Werkvergunningen en visa's in Japan

Japan Work Permits & Visas: Gids voor Werkgevers en Remote Werknemers

Het navigeren door Japan’s visum- en werkvergunningproces is cruciaal voor elke werkgever die internationaal talent of professionals die verhuizen voor remote work wil aannemen. Japan is een aantrekkelijke bestemming voor wereldwijd talent, maar de immigratiewetten zijn streng. Werkgevers en professionals moeten voorzichtig omgaan met werkvisumregels om compliant te blijven. Werken op een toeristenvisum is in Japan namelijk illegaal, en de autoriteiten voeren strenger op naarmate remote work populairder wordt.

Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes of zelfs gevangenisstraf voor werkgevers. Deze uitgebreide gids legt uit over Japan’s werkvergunningen en visa, gericht op werkgevers die talent verhuizen, personen met een jobaanbieding, en digitale nomaden met de middelen om in hun levensonderhoud te voorzien. We behandelen wie een werkvisum nodig heeft, belangrijke visumtypen, aanvraagstappen en hoe oplossingen zoals een Employer of Record (EOR) en Rivermate’s Visa Support het proces kunnen vereenvoudigen.

Waarom Immigratieconformiteit belangrijk is voor Werkgevers in Japan

Het bijhouden van immigratieconformiteit is essentieel voor elk bedrijf dat in Japan werft. De Japanse wet vereist dat elke buitenlandse werknemer hier een passend werkvisum of vergunning heeft. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers niet binnenkomen met een toeristenvisum of een onjuist verblijfstatus, zelfs als het om remote work gaat. De autoriteiten handhaven deze regels steeds strenger, dus bedrijven moeten de visumstatus van elke niet-Japanse medewerker controleren om juridische problemen te vermijden.

Kortom, als je van plan bent een buitenlandse werknemer te huren of te laten verhuizen naar Japan, moet je vóór aanvang van enige betaalde werkzaamheden een geldig werkvergunning regelen. Het niet doen kan leiden tot boetes, juridische sancties of bedrijfsrisico’s. Door de visumvereisten van Japan te begrijpen en de juiste procedures te volgen, beschermen werkgevers zowel hun bedrijf als hun internationale teamleden.

Wie heeft een Werkvisum of -vergunning nodig in Japan?

Bijna alle niet-Japanse personen die in Japan willen werken, hebben een werkvisum nodig. Er zijn slechts enkele uitzonderingen. Japanse burgers (inclusief duale nationaliteiten) hebben uiteraard geen visum nodig om te werken. Daarnaast hebben sommige buitenlandse bewoners van nature werkbevoegdheid in Japan, zoals:

Permanente bewoners
Langdurige ingezetenen
Echtgenoten of kinderen van Japanse burgers
Echtgenoten of kinderen van Japanse permanente bewoners

Als een werknemer niet onder één van bovenstaande categorieën valt, moet hij of zij een geldig werkvisum verkrijgen voordat ze aan de slag gaan. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bevestigen dat iedere nieuwe internationale medewerker de juiste visumstatus voor zijn of haar rol heeft. Deze “werkbevoegdheidscontrole” dient plaats te vinden voordat de persoon gaat werken, om volledige naleving van de Japanse immigratiewet te garanderen. Kort gezegd: tenzij je kandidaat al Japanse burger is of een kwalificerende verblijfsstatus heeft, moet jij (of je hiring partner) een werkvisum sponsoren.

Werkvisumcategorieën in Japan voor werkgevers die talent verhuizen

Japan biedt een scala aan werkvisumtypes die aansluiten bij verschillende beroepen en doeleinden. Als werkgever die talent verhuist naar Japan is het belangrijk om de visumcategorie te kiezen die het best past bij de rol van je werknemer. Belangrijke werkvisumopties voor werkgevers die talent naar Japan verhuizen omvatten:

Engineer/Specialist in Humanities/International Services Visum voor Japan

Dit is een breed visum voor professionals in velden zoals IT, engineering, geesteswetenschappen, onderwijs, financiën, marketing, vertaling, design en andere internationale diensten. Dit is een van de meest voorkomende werkvisa voor gekwalificeerde buitenlandse medewerkers.

