Permis de travail et visas en Belgique

La Belgique est une destination attrayante pour les affaires internationales, jouant un rôle central dans l’Union européenne en accueillant le Parlement européen et le siège de l’OTAN. Sa main-d'œuvre forte et multilingue ainsi que sa situation stratégique entre la France, l’Allemagne et le Royaume-Uni en font un lieu privilégié pour les employeurs souhaitant embaucher ou relocaliser des talents. Cependant, les règles d’immigration et d’autorisation de travail en Belgique sont détaillées et strictement appliquées.

Même les missions de courte durée nécessitent une documentation appropriée. Les employeurs qui enfreignent les lois belges du travail ou d’immigration peuvent faire face à de lourdes sanctions, notamment des amendes, des poursuites pénales et des ordres de cesser l’emploi du travailleur concerné. Comprendre les exigences en matière d’immigration en Belgique est essentiel pour assurer la conformité légale et le bon déroulement des opérations.

Bruxelles, par exemple, est un centre d’activité politique et de diplomatie internationale, soulignant le rôle de la Belgique en tant que capitale de facto de l’UE. En conséquence, les entreprises avec des équipes internationales cherchent souvent à placer des employés en Belgique. Le système d’immigration belge traite chaque travailleur avec soin ; même les "nomades numériques" ne peuvent légalement travailler sans visas et permis appropriés. Les sections suivantes expliquent qui doit obtenir une autorisation pour travailler en Belgique et décrivent les principales catégories de visas et permis. Nous vous guiderons également à travers les responsabilités de l’employeur, les étapes pratiques pour embaucher ou relocaliser du personnel étranger, et des conseils pour naviguer dans les défis courants de l’immigration belge.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail belge ?

Les ressortissants belges et les citoyens de l’UE/AELE/Suisse ont le droit de travailler en Belgique sans besoin de permis de travail ou de visa. Dans le cadre de l’espace Schengen et des règles de libre circulation de l’UE, tout citoyen d’un pays de l’UE ou de l’AELE (Association européenne de libre-échange) – ou de Suisse – peut entrer, résider et accepter un emploi en Belgique sans autorisation spéciale. Ces travailleurs doivent simplement s’enregistrer auprès des autorités locales après trois mois pour obtenir une carte de séjour belge.

Tous les autres ressortissants étrangers, appelés "ressortissants de pays tiers" (par exemple, citoyens des États-Unis, d’Inde, de Chine), nécessitent un permis de travail et généralement un visa avant de commencer à travailler. En général, tout citoyen non-UE/AELE souhaitant travailler en Belgique doit obtenir une autorisation à l’avance. Pour des missions jusqu’à 90 jours, certaines catégories de spécialistes, comme journalistes, chercheurs, athlètes et artistes de scène, peuvent entrer avec un visa Schengen de type C et déposer une déclaration Limosa locale, mais ils ont toujours besoin d’une autorisation de travail approuvée même pour un travail de courte durée.

Si le séjour prévu dépasse 90 jours, presque tous les ressortissants non-UE ont besoin à la fois d’un visa long séjour de type D et d’un permis de travail. L’employeur doit demander le permis de travail au nom de l’employé (souvent désormais combiné en un "Permis Unique") et obtenir un visa avant que le travailleur étranger ne puisse commencer légalement à travailler. Même les citoyens britanniques, qui voyageaient auparavant sans visa, doivent faire une demande de permis s’ils travaillent plus de 90 jours en Belgique.

En résumé, si vous embauchez ou relocalisez quelqu’un en provenance de l’extérieur de l’UE/EEE/Suisse, vous devez supposer qu’il nécessite une autorisation de travail belge. Ne laissez pas un nouveau salarié commencer à travailler en Belgique avant que le permis et le visa appropriés ne soient en place.

Aperçu des types de visas et permis de travail belges

La Belgique propose plusieurs catégories principales de permis que les employeurs doivent connaître. Ces autorisations combinent généralement droits au travail et droits de résidence. Les principaux types sont décrits ci-dessous.

Permis Unique (Permis combiné de travail et de séjour) en Belgique

Le Permis Unique est l’autorisation de travail standard pour les ressortissants non-UE séjournant en Belgique plus de 90 jours. Depuis janvier 2019, tout travailleur étranger hors Europe souhaitant résider et travailler en Belgique pendant plus de trois mois doit détenir un Permis Unique. Il s’agit d’un permis combiné, ce qui signifie que la demande inclut également la demande de la carte de séjour du salarié.

