Permis de travail et visas dans Belgique

La Belgique est une destination attractive pour les affaires internationales, jouant un rôle central dans l’Union européenne en accueillant le Parlement européen et le siège de l'OTAN. Sa main-d'œuvre multilingue forte et sa position stratégique entre la France, l’Allemagne et le Royaume-Uni en font un lieu privilégié pour les employeurs souhaitant embaucher ou relocaliser des talents. Cependant, les règles d’immigration et d’autorisation de travail en Belgique sont détaillées et strictement appliquées.

Même les missions de courte durée nécessitent une paperasse appropriée. Les employeurs qui enfreignent les lois belges du travail ou d’immigration peuvent faire face à des sanctions sévères, notamment des amendes, des poursuites pénales et des ordres de cesser l’emploi du travailleur concerné. Comprendre les exigences en matière d’immigration en Belgique est essentiel pour assurer la conformité légale et une opération fluide.

Bruxelles, par exemple, est un centre d’activité politique et de diplomatie internationale, soulignant le rôle de la Belgique comme capitale de facto de l’UE. En conséquence, les entreprises disposant d’équipes internationales cherchent souvent à placer des employés en Belgique. Le système d’immigration belge traite chaque travailleur avec soin ; même les "nomades numériques" ne peuvent légalement travailler sans visas et permis appropriés. Les sections suivantes expliquent qui a besoin d’autorisation pour travailler en Belgique, décrivent les principaux types de visas et permis, et vous guideront dans les responsabilités de l’employeur, les démarches pratiques pour embaucher ou relocaliser du personnel étranger, ainsi que des conseils pour gérer les défis courants de l’immigration belge.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail belge ?

Les ressortissants belges et les citoyens de l’UE/EFTA/Suisse ont le droit de travailler en Belgique sans avoir besoin d’un permis de travail ou d’un visa. Dans le cadre de l’Espace Schengen et des règles de libre circulation de l’UE, tout citoyen d’un pays de l’UE ou de l’EFTA (Association européenne de libre-échange) – ou de la Suisse – peut entrer, résider et accepter un emploi en Belgique sans autorisation spéciale. Ces travailleurs doivent simplement s’inscrire auprès des autorités locales de la ville après trois mois pour obtenir une carte de séjour belge.

Tous les autres ressortissants étrangers, appelés "nationaux de pays tiers" (par exemple citoyens des États-Unis, d’Inde, de Chine), nécessitent un permis de travail et généralement un visa avant de commencer à travailler. En général, tout citoyen non-UE/EFTA souhaitant travailler en Belgique doit obtenir une autorisation à l’avance. Pour des missions jusqu’à 90 jours, certaines catégories de spécialistes, comme journalistes, chercheurs, athlètes et artistes de scène, peuvent entrer avec un visa Schengen de Type C et déposer une déclaration Limosa nationale, mais ils ont toujours besoin d’une autorisation de travail approuvée, même pour des missions de courte durée.

Si le séjour prévu dépasse 90 jours, pratiquement tous les nationals non-UE doivent obligatoirement disposer à la fois d’un visa long séjour de Type D et d’un permis de travail. L’employeur doit demander le permis de travail au nom du salarié (souvent désormais combiné dans un "Permis Unique") et obtenir un visa avant que l’employé étranger puisse commencer à travailler légalement. Même les citoyens britanniques, qui voyageaient auparavant sans visa, doivent faire une demande de permis s’ils travaillent plus de 90 jours en Belgique.

En résumé, si vous embauchez ou relocalisez une personne en provenance de l’extérieur de l’UE/AELE/Suisse, vous devriez supposer qu’elle a besoin d’une autorisation de travail belge. Ne laissez pas un nouvel employé commencer à travailler en Belgique avant que le permis et le visa appropriés soient en place.

Aperçu des types de visa et permis de travail en Belgique

La Belgique propose plusieurs catégories principales de permis auxquelles les employeurs doivent se familiariser. Ces autorisations combinent généralement droits au travail et à la résidence. Les principaux types sont décrits ci-dessous.

Permis unique (Permis combiné de travail et de séjour) en Belgique

Le Permis unique est l’autorisation de travail standard pour les nationals hors-UE résidant en Belgique plus de 90 jours. Depuis janvier 2019, tout travailleur étranger hors Europe souhaitant résider et travailler en Belgique plus de trois mois doit détenir un Permis unique. Il s’agit d’un permis combiné, ce qui signifie que sa demande inclut également la demande de carte de séjour du salarié.

