Employer of Record in Vietnam

Le aziende internazionali interessate ad entrare nel mercato dell’Asia meridionale si concentrano sul Vietnam per diverse ragioni. Innanzitutto, la posizione strategica. La Cina, la Thailandia e le Filippine sono vicine, rendendo le attività economiche transfrontaliere più economiche. In secondo luogo, il paese dispone di una popolazione di talenti giovane e diversificata, con un numero crescente di esperti nei settori tecnologico, shared services e digital manufacturing.

Le aziende entrano in Vietnam come parte di una strategia China+1 (dove i Paesi diversificano le proprie catene di fornitura creando hub in tutto il Sud-Est asiatico) perché la crescita del PIL del paese è rimasta costante nel corso dell’ultimo decennio.

Il Vietnam compete con altri paesi ASEAN per gli investimenti esteri, tuttavia il paese ha il vantaggio competitivo perché dispone di una forza lavoro più ampia da cui attingere competenze. Paesi come la Malaysia si concentrano pesantemente sulle industrie high-tech, ma il Vietnam si specializza in industrie ad alta intensità di manodopera, con uno stipendio mensile medio vietnamita di $290. Le aziende straniere possono anche usufruire di incentivi all’investimento come tax break e processi aziendali semplificati.

Attualmente, il Sud è il luogo dove si concentra la maggior parte del potere industriale del Vietnam. A Ho Chi Minh City ci sono circa 4,93 milioni di lavoratori. Gli sforzi educativi sono focalizzati su AI, automazione e industrie della conoscenza, con l’obiettivo di produrre 1 milione di nuovi lavoratori entro il 2030. Il più grande vantaggio per le aziende è la possibilità di costruire un intero team in Vietnam, combinando vendite, tecnologia, supporto back office e supporto clienti a un costo di assunzione contenuto.

La legge sull’occupazione vietnamita richiede che le aziende siano registrate come entità legali per poter impiegare cittadini. In Vietnam ciò può richiedere tempo, ma se il vostro obiettivo è testare il mercato o entrare rapidamente senza istituire una società in Vietnam, allora un Employer of Record (EOR) è un’alternativa valida. Collaborare con un EOR, come Rivermate, aiuta a impiegare talenti locali e a rispettare la legge vietnamita.

Come Funziona un Employer of Record (EOR) in Vietnam

Usare un EOR in Vietnam semplifica il processo di assunzione. Ecco come funziona di solito:

1. Trovi il candidato. Recluti e selezioni la persona più adatta al lavoro.
2. L’EOR assume il tuo candidato. L’EOR assume legalmente il dipendente in Vietnam attraverso un contratto di lavoro locale conforme alle normative.
3. Inizia l’inserimento. L’EOR gestisce l’intero processo di onboarding. Ciò include la raccolta dei documenti necessari e l’assicurarsi che tutti i requisiti legali siano soddisfatti. L’intero processo richiede tra 1-3 settimane, ma se è coinvolta anche l’immigrazione può durare tra 8-12 settimane.
4. L’EOR si occupa di HR e Payroll. L’EOR si prende cura di tutta la gestione delle buste paga, ritenute fiscali, contributi previdenziali e amministrazione dei benefits secondo la legge vietnamita.
5. Gestisci il tuo dipendente. Ti occupi delle attività e responsabilità quotidiane del dipendente. L’EOR rimane il datore di lavoro legale, ma tu controlli il lavoro.

Perché usare un Employer of Record in Vietnam

Un EOR offre una soluzione pratica per le aziende che desiderano assumere in Vietnam. Risparmia tempi e costi significativi per l’istituzione di una entità legale nel Paese. Questo ti consente di entrare nel mercato e avviare le operazioni molto più rapidamente.

