Employer of Record in Japan

Japan heeft een van de meest unieke arbeidsmarkten ter wereld doordat de beroepsbevolking afneemt, en dit wordt verwacht zich de komende decennia voort te zetten. Om die reden kunnen buitenlandse bedrijven die de markt in Oost-Azië willen betreden, werknemers naar Japan verplaatsen, omdat Japan buitenlandse bedrijven aanmoedigt om de economie te stimuleren.

Japanse werknemers zijn hoogopgeleid en gekwalificeerd, en dit maakt internationale Recruitment aantrekkelijk; echter, de werkloosheid in Japan ligt momenteel rond de 2,6%, en Japan kent een hoge banenzekerheid, wat betekent dat werknemers niet actief op zoek zijn naar andere kansen. Al deze factoren samen maken het moeilijker om lokaal talent aan te trekken.

Betekent dit dat de arbeidsmarkt in Japan buiten bereik ligt voor buitenlandse landen? Absoluut niet, omdat deze uitdagingen ook ruimte creëren om zeldzame parels onder Japanse werknemers te vinden, of om een van uw topwerkers te reloceren. Japan biedt een zeer goede levenskwaliteit, en dit is een grote aantrekkingskracht voor werknemers die geïnteresseerd zijn in een verhuizing.

Japan is een ‘employee-first’ arbeidsmarkt. Ze houden strikte controle over arbeidswetten en arbeidsomstandigheden. In feite hecht hun hele cultuur veel waarde aan naleving van wetten. Om deze reden biedt een Employer of Record (EOR) in Japan u meer flexibiliteit dan wanneer u probeert deze markt zelfstandig te betreden. Ze bieden de juridische basis, evenals payroll, belastingen, werknemersvoordelen en volledige naleving van Japanse arbeidsovereenkomsten, en nemen de uitdagingen van het navigeren door de lokale arbeidswetgeving uit handen.

Voor volledig relatiebeheer kunt u diensten onderzoeken zoals Rivermate (https://rivermate.com/employer-of-record). Zij helpen u een werknemer te werven zodat u zich kunt richten op de dagelijkse activiteiten van de uitbreidingsfase.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Japan

Het gebruik van een EOR in Japan vereenvoudigt het aannemen. Zo werkt het:

1. U vindt de kandidaat. U werft het talent dat u wilt aannemen in Japan.

2. De EOR werft uw kandidaat. De EOR huurt wettelijk de werknemer aan uw zijde via een lokaal, conforme arbeidsovereenkomst.

3. Het onboardingproces begint. De EOR beheert het gehele onboardingproces. Dit omvat het afhandelen van alle benodigde papierwerk voor de nieuwe medewerker. Als operationele schatting (geen vaste wettelijke termijn) duurt dit proces meestal 1-3 weken voor Japanse werknemers en tot 3 maanden voor buitenlandse werknemers — de werkelijke timing hangt af van documentgereedheid, visa-/verblijfsstatuscategorie, verwerking van het Certificate of Eligibility en consulaire procedures.

4. Dag-tot-dag management is jouw verantwoordelijkheid. De werknemer werkt voor jouw bedrijf. Jij beheert zijn of haar dagelijkse taken en verantwoordelijkheden.

5. EOR regelt HR en payroll. De EOR verzorgt alle HR-administratieve taken. Zij verwerken de payroll, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen volgens de Japanse regelgeving. Je ontvangt een enkele maandelijkse factuur.

Waarom een Employer of Record in Japan gebruiken

Het gebruik van een EOR in Japan maakt wereldwijde expansie eenvoudiger en sneller. Het elimineert de grote hindernis van het opzetten van een juridische entiteit in het land, wat een langdurig en kostbaar proces kan zijn. In plaats van direct werkgever te zijn, kan het in dienst nemen van werknemers snel worden opgebouwd terwijl volledige arbeidswetgeving wordt nageleefd.

Hieronder enkele belangrijke voordelen:

• Betreed de markt sneller. Werf medewerkers en start operaties binnen dagen, niet maanden.

• Zorg voor volledige naleving. EORs zijn experts in het Japanse arbeidsrecht. Zij zorgen ervoor dat uw aanwervingspraktijken voldoen aan alle wettelijke vereisten voor contracten, voordelen en bescherming. Dit omvat het navigeren door systemen voor zorgverzekering, pensioen en werkloosheidsverzekering, waar u meer over kunt leren op het Ministerie van Volksgezondheid, Arbeid en Welzijn (https://www.mhlw.go.jp/english/).

