Werkgeversbelastingen in Japan

Japan beschikt over een uitgebreid belastingsysteem dat zowel nationale als lokale belastingen omvat, en zowel individuen als bedrijven raakt. Voor werkgevers en werknemers zijn de belangrijkste componenten inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en diverse lokale belastingen. Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor conforme loonverwerking en arbeidsbeheer binnen het land. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen van de salarissen van werknemers en het afdragen aan de relevante autoriteiten, naast hun eigen werkgeversbijdragen.

Het navigeren door de complexiteit van de Japanse belastingregels vereist nauwkeurige aandacht voor detail, vooral met betrekking tot inhoudingsberekeningen, sociale verzekeringsbijdragen en rapportagevereisten. Naleving zorgt voor soepele operaties en voorkomt mogelijke boetes. De volgende secties schetsen de primaire belastingverplichtingen voor werkgevers en de aftrekposten die beschikbaar zijn voor werknemers in Japan, gebaseerd op de huidige regelgeving die naar verwachting in 2025 van toepassing zal zijn.

Employer Social Security and Payroll Tax Obligations

Werkgevers in Japan zijn verplicht bij te dragen aan verschillende sociale verzekerings- en arbeidsverzekeringsprogramma's voor hun werknemers. Deze bijdragen worden doorgaans gedeeld tussen werkgever en werknemer, waarbij de werkgever verantwoordelijk is voor het inhouden van het deel van de werknemer en het afdragen van het totale bedrag.

De belangrijkste programma's omvatten:

Ziektekostenverzekering (Kenko Hoken): Biedt dekking voor medische kosten. Tarieven variëren aanzienlijk afhankelijk van de ziektekostenverzekeringsvereniging waar de werkgever bij hoort (vaak gebaseerd op industrie of regio). Tarieven worden meestal berekend als een percentage van de standaard maandelijkse vergoeding van de werknemer (hyojun報酬月額 - hyojun hoshu getsugaku). De kosten worden doorgaans gelijkelijk gedeeld tussen werkgever en werknemer.
Werknemerspensioenverzekering (Kosei Nenkin Hoken): Biedt pensioen-, invaliditeits- en nabestaandenuitkeringen. Het tarief is een vast percentage van de standaard maandelijkse vergoeding van de werknemer en de standaard bonusbedragen. Deze kosten worden ook meestal gelijkelijk gedeeld tussen werkgever en werknemer.
Werkloosheidsverzekering (Koyo Hoken): Biedt werkloosheidsuitkeringen en ondersteuning voor arbeidsstabiliteit. Tarieven worden toegepast op het totale brutoloon en bonus van de werknemer. De kosten worden gedeeld tussen werkgever en werknemer, waarbij de werkgever doorgaans een groter deel betaalt. Tarieven variëren licht afhankelijk van de industrie (bijvoorbeeld algemeen bedrijfsleven, landbouw/bosbouw/visserij, bouw).
Bedrijfsongevallenverzekering (Rosai Hoken): Biedt dekking voor verwondingen of ziekten die tijdens werk of woon-werkverkeer worden opgelopen. Het tarief wordt toegepast op het totale brutoloon en bonus van de werknemer en varieert aanzienlijk op basis van het risiconiveau van de industrie. Deze bijdrage wordt uitsluitend door de werkgever gedragen.
Kinderbijslagbijdrage (Jido Teate Kyoshutsu): Een kleine bijdrage betaald door de werkgever om kinderbijslagen te financieren. Het tarief is een vast percentage van de standaard maandelijkse vergoeding van de werknemer en de standaard bonusbedragen. Deze bijdrage wordt uitsluitend door de werkgever gedragen.

Specifieke tarieven voor Ziektekostenverzekering en Werknemerspensioenverzekering kunnen jaarlijks wijzigen, meestal ingaan in maart of september. Tarieven voor Werkloosheidsverzekering worden ook jaarlijks herzien. Hoewel de specifieke tarieven voor 2025 dichter bij dat jaar worden vastgesteld, zijn ze doorgaans gebaseerd op de tarieven van het voorgaande jaar.

Hieronder een voorbeeldtabel met benaderde bijdragepercentages op basis van recente cijfers (werkelijke tarieven voor 2025 kunnen variëren):

Verzekeringstype	Totaalpercentage (Approx.)	Werkgeversdeel (Approx.)	Werknemersdeel (Approx.)	Basis voor Berekening
Ziektekostenverzekering	9,84% - 10,5%	4,92% - 5,25%	4,92% - 5,25%	Standaard Maandelijkse Vergoeding
Werknemerspensioenverzekering	18,3%	9,15%	9,15%	Standaard Maandelijkse Vergoeding & Bonus
Werkloosheidsverzekering (Algemeen)	1,55%	0,95%	0,6%	Bruto Loon & Bonus
Bedrijfsongevallenverzekering	0,25% - 8,8%	0,25% - 8,8%	0%	Bruto Loon & Bonus
Kinderbijslagbijdrage	0,35%	0,35%	0%	Standaard Maandelijkse Vergoeding & Bonus

Opmerking: Tarieven voor Ziektekostenverzekering variëren sterk per ziektekostenvereniging en prefectuur.

