Employer of Record in India

Het uitbreiden van je team naar India biedt toegang tot een groot en gekwalificeerd talentenpool, maar het navigeren door het lokale arbeidslandschap vereist een duidelijk begrip van juridische en administratieve vereisten. Voor buitenlandse bedrijven omvat de traditionele route vaak het oprichten van een lokale entiteit, een proces dat tijdrovend en resource-intensief kan zijn, vooral voor eerste aanwervingen of marktverkenning.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om talent in India aan te trekken, elk met verschillende implicaties voor compliance, kosten en operationele complexiteit.

Hier zijn je belangrijkste opties voor het aannemen van werknemers in India:

• Het oprichten van een lokale juridische entiteit: Dit houdt in dat je je bedrijf registreert in India, wat aanzienlijke opstartkosten, voortdurende administratieve lasten en een grondig begrip van de Indiase corporate en arbeidswetten met zich meebrengt.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Diensten zoals Rivermate stellen je in staat om werknemers in India aan te nemen zonder dat je een lokale entiteit hoeft op te richten. De EOR fungeert als de juridische werkgever, zorgt voor alle compliance terwijl jij de dagelijkse werkzaamheden van je team beheert.
• Het aannemen van zelfstandige Contractors: Hoewel het eenvoudiger lijkt, vereist het inzetten van personen als zelfstandige Contractors in India een zorgvuldige classificatie om het risico van misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot aanzienlijke boetes als de relatie later wordt beschouwd als een arbeidsrelatie.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in India

Een Employer of Record vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door de juridische en administratieve verantwoordelijkheden van het in dienst nemen van je team in India op zich te nemen. Wanneer je samenwerkt met een EOR, worden je gekozen werknemers juridisch in dienst genomen door de EOR, terwijl ze rechtstreeks blijven rapporteren aan jouw bedrijf.

De EOR verzorgt belangrijke HR-functies, waaronder:

• Loonadministratie in Indiase Rupees, met tijdige en accurate betalingen.
• Belastingnaleving, inclusief inkomstenbelasting (TDS), Provident Fund (PF) en Employee State Insurance (ESI) bijdragen.
• Benefits administratie, beheer van verplichte en aanvullende voordelenpakketten.
• Arbeidsovereenkomsten die voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving, inclusief aanbodbrieven en beëindigingsovereenkomsten.
• HR-compliance met alle lokale regelgeving, van minimumloonwetten tot werktijden en verlofbeleid.
• Ontslag en beëindigingsbeheer in overeenstemming met Indiase arbeidswetten.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor het aannemen in India

Het kiezen voor een EOR biedt verschillende strategische voordelen voor bedrijven die een aanwezigheid in India willen opbouwen zonder de complexiteit van het opzetten van een lokale entiteit:

• Snelle markttoetreding: Neem werknemers aan binnen weken, niet maanden, en vermijd het lange proces van entiteitregistratie.
• Verminderde risico’s en compliance: De EOR neemt alle juridische en fiscale verplichtingen rondom employment op zich, waardoor jouw risico wordt beperkt.
• Geen lokale entiteit nodig: Elimineer de noodzaak voor een fysiek kantoor of lokale registratie, wat aanzienlijke initiële en doorlopende kosten bespaart.
• Toegang tot top talent: Betrek de beste professionals in heel India zonder geografische of administratieve barrières.
• Kostenbesparende oplossing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een lokale dochteronderneming.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in India uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in India garandeert.

Het belastingstelsel van India vereist dat werkgevers sociale zekerheids- en loonbelastingverplichtingen nakomen, inclusief bijdragen aan EPF (12% van het basissalaris, verminderd tot 10% voor bepaalde instellingen), ESI (de werkgever draagt 3,25% van het brutoloon), en mogelijk Labour Welfare Fund, afhankelijk van de staat. Werkgevers moeten ook inkomstenbelasting aan de bron (TDS) inhouden op salarissen van werknemers op basis van de toepasselijke schijven en deze afdragen aan de overheid, en jaarlijks vóór 15 juni het Form 16 uitreiken.

