Employer of Record in Japan

Een Employer of Record (EOR) in Japan helpt je om werknemers daar aan te nemen zonder een lokale entiteit op te zetten. Dit betekent dat je de Japanse markt kunt betreden en snel talent kunt aannemen. De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van een werkgever op zich. Ze regelen salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Japanse arbeidswetgeving. Hierdoor kun jij je richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf. Voor een complete oplossing kun je diensten zoals Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record) verkennen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Japan

Het gebruik van een EOR in Japan vereenvoudigt het aannemen. Zo werkt het:

1. Je vindt de kandidaat. Je werft het talent dat je wilt aannemen in Japan.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst. De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst namens jou via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
3. Het onboardingproces begint. De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het afhandelen van alle benodigde documenten voor de nieuwe medewerker.
4. Dagelijks beheer is jouw verantwoordelijkheid. De werknemer werkt voor jouw bedrijf. Jij beheert hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden.
5. EOR regelt HR en salarisadministratie. De EOR verzorgt alle HR-administratieve taken. Ze verwerken salaris, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen volgens de Japanse regelgeving. Je ontvangt één maandelijkse factuur.

Waarom een Employer of Record in Japan gebruiken

Het gebruik van een EOR in Japan maakt wereldwijde uitbreiding eenvoudiger en sneller. Het verwijdert de grote hindernis van het opzetten van een juridische entiteit in het land, wat een langdurig en kostbaar proces kan zijn. Een EOR biedt je een snelle en conforme manier om een team op te bouwen in Japan.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Betreed de markt sneller. Neem werknemers aan en start operaties binnen dagen, niet maanden.
• Zorg voor volledige naleving. EORs zijn experts in de Japanse arbeidswet. Ze zorgen ervoor dat je aanwervingspraktijken voldoen aan alle wettelijke vereisten voor contracten, voordelen en bescherming. Dit omvat het navigeren door systemen voor ziektekostenverzekering, pensioen en werkloosheidsverzekering, waar je meer over kunt leren via het Ministerie van Volksgezondheid, Arbeid en Welzijn (https://www.mhlw.go.jp/english/).
• Verlaag kosten. Vermijd de hoge kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in Japan.
• Vereenvoudig HR en administratie. De EOR regelt alle salarisadministratie, belastinginhoudingen en voordelen. Dit geeft jou meer tijd om je op je bedrijfsdoelen te richten.
• Bied concurrerende voordelen. Trek top talent aan en behoud ze door hen concurrerende en lokaal conforme voordelenpakketten aan te bieden.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Japan uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Japan wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Japan kan complex lijken, maar wij zullen het voor u ontleden. De beroepsbevolking is hoogopgeleid en de overheid moedigt buitenlandse bedrijven aan. Deze gids neemt u mee door de belangrijkste aspecten van het aannemen in Japan, van contracten tot Contractors.

Arbeidscontracten & must-have clausules

Hoewel u een mondelinge overeenkomst kunt hebben, is een schriftelijk arbeidscontract de standaard in Japan. Het brengt duidelijkheid en helpt u en uw werknemer de arbeidsvoorwaarden te begrijpen. U moet bepaalde belangrijke arbeidsvoorwaarden schriftelijk verstrekken.

Hier zijn de essentiële clausules om op te nemen:

• Contractduur: Geef aan of het contract voor een vaste periode is of onbepaalde tijd.
• Werkplek en taken: Beschrijf duidelijk de functieverantwoordelijkheden en de locatie van het werk.
• Werkuren: Geef de start- en eindtijden, pauzes en eventuele overwerkverwachtingen aan.
• Lonen: Leg uit hoe u lonen berekent en betaalt, inclusief betaaldata.
• Beëindiging: Schets de redenen en procedures voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
• Verlengingen: Voor contracten voor bepaalde tijd, specificeer de criteria voor verlenging.

Proeftijd

In Japan kunt u een proeftijd opnemen in uw arbeidscontract. Deze proefperiode stelt u in staat om de vaardigheden en geschiktheid van een nieuwe werknemer te beoordelen.

• Typische duur: Proeftijd duurt meestal van drie tot zes maanden.
• Beëindiging: U hebt meer discretionaire bevoegdheid om een arbeidsovereenkomst te beëindigen tijdens de proeftijd.
• Opzegging: Als de werknemer meer dan 14 dagen heeft gewerkt, moet u 30 dagen opzegtermijn geven voor beëindiging.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Japan is 40 uur, met een maximum van acht uur per dag.