Income Tax Withholding Requirements

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van nationale en lokale inkomstenbelasting op het salaris, bonussen en andere vergoedingen van werknemers bij elke loonbetaling. Dit Pay-As-You-Earn (PAYE) systeem staat bekend als Gensen Choshu. Het bedrag dat moet worden ingehouden hangt af van het maandinkomen van de werknemer, hun aangegeven afhankelijken en andere toeslagen, zoals vermeld in hun "Declaration for Dependent Exemptions" (扶養控除等申告書 - Fuyo Kozyo To Shinkokusho).

De nationale inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat hogere inkomens tegen hogere tarieven worden belast. De lokale inwonerbelasting (bestaande uit prefecturale en gemeentelijke belasting) wordt meestal berekend op basis van het inkomen van het voorgaande jaar en geïnd via een speciale inning (特別徴収 - Tokubetsu Choshu) door de werkgever, meestal van juni tot mei.

Nationale Inkomstenbelasting Schijven (Benaderd voor 2025, onderhevig aan wijziging):

Belastbaar Inkomen (JPY)	Belastingtarief
Tot 1.950.000	5%
1.950.001 - 3.300.000	10%
3.300.001 - 6.950.000	20%
6.950.001 - 9.000.000	23%
9.000.001 - 18.000.000	33%
18.000.001 - 40.000.000	40%
Meer dan 40.000.000	45%

Opmerking: Een speciale reconstructiesurplus van 2,1% van de nationale inkomstenbelasting wordt ook toegepast tot 2037.

De inhoudingstabellen (源泉徴収税額表 - Gensen Choshu Zeigaku Hyo) worden verstrekt door de National Tax Agency en gebruikt door werkgevers om het juiste bedrag aan nationale inkomstenbelasting in te houden op basis van het maandloon en aantal afhankelijken van de werknemer.

Employee Tax Deductions and Allowances

Werknemers in Japan kunnen profiteren van diverse aftrekposten en toeslagen die hun belastbaar inkomen verminderen, waardoor hun inkomstenbelastingdruk wordt verlaagd. Deze worden meestal meegenomen tijdens de jaarafsluiting of via het indienen van een jaarlijkse belastingaangifte.

Veelvoorkomende aftrekposten en toeslagen zijn onder andere:

Basistoeslag (Kiso Kozyo): Een standaardaftrek die voor alle belastingplichtigen beschikbaar is, waarvan het bedrag licht kan variëren afhankelijk van het totale inkomen van de belastingplichtige.
Arbeidsinkomensaftrek (Kyuyo Shotoku Kozyo): Een wettelijke aftrek gebaseerd op het arbeidsinkomen, ontworpen om noodzakelijke uitgaven van werknemers te weerspiegelen. Het bedrag neemt af naarmate het inkomen toeneemt.
Sociale verzekeringspremies (Shakai Hokenryo Kozyo): Het volledige bedrag van door de werknemer betaalde sociale verzekeringspremies (ziektekostenverzekering, pensioen, werkloosheidsverzekering) is aftrekbaar van hun inkomen.
Partnertoeslag (Haigusha Kozyo) en speciale partnertoeslag (Haigusha Tokubetsu Kozyo): Beschikbaar als de werknemer een partner met beperkt inkomen ondersteunt. Het bedrag varieert afhankelijk van het inkomen van zowel de werknemer als de partner.
Afhankelijke toeslag (Fuyo Kozyo): Beschikbaar voor afhankelijken (kinderen, ouders, etc.) die voldoen aan specifieke leeftijds- en inkomenscriteria. Hogere toeslagen gelden voor afhankelijken die ouder of ernstig gehandicapt zijn.
Levensverzekeringspremieaftrek (Seimei Hokenryo Kozyo): Aftrekposten voor premies betaald voor levensverzekering, medische verzekering en persoonlijke pensioenverzekering, tot bepaalde limieten.
Medische kosten aftrek (Iryohi Kozyo): Toelaatbare aftrek voor aanzienlijke medische kosten van de belastingplichtige en hun afhankelijken die een bepaalde drempel overschrijden (bijvoorbeeld JPY 100.000 of 5% van het totale inkomen, afhankelijk van wat lager is, tot JPY 2 miljoen).
Hypotheekrenteaftrek (Jutaku Loan Kozyo): Een belastingkorting (directe vermindering van de te betalen belasting, niet alleen het belastbare inkomen) voor personen die een hypotheek hebben afgesloten voor de aankoop of bouw van een woning, onder verschillende voorwaarden.

