Employer of Record in Japan

Waarom gebruiken buitenlandse bedrijven een EOR in Japan?

Redenen om een Employer of Record (EOR) in Japan te gebruiken variëren. Internationaal personeel aantrekken zonder een lokale entiteit op te richten is de meest voorkomende reden, gevolgd door arbeidsmarkttesting en het verplaatsen van kernmedewerkers. Een EOR-bedrijf, zoals Rivermate, wordt de juridische werkgever, die jouw werknemer in dienst neemt via haar eigen juridische entiteit. Wij zijn verantwoordelijk voor:

• Het verstrekken van een lokaal conforme arbeidsovereenkomst.
• Globale loonadministratie, belastinginhouding en beheer van werknemersvoordelen.
• Voortdurende HR-administratie.
• Naleving van de Japanse arbeidswetgeving, zoals de Labor Standards Act en de Labor Contract Act.

Dit stelt jou in staat om de dagelijkse werkzaamheden met de werknemer te beheren, terwijl onze HR-experts de lokale administratie verzorgen.

Japanse arbeidsmarkt: Een overzicht

De arbeidsmarkt
Grootste arbeidsactiviteit:	Tokio leidt in aantal vacatures, hoofdkantoren, internationale bedrijven en het aantal gespecialiseerde functies in financiën, IT en bankwezen.
Introductietermijnen:	Lokalen: <1 week Buitenlanders: 8 weken+
Populaire sectoren:	IT en software engineering, gezondheidszorg, financiën, fintech, bouw, horeca, productie en industriële automatisering.
Sectoren met vaardigheden tekorten:	Bouw, vervoer, logistiek, gezondheidszorg, verpleging

De salarismarkt
** Wettelijke kosten:**	Werkgever-werknemer gezamenlijke bijdragen: Zorgverzekering (Kenko Hoken): stemt overeen met de bijdrage van de werknemer en tarieven variëren per prefectuur en zorgverzekeringsmaatschappij. Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekeningen. Aanvullende verpleegzorgverzekering (Kaigo Hoken): alleen van toepassing op werknemers van 40 tot en met 64 jaar. Uniforme landelijke bijdrage van 1,62%. Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekening. Pensioen (Kosei Nenkin): stemt overeen met de bijdrage van de werknemer. Landelijk percentage van 18,3%. Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekening. Werkloosheidsverzekering (Koyo Hoken): bijdrage is afhankelijk van de sector. Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekening. Kinder- en kinderopvangtoeslagheffing: Nieuwe gezamenlijke bijdrage van 0,23% vanaf april 2026). Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekening. Alleen werkgeversbijdragen: Arbeidsongevallenverzekering (Rousai Hoken): sectorbeoordeeld Kinder- en kinderopvangbijdrage: Landelijke bijdrage van 0,36%. Bonusbetalingen zijn inbegrepen in de berekening. Asbestsaneringstoegangsheffing: 0,002%
Uurloon minimum:	Het minimumuurloon varieert per prefectuur. Nationale gewogen gemiddelde: ¥1.177 Tokio: ¥1.280 (hoogste tarief, vanaf 1 okt 2026) Miyazaki: ¥1.085 (laagste tarief, vanaf 24 okt 2026)
Nationale inkomstenbelastingtarieven:	Progressieve belastingtarieven van 5% tot 45%. Onder ¥1.950.000: 5% ¥40.000.000+: 45%

Arbeidskosten in Japan: waar werkgevers rekening mee moeten houden

De totale arbeidskosten voor Japan hangen af van diverse elementen die vooraf in aanmerking genomen moeten worden voordat je je hiringbudget afrondt. Een eenvoudige formule hiervoor is als volgt:

Vast salaris (basisloon) + variabele vergoeding + wettelijke kosten + optionele voordelen + toekomstige financiële verplichtingen = totale arbeidskosten

Financiële kosten	Uitleg
Vast salaris	Maandelijks vooraf vastgesteld salaris dat niet wordt beïnvloed door het aantal gewerkte uren of individuele prestaties.
Variabele vergoeding	Ad-hoc betalingen die fluctueren op basis van gewerkte uren, individuele prestaties, bedrijfsresultaten, verkoopcijfers en sectorgerelateerde eisen.
Wettelijke kosten	Overheidsverplichte bijdragen van werkgever en werknemer.
Optionele voordelen	Niet-wettelijke betalingen die een werkgever kiest aan te bieden
Toekomstige financiële verplichtingen	Kosten die een werkgever mogelijk moet betalen wanneer het dienstverband eindigt of rechten zich opstapelen.

Wil je weten wat het daadwerkelijk kost om in Japan te werken? Gebruik onze loonkostencalculator voor een duidelijker beeld van de cijfers.