Intra-Company Transferee Visum voor Japan

Dit visum is bedoeld voor multinationale bedrijven die een werknemer vanuit een buitenlandse vestiging naar een kantoor in Japan overplaatsen. De werknemer moet minimaal één jaar bij het bedrijf in het buitenland hebben gewerkt voorafgaand aan de transfer. Dit visum stelt een tijdelijke opdracht in Japan mogelijk terwijl de werknemer op de wereldwijde loonkosten blijft.

Skilled Labor Visum voor Japan

Dit visum is voor buitenlandse werkkrachten met gespecialiseerde vaardigheden in bepaalde ambachten of velden zoals culinaire chefs, architecten en ambachtslieden. Specifieke expertise en mogelijk certificeringen zijn vereist, afhankelijk van het vakgebied.

Highly Skilled Professional Visum voor Japan

Dit is een speciaal vijf-jaar visum voor hooggekwalificeerde werknemers, beoordeeld op een puntensysteem dat factoren zoals opleidingsniveau, werkervaring, prestaties, salaris en zelfs leeftijd meeweegt. Hoog scorende kandidaten krijgen privileges zoals een snellere weg naar permanente verblijfsstatus.

Specified Skilled Worker Visum voor Japan

Deze categorie is opgericht om tekorten op de arbeidsmarkt in aangewezen sectoren aan te pakken (bv. verpleegzorg, bouw, gastvrijheid). Het vereist meestal het behalen van vaardigheidstesten of eerdere training, en stelt middel-vaardige arbeidskrachten in staat in Japan te werken in die sectoren.

Andere visumtypes bestaan, zoals cultuurvisa, studentenvisa of start-up visa voor ondernemers, maar de bovengenoemde zijn de voornaamste werkvisa die werkgevers gebruiken om professioneel talent naar Japan te halen. Elk visum heeft eigen criteria en toegestane activiteiten, dus de juiste categorie kiezen is cruciaal.

Belangrijke vereisten voor het verkrijgen van een Japanse werkvisum

Het verkrijgen van een Japans werkvisum vereist het voldoen aan specifieke criteria voor zowel de buitenlandse kandidaat als de sponsorende werkgever. In het algemeen moeten de volgende kernvereisten worden nageleefd:

Relevante kwalificaties of ervaring voor Japanse visa

De aanvrager moet een achtergrond hebben die aansluit bij de functie. Voor veel professionele visa wordt een bachelor- of hoger diploma in een gerelateerd vakgebied verwacht. In sommige gevallen kan uitgebreide werkervaring (meestal 10+ jaar) in plaats van een diploma aan die eis voldoen, vooral voor gespecialiseerde vakken.

Een bevestigde jobaanbieding van een Japanse werkgever is verplicht. De Japanse werkgever fungeert als visumsponsor, wat betekent dat zij de papierwerk namens de werknemer indienen. Zonder sponsorende werkgever kan geen standaard werkvisum worden verkregen. (Uitzondering: er bestaan bepaalde zelfgesponsorde of start-up visa, maar die vallen buiten de gebruikelijke werkgevers-gerichte werving.)

Verblijfsvergunning (Certificate of Eligibility, CoE) voor Japanse visa

Dit is een officieel document uitgegeven door Japan’s Immigration Services Agency en een cruciaal onderdeel van het proces. De werkgever in Japan moet de CoE aanvragen door bewijs van de jobaanbieding, bedrijfsgegevens en de kwalificaties van de kandidaat te overleggen aan de immigratiediensten. De CoE fungeert als voorafscreening van de buitenlandse nationaliteit voor de beoogde rol. Een geldige CoE is vereist voordat de kandidaat een visumaanvraag kan indienen bij een consulaat.

Schone achtergrond voor Japanse visa

De Japanse immigratiedienst kan eisen dat de aanvrager aantoont geen ernstig strafblad te hebben. Dit kan inhouden dat politieverklaringen uit het thuisland worden overlegd.