Werkgevers regelen doorgaans de toepassing van de meeste gangbare aftrekposten (Basis, Arbeidsinkomen, Sociale Verzekeringen, Partner, Afhankelijke, Levensverzekering) via de jaarafsluiting voor werknemers die alleen arbeidsinkomen verdienen.

Tax Compliance and Reporting Deadlines

Werkgevers hebben specifieke deadlines voor het afdragen van ingehouden belastingen en sociale zekerheidsbijdragen, evenals voor het rapporteren van het inkomen van werknemers.

Belangrijke deadlines zijn onder andere:

Maandelijkse inhoudingsbelasting: Ingehouden nationale inkomstenbelasting moet doorgaans worden betaald aan het belastingkantoor vóór de 10e dag van de volgende maand. Werkgevers met minder dan 10 werknemers kunnen een speciale regeling toepassen om halfjaarlijks te betalen (voor januari-juni vóór 10 juli en voor juli-december vóór 20 januari).
Maandelijkse sociale verzekeringspremies: Sociale verzekeringspremies (Ziektekostenverzekering, Pensioen, Werkloosheidsverzekering, Kinderbijslag) moeten worden betaald vóór de laatste dag van de volgende maand.
Jaarafsluiting (Nenmatsu Chosei): Werkgevers voeren deze correctie uit in december om de totale ingehouden inkomstenbelasting te verifiëren en te corrigeren met de daadwerkelijke jaarlijkse belastingplicht, rekening houdend met aftrekposten en toeslagen. Overbetaalde belasting wordt teruggestort, onderbetaalde wordt geïnd.
Indiening van inhoudingsbewijzen (Gensen Choshu Hyo): Werkgevers moeten inhoudingsbewijzen aan werknemers uitreiken vóór 31 januari van het volgende jaar (of binnen één maand na beëindiging). Kopieën moeten ook worden ingediend bij het belastingkantoor en de gemeente voor dezelfde deadline.
Indiening jaarlijkse belastingaangifte (Kakutei Shinkoku): Hoewel de meeste werknemers die via de jaarafsluiting hun belasting regelen geen aangifte hoeven te doen, moeten personen met bepaalde inkomsten (bijvoorbeeld verhuurinkomsten, vermogenswinsten), hoge inkomens of die aftrekposten claimen die niet via de jaarafsluiting worden gedekt (zoals medische kosten of hypotheekrente) tussen 16 februari en 15 maart van het volgende jaar aangifte doen.

Lokale belastingaanslagen worden door gemeenten naar werkgevers gestuurd, meestal in mei, met de bedragen die maandelijks worden geïnd van juni tot mei.

Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies

Belastingverplichtingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven in Japan hangen sterk af van hun residentiestatus en de aanwezigheid van belastingverdragen tussen Japan en hun thuisland.

Residentiestatus:
- Resident: Personen met een domicilie in Japan of die minstens één jaar in Japan hebben gewoond, worden over het algemeen als resident beschouwd voor belastingdoeleinden. Residents worden belast op hun wereldwijde inkomen.
- Non-Resident: Personen die niet aan de criteria voor resident zijn, worden meestal alleen belast op hun in Japan verworven inkomen. Arbeidsinkomen van niet-residenten wordt doorgaans onderworpen aan een vaste inhoudingsbelasting (momenteel 20,42% inclusief de reconstructiesurplus), zonder dat er aftrekposten of toeslagen worden toegepast bij de inhouding.
Belastingverdragen: Japan heeft belastingverdragen met veel landen. Deze verdragen kunnen dubbele belastingheffing voorkomen en kunnen verlaagde belastingtarieven of vrijstellingen bieden voor bepaalde inkomsten, inclusief arbeidsinkomsten, voor inwoners van het verdragsland. Bijvoorbeeld, sommige verdragen bevatten een "183-dagenregel" die korte termijn zakenreizigers vrijstelt van inkomstenbelasting in Japan onder specifieke voorwaarden.
Rapportagevereisten: Werkgevers die buitenlandse werknemers aannemen, moeten zorgen voor correcte residentiestatusbepaling en de juiste inhoudingsregels toepassen. Voor niet-residenten is het proces eenvoudiger (vast tarief), maar komen zij niet in aanmerking voor de aftrekposten en jaarafsluiting die residenten wel krijgen.
Buitenlandse bedrijven: Buitenlandse bedrijven met een vaste inrichting (PE) in Japan zijn onderworpen aan vennootschapsbelasting over de winst die aan die PE kan worden toegerekend. Zonder PE zijn belastingverplichtingen meestal beperkt tot inhoudingsbelasting op bepaalde Japanse inkomsten. Het in dienst nemen van personeel in Japan kan een PE creëren, wat vennootschapsbelastingplicht kan veroorzaken.

Het begrijpen van de specifieke omstandigheden van buitenlandse werknemers en de implicaties van belastingverdragen is essentieel voor correcte inhouding en naleving. Werkgevers dienen de residentiestatus te verifiëren en de toepasselijke belastingverdragen te controleren voor hun buitenlandse werknemers.