deze belasting wordt vervolgens namens de werknemers ingediend en betaald aan de Japanse belastingautoriteiten.

2. Sociale verzekeringsbijdragen: De EOR beheert de inschrijving van werknemers in de sociale verzekeringsprogramma's van Japan, waaronder ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en werknemerscompensatieverzekering. De EOR berekent de vereiste bijdragen van zowel de werkgever als de werknemer, houdt het deel van de werknemer in op hun salaris en zorgt ervoor dat de totale bijdragen worden betaald aan de relevante Japanse sociale verzekeringsinstanties.

3. Jaarlijkse belastingaangifte: De EOR verzorgt ook de jaarlijkse belastingaangifte, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle benodigde documentatie wordt ingediend bij de Japanse belastingautoriteiten in overeenstemming met de lokale regelgeving.

Door deze complexe en tijdrovende taken te beheren, stelt een EOR zoals Rivermate bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl volledige naleving van de Japanse belasting- en sociale verzekeringswetten wordt gewaarborgd.

HR-compliance in Japan verwijst naar de naleving van de arbeidswetten, voorschriften en normen van het land die het arbeidsbeleid regelen. Dit omvat een breed scala aan wettelijke vereisten met betrekking tot aanwerving, lonen, werktijden, werknemersvoordelen, veiligheid op de werkplek, beëindiging en meer. Het waarborgen van HR-compliance in Japan is om verschillende redenen cruciaal:

1. Wettelijke Verplichtingen: Japan heeft een uitgebreide set arbeidswetten, waaronder de Arbeidsnormenwet, de Wet op de Industriële Veiligheid en Gezondheid en de Wet op Gelijke Kansen bij Werkgelegenheid. Bedrijven moeten aan deze wetten voldoen om juridische sancties, boetes en mogelijke rechtszaken te vermijden.

2. Werknemersrechten en Bescherming: Japanse arbeidswetten zijn ontworpen om de rechten van werknemers te beschermen en eerlijke behandeling op de werkplek te waarborgen. Naleving zorgt ervoor dat werknemers hun rechtmatige voordelen ontvangen, zoals betaald verlof, overuren en sociale verzekeringen. Dit bevordert een positieve werkomgeving en verhoogt de tevredenheid en het behoud van werknemers.

3. Reputatie en Vertrouwen: Het naleven van HR-compliance bouwt de reputatie van een bedrijf op als een eerlijke en verantwoordelijke werkgever. Dit is vooral belangrijk in Japan, waar zakelijke relaties en vertrouwen hoog in het vaandel staan. Niet-naleving kan de reputatie van een bedrijf schaden en het vermogen om toptalent aan te trekken en te behouden belemmeren.

4. Operationele Efficiëntie: Correcte HR-compliance helpt HR-processen te stroomlijnen en vermindert het risico op geschillen en verstoringen. Door vastgestelde richtlijnen te volgen, kunnen bedrijven zorgen voor soepele operaties en zich concentreren op hun kernactiviteiten zonder de afleiding van juridische problemen.

5. Culturele Gevoeligheid: Het begrijpen en respecteren van Japanse arbeidswetten en werkplek normen toont culturele gevoeligheid en respect voor lokale gebruiken. Dit is essentieel voor multinationale bedrijven die in Japan opereren, omdat het helpt naadloos te integreren in de lokale zakelijke omgeving.

6. Risicobeheer: Niet-naleving van HR-regelgeving kan leiden tot aanzienlijke financiële en juridische risico's. Door naleving te waarborgen, kunnen bedrijven deze risico's beperken en kostbare juridische geschillen, boetes en schade aan hun merk vermijden.

Samengevat is HR-compliance in Japan essentieel voor wettelijke naleving, bescherming van werknemersrechten, het behouden van een goede reputatie, het waarborgen van operationele efficiëntie, het tonen van culturele gevoeligheid en risicobeheer. Bedrijven die in Japan opereren, moeten HR-compliance prioriteit geven om te slagen in de concurrerende en gereguleerde Japanse markt.

In Japan hebben werkgevers verschillende opties voor het inhuren van werknemers, elk met zijn eigen set van juridische en administratieve vereisten. Hier zijn de belangrijkste beschikbare opties:

1. Directe Werkgelegenheid:

   • Oprichting van een Juridische Entiteit: Om werknemers direct in dienst te nemen, moet een buitenlands bedrijf een juridische entiteit in Japan oprichten, zoals een Kabushiki Kaisha (KK) of een Godo Kaisha (GK). Dit proces vereist aanzienlijke tijd en financiële investeringen, waaronder registratie, naleving van lokale wetten en het opzetten van loon- en belastingsystemen.
   • Naleving: Werkgevers moeten zich houden aan de Japanse arbeidswetten, inclusief werktijden, minimumloon, sociale verzekeringen en arbeidsovereenkomsten. Ze moeten ook de loonadministratie, belastinginhouding en sociale zekerheidsbijdragen afhandelen.

