Employer of Record in Ucrania

Navegar por las complejidades del empleo internacional requiere una comprensión clara de las regulaciones y prácticas locales. Cuando se considera contratar empleados en Ucrania, las empresas tienen varias vías establecidas para explorar. Cada opción presenta ventajas y requisitos distintos, desde el empleo directo a través de una entidad local establecida hasta soluciones más flexibles diseñadas para una entrada rápida al mercado y cumplimiento.

Para las empresas que buscan incorporar talento en Ucrania, los métodos principales incluyen:

• Establecer una entidad local: Esto implica crear una subsidiaria o sucursal, un proceso que generalmente requiere un tiempo considerable, inversión de capital y un profundo conocimiento de la legislación corporativa y laboral ucraniana.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Servicios como Rivermate permiten a las empresas contratar empleados en Ucrania sin necesidad de establecer su propia entidad legal. El EOR actúa como el empleador legal, gestionando toda la conformidad local mientras la empresa cliente administra las operaciones diarias.
• Contratar Contractors independientes: Involucrar a individuos como Contractors independientes puede ofrecer flexibilidad, pero es crucial garantizar el cumplimiento de las leyes laborales de Ucrania para evitar riesgos de clasificación incorrecta, lo cual puede acarrear sanciones severas.

Cómo funciona un EOR en Ucrania

Un Employer of Record simplifica la expansión global asumiendo las cargas legales y administrativas del empleo. En Ucrania, un EOR típicamente se encarga de:

• Cumplimiento Legal: Asegurar que todos los contratos laborales, políticas y prácticas cumplan con las leyes laborales ucranianas, incluyendo regulaciones específicas sobre contratación, terminación y condiciones de trabajo.
• Procesamiento de Nómina: Gestionar pagos precisos y oportunos de salarios, bonificaciones y indemnizaciones en cumplimiento con las regulaciones locales.
• Gestión de Impuestos: Calcular, retener y remitir todos los impuestos y contribuciones sociales requeridos tanto del empleador como del empleado a las autoridades ucranianas correspondientes.
• Administración de Beneficios: Administrar beneficios obligatorios, como seguridad social, seguro de salud y licencias pagadas, y facilitar beneficios opcionales si se desea.
• Apoyo de Recursos Humanos: Brindar soporte continuo para consultas relacionadas con RR. HH., gestionar la incorporación y salida de empleados y resolver cualquier disputa laboral.

Beneficios de usar un EOR en Ucrania

Para las empresas que desean acceder al talento de Ucrania sin establecer una presencia local, un EOR ofrece ventajas convincentes:

• Entrada rápida al mercado: Contratar empleados en Ucrania rápidamente, a menudo en cuestión de días, evitando el largo proceso de establecimiento de una entidad.
• Reducción de riesgos: Mitigar las complejidades y riesgos asociados con la navegación por las leyes laborales, nómina y regulaciones fiscales ucranianas.
• Rentabilidad: Evitar los costos iniciales y continuos significativos de crear y mantener una subsidiaria local.
• Enfoque en el negocio principal: Reasignar recursos internos de las cargas administrativas a iniciativas estratégicas y crecimiento empresarial.
• Acceso al talento: Obtener acceso inmediato a una fuerza laboral calificada en Ucrania sin limitaciones geográficas ni la necesidad de una oficina física.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Ucrania incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Ucrania.

Los empleadores en Ucrania deben contribuir con el 22% del salario bruto de cada empleado a la Contribución Social Unificada (USC), con una base máxima limitada a 15 veces el salario mínimo mensual (UAH 120,000 a partir de abril de 2025). Los impuestos adicionales sobre la nómina generalmente están incluidos dentro de este marco. Los empleadores son responsables de retener el 18% de impuesto sobre la renta personal (PIT) y el 1.5% de impuesto militar de los salarios brutos de los empleados, calculando la renta gravable después de las deducciones.

El cumplimiento fiscal implica informes mensuales (Formulario 1DF en 30 días), declaraciones trimestrales para ciertos contribuyentes y conciliación anual. Los impuestos (PIT, militar, USC) se pagan junto con los pagos de salario, con penalizaciones por presentaciones o pagos tardíos. Las entidades extranjeras deben considerar el estado de residencia, los tratados de doble imposición y las reglas de establecimiento permanente, que influyen en sus obligaciones fiscales en Ucrania.

El panorama salarial de Ucrania en 2025 varía según la industria, el rol y la experiencia, con salarios anuales competitivos que oscilan desde $12,000 para inspectores de control de calidad hasta $70,000 para gerentes de proyectos en TI. Los sectores clave incluyen TI, finanzas, manufactura y marketing, con salarios influenciados por la ubicación y el nivel de habilidades. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de las leyes de salario mínimo, que están establecidas en 8,000 UAH/mes en enero de 2025 y 8,300 UAH/mes en julio de 2025.

Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones—anuales, por rendimiento y por vacaciones—así como asignaciones para transporte, comidas o vivienda, especialmente en las ciudades más grandes. El ciclo típico de nómina es mensual, con salarios pagados mediante transferencia bancaria, y los empleadores son responsables de retener impuestos y contribuciones sociales. Se espera que el crecimiento salarial continúe impulsado por la demanda de trabajadores calificados, aunque los factores económicos y geopolíticos puedan influir en el ritmo.

Las leyes laborales de Ucrania garantizan a los empleados un mínimo de 24 días calendario de vacaciones pagadas anuales, que pueden dividirse en partes, siendo al menos una de 14 días. Se pueden conceder días adicionales de descanso por condiciones laborales peligrosas o por largos años de servicio. Los empleadores deben pagar a los empleados su salario promedio durante el período de vacaciones, con pagos que deben realizarse a más tardar tres días antes de que comience la licencia.

Los días festivos en Ucrania incluyen Año Nuevo, Navidad Ortodoxa, Día Internacional de la Mujer, Pascua Ortodoxa (la fecha varía), Día del Trabajo, Día de la Victoria, Día de la Constitución y otros, que a menudo resultan en días no laborables o días sustitutos si caen en fin de semana.

Los beneficios por licencia por enfermedad se proporcionan por enfermedad o lesión, con el empleador cubriendo los primeros cinco días y el Fondo de Seguro Social cubriendo los días siguientes. La compensación varía del 50% al 100% del salario, dependiendo de la duración del servicio. La licencia parental incluye 70 días antes y 56 días después del parto, pagados al 100%, con licencia de paternidad de 14 días y licencia por cuidado infantil hasta los tres años, protegida por seguridad laboral. La licencia por adopción dura 56 días, pagada por el Fondo de Seguro Social.

Los beneficios para empleados en Ucrania están regulados por requisitos legales obligatorios y las expectativas cambiantes de los empleados. Los empleadores deben proporcionar beneficios básicos como un mínimo de 24 días de licencia anual pagada, licencia por enfermedad con pagos del empleador y seguro social, licencia por maternidad y paternidad, días festivos pagados y contribuciones a la Contribución Social Unificada (USC) que cubre seguridad social, pensiones, desempleo y atención médica. Estos beneficios estatutarios aseguran el cumplimiento legal y una base de entorno laboral.

Además de los beneficios obligatorios, muchas empresas ofrecen ventajas opcionales como seguro de salud privado, seguro de vida y discapacidad, días de descanso pagados adicionales, desarrollo profesional, subsidios de transporte, programas de bienestar y apoyo a la infancia. El seguro de salud privado es cada vez más esperado, proporcionando acceso a atención de mayor calidad y tiempos de espera más cortos, con costos que varían según la cobertura y la edad del empleado.

Los paquetes de beneficios difieren según el tamaño de la empresa y la industria. Las grandes empresas tienden a ofrecer beneficios integrales, incluyendo seguro de salud privado, seguro de vida y discapacidad, contribuciones a pensiones y ventajas adicionales, mientras que las PYMES principalmente cumplen con los requisitos legales con extras limitados. El sector de TI es notablemente competitivo, a menudo ofreciendo salarios altos, horarios flexibles, seguro de salud privado y opciones de acciones para atraer talento calificado.

Los acuerdos laborales en Ucrania son fundamentales para definir las relaciones empleador-empleado y deben cumplir con los estándares de la legislación laboral. Especifican términos clave como las partes involucradas, descripción del trabajo, fecha de inicio, compensación, horas de trabajo, lugar de trabajo, derechos de licencia, condiciones de terminación, seguro social y cláusulas de confidencialidad. La ley ucraniana reconoce varios tipos de acuerdos según la duración: indefinido, a plazo fijo, temporal (hasta 2 meses) y estacional (hasta 6 meses).

Los períodos de prueba están regulados, generalmente duran hasta tres meses para la mayoría de los empleados, con duraciones más cortas para categorías específicas. Durante este tiempo, los empleados disfrutan de los mismos derechos que el personal permanente, y los empleadores pueden terminar el empleo con un aviso de tres días. Las cláusulas de confidencialidad y no competencia son comunes pero requieren razonabilidad para su aplicabilidad. Los cambios en los contratos deben hacerse por escrito y ser mutuamente acordados, con procedimientos específicos para la terminación y la indemnización por despido, dependiendo de la causa de la terminación.

El panorama del trabajo remoto en Ucrania está evolucionando rápidamente, respaldado por enmiendas recientes al Código Laboral que reconocen el derecho de los empleados a solicitar arreglos remotos. Los empleadores deben formalizar el trabajo remoto en los contratos de empleo, especificar las condiciones y garantizar la seguridad laboral, siendo crucial el cumplimiento legal. Los aspectos legales clave incluyen los derechos de trabajo desde casa, estipulaciones contractuales, obligaciones de seguridad y condiciones de terminación.