• Verlaag kosten. Vermijd de hoge kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in Japan.

• Vereenvoudig HR en administratie. De EOR regelt uw volledige payrollsysteem, belastinginhoudingen en benefitsbeheer. Dit geeft u meer tijd om te focussen op uw zakelijke doelstellingen.

• Bied concurrerende voordelen. Trek toptalent aan en behoud hen door aantrekkelijke en lokaal conforme voordelenpakketten aan te bieden.

De Japanse arbeidsmarkt is zeer competitief en sterk beschermd door Japan’s arbeidsregels. Van begin tot eind moeten buitenlandse bedrijven weten dat deze regels strikt zullen worden gehandhaafd, vooral als het gaat om ontslagen. Bijvoorbeeld, het niet volgen van ontslagprocedures kan buitenlandse bedrijven maanden aan vergoeding kosten.

Arbeidsovereenkomsten zijn opgebouwd rond bepaalde must-have clausules, en het weglaten van deze clausules kan je ook in problemen brengen bij de lokale autoriteiten.

Als je een medewerker naar Japan verhuist, worden de immigratiewetten toegepast en gehandhaafd. Ze zijn streng op deze processen. Dus terwijl ze buitenlandse zaken aanmoedigen, doen ze dat niet door het risico te nemen dat de immigratieregels worden overtreden. Deze regels kunnen veel complexer zijn dan je had gedacht, dus je zult hulp nodig hebben om ze te navigeren.

Als je voor het eerst in Japan werft, wees dan mindful van de uitdagingen, omdat deze je internationale wervingsstrategie voor Japan kunnen maken of breken.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel je een mondelinge overeenkomst kunt hebben, is een schriftelijke arbeidsovereenkomst de standaard in Japan. Het brengt duidelijkheid en helpt jij en je werknemer de arbeidsvoorwaarden te begrijpen. Je moet bepaalde kernarbeidsvoorwaarden schriftelijk verstrekken.

Hier zijn de essentiële clausules die je moet opnemen:

• Contractduur: Geef aan of het contract voor een vaste periode is of onbepaalde duur.

• Werkplek en taken: Beschrijf duidelijk de functieverantwoordelijkheden en de locatie van het werk.

• Werkuren: Details over de begintijden, eindtijden, pauzes en eventuele overwerkverwachtingen.

• Loon: Leg uit hoe je het loon berekent en uitbetaalt, inclusief betaaldata.

• Ontslag: Schets de redenen en procedures voor beëindiging van het dienstverband.

• Verlengingen: Voor contracten voor bepaalde tijd, specificeer de criteria voor vernieuwing.

• **Pauzes, vakanties en verlof**: Specificeer de dagelijkse rust- en pauzetijden, vakantiedagen en verlofrechten (afhankelijk van de werkuren).

• **Voorwaarden voor loonsverhogingen**: Geef de criteria of methode weer die wordt gebruikt voor het bepalen van loonsverhogingen.

• **Bereik van wijzigingen in werkplek of taken**: Licht toe welk bereik er is voor veranderingen in werkplek en functieblichten.

• **Beperkingen bij contractvernieuwing**: Geef aan of er een limitatie is op het aantal vernieuwingen of totale contractduur, indien van toepassing.

• **Omzetting naar onbepaalde tijd contract**: Noteer de mogelijkheid (indien aanwezig) om te converteren naar een onbepaalde tijd contract en de voorwaarden na omzetting.

Proeftijd

In Japan kun je een proeftijd opnemen in je arbeidsovereenkomsten. Deze proefperiode stelt je in staat om de vaardigheden en de geschiktheid van een nieuwe werknemer te beoordelen.

• Typische duur: Proefperiodes duren meestal van drie tot zes maanden.

• Ontslag: Je hebt meer discretie om een arbeidsovereenkomst te beëindigen tijdens de proeftijd.

• Opzegging: Als de werknemer langer dan 14 dagen heeft gewerkt, moet je 30 dagen opzegtermijn geven voor beëindiging.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Japan is 40 uur, met een maximum van acht uur per dag.

• Overwerk: Werk je meer dan deze uren, dan is dat overwerk.

• Overwerkvergoeding: Je moet een premie betalen voor overuuren.

• Nachtwerk: Werk tussen 22.00 uur en 5.00 uur vereist ook extra betaling.

