Employer of Record in Finland

Een Employer of Record (EOR) in Finland neemt wettelijk jouw werknemers aan namens jou. Dit betekent dat de EOR alle lokale HR-taken afhandelt, zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Finse arbeidswetgeving. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je werknemer, maar de EOR zorgt voor de administratieve lasten. Dit stelt je in staat om in Finland te werken zonder een lokale entiteit op te zetten. Providers zoals Rivermate kunnen je wereldwijde uitbreiding vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Finland

Het gebruik van een EOR in Finland is een eenvoudig proces. Zo werkt het meestal:

• Je vindt het talent: Je werft en selecteert de kandidaat die je in Finland wilt aannemen.
• De EOR neemt ze aan: De EOR-provider, die een juridische entiteit in Finland heeft, neemt de werknemer aan namens jou. Ze stellen een lokaal conforme arbeidsovereenkomst op.
• Onboarding: De EOR beheert het volledige onboardingproces, inclusief eventuele registraties bij Finse autoriteiten.
• Salaris en voordelen: De EOR verwerkt de salarisadministratie, houdt belastingen in en beheert sociale zekerheidsbijdragen volgens de Finse wet. Ze regelen ook de werknemersvoordelen.
• Doorlopende HR: De EOR verzorgt alle HR-gerelateerde administratieve taken, zodat je zeker bent van naleving van de Finse arbeidsregels.
• Jij beheert je team: Je behoudt controle over de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemer.

Waarom een Employer of Record in Finland gebruiken

Een EOR kan een slimme zet zijn voor bedrijven die willen aannemen in Finland zonder de hoofdpijn van het oprichten van een juridische entiteit. Het bespaart je tijd en geld, en zorgt ervoor dat je vanaf dag één compliant bent met de lokale wetten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snelle markttoegang: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in Finland binnen enkele dagen, niet maanden.
• Juridische naleving: EORs zijn experts in de Finse arbeidswet. Ze zorgen ervoor dat je arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie en voordelen volledig voldoen aan de regelgeving van instanties zoals de Finse Belastingdienst (Vero Skatt). Meer informatie vind je op hun officiële site: vero.fi.
• Kostenbesparing: Je vermijdt de aanzienlijke kosten en complexiteit die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in Finland.
• Vereenvoudigde HR: De EOR verzorgt alle administratieve HR-functies, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten en het management van je team.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Finland uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Finland.

Werven in Finland is een eenvoudig proces wanneer je de lokale arbeidswetten begrijpt. De Finse beroepsbevolking is hoogopgeleid en vaardig, waardoor het een aantrekkelijke markt is voor uitbreiding. Over het algemeen worden arbeidsrelaties gereguleerd door de Employment Contracts Act en collectieve arbeidsovereenkomsten, die een belangrijke rol spelen bij het vaststellen van voorwaarden voor verschillende industrieën.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge afspraken technisch geldig zijn, moet je altijd een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Ten minste, moet je je werknemer binnen de eerste zeven dagen een schriftelijke verklaring geven van de belangrijkste arbeidsvoorwaarden.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Finland:

• Onbepaalde tijd (permanent): Dit is het standaard en meest voorkomende type contract zonder vaste einddatum.
• Bepaalde tijd: Dit contract heeft een specifieke einddatum en vereist een gegronde reden, zoals seizoenswerk, een specifiek project, of het opvangen van een vervanger.

Je arbeidsovereenkomsten moeten de volgende kerninformatie bevatten:

Proeftijd

Je kunt een proeftijd opnemen aan het begin van het dienstverband om te beoordelen of de werknemer geschikt is.

• De maximale duur van een proeftijd is zes maanden.
• Voor contracten voor bepaalde tijd mag de proeftijd niet langer zijn dan de helft van de contractduur, en niet meer dan zes maanden.
• Tijdens deze periode kunnen jij of de werknemer het contract met onmiddellijke ingang beëindigen. Ontslag mag echter niet gebaseerd zijn op discriminatie of andere onrechtmatige redenen.
• Als een werknemer afwezig is wegens ziekte of familieverlof, kan de proeftijd worden verlengd.

Werkuren & overwerk

Finland legt sterk de nadruk op work-life balance.

