Employer of Record in États-Unis d'Amérique

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Cette entité assume la responsabilité de toutes les tâches formelles liées à l'emploi, y compris la gestion de la paie, la retenue et la déclaration des impôts, l'administration des avantages sociaux, et la garantie de conformité avec des lois et réglementations du travail complexes. La société cliente conserve le contrôle sur les tâches quotidiennes et la gestion de l'employé, tandis que l'EOR gère les charges administratives et légales de l'emploi.

Pour les entreprises souhaitant s'étendre ou recruter des talents aux États-Unis sans établir une entité juridique locale, naviguer dans le paysage diversifié et complexe des lois du travail fédérales, étatiques et locales peut être difficile. Un EOR offre une solution simplifiée, permettant aux entreprises de recruter rapidement et en toute conformité des employés dans différents États, chacun ayant ses propres réglementations concernant les salaires, les avantages, les congés et les licenciements.

Comment fonctionne un EOR aux États-Unis

Lorsqu'une entreprise s'associe à un EOR basé aux États-Unis, l'EOR devient l'employeur légal des travailleurs désignés aux États-Unis. La société cliente identifie le candidat, puis l'EOR l'embauche sous l'entité légale de l'EOR. L'EOR gère tous les aspects de la relation d'emploi du point de vue de la conformité, y compris la rédaction de contrats d'emploi conformes, la gestion de la paie selon les exigences étatiques et fédérales, la gestion de l'inscription aux avantages sociaux (tels que l'assurance santé et les plans de retraite), la gestion de l'indemnisation des travailleurs, et le traitement des demandes de chômage. La société cliente dirige le travail et la performance de l'employé.

Avantages de l'utilisation d'un EOR aux États-Unis

L'utilisation d'un EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises recrutant aux États-Unis sans présence locale :

• Entrée rapide sur le marché : Recrutez rapidement des employés dans n'importe quel État américain sans le temps et les coûts liés à la création d'une entité juridique locale, à l'enregistrement auprès des autorités étatiques, et à la mise en place de systèmes de paie.
• Conformité assurée : Naviguez dans le réseau complexe des lois du travail fédérales, étatiques et locales, des réglementations fiscales, et des exigences en matière de travail sans nécessiter d'expertise interne pour chaque juridiction. L'EOR assume la responsabilité légale de la conformité.
• Réduction des risques : Minimisez le risque d'erreurs de classification (par exemple, classer incorrectement les employés comme des entrepreneurs indépendants) et évitez les pénalités, amendes, et litiges potentiels liés au non-respect.
• Concentrez-vous sur le cœur de votre activité : Déchargez votre équipe des charges administratives telles que la gestion de la paie, l'administration des avantages sociaux, et la conformité RH, permettant ainsi de se concentrer sur les initiatives stratégiques et la croissance de l'entreprise.
• Accès aux talents : Recrutez les meilleurs candidats, quel que soit leur lieu de résidence aux États-Unis, en dépassant les barrières géographiques sans avoir besoin de créer plusieurs enregistrements dans différents États.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en États-Unis d'Amérique inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en États-Unis d'Amérique.

Le paysage du recrutement aux États-Unis en 2025 est compétitif, stimulé par la demande dans les secteurs de la technologie, de la santé, de l'énergie renouvelable et de la fabrication spécialisée. Les employeurs doivent comprendre la dynamique du marché du travail régional, les préférences des candidats en matière d’équilibre vie professionnelle/vie privée et de développement professionnel, ainsi que les exigences en matière de conformité. Les délais d’embauche varient, avec les postes d’entrée de gamme nécessitant généralement 4 à 6 semaines, et les rôles spécialisés pouvant s’étendre de 8 à 12 semaines ou plus. Une approche multicanal utilisant des sites d’emploi en ligne, des réseaux professionnels, les médias sociaux et les recommandations d’employés est la plus efficace.