Hier is een eenvoudige samenvatting van de overwerkvergoedingspercentages:

Overuren per maand	Betaalpercentage
Tot 60 uren per maand	Minimaal 125% van het normale uurloon
Over 60 uren per maand	Minimaal 150% van het normale uurloon
Werk op wettelijke feestdagen	Minimaal 135% van het normale uurloon

Nationale & regionale feestdagen

Japan kent 16 nationale feestdagen en 18 officiële feestdagen in 2026 — twee extra data ontstaan door wettelijke feestdagenregels (een vervangende vrije dag en een "Silver Week"-feestdag). Als een nationale feestdag op een zondag valt, wordt de daaropvolgende maandag een vrije dag.

Hier is een lijst van de feestdagen in Japan voor 2026:

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
12 januari	Coming of Age Day
11 februari	National Foundation Day
23 februari	De Verjaardag van de Keizer
20 maart	Vuur- en Vijversdag (Lente-equinox)
29 april	Showa Day
3 mei	Constitution Memorial Day
4 mei	Greenery Day
5 mei	Kinderen's Day
6 mei	Constitution Memorial Day (geobserveerd)
20 juli	Marine Day
11 augustus	Mountain Day
21 september	Respect for the Aged Day
22 september	Extra feestdag voor Silver Week
23 september	Herfstequinoxdag
12 oktober	Sports Day
3 november	Cultuurdag
23 november	Dag van de Arbeid

Werven van contractors in Japan

Je kunt ook zelfstandige contractors in Japan inhuren. Dit kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden te verkrijgen. Maar je moet voorzichtig zijn met de classificatie van werknemers.

Een zelfstandige contractor:

• Werkt zonder directe supervisie.

• Kan projecten accepteren of afwijzen.

• Bepaalt zelf de werkwijzen en werktijden.

• Is verantwoordelijk voor het rapporteren van hun eigen bedrijfsinkomen.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder boetes en terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor je werknemers in Japan. Dit betekent dat ze alle juridische en administratieve taken afhandelen, waaronder:

• Opstellen van conforme arbeidsovereenkomsten.

• Beheer van loonadministratie en belastingen.

• Zorgen voor naleving van de lokale arbeidswetgeving.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat om te werken in Japan zonder een lokale entiteit op te zetten, waardoor je tijd bespaart en je juridische risico’s vermindert.

In Japan betekent het omgaan met compensatie en payroll het begrijpen van een gestructureerd systeem met specifieke regels. Je zult merken dat zaken zoals loonroosters, belastingen en sociale bijdragen vrij duidelijk zijn. Dit systeem zorgt ervoor dat zowel jij als je werknemers weten wat ze kunnen verwachten. Het is een belangrijk onderdeel van het runnen van een compliant en tevreden team in het land.

Payrollcycli & loonstructuur

In Japan betaal je je werknemers meestal één keer per maand. De meest gebruikelijke betaaldag is de 25e van de maand. Als die dag een feestdag is, betaal je ze op de werkdag daarvoor. Hoewel maandelijkse betaling standaard is, kun je er ook voor kiezen om wekelijks of tweewekelijks te betalen als dat beter uitkomt voor je bedrijf.

De loonstrook van je werknemers zal een duidelijke uitsplitsing bevatten van hun brutoloon en eventuele inhoudingen. Veel bedrijven in Japan bieden ook een reiskostenvergoeding aan om transportkosten te dekken. Het is een gangbare praktijk, hoewel niet wettelijk verplicht. Bonussen maken ook een groot deel uit van de loonstructuur, vaak twee keer per jaar uitbetaald in de zomer en winter.

Overwerk & minimumlonen

Standaard werkuren in Japan zijn acht uur per dag en 40 uur per week. Als je werknemers meer dan dat werken, moet je ze overwerk betalen. Het exacte overwerkpercentage staat in hun arbeidsovereenkomst.

Het minimumloon in Japan verschilt per prefectuur, dus het is belangrijk om het specifieke tarief voor jouw locatie te weten. Bijvoorbeeld, Tokio heeft een hoger minimumloon dan andere gebieden. Deze minimumlonen worden vastgesteld door de overheid en worden Periodiek herzien.

Employer of Record belastingen en bijdragen

Als Employer of Record in Japan ben je verantwoordelijk voor verschillende payrollbijdragen. Deze zijn voor sociale en arbeidsverzekeringssystemen die ten goede komen aan je werknemers.