L’Office fédéral belge de l’immigration et l’autorité régionale compétente traitent conjointement le Permis Unique. Par défaut, un Permis Unique nouvellement délivré est lié à un employeur et à un poste spécifiques (parfois appelé à durée limitée). Il est généralement accordé pour jusqu’à 3 ans et peut être renouvelé si l’emploi continue. Depuis début 2023, la Belgique a introduit une option "Permis Unique (Durée illimitée)", valable indéfiniment et permettant au titulaire de travailler pour n’importe quel employeur dans n’importe quel poste salarié sans nécessiter une nouvelle autorisation en cas de changement d’emploi.

Les employeurs doivent demander le Permis Unique au nom du salarié, via le portail en ligne unique ou par l’intermédiaire de l’agence régionale pour l’emploi où le travailleur sera basé. La demande comprend le contrat de travail signé, la preuve des qualifications, l’identité, l’assurance maladie, et parfois un avis de recrutement ou un test du marché du travail. En cas d’approbation, l’Office de l’immigration délivre le document du Permis Unique, certifiant le droit du travailleur étranger de vivre et travailler en Belgique.

Carte Bleue de l’UE pour la Belgique

La Carte Bleue de l’UE est le programme belge pour les professionnels hautement qualifiés, basé sur une directive européenne visant à attirer des travailleurs avec des qualifications avancées. Pour être éligible en Belgique, le candidat doit généralement posséder un diplôme d’enseignement supérieur (ou une expérience professionnelle équivalente) et une offre d’emploi ou un contrat d’au moins un an.

L’élément crucial est que le salaire proposé doit atteindre un seuil élevé, généralement environ 150 % du salaire brut annuel moyen en Belgique. Par exemple, le salaire brut annuel minimum pour une Carte Bleue est d’environ 60 998 € à Bruxelles (environ 55 181 € en Flandre). En pratique, cela signifie que la Carte Bleue concerne principalement les talents de haut niveau dans des domaines comme l’ingénierie, l’informatique ou la gestion senior.

Si délivrée, une Carte Bleue en Belgique est valable de 1 à 3 ans, liée à la durée du contrat, et renouvelable. Elle confère les mêmes droits au travail et avantages sociaux que les citoyens belges et offre une voie vers la résidence permanente après quelques années. Notamment, les titulaires de la Carte Bleue peuvent changer d’employeur en Belgique sans obtenir un nouveau permis après que la carte a été valable pour une certaine période. Contrairement à d’autres permis de travail, la procédure de la Carte Bleue en Belgique ne nécessite pas de test du marché du travail.

Permis de Transfert Intra-entreprise (ICT) pour la Belgique

La Belgique a mis en œuvre le régime de transfert intra-entreprise (ICT) de l’UE pour les multinationales. Ce permis couvre les managers, spécialistes ou stagiaires transférés dans une filiale belge de leur propre entreprise (ou d’une société du groupe liée) depuis l’extérieur de l’UE. Pour les transferts vers la Belgique (affectation directe), le salarié doit avoir travaillé pour l’entreprise à l’étranger pendant au moins 3 des 4 dernières années dans un rôle de gestion, de direction ou de spécialiste.

Le permis ICT belge est délivré pour la durée de la mission, jusqu’à un maximum de 3 ans pour les cadres ou spécialistes, et 1 an pour les stagiaires. Après cette période, il peut être renouvelé une fois, sous réserve de limites de durée totale. Il est important de noter que les seuils d’âge et de salaire pour l’ICT tendent à refléter ceux de la Carte Bleue.

Il existe également une voie de mobilité ICT pour les transferts intra-entreprise dans l’UE. Si un employé détient déjà un permis ICT dans un autre pays de l’UE, il peut venir en Belgique pour des missions courtes (jusqu’à 90 jours) sans nouveau permis. Pour des missions de plus de 90 jours, il doit demander un permis ICT de longue durée belge. En pratique, le permis ICT en Belgique s’obtient via la même procédure en ligne unique que pour les autres permis simples, mais sous la catégorie ICT.

Permis de travail à court terme en Belgique

Pour des missions très courtes (moins de 90 jours), la Belgique délivre des permis spéciaux à court terme. L’exemple classique est l’ancien "Permis de Travail B" pour jusqu’à 90 jours de travail pour un employeur spécifique. Le Permis B doit être demandé par l’employeur et est valable pour un séjour continu de jusqu’à trois mois. Il ne peut pas être prolongé ; si la mission dépasse 90 jours, l’employeur doit opter pour un Permis Unique.

