Employer of Record in Pays-Bas

Un Employer of Record (EOR) aux Pays-Bas est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe aux Pays-Bas sans créer une entité locale. Un EOR gère toutes les tâches RH locales, telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail néerlandaises. Cela vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Si vous recherchez un fournisseur d'EOR, vous pouvez consulter Rivermate.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) aux Pays-Bas

L'utilisation d'un EOR aux Pays-Bas simplifie l'embauche et la gestion des employés. Voici comment cela fonctionne :

• Vous trouvez le candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher aux Pays-Bas.
• L’EOR embauche votre candidat : L’EOR embauche légalement l’employé via un contrat de travail local conforme.
• Intégration et gestion RH : L’EOR gère toutes les fonctions RH. Cela inclut la paie, la retenue d'impôt, l'administration des avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail néerlandaises.
• Vous gérez votre employé : Vous gérez le travail quotidien et les responsabilités de votre employé. L’EOR s’occupe de l’aspect légal et administratif de l’emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record aux Pays-Bas

Utiliser un EOR aux Pays-Bas offre une solution pratique pour étendre votre activité et embaucher des talents sans les complexités de la création d’une entité légale. Cela vous fait gagner du temps et des ressources, vous permettant de vous concentrer sur vos opérations principales.

Voici quelques avantages clés de l’utilisation d’un EOR :

• Entrée sur le marché plus rapide : Vous pouvez embaucher des employés et démarrer vos opérations aux Pays-Bas beaucoup plus rapidement que si vous deviez créer votre propre société.
• Conformité avec la loi néerlandaise : Les EOR sont experts en lois et réglementations du travail néerlandaises. Ils garantissent que vos pratiques d’emploi sont entièrement conformes, réduisant ainsi vos risques juridiques.
• Simplification de la paie et des taxes : L’EOR s’occupe de tout le traitement de la paie, des retenues fiscales et des cotisations sociales. Cela vous évite de naviguer dans un système étranger complexe.
• Forfaits d’avantages attrayants : Les EOR peuvent souvent offrir des packages d’avantages compétitifs à vos employés, vous aidant à attirer et retenir les meilleurs talents.
• Économies de coûts : Vous évitez les coûts élevés liés à la création et à la maintenance d’une entité légale aux Pays-Bas.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Pays-Bas comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Pays-Bas.

Recruter aux Pays-Bas est une option attrayante pour de nombreuses entreprises, grâce à sa main-d'œuvre hautement qualifiée, multilingue et à son économie florissante. Le marché du travail néerlandais regorge de professionnels dans des secteurs tels que l'informatique, l'ingénierie et la finance. Pour réussir votre recrutement aux Pays-Bas, vous devez comprendre les lois locales en matière d'emploi et les normes culturelles. Les Néerlandais valorisent la communication directe, la ponctualité et un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé aux Pays-Bas, vous devez fournir un contrat de travail écrit. Cela garantit la clarté pour vous comme pour votre employé. La loi néerlandaise exige que certaines informations essentielles soient incluses dans le contrat.

Types de Contrats de Travail :

• Contrat à durée indéterminée : Il s'agit d'un contrat permanent sans date de fin. Il offre la plus grande sécurité d'emploi.
• Contrat à durée déterminée : Ce contrat a une date de fin spécifique. Un contrat à durée déterminée peut devenir automatiquement un contrat à durée indéterminée après trois contrats consécutifs ou si la relation de travail dépasse 36 mois.

Clauses indispensables :

Vos contrats de travail doivent inclure les détails suivants :

• Détails des parties : Nom et adresse de votre entreprise, ainsi que le nom et l'adresse de l'employé.
• Description du poste : Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l'employé.
• Date de début : La date à laquelle commence l'emploi.
• Heures de travail : Le nombre d'heures que l'employé est censé travailler par semaine.
• Salaire : Le salaire brut et la date de paiement.
• Droit aux congés : Les employés ont droit à un minimum de quatre fois leurs heures de travail hebdomadaires en congés payés par an.

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai dans un contrat de travail pour évaluer l'adéquation d'un nouvel employé au poste. Pendant cette période, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat sans préavis.

Voici les règles concernant les périodes d'essai aux Pays-Bas :

Une période d'essai n'est valable que si elle est convenue par écrit entre vous et l'employé.

Heures de travail & heures supplémentaires

La loi sur les heures de travail aux Pays-Bas fixe des limites au nombre d'heures que vos employés peuvent travailler. Cela vise à protéger leur santé et leur bien-être.