L’Office fédéral belge de l’immigration et l’autorité régionale compétente traitent conjointement la demande de Permis unique. Par défaut, un Permis unique fraîchement délivré est lié à un employeur et un poste spécifiques (appelé parfois à durée limitée). Il est généralement accordé pour une période allant jusqu’à 3 ans, renouvelable si l’emploi se poursuit. Depuis début 2023, la Belgique a introduit une option “Permis unique (Durée indéfinie)”, valable indéfiniment, permettant au titulaire de travailler pour tout employeur dans n’importe quel poste salarié sans avoir besoin d’un nouveau permis en cas de changement d’emploi.

Les employeurs doivent faire la demande de Permis unique au nom du salarié, via le portail en ligne unique ou par l’intermédiaire de l’agence régionale pour l’emploi où le travailleur sera basé. La demande comprend le contrat de travail signé, les justificatifs de qualifications, d’identité, d’assurance santé, et parfois un avis de recrutement ou un test du marché du travail. En cas d’approbation, l’Office de l’immigration délivre le document de Permis unique, certifiant le droit du ressortissant étranger de vivre et travailler en Belgique.

Carte Bleue UE pour la Belgique

La Carte Bleue UE est le programme belge destiné aux professionnels hautement qualifiés, basé sur une directive européenne visant à attirer des travailleurs avec des qualifications avancées. Pour y prétendre en Belgique, le candidat doit généralement détenir un diplôme de l’enseignement supérieur (ou une expérience professionnelle équivalente) et une offre d’emploi ou un contrat d’au moins un an.

L’élément clé est que le salaire proposé doit atteindre un seuil élevé, généralement environ 150 % du salaire annuel brut moyen belge. Par exemple, le salaire brut annuel minimum actuel pour une Carte Bleue en Belgique est d’environ 60 998 € à Bruxelles (environ 55 181 € en Flandre). En pratique, cela signifie que la Carte Bleue concerne principalement des talents de haut niveau dans des domaines comme l’ingénierie, l’informatique ou la gestion senior.

Si délivrée, une Carte Bleue en Belgique est valable de 1 à 3 ans, liée à la durée du contrat, et renouvelable. Elle confère les mêmes droits en matière de travail et de sécurité sociale que les citoyens belges et offre une voie vers la résidence permanente après quelques années. Notamment, les titulaires de la Carte Bleue peuvent ultérieurement changer d’employeur en Belgique sans obtenir un nouveau permis, après que la carte ait été valide pendant une certaine période. Contrairement à certains autres permis de travail, la procédure de Carte Bleue en Belgique ne requiert pas de test du marché du travail.

Permis Transferts Intra-entreprise (ICT) en Belgique

La Belgique a mis en œuvre le régime de transferts intra-entreprise (ICT) de l’UE pour les multinationales. Ce permis couvre les cadres, spécialistes ou stagiaires transférés dans une filiale belge de leur propre entreprise (ou d’un groupe lié) depuis l’extérieur de l’UE. Pour les transferts en Belgique (affectation directe), le salarié doit avoir travaillé pour l’entreprise à l’étranger au moins 3 des 4 dernières années dans un rôle de direction, de gestion ou de spécialiste.

Le permis ICT belge est délivré pour la durée de la mission, jusqu’à un maximum de 3 ans pour les cadres ou spécialistes et 1 an pour les stagiaires. Après cette période, une renouvellement est possible, sous réserve de limites de durée totales. Il est important de noter que les seuils d’âge et de salaire pour l’ICT tendent à refléter ceux de la Carte Bleue.

Il existe aussi une voie de mobilité ICT pour les transferts intra-entreprises au sein de l’UE. Si un employé possède déjà un permis ICT dans un autre pays de l’UE, il peut venir en Belgique pour de courtes missions (jusqu’à 90 jours) sans nouveau permis. Pour des missions de plus de 90 jours, il doit demander un permis de mobilité ICT à long terme en Belgique. En pratique, le permis ICT en Belgique s’obtient via la même procédure en ligne unique que les autres permis simples, mais dans la catégorie ICT.

Permis de travail à court terme en Belgique

Pour des missions très courtes (< 90 jours), la Belgique délivre des permis spéciaux à court terme. L’exemple classique est l’ancien “Permis de Travail B” pour jusqu’à 90 jours de travail pour un employeur spécifique. Le Permis B doit être demandé par l’employeur et est valable pour un séjour continu de jusqu’à trois mois. Il ne peut pas être prolongé ; si la mission dépasse 90 jours, l’employeur doit plutôt demander un Permis Unique.

