Employer of Record in États-Unis d'Amérique

Un Employer of Record (EOR) est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela vous permet de constituer une équipe aux États-Unis sans créer votre propre entité locale. L'EOR gère toutes les tâches administratives et juridiques liées à l'emploi. Pensez à la paie, aux taxes, aux avantages sociaux et à la conformité avec les lois du travail américaines. Vous gérez toujours le travail quotidien de votre équipe, mais l'EOR assume les responsabilités légales d'employeur. Pour les entreprises souhaitant recruter aux États-Unis, un EOR comme Rivermate simplifie le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) aux États-Unis d'Amérique

Utiliser un EOR pour recruter aux États-Unis est un processus simple. L'EOR devient l'employeur légal, tandis que vous maintenez le contrôle sur le travail de votre employé.

Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent. Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher aux États-Unis.
2. L'EOR rédige un contrat conforme. L'EOR crée un contrat de travail qui respecte toutes les lois fédérales, étatiques et locales pertinentes des États-Unis.
3. L'EOR intègre votre nouvelle recrue. Ils s'occupent de toute la paperasserie nécessaire, y compris les formulaires fiscaux et la vérification de l'éligibilité à l'emploi (Formulaire I-9), qui est une exigence du U.S. Citizenship and Immigration Services (https://www.uscis.gov/i-9).
4. Ils gèrent la paie et les avantages sociaux. L'EOR traite la paie, retient les taxes appropriées et administre les avantages des employés. Cela inclut les cotisations pour la Sécurité Sociale et Medicare, comme l'exige l'Internal Revenue Service (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes).
5. Vous gérez le travail quotidien de l'employé. Vous êtes responsable des tâches, de la performance et de l'intégration de votre employé dans la culture de votre entreprise. L'EOR s'occupe des aspects RH et juridiques de l'emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record aux États-Unis d'Amérique

Utiliser un EOR aux États-Unis offre une manière simple et efficace de constituer une équipe. Cela élimine les principaux obstacles à l'expansion dans un nouveau pays, vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux.

Voici quelques avantages clés :

• Évitez de créer une entité légale. Vous pouvez embaucher des employés américains sans le temps et les coûts liés à la création d'une entité légale dans le pays.
• Restez conforme aux lois du travail. La législation du travail aux États-Unis est complexe, avec des règles au niveau fédéral, étatique, et même municipal. Un EOR connaît ces réglementations et veille à votre conformité.
• Simplifiez la paie et les taxes. L'EOR gère tous les aspects de la paie, y compris la retenue et la déclaration des taxes, ce qui peut être compliqué aux États-Unis.
• Proposez des avantages compétitifs. Les EOR peuvent souvent offrir un accès à de meilleurs et plus abordables packages d'avantages sociaux qu'une petite entreprise ne pourrait obtenir seule.
• Réduisez les risques. L'EOR assume les risques juridiques liés à l'emploi, vous protégeant contre d'éventuelles amendes et pénalités pour non-conformité.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans États-Unis d'Amérique comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans États-Unis d'Amérique.

Recruter aux États-Unis d'Amérique peut sembler complexe. Vous devez prendre en compte les lois fédérales, étatiques, et parfois même locales. Les États-Unis constituent un marché immense et diversifié avec un vaste vivier de talents. Contrairement à de nombreux autres pays, les États-Unis fonctionnent en grande partie selon le principe de l'emploi "at-will". Cela signifie que vous ou l'employé pouvez mettre fin à la relation de travail à tout moment, pour n'importe quelle raison, tant que celle-ci n'est pas illégale. Cela vous offre de la flexibilité mais implique également que vous devez être clair sur vos pratiques d'embauche dès le départ.

Contrats de travail & clauses indispensables

Aux États-Unis, il n'est pas toujours obligatoire d'avoir un contrat de travail écrit. De nombreuses relations de travail sont basées sur une simple lettre d'offre. Cependant, pour des postes clés, un contrat formel est une bonne idée. Il apporte de la clarté tant pour vous que pour votre employé.

La plupart des contrats de travail aux États-Unis sont à durée indéterminée. Les contrats à durée déterminée sont moins courants et sont généralement utilisés pour des projets spécifiques.

Voici quelques clauses courantes à inclure :

• Description du poste : Définissez clairement le rôle et les responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Détaillez le salaire, les primes, et tout autre mode de rémunération.
• Avantages : Mentionnez l'assurance santé, les plans de retraite, et autres avantages.
• Confidentialité : Incluez une clause de non-divulgation pour protéger les informations de votre entreprise.
• Résiliation : Expliquez les conditions dans lesquelles l'une ou l'autre partie peut mettre fin à l'emploi.

