Werkuren in Japan

Navigeren door arbeidsregels is cruciaal voor bedrijven die in Japan actief zijn of Japanse inwoners in dienst hebben. De Labor Standards Act van het land geeft duidelijke richtlijnen met betrekking tot werkuren, overwerk, rustpauzes en verplichtingen van de werkgever, bedoeld om eerlijke behandeling te waarbogen en overmatige werkbelasting op werknemers te voorkomen. Het begrijpen en naleven van deze regels is essentieel voor compliance en het bevorderen van een gezonde werkomgeving.

Naleving van de Japanse werkurenwetgeving omvat meer dan alleen het bijhouden van uren; het vereist het implementeren van correcte systemen voor registratie, het nauwkeurig berekenen van overwerkpremies en het zorgen dat werknemers hun verplichte pauzes en vrije dagen krijgen. Op de hoogte blijven van de specifieke vereisten helpt bedrijven hun personeel effectief te beheren en tegelijk aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Standaardwerkuren en werkwekenstructuur

Onder de Labor Standards Act zijn de wettelijke standaardwerkuren beperkt tot 8 uur per dag en 40 uur per week. Werkgevers mogen werknemers over het algemeen niet vragen om verder te werken dan deze limieten, tenzij aan specifieke voorwaarden voldaan wordt.

De standaard werkwekenstructuur bestaat meestal uit vijf dagen van 8 uur, wat resulteert in een werkweek van 40 uur. Variaties bestaan echter, zoals een zesdaagse werkweek met kortere dagelijkse uren, mits het totaal aan werkuren per week niet meer dan 40 bedraagt. Een speciale uitzondering onder de handhavingsregels van de Labor Standards Act maakt een wettelijke werkweek van 44 uur mogelijk voor bepaalde sectoren die minder dan 10 werknemers in dienst hebben — specifiek in handel/retail, cinema en theater (exclusief filmproductie), gezondheids- en hygiëneservices, en entertainment/hospitality — in plaats van een algemene uitzondering voor elke kleine onderneming.

Flexibele werkuurregelingen, zoals flextime of systemen met variabele werkuren die over een periode langer dan een week worden berekend (bijvoorbeeld één maand of één jaar), laten dagelijkse of wekelijkse schommelingen in uren toe, mits het gemiddelde wekelijkse uur tijdens de berekeningsperiode niet boven de wettelijke limiet (meestal 40 uur) uitkomt.

Overwerkregels en vergoeding

Werkuren die de wettelijke limieten overschrijden (8 uur per dag of 40 uur per week) worden beschouwd als overwerk. Werkgevers kunnen werknemers alleen verplichten tot overwerk indien zij een arbeids- en besturingsakkoord, bekend als een “36-overeenkomst” (Artikel 36-overeenkomst), met de vertegenwoordiger van de werknemers hebben afgesloten en deze hebben ingediend bij het relevante Labor Standards Inspection Office.

De 36-overeenkomst moet de scope van overwerk, het aantal werknemers dat erbij betrokken is, en de maximale limieten voor overuren specificeren. De wettelijke overmachtlimieten gelden doorgaans:

• Standaardlimiet: 45 uur per maand en 360 uur per jaar.

• Specifieke uitzondering limiet: In bepaalde tijdelijke omstandigheden zoals uiteengezet in de 36-overeenkomst, kunnen deze limieten overschreden worden, maar strikte bovengrenzen gelden:

  • Niet meer dan 100 uur overwerk (inclusief werk op feestdagen) in een enkele maand.

  • Gemiddeld niet meer dan 80 uur overwerk (inclusief werk op feestdagen) per maand over een periode van twee, drie, vier, vijf of zes maanden.

  • Een totaal van niet meer dan 720 uur overwerk per jaar.