Gezondheid en overige overwegingen voor Japanse visa

Afhankelijk van het visum kunnen aanvullende documenten nodig zijn, zoals gezondheidsverklaringen of bewijs van kwalificaties zoals professionele licenties. Over het algemeen geldt dat de kandidaat in goede gezondheid moet verkeren en alle relevante certificaten klaar moet hebben als dat van toepassing is op hun beroep.

Voor werkgevers betekent dit vaak het verzamelen van documenten zoals de bedrijfsregistratie, financiële overzichten, een arbeidscontract en een brief waarin de aanstelling wordt uitgelegd. Zekerstellen dat de kandidaat voldoet aan de onderwijs- of ervaringsvereisten voor het visumtype vergemakkelijkt de aanvraag.

Hoe een Japanse werkvisum aan te vragen (Stap-voor-stap)

Als de voorbereidingen (vooral de jobaanbieding en ondersteunende documenten) klaar zijn, kan het daadwerkelijke aanvraagproces voor het werkvisum starten. Zowel werkgever als werknemer doorlopen verschillende stappen. Hieronder een overzicht in stappen:

Het proces begint met de buitenlandse professional die een jobaanbieding krijgt van een in Japan gevestigde onderneming. De onderneming stemt in met de sponsoring van het visum. Een officieel contract of aanbiedingsbrief moet worden ondertekend, aangezien deze nodig is voor de visumaanvraag.

Obtaining een Certificate of Eligibility (CoE) voor Japan

De werkgever, als sponsor, dient de CoE-aanvraag in namens de werknemer. Dit gebeurt via het regionale immigratiekantoor in Japan. Het bedrijf dient een aanvraagformulier in met bewijsstukken over de functie, bedrijfsgegevens en kwalificaties van de werknemer. De immigratiediensten beoordelen dit om te controleren of de kandidaat en de functie aan de voorwaarden voldoen. Het verkrijgen van een CoE kan tot 3 maanden duren wegens uitgebreide controles, dus het is verstandig dit zo vroeg mogelijk in te dienen. Na goedkeuring wordt de CoE uitgegeven, die de werkgever naar de kandidaat stuurt.

Aanvraag van het werkvisum bij een Japanse ambassade/consulaat

Met de CoE in bezit vraagt de buitenlandse werknemer in zijn/haar thuisland (of woonland) het werkvisum aan bij een Japanse ambassade of consulaat. Ze moeten de CoE, een ingevuld visumaanvraagformulier, een geldig paspoort, pasfoto’s en alle andere benodigde documenten voor dat visumtype indienen (zoals arbeidscontract, CV en bewijs van kwalificaties). De verwerking duurt meestal ongeveer 5 werkdagen na indiening, op voorwaarde dat alles in orde is.

Ontvangst van het visum en binnenkomst in Japan

Na goedkeuring wordt het visum als sticker in het paspoort geplakt. De werknemer kan vervolgens naar Japan reizen. Bij aankomst geeft de immigratie meestal een verblijfskaart (在留カード) af bij de luchthaven voor de meeste lang- of middellangetermijnvisa. Deze kaart dient als bewijs van de verblijfsstatus in Japan.

Registratie van het lokale verblijf in Japan

Na aankomst moet de nieuwe buitenlandse werknemer binnen 14 dagen een adresregistratie bij het lokale stad/districtsadministratie doen. Dit is een verplichte stap voor de vestigingsprocedure. De persoon wordt ook ingeschreven in het nationale ziektekosten- en pensioenstelsel, indien nodig. Werkgevers helpen vaak of herinneren nieuwe werknemers aan deze stap als onderdeel van de relocatieondersteuning.

Gedurende dit hele proces is nauwkeurigheid belangrijk. Fouten of ontbrekende documenten bij de CoE of visumaanvraag kunnen vertraging veroorzaken. Werkgevers moeten open communicatie onderhouden met de nieuwe medewerker en zorgen dat alle documentatie correct klaarstaat voor elke fase. Het ontwikkelen van de visumprocedure ruim voorafgaand aan de beoogde startdatum van de werknemer is verstandig vanwege de mogelijke doorlooptijd van 2–3 maanden voor de uitgifte van de CoE.