Las opciones de trabajo flexible, como el trabajo híbrido, el flextime, las semanas laborales comprimidas, el job sharing y los arreglos a tiempo parcial, se adoptan cada vez más para satisfacer diversas necesidades. Estas opciones mejoran el acceso al talento y la satisfacción de los empleados, al tiempo que reducen los costos operativos, pero requieren políticas claras y cumplimiento de las normas legales.

Los empleadores deben mantenerse actualizados sobre los desarrollos legales y consultar asesoría legal para garantizar el cumplimiento con las regulaciones de trabajo remoto en constante evolución en Ucrania.

Terminar un empleado en Ucrania requiere un cumplimiento estricto del Código Laboral, enfatizando los pasos procedimentales adecuados, los períodos de aviso y las causas para la terminación. Los empleados están protegidos contra despidos injustificados, con procedimientos específicos necesarios para evitar desafíos legales. Los empleadores deben adherirse a períodos de aviso detallados según las categorías de empleados y las razones de la terminación, como dos semanas para empleados estándar, tres días durante el período de prueba y al menos dos meses para despidos masivos.

La indemnización por despido varía dependiendo de las causas de la terminación y la antigüedad, con derechos mínimos establecidos en la ley. Las cantidades comunes de indemnización incluyen al menos un mes de salario promedio por despido por redundancia, conscripción militar o reincorporación del empleado, y tres meses de salario por terminación unilateral iniciada por el empleado debido a violaciones del empleador. Los empleados también tienen derecho a una compensación por días de vacaciones no utilizados.

Las causas principales para una terminación justificada incluyen mala conducta, bajo rendimiento, reestructuración organizacional y incapacidad para trabajar por motivos de salud. Los despidos injustificados pueden conducir a reclamaciones de reincorporación y compensación. El cumplimiento del procedimiento implica documentación, aviso, consulta con el sindicato, órdenes formales y liquidaciones finales. Los empleados tienen protecciones como la reincorporación, compensación salarial y daños morales en caso de despido injustificado.

Ucrania ha experimentado un notable aumento en el número de freelancers y contractors independientes, impulsado por el floreciente sector de TI, la mayor conectividad global y una preferencia por configuraciones de trabajo flexibles. Tanto empresas locales como internacionales suelen contratar a estos profesionales por sus habilidades especializadas y trabajos por proyecto. Comprender el marco legal es fundamental para que las empresas aseguren el cumplimiento, ya que la clasificación incorrecta de los trabajadores puede resultar en sanciones, impuestos atrasados y la necesidad de formalizar las relaciones laborales. Las principales diferencias entre empleados y contractors incluyen el control sobre el trabajo, la integración en la empresa, la dependencia económica y la provisión de herramientas.

Los acuerdos con Contractors independientes en Ucrania generalmente se formalizan mediante contratos de derecho civil, que especifican el alcance, los entregables, los plazos, las condiciones de pago y la confidencialidad. Los derechos de propiedad intelectual deben transferirse explícitamente al cliente dentro del contrato para garantizar la propiedad. Los contractors son responsables de sus propios impuestos y contribuciones sociales, a menudo utilizando el Sistema Simplificado de Tributación (STS), que ofrece tasas más bajas y una declaración más sencilla. Los freelancers suelen registrarse como empresarios individuales y pertenecen al Grupo 2 o 3 del STS.

Los contractors independientes son comunes en sectores como TI, servicios creativos, consultoría, marketing, educación y servicios de apoyo, ofreciendo flexibilidad y acceso a una amplia reserva de talento. Los clientes no son responsables de retener impuestos, pero deben reportar los pagos a los contractors en sus declaraciones fiscales.

Los nacionales extranjeros que buscan empleo en Ucrania generalmente requieren un permiso de trabajo, que sirve como base para obtener una visa "D" de largo plazo. El proceso de solicitud, gestionado por los empleadores a través del Servicio Estatal de Empleo, implica presentar documentos de la empresa, las cualificaciones del empleado y prueba de la no disponibilidad de candidatos ucranianos. La tramitación suele tomar de 7 a 15 días hábiles, con tarifas que varían según los costos administrativos. Una vez aprobado, el extranjero puede solicitar la visa, lo que permite el empleo legal.

Los tipos clave de visa incluyen la visa "D" de largo plazo para empleo y otros fines, y la visa "C" de corto plazo para visitas de hasta 90 días. Los dependientes, como cónyuges e hijos menores, también pueden solicitar visas basadas en la reunificación familiar, requiriendo prueba de relación y fondos suficientes. Los empleadores y empleados deben cumplir con las obligaciones legales, incluyendo mantener permisos válidos, reportar cambios y adherirse a las leyes laborales. El incumplimiento puede resultar en multas, deportación o futuras prohibiciones de entrada.