Employer of Record in Países Bajos

Contratar empleados en los Países Bajos implica navegar por un marco legal bien regulado y amigable con los empleados. Para las empresas que buscan expandirse en el mercado holandés, comprender las leyes laborales locales, las obligaciones fiscales y las contribuciones a la seguridad social es crucial para garantizar el cumplimiento y un proceso de incorporación sin problemas. Esto puede presentar desafíos administrativos, especialmente para organizaciones sin una presencia local existente.

Las empresas generalmente tienen algunas opciones principales cuando buscan contratar talento en los Países Bajos:

• Establecer una entidad legal local: Esto implica crear una subsidiaria o sucursal, lo cual puede ser un proceso que consume tiempo y costoso, involucrando el registro de la empresa, apertura de cuentas bancarias locales y establecimiento de un sistema de nómina local.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Un EOR, como Rivermate, permite a las empresas contratar legal y cumplidamente empleados en los Países Bajos sin necesidad de establecer su propia entidad. El EOR actúa como el empleador legal, gestionando todas las responsabilidades laborales locales.
• Contratar Contractors: Esta opción ofrece flexibilidad pero requiere una consideración cuidadosa para evitar riesgos de clasificación incorrecta, ya que la ley holandesa tiene criterios estrictos para distinguir entre empleados y Contractors independientes.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en los Países Bajos

Un EOR asume las cargas legales y administrativas asociadas con la contratación de individuos en los Países Bajos, permitiendo que su empresa se concentre en gestionar su talento y operaciones comerciales principales. En los Países Bajos, un EOR típicamente maneja:

• Procesamiento y administración de nómina: Garantizando pagos de salario oportunos y precisos en cumplimiento con las leyes laborales holandesas.
• Retenciones y remesas fiscales: Gestionando el impuesto sobre la renta, las contribuciones a la seguridad social y otras deducciones obligatorias según las regulaciones holandesas.
• Administración de beneficios: Proporcionando paquetes de beneficios cumplidores, incluyendo planes de pensiones, seguro de salud y otros beneficios estatutarios o comunes para los empleados.
• Cumplimiento de contratos laborales: Redactando y gestionando contratos de trabajo que cumplan con los requisitos legales holandeses, incluyendo períodos de aviso, políticas de permisos y reglas de terminación.
• Cumplimiento de leyes laborales y de recursos humanos: Navegando por las complejas leyes laborales holandesas, incluyendo los convenios colectivos de trabajo (CLA) cuando corresponda, horas de trabajo y derechos de licencia.
• Seguro de compensación laboral y responsabilidad: Asegurando que todas las coberturas de seguro necesarias estén en su lugar.

Beneficios de usar un EOR para contratar en los Países Bajos

Para las empresas que buscan expandirse en los Países Bajos sin el compromiso extenso de establecer una entidad local, un EOR ofrece ventajas significativas:

• Entrada rápida al mercado: Contratar empleados rápidamente, a menudo en cuestión de días, evitando el largo proceso de registro de entidad.
• Reducción del riesgo legal y de cumplimiento: Mitigar el riesgo de incumplimiento con las complejas leyes laborales, fiscales y de seguridad social holandesas.
• Eficiencia en costos: Evitar los costos significativos asociados con la configuración de una entidad, honorarios legales continuos y mantener un equipo interno de recursos humanos y nómina en los Países Bajos.
• Acceso a talento: Contratar a los mejores talentos en los Países Bajos independientemente de la presencia física de su empresa, ampliando su pool de contratación.
• Flexibilidad: Probar el mercado holandés o gestionar trabajos basados en proyectos sin compromisos a largo plazo con una infraestructura local.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Países Bajos incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Países Bajos.

Las obligaciones fiscales en los Países Bajos para los empleadores incluyen el pago de contribuciones a la seguridad social y impuestos sobre la nómina para financiar programas como el desempleo, la atención médica y las pensiones. Los empleadores deben calcular, retener y remitir las contribuciones para esquemas como WW (Seguro de Desempleo), ZW (Prestaciones por Enfermedad) y WIA (Trabajo e Ingresos). El impuesto sobre la nómina (loonheffingen) cubre el impuesto sobre los salarios y las primas del seguro nacional, con tasas que varían anualmente y dependiendo del ingreso y del sector.