Belangrijke belastingtarieven en deadlines zijn onder meer:

Werknemers kunnen aftrekposten claimen onder secties zoals 80C (tot INR 1,5 lakh), 80D voor medische verzekering, HRA, LTA, en renteaftrek onder 80TTA/80TTB. Belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers hangen af van de residentiestatus en de toepasselijke DTAAs, met speciale overwegingen voor expats en buitenlandse bedrijven, inclusief transfer pricing en inkomsten uit India. Naleving van deze regelgeving is essentieel om boetes te voorkomen.

Het salarislandschap in India in 2025 is sterk afhankelijk van de industrie en regio, waarbij metropolitane steden hogere vergoedingen bieden. Typische salarisranges voor belangrijke functies variëren sterk; bijvoorbeeld, Software Engineers verdienen tussen INR 4.00.000 en 25.00.000 per jaar, terwijl Data Scientists tot INR 35.00.000 kunnen verdienen. Branche-specifieke benchmarks benadrukken het belang van vaardigheden en ervaring bij het bepalen van het salaris.

Minimumlonen worden gereguleerd door regio-specifieke regelgeving onder de Minimum Wages Act, met tarieven die verschillen op basis van functiegroep en locatie. Bijvoorbeeld, ongeschoolde arbeiders kunnen ongeveer INR 350 per dag verdienen, wat neerkomt op ongeveer INR 9.100 per maand, maar deze tarieven kunnen wijzigen. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van regionale minimumlonen.

Compensatiepakketten omvatten vaak bonussen en toelagen zoals wettelijke bonussen, prestatie-incentives, Dearness Allowance (DA), House Rent Allowance (HRA) en Leave Travel Allowance (LTA). Salarisbetalingen worden voornamelijk via directe bankoverschrijvingen gedaan op maandelijkse basis, met verplichte wettelijke inhoudingen zoals TDS, Provident Fund en ESI. Opkomende trends wijzen op een toenemende vraag naar tech-vaardigheden, remote werken en skills-based pay, wat bijdraagt aan gematigde totale salarisgroei in sectoren zoals e-commerce, fintech en hernieuwbare energie.

Indiaas arbeidswetten vereisen diverse soorten verlof om het welzijn van werknemers te bevorderen, waaronder jaarlijkse vakantie, nationale feestdagen, ziekteverlof en ouderschapsverlof. Werkgevers moeten voldoen aan de wettelijke minimumeisen en op de hoogte blijven van regelgeving om naleving te waarborgen en een positieve werkomgeving te stimuleren.

Voor jaarlijkse vakantie worden werknemers doorgaans na 240 dagen dienst recht op verlof, met opbouwpercentages van 1 dag per 20 gewerkte dagen voor volwassenen en 1 dag per 15 dagen voor onder de 18 jaar. De minimale entitlement varieert van 12 tot 18 dagen per jaar, met opties voor carry-forward en encashment in veel staten. Nationale feestdagen omvatten nationale vieringen zoals Republiekdag, Onafhankelijkheidsdag en Gandhi Jayanti, terwijl regionale feestdagen per staat verschillen. Werknemers die op feestdagen werken, hebben meestal recht op compensatieverlof of overwerkvergoeding.

Ziekteverlofbeleid varieert per staat en bedrijf, en biedt over het algemeen 5 tot 14 dagen, vaak met medische certificering vereist voor langere afwezigheid. Moederschapsverlof wordt gereguleerd door de Maternity Benefit Act, die 26 weken betaald verlof biedt voor in aanmerking komende vrouwen, terwijl vaderschaps- en adoptieverlof meestal als bedrijfsvoordelen worden aangeboden zonder wettelijke verplichtingen. Extra verlofsoorten zoals rouwverlof, studieverlof, sabbatical, huwelijk en compensatieverlof worden verstrekt op basis van bedrijfsbeleid om aan de behoeften van werknemers te voldoen.