Loonkosten calculator

Wettelijke rechten en voordelen

Het vaststellen van een compensatiestructuur is een grote stap in het wervingsproces, maar voordat je de arbeidsovereenkomst sluit, moet je ook de wettelijke rechten van werknemers begrijpen. Deze wettelijke rechten vormen eigenlijk de basis van de arbeidsrelatie, en hebben invloed op alles van arbeidsduur tot ontslagprocedures.

Wettelijk voordeel	Wettelijke bepaling
Minimumlonen	Werknemers hebben recht op minimaal het uurloon dat door de prefectuur waarin ze werken wordt vastgesteld.
Openbaar vervoer en feestdagen	Feestdagen zijn vrijwel allemaal landelijk erkend. Sommige werkgevers voegen bedrijfssluitingdagen toe. Lokale festivals kunnen bestaan maar worden over het algemeen niet als wettelijke feestdagen beschouwd.
Arbeidsduur	Labor Standards Act, Artikel 32: Niet meer dan 40 uur per week, exclusief pauzes.
Niet meer dan 8 uur per dag per week, exclusief pauzes.
Alleen bepaalde categorieën werknemers zijn vrijgesteld van de standaard arbeidsduurregels, volgens Artikel 41 van de LSA.
Overuren	Overwerk vereist de juiste wettelijke kaders (Labor Standards Act, Artikel 36) en registratie. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat werktijd inclusief overwerk en late diensten correct wordt geregistreerd om correcte premies en naleving te garanderen. De algemene limieten zijn 45 uur per maand en 360 uur per jaar.
Overtimepremies zijn vereist en kunnen niet worden afgedwongen. Het premiepercentage hangt af van de categorie overwerk. Overwerk moet worden gedocumenteerd met een ‘36-overeenkomst’ en bij het Labor Standards Inspection Office worden ingediend voordat een werknemer verderwerkt dan de wettelijke arbeidsduur.
Jaarlijkse betaalde vakantie	Betaling van minimaal 10 dagen na 6 maanden onafgebroken dienst met ≥80% aanwezigheid.
Het neemt toe met de tijd tot maximaal 20 dagen per jaar na 6,5 jaar+. Werkgevers moeten zorgen dat werknemers die minimaal 10 dagen betaald verlof krijgen, minimaal 5 dagen opnemen binnen het relevante jaar.
Ziekteverlof	Er is geen algemeen wettelijk werkgeversverplicht ziekteverlof.
In veel gevallen kunnen werknemers [ziekte-uitkering](https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en/laws/view/3266/en#je_ch4sc3at1:~:text=en%20Sickness%20Allowance\)-,Artikel%2099,-\(1\) via de ziektekostenverzekering claimen (gebruikelijk rond twee derden van het standaardloon na een wachttijd, afhankelijk van condities).
Werkgevers regelen vaak korte afwezigheden via beleid, niet via wet.
Zwangerschapsverlof	Labor Standards Act, Artikel 65: 14 weken, opgesplitst in:
6 weken voorafgaand aan de verwachte bevalling (of 14 weken bij meerdere foetussen) 8 weken postpartum Een werkgever hoeft de werknemer niet wettelijk te betalen tijdens zwangerschapsverlof. De werknemer wordt gecompenseerd door de sociale verzekeringsmaatschappij. Artikel 19 van de Labor Standards Act verbiedt het ontslaan van een vrouw tijdens de zwangerschapsperiode, en ook tot 30 dagen daarna.
Vaderschapsverlof na bevalling	Tot maximaal 4 weken (28 dagen), binnen 8 weken na de geboorte van het kind. Gekwalificeerde werknemers moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals gesteld door het Ministerie van Volksgezondheid, Arbeid en Welzijn. Het voordeel wordt uitbetaald via Arbeidsverzekering.
Extra kinderopvangverlof	Beschikbaar voor beide ouders. Duurt tot de kinderen één jaar oud zijn, maar kan worden verlengd tot 18 maanden of twee jaar, onder bepaalde voorwaarden. Gekwalificeerde werknemers kunnen vergoeding ontvangen via Arbeidsverzekering.
Ontslagvergoeding	Volgens de Japanse arbeidswetgeving is er geen wettelijke verplichting voor de werkgever om bij beëindiging van het contract een ontslagvergoeding te geven.

{cta:talk-to-expert}}

Werven in Japan: hoe het echt is

Voor een eerste buitenlandse werkgever kan de arbeidsomgeving onbekend zijn en kunnen culturele verschillen een uitdaging vormen. Dit is het moment waarop de first-hand kennis en ervaring van lokale experts het verschil kunnen maken*. De inzichten helpen je de markt beter te begrijpen en succesvol te werven.

