Employer of Record in India

Een Employer of Record (EOR) in India neemt legaal jouw team in dienst namens jou. Zie het als een eenvoudige manier om te huren in India zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. Dit betekent dat de EOR alle juridische en HR-verantwoordelijkheden die bij het werkgeverschap horen, afhandelt. Jij beheert de dagelijkse werkzaamheden van je team, terwijl de EOR zorgt voor de complexe administratieve taken. Als je talent in India wilt aannemen, kan een EOR zoals Rivermate dat snel en compliant mogelijk maken.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in India

Het gebruik van een EOR in India vereenvoudigt je uitbreiding. Zo werkt het proces meestal:

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de kandidaat die je in India wilt aannemen.
2. De EOR neemt hen in dienst: De EOR neemt de werknemer legaal in dienst via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
3. Introductie begint: De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat alles van het verzamelen van benodigde documenten tot het opzetten van de loonadministratie.
4. Wij regelen HR en Legal: De EOR zorgt voor loonadministratie, belastingen, voordelen en zorgt voor naleving van de arbeidswetten van India. Meer informatie over deze regelgeving vind je bij de Ministry of Labour & Employment.
5. Jij beheert je team: Jij richt je op de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemer. Zij maken deel uit van je team, net als elke andere werknemer.

Waarom een Employer of Record in India gebruiken

Het uitbreiden van je team naar India opent een wereld van gekwalificeerd talent. Een EOR maakt dit proces eenvoudig en veilig. Het verwijdert de grote obstakels van wereldwijde hiring, zodat jij je kunt richten op het laten groeien van je bedrijf.

• Betreed de markt sneller: Je kunt werknemers in India binnen enkele dagen aannemen. Dit voorkomt de maanden die het kan duren om een juridische entiteit op te zetten.
• Zorg voor volledige naleving: India heeft een complex netwerk van centrale en regionale arbeidswetten. Een EOR begrijpt deze wetten, van bijdragen aan het providentiefonds tot professionele belasting. Zo blijf je compliant bij instanties zoals de Employees' Provident Fund Organisation.
• Verlaag kosten: Het opzetten van een dochteronderneming in India is duur. Een EOR bespaart je op hoge juridische kosten, opstartkosten en de administratieve last van het runnen van een lokaal bedrijf.
• Bied concurrerende voordelen: EORs kunnen je werknemers toegang geven tot uitgebreide voordelenpakketten, inclusief ziektekostenverzekering en pensioenregelingen. Dit helpt je top talent aan te trekken en te behouden.
• Minimaliseer risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor je werknemers. Dit beschermt je tegen de risico's van niet-naleving in een vreemd land.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in India uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in India wordt gewaarborgd.

Werving in India is dynamisch en groeiend. Het land toont een sterke intentie om te werven, vooral in sectoren zoals IT, financiën, energie en gezondheidszorg. Veel bedrijven omarmen remote en hybride werken, waardoor er meer flexibele mogelijkheden ontstaan door het hele land. Als u in India wilt werven, is het belangrijk om de lokale arbeidswetten te begrijpen om een soepel en compliant proces te garanderen.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Een schriftelijke arbeidsovereenkomst is essentieel voor werving in India. Het beschermt zowel u als uw werknemer door de arbeidsvoorwaarden duidelijk te definiëren. Hoewel er geen standaard sjabloon is, moet elke overeenkomst in een lokale taal zijn en deze kernclausules bevatten:

• Functieomschrijving: Geef duidelijk de titel, rollen en verantwoordelijkheden van de werknemer aan.
• Vergoeding: Details over het salaris, bonussen en andere voordelen.
• Werkuren: Specificeer het dagelijkse en wekelijkse werkschema.
• Verlofbeleid: Schets de jaarlijkse, ziekte- en andere verlofrechten.
• Proeftijd: Definieer de duur en voorwaarden van de proeftijd.
• Vertrouwelijkheid: Bescherm de gevoelige informatie van uw bedrijf.
• Beëindiging: Leg de voorwaarden uit voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, inclusief opzegtermijnen.
• Toepasselijk recht: Vermeld dat de overeenkomst wordt beheerst door Indiaas recht.

Proeftijd

In India stelt een proeftijd u in staat om de prestaties van een nieuwe werknemer te beoordelen voordat u hun vaste dienst bevestigt.

• Duur: Proeftijden duren doorgaans van drie tot zes maanden. Voor sommige senior functies kan dit oplopen tot een jaar.
• Verlenging: U kunt de proeftijd verlengen als u meer tijd nodig hebt om de werknemer te evalueren, maar dit moet in de arbeidsovereenkomst worden vermeld.
• Beëindiging: Tijdens de proeftijd kunt u een werknemer beëindigen met een kortere opzegtermijn, meestal tussen één en twee weken.
• Bevestiging: Aan het einde van de proeftijd moet u de werknemer schriftelijk bevestigen om hen vaste werknemer te maken.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in India worden gereguleerd om het welzijn van werknemers te waarborgen.