Bijdrage	Waar het voor dient
Ziektekostenverzekering	Medische zorg voor werknemers.
Pensioenverzekering	Pensioenvoorzieningen.
Werkloosheidsverzekering	Ondersteuning voor werknemers bij verlies van hun baan.
Arbeidsongevallenverzekering	Vergoeding voor arbeid gerelateerde verwondingen of ziekten.
Bijdrage voor kinder- en kinderopvangondersteuning	Fondsen voor gezinssteunprogramma's.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers zullen ook verschillende inhoudingen op hun loonstrook zien. Jij bent verplicht deze in te houden op hun salarissen en af te dragen aan de overheid.

Inhouding	Wat het is
Ziektekostenverzekering	Het aandeel van de werknemer in hun medische dekking.
Pensioenverzekering	De bijdrage van de werknemer aan hun pensioenfonds.
Bijdrage voor kinder- en kinderopvangondersteuning	Het aandeel van de werknemer in de Bijdrage voor kinder- en kinderopvangondersteuning (0,115%).
Werkloosheidsverzekering	Het aandeel van de werknemer in de werkloosheidsdekking.
Inhouding inkomstenbelasting	Afdracht van de nationale inkomstenbelasting maandelijks.
Inwonersbelasting	Lokale belasting op basis van het inkomen van het voorgaande jaar.

In Japan vind je een solide basis van verlof en voordelen voor werknemers. Het systeem zorgt ervoor dat mensen vrije tijd krijgen om uit te rusten en culturele tradities te observeren. Het biedt ook een vangnet door middel van verplichte sociale verzekeringen. Deze aanpak helpt een stabiele en gezonde workforce te creëren.

Wettelijk verlof

Japanse wetgeving voorziet in verschillende soorten verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof: Je krijgt betaald verlof op basis van hoe lang je hebt gewerkt. Het begint bij 10 dagen na zes maanden onafgebroken dienstverband. Dit verlof neemt elk jaar toe, tot een maximum van 20 dagen na 6,5 jaar dienst. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat je minstens vijf van je verdiende betaalde verlofdagen elk jaar opneemt.

• Zwangerschaps- en vaderschapsverlof: Nieuwe moeders hebben recht op 14 weken zwangerschapsverlof dat beschermt tegen ontslag. Dit verlof wordt niet direct door de werkgever betaald; in plaats daarvan wordt het inkomen tijdens deze periode verstrekt via de Maternity Allowance (出産手当金), betaald via de ziekteverzekering op ongeveer twee derde van het gebruikelijke salaris. Vaders hebben recht op tot vier weken geboorteverlof en verlof voor kinderopvang dat beschermd is tegen ontslag binnen acht weken na de geboorte van hun kind ("Patakyu"); dit wordt niet door de werkgever betaald, maar werknemers die in aanmerking komen, kunnen tijdens deze periode kinderopvang-uitkeringen via de Werkloosheidsverzekering ontvangen.

• Kinderopvangverlof: Na zwangerschaps- of vaderschapsverlof kan een van de ouders kinderopvangverlof nemen totdat het kind één jaar wordt. Dit kan worden verlengd als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

• Verlof voor mantelzorg: Je kunt verlof opnemen om voor een gezinslid met een langdurige gezondheidsaandoening te zorgen.

• Ziekteverlof: Japan kent geen nationale wettelijke ziekmelding. Als je ziek bent, wordt verwacht dat je je jaarlijkse betaald verlof gebruikt. Veel bedrijven bieden echter extra ziekteverlof als bijkomende voordeel.

Openbare vakanties & regionale vakantiedagen

Japan heeft 16 benoemde nationale feestdagen en in 2026 18 officiële feestdagen. Als een feestdag op een zondag valt, wordt de daaropvolgende maandag een vrije dag.

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
Tweede maandag van januari	Coming of Age Day
11 februari	Nationale Verjaarsdag
23 februari	De Verjaardag van de Keizer
20 maart	Dag van de Lentegoden
29 april	Shōwa Day
3 mei	Dag van de Grondwet
4 mei	Dag van de Groene Natuur
5 mei	Kinderdag
6 mei	Dag van de Grondwet (vervangende vrije dag)
Derde maandag van juli	Marine Dag
11 augustus	Bergdag
Derde maandag van september	Respect voor Ouderen Dag
22 september	Extra vrije dag voor Silver Week
23 september	Dag van de Herfstequinox
Tweede maandag van oktober	Sportdag
3 november	Cultuurdag
23 november	Dag van de Arbeid en Dankbaarheid

Japan kent ook enkele belangrijke feestperiodes:

• Golden Week: Een verzameling van vier nationale feestdagen eind april en begin mei.