Périodes d'essai

Les périodes d'essai sont courantes aux États-Unis mais ne sont pas légalement obligatoires dans la plupart des États. Elles servent de période d'essai pour vous et le nouvel employé afin de voir si le fit est approprié. Une période d'essai typique est de 90 jours, mais elle peut être plus courte ou plus longue selon le poste.

En raison du système d'emploi "at-will", une période d'essai ne modifie pas radicalement les conditions de résiliation. Vous pouvez toujours licencier un employé après la période d'essai. Cependant, elle établit une attente claire quant à l'évaluation de la performance durant les premiers mois d'emploi.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La Fair Labor Standards Act (FLSA) est la loi fédérale qui régit les horaires de travail et les heures supplémentaires aux États-Unis.

• Une semaine de travail standard est de 40 heures.
• Toute heure travaillée au-delà de 40 heures par semaine doit être rémunérée en heures supplémentaires.
• Le taux de rémunération des heures supplémentaires est au moins 1,5 fois le taux horaire normal de l'employé.

Certains employés sont "exemptés" du paiement des heures supplémentaires. Cela concerne généralement les employés salariés occupant des postes de direction, administratifs ou professionnels qui remplissent certains critères. Soyez conscient que certains États ont leurs propres lois sur les heures supplémentaires qui peuvent être plus favorables que la loi fédérale.

Jours fériés publics & régionaux

Les États-Unis disposent de plusieurs jours fériés fédéraux. Cependant, les employeurs privés ne sont pas obligés d'accorder un congé payé à leurs employés pour ces jours. La plupart des entreprises observent néanmoins les principaux jours fériés.

Voici la liste des jours fériés fédéraux aux États-Unis :

Certains États et villes ont leurs propres jours fériés officiels en plus de ceux fédéraux.

Embauche de contractors aux États-Unis d'Amérique

L'embauche de contractors indépendants peut être une manière flexible d'apporter des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Les Contractors sont responsables de leurs propres impôts et ne bénéficient pas des mêmes avantages que les employés.

Il est crucial de classer correctement les travailleurs. Une mauvaise classification d’un employee en tant que Contractor peut entraîner de lourdes pénalités, y compris des arriérés d'impôts et des amendes. L'Internal Revenue Service (IRS) dispose de directives strictes pour déterminer le statut d’un travailleur.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à réduire le risque de mauvaise classification. Un EOR emploie légalement les travailleurs en votre nom, prenant en charge la paie, les impôts, les avantages, et la conformité avec les lois du travail. Cela vous permet de travailler avec des talents aux États-Unis sans les charges légales et administratives d’un emploi direct.

Naviguer dans la rémunération et la paie aux États-Unis peut sembler complexe. Chacun des 50 États a ses propres règles, et vous devez respecter à la fois les lois fédérales et celles de l'État. Il s'agit de comprendre toutes les composantes du salaire d'un employé, y compris ce que vous ajoutez et ce que vous retirez. Bien faire cela est essentiel pour gérer une entreprise conforme et prospère.

Cycles de paie & structure des salaires

Aux États-Unis, vous pouvez payer vos employés selon différents calendriers. Les plus courants sont hebdomadaire, bi-hebdomadaire, semi-mensuel ou mensuel.

• Hebdomadaire : Vous payez les employés chaque semaine, ce qui donne 52 chèques de paie par an. Cela est courant dans des secteurs comme la construction et la restauration.
• Bi-hebdomadaire : Vous payez les employés toutes les deux semaines, pour un total de 26 chèques de paie par an. De nombreuses entreprises dans la santé et la technologie utilisent ce calendrier.
• Semi-mensuel : Vous payez les employés deux fois par mois, généralement le 15 et le dernier jour du mois. Cela signifie 24 chèques de paie par an et est souvent utilisé pour les employés salariés.
• Mensuel : Vous payez les employés une fois par mois, pour 12 chèques de paie par an.

Votre structure salariale dépendra de si vos employés sont salariés ou payés à l’heure. Un salaire est un montant fixe payé à chaque période de paie. Un salaire horaire est basé sur un taux horaire, donc le montant total dépend du nombre d’heures travaillées.

Heures supplémentaires & minimums

La Fair Labor Standards Act (FLSA) est la loi fédérale qui établit les règles pour les heures supplémentaires et le salaire minimum.

Le salaire minimum fédéral est actuellement de 7,25 $ de l’heure. Cependant, de nombreux États et villes ont leurs propres taux de salaire minimum plus élevés. Lorsque le taux de l’État ou de la localité est supérieur, vous devez payer le taux le plus élevé.