• Heures de travail maximales : Un employé peut travailler jusqu'à 12 heures par jour et 60 heures par semaine.
• Moyenne à long terme : Sur une période de 16 semaines, un employé ne peut pas travailler plus de 48 heures en moyenne par semaine.
• Heures supplémentaires : La loi néerlandaise ne prévoit pas de règles spécifiques pour la rémunération des heures supplémentaires. Toute disposition concernant la compensation des heures supplémentaires doit être précisée dans le contrat de travail ou une convention collective.

Jours fériés & jours régionaux

Les Pays-Bas disposent de plusieurs jours fériés officiels. Cependant, aucune loi n'oblige les employés à avoir un jour de congé ces jours-là. La prise de congé le jour férié dépend du contrat de travail ou de la convention collective.

Jours fériés en 2025 :

• Jour de l'An : 1er janvier
• Vendredi saint : 18 avril
• Dimanche et lundi de Pâques : 20 & 21 avril
• Fête du Roi : 26 avril
• Fête de la Libération : 5 mai
• Ascension : 29 mai
• Pentecôte dimanche & lundi : 8 & 9 juin
• Noël & Boxing Day : 25 & 26 décembre

Recrutement de contractors aux Pays-Bas

Recruter des contractors indépendants, ou ZZP'ers, aux Pays-Bas peut être une manière flexible d'apporter des compétences spécialisées. Cependant, il faut faire attention à la classification des travailleurs. Les autorités néerlandaises sont strictes pour s'assurer que les contractors sont réellement auto-entrepreneurs et non des « employés déguisés ».

Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités financières importantes, y compris le paiement rétroactif des taxes et cotisations sociales. La distinction clé entre un employé et un contractor indépendant réside dans le niveau d'autorité et de supervision. Un contractor doit avoir une autonomie sur son travail et sa manière de l'exécuter.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter les risques de mauvaise classification. Un EOR emploie légalement le travailleur en votre nom, en assumant toutes les responsabilités d'employeur. Cela garantit la conformité avec le droit du travail néerlandais tout en bénéficiant de l'expertise du contractor. Utiliser un EOR élimine l'ambiguïté sur le statut du travailleur et vous protège contre d'éventuels problèmes juridiques.

Naviguer dans la rémunération et la paie aux Pays-Bas est simple lorsque vous comprenez les composants clés. Le système est bien réglementé, garantissant l'équité tant pour vous que pour vos employés. Il repose sur des principes de paiement en temps voulu, de déductions claires et de contributions partagées à la sécurité sociale. Ce guide décompose ce que vous devez savoir pour gérer la paie en toute confiance.

Cycles de paie & structure des salaires

Aux Pays-Bas, le cycle de paie est généralement mensuel. Vous payez vos employés pour leur travail entre le premier et le dernier jour du mois, avec un traitement généralement effectué le dernier jour.

Un aspect unique de la rémunération néerlandaise est l'allocation de vacances obligatoire. Vous devez verser à vos employés une prime d'au moins 8 % de leur salaire annuel brut. Celle-ci est généralement payée en mai.

Heures supplémentaires & minimums

Le gouvernement néerlandais fixe un salaire horaire minimum. Pour les employés de 21 ans et plus, il s'agit du taux standard. Les employés plus jeunes ont leurs propres taux de salaire minimum inférieurs. Ces taux sont régulièrement mis à jour, il est donc important de rester informé.

Bien qu'il n'existe pas de taux d'heures supplémentaires universels et légalement obligatoires, tout accord sur les heures supplémentaires est généralement défini dans le contrat de l'employé ou une convention collective de travail (CCT).

Taxes et contributions de l'Employer of Record, EOR

En tant qu'Employer of Record, vous êtes responsable de la retenue et du paiement de plusieurs taxes et contributions sociales. Ceux-ci sont calculés sur le salaire brut de votre Contractors. Les principales contributions financent les allocations de chômage, d'invalidité et de soins de santé.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également au système par des déductions sur leur salaire. La déduction principale est la taxe sur la paie, qui combine l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance nationale.

Le système d'impôt sur le revenu est progressif, ce qui signifie que les revenus plus élevés paient un pourcentage plus élevé.

En Pays-Bas, vous trouverez une forte emphase sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela se reflète dans l'approche du pays en matière d'avantages pour les employés et de congés. Le système est conçu pour vous offrir la tranquillité d'esprit, avec une base solide d'avantages obligatoires et la flexibilité pour les entreprises d'en offrir davantage. Vous pouvez vous attendre à une quantité généreuse de congés payés, un soutien en cas de maladie, et des congés pour des événements importants de la vie.