Les principaux défis incluent la concurrence pour les travailleurs qualifiés, la navigation dans les lois du travail propres à chaque État et la gestion des attentes diverses des candidats. Les solutions consistent à optimiser l’expérience candidat, à tirer parti de la technologie comme l’ATS, à offrir une rémunération et des avantages compétitifs, à construire une marque employeur forte et à assurer la conformité légale. Un processus de recrutement structuré comprend la définition du poste, l’élaboration d’une description de poste, la détermination de la rémunération, la publication de l’offre, la recherche et la sélection des candidats, la conduite d’entretiens, la vérification des antécédents, l’extension d’une offre et l’intégration. Collaborer avec une agence de recrutement spécialisée peut être avantageux, notamment pour les entreprises manquant de ressources RH internes ou recrutant dans des régions inconnues.

Les employeurs américains ont des responsabilités clés en matière de taxes sur la paie, notamment la retenue et le versement des taxes de sécurité sociale (6,2 % jusqu’à 168 600 $ en 2025), de Medicare (1,45 % sans limite de base de salaire, plus 0,9 % supplémentaire pour les salaires dépassant certains seuils), et des taxes de chômage (FUTA à 0,6 % après crédits sur les premiers 7 000 $ par employé, plus les taxes de chômage des États). Les employeurs doivent déposer ces taxes soit mensuellement, soit semi-hebdomadairement, en fonction de leurs responsabilités antérieures. De plus, ils sont responsables de la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu via le formulaire W-4 et, le cas échéant, de l’impôt sur le revenu des États, avec des échéances alignées sur les déclarations trimestrielles.

Les employés peuvent réduire leur revenu imposable grâce aux déductions standard (par exemple, 14 600 $ pour les célibataires, 29 200 $ pour les couples mariés déclarant conjointement en 2025), aux déductions détaillées (dépenses médicales, SALT jusqu’à 10 000 $, intérêts hypothécaires, dons de charité), et aux déductions au-dessus de la ligne (contributions IRA, intérêts sur les prêts étudiants, contributions HSA). Les employeurs et les employés doivent respecter des échéances spécifiques de déclaration : le formulaire W-2 avant le 31 janvier, le formulaire 941 trimestriellement, le formulaire 940 annuellement, et les déclarations individuelles (formulaire 1040) avant le 15 avril. Les travailleurs étrangers et les entreprises sont soumis à des règles supplémentaires, notamment en ce qui concerne les classifications de visa, les conventions fiscales, et la tarification de transfert, avec des formulaires spécifiques comme le W-8BEN utilisés pour réclamer les avantages de la convention et certifier le statut étranger.

Aux États-Unis, les politiques de congé annuel sont principalement déterminées par la discrétion de l'employeur et varient selon les États et les localités, car il n'existe pas de mandats fédéraux pour des congés payés ou des congés maladie. De nombreux employeurs offrent des avantages de congé payé, souvent en augmentant avec l'ancienneté, mais certains États et villes ont adopté des lois exigeant un temps de repos payé (PTO) avec des règles spécifiques d'acquisition et d'utilisation. Les politiques du type "Use-it-or-lose-it" sont courantes mais soumises à la réglementation des États, et certains employeurs proposent des options de report ou des jours fériés flottants pour plus de flexibilité.

Les jours fériés publics sont observés au niveau national, avec les jours fériés fédéraux listés dans le tableau ci-dessous. Bien que les employeurs privés ne soient pas tenus de payer pour ces jours, beaucoup le font dans le cadre des packages de bénéfices. De plus, le congé maladie n'est pas exigé par la loi fédérale, mais de nombreux États et localités ont adopté des lois exigeant un congé maladie payé, permettant aux employés d'accumuler des jours pour maladie ou soins familiaux. En ce qui concerne le congé parental, la loi fédérale Family and Medical Leave Act (FMLA) accorde aux employés éligibles jusqu'à 12 semaines de congé non payé, protégé par la loi, pour naissance, adoption ou soins familiaux, avec certains États proposant des programmes de congé familial payé.