• Silver Week: Een serie feestdagen in september.

• Obon: Hoewel geen officiële feestdag, sluiten veel bedrijven voor dit middelaugustse festival ter ere van voorouders.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in Japan bieden voordelen boven de wettelijke vereisten om talent aan te trekken en te behouden.

Wettelijke Voordelen	Niet-wettelijke (Aanvullende) Voordelen
Sociale verzekeringen (Ziekte, Pensioen, Werkloosheid, Ongevallen)	Reiskostenvergoeding
Jaarlijks betaalde verlof	Huisvestingsvergoeding of gesubsidieerde huisvesting
Zwangerschaps-, vaderschaps- en kinderopvangverlof	Extra betaald verlof (bijvoorbeeld ziekmelding, zomervakanties)
Mantelzorgverlof	Privé ziektekosten- en levensverzekering
Jaarlijkse medische controle	Maaltijdvergoedingen of gesubsidieerde kantines
	Ouderenpremies

Hoe een EOR kan helpen met het opzetten van voordelen

Het opzetten van een competitief en conforme voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Japan. Dit betekent dat ze werknemers namens u kunnen aannemen en alle lokale HR-taken kunnen afhandelen.

Zo helpt een EOR met voordelen:

• Naleving: We zorgen ervoor dat uw voordelenpakket aan alle wettelijke vereisten in Japan voldoet.

• Lokale expertise: We begrijpen de lokale markt en welke voordelen kandidaten verwachten. Dit helpt u een competitief pakket aan te bieden dat toptalent aantrekt.

• Administratie: Wij beheren het volledige proces van benefitsadministratie. Dit omvat het inschrijven van werknemers bij de sociale verzekeringen en het beheren van eventuele aanvullende voordelen die u wilt aanbieden.

• Eenvoud: U ontvangt één eenvoudige factuur voor alle arbeidskosten, inclusief salarissen en voordelen. Wij regelen de rest.

Het gebruik van een EOR bespaart u tijd en vermindert risico's. U kunt zich richten op uw bedrijfsdoelen terwijl wij de complexiteit van lokale tewerkstelling regelen.

Laten we het hebben over het beëindigen van het dienstverband in Japan. Het is een proces dat zorgvuldig en met inzicht in de lokale wetten en gebruiken moet worden uitgevoerd. Japanse arbeidswetten beschermen werknemers, dus je kunt iemand niet zomaar ontslaan zonder geldige reden. Het proces is gestructureerd, en je moet specifieke stappen volgen om ervoor te zorgen dat alles correct wordt afgehandeld.

Opzegtermijnen

Wanneer je besluit een werknemer te ontslaan, moet je minimaal 30 dagen vooraf opzeggen. Dit is een wettelijke vereiste onder de Japanse wet op de arbeidsnormen.

Alternatief kun je ervoor kiezen om de werknemer het gemiddelde loon voor 30 dagen te betalen in plaats van dat hij of zij gedurende die periode werkt. Dit wordt vaak genoemd als betaling in plaats van opzegging. Als je bijvoorbeeld 10 dagen opzeggt, moet je betalen voor de resterende 20 dagen.

Er zijn enkele uitzonderingen op de opzegtermijn van 30 dagen. Eén is bij ernstig wangedrag van de werknemer. Een andere is indien een natuurramp of onvermijdelijk evenement het onmogelijk maakt om de zaak voort te zetten.

Ontslagvergoeding

Japanse wet vereist niet dat je ontslagen werknemers ontslagvergoeding betaalt. Het is echter een gebruikelijke praktijk. Veel bedrijven kiezen ervoor om een ontslagvergoeding aan te bieden.

Waarom? Het aanbieden van ontslagvergoeding kan de voortgang van het vertrek soepeler laten verlopen. Het wordt vaak gebruikt om een werknemer vrijwillig te laten opstappen, wat een vriendelijkere oplossing kan zijn dan ontslag. Het bedrag van de ontslagvergoeding kan variëren, maar is vaak gelijk aan meerdere maanden salaris.

Hoe Rivermate compliant vertrekkers behandelt

Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elk ontslag volledig in overeenstemming met de Japanse wet wordt afgehandeld. We begeleiden je door het hele proces, stap voor stap.

Zo helpen wij:

• Documentatie: We werken samen met jou om ervoor te zorgen dat alle redenen voor ontslag goed gedocumenteerd zijn. Dit is cruciaal als het ontslag om een geldige reden is, zoals slecht functioneren.