Ecco alcuni benefici principali:

• Entrare nel Mercato Velocemente. Puoi assumere dipendenti e iniziare a lavorare in Vietnam in pochi giorni anziché mesi.
• Garantire la Conformità Legale. Gli EOR sono esperti in diritto del lavoro vietnamita. Si assicurano che i tuoi contratti di lavoro, paghe e benefits siano pienamente conformi alle normative locali.
• Ridurre i Costi. Eviti i costi elevati associati alla registrazione di una società, agli onorari legali e all’implementazione di infrastrutture HR locali.
• Offrire Benefits Competitivi. Un EOR può fornire ai tuoi dipendenti pacchetti di benefits completi, aiutandoti ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Semplificare le Risorse Umane e l’Amministrazione. Ti solleva dalle complesse attività amministrative come l’elaborazione delle buste paga, la dichiarazione dei redditi e la gestione dei contributi statutari.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Vietnam includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Vietnam.

Il mercato del lavoro in Vietnam è un mix di lavori a bassa retribuzione, lavoratori a termine, freelancers, dipendenti permanenti e contractors indipendenti. Questo offre alle aziende internazionali molteplici opzioni per assumere dipendenti vietnamiti.

I permessi di lavoro per i lavoratori stranieri possono essere lenti da ottenere. Se si inviano remote workers in Vietnam, sarà necessario concedersi almeno 8-12 settimane per finalizzare la documentazione. Una volta approvato, il permesso di lavoro è valido fino a 2 anni.

I benefici di legge in Vietnam sono regolati dal Labor Code 2019. Questi benefici includono contributi a previdenza sociale e sanità, ferie annuali retribuite, 11 festività pubbliche, malattia e maternità di legge, e indennità di licenziamento. Esiste una ‘cultura dei bonus’ in cui le aziende offrono uno stipendio di 13 mesi. Le aziende straniere devono considerare questi benefici quando calcolano il costo totale dell’occupazione in Vietnam.

Sebbene il Vietnam sia attraente per i suoi bassi costi di impiego, i datori di lavoro alle prime armi dovranno comunque seguire attentamente le leggi e le regolamentazioni sul lavoro, inclusi orari di lavoro e ferie retribuite.

I contratti di lavoro in Vietnam possono essere permanenti o a termine (fino a 36 mesi). È consigliabile mettere tutte le offerte di lavoro per iscritto per proteggere la propria azienda da multe o sanzioni in caso di non conformità.

Contratti di lavoro & clausole obbligatorie

Quando si assume un dipendente in Vietnam, è necessario un contratto di lavoro scritto. Questo è un requisito legale e protegge sia te sia il tuo dipendente. Gli accordi verbali sono ammessi solo per lavori di durata inferiore a un mese.

Esistono due principali tipi di contratti di lavoro in Vietnam:

• A tempo indeterminato: Questo tipo di contratto non ha una data di fine.
• A tempo determinato: Questo contratto ha una data di fine specifica, fino a 36 mesi. Puoi rinnovare un contratto a termine determinato una sola volta. Dopo, diventa automaticamente un contratto a tempo indeterminato.

I tuoi contratti di lavoro devono includere alcune clausole chiave per essere conformi alla legge vietnamita. Considerale come i non negoziabili.

Periodi di prova

Un periodo di prova è un buon modo per verificare se un nuovo assunto è adatto alla tua azienda. In Vietnam, puoi includere un periodo di prova nel contratto di lavoro, ma ci sono regole sulla sua durata. La lunghezza del periodo di prova dipende dal tipo di lavoro:

• 180 giorni: Per posizioni dirigenziali d’impresa.
• 60 giorni: Per lavori che richiedono un diploma universitario o superiore.
• 30 giorni: Per lavori che richiedono certificati professionali intermedi o per lavoratori specializzati.
• 6 giorni lavorativi: Per tutti gli altri lavori.

Durante il periodo di prova, devi pagare al dipendente almeno l’85% del suo stipendio regolare.

Orari di lavoro & straordinari

Gli orari di lavoro standard in Vietnam sono 8 ore al giorno e 48 ore alla settimana. Devi concedere ai tuoi dipendenti almeno un giorno di riposo completo ogni settimana.

Gli straordinari sono consentiti, ma ci sono limiti. Il totale delle ore lavorative, inclusi gli straordinari, non può superare le 12 ore al giorno e le 40 ore al mese. Il limite annuale di straordinari è generalmente di 200 ore, ma può essere esteso a 300 ore in alcuni settori specifici.