En pratique, la plupart des relocalisations utilisent aujourd’hui le processus de permis unique, même pour de courtes périodes, mais certains travailleurs temporaires ou consultants peuvent encore entrer sous un Permis B. Il existe aussi un régime de permis à court terme : si un salarié étranger doit rester en Belgique 90 jours ou moins, l’employeur peut demander un permis unique à courte durée. Tout permis de séjour à court terme (Type B ou permis unique à courte durée) est considéré comme une autorisation d’emploi et doit être obtenu avant le début du travail.

En plus des permis, tous les employeurs (ou employeurs envoyant des salariés) doivent déclarer en ligne via Limosa tout salarié à court terme. Même si un permis de travail n’est pas requis (par exemple, pour les citoyens de l’UE ou certaines professions à libre circulation), une déclaration Limosa ou équivalent doit être déposée pour tout employé entrant en Belgique pour travailler.

Cas particuliers (Travailleurs détachés, Chercheurs, etc.) en Belgique

La Belgique dispose de quelques catégories particulières en dehors des permis habituels.

Travailleurs détachés : Si une entreprise étrangère envoie temporairement son propre salarié en Belgique (par exemple, en tant que sous-traitant), le travailleur est "détaché". L’employeur étranger doit déclarer le détachement via Limosa et respecter les conditions belges du travail, y compris les salaires minimums. Si le détachement dépasse 90 jours, le travailleur détaché est considéré comme un salarié normal et nécessite un Permis Unique belge.

Chercheurs et universitaires : La Belgique a introduit une "autorisation de chercheur" spécifique pour les chercheurs de pays tiers liés à un établissement de recherche belge reconnu. Depuis mars 2023, un chercheur hors UE avec un accord d’accueil dans une université ou un laboratoire qualifié peut obtenir un permis de chercheur via une procédure simplifiée. Ce permis est essentiellement une autorisation combinée de travail et de séjour, valable pour la durée du projet, délivrée à l’organisme de recherche.

Travailleurs saisonniers : La Belgique délivre des permis saisonniers pour des secteurs comme l’agriculture et le tourisme. Ceux-ci nécessitent généralement que l’employeur prouve une pénurie de main-d'œuvre (sauf en Wallonie où le test est levé) et que le travailleur effectue des activités saisonnières reconnues. Les permis saisonniers sont limités dans le temps, généralement jusqu’à 6–8 mois, et délivrés avec un visa de type D. D’autres catégories existent, comme le permis de résidence "année de recherche" pour les diplômés non-UE récents cherchant du travail.

Processus de parrainage de l’employeur et responsabilités en Belgique

Lorsqu’un employeur parraine un travailleur étranger, il supporte une grande partie des démarches. Tout d’abord, l’employeur doit être légalement établi en Belgique ou avoir engagé un représentant local. Toutes les demandes de permis de travail sont soumises par l’employeur (ou son mandataire) ; les individus ne peuvent pas faire la demande eux-mêmes.

Le processus principal se fait via l’Office belge de l’immigration et le service régional de migration économique. Les employeurs déposent la demande en ligne via le portail unique, qui la transmet ensuite à la région concernée (Bruxelles, Flandre, Wallonie ou Communauté germanophone) en fonction du lieu de travail.

Avant de déposer la demande, l’employeur doit souvent réaliser un test du marché du travail. Pour les permis de travail ordinaires (par exemple, hors Carte Bleue, hors ICT), l’employeur doit faire de la publicité pour le poste localement et attendre une période prescrite pour prouver qu’aucun candidat belge ou de l’UE n’est disponible. Ce test du marché du travail résidentiel est soumis dans le cadre de la demande. Des exemptions existent pour les permis Carte Bleue et ICT, et la Wallonie le dispense pour les emplois saisonniers. La conformité à cette exigence incombe à l’employeur.

L’employeur doit également fournir un contrat de travail correct, généralement à temps plein, avec des conditions belges, et s’assurer que le salaire respecte les seuils légaux. Le contrat doit être signé par les deux parties et respecter les normes belges du travail. Avec le contrat, l’employeur doit fournir une preuve d’enregistrement de l’entreprise et souvent une fiche de poste officielle ou une résolution du conseil d’administration autorisant l’embauche. Dans de nombreux cas, les autorités demanderont aussi une preuve du paiement des frais de dossier.