• Standaarduren: Een typische werkweek bedraagt 48 uur, met een maximum van 9 uur per dag.
• Pauzes: Werknemers hebben recht op een pauze van 30 minuten na vijf uur onafgebroken werken.
• Overwerk: Werk dat langer duurt dan de standaard 9 uur per dag of 48 uur per week wordt beschouwd als overwerk.
• Overwerkvergoeding: U moet werknemers dubbel betalen van hun reguliere uurloon voor overwerk.

Nationale & regionale feestdagen

De diverse cultuur van India wordt weerspiegeld in haar feestdagen.

• Nationale feestdagen: Er zijn drie nationale feestdagen die landelijk worden gevierd:
  • Republiekdag (26 januari)
  • Onafhankelijkheidsdag (15 augustus)
  • Gandhi Jayanti (2 oktober)
• Regionale feestdagen: Elke staat heeft zijn eigen lijst van regionale feestdagen gebaseerd op lokale festivals en evenementen.
• Totaal aantal feestdagen: De meeste bedrijven bieden tussen de 10 en 14 feestdagen per jaar, afhankelijk van de staat en het bedrijfsbeleid.

Werving van contractors in India

Het inhuren van zelfstandige contractors in India kan als een flexibele optie lijken, maar brengt risico’s met zich mee. De belangrijkste uitdaging is de misclassificatie van werknemers. Als de Indiase autoriteiten vaststellen dat een contractor als werknemer wordt behandeld, kan uw bedrijf boetes krijgen, inclusief achterstallige belastingen en boetes.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te vermijden. Een EOR werkt wettelijk werknemers voor u in dienst, waardoor volledige naleving van de lokale arbeidswetten wordt gewaarborgd. Dit betekent dat de EOR zorgt voor:

• Loonadministratie en belastingen: De EOR beheert alle loonverwerking en belastingafdrachten.
• Voordelen: Uw team in India ontvangt wettelijke voordelen zoals ziektekostenverzekering en pensioenbijdragen.
• Naleving: De EOR zorgt ervoor dat alle arbeidsovereenkomsten en praktijken voldoen aan de Indiase regelgeving.

Door samen te werken met een EOR, kunt u talent in India veilig en efficiënt werven, zonder de juridische complexiteit van het rechtstreeks inhuren van contractors.

In India betekent het omgaan met compensatie en loonadministratie het navigeren door een systeem met zowel vaste als variabele componenten. Het salaris van uw werknemer omvat hun basisloon, verschillende toeslagen en mogelijke prestatiegebonden bonussen. Het omvat ook verplichte bijdragen van zowel u als uw werknemers aan sociale zekerheidsfondsen. Zie het als een partnerschap waarbij beide partijen bijdragen aan een vangnet.

Looncycli & loonstructuur

In India is de looncyclus meestal maandelijks, waarbij werknemers op een consistente dag elke maand betaald worden. De loonstructuur is meer dan alleen een basissalaris. Het is een combinatie van elementen die de totale vergoeding van een werknemer vormen, vaak aangeduid als "Cost to Company" (CTC).

Een typische salarisstructuur omvat:

• Basisloon: Dit is het vaste deel van het salaris en vormt gewoonlijk 40% tot 50% van de totale vergoeding.
• Toeslagen: Dit zijn aanvullende betalingen voor specifieke behoeften. Veel voorkomende toeslagen zijn House Rent Allowance (HRA) om te helpen met huisvestingskosten en Dearness Allowance (DA) om inflatie te compenseren.
• Variabele betaling: Dit deel is vaak gekoppeld aan prestaties, hetzij voor het individu of het bedrijf, en omvat bonussen en incentives.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in India is 48 uur. Als een werknemer meer dan deze uren werkt, moet u hen overwerk betalen. Het overwerktarief is doorgaans het dubbele van het reguliere loon van de werknemer.

India heeft een complex systeem van minimumlonen. Er is niet één enkel nationaal minimumloon. In plaats daarvan worden minimumlonen vastgesteld door de staatsregeringen en variëren ze op basis van de industrie, het vaardigheidsniveau en de locatie.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in India bent u verplicht bij te dragen aan verschillende sociale zekerheids- en welzijnsfondsen voor uw werknemers. Deze bijdragen vormen een belangrijk onderdeel van uw loonadministratie.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan hun sociale zekerheid en betalen belasting over hun inkomen. U houdt deze bedragen elke maand rechtstreeks van hun salaris in.