Congés légaux

La législation néerlandaise définit le minimum de congés auquel vous avez droit.

• Congé annuel : Vous avez droit à au moins quatre fois vos heures de travail hebdomadaires en jours de congé payés par an. Donc, si vous travaillez 40 heures par semaine, vous avez droit à 20 jours de congé payé.
• Indemnité de vacances : Vous recevrez une indemnité de vacances, qui représente au moins 8 % de votre salaire annuel brut. La plupart des employeurs la versent en mai ou juin.
• Congé maladie : Si vous ne pouvez pas travailler en raison d'une maladie, vous avez droit à jusqu'à deux ans de congé maladie. Votre employeur doit payer au moins 70 % de votre salaire pendant cette période.
• Congé de maternité : Les femmes enceintes ont droit à au moins 16 semaines de congé de maternité payé.
• Congé de paternité : Les partenaires reçoivent une semaine de congé payé après la naissance de leur enfant.
• Congé parental : Chaque parent peut prendre jusqu'à 26 semaines de congé parental par enfant. Neuf de ces semaines sont partiellement payées si elles sont prises dans la première année de l'enfant.
• Congé d'urgence : Vous pouvez prendre un court congé payé pour des situations personnelles urgentes et imprévues.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les Pays-Bas comptent plusieurs jours fériés publics, mais un jour de congé n'est pas toujours garanti par la loi. Votre droit à un jour de congé payé lors d'un jour férié dépend de votre convention collective ou de votre contrat de travail.

Bien que certains événements régionaux comme le Carnaval dans le sud soient largement célébrés, ils ne sont pas des jours fériés officiels.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises aux Pays-Bas offrent plus que le minimum légal pour attirer et retenir leurs employés.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d'avantages compétitifs dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR possède déjà une entité légale aux Pays-Bas. Ils comprennent les lois locales et les attentes des employés. Ils peuvent vous conseiller sur ce qui constitue un package d'avantages compétitif et gérer l'administration. Cela inclut tout, de la paie et des indemnités de vacances aux cotisations de pension et à l'assurance santé. Utiliser un EOR vous aide à offrir des avantages attractifs à vos employés aux Pays-Bas sans le casse-tête de naviguer dans le système local vous-même.

Lorsque votre entreprise aux Pays-Bas doit se séparer d’un employé, le processus est plus structuré que ce à quoi vous êtes peut-être habitué. La loi néerlandaise définit des règles spécifiques pour la résiliation et l’offboarding afin d’assurer l’équité pour vous et votre employé. Vous ne pouvez pas simplement licencier quelqu’un. En général, vous avez besoin d’une raison valable et, dans de nombreux cas, de l’autorisation d’une agence gouvernementale ou d’un tribunal. Le processus implique des périodes de préavis claires, un éventuel indemnité de départ, et une documentation spécifique.

Périodes de préavis

Lorsque vous décidez de résilier un contrat de travail, vous devez fournir à l’employé une période de préavis légale. La durée de cette période dépend de la durée pendant laquelle l’employé a travaillé pour votre entreprise. Considérez-la comme une rampe de lancement, donnant à votre employé le temps de se préparer à sa prochaine étape.

Les périodes de préavis sont simples :

• Moins de 5 ans d’ancienneté : 1 mois
• De 5 à 10 ans d’ancienneté : 2 mois
• De 10 à 15 ans d’ancienneté : 3 mois
• Plus de 15 ans d’ancienneté : 4 mois

Vous devez donner ce préavis par écrit, et il commence généralement au début du mois civil suivant.

Indemnité de départ

Aux Pays-Bas, l’indemnité de départ s’appelle "transitionvergoeding". Si vous initiez la résiliation, vous êtes généralement tenu de la verser à votre employé partant. Ce paiement vise à l’aider à faire la transition vers un nouvel emploi.

Voici comment cela fonctionne :

• Éligibilité : Un employé a droit à une transitionvergoeding dès son premier jour d’emploi. Cela s’applique qu’il ait un contrat permanent ou à durée déterminée. L’essentiel est que vous, l’employeur, mettez fin à la relation.
• Calcul : Le montant est basé sur la durée de service de l’employé et son salaire mensuel brut. Pour chaque année d’ancienneté, l’employé reçoit un tiers de son salaire mensuel brut.
• Montant maximum : Il existe un plafond pour la transitionvergoeding. En 2025, ce plafond est de 98 000 €, ou un salaire annuel complet si ce montant est plus élevé.

Il existe quelques exceptions. Par exemple, vous n’avez généralement pas à payer de transitionvergoeding si l’employé est licencié pour faute grave.

