Impôts en États-Unis d'Amérique

Le système fiscal des États-Unis est un cadre complexe impliquant des gouvernements fédéral, étatiques, et parfois locaux, chacun imposant divers taxes sur les individus et les entreprises. Pour les Employer of Record, la navigation dans ce système concerne principalement les taxes sur la paie, qui incluent la retenue à la source sur les salaires des employés et le paiement des taxes côté Employer of Record. Comprendre ces obligations est crucial pour la conformité et le bon déroulement des opérations commerciales, que ce soit lors de l’emploi de travailleurs domestiques ou étrangers.

Les employés, à leur tour, sont soumis à l’impôt sur le revenu sur leurs gains, qui est généralement collecté par retenue à la source par l'Employer of Record tout au long de l’année. Ils peuvent également être responsables de leur part de certains taxes sur la paie. La responsabilité fiscale finale des employés est déterminée lors de la déclaration annuelle de leurs revenus, où ils peuvent prendre en compte diverses déductions et crédits pour réduire potentiellement leur revenu imposable.

Obligations de l'Employer en matière de sécurité sociale et de taxes sur la paie

Les Employer of Record aux États-Unis sont responsables de plusieurs taxes fédérales sur la paie, principalement en vertu de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) et de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). De nombreux états imposent également leurs propres taxes de chômage (SUTA) et peuvent avoir des taxes supplémentaires liées à la paie.

Les taxes FICA financent les programmes de Sécurité sociale et Medicare. Les Employer of Record et les salariés contribuent au FICA. Pour 2025, les taux devraient être similaires à ceux de 2024, mais restent soumis à confirmation officielle.

• Taxe de Sécurité sociale : cette portion finance les prestations de retraite, d’invalidité et de survivants. Le taux est réparti également entre l’Employer et le salarié. Pour 2024, le taux est de 6.2% pour chacun, totalisant 12.4%. Cette taxe ne s’applique que jusqu’à une limite de base salariale annuelle. La limite de 2024 est de 168 600 $, et celle de 2025 devrait être plus élevée, annoncée plus tard en 2024.
• Taxe Medicare : cette portion finance l’assurance hospitalière. Le taux est également divisé également entre l’Employer et le salarié. En 2024, le taux est de 1.45% pour chacun, totalisant 2.9%. Il n’y a pas de limite de base salariale pour la taxe Medicare régulière.
• Taxe Medicare supplémentaire : une taxe supplémentaire de 0.9% s’applique aux salaires dépassant un certain seuil ($200,000 pour les célibataires, $250,000 pour les couples mariés déposant une déclaration conjointe, $125,000 pour les couples mariés déposant séparément). Cette taxe additionnelle est uniquement imposée au salarié ; l’Employer ne doit pas la contribuer, mais doit la retenir sur les salaires dépassant le seuil.

La FUTA est une taxe fédérale qui, avec les systèmes d’assurance chômage des États, fournit une compensation de chômage aux travailleurs éligibles. Le taux standard de la FUTA est de 6% sur les premiers $7,000 du salaire annuel de chaque employé. Cependant, les Employer bénéficient généralement d’un crédit important (jusqu’à 5.4%) contre leur responsabilité fiscale fédérale pour le paiement ponctuel des taxes de chômage étatiques, ce qui réduit effectivement le taux de la FUTA à 0.6% dans la plupart des cas. Les taux de taxes de chômage étatiques (SUTA) varient considérablement selon l’état et dépendent de facteurs comme le secteur d’activité de l’Employer et l’historique des demandes de chômage.

Exigences de retenue d’impôt sur le revenu

Les Employer doivent retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les salaires de leurs employés à partir des informations fournies par l'employé sur le formulaire W-4, Employee's Withholding Certificate. Ce formulaire aide les Employer à déterminer le montant correct de taxe à retenir en tenant compte du statut de dépôt de l’employé, du nombre de personnes à charge, et de toute autre ajustement ou retenue supplémentaire demandée.

L’impôt fédéral sur le revenu est progressif, ce qui signifie que les niveaux de revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. Les tranches d’imposition et taux sont ajustés annuellement pour l'inflation. Les tranches de 2025 seront publiées plus tard en 2024, mais devraient suivre une structure similaire à celle de 2024.

Voici un exemple des tranches d’impôt fédéral sur le revenu pour 2024 pour les déclarants célibataires (les tranches 2025 seront différentes) :

Taux d’imposition	Revenu imposable (Déclarants célibataires)
10%	0 à 11,600 $
12%	11,601 à 47,150 $
22%	47,151 à 100,525 $
24%	100,526 à 191,950 $
32%	191,951 à 243,725 $
35%	243,726 à 609,350 $
37%	Au-delà de 609,350 $

Les Employer utilisent les tableaux de retenue fournis par l’IRS, combinés avec les informations du W-4 de l’employé, pour calculer le montant de l’impôt fédéral retenu sur chaque salaire.

De nombreux états et certaines juridictions locales imposent également des taxes sur le revenu, obligeant les Employer à retenir les taxes d’État et locales en fonction des règles spécifiques de chaque état et des formulaires de retenue de l’employé (qui varient selon la localisation).