• De reguliere werkuren zijn doorgaans 8 uur per dag en 40 uur per week.
• Overwerk is elk werk dat deze reguliere uren overschrijdt en waarvoor de toestemming van de werknemer vereist is.
• Overwerkvergoeding wordt gereguleerd. Voor dagelijks overwerk worden de eerste twee uur betaald met een toeslag van 50%, en alle daaropvolgende uren met een toeslag van 100%.
• Wekelijks overwerk dat de dagelijkse limieten niet overschrijdt, wordt gecompenseerd met een verhoging van 50%.
• Er zijn limieten aan de hoeveelheid overwerk die een werknemer mag verrichten, doorgaans 250 uur per jaar, hoewel collectieve overeenkomsten dit kunnen aanpassen.

Publieke & regionale feestdagen

Werknemers in Finland hebben recht op betaalde feestdagen. De belangrijkste officiële feestdagen zijn onder andere:

• Nieuwjaarsdag
• Epifanie
• Goede Vrijdag
• Pasen (zondag & maandag)
• Vappu (Feest van de Arbeid)
• Hemelvaartsdag
• Midsummer's Eve & Day
• Onafhankelijkheidsdag
• Kerstdag
• Tweede Kerstdag (St. Stefanusdag)

Hoewel Kerstavond en Midsummer's Eve geen officiële feestdagen zijn, worden ze in de meeste arbeidsovereenkomsten als zodanig behandeld.

Contractors in Finland aannemen

Je kunt ook zelfstandige contractors inzetten voor specifieke projecten of diensten. Het is cruciaal om hen correct te onderscheiden van werknemers.

Een independent contractor is een zelfstandige die autonoom werkt. Ze bepalen zelf hun werkuren, locatie en werkwijzen, en staan niet onder jouw directe toezicht. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke boetes, inclusief achterstallige betalingen voor sociale zekerheid, belastingen en boetes. De autoriteiten kijken naar de daadwerkelijke aard van de arbeidsrelatie, niet alleen naar de contracttekst.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico op misclassificatie te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor jouw werknemers in Finland. Ze regelen alle administratieve en juridische vereisten, inclusief conforme contracten, loonadministratie, belastingen en voordelen. Dit zorgt ervoor dat je volledig voldoet aan de Finse arbeidswetten terwijl je het dagelijkse werk van de werknemer beheert. Het gebruik van een EOR is een veilige manier om te werven in Finland zonder een lokale juridische entiteit op te richten.

Het betalen van je team in Finland omvat een gestructureerd systeem. Je zult merken dat Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CAO's) een grote rol spelen in het bepalen van lonen en arbeidsvoorwaarden. Het payrollproces omvat het berekenen van het brutoloon, het verwerken van inhoudingen voor belastingen en sociale verzekeringen, en het zorgen dat je de Finse regelgeving naleeft. Alle betalingen aan werknemers moeten rechtstreeks naar hun bankrekening worden overgemaakt. Je bent ook verplicht om bij elke betaling een loonstrook te verstrekken.

Payrollicycli & loonstructuur

In Finland is de standaard payrollicyclus maandelijks. Je betaalt werknemers doorgaans op de laatste werkdag van de maand. Hoewel er geen nationaal minimumloon is vastgesteld bij wet, stellen CAO's minimumloontarieven vast voor de meeste sectoren. Deze overeenkomsten zijn cruciaal voor het bepalen van de juiste lonen voor je werknemers. Als een CAO niet van toepassing is op jouw sector, moet je betalen wat als "redelijke vergoeding" voor het uitgevoerde werk wordt beschouwd.

Overwerk & minimums

De arbeidswetgeving in Finland regelt overwerk. De standaard werkweek is 40 uur. Je moet toestemming krijgen van een werknemer voordat hij overwerkt. Voor alle uren die de dagelijkse norm overschrijden, betaal je een toeslag. De eerste twee uren overwerk per dag worden betaald tegen 150% van het reguliere uurtarief. Alle aanvullende uren daarna worden gecompenseerd tegen 200%.

Werkgever belastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende wettelijke bijdragen. Deze worden berekend op basis van de bruto salarissen van je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers in Finland betalen sociale zekerheidsbijdragen en inkomstenbelasting. Je houdt deze bedragen rechtstreeks van hun salaris in.