Devi anche pagare ai tuoi dipendenti un supplemento per il lavoro straordinario. Ecco come si suddivide:

• Feriali: Almeno il 150% del loro compenso normale.
• Fine settimana: Almeno il 200% del loro compenso normale.
• Festività pubbliche: Almeno il 300% del loro compenso normale.

Festività pubbliche e regionali

I tuoi dipendenti in Vietnam hanno diritto a ferie retribuite per le festività pubbliche. È una buona idea conoscere queste date in modo da pianificare il calendario lavorativo di conseguenza.

Ecco le festività pubbliche per il 2025:

Assunzione di contractors in Vietnam

Rispetto ad alcuni vicini, il Vietnam non è un ambiente molto friendly per i contractor. Tuttavia, questa situazione sta lentamente cambiando grazie alla rivoluzione dell’industria dell’AI che sta modificando il panorama lavorativo. Tradizionalmente, i lavoratori hanno svolto lavori nelle industrie manifatturiere, che rappresentano la maggior parte del PIL vietnamita.

Come in altri paesi della regione ASEAN, il lavoro di contractor deve essere chiaramente definito, e la maggior parte dei contratti non può essere estesa oltre i 36 mesi.

La classificazione errata di un employee come contractor può portare a problemi seri, tra cui:

• Pagamenti arretrati per i contributi a previdenza sociale.
• Pagamento dei benefits ai dipendenti spettanti.
• Multe da parte delle autorità fiscali e del lavoro.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti ad evitare questi rischi. Un EOR può assumere legalmente dipendenti per tuo conto in Vietnam, garantendo la conformità a tutte le leggi sul lavoro locali. In questo modo, puoi assumere il talento di cui hai bisogno senza complicazioni legali.

Navigating compensation and payroll in Vietnam requires a clear understanding of local rules. You'll find that salaries are negotiated between you and your employees, but they cannot fall below the government-mandated minimum wage. All payments to employees must be made in Vietnamese Dong (VND). Your typical monthly salary packages will include the gross salary and mandatory insurance contributions.

Cicli di paga & struttura salariale

In Vietnam, you will generally pay your employees on a monthly basis. It's common to offer a 13^ème^ mese bonus to employees, although it is not required by law.

Your employees' salary structure will consist of:

• Gross Salary: The total amount before any deductions are made.
• Net Salary: The amount an employee takes home after all deductions.
• Basic Salary: This typically makes up a significant portion of the gross salary.
• Allowances and Bonuses: These can be included to attract and retain talent.

Ore straordinarie & minimi

The standard workweek in Vietnam is 48 hours, typically spread over six days. Any hours worked beyond this are considered overtime. Overtime pay rates are:

• 150% of the regular wage for extra hours on a normal workday.
• 200% for work on weekends.
• 300% for work on public holidays.

Vietnam's minimum wage varies by region. As of 2026, the monthly minimum wages range from VND 3,700,000 to VND 5,310,000, depending on the location.

Tasse e contributi del datore di lavoro

As an Employer of Record in Vietnam, you are required to make several contributions on behalf of your Employees. These are calculated as a percentage of the employee's gross salary.

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Tasse e detrazioni dei dipendenti

Your Employees also contribute to social security funds from their gross salary. You are responsible for deducting these amounts during payroll processing. Vietnam has a progressive income tax system, with rates ranging from 5% to 35%.

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In Vietnam, offrire forti vantaggi e congedi ai dipendenti è fondamentale per attrarre e fidelizzare il talento migliore. Le leggi sul lavoro del paese stabiliscono requisiti minimi per tutti gli Employer of Record. Comprendere queste regole è il primo passo per costruire un pacchetto di benefici competitivo che favorisca la crescita della tua azienda.

Congedo di legge

La legge sul lavoro vietnamita richiede ai Employer of Record di fornire diversi tipi di congedo retribuito.

