Hoewel er geen enkele wet is die thuiswerken regelt, bieden verschillende voorschriften en richtlijnen een kader. Zo stelt de Arbeidsstandaardwet (LSA) (Wet nr. 49 van 1947) de kernregels voor werkuren en rustperiodes vast (Artikel 39, 41). Deze wet is van toepassing op werkuren, ongeacht de locatie, ook al behandelt het niet expliciet thuiswerken.

Juridische Richtlijnen

De Telewerk Richtlijnen (2018) van het Ministerie van Volksgezondheid, Arbeid en Welzijn (MHLW) moedigen de adoptie van telewerk aan en schetsen best practices voor het beheer van werkuren en de veiligheid van de werkomgeving. De Modelovereenkomsten voor Telewerk (2018) van het MHLW bieden een startpunt voor werkgevers en werknemers om duidelijke voorwaarden voor thuiswerkregelingen vast te stellen.

Verplichtingen van de Werkgever en Rechten van de Werknemer

De richtlijnen van het MHLW benadrukken de verantwoordelijkheid van werkgevers om een veilige werkomgeving te handhaven, zelfs voor thuiswerkers (bijv. ergonomische beoordelingen), en maatregelen te implementeren om werkverslaving te voorkomen (bijv. pauzes aanmoedigen). De LSA en MHLW-richtlijnen benadrukken de rechten van werknemers op redelijke werkuren, zelfs tijdens thuiswerken, en de mogelijkheid om los te komen van werk buiten de aangewezen werkuren.

Technologische Infrastructuur

Een robuuste internetverbinding is cruciaal voor succesvol thuiswerken in Japan. Japan beschikt over een goed ontwikkelde landelijke internetinfrastructuur met snel beschikbare verbindingen. Veilige videoconferentieplatforms, instant messaging-applicaties en projectmanagementsoftware zijn essentieel voor effectieve communicatie en samenwerking tussen remote teams. Werkgevers kunnen overwegen om essentiële apparatuur zoals laptops en headsets te verstrekken of vergoedingen aan te bieden, afhankelijk van de rol en onderhandelingen binnen individuele overeenkomsten.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Het ontwikkelen van een formeel thuiswerkbeleid dat de geschiktheidscriteria, verwachtingen, communicatieprotocollen en methoden voor prestatie-evaluatie beschrijft, creëert een gestructureerd kader voor thuiswerkregelingen. Het bieden van training over thuiswerktools en timemanagementtechnieken bereidt werknemers voor op succes tijdens thuiswerken. Het vaststellen van duidelijke prestatieverwachtingen en het regelmatig uitvoeren van prestatiebeoordelingen zorgen ervoor dat thuiswerkers productief en betrokken blijven. Het bevorderen van een gevoel van inclusie en verbinding ondanks fysieke afstand is belangrijk. Regelmatig geplande virtuele teamvergaderingen en het bevorderen van informele online interacties kunnen helpen een positieve werkcultuur te behouden.

Aanvullende Overwegingen

Werkgevers moeten zich bewust zijn van de mogelijke uitdagingen waarmee werknemers te maken kunnen krijgen met betrekking tot de balans tussen werk en privé in een thuiswerkomgeving. Thuiswerken kan leiden tot gevoelens van isolatie. Werkgevers kunnen middelen en ondersteuningsprogramma's aanbieden om het welzijn van werknemers te bevorderen.

Deeltijdwerk wordt erkend onder de Arbeidsnormenwet (LSA) in Japan, die minimumloonvereisten en rustperiodes voor deeltijdwerkers vaststelt. De LSA verplicht geen specifieke vergoedingen voor deeltijdwerkers. Echter, arbeidscontracten kunnen specificeren of werkgevers essentiële apparatuur zullen verstrekken of vergoedingen voor internettoegang zullen bieden op basis van de functie-eisen. Werkgevers en werknemers kunnen ook onderhandelen over vergoedingen voor specifieke uitgaven, zoals internettoegang, afhankelijk van de functie-eisen en de aard van de deeltijdfunctie.

Flexibele werktijden

Er zijn geen specifieke wettelijke regelingen voor flexibele werktijden in Japan. De LSA stelt echter standaard werkuren vast. Vergoedingen voor apparatuur of internettoegang in een flexibele werktijdenregeling zouden door de werkgever worden bepaald op basis van de specifieke rol en verantwoordelijkheden zoals beschreven in het arbeidscontract.