En pratique, la plupart des relocalisations utilisent aujourd’hui la procédure du permis unique, même pour des missions courtes, mais certains travailleurs temporaires ou consultants peuvent encore entrer sous un Permis de Travail B. Il existe aussi un schéma de permis à court terme dans le cadre du permis unique : si un employé étranger doit rester en Belgique 90 jours ou moins, l’employeur peut toujours demander un permis unique à courte durée. Tout permis de courte durée autorisé (Type B ou permis unique à courte durée) est considéré comme une autorisation d’emploi et doit être obtenu avant le début du travail.

En plus des permis, tous les employeurs (ou employeurs envoyant) doivent déclarer les employés à court terme via la déclaration en ligne Limosa. Même si un permis de travail n’est pas requis (par exemple pour les citoyens de l’UE ou pour certaines professions à libre circulation), une déclaration Limosa ou équivalent doit être déposée pour tout employé entrant en Belgique pour travailler.

Cas particuliers (salariés détachés, chercheurs, etc.) en Belgique

La Belgique prévoit quelques catégories particulières en dehors des permis habituels.

Salariés détachés : Si une entreprise étrangère envoie temporairement son propre salarié en Belgique (par exemple en sous-traitance), le travailleur est "détaché". L’employeur étranger doit déclarer le détachement via Limosa et respecter les conditions belges du travail, y compris les salaires minimums. Si un détachement dépasse 90 jours, le salarié détaché est considéré comme un employé normal et nécessite un Permis unique belge.

Chercheurs et universitaires : La Belgique a introduit une “autorisation de chercheur” spécifique pour des chercheurs de pays tiers liés à un organisme de recherche belge reconnu. Depuis mars 2023, un chercheur hors UE avec une convention d’accueil dans une université ou un laboratoire qualifié peut obtenir un permis de chercheur via une procédure simplifiée. Ce permis est essentiellement une autorisation combinée de travail et de séjour, valable pour la durée du projet et délivrée à l’organisme de recherche.

Travailleurs saisonniers : La Belgique délivre des permis de travail saisonniers pour des secteurs comme l’agriculture et le tourisme. Ceux-ci nécessitent généralement que l’employeur justifie d’une pénurie de main-d'œuvre (sauf en Wallonie où le test est exempté) et que le travailleur effectue des activités saisonnières reconnues. La durée de ces permis est limitée, généralement jusqu’à 6–8 mois, et délivrée avec un visa de Type D. D’autres catégories existent, comme le “permis année recherche” pour les diplômés non-UE récents souhaitant trouver un emploi.

Processus de parrainage et responsabilités de l’employeur en Belgique

Lors du sponsoring d’un travailleur étranger, l’employeur belge assume une grande part de la charge. Tout d’abord, il doit être légalement établi en Belgique ou avoir engagé un représentant local. Toutes les demandes de permis de travail sont soumises par l’employeur (ou son mandataire) ; les individus ne peuvent pas déposer leur propre demande.

Le processus principal se fait via l’Office belge de l’immigration et le service régional de migration économique. L’employeur dépose la demande en ligne via le portail en ligne unique, qui la route vers la région concernée (Bruxelles, Flandre, Wallonie ou Communauté germanophone) en fonction du lieu du poste.

Avant de déposer la demande, l’employeur doit souvent respecter un test du marché du travail. Pour les permis de travail ordinaires (excluant notamment la Carte Bleue ou le ICT), l’employeur doit faire de la publicité locale pour l’emploi et patienter une période prescrite pour prouver qu’aucun candidat belge ou européen n’est disponible. Ce Test du marché du travail résidentiel est intégré dans le dossier. Des dérogations existent pour la Carte Bleue et le permis ICT, et la Wallonie l’exonère pour les emplois saisonniers. La conformité à cette obligation incombe à l’employeur.

L’employeur doit aussi fournir un contrat de travail correct, généralement à temps plein, avec les conditions belges, et s’assurer que le salaire dépasse les seuils légaux. Le contrat doit être signé par les deux parties et respecter les standards belges du travail. Avec le contrat, l’employeur dépose une preuve d’inscription de l’entreprise et souvent une fiche de poste officielle ou une résolution du conseil d’administration autorisant l’embauche. Dans beaucoup de cas, les autorités demanderont aussi la preuve du paiement des frais de dossier.

