Employer of Record in India

Hoe werkt een Employer of Record in India

Een Employer of Record (EOR) huurt werknemers in namens buitenlandse klanten, waardoor zij talent kunnen inzetten zonder een juridische entiteit op te richten in India. Terwijl het buitenlandse bedrijf de kandidaten werft en hun dagelijkse werkzaamheden beheert, treedt de EOR op als de juridische werkgever en verzorgt een conforme arbeidsovereenkomst, rondt het het onboardingproces af en zorgt het voor naleving van de lokale wetgeving gedurende de gehele employment lifecycle.

Rivermate’s EOR-service in India combineert in-country HR-expertise en uitgebreide first-hand kennis met een netwerk van lokale partners, waardoor toegang wordt verkregen tot competitieve werknemersvoordelen. Het Rivermate-platform biedt een centraal punt voor het beheer van elk aspect van de arbeidsrelatie, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om conform te werven in een buitenlandse markt.

India arbeidsmarkt: Een overzicht

De arbeidsmarkt
Grootste wervingsactiviteit:	Hoofdhubs voor werkgelegenheid (Mumbai, Delhi, Chennai, Pune, Hyderabad). Bangalore is bijzonder sterk voor technologische functies.
Wervingsschema’s:	Lokaal: ongeveer 1 week, afhankelijk van het type baan, lokale naleving en mogelijk regionale feestdagen. Buitenlandse nationaliteit: 2-3 maanden voor immigratieprocedures.
Vraaggebieden:	Softwareontwikkeling, AI, engineering, shared services. Opzetten van Global Capability Centers (GCC) is gebruikelijk.
Sectoren met tekorten aan vaardigheden:	Automotive, hernieuwbare energie, textiel, landbouw

De salarismarkt
Werkgeversbelastingbijdragen:	EPF-bijdrage: 12% op EPF-w Pensioen (basis + Dearness Allowance + Retaining Allowance) EDLI: 0.5% op EPF-loon
	EPF administratie: 0.5% op EPF-loon ESI-bijdrage: 3.25% op ESI-loon Labor Welfare Fund: variabel Statutaire loonplafonds en andere voorwaarden gelden.
Minimumloon:	Verschillend per regio, vastgesteld door centrale en individuele deelstaatregeringen en periodiek herzien. Werkgevers moeten minimaal betalen volgens het hogere van de twee minimumlonen vastgesteld door de bevoegde overheden (Centraal of Deelstaat). Alleen indicatief: het minimumloon voor een gekwalificeerde werknemer in Delhi in 2025 was vastgesteld op ₹22.411/maand.
Gemiddeld bruto maandsalaris:	Reguliere werknemers: gemiddeld ₹22.699 met grote variatie tussen sectoren en regio’s.
Hoge functies in witte boorden in grote steden kunnen oplopen tot ₹45.000 - ₹150.000/maand
Inkomstenbelasting schijven:	Duale progressieve belastingregeling van toepassing, beide onderhevig aan belastingvrijstellingen en toeslagen (minder in het Nieuwe Belastingregime).

Nieuw Belastingregime - standaard, jaarlijkse belastingschijven:
Inkomensschijf	Belasting %
0 - ₹400.000	0%
₹400.000 - ₹800.000	5%
₹800.000 - ₹1.200.000	10%
₹1.200.000 - ₹1.600.000	15%
₹1.600.000 - ₹2.000.000	20%
₹2.000.000 - ₹2.400.000	25%
₹2.400.000+	30%

Oud Belastingregime, jaarlijkse belastingschijven:
Inkomensschijf	Belasting %
0 - ₹250.000	0%
₹250.000 - ₹500.000	5%
₹500.000 - ₹1.000.000	20%
₹1.000.000+	30%*

Wat kost het echt om te werven in India?

Salarissen in India volgen doorgaans een payrollcyclus van 12 maanden, zonder wettelijke verplichting voor een 13e of 14e salarisbetaling. Ze worden meestal betaald op de laatste dag van de maand of in de eerste paar dagen van de volgende maand, meestal via bankoverschrijvingen.

Volgens de toepasselijke regels moeten lonen vóór de 7e dag van de volgende maand worden uitbetaald. Wettelijke betalingen (werknemersinhoudingen en werkgeverskosten) zijn meestal verschuldigd voor de 15e van de volgende maand (EPF) of de 21e van de volgende maand (ESI).