• Congedo annuale: I dipendenti che hanno lavorato per 12 mesi hanno diritto a 12 giorni di congedo retribuito. Questo aumento di un giorno ogni cinque anni di servizio con lo stesso Employer of Record.
• Congedo per malattia: I dipendenti possono prendere un congedo per malattia e ricevere una parte dello stipendio dal fondo di assicurazione sociale. Il numero di giorni dipende dal tempo di contribuzione al fondo, partendo da 30 giorni all'anno per chi ha versato contributi per meno di 15 anni.
• Congedo di maternità: Le dipendenti donne ottengono sei mesi di congedo di maternità interamente retribuito, coperto dal sistema di assicurazione sociale.
• Congedo di paternità: I padri ricevono almeno cinque giorni lavorativi di congedo retribuito dopo la nascita di un bambino.

Festività pubbliche e festività regionali

I dipendenti in Vietnam hanno diritto a giorni di riposo retribuiti per le festività pubbliche. Se una festività cade nel fine settimana, di solito viene concessa un giorno di riposo nel giorno della settimana successivo.

Benefici supplementari tipici

Oltre ai benefici richiesti dalla legge, molte aziende offrono vantaggi extra per rimanere competitive. Ecco uno sguardo ai benefici richiesti e ai più comuni benefici supplementari.

Come un EOR può aiutare nell'impostazione dei benefici

Impostare i benefici ai dipendenti in un nuovo paese può essere complesso. Un Employer of Record (EOR) semplifica questo processo per te. Un EOR funge da datore di lavoro legale per il tuo personale in Vietnam, assumendosi le responsabilità di paga, tasse, benefici e conformità.

Ecco come un EOR può aiutarti:

• Garantire la conformità: Un EOR rimane aggiornato sulle leggi sul lavoro del Vietnam, così tu non devi farlo. Si assicura che i tuoi pacchetti di benefici rispettino tutti i requisiti legali.
• Gestire i benefici: Un EOR gestisce tutto, dall'assicurazione sanitaria ai congedi retribuiti, risparmiandoti tempo e lavoro amministrativo.
• Offrire pacchetti competitivi: Gli EOR hanno conoscenza del mercato locale. Possono aiutarti a creare pacchetti di benefici che attraggano i migliori talenti in Vietnam.
• Semplificare la gestione delle paghe: Un EOR si occupa di tutta l'elaborazione delle paghe e delle detrazioni fiscali relative ai benefici.

Utilizzare un EOR ti permette di concentrarti sulle operazioni principali della tua azienda mentre garantisci ai tuoi dipendenti benefici conformi e competitivi.

Terminare un rapporto di lavoro in Vietnam ha regole specifiche che devi seguire. Il processo deve essere gestito con attenzione per rimanere conforme alle leggi del lavoro locali. Quando un contratto si conclude, devi fornire al dipendente una comunicazione scritta. Questa lettera dovrebbe spiegare perché il rapporto di lavoro si sta terminando, la data finale e i dettagli relativi ai pagamenti finali come le ferie non godute o il indennizzo di fine rapporto. Una comunicazione chiara e il rispetto delle procedure corrette ti aiutano a evitare problemi legali.

Periodi di preavviso

Devi fornire un preavviso scritto prima della cessazione. La durata del periodo di preavviso dipende dal tipo di contratto di lavoro.

Non è richiesto alcun preavviso durante il periodo di prova.

Indennizzo di fine rapporto

I dipendenti che hanno lavorato per te per 12 mesi o più di solito hanno diritto all’indennizzo di fine rapporto. L’importo del pagamento è metà di uno stipendio mensile per ogni anno di servizio. Devi effettuare tutti i pagamenti finali, compreso l’indennizzo, entro 14 giorni lavorativi dall’ultimo giorno del dipendente. In alcuni casi speciali, questa scadenza può essere estesa fino a 30 giorni.

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Navigare tra le terminazioni dei rapporti di lavoro in un paese diverso può essere complesso. Noi ci assicuriamo che l’intero processo di fuoriuscita venga gestito correttamente e in conformità con la legge vietnamita.

Ecco come aiutiamo:

• Documentazione: Prepariamo e gestiamo tutti i documenti necessari per la cessazione, garantendo che rispettino gli standard legali.
• Payroll Finale: Calcoliamo ed elaboriamo tutti i pagamenti finali, inclusi stipendio, ferie non usufruite e eventuali indennizzi richiesti.
• Conformità: Assicuriamo che ogni passo del processo di cessazione segua le ultime leggi sul lavoro per minimizzare i rischi legali per la tua azienda.
• Comunicazione Chiara: Aiutiamo a gestire la comunicazione con il dipendente uscente per garantire una uscita professionale e senza problemi.