Pour les heures supplémentaires, la FLSA exige que vous payiez aux employés non exemptés 1,5 fois leur taux horaire régulier pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures dans une semaine de travail. Une semaine de travail est une période fixe de sept jours consécutifs. Il est important de savoir qu’il n’y a pas de limite légale au nombre d’heures qu’un employé peut travailler en une semaine, tant qu’il est correctement rémunéré pour les heures supplémentaires.

Certains employés, souvent ceux occupant des rôles de cadre, administratif ou professionnel, sont considérés comme "exemptés" des règles sur les heures supplémentaires. Cela dépend généralement de leurs tâches et de leur rémunération.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu’Employer of Record, vous êtes responsable du paiement de plusieurs taxes de paie. Celles-ci sont vos contributions et ne sont pas déduites du salaire des employés. Les principales taxes fédérales sont pour la Sécurité Sociale, Medicare et l’assurance chômage.

Taxes et déductions des employés

Vous devez également retenir certains impôts sur la fiche de paie de vos employés et les verser au gouvernement. Ces déductions incluent les taxes fédérales, d’État, et parfois locales.

Aux États-Unis, les avantages pour les employés et les congés sont un mélange de programmes obligatoires gouvernementaux et d'avantages spécifiques à l'entreprise. Cela signifie que votre package d'avantages peut varier considérablement d'un employeur à l'autre. Bien que certains avantages soient obligatoires par la loi, de nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour attirer et fidéliser les meilleurs employés.

Congés légaux

Les États-Unis ne disposent pas d'une loi fédérale qui oblige un congé payé pour les employés. Cependant, la Family and Medical Leave Act (FMLA) offre à certains employés jusqu'à 12 semaines de congé non payé, protégé par la loi, par an pour des raisons familiales et médicales spécifiques. Pour être éligible, vous devez avoir travaillé pour votre employeur pendant au moins 12 mois, pour au moins 1 250 heures au cours des 12 derniers mois, et dans un lieu où l'entreprise emploie 50 employés ou plus dans un rayon de 75 miles.

Certains États et villes ont leurs propres lois qui obligent à accorder un congé maladie payé ou un congé familial.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Le gouvernement américain reconnaît plusieurs jours fériés fédéraux, mais les employeurs privés ne sont pas tenus de vous accorder un congé payé pour ceux-ci. Cependant, la plupart des employeurs offrent des jours fériés payés.

Voici les jours fériés fédéraux pour 2025 :

Certains États et villes ont également leurs propres jours fériés officiels.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et fidéliser les employés, de nombreuses entreprises offrent des avantages au-delà de ce qui est légalement requis.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d'avantages compétitif aux États-Unis peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à naviguer dans les différentes lois fédérales, étatiques et locales.

Un EOR peut :

• Assurer votre conformité à toutes les exigences légales.
• Vous aider à concevoir un package d'avantages attractif pour les employés.
• Gérer l'administration de votre programme d'avantages.
• Vous faire gagner du temps et des ressources.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez offrir à vos employés un excellent package d'avantages sans le tracas de le gérer vous-même.

Parlons de la manière de licencier un employé aux États-Unis. Le processus, souvent appelé termination ou offboarding, est plus que simplement dire au revoir. Il implique une série d’étapes pour assurer une gestion professionnelle et légale de la séparation. Un processus d’offboarding fluide aide à protéger votre entreprise et à traiter l’employé qui quitte avec respect. Cela est vrai que la personne démissionne ou que vous décidiez de mettre fin à son contrat. Aux États-Unis, la plupart des emplois sont "at-will", ce qui signifie que vous ou l’employé pouvez mettre fin à la relation à tout moment, pour n’importe quelle raison, tant que celle-ci n’est pas illégale. Cependant, avoir un processus d’offboarding clair et cohérent est une démarche judicieuse.

Préavis

Aux États-Unis, il n’y a généralement aucune obligation légale de donner un préavis à un employé avant un licenciement. Cela découle de la doctrine de l’emploi "at-will" qui s’applique dans tous les États sauf le Montana.

Cependant, il existe quelques exceptions :

• Contrats de travail : Si vous avez un contrat de travail avec un employé, celui-ci peut préciser une période de préavis requise.
• Politique d’entreprise : Vos propres politiques d’entreprise peuvent indiquer que vous fournirez un certain délai de préavis.
• Accords syndicaux : Les accords de négociation collective comportent souvent des règles concernant les périodes de préavis.

Bien que cela ne soit pas légalement obligatoire, fournir un préavis de deux semaines est une courtoisie courante. Cela peut aider à maintenir une relation positive et donner à l’employé le temps de se préparer à sa transition.

Indemnités de départ

Tout comme pour les périodes de préavis, vous n’êtes généralement pas obligé d’offrir des indemnités de départ. La Fair Labor Standards Act (FLSA) ne l’exige pas.