Une fois le permis de travail accordé, l’employé doit faire une demande de visa (si à l’étranger) auprès d’une mission diplomatique belge. L’employeur doit fournir toute lettre ou invitation nécessaire pour la demande de visa consulaire. Après l’arrivée en Belgique, l’employeur doit s’assurer que le travailleur s’enregistre en mairie pour obtenir une carte de séjour et qu’il est enregistré auprès des organismes sociaux et fiscaux belges.

Les responsabilités administratives de l’employeur ne s’arrêtent pas à l’obtention du permis. Le droit du travail belge étant strict : les employeurs doivent enregistrer tous les employés pour les cotisations sociales et retenir l’impôt sur le revenu dès le premier jour. Cela implique d’enregistrer la société auprès de la caisse de sécurité sociale (RSZ/ONSS) et du Service fédéral des finances avant le début du contrat. Les employeurs doivent également soumettre des déclarations de paie mensuelles ou trimestrielles et délivrer des attestations fiscales annuelles.

Enfin, l’employeur doit suivre les renouvellements et expirations des permis. Étant donné que les permis de travail sont temporaires, il faut surveiller les dates de fin et faire les demandes de renouvellement bien à l’avance (généralement 1 à 2 mois avant l’expiration). Pour les Permis Unique, les demandes de renouvellement se font de la même manière que la demande initiale. Si le rôle ou le salaire de l’employé change de façon significative, l’employeur peut devoir demander un nouveau permis ou modifier celui en cours. La surveillance proactive de ces obligations est essentielle pour éviter un emploi illégal involontaire.

Guide étape par étape pour embaucher ou relocaliser un salarié étranger en Belgique

Voici un résumé des étapes clés qu’un employeur doit suivre pour faire venir un travailleur non-UE en Belgique :

Vérifier l’éligibilité en Belgique

Confirmer la nationalité et le statut du salarié. S’il est de l’UE/EEE/Suisse, aucun visa ni permis de travail n’est requis, mais une inscription auprès des autorités locales dans les 3 mois est obligatoire. S’il s’agit d’un ressortissant de pays tiers, noter la durée prévue du poste. Si la mission dépasse 90 jours ou est renouvelable, prévoir un Permis Unique. Si c’est une courte visite (<90 jours), évaluer si un Permis B ou un permis à courte durée est plus adapté.

Choisir la bonne catégorie de permis en Belgique

En fonction du poste, identifier le type de permis approprié. Les choix courants incluent un Permis Unique pour l’emploi standard, une Carte Bleue de l’UE pour les emplois hautement qualifiés, ou un permis ICT pour les transferts intra-entreprise. Vérifier que le salarié remplit tous les critères spécifiques, comme les seuils de salaire pour la Carte Bleue ou l’historique de transfert ICT. En cas de doute, l’employeur peut consulter des spécialistes en immigration belge.

Réaliser le test du marché du travail (si requis) en Belgique

Pour la plupart des cas de permis de travail en Belgique, faire de la publicité pour le poste localement et documenter la recherche. Certaines régions exigent de publier l’offre pendant au moins 3 semaines sur des plateformes officielles. Conserver des copies des annonces, CV reçus, motifs de rejet pour prouver qu’aucun candidat belge ou de l’UE qualifié n’était disponible. Cette documentation doit être incluse dans la demande si le test est obligatoire.

Rassembler la documentation pour les permis belges

Collecter à l’avance tous les documents nécessaires. Les documents essentiels incluent une copie du passeport valide du salarié, un contrat de travail signé (avec dates de début/fin, salaire, description du poste), les documents d’incorporation de l’entreprise (numéro d’enregistrement, certificat de bonne situation), et copies des diplômes ou attestations professionnelles (surtout pour la Carte Bleue ou les spécialistes).

Les documents supplémentaires comprennent une preuve d’assurance maladie valable en Belgique, des photos d’identité récentes, et un reçu de paiement des frais si applicable. Si nécessaire, la déclaration Limosa complétée (pour les travailleurs détachés) ou tout accord d’accueil (pour chercheurs) doit aussi être inclus. Disposer d’un dossier complet minimise les retards. Certaines régions en Belgique peuvent exiger des traductions certifiées en français ou en néerlandais, vérifier les exigences régionales.

Soumettre la demande de permis de travail en Belgique

L’employeur (ou son agent légal belge) dépose la demande en ligne via le portail de l’Office de l’immigration. Ce portail unique transmet la demande à la région concernée et à l’office fédéral. Remplir tous les formulaires avec précision et télécharger les documents requis. Le service régional de l’emploi