In Finland is er geen specifieke wetgeving die thuiswerken regelt. In plaats daarvan ligt de basis in de bestaande arbeidswetten, waaronder de Arbeidsovereenkomstenwet (2001), de Arbeidstijdenwet (1996) en de Arbeidsomstandighedenwet (2004). Deze wetten vormen een kader voor overeenstemming tussen werkgevers en werknemers. Thuiswerkregelingen worden doorgaans geformaliseerd door middel van schriftelijke overeenkomsten waarin details zoals werktijden en bereikbaarheid, apparatuur en kosten worden gespecificeerd.

Technologische Infrastructuur

Voor een succesvolle implementatie van thuiswerken biedt de sterke technologische infrastructuur van Finland een solide basis. Dit omvat snelle internetverbindingen en een hoog niveau van digitale geletterdheid onder de Finse bevolking. Werkgevers moeten echter ook overwegen om gebruik te maken van cloudgebaseerde applicaties voor projectbeheer, documentdeling en communicatie. Het implementeren van robuuste protocollen voor cyberbeveiliging is ook essentieel om gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen terwijl werknemers op afstand werken.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Hoewel de Finse wet geen thuiswerkopties verplicht stelt, hebben werkgevers de verantwoordelijkheid om een vertrouwensvolle en productieve thuiswerkomgeving te bevorderen. Dit omvat het onderhouden van duidelijke en consistente communicatiekanalen tussen thuiswerkende werknemers en managers. Het vaststellen van duidelijke prestatiestatistieken en het regelmatig uitvoeren van prestatiebeoordelingen zorgen ervoor dat thuiswerkende werknemers effectief bijdragen en aan de verwachtingen voldoen. Werkgevers kunnen ook advies geven over het inrichten van ergonomische werkplekken thuis en pauzes aanmoedigen om burn-out te voorkomen.

Aanvullende Overwegingen

Hoewel thuiswerken flexibiliteit biedt, moeten werkgevers mogelijk virtuele ruimtes creëren of af en toe persoonlijke bijeenkomsten aanmoedigen om sociale interactie en teamcohesie te bevorderen. Het bieden van training over thuiswerktools en best practices bereidt werknemers voor op succes.

Deeltijdwerk biedt een balans tussen uren en verantwoordelijkheden. De Wet op de arbeidsovereenkomsten (2001) garandeert het recht om deeltijdwerk aan te vragen, waarbij werkgevers verplicht zijn om dergelijke verzoeken objectief te overwegen. Deeltijdwerknemers hebben recht op pro-rata voordelen, inclusief betaald verlof en ziekteverlof, gebaseerd op hun werkuren vergeleken met een voltijdwerknemer. De algemene regel is dat de werkgever de benodigde apparatuur voor het werk levert, tenzij anders is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst. Kosten die direct verband houden met deeltijdwerk, zoals reiskosten die de reguliere werkuren overschrijden, kunnen door de werkgever worden vergoed.

Flexibele werktijden: Werkschema's op maat

De Arbeidstijdenwet (1996) staat flexibele werktijden toe, waarbij werknemers hun werkuren kunnen aanpassen binnen een vooraf bepaald dagelijks of wekelijks kader. Er wordt meestal een kernperiode met verplichte aanwezigheid vastgesteld om team samenwerking en communicatie te waarborgen. Net als bij deeltijdwerk levert de werkgever doorgaans de benodigde apparatuur, tenzij anders is overeengekomen in het contract. Kosten die voortvloeien uit het flexibele werkschema, zoals extra reiskosten, kunnen afhankelijk van de overeenkomst worden vergoed.

Taakdeling: Verantwoordelijkheden delen, de werkdruk delen

De Wet op de arbeidsovereenkomsten staat taakdeling toe, waarbij twee of meer werknemers de taken en verantwoordelijkheden van één voltijdse functie delen. Taakdelingsovereenkomsten moeten duidelijk de taakverdeling, werkuren en communicatieprotocollen tussen de taakdelers definiëren. Werkgevers leveren over het algemeen één set apparatuur voor de gedeelde functie. Het delen of verdelen van de vergoeding voor kosten die verband houden met de functie (bijv. reizen) wordt bepaald door de specifieke overeenkomst tussen de werkgever en de taakdelers.

In Finland zijn werkgevers wettelijk verplicht om de gegevens van werknemers te beschermen. Deze verantwoordelijkheid is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (EU 2016/679) en de Wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in arbeidsverhoudingen (759/2004). Deze regelgevingen vereisen dat werkgevers werknemersgegevens op een wettige, eerlijke en transparante manier verwerken.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers moeten zich houden aan verschillende verplichtingen onder deze regelgevingen:

• Wettige Basis voor Verwerking: Werkgevers moeten een wettige basis hebben voor de verwerking van werknemersgegevens, zoals het nakomen van de arbeidsovereenkomst of wettelijke verplichtingen.
• Gegevensminimalisatie: Alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor werkdoeleinden mogen worden verzameld en verwerkt.
• Technische en Organisatorische Beveiliging: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om de veiligheid van werknemersgegevens te waarborgen, waaronder toegangscontroles en encryptie.
• Melding van Gegevensinbreuk: In geval van een gegevensinbreuk zijn werkgevers verplicht deze binnen 72 uur te melden aan de Finse Gegevensbeschermingsautoriteit (FDO) als deze een hoog risico vormt voor de rechten en vrijheden van individuen.

Rechten van Werknemers

Finse werknemers die op afstand werken hebben verschillende gegevensbeschermingsrechten onder de AVG:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard.
• Recht op Rectificatie: Werknemers hebben het recht om correctie van onjuiste of onvolledige persoonlijke gegevens te verzoeken.
• Recht op Verwijdering (Recht om Vergeten te Worden): Onder bepaalde omstandigheden kunnen werknemers verzoeken om verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

Deze rechten stellen werknemers in staat om controle te houden over hun gegevens en de nauwkeurigheid ervan te waarborgen.

Beste Praktijken voor Veilig Thuiswerken

Om een veilige thuiswerkomgeving te creëren, kunnen werkgevers en werknemers de volgende beste praktijken volgen:

• Gegevensbeveiligingstraining: Bied training aan werknemers over gegevensbeschermingsprincipes, veilige gegevensverwerkingspraktijken en het herkennen van phishingpogingen.
• Toegangscontroles: Implementeer toegangscontroles die de toegang tot bedrijfsgegevens beperken tot geautoriseerd personeel. Gebruik sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie.
• Gegevensencryptie: Versleutel gevoelige gegevens in rust en tijdens transport om het risico op ongeautoriseerde toegang bij een inbreuk te minimaliseren.
• Duidelijke Beleid: Stel duidelijke en uitgebreide gegevensbeschermingsbeleid op die de procedures voor gegevensverwerking, acceptabel gebruik van bedrijfsapparatuur en meldingsverplichtingen met betrekking tot gegevensbeveiligingsincidenten beschrijven.
• Mogelijkheden voor Remote Wiping: Overweeg het implementeren van mogelijkheden voor remote wiping op door het bedrijf uitgegeven apparaten om gevoelige gegevens te beschermen bij verlies of diefstal.