Finland biedt een robuust systeem van werknemersvoordelen en verlof, geworteld in een sterk sociaal zekerheidsstelsel. Dit systeem zorgt voor uitgebreide ondersteuning voor werknemers, van genereus ouderschapsverlof tot uitgebreide gezondheidszorg. Als werkgever is het begrijpen van deze voordelen essentieel om top talent aan te trekken en te behouden in de Finse markt. Deze gids legt uit wat u moet weten.

Wettelijk verlof

De Finse wet voorziet in verschillende soorten betaald en onbetaald verlof.

• Jaarverlof: Werknemers verdienen betaald verlof op basis van hun anciënniteit. In het eerste dienstjaar bouw je twee dagen verlof per maand op. Na het eerste jaar neemt dit toe tot 2,5 dagen per maand, wat neerkomt op 30 dagen betaald verlof per jaar.
• Ziekteverlof: Als je minstens een maand in dienst bent, heb je recht op je volledige salaris gedurende de eerste tien ziektedagen. Daarna kun je tot 300 dagen uitkeringen ontvangen van het Social Insurance Institution of Finland (Kela).
• Ouderschapsverlof: Finland heeft een genereus ouderschapsverlof systeem. Elke ouder heeft recht op 160 ouderschapsverlof dagen. Een zwangere ouder ontvangt daarnaast 40 dagen zwangerschapsuitkering. Ouders kunnen tot 63 van hun eigen ouderschapsverlof dagen overdragen aan de andere ouder.
• Onderwijsverlof: Als je minstens een jaar bij dezelfde werkgever hebt gewerkt, kun je over een periode van vijf jaar tot twee jaar onbetaald studieverlof nemen.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Finland viert verschillende feestdagen gedurende het jaar. Als een feestdag op een doordeweekse dag valt, is dit over het algemeen een betaalde vrije dag.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel Finse werkgevers extra voordelen om werknemers aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen met het opzetten van voordelen

Het opzetten en beheren van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt dit proces voor u eenvoudiger. Een EOR treedt op als de juridische werkgever voor uw team in Finland, en neemt alle administratieve lasten op zich.

Zo kan een EOR helpen:

• Naleving: Een EOR zorgt ervoor dat uw voordelenpakket voldoet aan alle Finse arbeidswetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten.
• Administratie: Ze regelen de dagelijkse taken van voordelenbeheer, van inschrijving van werknemers tot het afhandelen van verlofaanvragen.
• Loonadministratie: Een EOR beheert de loonadministratie en zorgt dat alle noodzakelijke bijdragen aan sociale zekerheid en pensioenfondsen correct en op tijd worden betaald.
• Expertise: U krijgt toegang tot lokale experts die de Finse voordelenlandschap goed begrijpen en u kunnen helpen bij het creëren van een concurrerend en compliant voordelenpakket.

Wanneer een arbeidsrelatie eindigt in Finland, moet u zich aan specifieke regels houden. Het proces wordt geleid door de Employment Contracts Act om eerlijkheid voor zowel u als uw werknemer te waarborgen. U moet een goede en gewichtige reden hebben om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, wat kan verband houden met het gedrag van de werknemer of financiële en productiegerelateerde behoeften. Voordat u een definitieve beslissing neemt, moet u de werknemer de gelegenheid geven om gehoord te worden over de gronden voor beëindiging. De opzegging moet schriftelijk zijn en persoonlijk aan de werknemer worden overhandigd.

Opzeggingsperioden

De duur van de opzegging die u moet geven, hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt. Dit zijn de minimale periodes die wettelijk vereist zijn.

Als u een arbeidsovereenkomst beëindigt zonder de juiste opzegtermijn in acht te nemen, moet u de werknemer compenseren met hun volledige salaris voor die periode.

Werknemers hebben ook opzegtermijnen die zij moeten naleven als zij ontslag nemen.

Ontslagvergoeding

Finse wet vereist niet dat u ontslagvergoeding betaalt bij beëindiging. Dit geldt ongeacht de reden voor ontslag of de duur van het dienstverband van de werknemer. U bent echter wel verplicht om eventuele openstaande vakantiegeld te betalen.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door de details van de Finse arbeidswet kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces correct wordt afgehandeld.

