Employer of Record in Belgique

Un Employer of Record, ou EOR, est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom dans un autre pays. Considérez-les comme votre équipe RH en Belgique. Ils gèrent toutes les parties délicates de l'emploi, telles que la paie, les taxes, les avantages, et veillent à ce que vous respectiez les lois du travail locales. Cela signifie que vous pouvez recruter des talents en Belgique sans avoir besoin de créer votre propre entité légale sur place. Pour les entreprises souhaitant s'étendre, un EOR comme Rivermate peut rendre le processus beaucoup plus simple.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Belgique

Utiliser un EOR en Belgique est un processus simple. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous trouvez le talent : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Belgique.
• L’EOR les embauche : L’EOR embauche légalement l’employé sous leur entité belge. Ils créent un contrat de travail conforme.
• L’intégration est gérée : L’EOR s’occupe de toute la paperasserie nécessaire pour que votre nouveau membre d’équipe commence.
• Ils gèrent les tâches RH : L’EOR s’occupe de la paie mensuelle, des taxes et des cotisations sociales. Selon le Service Public Fédéral Emploi, Travail et Dialogue Social, cela inclut le respect de toutes les réglementations belges (www.employment.belgium.be).
• Vous gérez le travail quotidien : Votre nouvel employé travaille pour votre entreprise, comme n’importe quel autre membre de l’équipe. Vous gérez ses tâches quotidiennes et ses projets.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Belgique

Utiliser un EOR en Belgique vous aide à recruter rapidement des talents sans le casse-tête de créer une société locale. C’est une solution pratique pour tester un nouveau marché ou embaucher une personne clé sans investissement majeur.

Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Rester conforme : Les lois du travail belges peuvent être complexes. Un EOR vous assure de suivre toutes les règles, des contrats aux procédures de licenciement.
• Gagner du temps et de l’argent : La création d’une entité légale dans un nouveau pays prend du temps et peut être coûteuse. Un EOR vous permet de contourner ce processus.
• Accès aux avantages : Les EOR peuvent souvent offrir à vos employés des packages d’avantages compétitifs.
• Concentrez-vous sur votre activité : Vous pouvez vous concentrer sur les objectifs de votre entreprise pendant que l’EOR gère la partie administrative de l’emploi.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Belgique comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Belgique.

Engager en Belgique signifie accéder à une main-d'œuvre compétente et multilingue au cœur de l'Europe. Le pays dispose d’un cadre juridique bien structuré, mais complexe, pour l’emploi. Pour réussir votre recrutement, vous devez comprendre les lois du travail locales, qui privilégient fortement les droits des employés. Ce guide vous accompagnera à travers les aspects clés de l’embauche en Belgique.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que les accords d’emploi verbaux puissent être légalement contraignants en Belgique, un contrat écrit est fortement recommandé pour assurer la clarté et éviter les litiges. Pour certains types de travail, un contrat écrit est obligatoire. Ceux-ci incluent :

• Contrats à durée déterminée
• Contrats à temps partiel
• Contrats pour projets spécifiques
• Contrats étudiants
• Travail temporaire en agence

Le contrat de travail standard en Belgique est à durée indéterminée.

Un point crucial à retenir est l’exigence linguistique. Le contrat doit être rédigé en néerlandais, français ou allemand, selon le lieu d’activité de votre entreprise. À Bruxelles, il doit être en français ou en néerlandais, selon la langue de l’employé.

Vos contrats de travail doivent toujours inclure ces clauses essentielles :

• Description du poste Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l’employé.
• Rémunération Détails sur le salaire, les primes et autres avantages.
• Horaires de travail Les horaires standards et toute attente concernant les heures supplémentaires.
• Date de début La date officielle de début de l’emploi.
• Périodes de préavis Les procédures et délais pour la résiliation du contrat.

Périodes d’essai

Les périodes d’essai ne sont généralement pas autorisées en Belgique. La Loi unifiée sur le statut d’emploi a aboli les périodes d’essai pour la plupart des contrats de travail en 2014.