Het landschap van werknemersvoordelen in India combineert wettelijke verplichtingen met vrijwillige aanbiedingen om talent aan te trekken en te behouden. Verplichte voordelen omvatten Provident Fund (12% werkgevers- en werknemersbijdrage), Employee State Insurance (bijdragen variëren per staat), gratuïteit (voor werknemers met ≥5 jaar dienst), zwangerschapsverlof (26 weken), minimumloon en betaalde vakantiedagen. Werkgevers moeten ook bepaalde wettelijke bonussen verstrekken en zich houden aan verlofbeleid.

Naast de wettelijke vereisten bieden bedrijven vaak optionele voordelen zoals ziektekostenverzekering (dekking bedragen meestal INR 300.000–INR 1.000.000), levensverzekering, flexibele werkregelingen, professionele ontwikkeling, vervoersvergoedingen en employee stock options (ESOPs). Ziektekostenverzekeringsplannen dekken meestal gezinsleden en omvatten functies zoals outpatient en zwangerschapsdekking, waarbij werkgevers het grootste deel van de premiekosten dragen.

Pensioenregelingen gaan verder dan de Provident Fund, met opties zoals het National Pension System (NPS), superannuation fondsen en gratuïteit. Aanbiedingen van voordelen variëren per industrie en bedrijfsomvang; techbedrijven bieden doorgaans uitgebreide pakketten inclusief ESOPs en flexibel werken, terwijl productiebedrijven en MKB's zich meer richten op kern wettelijke voordelen en basisvoorzieningen.

Arbeidsovereenkomsten in India zijn essentieel voor het vaststellen van duidelijke, wettelijk conforme werkgever-werknemerrelaties. Ze schetsen voorwaarden zoals functiebeschrijving, salaris, werktijden, verlofbeleid, vertrouwelijkheid, beëindigingsvoorwaarden en toepasselijk recht, waardoor de rechten en plichten van beide partijen worden beschermd. Verschillende typen omvatten onbepaalde (permanente), vaste-termijn, proeftijd, deeltijd- en consultancy-overeenkomsten, elk geschikt voor specifieke arbeidsomstandigheden.

Belangrijke clausules moeten worden opgenomen voor afdwingbaarheid, zoals gegevens van partijen, functiebeschrijving, vergoeding, werktijden, verlof, vertrouwelijkheid, beëindiging en intellectuele eigendomsrechten. Proeftijd duurt doorgaans 3-6 maanden, zodat werkgevers de geschiktheid kunnen beoordelen, met mogelijke verlengingen. Vertrouwelijkheid en niet-concurrentieclausules beschermen zakelijke belangen; echter, de afdwingbaarheid van niet-concurrentie is beperkt en hangt af van redelijkheid.

Wijzigingen in arbeidsovereenkomsten en beëindigingen vereisen schriftelijke overeenstemming en naleving van wettelijke opzegtermijnen en gronden. Beëindiging kan om redenen van oorzaak of zonder oorzaak plaatsvinden, waarbij werknemers over het algemeen recht hebben op ontslagvergoeding na vijf jaar dienst. Werkgevers moeten eerlijke procedures volgen om vorderingen wegens onrechtmatige beëindiging te voorkomen.

Thuiswerken in India is aanzienlijk gegroeid, gedreven door technologische vooruitgang en veranderende normen op de werkplek. Hoewel er geen specifieke landelijke wetgeving is voor thuiswerken, zijn bestaande arbeidswetten vergelijkbaar van toepassing op werknemers op locatie, met nadruk op arbeidsovereenkomsten, werktijden, verlofbeleid, vergoeding, veiligheid op de werkplek en belastingoverwegingen. Werkgevers moeten zorgen voor naleving van wettelijke limieten, gelijke voordelen bieden en veiligheids- en ergonomische kwesties aanpakken, vooral wanneer werknemers vanuit verschillende staten werken.