In India zijn je werknemersvoordelen en verlof een mix van door de overheid verplichte regels en bedrijfsspecifieke voordelen. De overheid stelt de minimale vereisten vast om werknemers te beschermen. Slimme bedrijven bieden echter meer om het beste talent aan te trekken en te behouden. Dit creëert een ondersteunende omgeving waarin je kunt gedijen.

Wettelijk verlof

De Indiase overheid vereist dat werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden. Dit zijn de basisvoorwaarden die je kunt verwachten:

• Verworven Verlof: Je verdient dit verlof op basis van het aantal dagen dat je werkt. Meestal krijg je 1 dag verlof voor elke 20 dagen gewerkt. Dit komt neer op ongeveer 15-18 dagen per jaar.
• Casual Verlof: Dit is voor korte termijn, onvoorziene persoonlijke zaken. Je kunt meestal ongeveer 7 tot 10 dagen casual verlof opnemen per jaar.
• Ziekteverlof: Als je ziek bent, heb je recht op ziekteverlof. Het aantal dagen varieert per staat, maar ligt over het algemeen tussen de 7 en 12 dagen per jaar.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers hebben recht op 26 weken betaald zwangerschapsverlof voor hun eerste twee kinderen. Voor een derde kind wordt dit teruggebracht tot 12 weken.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

India is een divers land met veel festivals en evenementen. Dit komt tot uiting in de nationale feestdagen. Er zijn drie nationale feestdagen die iedereen viert. Daarnaast variëren de feestdagen per staat.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven bieden extra voordelen aan om concurrerend te blijven en het welzijn van hun werknemers te ondersteunen. Hier is een overzicht van wat je kunt verwachten, verdeeld in wat wettelijk vereist is en wat als extra voordeel wordt aangeboden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van werknemersvoordelen in India kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR fungeert als je wettelijke werkgever in India. Dit betekent dat zij alle administratieve en HR-taken, inclusief voordelen, afhandelen. Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Zorgt voor naleving: Een EOR begrijpt de complexe arbeidswetten van India. Ze zorgen ervoor dat je voordelenpakket aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Beheert administratie: Van het inschrijven voor wettelijk verplichte voordelen tot het beheren van aanvullende perks, een EOR regelt het allemaal.
• Bespaart tijd: Door het beheer van voordelen uit te besteden aan een EOR, kan je bedrijf zich richten op de kernactiviteiten.
• Biedt concurrerende pakketten: EOR's hebben ervaring op de lokale markt. Ze kunnen helpen bij het ontwerpen van een voordelenpakket dat aantrekkelijk is voor top talent in India.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in India, is het proces meer dan alleen een handdruk en een afscheid. U moet specifieke arbeidswetten naleven. Het correct afhandelen van ontslagen en offboarding beschermt uw bedrijf en behandelt uw voormalige werknemers met respect. Het gaat erom een soepele en conforme overgang voor iedereen betrokken te garanderen.

Opzegtermijnen

In India hangt de opzegtermijn die een werknemer dient te respecteren af van zijn arbeidscontract en relevante wetten. Voor veel banen in de private sector is de arbeidsovereenkomst het belangrijkste document dat de opzegtermijn bepaalt.

Veel voorkomende opzegtermijnen zijn:

• 30 tot 90 dagen: Dit is een gebruikelijke range die u in veel arbeidsovereenkomsten zult vinden. Junior functies kunnen een opzegtermijn van 30 dagen hebben, terwijl senior functies tot 90 dagen kunnen vereisen.
• Eén maand: Voor werknemers die onder de Industrial Disputes Act, 1947, worden geclassificeerd als "arbeiders", is vaak een opzegtermijn van één maand vereist.
• Betaling in plaats van opzegging: Uw contract kan toestaan dat u of de werknemer het salaris betaalt voor de opzegtermijn in plaats van dat de werknemer werkt.

Specifieke wetten per staat, zoals de Delhi Shops and Establishments Act, hebben ook regels. Bijvoorbeeld, in Delhi moet u een werknemer die meer dan drie maanden voor u heeft gewerkt, 30 dagen opzeggen, tenzij de beëindiging te wijten is aan wangedrag.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is een laatste betaling aan een werknemer wanneer hij het bedrijf verlaat. In India wordt dit vooral geregeld door de Industrial Disputes Act, 1947.

Hier is wat u moet weten:

• Wie komt in aanmerking? Werknemers die minimaal één jaar onafgebroken dienst hebben gehad, hebben over het algemeen recht op ontslagvergoeding als ze worden ontslagen of ontslagen worden.
• Hoe wordt het berekend? De standaardberekening is 15 dagen van het gemiddelde salaris van de werknemer voor elk volmaakt jaar dienst.
• Wanneer is het niet vereist? U hoeft meestal geen ontslagvergoeding te betalen als een werknemer vrijwillig ontslag neemt of als u zijn dienst beëindigt wegens wangedrag.