Les autres types de congés incluent le congé de deuil, le congé d'études, le congé sabbatique, le congé militaire et le congé de jury, souvent fournis à la discrétion de l'employeur ou en vertu de dispositions légales spécifiques.

Aux États-Unis, les avantages fournis par l'employeur sont essentiels en raison de la sécurité sociale nationale limitée, ce qui rend les packages d'avantages clés pour attirer et retenir les talents. Les employeurs doivent faire face à des réglementations complexes et à des coûts importants, notamment pour l'assurance santé et les plans de retraite. Les avantages obligatoires comprennent la Social Security, Medicare, l'assurance chômage, l'indemnisation des travailleurs, le congé FMLA, et la couverture santé pour les grands employeurs, tandis que les avantages optionnels incluent souvent le PTO, la santé, dentaire, vision, assurance vie, invalidité, les plans 401(k), EAP, programmes de bien-être, remboursement des frais de scolarité, et FSAs/HSAs.

L'assurance santé est principalement financée par l'employeur, avec les employés partageant les coûts via les primes et les dépenses de leur poche. La ACA impose des normes de couverture, et la conformité aux réglementations telles que HIPAA et COBRA est essentielle. Les avantages de retraite consistent principalement en plans 401(k), avec certains offrant des plans de pension et des IRA, régis par ERISA. L'offre d'avantages varie considérablement selon la taille de l'entreprise et le secteur, les grandes entreprises et les sociétés technologiques proposant généralement des packages plus complets. Les coûts liés aux avantages, en particulier l'assurance santé, sont importants, et l'augmentation des attentes des employés nécessite des stratégies d'avantages compétitives et bien communiquées.

La main-d'œuvre américaine est protégée par des lois couvrant la résiliation, la lutte contre la discrimination, les conditions de travail, la sécurité et la résolution des conflits. La plupart des emplois sont "at-will", permettant aux employeurs de licencier les employés pour n'importe quelle raison légale, certains États exigeant un préavis ou une cause justifiée. Les réclamations pour licenciement abusif peuvent découler de discrimination, de représailles ou de violation de contrat.

Les protections clés incluent les lois anti-discrimination (par exemple, Title VII, ADEA, ADA, GINA), principalement appliquées par l'EEOC. Les employeurs doivent éviter toute discrimination basée sur des classes protégées telles que la race, l'âge, le handicap, et autres. Les normes en milieu de travail selon la FLSA fixent le salaire minimum (7,25 $/heure au niveau fédéral, plus élevé dans de nombreux États), les heures supplémentaires, et les exigences en matière de tenue de registres. OSHA impose des conditions de travail sûres, la communication des dangers, l’équipement de protection individuelle (EPI), et la déclaration des blessures.

Les options de résolution des conflits incluent les procédures internes, la médiation, l’arbitrage, les enquêtes des agences, et la litigation. Les employeurs doivent rester conformes aux lois fédérales et étatiques en évolution pour garantir un traitement équitable et éviter les responsabilités.

Les accords d'emploi aux États-Unis fonctionnent principalement dans le cadre "at-will", permettant à chaque partie de mettre fin à l'emploi à tout moment, sauf si des contrats ou des lois spécifiques imposent des restrictions. Les employeurs utilisent de plus en plus des accords écrits pour les rôles exécutifs, managériaux ou spécialisés afin de clarifier les attentes et de réduire les litiges. Ces accords doivent respecter les lois fédérales et étatiques, couvrant la rémunération, les avantages, les conditions de résiliation et les droits de propriété intellectuelle.

Les types de contrats de travail incluent les contrats à durée déterminée, à durée indéterminée, at-will, et les accords de négociation collective (CBAs). Les clauses clés généralement requises sont celles traitant de la rémunération, de la résiliation, de la confidentialité, de la non-concurrence et des droits de propriété intellectuelle, avec des exigences spécifiques variant selon l'État. Des accords rédigés correctement permettent de protéger les intérêts de l'employeur, d'assurer la conformité légale et de favoriser un environnement de travail stable.