2. Employer of Record (EOR) Services:

   • Vereenvoudigd Inhuren: Een EOR, zoals Rivermate, stelt bedrijven in staat om werknemers in Japan in dienst te nemen zonder een lokale entiteit op te richten. De EOR wordt de juridische werkgever en handelt alle administratieve en nalevingstaken af.
   • Naleving en Risicobeheer: De EOR zorgt voor naleving van de Japanse arbeidswetten, waardoor het risico op juridische problemen wordt verminderd. Ze beheren de loonadministratie, belastingen, sociale zekerheid en voordelen, en zorgen ervoor dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan.
   • Kosteneffectief: Het gebruik van een EOR kan kosteneffectiever zijn dan het opzetten van een lokale entiteit, vooral voor bedrijven die een klein aantal werknemers willen inhuren of de markt willen testen.
   • Snelheid en Flexibiliteit: EOR-diensten maken een snellere onboarding van werknemers mogelijk en bieden flexibiliteit om het personeelsbestand naar behoefte op of af te schalen.

3. Uitzendbureaus:

   • Tijdelijke Werkgelegenheid: Bedrijven kunnen tijdelijke werknemers inhuren via uitzendbureaus. Deze optie is geschikt voor kortetermijnprojecten of wanneer er behoefte is aan flexibiliteit in personeelsbeheer.
   • Naleving: Het uitzendbureau handelt de loonadministratie, belastingen en naleving van arbeidswetten af. Het bedrijf moet er echter voor zorgen dat de arbeidsomstandigheden en behandeling van tijdelijke werknemers voldoen aan de Japanse regelgeving.

4. Onafhankelijke Aannemers:

   • Freelancers en Consultants: Bedrijven kunnen onafhankelijke aannemers inhuren voor specifieke projecten of taken. Deze optie biedt flexibiliteit en kan kosteneffectief zijn voor kortetermijnbehoeften.
   • Naleving: Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat de relatie met de aannemer niet lijkt op een arbeidsrelatie, aangezien verkeerde classificatie kan leiden tot juridische en financiële sancties. Goede contracten en naleving van de Japanse wetten die van toepassing zijn op onafhankelijke aannemers zijn essentieel.

5. Professional Employer Organization (PEO):

   • Co-Werkgeverschap Model: Een PEO biedt HR-diensten en deelt werkgeversverantwoordelijkheden met het klantbedrijf. Dit model kan helpen bij het beheren van HR-functies, maar het klantbedrijf moet nog steeds een juridische entiteit in Japan hebben.
   • Naleving en Ondersteuning: De PEO helpt bij naleving, loonadministratie, voordelenadministratie en andere HR-taken, en helpt het bedrijf de Japanse arbeidswetten te navigeren.

Samenvattend, terwijl directe werkgelegenheid vereist dat een juridische entiteit wordt opgericht en naleving onafhankelijk wordt beheerd, biedt het gebruik van een Employer of Record zoals Rivermate een gestroomlijnde, conforme en kosteneffectieve oplossing voor het inhuren van werknemers in Japan. Deze aanpak is bijzonder voordelig voor bedrijven die snel de Japanse markt willen betreden met minimale administratieve lasten.

Het in dienst nemen van iemand in Japan brengt verschillende kosten met zich mee die werkgevers in overweging moeten nemen. Deze kosten kunnen grofweg worden onderverdeeld in directe compensatie, wettelijke voordelen en andere werkgerelateerde uitgaven. Hier is een gedetailleerd overzicht:

1. Directe Compensatie:

   • Basissalaris: Dit is het primaire onderdeel van de compensatie van een werknemer. Salarissen in Japan kunnen sterk variëren afhankelijk van de industrie, functie en ervaringsniveau.
   • Bonussen: Veel bedrijven in Japan bieden halfjaarlijkse bonussen aan, meestal in de zomer en winter. Deze bonussen kunnen gelijk zijn aan enkele maanden salaris en zijn vaak gekoppeld aan de prestaties van het bedrijf en de individuele prestaties.

