Employer of Record in Ucrania

Un Employer of Record, o EOR, es una empresa que contrata legalmente empleados en Ucrania en tu nombre. Esto te permite formar un equipo en el país sin crear tu propia empresa local. El EOR se encarga de todas las tareas oficiales de empleo como nómina, impuestos, beneficios y asegurarse de que cumplas con las leyes laborales de Ucrania. Es una forma sencilla de contratar y gestionar personas en Ucrania. Para las empresas que buscan contratar en Ucrania, un proveedor de EOR como Rivermate puede gestionar todo el proceso por ti.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Ucrania

Usar un EOR simplifica el proceso de contratación. Mantienes el control sobre el trabajo diario de tu empleado, mientras el EOR maneja las partes legales y administrativas del empleo. Así es como funciona:

• Acuerdo: Primero, te asocias con un EOR y le indicas lo que necesitas para contratar.
• Incorporación: El EOR contrata directamente a los candidatos que elijas, convirtiéndolos en el empleador legal.
• Cumplimiento Legal: El EOR crea un contrato de empleo que sigue todas las leyes laborales de Ucrania, detalladas en el Código Laboral Oficial de Ucrania (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08). Esto cubre reglas sobre horas de trabajo, tiempo de vacaciones y cómo puede terminarse el empleo.
• Nómina e Impuestos: El EOR maneja toda la nómina, incluyendo el pago de salarios en la moneda local, la retención de impuestos y las contribuciones a la seguridad social.
• Administración de Beneficios: También gestionan todos los beneficios para empleados que exige la ley.

Por qué usar un Employer of Record en Ucrania

Usar un EOR en Ucrania te permite hacer crecer tu negocio y contratar talento sin el costo y tiempo de crear una entidad legal. Elimina la carga administrativa de tus hombros para que puedas concentrarte en tus principales objetivos comerciales. Puedes trabajar con la fuerza laboral cualificada de Ucrania mientras el EOR se encarga de los aspectos complicados de las reglas de empleo.

Aquí algunos beneficios clave:

• Mantente en Cumplimiento: El EOR asegura que sigas todas las regulaciones laborales locales. Esto es importante porque las leyes laborales de Ucrania pueden ser complejas. El Servicio Estatal de Trabajo de Ucrania (https://dsp.gov.ua/) supervisa estas reglas.
• Entra al Mercado más Rápido: Puedes contratar empleados y comenzar a operar en semanas, no en meses. Es mucho más rápido que crear una nueva empresa en el extranjero.
• Reduce Costos: Evita los altos costos y la papeleo asociado con crear una empresa local.
• Accede a Talento de Primera: Ucrania cuenta con un gran grupo de profesionales cualificados, especialmente en la industria tecnológica. Un EOR te ayuda a contratarlos fácilmente.

Rivermate's modelo de precios transparente elimina la complejidad con una tarifa mensual única y competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Ucrania incluyen soporte integral de RR. HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación — solo precios simples y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, garantizando al mismo tiempo el pleno cumplimiento legal en Ucrania.

Contratar en Ucrania significa aprovechar un gran pool de profesionales calificados. El país tiene una sólida reputación en los sectores de tecnología e informática, pero puedes encontrar personas talentosas en muchas industrias. Para contratarlas, necesitas entender las leyes laborales locales. Esta guía te explicará los aspectos clave de la contratación en Ucrania, manteniéndolo simple y directo.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Cuando contratas a un empleado en Ucrania, es obligatorio un contrato laboral por escrito. Este documento es la base de tu relación, por lo que debe ser claro y cumplir con la ley ucraniana. Aunque los contratos pueden ser con plazo fijo en situaciones específicas, la mayoría son indefinidos.

Tus contratos laborales deben incluir:

• Información de tu empresa y del empleado: Nombres legales completos, direcciones y números de identificación fiscal.
• Detalles del trabajo: Una descripción clara del rol y responsabilidades.
• Fecha de inicio: La fecha exacta en que comienza el empleo.
• Compensación: El salario, la frecuencia de pago y otros beneficios.
• Condiciones de trabajo: Esto incluye horarios laborales y la ubicación principal del trabajo.
• Procedimientos de terminación: Los periodos de aviso y las razones para concluir el contrato.