Los empleadores también están obligados a retener el impuesto sobre la renta (wage tax) de los salarios de los empleados usando las tablas oficiales de impuestos sobre la renta, considerando factores como el nivel de ingresos y los créditos fiscales. La presentación precisa de informes y los pagos oportunos son obligatorios, con las declaraciones de impuestos sobre la nómina debiendo presentarse mensualmente o trimestralmente y las declaraciones anuales de impuestos sobre la renta debiendo entregarse antes del 1 de mayo. Es esencial mantener registros durante al menos siete años.

Los empleados se benefician de deducciones como gastos de desplazamiento, intereses hipotecarios, gastos relacionados con el trabajo, gastos médicos y créditos fiscales como arbeidskorting y algemene heffingskorting, que reducen su ingreso gravable y la carga fiscal total.

Los trabajadores extranjeros pueden ser elegibles para la regla del 30%, que permite que el 30% de su salario esté exento de impuestos, sujeto a condiciones. Los no residentes solo están gravados sobre los ingresos de fuente neerlandesa, y los trabajadores transfronterizos están regulados por tratados fiscales. Las empresas extranjeras con un establecimiento permanente en los Países Bajos son responsables del impuesto de sociedades neerlandés sobre las ganancias atribuibles a esa presencia.

Países Bajos ofrece un panorama salarial competitivo influenciado por la industria, el rol y la ubicación, con sectores de alta cualificación como tecnología y finanzas que ofrecen salarios anuales que van desde €55,000 hasta €100,000. Por ejemplo, los ingenieros de software ganan entre €60,000 y €95,000, mientras que los científicos de datos pueden ganar hasta €100,000. Los empleadores deben considerar estos puntos de referencia para atraer talento de manera efectiva.

Las tasas de salario mínimo se actualizan semestralmente, y a partir de abril de 2025, los salarios brutos mensuales mínimos comienzan en €525 para los de 15 años y €2,100 para quienes tienen 21 o más años y trabajan una semana de 40 horas. Los empleadores están obligados a cumplir con estas regulaciones, incluyendo las horas de trabajo, horas extras y derechos a vacaciones.

Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones y asignaciones como la asignación por vacaciones (8%), salario del 13º mes, reembolso de viajes, contribuciones a pensiones y presupuestos para capacitación. Los salarios generalmente se pagan mensualmente mediante transferencia bancaria, con recibos de sueldo detallados. Las tendencias salariales para 2025 pronostican un crecimiento moderado impulsado por la inflación, la escasez de mano de obra en sectores clave y acuerdos específicos de la industria.

Los empleados en los Países Bajos tienen derecho a un mínimo de cuatro veces sus horas de trabajo semanales como vacaciones anuales pagadas, generalmente alrededor de 20 días para trabajadores a tiempo completo, con muchos empleadores ofreciendo entre 25 y 30 días. Los días de vacaciones se acumulan mensualmente, generalmente pueden transferirse por hasta seis meses y se pagan con el salario habitual del empleado. Los empleadores pueden ofrecer beneficios de licencia más generosos mediante contratos o acuerdos colectivos de trabajo (CAOs).

Se observan días festivos públicos, pero no siempre se pagan, siendo las fechas clave el Año Nuevo, el Día del Rey, el Día de la Liberación (cada 5 años) y la Navidad. La licencia por enfermedad permite a los empleados continuar recibiendo pagos de salario, generalmente al 70% de su salario durante hasta dos años, con obligaciones de informar y colaborar con evaluaciones médicas. La licencia parental incluye maternidad (más de 10 semanas al 100% de pago), licencia de pareja (una semana pagada, más cinco semanas sin pago o beneficios) y licencia parental (hasta 26 veces las horas semanales por hijo, con algunos beneficios disponibles). Tipos adicionales de licencia como por duelo, estudio, cuidado y emergencia están disponibles según las circunstancias y los acuerdos.