2. Wettelijke Voordelen:

   • Bijdragen aan Sociale Verzekeringen: Werkgevers in Japan zijn verplicht bij te dragen aan verschillende sociale verzekeringsprogramma's, waaronder:
     • Ziektekostenverzekering: Werkgevers dekken doorgaans ongeveer 50% van de ziektekostenpremies.
     • Pensioenverzekering: Werkgevers dragen ook ongeveer 50% van de pensioenpremies bij.
     • Werkloosheidsverzekering: De bijdrage van de werkgever voor werkloosheidsverzekering is ongeveer 0,6% van het salaris van de werknemer.
     • Ongevallenverzekering voor Werknemers: Dit tarief varieert afhankelijk van de industrie, maar ligt over het algemeen tussen 0,25% en 8,8% van het salaris van de werknemer.
   • Kinderopvang- en Verplegingsverzekering: Werkgevers dragen bij aan deze verzekeringen, die deel uitmaken van het sociale verzekeringssysteem.

3. Andere Werkgerelateerde Uitgaven:

   • Reiskostenvergoeding: Het is gebruikelijk in Japan dat werkgevers de reiskosten van werknemers vergoeden.
   • Huisvestingsvergoeding: Sommige bedrijven bieden huisvestingsvergoedingen of bedrijfswoningen aan, vooral voor expats of werknemers die vanuit andere regio's verhuizen.
   • Overwerkvergoeding: Japan heeft strikte arbeidswetten met betrekking tot overwerk. Werkgevers moeten overwerkpercentages betalen voor uren die buiten de standaard 40-urige werkweek worden gewerkt. De tarieven kunnen 125% tot 150% van het reguliere uurloon zijn, en hoger voor werk 's nachts of op feestdagen.
   • Jaarlijks Verlof: Werknemers hebben recht op betaald jaarlijks verlof, dat toeneemt met de lengte van de dienst. Werkgevers moeten de kosten van dit verlof dekken.
   • Ziekteverlof en Ander Verlof: Hoewel niet wettelijk verplicht, bieden veel bedrijven betaald ziekteverlof en andere soorten verlof aan, zoals zwangerschaps- en vaderschapsverlof.

4. Wervings- en Opleidingskosten:

   • Wervingskosten: Deze kunnen kosten omvatten die verband houden met vacatureadvertenties, wervingsbureaukosten en andere aanwervingsgerelateerde uitgaven.
   • Opleiding en Ontwikkeling: Werkgevers investeren vaak in opleidings- en ontwikkelingsprogramma's om de vaardigheden en productiviteit van werknemers te verbeteren.

5. Nalevings- en Administratiekosten:

   • Juridische en Nalevingskosten: Het waarborgen van naleving van de Japanse arbeidswetten en -voorschriften kan juridische en administratieve kosten met zich meebrengen.
   • Loonverwerking: Het beheren van de loonadministratie, inclusief belastinginhoudingen en sociale verzekeringsbijdragen, kan toegewijde middelen vereisen of uitbesteding aan een loonserviceprovider.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan helpen deze kosten efficiënter te beheren. Een EOR behandelt alle aspecten van werkgelegenheid, inclusief loonadministratie, voordelenadministratie, naleving en andere HR-functies, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten terwijl ze voldoen aan de lokale wetten en voorschriften. Dit kan bijzonder voordelig zijn voor bedrijven die voor het eerst de Japanse markt betreden of die geen lokale HR-infrastructuur hebben.

Ja, werknemers in Japan ontvangen al hun rechten en voordelen wanneer ze in dienst zijn via een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate. Een EOR zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten en -voorschriften, wat cruciaal is in een land als Japan waar de arbeidswetten streng zijn en de rechten van werknemers sterk worden beschermd.

Hier zijn enkele belangrijke aspecten van hoe een EOR zoals Rivermate ervoor zorgt dat werknemers hun rechten en voordelen in Japan ontvangen:

1. Naleving van Arbeidswetten: Japan heeft uitgebreide arbeidswetten die verschillende aspecten van werkgelegenheid bestrijken, waaronder werktijden, overuren, minimumloon en ontslagprocedures. Een EOR zorgt ervoor dat al deze voorschriften strikt worden nageleefd, waardoor de rechten van de werknemers worden beschermd.

2. Sociale Verzekeringen en Voordelen: In Japan zijn werkgevers verplicht hun werknemers in te schrijven voor verschillende sociale verzekeringsprogramma's, waaronder ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en werknemerscompensatieverzekering. Een EOR verzorgt al deze inschrijvingen en zorgt ervoor dat bijdragen nauwkeurig en tijdig worden gedaan, zodat werknemers hun rechtmatige voordelen ontvangen.

