Employer of Record in Japan

Het aannemen van werknemers in Japan vereist het navigeren door een uniek geheel van arbeidswetten, sociale zekerheidsbijdragen en belastingregels. Voor buitenlandse bedrijven is het begrijpen van deze complexiteiten cruciaal om naleving te waarborgen en een soepel onboardingproces te garanderen. Het opzetten van een lokale aanwezigheid kan een tijdrovende en middelenintensieve onderneming zijn, wat vaak de markttoetreding vertraagt.

Bedrijven die willen uitbreiden naar de Japanse markt of remote talent willen aannemen, hebben over het algemeen een paar primaire opties om hun personeel te onboarden. Elke aanpak brengt verschillende niveaus van complexiteit en nalevingsverantwoordelijkheden met zich mee.

• Het oprichten van een lokale juridische entiteit: Dit omvat het opzetten van een dochteronderneming of filiaal, een proces dat aanzienlijke tijd, kapitaal en een diepgaand begrip van het Japanse ondernemingsrecht vereist.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt bedrijven in staat om werknemers in Japan aan te nemen zonder een eigen juridische entiteit op te zetten, waardoor naleving en loonadministratie worden uitbesteed.
• Het aannemen van zelfstandige contractors: Hoewel het eenvoudiger lijkt, kan het verkeerd classificeren van een werknemer als zelfstandige contractor leiden tot zware boetes onder het Japanse arbeidsrecht.

Hoe een EOR werkt in Japan

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de wettelijke werkgever voor jouw personeel in Japan, en regelt alle lokale complexiteiten terwijl jij volledige controle behoudt over het dagelijkse management en de bedrijfsvoering. Dit model zorgt ervoor dat jouw werknemers vanaf dag één voldoen aan alle Japanse arbeidsregels. Een EOR in Japan verzorgt doorgaans:

• Loonadministratie en belastinginhouding: Het nauwkeurig berekenen en afdragen van lokale inkomstenbelasting, sociale verzekeringspremies en andere wettelijke inhoudingen.
• Naleving van arbeidswetten: Zorgen dat arbeidscontracten, werkuren, verlofregelingen en beëindigingsprocedures voldoen aan de Labor Standards Act en andere relevante regelgeving.
• Sociale zekerheid en voordelenadministratie: Het registreren van werknemers bij het nationale ziektekosten- en pensioenstelsel, evenals het beheren van andere verplichte voordelen.
• Lokale HR-ondersteuning: Het bieden van begeleiding over lokale arbeidspraktijken en het assisteren bij HR-gerelateerde vragen of problemen die zich voordoen.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Japan

Het kiezen voor een EOR-dienst biedt talrijke voordelen voor bedrijven die willen aannemen in Japan zonder de last van het opzetten van een lokale entiteit.

• Snelle markttoetreding: Werknemers snel aannemen, vaak binnen dagen of weken, zonder de uitgebreide opstarttijd die nodig is voor het vormen van een entiteit.
• Verminderde nalevingsrisico's: Het beperken van het risico op niet-naleving van de complexe Japanse arbeidswetten, loonregelingen en belastingvereisten.
• Kostenbesparing: Het vermijden van de aanzienlijke initiële kosten en doorlopende administratieve uitgaven die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Je personeelsbestand in Japan gemakkelijk uitbreiden of verkleinen naarmate de zakelijke behoeften evolueren, zonder gebonden te zijn aan een vaste lokale infrastructuur.
• Toegang tot top talent: De beste kandidaten in Japan aannemen, ongeacht de fysieke aanwezigheid van jouw bedrijf, en concurrerende, conforme arbeidsvoorwaarden bieden.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Japan uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Japan garandeert.

Het Japanse belastingstelsel vereist dat werkgevers bijdragen aan sociale zekerheidsprogramma's, waaronder ziektekostenverzekering (~5%), pensioen (~9,15%), werkloosheidsverzekering (varieert, grootste deel betaald door werkgever) en arbeidsongeschiktheidsverzekering (volledige werkgeverkosten). Werkgevers moeten ook inkomstenbelasting inhouden op basis van het maandinkomen en toelagen van werknemers, en jaarafsluitingen uitvoeren om de werkelijke verplichtingen te reconciliëren.