Navigating the panorama dei visti e dei permessi di lavoro in Vietnam può sembrare complesso. La chiave è comprendere la differenza tra un permesso di lavoro, che autorizza a lavorare, e un visto, che permette di entrare e soggiornare nel paese. Per qualsiasi straniero che desideri lavorare in Vietnam per un periodo prolungato, un permesso di lavoro è essenziale ed è la base per ottenere un visto di lavoro a lungo termine. Il processo di solito prevede che il tuo datore di lavoro giustifichi la necessità di assumere un lavoratore straniero rispetto a un candidato locale.

Visti per l'occupazione & realtà dello sponsorship

Un Employer of Record (EOR) può essere il tuo datore di lavoro legale in Vietnam, gestendo le complessità dei permessi di lavoro e dello sponsorship del visto. Questa è una soluzione pratica se la tua azienda non ha una entità legale nel paese. L'EOR si assume la responsabilità di garantirti la conformità alle leggi sul lavoro locali, gestendo il tuo stipendio, le tasse e i benefit.

Tuttavia, ci sono realtà da considerare:

• Cosa può sponsorizzare un EOR: Un EOR può sponsorizzare un permesso di lavoro per professionisti qualificati in ruoli che soddisfano i requisiti legali del Vietnam. Questo solitamente include manager, dirigenti, specialisti e tecnici. L'EOR ti guiderà attraverso la documentazione necessaria, che spesso comprende il tuo titolo di studio, la prova di esperienza lavorativa rilevante, un controllo sanitario e un certificato penale pulito.

• Cosa probabilmente un EOR non può sponsorizzare: Un EOR non è una bacchetta magica. Operano nel rispetto della legge vietnamita e sono soggetti a controlli. Sponsorizzazioni per ruoli che non sembrano richiedere un esperto straniero o per individui che non possiedono le qualifiche adeguate saranno probabilmente infruttuose. Potrebbero inoltre esserci limitazioni dovute a quote di visti eventualmente in vigore.

• Percorsi pratici: Per molti, il percorso più diretto è avere un'offerta di lavoro legittima da parte di un'azienda che poi utilizza un EOR per gestire le formalità di assunzione. Per i freelancers o coloro con accordi di lavoro più indipendenti, è emersa un'opzione chiamata "Personal EOR". Questo comporta il pagamento di un'entità locale per essere legalmente impiegati, permettendo così di ottenere un permesso di lavoro e assicurare il proprio soggiorno di lungo periodo.

Conformità ai viaggi d'affari

Per viaggi d'affari di breve durata, è fondamentale utilizzare il visto corretto e seguire le regole per evitare complicazioni.

• Il visto giusto per affari: Il visto DN è progettato per attività legate agli affari come riunioni, firma di contratti o ricerche di mercato. È sponsorizzato dalla società vietnamita che si visita. Questo formalizza la visita e semplifica la conformità.

• Il problema con le e-visas per affari: Sebbene conveniente, l'uso dell'e-visa per scopi di affari sta ricevendo un controllo sempre maggiore. Sono auto-sponsorizzate e, se si collabora con una società locale, le autorità immigratorie si aspettano che si abbia un visto DN sponsorizzato da un host. Utilizzare ripetutamente le e-visas per viaggi di lavoro può sollevare sospetti e potrebbe portare a rifiuti del visto.

• Passi chiave di conformità:

  • Ottenere un visto DN sponsorizzato: Questa è l'approccio raccomandato per qualsiasi viaggio di affari che coinvolga un'entità locale.
  • Dichiarare lo scopo: Se si utilizza un e-visa, è necessario dichiarare chiaramente "business" come motivo di ingresso.
  • Registrare il soggiorno: Il proprietario dell'immobile è responsabile di registrare il soggiorno temporaneo con la polizia locale, ma è importante assicurarsi che ciò venga fatto. Un visto DN sponsorizzato da un host rende questo processo più semplice.