Basis salaris

Het Basic Wage van een werknemer in India omvat hun basissalaris plus een cost-of-living Dearness Allowance (DA) en een Retaining Allowance (RA). DA is een aanpassing betaald aan werknemers om de impact van inflatie op hun koopkracht te compenseren, meestal als percentage van het basisloon, onderworpen aan periodieke evaluatie, maar zonder wettelijke minima of maxima voor werknemers in de private sector. RA wordt betaald om werknemers in seizoensgebonden beroepen tijdens het off-season te behouden. Behalve deze twee, worden andere toelagen doorgaans uitgesloten van de definitie van basisloon.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

De Employees’ Provident Fund (EPF)-bijdrage in India is een sociale zekerheidsbijdrage, gefinancierd door zowel de werkgever als de werknemer, elk op een tarief van 12%, toepassing op “EPF-loon” (basisloon, Dearness Allowance, en eventuele Retaining Allowance).

In tegenstelling tot de 12% EPF van de werknemer, die naar hun individuele EPF-rekening gaat, wordt de 12% betaald door de werkgever verdeeld tussen de EPF (3,67%) en het gecentraliseerde Employees’ Pension Scheme (EPS, 8,33%).

Daarnaast is een wettelijke heffing van 0,5% voor Employees’ Deposit Linked Insurance (EDLI) en 0,5% voor administratiekosten voor EPF in bepaalde gevallen van toepassing.

Voor standaard EPF-dekking was er tot 17 september 2026 een wettelijk loonplafond van ₹15.000 per maand. Dit bedrag is recentelijk verhoogd naar ₹25.000. Een werkgever hoeft dus meestal geen bijdrage boven een drempel van ₹25.000 te leveren, tenzij een hogere-wage bijdrage-regel van toepassing is, wat het geval is bij expats/internationale werknemers die onder andere regels vallen.

Indien een werkgever vrijwillig akkoord gaat met bijdragen op het volledige werkelijke basisloon, blijven de 8,33% die wordt bijgedragen aan de EPS beperkt, maar wordt de betaling van 3,67% aan de individuele EPF geheven op het werkelijke basisloon.

Naast de EPF dragen sommige werkgevers ook verplicht bij aan het Employee State Insurance (ESI). Dit wettelijke sociaalverzekeringsschema biedt medische zorg en andere voordelen (inclusief ziekte, materniteit en invaliditeit) aan werknemers die onder het schema vallen en die loon niet boven ₹21.000 uitkomen.

Waar van toepassing, betaalt de werkgever 3,25% van het loon elke maand (de werknemer betaalt 0,75%). Werknemers die de maandelijkse drempel overschrijden, vallen meestal buiten het bereik van het schema en hoeven geen bijdragen te betalen. Het is belangrijk om op te merken dat de ESI-bijdrageverplichting geldt voor niet-seizoensgebonden fabrieken en commerciële bedrijven met minimaal 10 werknemers.

Wettelijke voordelen

Volgens de Code on Wages in India is er een verplichte Statutory Bonus, die betaalbaar is aan werknemers die onder een bepaald loonplafond verdienen, zoals vastgesteld in een officiële kennisgeving (momenteel ₹21.000 per maand, inclusief basisloon, Dearness Allowance en Retaining Allowance). Deze bonus moet jaarlijks worden uitbetaald aan werkgevers met minstens 20 werknemers op een willekeurige dag tijdens het boekjaar. Werknemers komen ervoor in aanmerking als ze minstens 30 dagen in dat boekjaar hebben gewerkt. Een minimumbedrag gelijk aan 8,33% van het loon (berekend op een plafondbasis) wordt gegarandeerd.

Bovendien - en van belang voor budgettering - verplicht India een gratuïtair betalingsbedrag dat een wettelijke verplichting is en meestal wordt opgebouwd of gereserveerd in plaats van maandelijks wordt uitbetaald.

Bepaalde staten vereisen ook staats-specifieke betalingen, zoals de bijdrage aan het Labor Welfare Fund (LWF), dat door staatscommissies wordt gebruikt om sociale kosten voor werknemers te financieren (gezondheidszorg, onderwijs, etc.). Individuele staten bepalen de nominale bedragen die betaald moeten worden, en slechts enkele staten hebben dergelijke betalingen verplicht gesteld.

De normale werkuren in India zijn vastgesteld op 48 uur per week en beperkt tot 8 uur per dag. Openbare en feestdagen variëren per staat en bedrijf. Werkgevers moeten de onder de wet vereiste feestdagen naleven en jaarlijks de lijst van erkende feestdagen publiceren.

