Employer of Record in Pays-Bas

Un Employer of Record (EOR) aux Pays-Bas est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe aux Pays-Bas sans créer une entité locale. Un EOR gère toutes les tâches RH locales, comme la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail néerlandaises. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Si vous recherchez un fournisseur d'EOR, vous pouvez consulter Rivermate.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) aux Pays-Bas

Utiliser un EOR aux Pays-Bas simplifie le recrutement et la gestion des employés. Voici comment cela fonctionne :

• Vous Trouvez le Candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher aux Pays-Bas.
• L'EOR Embauche Votre Candidat : L'EOR embauche légalement l’employé via un contrat de travail local conforme.
• Intégration et Gestion RH : L'EOR gère toutes les fonctions RH. Cela inclut la paie, la retenue d'impôt, l’administration des avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail néerlandaises.
• Vous Gérez Votre Employé : Vous gérez le travail quotidien et les responsabilités de votre employé. L'EOR s’occupe de la partie légale et administrative de l’emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record aux Pays-Bas

Utiliser un EOR aux Pays-Bas offre une solution pratique pour développer votre activité et recruter des talents sans les complexités de la création d’une entité légale. Cela vous fait gagner du temps et des ressources, vous permettant de vous concentrer sur vos opérations principales.

Voici quelques avantages clés de l’utilisation d’un EOR :

• Entrée Plus Rapide sur le Marché : Vous pouvez embaucher des employés et commencer vos opérations aux Pays-Bas beaucoup plus rapidement que si vous deviez créer votre propre entreprise.
• Conformité avec la Loi Néerlandaise : Les EOR sont experts en lois et régulations du travail néerlandaises. Ils garantissent que vos pratiques d’emploi sont entièrement conformes, réduisant ainsi vos risques légaux.
• Paie et Taxes Simplifiées : L'EOR s’occupe de tout le traitement de la paie, des déductions fiscales et des contributions sociales. Cela vous évite de naviguer dans un système étranger complexe.
• Forfaits d’Avantages Attractifs : Les EOR peuvent souvent proposer des packages d’avantages sociaux compétitifs pour vos employés, vous aidant à attirer et fidéliser les meilleurs talents.
• Économies de Coûts : Vous évitez les coûts élevés liés à la création et à la maintenance d’une entité légale aux Pays-Bas.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Pays-Bas comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Pays-Bas.

L'embauche aux Pays-Bas est une option attrayante pour de nombreuses entreprises, grâce à sa main-d'œuvre hautement qualifiée, multilingue et à son économie prospère. Le marché du travail néerlandais regorge de professionnels dans des secteurs tels que l'informatique, l'ingénierie et la finance. Pour réussir à embaucher aux Pays-Bas, il est essentiel de comprendre les lois du travail locales et les normes culturelles. Les Néerlandais valorisent la communication directe, la ponctualité et un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé aux Pays-Bas, vous devez fournir un contrat de travail écrit. Cela garantit la clarté pour vous et votre employé. Selon le Code civil néerlandais, certains détails essentiels doivent être inclus dans le contrat.

Types de contrats de travail :

• Contrat à durée indéterminée : Il s'agit d'un contrat permanent sans date de fin. Il offre la plus grande sécurité de l'emploi.
• Contrat à durée déterminée : Ce contrat a une date de fin précise. Un contrat à durée déterminée peut devenir automatiquement un contrat à durée indéterminée après trois contrats consécutifs ou si la relation de travail dépasse 36 mois.

Clauses indispensables :

Vos contrats de travail doivent inclure les détails suivants :

• Coordonnées des parties : Nom et adresse de votre entreprise, ainsi que le nom et l'adresse de l'employé.
• Description du poste : Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l'employé.
• Date de début : La date à laquelle l'emploi commence.
• Heures de travail : Le nombre d'heures que l'employé est censé travailler par semaine.
• Salaire : Le salaire brut et la date de paiement.
• Droit aux congés : Les employés ont droit à un minimum de quatre fois leur horaire hebdomadaire en congé payé par an.

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai dans un contrat de travail pour évaluer l'adaptabilité d'un nouvel employé au poste. Pendant cette période, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat sans préavis.

Voici les règles concernant les périodes d'essai aux Pays-Bas :

Une période d'essai n'est valable que si elle est convenue par écrit entre vous et l'employé.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La loi sur les heures de travail aux Pays-Bas fixe des limites sur le nombre d'heures que vos employés peuvent travailler. Cela vise à protéger leur santé et leur bien-être.

