Impôts en États-Unis d'Amérique

Le système fiscal des États-Unis est une structure complexe impliquant les gouvernements fédéral, étatiques, et parfois locaux, chacun imposant divers taxes sur les particuliers et les entreprises. Pour les employeurs, la navigation dans ce système concerne principalement les taxes sur la paie, qui incluent la retenue d'impôt à la source sur les salaires des employés et le paiement des taxes côté employeur. Comprendre ces obligations est crucial pour la conformité et le bon fonctionnement des affaires, que ce soit en employant des travailleurs nationaux ou étrangers.

Les employés, à leur tour, sont soumis à l'impôt sur le revenu sur leurs gains, généralement prélevé par l'employeur tout au long de l'année. Ils peuvent également être responsables de leur part de certaines taxes sur la paie. La responsabilité fiscale finale des employés est déterminée lors de la déclaration annuelle de revenus, où ils peuvent prendre en compte diverses déductions et crédits pour éventuellement réduire leur revenu imposable.

Employer of Record et obligations en matière de taxes sociales et sur la paie

Les employeurs aux États-Unis sont responsables de plusieurs taxes fédérales sur la paie, principalement en vertu de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) et de la Federal Unemployment Tax Act (FUTA). De nombreux États imposent également leurs propres taxes de chômage (SUTA) et peuvent avoir des taxes supplémentaires sur la paie.

Les taxes FICA financent les programmes de Social Security et Medicare. Les employeurs et les employés contribuent tous deux à FICA. Pour 2025, les taux devraient être similaires à ceux de 2024, mais cela reste à confirmation officielle.

• Taxe de Social Security : Cette portion finance les prestations de retraite, d'invalidité et de survivants. Le taux d'imposition est réparti en deux parts égales entre l'employeur et l'employé. En 2024, le taux est de 6,2 % pour chacun, totalisant 12,4 %. Cette taxe s'applique uniquement jusqu'à une limite annuelle de revenu. La limite de 2024 est de 168 600 $, et celle de 2025 devrait être plus élevée, annoncée plus tard en 2024.
• Taxe Medicare : Cette partie finance l'assurance hospitalière. Le taux est aussi réparti à parts égales entre l'employeur et l'employé. En 2024, il est de 1,45 % pour chacun, totalisant 2,9 %. Il n’y a pas de limite de revenu pour la taxe Medicare régulière.
• Taxe Medicare supplémentaire : Une taxe supplémentaire de 0,9 % s'applique aux revenus surpassant un certain seuil (200 000 $ pour les déclarants célibataires, 250 000 $ pour les couples mariés déclarant conjointement, 125 000 $ pour les mariés déclarant séparément). Cette taxe supplémentaire est uniquement imposée à l’employé ; l’employeur ne doit pas verser de part équivalente mais doit la retenir sur les salaires dépassant le seuil.

FUTA est une taxe fédérale qui, avec les systèmes de chômage des États, fournit une indemnisation en cas de chômage aux travailleurs éligibles. Le taux standard de la FUTA est de 6 % sur les 7 000 $ de salaire de chaque employé par an. Toutefois, les employeurs bénéficient généralement d’un crédit significatif (jusqu’à 5,4 %) contre leur obligation fiscale fédérale pour le paiement à temps des taxes de chômage de l’État, ce qui réduit effectivement le taux de FUTA à 0,6 % dans la plupart des cas. Les taux de taxes de chômage d’État (SUTA) varient considérablement selon l’État et dépendent de facteurs tels que le secteur de l’employeur et l’historique des demandes de prestations.

Exigences de retenue d’impôt sur le revenu

Les employeurs doivent retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les salaires de leurs employés en se basant sur les informations fournies par l’employé via le formulaire W-4, Employee's Withholding Certificate. Ce formulaire aide les employeurs à déterminer le montant correct d’impôt à retenir en tenant compte du statut de déclaration de l’employé, du nombre de personnes à charge et de tout autre ajustement ou retenue supplémentaire demandée.

L’impôt fédéral sur le revenu est progressif, ce qui signifie que les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus importants. Les tranches d’imposition et les taux sont ajustés chaque année pour tenir compte de l'inflation. Les tranches d’imposition 2025 seront communiquées plus tard en 2024, mais devraient suivre une structure similaire à celle de 2024.

Voici un exemple des tranches d’imposition fédérale de 2024 pour les déclarants célibataires (les tranches 2025 seront différentes) :

Taux d'imposition	Revenu imposable (déclarants célibataires)
10 %	de 0 à 11 600 $
12 %	de 11 601 à 47 150 $
22 %	de 47 151 à 100 525 $
24 %	de 100 526 à 191 950 $
32 %	de 191 951 à 243 725 $
35 %	de 243 726 à 609 350 $
37 %	Plus de 609 350 $

Les employeurs utilisent des tables de retenue fournies par l’IRS, combinées aux informations du W-4 de l’employé, pour calculer le montant de l’impôt fédéral à retenir sur chaque salaire.

De nombreux États et certaines juridictions locales imposent également des taxes sur le revenu, obligeant les employeurs à retenir les taxes d’État et locales selon leurs règles spécifiques et les formulaires de retenue des employés (qui varient selon la localisation).