Belangrijke gegevenspunten voor werkgevers zijn onder andere:

Belastingnaleving omvat het afdragen van loonbelasting voor de 10e van de volgende maand, het afronden van jaarafsluitingen eind januari, en het indienen van individuele aangiften tussen 16 februari en 15 maart. Werkgevers moeten loonadministratie zeven jaar bewaren.

Buitenlandse entiteiten en werknemers hebben te maken met aanvullende overwegingen, zoals belasting op basis van verblijf, toepasselijke belastingverdragen en regels voor expats. Bedrijven met een vaste inrichting in Japan kunnen aansprakelijk zijn voor vennootschapsbelasting over de winst die aan die PE kan worden toegerekend. Buitenlandse bedrijven die in Japan verkopen, moeten mogelijk ook registratie voor consumptiebelasting regelen.

De salarisstructuur in Japan varieert aanzienlijk per industrie, rol en locatie, met typische jaarsalarissen die variëren van ¥4 miljoen voor functies zoals verpleegkundigen tot meer dan ¥25 miljoen voor medisch specialisten. Bijvoorbeeld, software engineers verdienen tussen ¥6 miljoen en ¥12 miljoen, terwijl data scientists ¥7 miljoen tot ¥14 miljoen kunnen verdienen. Financiële professionals zoals investment bankers hebben hogere beloningsschalen, die ¥20 miljoen of meer bereiken. Salarisbenchmarks worden beïnvloed door regionale factoren, waarbij Tokyo hogere lonen biedt (bijvoorbeeld ¥1.150/uur minimumloon) in vergelijking met andere prefecturen zoals Okinawa (¥896/uur).

Bonussen, die meestal twee keer per jaar worden uitbetaald, kunnen oplopen tot meerdere maanden salaris, aangevuld met toelagen zoals woon-werkverkeer, huisvesting, gezin en functiegebonden voordelen. De standaard looncyclus is maandelijks, met salarissen die rond de 25e van de maand worden overgemaakt via bankoverschrijving, en gedetailleerde loonstroken zijn verplicht. Opkomende trends omvatten een verschuiving naar prestatiegerichte beloning, een toenemende vraag naar gespecialiseerde vaardigheden, meer transparantie, invloeden van remote werken en uitgebreide welzijnsvoordelen voor werknemers. Over het algemeen blijft de salarisgroei gematigd, met de nadruk op competitieve pakketten en professionele ontwikkeling om talent aan te trekken.

Het vakantie- en verlofbeleid van Japan, geregeld door de Labor Standards Act, omvat jaarlijks betaald verlof, nationale feestdagen en familiezorgverlof. Werknemers bouwen betaald verlof op op basis van de diensttijd, beginnend bij 10 dagen na 6 maanden en oplopend tot 20 dagen na 6,5 jaar of meer. Werkgevers moeten het aangevraagde verlof toestaan, met een minimum van 5 dagen per jaar; onbenut verlof vervalt na twee jaar. Nationale feestdagen in 2025 omvatten nationale vieringen zoals Nieuwjaarsdag, Gouden Week en Respect voor Ouderen Dag, met compensatiedagen indien feestdagen op zondag vallen.

Hoewel er geen wettelijke ziekteverlofregeling is, bieden veel bedrijven dit aan als onderdeel van de voordelen, met variërende beleidslijnen. Ouderschapsverlof is goed beschermd: zwangerschapsverlof duurt zes weken voor en acht weken na de bevalling, en vaderschapsverlof maakt tot acht weken na de geboorte mogelijk. Beide ouders kunnen ook ouderschapsverlof opnemen totdat het kind één jaar oud wordt (of twee in sommige gevallen), met voordelen van het Employment Insurance-systeem. Aanvullende verloftypes omvatten rouwverlof, studie- of sabbaticalverlof en familiezorgverlof, vaak naar discretionaire beslissing van de werkgever.