Il existe quelques exceptions à cette règle. Les périodes d’essai sont encore autorisées pour :

• Contrats étudiants
• Travail temporaire
• Travail en agence d’intérim

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Belgique est de 38 heures, généralement réparties sur cinq jours. La loi limite généralement la durée de travail à un maximum de 8 heures par jour.

Toute heure travaillée au-delà de la semaine standard de 38 heures est considérée comme des heures supplémentaires et doit être rémunérée. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont :

Au lieu d’une rémunération pour heures supplémentaires, vous pouvez également offrir un repos compensatoire.

Au début de 2022, la Belgique a introduit une réforme du marché du travail permettant aux employés de demander une semaine de travail de quatre jours. Dans ce dispositif, ils travailleraient toujours un total de 38 heures, mais réparties sur quatre journées plus longues.

Jours fériés & jours régionaux

Les employés en Belgique ont droit à 10 jours fériés payés par an. Si un jour férié tombe un week-end, il est généralement remplacé par un jour de congé en semaine.

Jours fériés nationaux en 2025

En plus des jours fériés nationaux, il existe également des jours fériés régionaux pour les communautés flamande, francophone et germanophone.

Embauche de contractors en Belgique

L’embauche de contractors indépendants en Belgique peut offrir flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Cependant, il est crucial de classer correctement les travailleurs pour éviter des sanctions légales et financières. Les autorités belges sont strictes concernant le « faux indépendant », où un travailleur est classé comme contractor mais traité comme un employé.

Une mauvaise classification d’un employé en tant que contractor peut entraîner des risques importants, notamment :

• Remboursements rétroactifs des cotisations sociales
• Impôts et amendes impayés
• Obligation de fournir des avantages aux employés de manière rétroactive

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ces risques. Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour vos travailleurs en Belgique, garantissant une conformité totale avec les lois du travail locales. Cela signifie que l’EOR gère les contrats de travail, la paie, les taxes et les avantages. En utilisant un EOR, vous pouvez embaucher des contractors en Belgique en toute confiance, en sachant que le risque de mauvaise classification est pris en charge pour vous.

Naviguer dans la rémunération et la paie en Belgique nécessite une compréhension claire de son système structuré. Vous constaterez qu'il est fortement réglementé, avec de fortes protections pour les employés. Le système repose sur des contrats de travail, des accords collectifs et des lois nationales du travail. Les éléments clés incluent des cotisations sociales obligatoires tant pour l'employeur que pour l'employé, un système d'impôt sur le revenu progressif, et des règles spécifiques pour les salaires et les heures de travail.

Cycles de paie & structure des salaires

En Belgique, le processus de paie est simple et cohérent.

• Paiements mensuels : Vous payez vos employés sur une base mensuelle. Les salaires sont généralement versés le dernier jour du mois.
• Salaire du 13ème mois : La plupart des employés en Belgique ont droit à un "13ème mois". Il s'agit d'un mois supplémentaire de salaire, généralement versé à la fin de l'année. Certains accords incluent même un paiement partiel du 14ème mois. Si un employé n'a pas travaillé une année civile complète, ce paiement est proratisé.
• Prime de vacances : Les employés reçoivent également une prime de vacances. Celle-ci est distincte du paiement du 13ème mois et est généralement versée lorsque l'employé prend ses principales vacances. Elle est calculée à 92 % de leur salaire mensuel brut.

Heures supplémentaires & minima

Les heures de travail et la rémunération sont clairement définies par la loi.

• Heures standard : Une semaine de travail standard en Belgique est de 38 heures, avec un maximum général de 8 heures par jour.
• Heures supplémentaires : Si vos employés travaillent au-delà de ces heures, vous devez leur payer des heures supplémentaires. Le taux est de 50 % supplémentaire pour le travail en semaine et le samedi, et de 100 % pour le dimanche et les jours fériés.
• Salaire minimum : La Belgique dispose d’un salaire minimum national, appelé Revenu Minimum Mensuel Garanti (GAMMI). Au début de 2025, il s’élève à environ 2 112 € par mois pour les travailleurs âgés de 18 ans et plus. Cependant, de nombreux secteurs ont leurs propres accords collectifs qui fixent des salaires minimums plus élevés.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur, vous êtes responsable de verser des cotisations sociales pour vos employés. Ces cotisations financent les soins de santé, les pensions et les allocations de chômage.