Comprendre ces éléments est essentiel pour les employeurs afin d'assurer la conformité légale, de protéger les intérêts commerciaux et d'établir des relations d'emploi claires.

Le travail à distance aux États-Unis a connu une croissance significative, offrant des avantages tels qu'une productivité accrue, des économies de coûts et un accès à un plus large vivier de talents, tout en posant également des défis en matière de conformité, de sécurité et d'engagement. Sur le plan juridique, les travailleurs à distance sont protégés par des lois telles que la FLSA, OSHA, ADA et le Title VII, certains États ayant adopté des réglementations supplémentaires comme le droit de demander le télétravail et le remboursement des dépenses. Les employeurs doivent élaborer des politiques claires concernant l'éligibilité, la sécurité, la sécurité des données et la communication, en veillant à la conformité avec les lois fédérales, étatiques et locales.

Les options de travail flexibles incluent le télétravail, les semaines de travail comprimées, le flextime, le partage d'emploi, le temps partiel et les modèles hybrides. La mise en œuvre réussie implique d’évaluer l’adéquation, d’établir des politiques, de fournir la technologie et d’assurer une surveillance continue. La protection des données est essentielle, nécessitant des politiques de sécurité, des contrôles d’accès, la formation des employés et la conformité aux lois sur la vie privée telles que le CCPA. Les employeurs doivent également disposer de politiques claires de remboursement pour l’équipement, Internet et les fournitures de bureau, appuyées par une documentation et une compréhension des implications fiscales.

Une infrastructure technologique fiable est vitale, comprenant un accès Internet haut débit, des outils de collaboration, des VPN, des services cloud et un support technique. Assurer la connectivité et la mise en place de mesures de sécurité, telles que des options Internet de secours, contribue à maintenir la productivité et la sécurité des données. Dans l’ensemble, une gestion proactive des aspects juridiques, technologiques et logistiques permet de mettre en place des programmes de travail à distance durables, alignés sur les objectifs commerciaux.

Le paysage salarial aux États-Unis varie considérablement selon l'industrie, le rôle et la localisation, avec des secteurs à forte demande comme la technologie et la finance offrant des rémunérations nettement plus élevées. Par exemple, les software engineers gagnent entre 90 000 $ et 160 000 $, tandis que les data scientists peuvent toucher entre 110 000 $ et 180 000 $. Les rôles dans la santé tels que les registered nurses ont généralement un salaire compris entre 75 000 $ et 110 000 $, tandis que les postes dans la fabrication et le marketing varient de 40 000 $ à 140 000 $, selon la position.

Les réglementations sur le salaire minimum diffèrent selon les États, la Californie et New York fixant un taux à 16,00 $ par heure, et Washington à 16,28 $. Les employeurs doivent respecter la loi sur le salaire le plus élevé applicable, en tenant compte des variations locales et des règles pour les tipped employees, où le minimum fédéral est de 2,13 $ par heure si les tips atteignent le seuil du salaire minimum fédéral.

Les packages de rémunération incluent souvent des bonus tels que la performance, la signature, la fidélisation, le partage des bénéfices et les stock options, ainsi que des allocations pour le logement, le transport, les repas et l’éducation. La paie est généralement traitée toutes les deux semaines par virement bancaire, avec des déductions pour les taxes, la Social Security, Medicare et autres avantages.

Les tendances salariales en 2025 sont influencées par l’inflation, la pénurie de main-d'œuvre, les ajustements liés au télétravail et un écart de compétences dans les domaines de la tech et des données. Les experts prévoient une poursuite de l’augmentation des salaires dans les secteurs à forte demande, incitant les entreprises à améliorer leurs packages de rémunération pour attirer et retenir les talents.