Enkele wettelijke voordelen die in India verschuldigd zijn, omvatten:

• Jaarvakantie: Verschillende soorten betaalde verlofdagen, inclusief Earned Leave (EL) of Privilege Leave (PL). Gewoonlijk hebben werknemers die minstens 180 dagen in een kalenderjaar hebben gewerkt recht op 1 betaalde vrije dag per 20 gewerkte dagen. Het aantal dagen varieert doorgaans tussen 15 en 21 dagen per jaar, afhankelijk van de toepasselijke staatsregels. Verlof kan worden overgedragen onder bepaalde voorwaarden.
• Materniteit: Betaald verlof van 26 weken tijdens zwangerschap en bevalling.
• Ziekte- en vrije dagen: Deze twee soorten verlof overlappen, waarbij casual leave meestal wordt gebruikt voor kortdurende afwezigheid, inclusief lichte ziekte, terwijl ziekteverlof meestal wordt gebruikt voor ziekte of verwonding. Beide variëren per staat en instelling.
• Compensatieverlof: Verlof dat wordt toegekend wanneer een werknemer op een vrije dag of feestdag werkt, in plaats van een vrije dag.

Andere niet-verplichte verloftypen kunnen in bepaalde gevallen ook van toepassing zijn. Overwerk wordt doorgaans betaald tegen dubbele tarieven.

Extra voordelen

Naast verplichte voordelen bieden werkgevers in India vaak aanvullende voordelen om arbeidsvoorwaarden te verbeteren. Deze pakketten variëren sterk tussen sectoren en bedrijven, maar omvatten vaak particuliere ziektekostenverzekeringen voor lokale werknemers en expats die niet onder ESI vallen, vanwege de vermeende zwakte van het publieke gezondheidszorgsysteem.

Andere optionele voordelen die vaak worden aangeboden, omvatten maaltijdtoeslagen, ondersteuning bij vervoer en sport- en wellnessvoorzieningen.

Bereken arbeidskosten

Werven in India in de praktijk

Marktomstandigheid	Wat een werkgever moet weten
Talentbeschikbaarheid	Eén van 's werelds grootste en meest diverse talentpools; wervingshubs doorgaans in grote metropolen (Mumbai, Delhi, Chennai). Bangalore positioneert zich als India’s voornaamste technologisch centrum, samen met Hyderabad en Pune.
Top-sectoren met hoge betalingen	Digitale vaardigheden (AI/ML, datawetenschap, cybersecurity). Recentelijk toegenomen activiteit in militaire en bouwsectoren, evenals import-export.
Werkcultuur	Significante variatie. Duidelijke communicatie, afgebakende rollen, hiërarchische structuren en bewustzijn van regionale en religieuze diversiteit zijn belangrijk.
Belangrijkste uitdaging voor werkgevers	Disparate arbeidswetgeving tussen regio’s. Consistente salarisverhogingen (circa 9% per jaar), met sectoren zoals technologie en gespecialiseerde productie die zelfs hogere groei tonen. Beheer van opzegtermijnen.

India biedt buitenlandse bedrijven toegang tot een grote en steeds meer bekwame talentenpool, naast concurrerende arbeidskosten. Deze factoren - samen met India’s grote binnenlandse markt en groeiende technologie- en zakelijke dienstencapaciteiten - hebben bijgedragen aan voortdurende investeringen en expansie door multinationals. Dit is duidelijk zichtbaar door de snelle uitbreiding van Global Capability Centers (GCCs).

Echter, werkgevers moeten navigeren door gefragmenteerde nationale en deelstaat-arbeidsvereisten, die variëren tussen staten, vestigingen, industrieën en werkregelingen.

Onze lokale HR-expert, Sakshi Jain, benadrukt verschillende belangrijke punten die werkgevers moeten weten bij het aannemen in India:

• Staats- en lokale vereisten: Verschillende staten in India hebben verschillende nalevingsregels, maar zelfs binnen één staat kunnen er verschillen zijn in de toepasselijke regels en voorschriften van stad tot stad.
• Arbeidsstructuur: De aard van de betrokkenheid en de rol van de werknemer kunnen invloed hebben op de toepasselijke belasting-, sociale zekerheids- en regelgevingsvereisten. Werkgevers moeten bijzonder gedetailleerd zijn met functiebeschrijvingen om mogelijke implicaties te evalueren.
• Verzekeringen en risico: Verzekerings- en wettelijke vergoedingsvereisten kunnen de arbeidskosten verhogen, vooral voor werknemers die in risicovolle of op locatie/industriële functies werken.
• Huren van buitenlandse werknemers: Expats ondergaan strikte regelgevende controle tijdens immigratieprocedures.