• Overwerk: Elk werk buiten deze uren is overwerk.
• Overwerkvergoeding: U moet een toeslag betalen voor overuren.
• Nachtdienst: Werk tussen 22.00 uur en 5.00 uur vereist ook extra betaling.

Hier is een eenvoudige samenvatting van overwerkvergoedingstarieven:

Nationale & regionale feestdagen

Japan heeft 16 nationale feestdagen. Als een nationale feestdag op een zondag valt, wordt de daaropvolgende maandag een feestdag.

Hier is een lijst van de feestdagen in Japan voor 2025:

Contractors aannemen in Japan

U kunt ook zelfstandige contractors in Japan aannemen. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden te verkrijgen. Echter, u moet voorzichtig zijn met de classificatie van de werknemer.

Een zelfstandige contractor:

• Werkt zonder directe supervisie.
• Kan projecten accepteren of afwijzen.
• Bepaalt zelf de werkwijzen en werktijden.
• Is verantwoordelijk voor het rapporteren van zijn eigen bedrijfsinkomsten.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder boetes en terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen dit risico te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in Japan. Dit betekent dat zij alle juridische en administratieve taken afhandelen, waaronder:

• Opstellen van conforme arbeidscontracten.
• Beheer van loonadministratie en belastingen.
• Zorgen voor naleving van de lokale arbeidswetgeving.

Het gebruik van een EOR stelt u in staat om in Japan te werken zonder een lokale entiteit op te zetten, waardoor u tijd bespaart en uw juridische risico's vermindert.

In Japan betekent het omgaan met compensatie en loonadministratie het begrijpen van een gestructureerd systeem met specifieke regels. Je zult merken dat zaken zoals loonroosters, belastingen en sociale bijdragen vrij duidelijk zijn. Dit systeem zorgt ervoor dat zowel jij als je werknemers weten wat ze kunnen verwachten. Het is een belangrijk onderdeel van het runnen van een compliant en tevreden team in het land.

Payrollcycli & loonstructuur

In Japan betaal je je werknemers meestal eenmaal per maand. De meest gebruikelijke betaaldag is de 25e van de maand. Als die dag een feestdag is, betaal je ze op de werkdag daarvoor. Hoewel maandelijkse betaling standaard is, kun je er ook voor kiezen om wekelijks of tweewekelijks te betalen als dat beter werkt voor je bedrijf.

De loonstrook van je werknemers zal een duidelijke uitsplitsing bevatten van hun bruto salaris en eventuele inhoudingen. Veel bedrijven in Japan bieden ook een reiskostenvergoeding aan om transportkosten te dekken. Het is een gangbare praktijk, hoewel niet wettelijk verplicht. Bonussen maken ook een groot deel uit van de loonstructuur, vaak twee keer per jaar uitbetaald in de zomer en winter.

Overwerk & minimumlonen

Standaard werkuren in Japan zijn acht uur per dag en 40 uur per week. Als je werknemers meer werken dan dat, moet je ze overwerk betalen. Het exacte overwerktarief staat in hun arbeidsovereenkomst.

Het minimumloon in Japan varieert per prefectuur, dus het is belangrijk om de specifieke vergoeding voor jouw locatie te kennen. Bijvoorbeeld, Tokio heeft een hoger minimumloon dan andere gebieden. Deze minima worden vastgesteld door de overheid en worden periodiek bijgewerkt.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Japan ben je verantwoordelijk voor verschillende payrollbijdragen. Deze zijn voor sociale en arbeidsverzekeringssystemen die ten goede komen aan je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers zullen ook verschillende inhoudingen op hun loonstrook zien. Jij bent verplicht deze in te houden op hun salaris en ze aan de overheid te betalen.

In Japan vind je een solide basis van verlof en voordelen voor werknemers. Het systeem zorgt ervoor dat mensen vrij krijgen om uit te rusten en culturele tradities te observeren. Het biedt ook een vangnet door middel van verplichte sociale verzekeringen. Deze aanpak helpt bij het creëren van een stabiele en gezonde beroepsbevolking.