Infrastructuur stabiliteit

Er zijn veel aantrekkelijke jurisdicties voor buitenlandse investeringen in de regio APAC, maar Japan springt eruit vanwege de hoogontwikkelde infrastructuur, zoals volwassen vervoer, telecommunicatie en openbare diensten. Dit maakt Japan een praktische keuze voor bedrijven die operationele continuïteit en consistente dienstverlening nodig hebben.

Belangrijkste wervingscentra

In andere landen kunnen er verschillende steden zijn met specifieke vaardigheden of gevestigde industrieknopen, maar Japan is geografisch sterk geconcentreerd. Dit betekent dat werving vooral plaatsvindt in Tokio en de omliggende gebieden zoals Chiba en Kanagawa, met Osaka als sterke tweede. Tokio is onvermijdelijk duurder dan andere regio's, maar het is de plaats waar de meeste buitenlandse bedrijven gevestigd zijn. Het is ook de makkelijkste plek om tweetalige werknemers te vinden met werkervaring in internationale bedrijven.

Kosteneffectieve arbeidsmarkt

Er bestaat een algemeen idee dat Japan een dure arbeidsmarkt is, maar in werkelijkheid is het zeer kosteneffectief. Het nieuwste uurloon van ¥1.280 voor Tokio komt overeen met $8. Hoewel dat niet het salaris is dat de meeste witteboorden werknemers verdienen, ligt het uurloon veel lager dan wat de meeste internationale werkgevers verwachten voor Japan.

Wervingspraktijken

Japanse kandidaten gebruiken doorgaans geen LinkedIn, dus een wervingsbureau of lokale reclame is noodzakelijk. Recruiters vragen meestal 30 tot 35%, wat zeer duur kan zijn afhankelijk van de functie waarvoor je werft.

Bij interviews is het belangrijk dat het bedrijf wordt gezien als financieel stabiel en toegewijd aan de markt. Buitenlandse bedrijven moeten ook de lokale management- en carrièreamtementen begrijpen, anders zullen kandidaten niet van een stabiele werkgever overstappen naar een nieuwe kans. Ook worden tijdelijke banen in Japan als minder stabiel beschouwd en trekken ze waarschijnlijk niet dezelfde interesse als een vast contract.

Werkcultuur

De Japanse beroepsbevolking is goed opgeleid en zeer bekwaam. De werkcultuur hecht veel waarde aan professionele verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid, dus als je iets laat doen, wordt het serieus genomen door de werknemers. Deze aanpak is gunstig voor kwaliteitssicherung en het leveren van uitstekende klantenservice.

Japanse werkplekken hebben een conservatieve houding ten opzichte van het proactief introduceren van nieuwe ideeën en veranderingen. Ze benadrukken hiërarchieën en consensusbesluitvorming. Dus waar een buitenlands bedrijf innovatie en snelle technologische ontwikkeling wil stimuleren, zal het de werknemers daarin moeten onderwijzen.

Japanse visie op werkgelegenheid

In de Japanse cultuur worden afspraken zeer serieus genomen en het aanbieden of accepteren van een arbeidsovereenkomst is geen uitzondering. Om die reden kan het, vooral als de werkgever nieuw is op de Japanse markt en nog geen gevestigde reputatie heeft, enige tijd duren om de beste talenten aan te trekken, en zij moeten voorbereid zijn op het voldoen aan verwachtingen.

Het is essentieel dat de werkgever de verwachtingen van zijn werknemers begrijpt, evenals haar eigen verantwoordelijkheden en verplichtingen. Het is ook belangrijk op te merken dat het arbeidsrecht sterk in het voordeel van werknemers is, dus diepgaande kennis en culturele sensitiviteit bij disciplinaire maatregelen of ontslag is essentieel. Chris Alderson, oprichter van de Eos-groep in APAC, die nu onderdeel is van Rivermate, heeft hierover vele overheidsorganisaties en wereldwijde multinationals van advies voorzien.

“Voordat je de Japanse markt betreedt, is het belangrijk om de structuur van de arbeidsrelatie, de verwachtingen van het lokale personeel, en hoe je het team moet managen goed te begrijpen. Het niet goed strategiseren en de nodige ondersteuningsstructuur klaarzetten voor nieuwe medewerkers kan de kansen van een nieuwe organisatie in de markt ernstig schaden. In de Japanse cultuur ligt grote toewijding tot perfectie en genieten mensen er trots op hun werk zo goed mogelijk uit te voeren en zeer georganiseerd te werk te gaan.