Visumopties voor Remote Werknemers in Japan

Wat als je een remote werknemer of digitale nomade bent die in Japan wil wonen terwijl je voor een buitenlands bedrijf werkt? Traditioneel bood Japan geen apart “digitale nomad- visum,” wat betekende dat remote workers een ander visum moesten regelen (zoals een werkvisum, studieverblijf of working holiday) om legaal te blijven en te werken vanuit Japan. Werken op een toeristenvisum was technisch gezien tegen de regels en kon leiden tot juridische problemen indien betrapt. Recent zijn er echter nieuwe opties geïntroduceerd specifiek voor remote workers:

Digital Nomad Visa (Designated Activities) voor Japan

In april 2024 kondigde de Japanse regering een nieuw visum aan onder de categorie “Designated Activities” voor digitale nomaden. Dit visum maakt het voor in aanmerking komende remote workers mogelijk om tot 6 maanden in Japan te wonen terwijl ze voor een buitenlands werkgever werken. Belangrijk is dat het geen traditioneel werkvisum is—houders mogen tijdens hun verblijf niet lokaal in Japan werkzaam zijn bij een Japans bedrijf. Belangrijkste criteria voor toelaatbaarheid zijn een hoog inkomensniveau (aanvragen moeten een jaarlijks inkomen van minimaal ¥10 miljoen (ongeveer USD $65.000) kunnen aantonen) en het hebben van privé-gezondheidsverzekering die minimaal ¥10 miljoen aan medische kosten dekt. Alleen onderdanen van bepaalde landen komen in aanmerking (momenteel de VS, Canada, de meeste Europese landen, Australië, Nieuw-Zeeland, Singapore, Hong Kong en enkele anderen). Het digital nomad visum is niet verlengbaar voorbij 6 maanden; na het verlaten van Japan voor een periode van zes maanden, kan men opnieuw een verblijfsaanvraag indienen.

Voor remote workers die aan deze strenge criteria voldoen, biedt het Japanse digital nomad visum een manier om tijdelijk in Japan te wonen terwijl ze door blijven werken. Wie niet in aanmerking komt voor dit programma, moet andere visa zoeken. Mogelijke opties zijn bijvoorbeeld hooggekwalificeerde professional visa (als je een sponsoren bedrijf hebt en uitzonderlijke kwalificaties) of een working holiday visa (als je onder de 30 bent en uit een in aanmerking komend land komt, voor een kort verblijf met eventueel bijverdiensten). In elk geval moeten remote workers zorgen dat ze de juiste visumstatus hebben als ze vanuit Japan willen werken. Werkgevers moeten ook alert zijn dat zelfs voor tijdelijk in Japan werkende remote medewerkers, een correcte immigratiestatus nodig is—anders kunnen zowel de persoon als mogelijk het bedrijf boetes of sancties krijgen. Controleer steeds de laatste regels, omdat Japan’s beleid omtrent remote work visa kan evolueren.

Verantwoordelijkheden en procedure voor werkgeversponsoring in Japan

Bij het aannemen van een buitenlandse werknemer draagt de Japanse werkgever een belangrijke verantwoordelijkheid in het visumsponsorproces. Gesponsorde werkgevers moeten meer doen dan alleen een jobaanbieding geven—they act as the interface with immigration authorities. Hier zijn enkele kernplichten en overwegingen voor bedrijven:

Aanvragen van de CoE in Japan

Zoals eerder vermeld, verzorgt de werkgever de aanvraag voor de Certificate of Eligibility. Dit betekent dat zij formulieren voorbereiden en bewijs overleggen van de legitimiteit van het bedrijf (bedrijfsregistratie, financiële toestand) en de functiedetails. De autoriteiten kunnen bewijs eisen dat de rol en vaardigheden van de buitenlandse medewerker legitiem en noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld, bedrijven kunnen een brief toevoegen waarin wordt uitgelegd waarom de positie niet door lokaal talent kan worden ingevuld en waarom de buitenlandse kandidaat daarvoor de enige geschikte is. Het aantonen van deze noodzaak versterkt de aanvraag, vooral in gespecialiseerde velden.