• Heures de travail maximales : Un employé peut travailler jusqu'à 12 heures par jour et 60 heures par semaine.
• Moyenne à long terme : Sur une période de 16 semaines, un employé ne peut pas travailler en moyenne plus de 48 heures par semaine.
• Heures supplémentaires : La législation néerlandaise n'a pas de règles spécifiques pour la rémunération des heures supplémentaires. Toute disposition concernant la compensation des heures supplémentaires doit être précisée dans le contrat de travail ou une convention collective.

Jours fériés & jours régionaux

Les Pays-Bas disposent de plusieurs jours fériés officiels. Cependant, il n'existe aucune loi qui impose aux employés de bénéficier d'un jour de congé lors de ces journées. La décision concernant le jour de repos dépend du contrat de travail ou de la convention collective.

Jours fériés en 2025 :

• Jour de l'An : 1er janvier
• Vendredi saint : 18 avril
• Dimanche et lundi de Pâques : 20 & 21 avril
• Fête nationale : 26 avril
• Jour de la libération : 5 mai
• Ascension : 29 mai
• Pentecôte dimanche & lundi : 8 & 9 juin
• Noël & Boxing Day : 25 & 26 décembre

Embauche de contractors aux Pays-Bas

L'embauche de contractors indépendants, ou ZZP'ers, aux Pays-Bas peut être une méthode flexible pour apporter des compétences spécialisées. Cependant, il faut faire attention à la méconnaissance du statut de travailleur. Les autorités néerlandaises sont strictes pour garantir que les contractors sont réellement indépendants et non des « employés déguisés ».

Une erreur de classification peut entraîner des pénalités financières importantes, notamment le paiement rétroactif des taxes et cotisations sociales. La distinction principale entre un employé et un contractor indépendant réside dans le niveau d'autorité et de supervision. Un contractor doit avoir une autonomie sur son travail et la manière dont il l'exécute.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter les risques liés à une mauvaise classification. Un EOR embauche légalement le travailleur en votre nom, en assumant toutes les responsabilités d'employeur. Cela garantit la conformité avec le droit du travail néerlandais tout en vous permettant de bénéficier de l'expertise du contractor. Utiliser un EOR élimine l'ambiguïté du statut du travailleur et vous protège contre d'éventuels problèmes juridiques.

Naviguer dans la compensation et la paie aux Pays-Bas est simple lorsque vous comprenez les composants clés. Le système est bien réglementé, garantissant l'équité tant pour vous que pour vos employés. Il repose sur des principes de paiement en temps voulu, de déductions claires et de contributions partagées à la sécurité sociale. Ce guide décompose ce que vous devez savoir pour gérer la paie en toute confiance.

Cycles de paie & structure des salaires

Aux Pays-Bas, le cycle de paie est généralement mensuel. Vous payez vos employés pour leur travail entre le premier et le dernier jour du mois, le paiement étant généralement effectué le dernier jour.

Un aspect unique de la rémunération néerlandaise est l’allocation de vacances obligatoire. Vous devez verser à vos employés une prime d’au moins 8 % de leur salaire annuel brut. Celle-ci est habituellement versée en mai.

Heures supplémentaires & minima

Le gouvernement néerlandais fixe un salaire horaire minimum. Pour les employés de 21 ans et plus, il s'agit du taux standard. Les jeunes employés ont leurs propres taux minimum inférieurs. Ces taux sont régulièrement mis à jour, il est donc important de rester informé.

Bien qu'il n'y ait pas de taux d'heures supplémentaires universels et légalement obligatoires, tout accord concernant les heures supplémentaires est généralement défini dans le contrat de l'employé ou une convention collective de travail (CLA).

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'Employer of Record, vous êtes responsable de la retenue et du paiement de plusieurs taxes et contributions sociales. Ceux-ci sont calculés sur le salaire brut de votre Employé. Les taxes et contributions de l'EOR financent des programmes tels que l’assurance chômage, les prestations d’invalidité et la pension d’État selon la loi sur les pensions (AOW).

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également au système par des déductions sur leur salaire. La déduction principale est la taxe sur la paie, qui combine l'impôt sur le revenu et les contributions à l’assurance nationale.

Le système de l'impôt sur le revenu est progressif, ce qui signifie que les revenus plus élevés paient un pourcentage plus important.

Aux Pays-Bas, vous trouverez un fort accent sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela se reflète dans l'approche du pays en matière d'avantages pour les employés et de congés. Le système est conçu pour vous apporter la tranquillité d'esprit, avec une base solide d'avantages obligatoires et la flexibilité pour les entreprises d'offrir davantage. Vous pouvez vous attendre à une quantité généreuse de congés payés, un soutien en cas de maladie et des congés pour des événements importants de la vie.

Congé légal

La législation néerlandaise établit le minimum de congés auxquels vous avez droit.