Déductions et allocations fiscales des employés

Bien que les Employer soient principalement concernés par la retenue basée sur les informations fournies par l’employé (comme le formulaire W-4), les employés peuvent réduire leur revenu imposable global par diverses déductions et allocations lors de leur déclaration annuelle.

La façon la plus courante pour les employés de réduire leur revenu imposable est de prendre soit la déduction standard, soit de faire une déduction détaillée. La déduction standard est un montant fixe qui varie selon le statut de dépôt et est ajustée annuellement pour l'inflation. Pour 2025, les montants de la déduction standard devraient être plus élevés qu’en 2024.

Voici les montants de la déduction standard de 2024 (les montants 2025 seront différents) :

Statut de dépôt	Déduction standard (2024)
Célibataire	13 850 $
Marié déposant séparément	13 850 $
Marié déposant conjointement	27 700 $
Tête de famille	20 800 $
Veuf(ve) éligible	27 700 $

Les employés peuvent choisir de faire une déduction détaillée si la somme de leurs dépenses éligibles (telles que taxes d’État et locales jusqu’à une certaine limite, intérêts hypothécaires, dons charitables, et certaines dépenses médicales) dépasse le montant de la déduction standard.

Certaines déductions peuvent également influencer le take-home pay [payé net] et potentiellement leurs calculs du W-4, comme les contributions avant impôt aux comptes de retraite (comme les 401(k)), aux comptes d’épargne santé (HSA), et les déductions pour les primes d’assurance santé payées via un plan de cafétéria.

Délais de conformité et de déclaration fiscale

Les Employer ont des échéances strictes pour le dépôt des taxes retenues et la présentation des déclarations relatives à la paie. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et intérêts.

Les formulaires fédéraux clés et leurs échéances générales incluent :

• Formulaire 941, Déclaration trimestrielle de taxes fédérales de l’Employer: Rapporte l’impôt sur le revenu, la taxe de Sécurité sociale, et la taxe Medicare retenus sur les salaires, ainsi que la part de l’Employer pour la Sécurité sociale et Medicare. La date limite est généralement le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre (30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier).
• Formulaire 940, Déclaration annuelle de taxe FUTA: Rapporte la responsabilité fiscale FUTA annuelle de l’Employer. La date limite est généralement le 31 janvier de l’année suivante.
• Formulaire W-2, Rapport de salaire et de taxes: Rapporte les salaires annuels de l’employé et le montant des taxes retenues. Les Employer doivent remettre les copies aux employés avant le 31 janvier de l’année suivante et déposer les copies auprès de la Social Security Administration (SSA) avant le 31 janvier.
• Formulaire W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Un formulaire récapitulatif déposé auprès de la SSA avec toutes les copies des W-2. La date limite est le 31 janvier.

La fréquence de dépôt des taxes (quotidien, semi-hebdomadaire, mensuel) dépend de la responsabilité fiscale. Les responsabilités de déclaration et de dépôt des taxes locales et étatiques varient selon la juridiction.

Considérations fiscales particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers

L’emploi de travailleurs étrangers ou l’exploitation en tant qu’Entreprise étrangère aux États-Unis introduit des complexités fiscales supplémentaires.

• Classification des travailleurs : Déterminer si un travailleur étranger est un résident ou un non-résident pour l’impôt est crucial, car des règles différentes s’appliquent. La résidence se détermine généralement par le test de la green card ou du substantial presence.
• Traités fiscaux : Les États-Unis ont des traités fiscaux avec de nombreux pays qui peuvent réduire ou éliminer l’impôt américain sur certains types de revenus, y compris les salaires. Les Employer peuvent devoir considérer les dispositions du traité lors de la détermination de la retenue pour les employés non-résidents.
• Retenue pour non-résidents: Les revenus versés aux non-résidents sont généralement soumis à une retenue forfaitaire de 30%, sauf si un traité prévoit un taux réduit ou une exonération. Les employés non-résidents doivent parfois soumettre le formulaire 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien) ou le W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) pour demander les avantages du traité ou confirmer leur statut étranger.
• Numéros d’identification : Les travailleurs étrangers ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain. Les résidents utilisent typiquement un Social Security Number (SSN). Les non-résidents qui ne sont pas éligibles au SSN mais qui ont besoin d’un TIN (Taxpayer Identification Number) pour la fiscalité peuvent obtenir un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
• Entreprises étrangères : Une entreprise étrangère opérant aux États-Unis peut être soumise à l’impôt sur les sociétés américain si elle est considérée comme exerçant une trade or business aux États-Unis et générant des revenus effectivement liés à cette activité. La notion de permanent establishment selon les traités fiscaux détermine souvent si une entreprise étrangère a une présence taxable aux États-Unis. Employer des travailleurs aux États-Unis peut contribuer à établir une telle présence taxable.

Naviguer dans ces considérations particulières demande une attention minutieuse et une bonne compréhension de la législation fiscale américaine et des traités fiscaux applicables.