3. Betaald Verlof en Feestdagen: De Japanse arbeidswetten schrijven betaald jaarlijks verlof en feestdagen voor. Een EOR zorgt ervoor dat werknemers hun rechtmatige betaalde verlof ontvangen en worden gecompenseerd voor feestdagen volgens de wettelijke vereisten.

4. Arbeidsovereenkomsten: Een EOR biedt juridisch conforme arbeidsovereenkomsten die duidelijk de arbeidsvoorwaarden beschrijven, inclusief functieverantwoordelijkheden, salaris, voordelen en ontslagvoorwaarden. Deze transparantie helpt bij het waarborgen van de rechten van werknemers.

5. Loonadministratie: Een EOR beheert de loonverwerking en zorgt ervoor dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Dit omvat het berekenen en inhouden van het juiste bedrag aan belastingen en sociale verzekeringsbijdragen, wat complex kan zijn in Japan vanwege het progressieve belastingstelsel.

6. Geschillenbeslechting: In geval van arbeidsconflicten kan een EOR ondersteuning en begeleiding bieden om ervoor te zorgen dat problemen worden opgelost in overeenstemming met de Japanse arbeidswetten, waarbij de belangen van de werknemers worden beschermd.

Door gebruik te maken van een EOR zoals Rivermate kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers in Japan al hun wettelijke rechten en voordelen ontvangen, terwijl ze ook de complexiteit van het beheren van internationale werkgelegenheid vereenvoudigen. Dit helpt niet alleen bij het behouden van de tevredenheid en het behoud van werknemers, maar vermindert ook het risico op juridische problemen als gevolg van niet-naleving van lokale arbeidswetten.

Wanneer een bedrijf een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate in Japan gebruikt, neemt de EOR veel van de wettelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot werkgelegenheid op zich. Het bedrijf behoudt echter bepaalde verplichtingen en moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de Japanse arbeidswetten. Hier zijn de belangrijkste wettelijke verantwoordelijkheden en overwegingen:

1. Naleving van Japanse arbeidswetten: De EOR is verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de Japanse arbeidswetten, inclusief de Arbeidsnormenwet, de Wet op Industriële Veiligheid en Gezondheid, en andere relevante regelgeving. Dit omvat naleving van werktijden, overuren, minimumloon en andere wettelijke voordelen.

2. Arbeidsovereenkomsten: De EOR stelt arbeidsovereenkomsten op en beheert deze in overeenstemming met de Japanse wet. Deze contracten moeten specifieke details bevatten zoals functiebeschrijving, salaris, werktijden en beëindigingsvoorwaarden. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de functies en verantwoordelijkheden die aan de EOR worden verstrekt, nauwkeurig worden weerspiegeld in deze contracten.

3. Loon- en belastingnaleving: De EOR verzorgt de loonadministratie en zorgt ervoor dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Dit omvat het berekenen en inhouden van de juiste belastingen, sociale verzekeringsbijdragen en andere wettelijke inhoudingen. De EOR beheert ook de indiening van noodzakelijke belastingaangiften en betalingen aan de Japanse autoriteiten.

4. Sociale verzekeringen en voordelen: In Japan zijn werkgevers verplicht om werknemers in te schrijven voor verschillende sociale verzekeringsprogramma's, waaronder ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en werknemerscompensatieverzekering. De EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om werknemers in deze programma's in te schrijven en de nodige bijdragen te leveren.

5. In- en uitdiensttreding van werknemers: De EOR beheert het inwerkproces en zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie is voltooid en dat werknemers zijn geregistreerd bij de juiste autoriteiten. Evenzo behandelt de EOR het uitdiensttredingsproces, inclusief de berekening van het laatste loon, ontslagvergoeding en naleving van beëindigingsprocedures.

6. Werkplekveiligheid en gezondheid: De EOR moet ervoor zorgen dat de werkplek voldoet aan de Wet op Industriële Veiligheid en Gezondheid, wat onder andere inhoudt dat een veilige werkomgeving wordt geboden, regelmatige veiligheidsinspecties worden uitgevoerd en noodzakelijke gezondheids- en veiligheidsmaatregelen worden geïmplementeerd.

7. Geschillenbeslechting en juridische naleving: In geval van arbeidsconflicten of juridische kwesties is de EOR verantwoordelijk voor het beheren en oplossen van deze zaken in overeenstemming met de Japanse wet. Dit omvat het afhandelen van klachten, disciplinaire maatregelen en mogelijke rechtszaken.

8. Gegevensbescherming en privacy: De EOR moet voldoen aan de Japanse Wet op de Bescherming van Persoonsgegevens (APPI) en ervoor zorgen dat werknemersgegevens veilig worden behandeld en dat privacyrechten worden gerespecteerd.