Wanneer je naar een tankstation rijdt, rennen werknemers naar de auto met een hartelijk groet en enthousiasme, ondanks dat ze op minimumloon werken. Als een taak wordt uitgevoerd, wordt deze altijd voor 100% gedaan. Werknemers verwachten dat het bedrijf dit weerspiegelt door een goed georganiseerde arbeidssituatie en een verantwoorde houding ten opzichte van hun langetermijn werkzekerheid en welzijn. Onvoldoende voorbereiding kan zeer destructief zijn voor de bedrijfscultuur en het succes van je onderneming.”**

Breid internationaal uit met vertrouwen. Rivermate's wereldwijde consultants bieden praktische, hands-on begeleiding om je te helpen nieuwe markten te betreden, conforme bedrijfsvoering op te zetten en internationale teams effectief te beheren.

Waar het beëindigen van een arbeidsovereenkomst in Japan uitdagend kan zijn

Aangezien een arbeidsrelatie in Japan wordt beschouwd als een serieuze verbintenis, kan het beëindigen hiervan enige uitdagingen opleveren. Hier bespreken we veelvoorkomende beëindigingsrisico's en praktijken die werkgevers vooraf moeten kennen, omdat deze je kijk op werving en prestatiemanagement kunnen veranderen.

Nalevingsplicht	Uitdaging
Ontslagen	De Japanse arbeidswet is zeer beschermend voor werknemers. Ze kunnen niet worden ontslagen ‘op afroep’. Ontslagen vereisen objectief redelijke gronden. Voor ontslagen door de werkgever moet minstens 30 dagen vooraf worden gemeld of betaling in plaats van opzegging (minimaal 30 dagen’ gemiddelde loon). Eindafrekeningen moeten eventuele achterstallige lonen en opgebouwde rechten dekken.
Ontslagvergoeding is niet automatisch wettelijk verplicht.
Ontslag wegens slechte prestaties	Slechte prestaties worden niet beschouwd als een eenzijdige reden voor ontslag. In de praktijk, als een werkgever een Performance Improvement Plan (PIP) implementeert, moet deze eerlijk zijn en lang genoeg duren om resultaat te zien (ervaring leert dat tussen 2-3 maanden). De PIP moet ondersteund worden door voorbeelden van eerdere prestatiefouten, KPI-specificaties, regelmatige feedback en verbeterkansen. Zelfs als de PIP mislukt, betekent dat niet noodzakelijk dat ontslag meteen rechtsgeldig is. In dat geval kan de werknemer nog steeds verzoeken om te worden overgeplaatst naar een andere positie (indien beschikbaar).
Proeftijd	Proeftijd in Japan wordt gezien als een evaluatieperiode, niet als een automatisch recht om een werknemer te ontslaan. Proeven van 3 tot 6 maanden zijn gebruikelijk, maar een werkgever moet nog steeds een ontslagprocedure volgen als hij tijdens de proefperiode de werknemer wil ontslaan.
Gemeenschappelijke beëindigingsovereenkomsten (MTA’s)	Een gezamenlijke beëindigingsovereenkomst moet zorgvuldig worden gebruikt. Het moet een bespreking over de voorwaarden van het afscheid zijn en worden afgesloten zonder druk uit te oefenen op de werknemer om akkoord te gaan met de voorwaarden. De overeengekomen regeling moet eerlijk zijn als werkgevers een arbeidsconflict willen vermijden.

Hoe Rivermate je kan helpen compliant te werven in Japan

EOR-diensten, zoals Rivermate, zijn de afgelopen decennia populair geworden in Japan omdat ze snelle markttoetreding mogelijk maken. Ze helpen werkgevers ook om de complexiteit van buitenlandse loonadministratie, belastingen, wettelijke kosten en voordelen te beheren. Met wereldwijde HR-experts in Japan die de lokale wetten begrijpen, zijn wij ideaal gepositioneerd om de arbeidsrechtelijke naleving namens jou te verzorgen.

Klaar om te werven in Japan?

Rivermate regelt de complexiteiten zodat jij met vertrouwen en gemak kunt werven in Japan.

Praat met een Japanese Hiring Expert

Bronnen:

Labor Standards Act - Engels - Japanse Rechtstranslatie
Labor Contracts Act - Japans/Engels
Health Insurance Act - Japans/Engels
Industrial Safety and Health Act - Engels - Japanse Rechtstranslatie
Act on Comprehensively Advancing Labor Measures, and Stabilizing the Employment of Workers, and Enriching Workers' Vocational Lives - Engels - Japanse Rechtstranslatie
Labor Union Act - Engels - Japanse Rechtstranslatie
Act on Equal Opportunity and Treatment between Men and Women in Employment - Japans/Engels
Act on Improvement of Personnel Management and Conversion of Employment Status for Part-Time Workers and Fixed-Term Workers - Engels - Japanse Rechtstranslatie
Arbeidsministerie stopt algemeen advies over 45 uur overwerk | The Asahi Shimbun: Breaking News, Japan News and Analysis
Japan - Individueel - Belasting op persoonlijk inkomen
Plicht tot vaderschapsverlof