Overwerk moet worden gecompenseerd tegen premietarieven gebaseerd op het standaarduurloon van de werknemer. De minimale premietarieven worden door de wet voorgeschreven:

Type Werk	Minimale Premietarief (Multiplicator)	Totale Tarief (Multiplicator)
Standaard Overwerk (beyond 8/40 uur)	25%	1.25
Overwerk boven 60 uur per maand	50%	1.50
Nachtwerk (22:00 - 05:00)	25%	1.25
Vakantie (op wettelijke feestdagen)	35%	1.35
Overwerk + Nacht	25% + 25%	1.50
Overwerk (> 60 uur/maand) + Nacht	50% + 25%	1.75
Vakantie + Nacht	35% + 25%	1.60

Let op dat de premieverhoging van 50% voor overwerk dat meer dan 60 uur per maand bedraagt, vanaf 1 april 2023 verplicht is voor kleine en middelgrote ondernemingen, en ze hiermee gelijkgesteld worden aan grote bedrijven. Werkgevers kunnen in plaats van de 50%-premie betaald verlof aanbieden, mits hierover een aparte overeenkomst bestaat.

Rustpauzes en vrijgestelde pauzes

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om werknemers tijdens de werkdag voldoende rustpauzes te geven. Deze pauzes zijn onbetaald en moeten tijdens werktijd worden gegeven. De minimale pauzevereisten zijn gebaseerd op het totaal aantal uren dat in een dag wordt gewerkt:

Werkuren per dag	Minimaal pauzeverlof
Meer dan 6 uur	Minimaal 45 minuten
Meer dan 8 uur	Minimaal 60 minuten

Werknemers hebben daarnaast recht op wettelijke feestdagen. De wet verplicht dat werkgevers minimaal één vrije dag per week geven, of vier vrije dagen per periode van vier weken. Deze dagen worden beschouwd als wettelijke feestdagen en werk op deze dagen is onderhevig aan de feestdag-werk-premie.

Nachtdiensten en weekendwerkregels

Werk dat wordt uitgevoerd tijdens de late-nachtperiode, gedefinieerd als tussen 22:00 (10:00 pm) en 05:00 (5:00 am), is onderworpen aan een verplichte premie van 25%, naast eventuele overwerk- of feestdagenpremies.

Werken in het weekend activeert niet automatisch een premiestaffel, tenzij de weekenddag is aangewezen als de wettelijke feestdag van de werknemer. Als de wettelijke feestdag van een werknemer op een doordeweekse dag valt en hij op die dag werkt, geldt de feestdag-werk-premie. Als ze in het weekend werken dat geen wettelijke feestdag is, maar de standaard uren overschrijdt, gelden de reguliere overmehrichtpremies. Werk in het weekend op een wettelijke feestdag geeft recht op de 35% feestdag-werk-premie.

Verplichting tot werkurenregistratie

Werkgevers in Japan hebben een strikte wettelijke verplichting om de werkuren van hun werknemers nauwkeurig te registreren. Dit is cruciaal voor het waarborgen van naleving van werkurenlimieten, correcte berekening van lonen en overwerkpremies, en het aantonen van naleving van arbeidswetten.

Werkuren moeten objectief worden vastgelegd. Acceptabele methoden omvatten:

• Tijdsnotities of punchklokken

• IC-kaarten of andere elektronische identificatiesystemen

• PC-login en logout-gegevens

• Andere objectieve methoden die de start- en eindtijden nauwkeurig vastleggen

Hoewel zelfrapportage van uren soms wordt gebruikt, moeten werkgevers de nodige stappen ondernemen om de nauwkeurigheid van dergelijke rapportages te verifiëren en manipulatie te voorkomen. Alleen vertrouwen op zelfverklaringen zonder objectieve verificatie wordt over het algemeen niet als voldoende voor compliance beschouwd.

Werkgevers zijn verplicht om gegevens met betrekking tot werkuren, lonen en andere belangrijke arbeidsvoorwaarden voor een bepaalde periode te bewaren. De huidige wettelijke vereiste is om deze gegevens vijf jaar te bewaren; vooralsnog blijft de verplichting om ze drie jaar te bewaren van kracht.