Comment Rivermate gère les sorties conformes

Naviguer dans les détails du droit du travail néerlandais peut être complexe. C’est là que nous intervenons. Chez Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus d’offboarding pour que tout soit fait correctement et avec respect.

Voici comment nous simplifions les sorties conformes pour vous :

• Processus clair : Nous gérons toutes les étapes nécessaires, de la détermination du bon délai de préavis au calcul des paiements finaux.
• Documentation appropriée : Nous préparons tous les documents requis, tels que la fiche de paie finale et une lettre de licenciement écrite indiquant clairement les raisons du départ.
• Paiements de transition : Nous calculons et traitons la transitionvergoeding correcte, en veillant à ce que vous respectiez vos obligations légales.
• Expertise locale : Notre équipe connaît les subtilités du droit du travail néerlandais, y compris l’obligation d’obtenir l’approbation de l’Employee Insurance Agency (UWV) ou du tribunal de district pour certains types de licenciements.

Nous prenons en charge la charge administrative afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité et votre équipe. Nous garantissons un processus fluide, conforme et équitable pour toutes les parties impliquées.

Naviguer dans le monde des visas et des permis de travail aux Pays-Bas peut sembler complexe. Ce guide décompose ce que vous devez savoir, que vous cherchiez à embaucher quelqu’un à long terme ou simplement à planifier un court voyage d'affaires. Nous vous guiderons à travers l'essentiel des visas de travail, comment un Employer of Record (EOR) peut aider, et les règles pour les déplacements professionnels de courte durée.

Réalités des visas d'emploi & de parrainage

Lors de l'embauche de citoyens non-UE/EEE aux Pays-Bas, vous devrez généralement obtenir un permis de travail. Les deux principaux types sont le permis unique (GVVA) pour les séjours de plus de 90 jours et le permis de travail à court terme (TWV) pour les séjours jusqu'à 90 jours. Votre rôle en tant qu'employeur est crucial dans ce processus, car vous êtes responsable de la demande de ces permis au nom de votre employé.

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique, surtout si vous ne disposez pas d'une entité juridique aux Pays-Bas. Un EOR peut légalement employer et parrainer des travailleurs en votre nom. Cela est particulièrement utile pour l'embauche de migrants hautement qualifiés.

Cependant, soyez conscient de certaines réalités importantes :

• Parrainage reconnu : Pour parrainer des migrants hautement qualifiés, un employeur (ou EOR) doit être un "parrain reconnu" auprès du Service de l'immigration et de la naturalisation néerlandais (IND). Ce statut facilite le processus de demande.
• Changements à venir pour les EOR : Le gouvernement néerlandais introduit de nouvelles règles qui impacteront les arrangements EOR. Ces changements, attendus en 2025, incluent :
  • Une limite de deux ans sur les permis de travail parrainés par un EOR, sans option de renouvellement.
  • Une nouvelle exigence pour l'entreprise où l'employé travaille réellement (le "employeur de facto") de devenir également un parrain reconnu.
• Ce qu'un EOR ne peut généralement pas parrainer : Bien que les EOR soient une solution flexible, ils peuvent avoir des limitations. Par exemple, ils ne peuvent pas parrainer des stagiaires ou certains types de trainees, car ceux-ci relèvent souvent de catégories d'immigration différentes avec des exigences spécifiques qu'une structure EOR peut ne pas satisfaire.

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les visites d'affaires de courte durée jusqu'à 90 jours dans une période de 180 jours, un visa Schengen est généralement requis pour les personnes venant de pays hors de la zone Schengen. Ce visa permet de voyager dans toute la zone Schengen.

Voici les points clés pour les déplacements professionnels :

• Objectif de la visite : Le voyage doit être à des fins professionnelles, telles que réunions, négociations ou participation à des conférences. Vous ne pouvez pas effectuer de travail qui nécessiterait autrement un permis de travail.
• Documents requis : Lors de la demande de visa d'affaires, vous aurez généralement besoin de :
  • Un passeport valide avec au moins deux pages vides.
  • Un formulaire de demande de visa Schengen dûment rempli.
  • Une lettre d'invitation de l'entreprise néerlandaise que vous visitez.
  • Une preuve d'hébergement et de fonds suffisants pour votre séjour.
• Facilité de visa Orange Carpet : Si vous ou vos employés voyagez fréquemment aux Pays-Bas pour affaires, vous pourriez être éligible à la Facilité de Visa Orange Carpet. Ce programme simplifie le processus de demande de visa, nécessitant moins de documents et offrant des visas à plus long terme.