Periodos de prueba

En Ucrania, puedes incluir un periodo de prueba en el contrato laboral para evaluar si un nuevo contratado encaja en el puesto.

Durante el periodo de prueba, tú o el empleado pueden terminar el contrato con solo tres días de aviso.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Ucrania es de 40 horas, generalmente distribuidas en cinco días. Cualquier hora adicional a estas se considera horas extras.

Aquí están las reglas para las horas extras:

• Límites: Un empleado no puede trabajar más de cuatro horas extras en dos días consecutivos. El límite anual es de 120 horas.
• Pago: Las horas extras deben pagarse al doble de la tarifa horaria regular del empleado.

Durante la ley marcial, los empleados en sectores de infraestructura crítica pueden tener su semana laboral extendida hasta 60 horas.

Feriados públicos y regionales

Los empleados en Ucrania tienen derecho a tiempo libre remunerado por días festivos públicos. Si un día festivo cae en fin de semana, generalmente el lunes siguiente es día libre.

Aquí los días festivos públicos para 2026:

• 1 de enero: Año Nuevo
• 8 de marzo: Día Internacional de la Mujer
• 12 de abril: Domingo de Pascua Ortodoxo
• 13 de abril: Lunes de Pascua Ortodoxo
• 1 de mayo: Día del Trabajo
• 8 de mayo: Día de la Memoria y Reconciliación
• 31 de mayo: Domingo de Pentecostés (Whit Sunday)
• 1 de junio: Lunes de Pentecostés (Whit Monday)
• 28 de junio: Día de la Constitución
• 15 de julio: Día de la Estado
• 24 de agosto: Día de la Independencia
• 1 de octubre: Día del Defensor de Ucrania
• 25 de diciembre: Navidad

Contratación de contractors en Ucrania

También puedes contratar contractors independientes en Ucrania. Esto puede ser una forma flexible de obtener habilidades especializadas para proyectos específicos. Sin embargo, es muy importante clasificar correctamente a estos individuos.

Un contractor independiente trabaja por cuenta propia. Gestionan su propio trabajo, pagan sus propios impuestos y no tienen derecho a beneficios laborales como permisos pagados o contribuciones a la seguridad social. Su relación contigo está regulada por un contrato civil, no por un contrato laboral.

Clasificar incorrectamente a un empleado como contractor puede traer problemas graves. Si las autoridades determinan que un contractor en realidad es un empleado, podrías enfrentarte a:

• Multas y sanciones
• Pago retroactivo de impuestos y contribuciones a la seguridad social
• Responsabilidad por permisos no pagados y otros beneficios

Un Employer of Record (EOR) te ayuda a evitar estos riesgos. Contratamos empleados en tu nombre, asegurándonos de que se clasifiquen correctamente y que se cumplan todas las leyes laborales locales. Esto te permite trabajar con talento ucraniano sin las cargas legales y administrativas de crear una entidad local.

Entender la compensación y la nómina en Ucrania es sencillo. El sistema está diseñado para ser claro tanto para usted como para sus empleados. Los salarios suelen pagarse en Hryvnias ucranianas (UAH). El salario mensual promedio en 2025 es de aproximadamente 25,000 UAH, pero esto puede variar según la industria y la región. Por ejemplo, los salarios en Kyiv generalmente son más altos que en otras partes del país.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Ucrania, pagará a sus empleados dos veces al mes. Este ciclo de nómina quincenal es una práctica estándar.

El salario de un empleado se compone de tres partes principales:

• Salario base: Este es el monto fijo que paga por el trabajo realizado. No puede ser menor que el salario mínimo nacional.
• Salario adicional: Esto incluye pagos por trabajo que va más allá de los requisitos estándar. Considérelo como compensación por horas extras, turnos nocturnos o trabajo en condiciones difíciles.
• Otros pagos: Esta categoría cubre bonificaciones y otros incentivos que pueda ofrecer.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Ucrania es de 40 horas. Cualquier trabajo más allá de esto se considera horas extras. Puede solicitar a un empleado que trabaje un máximo de cuatro horas extras en dos días consecutivos, y no más de 120 horas por año. Por cada hora extra, debe pagar el doble de su tarifa horaria regular.