• Opzegging en betaling: We regelen de opzegtermijn, of het nu gaat om het geven van de volledige 30 dagen opzegtermijn of het regelen van betaling in plaats van opzegging.

• Vlotte overgang: We verzorgen de eindafrekening en alle noodzakelijke offboarding-gegevens.

• Duidelijke communicatie: We helpen je om de beslissing respectvol en duidelijk over te brengen, wat belangrijk is in de Japanse bedrijfscultuur.

Ons doel is om het hele proces zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te maken. We helpen je de complexiteit van de Japanse arbeidswet te navigeren, zodat je een compliant en rechtvaardig vertrek voor je werknemers kunt realiseren.

Het verkrijgen van een visum om in Japan te werken omvat een aantal belangrijke stappen. Het proces is duidelijk, maar vereist een zorgvuldige voorbereiding. Uw werkgever in Japan zal beginnen met het verkrijgen van een Certificate of Eligibility (COE) voor u. Dit document is essentieel. Het toont aan dat u aan de vereisten voldoet om het land binnen te komen en te werken. Zodra de COE is uitgegeven, kunt u bij de Japanse ambassade of consulaat in uw land uw werkvisum aanvragen. Japan biedt bijna 30 soorten werkvergunningen en langetermijnvisa, elk gekoppeld aan specifieke functiekategorien.

Werkvisa & sponsoringsituaties

Een Employer of Record (EOR) kan uw wettelijke werkgever in Japan zijn, die salarisadministratie, belastingen en HR regelt. Dit is een praktische oplossing als uw bedrijf geen juridische entiteit in Japan heeft. De EOR zal uw werkvisum sponsoren, wat betekent dat zij de aanvraag voor uw Certificate of Eligibility regelen.

Wat een EOR doorgaans kan sponsoren:

• Algemene Werkvisums: Deze zijn voor professionals in sectoren zoals engineering, humaniora en internationale diensten. Dit is een van de meest voorkomende routes.

• Visums voor Vakbekwame Arbeiders: Voor personen met specifieke vaardigheden in bepaalde industrieën.

• Intra-bedrijf Overdracht Visums: Als u wordt overgedragen van een buitenlandse vestiging naar een Japanse tak van hetzelfde bedrijf, kan een EOR dit faciliteren.

Wat een EOR mogelijk niet kan sponsoren:

• Visum voor Hooggekwalificeerde Professional: Dit visum gebruikt een puntensysteem en is voor personen met geavanceerde kwalificaties. Hoewel een EOR kan assisteren bij de aanvraag, is de geschiktheid sterk afhankelijk van uw persoonlijke kwalificaties, zoals uw academische achtergrond, werkervaring en salaris.

• Start-up Visum: Dit visum is bedoeld voor ondernemers die een bedrijf willen starten in Japan en valt doorgaans buiten de scope van de diensten van een EOR.

De realiteit is dat een EOR het proces voor veel gangbare werkvisumcategorieën vereenvoudigt. Ze beschikken over de lokale expertise om het papierwerk en de wettelijke vereisten te navigeren, waardoor uw verhuizing naar Japan soepeler verloopt.

Zakelijke reis naleving

Voor korte zakelijke reizen hebt u mogelijk geen visum nodig. Vanaf 2026 heeft Japan wederkerige visa vrijstellingsafspraken met 74 landen en regio’s. De meeste krijgen tot 90 dagen visumvrij, maar het toegestane verblijf is afhankelijk van de nationaliteit — sommige (bijv. Indonesië, Thailand) krijgen slechts 15 dagen, en andere (bijv. Brunei, Qatar) krijgen 30 dagen. Dit omvat landen als de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Canada en Australië, die de volledige periode van 90 dagen krijgen.

Wat u kunt doen tijdens een korte zakelijke bezoek:

• Vergaderingen en conferenties bijwonen

• Marktonderzoek uitvoeren

• Deelname aan niet-betaalde zakelijke activiteiten

Belangrijke beperkingen:

• U mag geen betaalde werkzaamheden uitvoeren voor een Japans bedrijf.

• U moet in het bezit zijn van een retour- of doorreisbewijs.

Als uw nationaliteit een visum vereist voor korte bezoeken, moet u dit vooraf aanvragen bij een Japanse ambassade of consulaat. De vereiste documenten omvatten meestal:

• Een geldig paspoort

• Een ingevuld visumaanvraagformulier

• Een recente pasfoto

• Een uitnodigingsbrief van een Japans bedrijf

• Uw reisroute