Wettelijk verlof

De Japanse wet voorziet in verschillende soorten verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof: Je krijgt betaald verlof op basis van de duur van je dienstverband. Het begint bij 10 dagen na zes maanden onafgebroken dienst. Dit wordt elk jaar verhoogd, tot een maximum van 20 dagen na 6,5 jaar dienst. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat je minstens vijf van je rechtmatige betaalde verlofdagen elk jaar opneemt.
• Zwangerschaps- en vaderschapsverlof: Nieuwe moeders krijgen 14 weken betaald zwangerschapsverlof. Vaders kunnen binnen acht weken na de geboorte van hun kind tot vier weken betaald verlof opnemen.
• Kinderopvangverlof: Na zwangerschaps- of vaderschapsverlof kan een van beide ouders kinderopvangverlof opnemen tot het kind één jaar wordt. Dit kan worden verlengd als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
• Mantelzorgverlof: Je kunt verlof opnemen om voor een familielid met een langdurige gezondheidsaandoening te zorgen.
• Ziekteverlof: Japan heeft geen nationale wettelijke ziekteverlofregeling. Als je ziek bent, wordt van je verwacht dat je je jaarlijkse betaalde verlof gebruikt. Veel bedrijven bieden echter wel enige ziekteverlof als extra voordeel.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Japan kent 16 nationale feestdagen. Als een feestdag op een zondag valt, wordt de daaropvolgende maandag een feestdag.

Japan heeft ook enkele belangrijke feestperiodes:

• Gouden Week: Een reeks van vier nationale feestdagen eind april en begin mei.
• Zilveren Week: Een reeks feestdagen in september.
• Obon: Hoewel geen officiële feestdag, sluiten veel bedrijven voor dit midden augustus festival ter ere van voorouders.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in Japan bieden voordelen bovenop de wettelijke vereisten om talent aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Japan. Dit betekent dat zij werknemers namens u kunnen aannemen en alle lokale HR-taken kunnen afhandelen.

Zo helpt een EOR met voordelen:

• Naleving: We zorgen ervoor dat uw voordelenpakket aan alle wettelijke vereisten van Japan voldoet.
• Lokale expertise: We begrijpen de lokale markt en welke voordelen kandidaten verwachten. Dit helpt u een concurrerend pakket aan te bieden dat top talent aantrekt.
• Administratie: We beheren het volledige proces van voordelenadministratie. Dit omvat het inschrijven van werknemers in sociale verzekeringen en het beheren van eventuele aanvullende voordelen die u wilt aanbieden.
• Eenvoud: U ontvangt één eenvoudige factuur voor alle arbeidskosten, inclusief salarissen en voordelen. Wij regelen de rest.

Het gebruik van een EOR bespaart u tijd en vermindert risico. U kunt zich richten op uw bedrijfsdoelstellingen terwijl wij de complexiteit van lokale arbeid regelen.

Laten we praten over het beëindigen van het dienstverband in Japan. Het is een proces dat zorg en begrip van de lokale wetten en gebruiken vereist. De Japanse arbeidswetgeving beschermt werknemers, dus je kunt iemand niet zomaar ontslaan zonder geldige reden. Het proces is gestructureerd, en je moet specifieke stappen volgen om ervoor te zorgen dat alles correct wordt afgehandeld.

Opzegtermijnen

Wanneer je besluit een werknemer te beëindigen, moet je minimaal 30 dagen van tevoren opzeggen. Dit is een wettelijke vereiste onder de Japanse Wet op de Arbeidsnormen.

Alternatief kun je ervoor kiezen om de werknemer hun gemiddelde loon voor 30 dagen te betalen in plaats van dat ze gedurende die periode werken. Dit wordt vaak betaling in plaats van opzegging genoemd. Als je bijvoorbeeld 10 dagen opzeggt, moet je betalen voor de resterende 20 dagen.

Er zijn enkele uitzonderingen op de 30-dagen opzegtermijn. Eén is in gevallen van ernstig wangedrag van de werknemer. Een andere is als een natuurramp of onvermijdelijk evenement het onmogelijk maakt om de bedrijfsvoering voort te zetten.

Ontslagvergoeding

De Japanse wet vereist niet dat je ontslagvergoeding betaalt aan een ontslagen werknemer. Het is echter wel een gangbare praktijk. Veel bedrijven kiezen ervoor om een ontslagpakket aan te bieden.

Waarom? Het aanbieden van ontslagvergoeding kan de overgang soepeler maken. Het wordt vaak gebruikt om een werknemer vrijwillig te laten ontslag nemen, wat een meer vriendschappelijke oplossing kan zijn dan ontslag. De hoogte van de ontslagvergoeding kan variëren, maar is vaak gelijk aan meerdere maanden salaris.