Voici quelques situations où des indemnités de départ pourraient être requises :

• Politique d’entreprise : Si votre manuel de l’employé ou votre politique d’entreprise promet des indemnités de départ, vous devez les fournir.
• Contrat de travail : Un contrat avec un employé peut inclure un package d’indemnités.
• Licenciements collectifs : Certains États ont des lois qui exigent des indemnités de départ en cas de licenciements massifs ou de fermetures d’usines.

Même si ce n’est pas obligatoire, de nombreuses entreprises choisissent d’offrir des indemnités de départ. Une offre typique consiste en une à deux semaines de salaire pour chaque année travaillée dans l’entreprise. Offrir un package d’indemnités peut être un geste de bonne volonté. Cela peut également être utilisé en échange de la signature par l’employé quittant d’une décharge de toute réclamation contre votre entreprise.

Comment Rivermate gère les départs conformes

Chez Rivermate, nous veillons à ce que chaque départ d’employé soit géré correctement et avec compassion. Nous comprenons que naviguer dans la complexité de l’offboarding peut être difficile. Notre plateforme simplifie le processus pour vous.

Voici comment nous aidons :

• Documentation conforme : Nous vous fournissons les lettres de licenciement nécessaires et autres documents pour garantir que vous respectez toutes les exigences légales.
• Calcul du dernier salaire : Nous vous aidons à calculer précisément le dernier salaire, y compris tout congé accumulé, pour respecter les lois de l’État.
• Gestion des avantages : Nous vous guidons dans le processus de gestion des avantages, comme la continuation de l’assurance santé sous COBRA.
• Guide étape par étape : Notre plateforme vous accompagne dans chaque étape du processus d’offboarding, depuis la décision initiale jusqu’à l’entretien de départ final.

Nous croyons en le traitement de chaque employé avec dignité, même lors de leur départ. Notre objectif est de rendre le processus aussi fluide que possible pour vous et votre membre d’équipe qui quitte l’entreprise.

Naviguer dans le monde des visas et permis de travail américains peut sembler complexe. Essentiellement, un visa permet à un ressortissant étranger de se rendre dans un port d'entrée des États-Unis et de demander l'autorisation d'entrer dans le pays. Un permis de travail, en revanche, est une autorisation de travailler légalement aux États-Unis. Il existe de nombreux types de visas, chacun avec ses propres règles et exigences.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

Parrainer un visa de travail aux États-Unis représente un engagement important pour tout employeur. Un Employer of Record (EOR) peut simplifier ce processus, mais il y a certaines réalités pratiques à considérer.

Ce qu'un EOR peut généralement parrainer :

• Procédé de Visa Simplifié : Un EOR peut rendre le processus de visa plus transparent et simple, surtout pour les entreprises qui ne disposent pas d'une entité légale aux États-Unis.
• Green Cards : Pour les entreprises souhaitant embaucher ou relocaliser des employés aux États-Unis de façon permanente, un EOR peut parrainer des green cards, qui accordent le statut de résident permanent.

Ce qu'un EOR ne peut généralement pas parrainer :

• Auto-parrainage : C'est rare et généralement réservé aux individus ayant des compétences extraordinaires, entrepreneurs ou investisseurs. La plupart des visas de travail nécessitent un parrainage par un employeur.
• Visas sans relation claire employeur-employé : L'EOR agit en tant qu'employeur légal, donc le rôle et les responsabilités de l'employé doivent être clairement définis.

Voies pratiques vers le parrainage :

La voie la plus courante vers l'emploi aux États-Unis est le parrainage direct par l'entreprise où la personne travaillera. Cependant, un EOR peut être un partenaire précieux dans ce processus, en gérant les complexités administratives et légales. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui débutent dans le parrainage de travailleurs étrangers ou qui ne disposent pas d'une grande équipe RH.

Conformité lors de voyages d'affaires (visites de courte durée)

Pour les voyages d'affaires de courte durée aux États-Unis, le visa B-1 est l'option la plus courante. Il est important de comprendre les règles de ce visa pour assurer la conformité.

Ce que vous pouvez faire avec un visa B-1 :

• Consulter des partenaires commerciaux.
• Assister à une convention ou conférence scientifique, éducative, professionnelle ou commerciale.
• Négocier un contrat.
• Participer à une formation de courte durée.

Ce que vous ne pouvez pas faire avec un visa B-1 :

• Exercer un emploi.
• Percevoir un salaire d'une source américaine.
• Rester aux États-Unis indéfiniment.

Points clés de conformité :

Pour être éligible à un visa B-1, vous devez démontrer ce qui suit :

La période initiale de séjour est généralement de un à six mois, avec un maximum d'un an, y compris les extensions.