Een ander belangrijk onderdeel van de eindafrekening is gratuity. Dit is een lumpsum betaling die wordt gegeven aan werknemers die minimaal vijf jaar voor uw bedrijf hebben gewerkt.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door de complexiteit van werknemersontslagen in India kan uitdagend zijn. Bij Rivermate zorgen we ervoor dat elke stap van het offboardingproces correct en in overeenstemming met de Indiase arbeidswetten wordt afgehandeld.

Zo maken wij het voor u eenvoudiger:

Wij regelen de administratieve en juridische lasten, zodat u zich kunt richten op een respectvolle en soepele overgang voor uw vertrekkende werknemer.

Navigeren door India's visum- en werkvergunningensysteem kan complex aanvoelen. Je moet het goed regelen om legaal in het land te kunnen werken. Voor elke niet-Indiaanse burger is het verkrijgen van het juiste visum de eerste en meest cruciale stap. Dit zorgt ervoor dat je werk conform de Indiase immigratiewetgeving is. Het primaire visum voor werken in India is het Employment Visa, maar een Business Visa kan geschikt zijn voor kortere, niet-werkgerelateerde activiteiten.

Employment visas & sponsorship realiteiten

Om een Employment Visa te krijgen, heb je een jobaanbieding nodig van een bedrijf dat wettelijk geregistreerd is in India. Dat Indiase bedrijf moet jouw visumaanvraag sponsoren. Dit is een belangrijke vereiste. Zonder een lokale sponsorerende entiteit kun je geen Employment Visa krijgen.

Hier kan een Employer of Record (EOR) helpen. Een EOR is een lokaal geregistreerd bedrijf in India dat legaal werknemers kan in dienst nemen en sponsoren namens een internationaal bedrijf. Dit betekent dat je niet zelf een juridische entiteit in India hoeft op te zetten om iemand in dienst te nemen.

Echter, er zijn praktische realiteiten verbonden aan EOR-sponsoring:

• Wat een EOR doorgaans kan sponsoren: De mogelijkheid van een EOR om een visum te sponsoren is gekoppeld aan haar geregistreerde bedrijfsactiviteiten. Dit omvat vaak functies in HR, managementadvies, business development, sales en marketing. Als de rol waarvoor je werft binnen de bedrijfsactiviteiten van de EOR valt, is sponsoring meestal eenvoudig.
• Wat een EOR mogelijk niet kan sponsoren: Zeer gespecialiseerde of technische functies die buiten de geregistreerde bedrijfsactiviteiten van de EOR vallen, kunnen moeilijk te sponsoren zijn. Bijvoorbeeld, als een EOR geregistreerd staat als adviesbureau, kan het mogelijk geen visum sponsoren voor een software engineer of een laboratoriummedewerker.

De praktische route voor de meeste bedrijven die willen aannemen in India zonder een eigen entiteit op te zetten, is samenwerken met een EOR. De EOR verzorgt de visumaanvraag, beheert de loonadministratie en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten.

Om in aanmerking te komen voor een Employment Visa, moet je doorgaans:

• Een bevestigde jobaanbieding hebben van een Indiaas bedrijf.
• Over gespecialiseerde vaardigheden of kwalificaties voor de baan beschikken.
• Een minimaal jaarlijks salaris verdienen van USD 25.000 (met enkele uitzonderingen).
• In het bezit zijn van een geldig paspoort.

Zakelijke reis naleving

Voor korte bezoeken aan India voor zakelijke doeleinden heb je waarschijnlijk een Business Visa nodig, niet een Employment Visa. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen om compliant te blijven. Een Business Visa stelt je in staat om bepaalde activiteiten uit te voeren, maar het geeft je niet het recht om in India in dienst te zijn en een salaris te verdienen.

Activiteiten die over het algemeen toegestaan zijn met een Business Visa omvatten:

• Het bijwonen van zakelijke vergaderingen en discussies.
• Het verkennen van zakelijke kansen of het opzetten van een bedrijf.
• Het kopen of verkopen van industriële of commerciële producten.
• Het bijwonen van een conferentie of seminar.

Je kunt niet fulltime in dienst treden met een Business Visa. Voor gemakkelijk reizen biedt India een e-Visa programma voor burgers van veel landen, inclusief een e-Business Visa. Dit kan online aangevraagd worden.

Hier zijn de belangrijkste punten om te onthouden voor zakelijke reizen:

Als je India bezoekt voor meer dan 180 dagen met bepaalde visa, inclusief een Employment Visa, moet je je binnen 14 dagen na aankomst registreren bij het Foreigners Regional Registration Office (FRRO). Controleer altijd de specifieke voorwaarden van je visum om te zorgen dat je tijdens je verblijf compliant blijft.