• Congé annuel : Vous avez droit à au moins quatre fois votre temps de travail hebdomadaire en jours de congé payés par an. Donc, si vous travaillez 40 heures par semaine, vous avez droit à 20 jours de congé payé.
• Indemnité de holiday allowance : Vous recevrez une indemnité de vacances, qui représente au moins 8 % de votre salaire annuel brut. La plupart des employeurs la versent en mai ou juin.
• Congé de maladie : Si vous ne pouvez pas travailler en raison d'une maladie, vous avez droit à jusqu'à deux ans de congé maladie. Votre employeur doit payer au moins 70 % de votre salaire pendant cette période.
• Congé de maternité : Les femmes enceintes ont droit à au moins 16 semaines de congé de maternité payé.
• Congé de paternité : Les partenaires reçoivent une semaine de congé payé après la naissance de leur enfant.
• Congé parental : Chaque parent peut prendre jusqu'à 26 semaines de congé parental par enfant. Neuf de ces semaines sont partiellement rémunérées si prises dans la première année de l'enfant.
• Congé d'urgence : Vous pouvez prendre un court congé payé pour des situations personnelles urgentes et imprévues.

Congés publics & congés régionaux

Les Pays-Bas disposent de plusieurs jours fériés, mais un jour de repos n'est pas toujours garanti par la loi. Votre droit à un jour de congé payé lors d'un jour férié dépend de votre convention collective ou contrat de travail.

Bien que certains événements régionaux comme le Carnaval dans le sud soient largement célébrés, ils ne sont pas des jours fériés officiels.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises aux Pays-Bas offrent plus que le minimum légal pour attirer et retenir les employés.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d'avantages concurrentiel dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR dispose déjà d'une entité légale aux Pays-Bas. Ils comprennent les lois locales et les attentes des employés. Ils peuvent vous conseiller sur ce qui constitue un package d'avantages compétitif et gérer l'administration. Cela inclut tout, du paiement des salaires et des indemnités de holiday allowance aux contributions de pension et à l'assurance santé. Utiliser un EOR vous aide à offrir des avantages attractifs à vos employés aux Pays-Bas sans le tracas de naviguer dans le système local vous-même.

Lorsque votre entreprise aux Pays-Bas doit se séparer d’un employé, le processus est plus structuré que ce à quoi vous êtes peut-être habitué. La loi néerlandaise définit des règles spécifiques pour la résiliation et l’offboarding afin d’assurer l’équité tant pour vous que pour votre employé. Vous ne pouvez pas simplement licencier quelqu’un. En général, vous avez besoin d’une raison valable et, dans de nombreux cas, de l’autorisation d’une agence gouvernementale ou d’un tribunal. Le processus implique des périodes de préavis claires, un éventuel indemnité de licenciement, et une documentation spécifique.

Périodes de préavis

Lorsque vous décidez de résilier un contrat de travail, vous devez fournir à l’employé une période de préavis légale. La durée de cette période dépend de la durée d’emploi de l’employé dans votre entreprise. Considérez-la comme une piste d’atterrissage, donnant à votre employé le temps de se préparer pour sa prochaine étape.

Les périodes de préavis sont simples :

• Moins de 5 ans d’ancienneté : 1 mois
• De 5 à 10 ans d’ancienneté : 2 mois
• De 10 à 15 ans d’ancienneté : 3 mois
• Plus de 15 ans d’ancienneté : 4 mois

Vous devez donner ce préavis par écrit, et celui-ci commence généralement au début du mois civil suivant.

Indemnité de licenciement

Aux Pays-Bas, l’indemnité de licenciement est appelée "transition compensation" (transitievergoeding). Si vous initiez la résiliation, vous êtes généralement tenu de la verser à votre employé partant. Ce paiement a pour but de l’aider à faire la transition vers un nouvel emploi.

Voici comment cela fonctionne :

• Éligibilité : Un employé a droit à une transition compensation dès son premier jour d’emploi. Cela s’applique qu’il s’agisse d’un contrat permanent ou à durée déterminée. L’essentiel est que vous, l’employeur, mettez fin à la relation.
• Calcul : Le montant est basé sur la durée de service de l’employé et son salaire mensuel brut. Pour chaque année d’ancienneté, l’employé reçoit un tiers de son salaire mensuel brut.
• Montant maximum : Il existe un plafond pour la transition compensation. En 2025, il s’élève à 98 000 €, ou un salaire annuel complet si ce montant est plus élevé.

Il y a quelques exceptions. Par exemple, vous n’avez généralement pas à payer la transition compensation si l’employé est licencié pour faute grave.