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor en leveren deze, inclusief de schriftelijke opzegging.
• Procedurele eerlijkheid: Wij zorgen ervoor dat de werknemer de gelegenheid krijgt om gehoord te worden voordat definitieve beslissingen worden genomen, een belangrijke wettelijke vereiste.
• Eindloon: Wij berekenen en verwerken nauwkeurig het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele openstaande vakantiegeld.
• Naleving: Wij blijven op de hoogte van de Employment Contracts Act en eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten om ervoor te zorgen dat elke beëindiging volledig compliant is, zodat u beschermd bent tegen juridische risico's.

Het verkrijgen van de juiste visa en werkvergunningen in Finland is eenvoudig wanneer je de regels kent. Als je geen burger bent van een EU-land, heb je een verblijfsvergunning nodig om te werken. Finland combineert de werkvergunning en verblijfsvergunning in één document. Dit betekent dat zodra je de juiste verblijfsvergunning hebt, je het recht hebt om te werken. Het proces vereist dat je een jobaanbieding hebt voordat je solliciteert. Je werkgever, of een Employer of Record (EOR), speelt een belangrijke rol bij het verstrekken van de benodigde documenten voor je aanvraag. Het hele proces wordt online beheerd via de Finnish Immigration Service, bekend als Migri.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record kan de meest voorkomende soorten werkvergunningen in Finland sponsoren. Dit maakt het gemakkelijker voor jou om te werken voor een bedrijf dat geen eigen rechtspersoon in het land heeft.

Wat een EOR kan sponsoren:

• Verblijfsvergunning voor een werknemer (TTOL): Dit is de standaardvergunning voor werknemers met een jobaanbieding in Finland. Het is flexibel en dekt een breed scala aan banen.
• EU Blue Card: Deze vergunning is voor hooggekwalificeerde professionals die voldoen aan specifieke salaris- en opleidingsvereisten. Het biedt een pad naar langdurig verblijf in de EU.
• Specialist vergunning: Als je een expert bent in je vakgebied en naar Finland komt voor een specifieke rol, is deze vergunning een snelle optie.

Wat een EOR meestal niet kan sponsoren:

• Ondernemersvergunning: Deze vergunning is voor personen die hun eigen bedrijf willen starten in Finland. Het vereist een solide bedrijfsplan en bewijs van winstgevendheid, wat buiten het EOR-arbeidsmodel valt.
• Seizoenswerkvergunning: Dit is voor tijdelijke banen in specifieke sectoren zoals landbouw of toerisme. Deze vergunningen zijn gekoppeld aan de seizoensgebonden aard van het werk.
• Vergunningen voor zelfstandige contractors: Freelancers en zelfstandige contractors volgen een apart proces en vereisen geen werkgeverssponsoring.

Het belangrijkste is dat een EOR optreedt als je juridische werkgever. Dit betekent dat zij vergunningen kunnen sponsoren voor rollen waarin je een werknemer bent van de EOR, werkend voor een van hun klanten.

Business travel compliance

Je kunt Finland bezoeken voor korte zakelijke reizen zonder werkvergunning. Een Schengen zakenvisum stelt je in staat om tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen te blijven. Burgers van veel landen, waaronder de Verenigde Staten, kunnen voor zakelijke doeleinden tot 90 dagen zonder visum binnenkomen.

Dit type reizen is strikt voor zakelijke activiteiten. Het staat je niet toe om te werken.

Wat je kunt doen tijdens een zakenreis:

• Deelname aan interne vergaderingen en trainingen
• Ontmoeten van zakenpartners
• Naar conferenties en seminars gaan
• Contracten onderhandelen

Wat je niet kunt doen:

• Deelname aan productieve werkzaamheden die deel uitmaken van een project of dienstverlening
• Betaling ontvangen van een Finse onderneming voor uitgevoerde werkzaamheden
• Een rol vervullen die normaal door een Finse inwoner zou worden uitgevoerd

Als je activiteiten verder gaan dan het bijwonen van vergaderingen en hands-on werk, heb je een verblijfsvergunning nodig. Controleer altijd de specifieke regels voordat je reist om zeker te zijn dat je compliant bent.