Une fois le permis de travail accordé, le salarié doit faire une demande de visa si nécessaire (si à l’étranger) auprès d’une mission diplomatique belge. L’employeur doit fournir toute lettre ou invitation pour la demande de visa consulaire. Après l’arrivée en Belgique, l’employeur doit s’assurer que le travailleur s’enregistre en mairie pour obtenir une carte de séjour et qu’il est inscrit auprès des organismes de sécurité sociale et fiscaux belges.

Les responsabilités administratives de l’employeur ne s’arrêtent pas au permis. Le droit du travail belge étant strict : l’employeur doit enregistrer tous ses employés auprès de la sécurité sociale et retenir les taxes sociales dès le premier jour. Cela implique l’enregistrement de l’entreprise auprès du RSZ/ONSS et du Service public fédéral Finances avant le début de l’activité. L’employeur doit aussi déposer des déclarations de paie mensuelles ou trimestrielles et établir des certificats fiscaux annuels.

Enfin, il doit suivre le renouvellement et la validité des permis. Étant donné que les permis de travail sont temporaires, l’employeur doit surveiller les dates de fin et demander leur renouvellement en avance (habituellement 1–2 mois avant l’expiration). Pour les Permis uniques, le renouvellement se fait de la même manière que la demande initiale. Si le rôle ou le salaire de l’employé change substantiellement, une nouvelle demande ou une modification du permis peut s’imposer. La vigilance proactive est essentielle pour éviter toute forme d’emploi illégal involontaire.

Guide étape par étape pour embaucher ou relocaliser un employé étranger en Belgique

Voici un résumé des étapes clés à suivre pour faire venir un travailleur hors UE en Belgique :

Vérifier l’éligibilité en Belgique

Confirmer la nationalité et le statut de l’employé. S’il est citoyen UE/EEE/Suisse, aucun visa ou permis de travail n’est requis, mais une inscription en règle dans les 3 mois est obligatoire. S’il s’agit d’un ressortissant de pays tiers, prendre en compte la durée prévue du poste. Si la mission dépasse 90 jours ou est renouvelable, prévoir un Permis Unique. Si c’est une courte visite (<90 jours), évaluer si un Permis B ou un permis de courte durée est plus adapté.

Choisir la bonne catégorie de permis pour la Belgique

Selon le poste, identifier le permis adapté. Les choix courants incluent le Permis Unique pour l’emploi classique, la Carte Bleue UE pour hautes compétences, ou le permis ICT pour transferts intra-entreprise. Vérifier que le candidat remplit les critères spécifiques, comme les seuils de salaire pour la Carte Bleue ou le historique de transferts ICT. En cas de doute, consulter un spécialiste de l’immigration belge.

Effectuer le test du marché du travail (si requis) en Belgique

Pour la majorité des cas de permis de travail en Belgique, il faut diffuser l’offre localement et documenter la recherche. Certaines régions exigent la publication de l’offre au moins 3 semaines sur des plateformes officielles. Conserver des preuves détaillées (copies d’annonces, CV reçus, motifs de rejet) pour démontrer qu’aucun candidat belge ou européen n’était disponible. Ces documents doivent être inclus dans la demande si le test est obligatoire.

Rassembler les pièces justificatives pour les permis en Belgique

Collecter la documentation avancée pour éviter tout retard. Documents essentiels : copie du passeport en cours de validité, contrat de travail signé (avec dates, salaire, description du poste), documents d’enregistrement de l’entreprise (numéro d’immatriculation, certificat de bonne conduite), diplômes ou attestations professionnelles (surtout pour la Carte Bleue ou spécialistes).

Fournir également une preuve d’assurance maladie en Belgique, des photos d’identité récentes, et la preuve du paiement éventuel des frais. Si nécessaire, la déclaration Limosa complétée (pour salariés détachés) ou tout accord d’accueil (pour chercheurs). Une documentation complète facilite le traitement. Certaines régions peuvent exiger des traductions assermentées en français ou néerlandais, vérifier les formulaires régionaux.

Soumettre la demande de permis de travail en Belgique

L’employeur (ou son agent légal belge) dépose la demande en ligne via le portail de l’Office immigration. La plateforme route la demande vers la région concernée et le bureau fédéral. Remplir tous les formulaires avec précision et uploader tous les documents requis. Le service régional du travail examinera la composante “emploi” (y compris le test du marché du travail) ; l’Office de l’immigration traitera la composante “résidence”.