La résiliation de l'emploi aux États-Unis suit principalement le principe "at-will", permettant aux employeurs de licencier les employés pour n'importe quelle raison légale et aux employés de partir sans préavis. Les exceptions incluent les protections contre la discrimination, la représaille et la violation de contrat. Les employeurs doivent prendre en compte des facteurs tels que le statut de l'employé, la raison de la résiliation et les lois applicables pour éviter toute responsabilité légale et préjudice à leur réputation.

Les exigences en matière de préavis varient : les employés "at-will" n'ont généralement pas d'obligation légale de préavis, mais les contrats, accords de négociation collective ou lois d'État (comme WARN) peuvent préciser des périodes de préavis, souvent 60 jours pour les licenciements massifs. La paye de départ n'est pas exigée au niveau fédéral mais peut être requise par des contrats, politiques ou accords, avec des méthodes de calcul courantes incluant des sommes fixes, des formules basées sur l'ancienneté ou la continuation de salaire. Les résiliations peuvent être "pour cause" (par exemple, inconduite, mauvaise performance) ou "sans cause", mais doivent respecter les lois anti-discrimination et contre la représaille. Les étapes procédurales incluent la documentation, la consultation juridique, le paiement final, la gestion des avantages, la restitution des biens et la confidentialité.

Dans le paysage du travail en évolution aux États-Unis, le contrat indépendant et le freelancing gagnent du terrain dans de nombreux secteurs, offrant aux entreprises flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Pour les employeurs, comprendre les distinctions juridiques entre employés et Contractors est crucial pour éviter toute mauvaise classification, qui peut entraîner des pénalités. L'IRS utilise un test à trois facteurs axé sur le contrôle comportemental, le contrôle financier et le type de relation pour classer les travailleurs. Les contrats avec des independent contractors doivent définir clairement la portée, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle et les conditions de résiliation afin d'assurer la conformité et de protéger les deux parties.

Les contractors indépendants gèrent leurs propres obligations fiscales, y compris les taxes trimestrielles estimées et la taxe d'auto-emploi, et peuvent déduire les dépenses professionnelles. Les employeurs doivent émettre le formulaire 1099-NEC pour les paiements supérieurs à 600 $. L'assurance, telle que la responsabilité civile générale et la responsabilité professionnelle, est souvent requise pour protéger les deux parties. Les secteurs clés utilisant des Contractors indépendants incluent la technologie, les services créatifs, le conseil, la santé et les services professionnels, où ils apportent une expertise de niche et une flexibilité dans le travail basé sur des projets.

Le système de permis de travail aux États-Unis implique diverses catégories de visas adaptées à différents besoins d'emploi, avec des types courants tels que H-1B (professions spécialisées), L-1 (transferts intracompany), E-2 (investisseurs par traité), O-1 (capacité extraordinaire) et TN (professionnels NAFTA). Les employeurs doivent parrainer les travailleurs étrangers par le biais de pétitions déposées auprès de l'USCIS, nécessitant souvent des demandes de conditions de travail (LCA) du Department of Labor pour garantir que les salaires et les conditions sont équitables. Le processus de demande comprend le parrainage par l'employeur, la soumission de la documentation nécessaire, l'entretien de visa, et l'entrée aux États-Unis après approbation.

Points clés pour les employeurs :

De nombreux travailleurs étrangers visent la résidence permanente via des Green Cards parrainées par l'employeur ou des catégories comme EB-1, EB-2, et EB-3, avec des voies pour l'auto-pétition dans des cas extraordinaires. Les visas de dépendants (par exemple, H-4, L-2, E) permettent aux conjoints et aux enfants d'accompagner les travailleurs, certains étant éligibles à l'autorisation de travail. Tant les employeurs que les employés doivent respecter des obligations strictes de conformité, notamment en matière de lois sur les salaires, de tenue de registres et de déclaration des changements, afin d'éviter des pénalités ou une expulsion.