Déductions d’impôt et allocations pour les employés

Alors que les employeurs se concentrent principalement sur la retenue basée sur les informations fournies par l’employé (comme le formulaire W-4), ces derniers peuvent réduire leur revenu imposable global via diverses déductions et allocations lors de leur déclaration annuelle.

La façon la plus courante pour les employés de réduire leur revenu imposable consiste à prendre la déduction standard ou à détailler leurs déductions. La déduction standard est un montant fixe qui varie selon le statut de déclaration et qui est ajusté chaque année pour l'inflation. Pour 2025, les montants de la déduction standard devraient être plus élevés qu’en 2024.

Voici les montants de la déduction standard pour 2024 (les montants 2025 seront différents) :

Statut de déclaration	Déduction standard (2024)
Célibataire	13 850 $
Marié déclarant séparément	13 850 $
Marié déclarant conjointement	27 700 $
Chef de famille	20 800 $
Veuf/Veuve ayant droit	27 700 $

Les employés peuvent opter pour la déclaration détaillée si le total de leurs dépenses déductibles admissibles (telles que taxes d’État et locales jusqu’à une limite, intérêts hypothécaires, dons de charité, et certaines dépenses médicales) dépasse le montant de la déduction standard.

Certaines déductions peuvent également influencer un employé concernant son salaire net et potentiellement ses calculs W-4, comme les cotisations avant impôt pour les comptes de retraite (comme 401(k)) ou les comptes d’épargne santé (HSA), ainsi que les déductions pour les primes d’assurance santé payées via un plan de cafétéria.

Délais de conformité et de déclaration fiscales

Les employeurs ont des délais stricts pour déposer les taxes retenues et déposer les déclarations de taxes sur la paie. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et intérêts.

Les formulaires de déclaration clés et leurs échéances générales incluent :

• Formulaire 941, Déclaration fiscale trimestrielle de l’employeur : Signale l’impôt sur le revenu, la taxe sociale (Social Security) et la taxe Medicare retenus, ainsi que la part de l’employeur pour Social Security et Medicare. La date limite est généralement le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre (30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier).
• Formulaire 940, Déclaration annuelle de l’employeur concernant la taxe FUTA : Signale la responsabilité fiscale annuelle FUTA. La date limite est généralement le 31 janvier de l’année suivante.
• Formulaire W-2, Déclaration de salaires et d’impôts : Signale les salaires annuels de l’employé et le montant des taxes retenues. Les employeurs doivent remettre une copie aux employés avant le 31 janvier et déposer une copie auprès de la Social Security Administration (SSA) aussi avant le 31 janvier.
• Formulaire W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements : Formulaire récapitulatif déposé avec la SSA avec les copies de tous les W-2. La date limite est le 31 janvier.

La fréquence de dépôt des taxes (quotidienne, semi-hebdomadaire, mensuelle) dépend du montant de l’obligation fiscale. Des obligations plus importantes nécessitent des dépôts plus fréquents. Les exigences en matière de déclaration et de dépôt des taxes sur la paie dans chaque État et localité varient selon la juridiction.

Considérations fiscales particulières pour les travailleurs et entreprises étrangers

Employer des travailleurs étrangers ou opérer en tant qu’entreprise étrangère aux États-Unis introduit des complexités fiscales supplémentaires.

• Classification du travailleur : Déterminer si un travailleur étranger est un résident fiscal ou un non-résident pour l’impôt est crucial, car différentes règles fiscales s’appliquent. La résidence est généralement déterminée par le test de la carte verte ou le test de présence substantielle.
• Conventions fiscales : Les États-Unis ont signé des conventions fiscales avec de nombreux pays pouvant réduire ou exonérer l'impôt américain sur certains types de revenus, y compris les salaires. Les employeurs doivent considérer les dispositions des conventions lors de la détermination de la retenue pour les employés non résidents.
• Retenue pour les non-résidents : L’impôt payé aux non-résidents est généralement soumis à un taux fixe de 30 %, sauf si une convention fiscale prévoit un taux réduit ou une exonération. Les employés non résidents peuvent devoir soumettre le Formulaire 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) ou le Formulaire W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) pour réclamer les avantages de la convention ou confirmer leur statut étranger.
• Numéros d’identification : Les travailleurs étrangers ont besoin d’un numéro d’identification fiscale américain. Les résidents étrangers utilisent généralement un numéro de sécurité sociale (SSN). Les non-résidents qui ne sont pas éligibles au SSN mais qui doivent obtenir un TIN (Taxpayer Identification Number) pour la fiscalité peuvent devoir obtenir un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number).
• Entreprises étrangères : Une entreprise étrangère opérant aux États-Unis peut être soumise à l’impôt sur les sociétés américain si elle est considérée comme exerçant une activité commerciale ou un commerce aux États-Unis et ayant un revenu effectivement connecté à cette activité. La notion de "base permanente" selon les conventions fiscales détermine souvent si une entreprise étrangère a une présence imposable aux États-Unis. Employer des travailleurs aux États-Unis peut contribuer à établir une telle présence taxable.

Naviguer ces considérations particulières requiert une attention rigoureuse aux détails et une compréhension du droit fiscal américain ainsi que des conventions fiscales pertinentes.