Taxes et déductions pour l'employé

Vos employés contribuent également au système de sécurité sociale et paient l'impôt sur le revenu.

En Belgique, vous trouverez un système solide d'avantages pour les employés et de droits aux congés. Celui-ci est façonné par les lois gouvernementales et les accords collectifs de travail. L'objectif est de fournir un soutien solide aux employés, couvrant la santé, la famille et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Congés légaux

La loi belge prévoit plusieurs types de congés payés.

• Congé annuel Les employés ayant une semaine de travail de cinq jours bénéficient d'au moins 20 jours ouvrés de congé payé par an. Ceux travaillant une semaine de six jours ont droit à 24 jours. Ce congé est basé sur le nombre de mois travaillés l'année civile précédente.
• Congé maladie Si vous tombez malade, votre employeur vous verse votre salaire intégral pendant les 30 premiers jours. Après cela, la Caisse d'Assurance Maladie verse une rémunération à taux réduit. Vous devrez fournir un certificat médical pour confirmer votre maladie.
• Congé de maternité Les femmes enceintes bénéficient de 15 semaines de congé payé. Ce congé peut être prolongé en cas de naissances multiples. La rémunération est couverte par les prestations de sécurité sociale.
• Congé de paternité Les pères ont droit à 20 jours de congé payé. Celui-ci doit être pris dans les quatre premiers mois suivant la naissance de l'enfant. Les trois premiers jours sont payés par l'employeur, le reste étant couvert par l'assurance maladie publique.

Jours fériés & jours fériés régionaux

La Belgique observe dix jours fériés officiels. Si un jour férié tombe un week-end, les employeurs doivent prévoir un jour de remplacement. Il existe également des jours fériés spécifiques aux différentes communautés linguistiques.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises en Belgique offrent des avantages supplémentaires en plus des exigences légales. Ceux-ci aident à attirer et à fidéliser des employés talentueux.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un package d'avantages compétitif dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR dispose déjà d'une entité légale en Belgique. Nous gérons toute la partie administrative de la gestion des avantages pour les employés. Cela inclut tout, de l'inscription des employés à la sécurité sociale obligatoire à la recherche et à la gestion des avantages complémentaires populaires.

Nous veillons à ce que votre package d'avantages soit conforme à toutes les lois locales et accords collectifs. Cela vous fait gagner du temps et réduit les risques. Vous pouvez offrir à votre équipe en Belgique d'excellents avantages sans le casse-tête de leur gestion vous-même.

Mettre fin à un emploi en Belgique implique un processus structuré. Vous devez suivre des règles légales spécifiques. Cela garantit une séparation équitable et conforme pour tous. Le processus couvre tout, de la notification aux paiements finaux. Gérer cela correctement protège votre entreprise et respecte l’employé.

Périodes de préavis

Lorsque vous mettez fin à un contrat de travail en Belgique, une période de préavis est généralement requise. C’est une étape clé du droit du travail belge. La durée du préavis dépend de la durée de service de l’employé chez vous.

Pour les contrats commencés après le 1er janvier 2014, les périodes de préavis sont standardisées. Cela rend la procédure plus claire pour vous et votre employé. Voici quelques exemples de périodes de préavis que vous devez respecter :

Vous devez notifier la fin du contrat par écrit. Cela peut être fait par courrier recommandé ou par huissier. La notification doit préciser le début de la période de préavis et sa durée.

Dans certains cas, comme une faute grave, vous pouvez résilier un contrat immédiatement sans préavis. Cependant, vous devez informer l’employé de ce licenciement dans les trois jours ouvrables suivant la découverte de la faute.

Indemnité de licenciement

Au lieu de faire travailler l’employé pendant la période de préavis, vous pouvez choisir de lui verser une indemnité. On l’appelle souvent indemnité de licenciement. Le paiement équivaut au salaire que l’employé aurait gagné pendant la période de préavis.