Het werknemersvoordelen systeem van Japan combineert wettelijk verplichte voorzieningen met gebruikelijke aanbiedingen, met de nadruk op baanzekerheid en uitgebreide pakketten om talent aan te trekken. Verplichte voordelen omvatten ziektekostenverzekering, pensioenverzekering, werkloosheidsverzekering, ongevallenverzekering voor werknemers en kinderopvangverlofverzekering, die de kern vormen van de sociale zekerheidsbescherming. Werkgevers moeten bijdragen aan deze voordelen, waarbij de kosten variëren op basis van salaris en type voordeel.

Naast de verplichte voordelen bieden bedrijven vaak optionele extra's zoals huisvestings- en vervoersvergoedingen, bedrijfskamers, gezondheidscontroles, levensverzekering, aandelenplannen en recreatiefaciliteiten. De niveaus van voordelen verschillen per bedrijfsgrootte en industrie, waarbij grote bedrijven meer uitgebreide pakketten aanbieden, inclusief huisvestingsvergoedingen en pensioenregelingen, terwijl startups zich kunnen richten op aandelenopties en flexibel werken.

Belangrijke gegevenspunten zijn onder andere:

Werkgevers moeten zorgen voor naleving van de Japanse arbeidswetten en de kosten van voordelen effectief beheren, vaak door het zoeken van adviesdiensten voor programmavorming en juridische naleving. Over het algemeen zijn voordelen een strategisch instrument voor talentbehoud, waarbij grotere bedrijven meer uitgebreide pakketten bieden en startups de nadruk leggen op flexibiliteit en aandelenopties.

Arbeidsovereenkomsten in Japan zijn essentieel voor het definiëren van de rechten en verantwoordelijkheden van werkgevers en werknemers. Schriftelijke contracten zijn de norm, wat zorgt voor duidelijkheid en stabiliteit in de arbeidsrelatie. Japan erkent twee hoofdtypen: contracten voor bepaalde tijd en contracten voor onbepaalde tijd, elk met verschillende juridische implicaties.

Essentiële clausules omvatten doorgaans werktijden, lonen, vertrouwelijkheid, non-concurrentiebedingen, proeftijd en beëindigingsprocedures. Proeftijd duurt gewoonlijk tot zes maanden, gedurende welke beide partijen met minimale opzegtermijn kunnen beëindigen. Vertrouwelijkheid en non-concurrentieclausules zijn gebruikelijk om zakelijke belangen te beschermen, vooral in gevoelige sectoren.

Werkgevers dienen te zorgen voor naleving van deze normen om een stabiele arbeidsomgeving te bevorderen en juridische problemen te voorkomen. Goed opgestelde overeenkomsten helpen verwachtingen te verduidelijken en de belangen van beide partijen gedurende de hele arbeidscyclus te beschermen.

Thuiswerken in Japan wordt steeds vaker door bedrijven toegepast om de werk-privébalans te verbeteren, talent aan te trekken en de productiviteit te verhogen, ondanks traditionele normen die de aanwezigheid op kantoor bevoordelen. De Japanse arbeidswetgeving, waaronder de Labor Standards Act en gerelateerde regelgeving, behandelt remote workers vergelijkbaar met werknemers op locatie, met de nadruk op de verplichtingen van de werkgever voor gezondheid, veiligheid en eerlijke compensatie. Werknemers hebben over het algemeen geen expliciete rechten om remote work aan te vragen, maar werkgevers worden geacht dergelijke verzoeken te overwegen, vooral om persoonlijke of zorgtaken. Werkgevers moeten ook de werkuren beheren, gegevensbescherming waarborgen en werknemerscompensatie bieden voor remote verwondingen.

Flexibele regelingen omvatten fulltime remote, hybride en beperkte remote opties, waarbij best practices duidelijke beleidslijnen, effectieve communicatie en ondersteuning benadrukken. Gegevensprivacy wordt gereguleerd door de Act on the Protection of Personal Information (APPI), die veilige gegevensverwerking, werknemersopleiding en veilige remote toegangsmethoden zoals VPNs vereist. Apparatuur- en onkostenbeleid variëren; bedrijven bieden apparaten aan of staan Bring Your Own Device (BYOD) toe, en vergoeden kosten zoals internet en nutsvoorzieningen binnen vastgestelde limieten. Een robuuste technologische infrastructuur—met communicatietools, cloudopslag, breedbandinternet en beveiligingsmaatregelen—is essentieel voor naadloze remote operaties.