Países Bajos ofrece un sistema integral de beneficios para empleados que combina ventajas obligatorias y opcionales. Los beneficios legalmente requeridos incluyen una asignación de vacaciones de aproximadamente el 8% del salario bruto pagada en mayo, pagos continuos durante la enfermedad (generalmente del 70 al 100% durante hasta dos años), salario mínimo basado en la edad, derecho a vacaciones pagadas (alrededor de cuatro veces las horas semanales), prestaciones por desempleo y contribuciones obligatorias a la pensión, a menudo gestionadas a través de fondos sectoriales. Los empleadores también deben pagar contribuciones a la seguridad social que respaldan diversos programas sociales.

Más allá de los requisitos legales, muchos empleadores mejoran los paquetes con beneficios opcionales como pensiones complementarias, contribuciones a seguros de salud, asignaciones de viaje, oportunidades de formación, coches de empresa, días adicionales de vacaciones, bonificaciones, arreglos de trabajo flexibles y apoyo en el cuidado infantil. El seguro de salud es obligatorio, y los empleadores suelen contribuir a las primas u ofrecer planes grupales; los empleados también tienen acceso a cobertura complementaria. El sistema de pensiones holandés comprende la pensión estatal (AOW), pensiones ocupacionales (las más comunes, financiadas por el empleador y el empleado) y ahorros privados, con una edad de jubilación alrededor de los 67 años.

Las ofertas de beneficios varían según el tamaño de la empresa y la industria, siendo las grandes empresas las que ofrecen paquetes más extensos —incluyendo pensiones complementarias, contribuciones a la salud y presupuestos para formación— mientras que las pymes y startups tienden a ofrecer beneficios obligatorios básicos con menos extras. Los empleadores deben considerar los costos relacionados con la seguridad social, contribuciones a la pensión, seguro de salud y ventajas opcionales, asegurando el cumplimiento de las leyes laborales holandesas. Una comparación resumida:

En los Países Bajos, los acuerdos de empleo son fundamentales, y se recomienda encarecidamente contar con contratos escritos para mayor claridad sobre las funciones laborales, la remuneración y la terminación. Aunque los acuerdos orales son legalmente válidos, los acuerdos escritos ayudan a prevenir malentendidos y a garantizar el cumplimiento de la legislación laboral neerlandesa.

La ley neerlandesa reconoce varios tipos de contratos, incluyendo acuerdos permanentes, a plazo fijo y de cero horas, cada uno con características específicas. Los puntos clave incluyen:

Los empleadores deben estar conscientes de las obligaciones legales respecto a los períodos de aviso, que varían según la duración del contrato, y de la importancia de acuerdos claros y escritos para garantizar el cumplimiento y mantener relaciones laborales positivas.

Los Países Bajos cuentan con un marco legal progresista que apoya el trabajo remoto, notablemente a través de la "Work-Life Balance Act", que otorga a los empleados el derecho a solicitar arreglos flexibles después de seis meses de empleo. Los empleadores deben considerar seriamente estas solicitudes, proporcionar justificaciones por escrito en caso de rechazo y garantizar que los trabajadores remotos reciban derechos y beneficios iguales, incluyendo protecciones de salud y seguridad.

Las opciones clave de trabajo flexible incluyen teletrabajo, horario flexible, semanas laborales comprimidas, job sharing y trabajo a tiempo parcial. Los empleadores también deben cumplir con el GDPR para la protección de datos, implementando medidas de seguridad, actualizando las políticas de privacidad y proporcionando capacitación a los empleados. La provisión de equipo y las políticas de reembolso de gastos son esenciales, con los empleadores típicamente suministrando las herramientas necesarias y reembolsando los costos relacionados con el trabajo, considerando también las implicaciones fiscales.

Una infraestructura tecnológica confiable es vital, requiriendo herramientas de comunicación, servicios en la nube, soporte de TI y medidas de seguridad como VPNs y software antivirus. La siguiente tabla resume los puntos de datos críticos:

Este marco asegura que las prácticas de trabajo remoto en los Países Bajos promuevan el bienestar de los empleados, el cumplimiento legal y la preparación tecnológica para operaciones remotas efectivas.