Hoe Rivermate compliant ontslagen afhandelt

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elk ontslag volledig in overeenstemming met de Japanse wet wordt afgehandeld. We begeleiden je door het hele proces, stap voor stap.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We werken met je samen om ervoor te zorgen dat alle redenen voor ontslag goed gedocumenteerd zijn. Dit is cruciaal als het ontslag om een geldige reden is, zoals slechte prestaties.
• Opzegging en betaling: We regelen de opzegtermijnvereisten, of het nu gaat om het geven van de volledige 30 dagen opzegtermijn of het regelen van betaling in plaats van opzegging.
• Vlotte overgang: We regelen de laatste loonbetaling en alle benodigde offboarding-documenten.
• Duidelijke communicatie: We helpen je om de beslissing respectvol en duidelijk te communiceren, wat belangrijk is in de Japanse zakelijke cultuur.

Ons doel is om het proces zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te maken. We helpen je de complexiteit van de Japanse arbeidswet te navigeren om een compliant en eerlijke exit voor je werknemers te waarborgen.

Het verkrijgen van een visum om in Japan te werken, omvat een paar belangrijke stappen. Het proces is duidelijk, maar vereist zorgvuldige voorbereiding. Uw werkgever in Japan zal beginnen met het verkrijgen van een Certificate of Eligibility (COE) voor u. Dit document is essentieel. Het toont aan dat u voldoet aan de vereisten om het land binnen te komen en te werken. Zodra de COE is afgegeven, kunt u uw werkvisum aanvragen bij de Japanse ambassade of het consulaat in uw land. Japan biedt bijna 30 soorten werkvergunningen en langetermijnvisa, elk gekoppeld aan specifieke functiecategorieën.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan uw wettelijke werkgever in Japan zijn, die loonadministratie, belastingen en HR regelt. Dit is een praktische oplossing als uw bedrijf geen juridische entiteit in Japan heeft. De EOR zal uw werkvisum sponsoren, wat betekent dat zij de aanvraag voor uw Certificate of Eligibility verzorgen.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Algemene Werkvisa: Deze zijn voor professionals in velden zoals engineering, humane wetenschappen en internationale diensten. Dit is een van de meest voorkomende routes.
• Gespecialiseerde Arbeidsvisa: Voor personen met specifieke vaardigheden in bepaalde industrieën.
• Intra-company Transferee Visas: Als u wordt overgeplaatst van een buitenlands kantoor naar een Japanse vestiging van hetzelfde bedrijf, kan een EOR dit faciliteren.

Wat een EOR mogelijk niet kan sponsoren:

• Highly Skilled Professional Visa: Deze visum gebruikt een puntensysteem en is voor personen met geavanceerde kwalificaties. Hoewel een EOR kan helpen met de aanvraag, is de geschiktheid sterk afhankelijk van uw persoonlijke kwalificaties, zoals uw academische achtergrond, werkervaring en salaris.
• Start-up Visa: Dit visum is voor ondernemers die een bedrijf willen starten in Japan en valt over het algemeen buiten de scope van de diensten van een EOR.

De realiteit is dat een EOR het proces voor veel gangbare werkvisumcategorieën vereenvoudigt. Ze beschikken over de lokale expertise om de papierwinkel en wettelijke vereisten te navigeren, waardoor uw verhuizing naar Japan soepeler verloopt.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke reizen hebt u mogelijk geen visum nodig. Japan heeft overeenkomsten met meer dan 60 landen die visa-vrij binnenkomst toestaan voor maximaal 90 dagen. Dit omvat landen zoals de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Canada en Australië.

Wat u kunt doen tijdens een korte zakelijke bezoek:

• Vergaderingen en conferenties bijwonen
• Marktonderzoek uitvoeren
• Deelname aan niet-betaalde zakelijke activiteiten

Belangrijke beperkingen:

• U mag geen betaalde werkzaamheden verrichten voor een Japans bedrijf.
• U moet een retour- of doorreisbiljet hebben.

Als uw nationaliteit een visum vereist voor korte bezoeken, moet u dit aanvragen bij een Japanse ambassade of consulaat voordat u reist. De vereiste documenten omvatten doorgaans:

• Een geldig paspoort
• Een ingevuld visumaanvraagformulier
• Een recente pasfoto
• Een uitnodigingsbrief van een Japans bedrijf
• Uw reisroute