Belangrijke juridische aspecten omvatten naleving van de Factories Act, Shops and Establishments Acts, Minimum Wages Act en belastingregels. Thuiswerkers hebben recht op dezelfde verlofvoordelen en lonen als personeel op locatie, waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor het handhaven van veilige werkssystemen en het waarborgen van eerlijke vergoeding.

Ontslag in India wordt geregeld door wetten zoals de Industrial Disputes Act, 1947, en door staats-specifieke Shops and Establishments Acts. Belangrijke overwegingen zijn onder andere opzegtermijnen, ontslagvergoeding, gronden voor ontslag, procedurele naleving en werknemersbescherming. Werkgevers moeten zich aan wettelijke protocollen houden om geschillen, boetes of reputatieschade te voorkomen.

Opzegtermijnen variëren per werknemerscategorie:

Ontslagvergoeding geldt voor arbeiders met ≥1 jaar onafgebroken dienst:

Gronden voor ontslag omvatten wangedrag (met een eerlijk proces) of economische redenen zoals herstructurering. Ontslag met oorzaak vereist disciplinaire procedures, terwijl zonder oorzaak de principes zoals "laatst binnen, eerst eruit" gevolgd moeten worden tenzij anders gerechtvaardigd.

Procedurele stappen voor wettelijk ontslag:

• Uitvaardigen van een show cause notice (bij wangedrag)
• Voeren van een eerlijk onderzoek
• Uitvaardigen van een ontslagbrief met redenen en ingangsdatum
• Afwikkelen van dues (salaris, verlofverrekening, ontslagvergoeding)
• Gedetailleerde documentatie bijhouden

Werknemersbescherming stelt werknemers in staat om onrechtmatig ontslag aan te vechten, waarbij rechtbanken kunnen bevelen tot herplaatsing of vergoeding. Werkgevers moeten zorgen voor naleving en juridisch advies inwinnen om risico's bij werknemersontslag te beperken.

De economie van India ondergaat een opvallende groei in freelancing en zelfstandige contractering, gedreven door de vraag naar werkflexibiliteit en toegang tot wereldwijd talent. Voor werkgevers is het essentieel om de juridische verschillen tussen werknemers en zelfstandige contractors te begrijpen om misclassificatie te voorkomen, wat kan leiden tot juridische en financiële gevolgen. Belangrijke factoren bij het bepalen van de aard van de relatie zijn onder andere de mate van controle, integratie in bedrijfsactiviteiten, economische onafhankelijkheid, wederzijdse verplichtingen, voorziening van tools en de betalingsstructuur.

Contracten met zelfstandige contractors moeten goed worden opgesteld, met duidelijke voorwaarden over scope, betaling, beëindiging, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten (IP). Het is essentieel om IP-rechten aan de klant toe te wijzen om eigendomsconflicten te voorkomen. Contractors regelen hun eigen belastingen, zoals inkomstenbelasting en GST, en vallen niet onder werkgeversgebonden voordelen. Veelgebruikte sectoren voor het inzetten van zelfstandige contractors zijn onder andere IT, creatieve diensten, consulting, media, onderwijs, gezondheidszorg en professionele diensten, waar gespecialiseerde vaardigheden en projectgebaseerd werk gangbaar zijn.

De groeiende economie van India trekt buitenlandse professionals aan, wat begrip van visa- en werkvergunningregelingen noodzakelijk maakt. De meest voorkomende types werkvisa zijn onder andere:

Werkgevers moeten zorgen voor naleving van de aanvraagprocedures, die het indienen van relevante documentatie, bewijs van sponsorship en het naleven van verlengingsdeadlines omvatten. Het proces benadrukt wettelijke naleving om boetes te voorkomen en een soepele arbeidsuitvoering te garanderen.