Hoewel de EOR deze belangrijke verantwoordelijkheden op zich neemt, moet het bedrijf toezicht houden en ervoor zorgen dat de EOR zijn verplichtingen nakomt. Het bedrijf moet ook zorgen voor duidelijke communicatie en samenwerking met de EOR om ervoor te zorgen dat bedrijfsdoelstellingen en nalevingsvereisten worden gehaald.

Rivermate, als een Employer of Record (EOR) in Japan, zorgt voor HR-naleving door een uitgebreide kennis en toepassing van de Japanse arbeidswetten en -voorschriften. Hier zijn verschillende manieren waarop Rivermate dit bereikt:

1. Lokale Expertise en Kennis: Rivermate neemt lokale HR-professionals in dienst die goed op de hoogte zijn van de Japanse arbeidswetten, waaronder de Arbeidsnormenwet, de Wet op de Industriële Veiligheid en Gezondheid en andere relevante voorschriften. Deze lokale expertise zorgt ervoor dat alle HR-praktijken voldoen aan nationale en regionale wetten.

2. Arbeidsovereenkomsten: Rivermate zorgt ervoor dat arbeidsovereenkomsten worden opgesteld in overeenstemming met de Japanse wettelijke vereisten. Dit omvat het specificeren van arbeidsvoorwaarden, functiebeschrijvingen, werktijden, salaris, voordelen en beëindigingsvoorwaarden. Deze contracten worden ook in het Japans verstrekt om duidelijkheid en naleving te waarborgen.

3. Loonadministratie: Rivermate verzorgt de loonverwerking in strikte naleving van de Japanse wetten. Dit omvat de nauwkeurige berekening van lonen, overuren, bonussen en aftrekkingen voor belastingen en sociale verzekeringen. Ze zorgen voor tijdige en correcte betalingen aan werknemers, wat cruciaal is voor naleving.

4. Belastingnaleving: Rivermate beheert alle aspecten van belastingnaleving, inclusief het inhouden en afdragen van inkomstenbelastingen, sociale zekerheidsbijdragen en andere wettelijke aftrekkingen. Ze blijven op de hoogte van wijzigingen in belastingwetten om voortdurende naleving te waarborgen.

5. Sociale Verzekeringen en Voordelen: Rivermate zorgt ervoor dat alle werknemers zijn ingeschreven in verplichte sociale verzekeringsprogramma's, zoals ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering en werknemerscompensatieverzekering. Ze beheren ook bijdragen en voordelenadministratie in overeenstemming met de Japanse voorschriften.

6. Naleving van Arbeidswetten: Rivermate zorgt voor naleving van arbeidswetten met betrekking tot werktijden, overuren, rustperiodes en vakanties. Ze monitoren de werktijden van werknemers om overtredingen van de maximale werktijden te voorkomen en zorgen ervoor dat werknemers passende rustperiodes en betaald verlof krijgen.

7. Werknemersrechten en Bescherming: Rivermate handhaaft de rechten van werknemers door naleving van antidiscriminatiewetten, voorschriften voor arbeidsveiligheid en andere beschermende wetgeving. Ze bieden training en middelen aan zowel werknemers als werkgevers om een conforme en respectvolle werkomgeving te bevorderen.

8. Beëindiging en Ontslagvergoeding: Rivermate beheert het beëindigingsproces in overeenstemming met de Japanse arbeidswetten, die specifieke procedures en opzegtermijnen omvatten. Ze zorgen ervoor dat eventuele ontslagvergoedingen of andere rechten correct worden berekend en verstrekt aan de vertrekkende werknemer.

9. Regelmatige Audits en Updates: Rivermate voert regelmatig audits uit van hun HR-praktijken en blijft op de hoogte van wijzigingen in de Japanse arbeidswetten en -voorschriften. Deze proactieve benadering helpt hen om hun processen continu bij te werken en voortdurende naleving te waarborgen.

10. Ondersteuning en Communicatie voor Werknemers: Rivermate biedt ondersteuning aan werknemers met betrekking tot hun rechten en verplichtingen volgens de Japanse wet. Ze onderhouden open communicatielijnen om eventuele zorgen of vragen van werknemers over hun arbeidsvoorwaarden of wettelijke bescherming te beantwoorden.

Door gebruik te maken van hun lokale expertise en uitgebreide HR-diensten, zorgt Rivermate ervoor dat bedrijven in Japan volledig kunnen voldoen aan de lokale arbeidswetten, waardoor risico's worden verminderd en ze zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.