Wat u moet weten bij het aannemen van expats in India

In de praktijk worden expats doorgaans voor bepaalde termijncontracten ingezet, zoals projectopzet, training of kennisoverdracht.

India’s Employment Visa is vooral bedoeld voor hooggekwalificeerde buitenlandse professionals. De visum wordt meestal verleend voor een periode van één jaar (of de duur van het contract, afhankelijk van wat korter is), onder voorbehoud van regels en geschiktheidscriteria.

Employment visas worden doorgaans niet toegekend aan kandidaten in functies waarvoor gekwalificeerde lokale werknemers beschikbaar zijn. Voor succesvolle aanvraag moeten kandidaten ook worden aangenomen met een minimaal jaarlijks salaris dat periodiek wordt aangepast. De nationaliteit van de kandidaat, rol, plaats van tewerkstelling, sponsorende entiteit en ondersteunende documentatie kunnen de vereisten en verwerkingstijd beïnvloeden. Gewoonlijk duren werkvergunningsprocedures ongeveer 2-3 maanden.

Nalevingsrisico’s waar werkgevers van op de hoogte moeten zijn

Verplichte opsplitsing van salarisbestanddelen

In India moeten salarispakketten worden opgesplitst in verschillende elementen (verplicht of optioneel) op zowel het arbeidscontract als de maandelijkse loonstrook. Naast het basisloon moeten Dearness Allowance (DA) en Retaining Allowance (RA), optionele componenten zoals House Rent Allowance (HRA) en Leave Travel Allowance (LTA) worden weergegeven als aparte loononderdelen. Deze scheiding is essentieel omdat verschillende elementen op verschillende manieren bijdragen aan de berekening van bijdragen en belastingen.

Proefperiodes

Proefperiodes variëren doorgaans van drie tot zes maanden en kunnen worden verlengd indien nodig. In tegenstelling tot sommige andere rechtsgebieden, waar een arbeidsrelatie na de proefperiode naadloos overgaat zonder verdere actie, vereist de Indiase arbeidspraktijk dat de werkgever een schriftelijke bevestigingsbrief uitreikt die de vaste status bevestigt.

Ontslagen en beëindiging

Met een wettelijk kader voor beëindiging dat zowel op centraal niveau als op deelstaatniveau is vastgesteld, vereist het beëindigen van een werknemer in India strikte naleving van procedures, contractuele opzegtermijnen en wettelijke gronden. Afhankelijk van de definitie in het individuele arbeidsovereenkomst, variëren opzegtermijnen doorgaans van 30 tot 90 dagen en hangen ze af van het bedrijfsbeleid, anciënniteit en rol.

Specifieke zorg is vereist bij werkgevers die het redundantieproces (“retrenchment”) initiëren. Tijdens deze procedures moeten werkgevers minimaal één maand schriftelijke opzegging geven. Werknemers die minstens een jaar in dienst zijn, komen ook in aanmerking voor ontslagvergoeding, waarvan het bedrag afhangt van de duur van de dienst en het gemiddelde loon van de werknemer. Bovendien hebben in aanmerking komende werknemers recht op gratuïtair bij ontslag, evenals uitbetaling van opgebouwde maar niet-gebruikte verlofdagen.

Voordelen van het werkgeverschap via een EOR in India

Als u overweegt een kandidaat in India aan te nemen of de optie van het opzetten van een klein team te verkennen, heeft u mogelijk overwogen uw eigen juridische entiteit in het land op te richten. Dit brengt echter complexe, gefragmenteerde administratieve procedures met zich mee die zonder lokale hulp moeilijk te navigeren zijn.

Een EOR, zoals Rivermate, biedt een alternatief. Rivermate kan uw werknemers in India aannemen met gebruikmaking van een bestaande entiteit. Met lokale expertise beheert Rivermate de volledige employee lifecycle, terwijl u zeker bent van naleving van complexe wetgeving.

Klaar om te werven in India?

Werven in India omvat veel meer dan gewoon de juiste kandidaat vinden. U kunt rekenen op Rivermate om de complexiteit van India's gefragmenteerde arbeidswetgeving te beheren, zodat u met vertrouwen kunt werven.

Neem contact op met een India Hiring Expert

Bronnen:
National Skill Gap Study for High-Growth Sectors
The Code on Wages 2019
National Statistics Office: Labor Market Dynamics in Million-plus Cities
MoSPI Periodic Labour Force Survey (PLFS) Annual Report
PwC: India Taxes on Individual Income
Cabinet Approves Higher EPFO Wage Ceiling of Rs. 25,000, Expanding Mandatory Coverage
Deloitte: India 2026 Gemiddeld Loonsverhoging