Comment Rivermate gère les sorties conformes

Naviguer dans les détails du droit du travail néerlandais peut être complexe. C’est là que nous intervenons. Chez Rivermate, nous gérons tout le processus d’offboarding pour que tout soit fait correctement et dans le respect.

Voici comment nous simplifions les sorties conformes pour vous :

• Processus clair : Nous gérons toutes les étapes nécessaires, de la détermination du préavis correct au calcul des paiements finaux.
• Documentation appropriée : Nous préparons tous les documents requis, tels que le dernier bulletin de salaire et une lettre de licenciement écrite précisant clairement les motifs du licenciement.
• Paiements de transition : Nous calculons et traitons la transition compensation correcte, pour que vous respectiez vos obligations légales.
• Expertise locale : Notre équipe connaît les subtilités du droit du travail néerlandais, y compris l’obligation d’obtenir l’approbation de l’Agence nationale de l’assurance maladie (UWV) ou du tribunal de district pour certains types de résiliations.

Nous prenons en charge la charge administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre entreprise et votre équipe. Nous garantissons un processus fluide, conforme et équitable pour toutes les parties impliquées.

Naviguer dans le monde des visas et des permis de travail aux Pays-Bas peut sembler complexe. Ce guide décompose ce que vous devez savoir, que vous cherchiez à embaucher quelqu’un à long terme ou que vous planifiiez simplement un court voyage d’affaires. Nous vous guiderons à travers l’essentiel des visas de travail, comment un Employer of Record (EOR) peut vous aider, et les règles pour les voyages d’affaires à court terme.

Réalités liées aux visas d’emploi et au sponsoring

Lors de l’embauche de citoyens hors UE/EEE aux Pays-Bas, vous devrez généralement obtenir un permis de travail. Les deux principaux types sont le permis unique (GVVA) pour les séjours de plus de 90 jours et le permis de travail à court terme (TWV) pour des séjours jusqu’à 90 jours. Votre rôle en tant qu’employeur est crucial dans ce processus, car vous êtes responsable de faire les demandes pour ces permis au nom de votre employé.

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique, surtout si vous ne disposez pas d’une entité juridique aux Pays-Bas. Un EOR peut embaucher et sponsoriser légalement des travailleurs en votre nom. Cela est particulièrement utile pour l’embauche de migrants hautement qualifiés.

Cependant, soyez conscient de certaines réalités importantes :

• Sponsoring reconnu : Pour sponsoriser des migrants hautement qualifiés, un employeur (ou EOR) doit être un « sponsor reconnu » auprès de l’Indication Services Immigration et Naturalisation (IND). Ce statut facilite le processus de candidature.
• Changements à venir pour les EOR : Le gouvernement néerlandais introduit de nouvelles règles qui impacteront les arrangements EOR. Ces changements, attendus en 2025, incluent :
  • Une limite de deux ans sur les permis de travail sponsorisés par EOR, sans option de renouvellement.
  • Une nouvelle exigence pour l’entreprise où l’employé travaille réellement (l’« employeur de fait ») de devenir également un sponsor reconnu.
• Ce qu’un EOR ne peut généralement pas sponsoriser : Bien que les EOR soient une solution flexible, ils peuvent avoir des limitations. Par exemple, ils ne peuvent pas sponsoriser des stagiaires ou certains types de trainees, car ces derniers relèvent souvent de catégories d’immigration différentes avec des exigences spécifiques qu’une structure EOR pourrait ne pas pouvoir satisfaire.

Conformité aux voyages d’affaires

Pour les visites d’affaires à court terme jusqu’à 90 jours sur une période de 180 jours, un visa Schengen est généralement requis pour les personnes provenant de pays hors de l’espace Schengen. Ce visa permet de voyager dans toute la zone Schengen.

Voici les points clés pour les voyages d’affaires :

• Objet du séjour : Le voyage doit avoir un but professionnel, tel que des réunions, négociations ou la participation à des conférences. Vous ne pouvez pas effectuer de travail qui nécessiterait autrement un permis de travail.
• Documents requis : Lors de la demande d’un visa d’affaires, vous aurez généralement besoin de :
  • Un passeport valide avec au moins deux pages vides.
  • Un formulaire de demande de visa Schengen dûment rempli.
  • Une lettre d’invitation de l’entreprise néerlandaise que vous visitez.
  • Une preuve d’hébergement et de fonds suffisants pour votre séjour.
• Dispositif de visa Orange Carpet : Si vous ou vos employés voyagez fréquemment aux Pays-Bas pour des affaires, vous pourriez être éligible au dispositif de visa Orange Carpet. Ce programme simplifie le processus de demande de visa, requiert moins de documents et offre des visas de plus longue durée.