A partir del 1 de enero de 2026, el salario mínimo en Ucrania es:

• 8,647 UAH por mes
• 52.00 UAH por hora

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Ucrania, su principal contribución a la nómina es la Contribución Social Unificada (USC). Esto cubre pensiones, seguro por desempleo y otros beneficios sociales para sus empleados.

Impuestos y deducciones de los empleados

Usted es responsable de retener impuestos de los salarios de sus empleados y remitirlos a las autoridades fiscales. Las dos deducciones principales son el Impuesto sobre la Renta Personal y el Impuesto Militar.

En Ucrania, ofrecer los beneficios y permisos adecuados es clave para atraer y retener talento de excelencia. No se trata solo de cumplir con la ley; se trata de crear un lugar de trabajo de apoyo. Comprender el panorama local de beneficios estatutarios y complementarios le ayuda a construir un paquete competitivo que cumple con las expectativas de los empleados.

Permisos estatutarios

La legislación laboral ucraniana contempla varios tipos de permisos para proteger a los empleados.

• Permiso anual: Debe proporcionar a los empleados un mínimo de 24 días calendario de vacaciones pagadas cada año. Ciertas profesiones, como docentes y trabajadores del gobierno, tienen derecho a más.
• Permiso por enfermedad: Los empleados pueden tomar permiso pagado por enfermedad cuando están enfermos. Usted cubre los primeros cinco días, y el Fondo de Seguro Social de Ucrania se encarga de los pagos después de eso. Se requiere un certificado médico para reclamar este beneficio.
• Permiso de maternidad: Las madres reciben 126 días calendario de permiso de maternidad pagado. Esto generalmente se divide en 70 días antes del nacimiento y 56 días después. En casos de nacimientos múltiples o complicaciones, el permiso se extiende a 140 días. El Fondo de Seguro Social cubre el 100% del salario promedio del empleado durante este tiempo.
• Permiso de paternidad: Los padres pueden tomar hasta 14 días de permiso pagado después del nacimiento de un hijo.
• Permiso parental: Después del permiso de maternidad, cualquiera de los padres puede tomar un permiso no remunerado hasta que el niño cumpla tres años. Su puesto se reserva durante este período.

Feriados públicos y regionales

Ucrania tiene varios días festivos oficiales. Si un empleado trabaja en un día festivo, tiene derecho a doble pago o a otro día libre.

Beneficios complementarios típicos

Para mantenerse competitivo, especialmente en campos como TI, muchas empresas ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Navegar las leyes laborales y las expectativas de beneficios de un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica esto por usted.

Un EOR actúa como el empleador legal de su equipo en Ucrania. Nosotros gestionamos todas las tareas administrativas, incluyendo:

• Cumplimiento: Aseguramos que sus paquetes de beneficios cumplan con todos los requisitos legales de Ucrania.
• Administración: Gestionamos la nómina, el seguimiento de permisos y las contribuciones a fondos sociales.
• Experiencia local: Ofrecemos información sobre las expectativas del mercado local en beneficios complementarios, ayudándole a crear una oferta competitiva.
• Onboarding: Facilitamos el proceso de incorporación de sus nuevos empleados con todos sus beneficios desde el primer día.

Utilizar un EOR le permite centrarse en hacer crecer su negocio, confiando en que su equipo está bien cuidado.

Terminar una relación laboral en Ucrania involucra reglas claras establecidas por el código laboral del país. Es necesario seguir pasos específicos para garantizar que todo se realice de manera legal y sin inconvenientes. Si no se siguen los procedimientos correctos, se podrían enfrentar problemas legales, como tener que volver a contratar al empleado o pagar multas. Es importante entender los períodos de aviso, las razones para la terminación y las indemnizaciones para gestionar tu fuerza laboral de manera conforme.

Períodos de aviso

La cantidad de aviso que necesitas dar a un empleado depende de la razón por la cual finaliza el empleo.

Indemnización

En algunas situaciones, debes proporcionar una indemnización. La cantidad generalmente se basa en el salario mensual promedio del empleado.