Terminar el empleo en los Países Bajos requiere una estricta adhesión a los procedimientos legales, incluyendo períodos de aviso, motivos para el despido y cálculos de indemnización. Los empleadores deben obtener permiso del UWV o consentimiento mutuo para la terminación sin causa, mientras que los despidos con causa (razones urgentes como robo o fraude) pueden ser inmediatos pero requieren prueba. La falta de cumplimiento puede conducir a desafíos legales, incluyendo reclamaciones por despido injustificado o daños y perjuicios.

Los períodos de aviso varían según la duración del empleo, con mínimos para los empleadores que van desde 1 mes (<5 años) hasta 4 meses (≥15 años). Los empleados generalmente tienen un período de aviso de 1 mes, ampliable a 3 meses mediante contrato o acuerdos colectivos. La indemnización por despido, calculada como un tercio de un salario mensual por cada año de empleo, generalmente se debe cuando el empleador inicia la terminación o si un contrato de duración determinada no se renueva.

Los empleadores deben seguir pasos procedimentales dependiendo de la vía elegida—ya sea solicitando al UWV o negociando un consentimiento mutuo. Los empleados están protegidos contra despidos indebidos, con opciones para impugnar despidos injustos, buscar la readmisión o reclamar daños y perjuicios. La documentación adecuada y el asesoramiento legal son esenciales para garantizar el cumplimiento y mitigar riesgos.

Países Bajos ofrece un entorno sólido para freelancers, conocidos localmente como zzp'ers, proporcionando tanto autonomía para los individuos como flexibilidad para las empresas. La contratación de contratistas independientes requiere comprender las diferencias legales entre empleo y contratación independiente, centrándose en criterios como el rendimiento personal, la autoridad y el pago de salarios. La clasificación incorrecta puede acarrear responsabilidades fiscales y de seguridad social significativas. Los contratos deben definir claramente el alcance del trabajo, los términos de pago, la duración y los derechos de propiedad intelectual para garantizar el cumplimiento y la claridad.

Los contratistas independientes en los Países Bajos gestionan sus propias obligaciones fiscales y de seguridad social, incluyendo el impuesto sobre la renta, el IVA y la posible elegibilidad para subsidios para emprendedores. Aunque no siempre es obligatorio, se recomienda contar con seguros que cubran indemnización profesional, responsabilidad empresarial y discapacidad. Los sectores con alta demanda de freelancers incluyen TI, industrias creativas, consultoría, atención médica y construcción, reflejando la necesidad de habilidades especializadas y trabajo basado en proyectos.

Los Países Bajos ofrecen varias opciones de permisos de trabajo adaptadas a diferentes categorías de trabajadores extranjeros, que a menudo requieren patrocinio del empleador. Los permisos clave incluyen el Single Permit (GVVA) para nacionales no pertenecientes a la UE/EEE/Suiza que trabajan más de tres meses, el Highly Skilled Migrant Permit para profesionales con habilidades especializadas, el Intra-Company Transfer (ICT) Permit para empleados multinacionales, la European Blue Card para trabajadores no pertenecientes a la UE altamente cualificados, y el Self-Employed Permit para emprendedores que contribuyen a la economía holandesa. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de requisitos específicos como patrocinio reconocido, umbrales salariales y viabilidad del negocio.

El proceso de solicitud varía dependiendo del tipo de permiso, siendo la participación del empleador crucial en la mayoría de los casos. Por ejemplo, el Highly Skilled Migrant Permit y la Blue Card requieren un patrocinador reconocido y cumplir con los criterios salariales, mientras que el Self-Employed Permit exige demostrar contribución económica. El proceso generalmente implica múltiples pasos, incluyendo la obtención de la documentación necesaria, patrocinio del empleador y cumplimiento de criterios específicos.

Los empleadores deben planificar las obligaciones de patrocinio, el cumplimiento salarial y la presentación oportuna para facilitar una incorporación fluida del talento internacional en los Países Bajos.