Het beëindigen van werknemers in Japan vereist strikte naleving van arbeidswetten die de rechten van werknemers beschermen. Werkgevers moeten geldige gronden hebben en procedurele stappen volgen, waaronder het geven van voldoende opzegtermijn en het verstrekken van de juiste documentatie. De minimale opzegtermijn is over het algemeen 30 dagen, met betaling in plaats van opzegging toegestaan. Voor reguliere werknemers en werknemers met een langdurig vast contract (>3 jaar) is deze periode verplicht, terwijl proefperiode-werknemers met minder opzegtermijn kunnen worden ontslagen indien gerechtvaardigd.

Ontslagvergoeding, hoewel niet wettelijk verplicht in alle gevallen, is een gangbare praktijk die wordt beïnvloed door bedrijfsbeleid, dienstjaren en reden voor ontslag. Het wordt berekend op basis van factoren zoals basissalaris, dienstjaren en reden voor ontslag, vaak met formules zoals (Base Salary x Years of Service x Multiplier). Werkgevers moeten deze factoren zorgvuldig overwegen om juridische problemen te voorkomen.

De Japanse wet onderscheidt tussen ontslag om dringende redenen (bijvoorbeeld wangedrag) en zonder dringende redenen (overbodigheid). Ontslagen om dringende redenen vereisen ernstig wangedrag, terwijl ontslagen wegens overbodigheid moeten voldoen aan de "Vier Vereisten voor Overbodigheidsontslag," waaronder noodzaak, inspanningen om ontslag te voorkomen, eerlijkheid bij de selectie van werknemers en goede-faith overleg. Juiste procedurele stappen—zoals documentatie, uitleg, reactie van de werknemer en het uitreiken van een ontslagcertificaat—zijn essentieel om de legaliteit te waarborgen en risico's op onrechtmatig ontslag te verminderen.

De arbeidsmarkt in Japan neemt steeds meer flexibele werkregelingen over, met een opvallende toename van professionals die als independent contractors en freelancers werken. Deze trend stelt bedrijven in staat om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de complexiteit van traditioneel werkgeverschap. Echter, het inzetten van independent contractors in Japan vereist een zorgvuldige navigatie door juridische, fiscale en contractuele landschappen om naleving te waarborgen. Belangrijke overwegingen zijn onder andere de juiste classificatie van de worker, het opstellen van contracten, beheer van intellectueel eigendom en het voldoen aan belasting- en verzekeringsverplichtingen. Foutieve classificatie kan leiden tot aansprakelijkheden zoals achterstallige betalingen van sociale verzekeringen en belastingen.

Contracten met independent contractors worden doorgaans gestructureerd als service agreements, gericht op de scope van werk, betalingsvoorwaarden, intellectueel eigendomsrechten en beëindigingsvoorwaarden. Intellectueel eigendom dat door contractors wordt gecreëerd, behoort over het algemeen toe aan hen, tenzij anders vermeld in het contract. Belastingverplichtingen voor contractors omvatten inkomstenbelasting, consumptiebelasting, lokale inwonerbelasting en individuele ondernemingsbelasting, waarbij contractors verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingaangiften en verzekeringsbijdragen. Veelgebruikte sectoren die independent contractors inzetten, zijn IT, creatieve industrieën, consulting, onderwijs en professionele diensten, wat een vraag naar specifieke expertise en flexibele staffing weerspiegelt.

Het werkvergunningensysteem van Japan omvat verschillende visumcategorieën die zijn afgestemd op diverse professionele vaardigheden, essentieel voor legale tewerkstelling. Belangrijke categorieën zijn onder andere:

Werkgevers moeten zorgen voor correcte aanvraagprocedures, inclusief werkgeverssponsoring, documentatie van vaardigheden en naleving van immigratiewetten. Het proces omvat initiële aanvraag, verificatie en naleving van verblijfduurlimieten, met opties voor verlenging of permanente verblijfsvergunning voor in aanmerking komende werknemers. Het begrijpen van deze categorieën en vereisten helpt bij het faciliteren van legale tewerkstelling en langdurig verblijf in Japan.