Ce montant inclut le salaire régulier de l’employé et tout avantage contractuel. Le calcul correct de cette indemnité est crucial pour rester conforme et éviter des problèmes juridiques. Vous pouvez également combiner une période de préavis et un paiement final d’indemnité de licenciement.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans la procédure de licenciement dans un pays différent peut être complexe. Nous gérons l’ensemble du processus de départ pour vous. Nous veillons à ce que chaque étape soit conforme au droit belge.

Voici comment nous aidons :

• Vérification de conformité : Nous examinons le contrat de travail et les lois locales pour déterminer la bonne période de préavis et l’indemnité de licenciement.
• Documentation : Nous préparons et livrons tous les documents de fin de contrat nécessaires, dans le format et la langue appropriés.
• Calculs : Nous calculons précisément le paiement final, y compris les indemnités et les congés non pris.
• Conseils : Nous fournissons des conseils clairs à vous et à l’employé, rendant le processus fluide et transparent.

Avec Rivermate, vous pouvez être sûr que les départs d’employés sont gérés de manière professionnelle et légale. Cela vous permet de vous concentrer sur votre activité pendant que nous gérons les détails.

Naviguer dans les visas et permis de travail en Belgique peut sembler complexe. La clé est de comprendre que pour les ressortissants non-UE, travailler en Belgique pendant plus de 90 jours nécessite un permis combiné de travail et de séjour, appelé le Permis Unique. Votre employeur doit initier ce processus pour vous. Il doit prouver qu'il n'a pas pu trouver de candidat approprié au sein de l'UE avant de vous proposer le poste. Une fois l'autorisation de travail approuvée, vous pouvez alors faire une demande de visa de long séjour, également appelé visa D, qui vous permet d'entrer en Belgique.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

Lorsqu'il s'agit d'embaucher des talents internationaux, la responsabilité du parrainage incombe à l'employeur. Cela signifie qu'il gère le processus de candidature et veille à ce que tout soit conforme aux lois belges.

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique ici. Un EOR possède déjà une entité légale en Belgique, ce qui lui permet d'embaucher et de parrainer des employés en votre nom. Cela élimine la nécessité pour vous de créer votre propre entité, ce qui peut être un processus long et coûteux. Un EOR assume le rôle officiel d'employeur, en gérant la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité en matière d'immigration.

Voici les voies courantes pour l'emploi en Belgique :

• Permis Unique : Il s'agit du permis standard pour la plupart des employés non-UE travaillant en Belgique pendant plus de 90 jours. Il combine le droit de travailler et de résider dans le pays en une seule demande.
• Carte Bleue UE : C'est une option pour les travailleurs hautement qualifiés. Elle exige des revenus et une formation plus élevés, mais offre plus de flexibilité pour se déplacer entre les pays de l'UE.

Conformité aux voyages d'affaires

Pour les déplacements de courte durée, les règles sont différentes. Si vous visitez pour des réunions d'affaires, des conférences ou des salons professionnels jusqu'à 90 jours dans une période de 180 jours, vous aurez probablement besoin d'un Visa d'affaires Schengen (Type C).

Cependant, les citoyens de certains pays, comme les États-Unis, le Canada et le Royaume-Uni, sont exemptés de cette exigence de visa pour les courts séjours d'affaires. Ils peuvent entrer dans l'Espace Schengen avec un passeport valide.

Gardez à l'esprit ces points importants pour les voyages d'affaires :

• La règle des 90/180 jours : Vous pouvez rester dans l'Espace Schengen au maximum 90 jours sur une période de 180 jours.
• Activités autorisées : Les déplacements professionnels sont généralement limités à des activités telles que la participation à des réunions ou des conférences. Vous ne pouvez pas exercer un travail réel.
• Déclaration Limosa : Pour certains travaux de courte durée, une déclaration Limosa doit être déposée. Cependant, il existe une exemption pour la participation à des réunions d'affaires dans un "cercle fermé", ce qui permet des séjours jusqu'à 20 jours consécutifs par réunion, avec un plafond de 60 jours par an.