Aquí hay algunos escenarios comunes donde se requiere indemnización:

• Redundancia o cambios en la empresa: Si despides a un empleado por cambios en tu organización, debes pagar al menos un salario mensual promedio.
• El empleado no es apto para el trabajo: Si un empleado no es adecuado para su puesto, tiene derecho a un mes de salario.
• El empleador viola la ley o el contrato: Si violas las leyes laborales o el contrato de trabajo, el empleado puede tener derecho a tres meses de salario. Para los oficiales de la empresa, esto puede ser hasta seis meses de salario.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Nos aseguramos de que cada terminación siga la legislación laboral ucraniana. Gestionamos todo el proceso de principio a fin, para que no tengas que preocuparte por el cumplimiento.

Así es como manejamos el proceso:

• Documentación: Preparamos toda la documentación necesaria, incluido el orden formal de terminación.
• Cálculo de la última nómina: Calculamos y procesamos el salario final del empleado, incluyendo días de vacaciones no utilizados y la indemnización. Todos los pagos se realizan en el último día del empleado.
• Comunicación clara: Nos aseguramos de que el empleado reciba todos los documentos requeridos, como su libro de trabajo, en su último día.
• Seguir los procedimientos: Nos aseguramos de que cada paso, desde dar aviso por escrito hasta consultar con sindicatos si es necesario, se realice correctamente.

Navegar por visas y permisos de trabajo en Ucrania puede parecer complejo. La clave es entender la diferencia entre un permiso de trabajo, que te permite estar empleado, y una visa, que te permite ingresar y permanecer en el país. Para la mayoría de los nacionales extranjeros que buscan trabajar en Ucrania, necesitarás ambos. El proceso generalmente comienza con un empleador en Ucrania que patrocina tu permiso de trabajo. Una vez aprobado el permiso de trabajo, puedes solicitar una visa de largo plazo (Tipo D). Esta visa te permite ingresar en Ucrania y obtener un permiso de residencia temporal.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser una forma práctica de gestionar el empleo en Ucrania, especialmente si no tienes una entidad legal local. Un EOR puede contratar y patrocinar legalmente a nacionales extranjeros para permisos de trabajo. Ellos manejan las complejidades de las leyes laborales locales, la nómina y el cumplimiento normativo, actuando como el empleador legal para los miembros de tu equipo en Ucrania.

Aquí están las rutas prácticas para visas de empleo:

• Patrocinio del empleador: La vía más común es el patrocinio directo por parte de un empleador ucraniano. Este empleador debe estar registrado como entidad legal en el país y proporcionar una oferta de trabajo válida.
• Patrocinio del EOR: Utilizar un EOR simplifica el proceso. El EOR, como tu socio, patrocina el permiso de trabajo y gestiona todas las obligaciones legales y de recursos humanos.

Es importante saber que puede haber límites en la cantidad de visas disponibles. Un EOR puede ayudarte a navegar estos posibles obstáculos. También pueden ayudarte a entender los requisitos específicos para diferentes tipos de visas de trabajo, como las para trabajadores cualificados o proyectos temporales.

Cumplimiento en viajes de negocio

Para viajes de negocios a corto plazo, probablemente necesitarás una visa de tipo C. Esta visa permite estancias de hasta 90 días dentro de un período de 180 días. Está destinada a actividades como reuniones de negocios y negociaciones. Ten en cuenta que algunas nacionalidades pueden no necesitar visa para estancias cortas.

Para garantizar el cumplimiento, prepárate para proporcionar los siguientes documentos al solicitar una visa de negocio:

• Un pasaporte válido con al menos dos páginas en blanco.
• Un formulario de solicitud de visa completado.
• Una carta de invitación empresarial de una empresa ucraniana registrada.
• Prueba de fondos suficientes para cubrir tu estadía.
• Seguro de salud.

Cuando llegues a Ucrania, los oficiales de frontera pueden solicitar ver tu carta de invitación, prueba de alojamiento y un boleto de regreso. Siempre lleva copias de estos documentos contigo. Es crucial que el propósito de tu visita esté en línea con el tipo de visa. Una visa de negocio no te permite realizar trabajos que requieran un permiso de trabajo.