Garantie- en uitnodigingsbrieven voor Japanse visa

De Japanse immigratiedienst kan vragen om documenten zoals een garantiebewijs van het bedrijf, formele uitnodigingsbrieven voor de visumaanvrager, of een reisprogramma. Deze documenten dienen om aan de overheid te tonen dat de werkgever achter de medewerker staat en dat het verblijf voor legitieme werkzaamheden is. Sponsoren moeten bereid zijn dergelijke documenten te verstrekken indien daarom gevraagd.

Naleving van arbeidswetgeving in Japan

Het sponsoren van een visum betekent ook dat de werkgever zich aan alle Japanse arbeidsregels moet houden voor die werknemer. Dit omvat het bieden van een eerlijk salaris (meestal minimaal gelijk aan dat van een Japanse werknemer in vergelijkbare functie), het inschrijven voor wettelijke voordelen (gezondheidsverzekering, pensioen) en het naleven van arbeidstijden. Bij beoordeling van een visumaanvraag kunnen immigratiefunctionarissen overwegen of het geboden salaris en de arbeidsvoorwaarden voldoen aan de wettelijke normen. Niet-naleving kan de goedkeuring van de visumaanvraag in gevaar brengen en juridische problemen veroorzaken.

Documentatie en rapportage voor Japanse visa

Werkgevers moeten nauwkeurig bijhouden welke visa hun buitenlandse werknemers hebben en wanneer deze verlopen. Bij vertrek uit het bedrijf of bij wijzigingen in de rol moet de werkgever de immigratiediensten informeren. Documentatie bijhouden voorkomt dat een visum onbekend verloopt of niet wordt verlengd.

Door deze sponsorschapsverplichtingen zorgvuldig na te leven, vergroten bedrijven niet alleen de kans op een soepele visumgoedkeuring, maar bouwen ze ook vertrouwen op bij de Japanse immigratiediensten. Het toont aan dat je bedrijf een betrouwbare sponsor is die wet- en regelgeving serieus neemt. Is het proces ingewikkeld, overweeg dan om een immigration specialist in te schakelen (intern of via een dienstverlener) om te zorgen dat alles correct verloopt.

Kosten en doorlooptijden voor Japanse werkvisa

Werkgevers en kandidaten moeten zich bewust zijn van de kosten en tijdlijnen die verbonden zijn aan Japan’s werkvergunningen. Gelukkig zijn de directe overheidskosten voor Japanse werkvisa relatief laag, maar de wachttijden kunnen aanzienlijk zijn:

Overheidskosten voor Japanse visa-aanvragen

De standaard kosten voor een werkvisum uitgegeven door een Japanse ambassade/consulaat bedragen ¥3.000 voor een single-entry visum of ¥6.000 voor een multiple-entry visum. Dit zijn overheidstarieven die bij uitgifte van het visum worden betaald (meestal in lokale valuta). Ze zijn vrij bescheiden (ongeveer USD $20–$40). Als de kandidaat meerdere reizen moet maken, is een multiple-entry visum vereist. De meeste langdurige werkvisa worden standaard als multiple-entry uitgegeven.

Doorlooptijd voor CoE en visum in Japan

De fase van de Certificate of Eligibility is het langste deel van het proces. Het kan tot ongeveer 3 maanden duren voordat de immigratiedienst de CoE uitgeeft, al is het soms sneller. De visumaanvraag bij de ambassade verloopt veel sneller—meestal rond 5 werkdagen. Totaal gezien moeten werkgevers rekening houden met ongeveer 2,5 tot 3+ maanden van aanvraag tot het in bezit hebben van het visum. Begin dus op tijd, zodat je onverwachte vertragingen kunt opvangen.

Visumduur en verlengingen in Japan

Werkvisa worden meestal afgegeven voor periodes van 1 jaar, 3 jaar of 5 jaar, afhankelijk van het visumtype en de situatie. Ze kunnen worden verlengd zolang het werk voortduurt. Om een werkvisum te verlengen moet de werknemer (met hulp van de werkgever) een aanvraag indienen bij het lokale immigratiekantoor voordat de huidige status verloopt (tot maximaal 3 maanden van tevoren mag dit). De verlenging vereist enige documentatie—meestal een verlengingsformulier, een geactualiseerd