Taakdeling

De Japanse arbeidswetgeving behandelt taakdeling niet expliciet. Werkgevers kunnen echter dergelijke regelingen vaststellen via contracten met twee of meer werknemers. Dit zou inhouden dat de verantwoordelijkheden en werkbelasting van een voltijdse functie worden verdeeld. Vergoedingsbeleid voor apparatuur of internettoegang zou waarschijnlijk vergelijkbaar zijn met die voor deeltijdrollen, mogelijk met enkele aanpassingen afhankelijk van de taakdelingsafspraak en de aan elke werknemer toegewezen verantwoordelijkheden.

Aanvullende Overwegingen

Veel bedrijven in Japan hebben interne beleidslijnen met betrekking tot flexibele werkregelingen, die verdere details kunnen bieden over apparatuur, uitgaven en geschiktheidscriteria. In bedrijven met vakbonden kunnen overeenkomsten met vakbonden invloed hebben op flexibele werkregelingen en mogelijke vergoedingen.

In Japan stelt de Wet op de Bescherming van Persoonsgegevens (APPI) (2003) de basis voor gegevensbescherming, inclusief de noodzaak van toestemming voor het verzamelen van persoonlijke gegevens en de verplichting om passende beveiligingsmaatregelen te implementeren. Dit geldt ook voor de verwerking van werknemersgegevens door werkgevers.

Juridisch Landschap: Balanceren tussen Flexibiliteit en Veiligheid

De Telewerk Richtlijnen (2018) van het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn (MHLW) zijn niet-bindende richtlijnen die het belang van gegevensbeveiliging in telewerkregelingen benadrukken en specifieke maatregelen aanbevelen zoals gegevensversleuteling en toegangscontroles.

Belang van Duidelijke Afspraken

Naarmate het juridische landschap evolueert, worden goed gedefinieerde arbeidsovereenkomsten voor thuiswerkers cruciaal. Deze contracten moeten rekening houden met gegevensbescherming en privacyoverwegingen, inclusief:

• Verantwoordelijkheden voor Gegevensbeveiliging: Het omschrijven van de verantwoordelijkheden van werknemers voor gegevensbeveiliging en privacy, zoals wachtwoordbeheer en het omgaan met gevoelige informatie.
• Gegevensminimalisatie: Het specificeren van beperkingen op het verzamelen en opslaan van werknemersgegevens die relevant zijn voor de thuiswerkrol.
• Melding van Gegevensinbreuken: Het vaststellen van procedures voor het melden van gegevensinbreuken of vermoedelijke privacyschendingen.

Verplichtingen van Werkgevers: Bescherming van Gegevens in de Thuiswerkruimte

Werkgevers moeten transparant zijn tegenover thuiswerkers over de soorten gegevens die worden verzameld, het doel van gegevensverwerking en hoe de gegevens zullen worden gebruikt. Dit is in lijn met de APPI-principes. Ze moeten ook passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit kan versleuteling, toegangscontroles en bewustwordingstrainingen voor werknemers omvatten. Werkgevers moeten alleen de minimale hoeveelheid gegevens verzamelen en verwerken die nodig zijn voor legitieme zakelijke doeleinden in verband met de thuiswerkregeling.

Rechten van Werknemers: Begrip van Gegevensprivacy tijdens Thuiswerken

Thuiswerkers in Japan hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonlijke gegevens:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en de juistheid ervan te waarborgen.
• Recht om Bezwaar te Maken: Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers het recht hebben om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonlijke gegevens.

Werknemers hebben ook de verantwoordelijkheid om de vastgestelde beveiligingsprotocollen te volgen, sterke wachtwoorden te gebruiken en verdachte activiteiten te melden om gegevensinbreuken te voorkomen.

Beste Praktijken voor Veilig Thuiswerken

Enkele van de beste praktijken voor veilig thuiswerken zijn het aanmoedigen van werknemers om aparte werk- en persoonlijke apparaten en accounts te gebruiken, gevoelige gegevens te versleutelen, sterke toegangscontroles tot gegevens en systemen te implementeren, duidelijke procedures vast te stellen voor het melden van gegevensinbreuken of vermoedelijke privacyschendingen, en trainingen te geven over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging, het herkennen van phishingpogingen en het correct omgaan met gevoelige informatie.